Databáze produktů ESF. Postup pro vkládání produktů pro příjemce (realizátory projektů)

Transkript

1 Databáze produktů ESF Postup pro vkládání produktů pro příjemce (realizátory projektů)

2 Obsah 1. Registrace a přihlášení... 1 Vyplnění registračních údajů... 1 Potvrzení registračních údajů... 3 Přihlášení Vložení produktu... 3 Vložení produktu... 4 Přehled vložených produktů... 7 Vrácení k přepracování... 8 Schválení licenční smlouvy Registrace a přihlášení Vyplnění registračních údajů Databáze produktů je dostupná na adrese Před vložení produktů Vašeho projektu je nejdříve potřeba provést registraci vytvořit si vlastní účet v DB produktů ESF a přes tento účet se přihlásit. Registrace se provádí ve formuláři, který je dostupný kliknutím na odkaz Zaregistrujte se na stránce Registrace viz obrázek 1. Přímý odkaz na registrační stránku je: Obrázek 1 1

3 Pro zaregistrování je nutné vyplnit tyto údaje: Login Vyplňte svoji ovou adresu. K u musíte mít přístup, jelikož na něj bude zaslána zpráva s odkazem. Na tento odkaz budete muset kliknout pro ověření toho, že jste skutečným vlastníkem zadané ové adresy. Vyplňte uživatelské jméno, kterým se budete přihlašovat. Pro login je možné použít pouze písmena bez diakritiky a číslice. Uživatel 3. Jméno Zde uveďte Vaše občanské jméno a příjmení. 4. Typ osoby 5. Název Zde vyberte typ osoby, která odpovídá právní formě organizace/osvč, která je příjemcem/realizátorem projektu. Podnikatelé fyzické osoby volí možnost OSVČ. Právnické osoby (firmy, družstva, neziskové organizace, organizace státní správy apod.) volí možnost právnická. Volba občan je určena pro uživatele DB, kteří nebudou využívat DB pro vkládání produktů. Podle volby Typu osoby se Vám zobrazí příslušná pole k vyplnění. Právnické osoby a OSVČ do tohoto pole uvedou svůj název. 6. Jednající osoba 7. IČO Sídlo Zde vyplňte jméno a příjmení osoby, která je oprávněna jednat za organizaci příjemce, resp. jméno a příjmení OSVČ. Nemusí být totožná se jménem uživatele, který si zde vytváří uživatelský účet. Identifikační číslo organizace/osvč. Zde zadejte adresu sídla organizace/osvč příjemce 8. Ulice, č.p. 9. Město 10. PSČ Heslo 11. Heslo 12. Ověření hesla Zde zadejte ulici včetně čísla popisného. Zadejte znovu heslo zadané v poli Heslo 2

4 Identifikační údaje příjemce musí odpovídat údajům poskytnutým poskytovateli dotace/finančních prostředků na projekt (včetně osoby oprávněné jednat za organizaci příjemce). Zkontrolujte zadané údaje a potvrďte tlačítkem Potvrdit. Potvrzení registračních údajů Na další stránce jsou zadané údaje zrekapitulovány. Tlačítkem Hotovo odešlete s potvrzovacím odkazem. Otevřete svou ovou schránku a klepnutím na odkaz v u dokončete registraci. Pokud se Vám nezobrazí, zkontrolujte pro jistotu i spamovou schránku. Přihlášení Přihlášení uživatele probíhá na záložce registrace na webové adrese esfdb.esfcr.cz (přímý link: Vyplňte login a heslo, které jste zadali při registraci. 2. Vložení produktu Vložení produktů provedete na stránce vložení produktu, na kterou se dostanete přes tlačítko Vložit produkt, dostupné na stránce Produkty viz obrázek 2. Tlačítko Moje produkty zobrazí stránku s přehledem Vašich produktů, které jsou již vloženy, rozpracovány, nebo již byly odeslány ke kontrole. Obrázek 2 Po kliknutí na tlačítko Vložit produkty bude prvním krokem zadání čísla Vašeho projektu, ke kterému chcete vložit produkt viz obrázek 3. Číslo projektu je proto dobré mít připravené, nebo si jej nejdříve vyhledat na stránce Projekty. Toto číslo musí odpovídat projektu, který je již v databázi vložen, aby došlo ke správnému spárování produktů s Vaším projektem. Pro příjemce OP LZZ platí, že projekt je do databáze automaticky přenesen z webových stránek ESF takže projekt musí být dle pravidel pro publicitu OP LZZ nejprve vložen na stránky Pokud projekt není prezentován na stránkách ESFCR nebo je zadáno špatné číslo projektu, objeví se chybová hláška Projekt s tímto kódem neexistuje. V tomto případě buďto vložte prezentaci projektu na nebo opravte číslo projektu. Obrázek 3 3

