Návod pro vystavení karty stáže Platný od 18. 9. 2014 Obsah 1 Zobrazení šablony stáže... 2 2 Údaje o mentorovi a místu výkonu stáže... 4 2.1 Zadání osoby poskytovatele... 5 2.2 Zadání adresy místa výkonu stáže... 6 3 Vytvoření karty stáže... 7 3.1 Podrobnosti upřesnění nabízené pozice... 8 3.2 Dokumenty... 10 3.3 Jazykové a jiné dovednosti uchazeče... 12 4 Dokončení karty stáže... 13 5 Důležité informace k vytvoření karty stáže... 14 5.1 Místo výkonu stáže... 15 5.2 Souběh činností mentora ve stejném období... 15 1
1 Zobrazení šablony stáže Po registraci do informačního systému ASAP (dále jen IS ASAP ) a vytvoření profilu poskytovatele stáže (dále jen poskytovatel ) si v záložce Šablony stáží zobrazte zvolenou šablonu typové pozice (dále jen šablona ), ke které chcete vypsat kartu stáže (tj. konkrétní nabídku stáže). Po kliknutí na název dané šablony se zobrazí stručný popis a níže samotná šablona. 2
Pro úspěšné vystavení karty stáže je nezbytné pečlivě prostudovat šablonu. 3
2 Údaje o mentorovi a místu výkonu stáže Samotné tvorbě karty stáže předchází vyplnění, resp. nahrání informací o mentorovi splňujícím požadavky definované příslušnou šablonou, a v případě, že se místo stáže bude lišit od místa podnikání (dále jen sídlo ) poskytovatele (které poskytovatel zadal již při registraci do systému), rovněž vložení informací o místu (či místech) výkonu stáže. Tyto údaje poskytovatel zadává v záložce Můj profil, v oddílech Osoby poskytovatele a Kontaktní údaje. 4
2.1 Zadání osoby poskytovatele Po otevření oddílu klikněte v pravém horním rohu obrazovky na tlačítko. Na následující stránce zaškrtněte roli vkládané osoby Mentor a vyplňte potřebné údaje. Rodné příjmení se vepisuje do kolonky Prostřední jméno, není-li shodné se současným příjmením mentora. Vytvoření nové osoby mentora následně potvrďte kliknutím na tlačítko Uložit & Zavřít v pravém horním rohu obrazovky. Obdobně postupujte při zadávání dalších osob. 5
2.2 Zadání adresy místa výkonu stáže Otevřete oddíl a klikněte v pravém horním rohu na tlačítko. V rolovacím seznamu vyberte Adresa provozovny a vyplňte potřebné údaje. Vytvoření nového místa výkonu stáže potvrďte kliknutím na tlačítko Uložit & Zavřít. Bude-li stáž probíhat na jiném místě, než je sídlo, pobočka nebo provozovna poskytovatele stáže, je nutné uvést zdůvodnění do poznámky (do poznámky je nutné případně uvést i název společnosti zákazníka/odběratele, u které bude stážista dílčí činnosti v průběhu realizace stáže vykonávat). 6
3 Vytvoření karty stáže Kartu stáže vytváří poskytovatel k příslušné šabloně a blíže v ní specifikuje stáž, kterou uchazečům nabízí. Při vytváření karty stáže je nutné respektovat podmínky a požadavky definované příslušnou šablonou. V záložce Šablony stáží zobrazte šablonu typové pozice, ke které chcete vypsat kartu stáže (tj. konkrétní nabídku stáže). Po kliknutí na název dané šablony se zobrazí stručný popis šablony. Kartu stáže vytvoříme kliknutím na tlačítko Vytvořit kartu stáže v pravém horním rohu obrazovky. V kartě stáže poskytovatel postupně vyplňuje údaje v oddílech: Podrobnosti specifikace nabízené stáže viz kap. 3.1; Dokumenty vložení životopisu mentora, dokladu o dosaženém vzdělání mentora, skenu čestného prohlášení o podpoře de minimis a pracovní smlouvy mentora (mentor je zaměstnancem poskytovatele) nebo dokladu o samostatné výdělečné činnosti mentora (mentor je OSVČ), případně dalších doplňujících dokumentů viz kap. 3.2; Jazykové a jiné dovednosti uchazeče doplnění požadavků na uchazeče nabízené stáže, především v oblasti úrovně znalosti jazyků, řidičského oprávnění apod. viz kap. 3.3. 7