5 Po zadání čísla projektu a volbě tlačítka Vyhledat se zobrazí identifikační údaje Vašeho projektu, ke kterému chcete vložit produkt/y viz obr. 4. Obrázek 4 Uživatel potvrdí identifikační údaje projektu tlačítkem Potvrdit nebo zadá jiné číslo projektu a vyhledá tlačítkem Vyhledat viz obr. 4. Po potvrzení správnosti údajů následuje stránka pro vložení produktu. Vložení produktu Na stránce Vložení produktu popište produkt do níže uvedených polí. Vyplnění všech polí je povinné. Údaje o produktu musí odpovídat Vašemu projektu (projektové žádosti, monitorovacím zprávám ad.). Název produktu Autor produktu o Tento parametr má vliv na volbu typu smlouvy v případě poskytnutí práv k produktu poskytovateli dotace (licenční/podlicenční smlouva). o Zvolte Realizátor produktu v případě, že autorem produktu je sám realizátor projektu - příjemce. o Zvolte Partner/dodavatel projektu v případě, že autorem produktu je partner projektu (uvedený v projektové žádosti) nebo dodavatel. Druh produktu o Zvolte druh produktu zaškrtněte odpovídající položku/položky v seznamu produktů. o K jednomu produktu/sadě produktů je možné přiřadit více druhů. Např. u kurzu, jehož součástí byly podkladové materiály, zvolte druh "Výukový/vzdělávací program " a také druh "Studijní materiál...". Cílové skupiny o Zvolte cílové skupiny odpovídající Vašemu produktu zaškrtnutím položek v seznamu. V nabídce budou zobrazeny jen cílové skupiny odpovídající oblasti podpory, v rámci které je realizován Váš projekt. Pokud chcete vložit cílovou skupinu, která není na seznamu, vložte ji do pole za položkou Jiné. o Cílové skupiny jsou skupiny osob, které mají z produktu užitek. Zpravidla se shodují s cílovými skupinami projektu. o Může být zvoleno více cílových skupin ze seznamu v případě, že produkt je využitelný pro více cílových skupin, případně pro lepší specifikaci cílové skupiny. 4

6 Uživatelé produktu o Zvolte typ uživatele odpovídající Vašemu produktu zaškrtnutím položek v seznamu. Pokud chcete vložit typ uživatele, který není na seznamu, vložte jej do pole za položkou Jiné. o Uživateli produktu jsou organizace, které využijí produkt při práci s cílovými skupinami. Popis produktu o Popište stručně a výstižně produkt - uveďte jeho základní charakteristiky, cíle, rozsah apod. Neuvádějte informace, které jsou uvedeny v jiných polích tabulky (např. cílové skupiny, druh, uživatelé). Uveďte popis dílčích produktů v případě, že se jedná o produkt - soubor dílčích produktů (např. produktem je kurz, dílčími produkty jsou metodika kurzu, osnova kurzu, učebnice, pracovní sešit ad.). Zde také můžete uvést další informace k produktu, které usnadní jeho další využití v jiných organizacích (silné a slabé stránky, přidaná hodnota oproti jiným obdobným existujícím produktům z hlediska inovativnosti, užitečnosti a přenositelnosti, příklad dobré praxe), pokud je to pro daný produkt relevantní. Přiložení souboru o Přes tlačítko Procházet přiložte soubor, resp. soubory s produktem. Pokud chcete k jednomu produktu nahrát větší počet souborů, doporučujeme tyto soubory zabalit do souboru ve formátu.zip nebo v obdobném formátu. o V případě, že je produkt v elektronické podobě, ale není možné jej v původní podobě nahrát do DB produktů ESF (např. rozsáhlé informační systémy, databáze, webové stránky, e-laerning), příjemce místo toho produkt převede do přenositelného formátu, tzn. do takového formátu souborů, který je spustitelný na běžně dostupných aplikacích v osobním počítači nebo příjemce nahraje dokument s podrobným popisem produktu a případně soubory s podstatným obsahem produktu (texty, obrázky, html soubory apod.). o V případě, že není možné produkt předat poskytovateli dotace prostřednictvím DB, produkt nemusí být vložen, přičemž je nutné uvést zdůvodnění viz dále. Možnost předání a zveřejnění: o Produkt nemůže být předán poskytovateli dotace Tuto volbu vyberte, pokud produkt v původní podobě nemůžete předat poskytovateli dotace např. z důvodu, že produkt je pouze ve fyzické podobě (stolní hra). Dojde k uzamčení polí pro vložení produktu. Vkladatel musí vyplnit zdůvodnění, proč produkt nemůže předat viz dále. o Produkt může být předán poskytovateli dotace, avšak nemůže být zveřejněn Tuto volbu vyberte v případě, že by zveřejněním produktu došlo k porušení zákona. Musí být přiložen minimálně 1 soubor. Vkladatel musí vyplnit zdůvodnění, proč produkt nemůže být zveřejněn. o Produkt může být předán poskytovateli dotace a může být zveřejněn 5