3.1 Podrobnosti upřesnění nabízené pozice 8
Podrobnosti upřesnění nabízené pozice (pokračování) 9
3.2 Dokumenty Po otevření oddílu Dokumenty klikněte v pravém horním rohu na tlačítko. V rolovacím seznamu Účel dokumentu vyberte vyhovující variantu (životopis mentora, Pracovní smlouva mentora ad.). Jakýkoliv další doklad, který není uvedený ve výběru (např. struktura společnosti), se vkládá pod označením Doplňující dokument. A) Životopis mentora Životopis mentora musí obsahovat relevantní informace vztahující se k projektu (tj. vzdělání a zkušenosti mentora) minimálně v této struktuře: Dosažené vzdělání jeho úroveň a obor zaměření Současné a minulá zaměstnání, s uvedením následujících informací: - Časové období včetně kalendářních měsíců od do; - Název zastávané pozice včetně typu úvazku (HPP, DPČ, DPP); - Popis hlavních oblastí odpovědnosti; - Detailní popis náplně práce; - Informace, zda mentor v rámci dané pozice vedl jiné zaměstnance, popř. jejich počet. B) Doklad o splnění požadavků na vzdělání mentora Mentor dokládá potvrzení o svém dosaženém vzdělání (např. výuční list, vysvědčení o maturitní zkoušce, vysokoškolský diplom, osvědčení o absolvování rekvalifikace/kurzu), které se vztahuje k pozici (resp. šabloně), na které bude stáž vést. Vzdělání musí splňovat úroveň předepsanou šablonou. 10
C) Čestné prohlášení o podpoře de minimis Jedná se o podporu, která nesmí spolu s ostatními podporami de minimis poskytnutými jednomu podniku během předchozích tří účetních období (včetně aktuálního) přesáhnout stanovený limit dle nařízení Evropské komise. Formulář čestného prohlášení je ke stažení v IS ASAP v záložce Dokumenty pro poskytovatele. Poskytovatel v čestném prohlášení uvádí, zejména zda je či není podnik poskytovatele propojen s jiným podnikem, zda podnik nevznikl spojením podniků, nabytím podniku či rozdělením podniku. Datum podpisu čestného prohlášení nesmí být starší než 3 měsíce před vypsáním karty stáže (tzn. od odeslání ke schválení). V případě, že by poskytovatel již překročil stanovenou výši limitu podpory de minimis, uvede tuto skutečnost v Neveřejné poznámce pro FDV v dané kartě stáže. Více informací o podpoře de minimis naleznete v Manuálu pro poskytovatele stáží. D) Pracovní smlouva mentora Sken originálu pracovní smlouvy dokládá pouze mentor, který je zaměstnancem poskytovatele stáže. Pracovní smlouva musí být aktuální (tj. včetně dodatků) a musí prokázat platný pracovněprávní vztah, trvající nejméně 6 měsíců před datem odeslání karty stáže ke schválení. Požadovaný pracovněprávní vztah musí být sjednán ve výši 40 hodin/týden, v odůvodněných případech 37,5 hodin/týden. Pracovní smlouva musí být podepsaná, obsahovat datum podpisu a název zastávané pozice. E) Doklad o samostatně výdělečné činnosti mentora/osvč Dokument dokládá pouze osoba, která je samostatně výdělečně činná a je sama poskytovatelem stáže. Dokladem mohou být: 3 faktury z období posledních 12 měsíců před odesláním karty stáže ke schválení, nebo 3 zjednodušené daňové doklady z období posledních 12 měsíců před odesláním karty stáže ke schválení, nebo daňové přiznání za uplynulý rok. Pokud s odůvodněním nelze uvedený typ dokumentů doložit, mohou být k posouzení doloženy další dokumenty prokazující, že rámec stanovený šablonou odpovídá primární činnosti mentora, tj. že se jí zabývá soustavně a kontinuálně nejméně po dobu 6 měsíců před odesláním karty stáže ke schválení. FDV v takovém případě posoudí, zda takové dokumenty akceptuje či nikoliv. F) Doplňující dokument Některé šablony vyžadují doplňující dokumenty k posouzení karty stáže. Může jimi být doklad o počtu zaměstnanců, organizační struktura společnosti atd. Doplňující požadavky na poskytovatele najdete vždy v kapitole 3.6 dané šablony. Vložené informace je nutné v závěru uložit tlačítkem Uložit & Zavřít v pravém horním rohu obrazovky. 11
3.3 Jazykové a jiné dovednosti uchazeče Poskytovatel v tomto oddíle upřesňuje své požadavky na jazykové znalosti uchazeče, kategorii řidičského oprávnění, certifikáty a odborné znalosti např. znalost programovacího jazyka Java apod. Požadavky na vzdělání a praxi uchazeče jsou však pevně definovány šablonou stáže. Po otevření oddílu Jazykové a jiné dovednosti uchazeče klikněte v pravém horním rohu na tlačítko. V rolovacím seznamu Kvalifikace označte vyhovující. Vložené informace je nutné v závěru uložit tlačítkem Uložit & Zavřít v pravém horním rohu obrazovky. 12
4 Dokončení karty stáže Není nutné dokončit všechny úpravy na kartě stáže najednou. Dokud je karta stáže ve stavu Koncept, může se poskytovatel k rozpracované kartě stáže kdykoliv vrátit a provádět další změny. Jakmile má poskytovatel hotový koncept karty stáže, tzn. má řádně vyplněny všechny tři oddíly (Podrobnosti; Dokumenty; Jazykové a jiné dovednosti uchazeče), může přistoupit k vystavení karty stáže k posouzení ze strany FDV. Pro vystavení karty stáže k posouzení ze strany FDV otevřete Vaši kartu stáže a změňte její stav z Koncept na Čeká na schválení. Nezapomeňte tento krok potvrdit tlačítkem Uložit & Zavřít. Tímto posledním krokem IS ASAP Vaši kartu stáže automaticky zaregistruje a přiřadí jí datum vystavení karty stáže, tzn. datum odeslání karty stáže ke schválení. V tuto chvíli již není možné kartu stáže ze strany poskytovatele editovat. Bude-li potřeba některé údaje dodatečně změnit (např. změna mentora), požádá poskytovatel o editaci karty stáže na e-mailové adrese firma@stazevefirmach.cz (v předmětu e-mailové zprávy je nutné uvést ID karty stáže). Po odeslání ke schválení se karta stáže zařadí chronologicky do řady ostatních karet stáží seřazených v takovém pořadí, v jakém byly jednotlivými poskytovateli stáží vypsány k posouzení. V případě, že je Vaše karta stáže na řadě, provedou konzultanti FDV její posouzení. Pokud objeví nejasnosti nebo chybějící informace, vyzvou Vás e-mailem nebo telefonicky k doplnění karty stáže tj. změní její stav z Čeká na schválení na K opravě. Jakmile požadované informace doplníte, proveďte změnu stavu karty stáže ze stavu K opravě na Opravena / Čeká na schválení. Je-li Vaše karta stáže v pořádku, je ze strany FDV schválena a následně Zveřejněna v katalogu stáží na webu www.stazevefirmach.cz. V opačném případě jste vyrozuměni o jejím neschválení, včetně uvedení důvodů. 13
5 Důležité informace k vytvoření karty stáže Výše procentní úhrady celkových hrazených nákladů na stáž není ve chvíli vystavení karty stáže ke schválení finální může být ze strany FDV změněna s ohledem na aktuální vývoj projektu, nejpozději však do okamžiku schválení a zveřejnění karty stáže. O finální výši fixních nákladů na stáž je poskytovatel stáže informován e-mailem. Pokud poskytovatel s finální výší částky fixních nákladů nesouhlasí a nechce již stáž realizovat, informuje o tom poskytovatel do 3 pracovních dnů od schválení příslušné karty stáže konzultanta FDV, který danou kartu schválil, a požádá jej o její stornování. Karta stáže může být zveřejněna nejdříve 10 týdnů a nejpozději 6 týdnů před datem předpokládaného zahájení stáže. FDV si vyhrazuje právo zveřejnit kartu stáže i v kratším termínu s ohledem na aktuální vývoj projektu. Doba zveřejnění karty stáže, během které se přihlašují uchazeči, činí minimálně 1 týden. Maximální doba zveřejnění karty stáže jsou 4 týdny. O případné prodloužení lhůty pro přihlašování uchazečů (v rámci uvedené lhůty) může poskytovatel stáže zažádat nejpozději 24 hodin před vypršením termínu pro přihlašování, a to písemně na e-mailovou adresu konzultanta FDV, který kartu stáže schvaloval (součástí e-mailu musí být název poskytovatele a ID karty stáže). Zasláním žádosti nevzniká automaticky nárok na prodloužení lhůty, o výsledku žádosti bude poskytovatel vyrozuměn e-mailem. Možnost prodloužení doby pro přihlašování uchazečů bude posuzována dle aktuálního stavu realizace stáží. 14
5.1 Místo výkonu stáže Stáž je možné vykonávat na 3 místech, která jsou sídlem, pobočkou nebo provozovnou poskytovatele stáže. Jako místo výkonu stáže může být uvedeno i jiné místo (například sídlo, pobočka nebo provozovna významného zákazníka), nesmí jím však být adresa trvalého pobytu stážisty, jeho kontaktní adresa, ani sídlo, pobočka nebo provozovna případného současného zaměstnavatele stážisty. V případě, že se nejedná o sídlo, pobočku nebo provozovnu poskytovatele stáže, uvede poskytovatel stáže kromě adresy také název subjektu, u kterého bude na dané adrese stáž probíhat, a odůvodnění, proč bude na tomto místě stáž probíhat. Alespoň jedno z míst výkonu stáže vždy musí být prokazatelně sídlem, pobočkou nebo provozovnou poskytovatele stáže. Všechna místa výkonu stáže musí být uvedena v kartě. Nebudou-li všechna místa výkonu stáže v kartě stáže uvedena, vyhrazuje si FDV právo neumožnit dodatečné doplnění dalších míst výkonu stáže do navazujících dokumentů (Harmonogram stáže, Smlouva o zajištění stáže). Stážistovi nebudou ze strany FDV propláceny náklady na dojíždění mimo uvedená místa výkonu stáže. 5.2 Souběh činností mentora ve stejném období V jednom období nelze poskytovat více různých stáží s jedním mentorem, tj. nelze vypsat různé karty stáže v různých oborech s překrývajícími se termíny stáže a se stejným mentorem. Je možné vytvořit více konceptů karet stáží s jedním mentorem, ovšem odeslat kartu stáže ke schválení můžete s jedním mentorem vždy pouze jednu. Další kartu stáže stejného mentora je možné odeslat ke schválení teprve po zahájení stáže na předchozí kartě stáže, nebo po zamítnutí karty stáže ze strany FDV. Podmínka týkající se souběžné činnosti mentora se vztahuje též na vedení pracovní stáže v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2 (reg. č. CZ.1.04/2.1.00/C8.8.00001), jehož realizátorem je rovněž FDV. Mentor, který vede odbornou stáž v rámci projektu Stáže ve firmách vzdělávání praxí 2 se může stát mentorem pracovní stáže v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2 až po ukončení stáže v projektu Stáže ve firmách vzdělávání praxí 2 a naopak. Kvalifikovaný mentor odborně garantuje průběh a kvalitu stáže, a je proto nutné, aby byl odborníkem na oblast, ve které metodicky mentoruje stáž. Jeden mentor tudíž nemůže postupně mentorovat stáže v různých oborech, ale pouze na oborově příbuzných pozicích, splňuje-li požadavky definované šablonou stáže. Bližší informace naleznete v Manuálu pro poskytovatele stáží v záložce Dokumenty pro poskytovatele. 15