7 Musí být přiložen minimálně 1 soubor (větší počet souborů ve formátu.zip nebo v obdobném formátu). V případě, že produkt nemůže být předán poskytovateli, případně nemůže být zveřejněn, uveďte zdůvodnění o toto pole slouží pro zdůvodnění, proč není možné soubor s produktem zveřejnit, případně, proč jej příjemce dotace nemůže předat poskytovateli dotace. Systém umožňuje vložení více produktů najednou k jednomu projektu a jejich následné odeslání ke kontrole jako jeden balíček. Možnost, zda chcete produkt odeslat ke kontrole, či do balíčku vložit další produkt provedete jednou níže uvedených voleb uložení. Produkt je také možné pouze uložit a k jeho dopracování a odeslání se vrátit později. Uložení produktu doporučujeme vždy při přerušení práce v DB produktů ESF, aby nedošlo ke ztrátě Vámi vložených dat. Možnosti uložení Uložit uloží změněné hodnoty. Uložit a vložit další produkt uloží vložené hodnoty a zobrazí stránku pro vložení dalšího produktu. Uložit a odeslat produkty ke kontrole - uloží změněné hodnoty a zobrazí stránku s kontrolním dotazem, zda mají být produkty opravdu předány ke kontrole poskytovateli dotace viz obr. 5. Po tomto kroku již nemůže vkladatel produkty editovat (pouze pokud mu je poskytovatel dotace vrátí k přepracování). Po odeslání produktu je na vkladatele produktu zaslán informační o vložení produktů. Pro urychlení a zjednodušení administrace doporučujeme odeslat produkty ke kontrole, až po vložení všech produktů vytvořených ve Vašem projektu, tzn. odeslat všechny produkty ke kontrole najednou. Obrázek 5 zavřít návrat na předchozí stránku bez uložení 6

8 Přehled vložených produktů Na stránce Moje produkty je uveden přehled všech vložených produktů s uvedením stavu projektů (vztahující se k projektu jako celku z hlediska kontroly korektnosti identifikačních údajů a stavu všech produktů) a stavu jednotlivých produktů, přičemž jednotlivé stavy indikují danou fázi procesu vložení, kontroly a schválení produktů a případného odsouhlasení licenční smlouvy. Pro lepší orientaci je možné využít filtrování dle čísla projektu a stavu projektu viz obr. 6. Obrázek 6 Filtr čísla projektu je nastaven tak, že vyhledá všechny projekty obsahující zadanou hodnotu. Např. zadáním se zobrazí pouze projekt CZ.1.04/3.4.04/ Projekty je možné filtrovat dle těchto stavů: Rozpracovaný vkladatel produktů (příjemce) ještě finálně neodeslal produkty. Kontrola tento projekt je určen ke kontrole nebo probíhá kontrola jeho produktů ze strany poskytovatele dotace. V tomto stavu se nachází také projekt, jehož produkt byl vrácen vkladateli k přepracování. Zamítnutý tento projekt byl zamítnut z důvodu chyb na produktech či projektu. Zkontrolováno se smlouvou produkty a projekt byly zkontrolovány a vkladatel produktů byl vyzván k odsouhlasení licenční smlouvy k produktům. Zkontrolováno bez smlouvy produkty a projekt byly zkontrolovány. Produkty však nebudou zveřejňovány, a proto k nim nebyla vyžádána licenční smlouva k odsouhlasení vkladatelem. V této situaci jsou produkty schváleny ze strany poskytovatele dotace a příjemce (vkladatel produktu) již v DB produktů ESF dále nepracuje. Kontrola smlouvy licenční smlouva byla vkladatelem odsouhlasena a nyní čeká na kontrolu ze strany poskytovatele dotace. 7

9 Ke schválení licenční smlouva byla zkontrolována a nyní čeká na schválení (odsouhlasení) ze strany poskytovatele dotace. Schválený licenční smlouva byla schválena (odsouhlasena ze strany poskytovatele dotace). Neschválený licenční smlouva byla zamítnuta poskytovatelem dotace. Vrácení k přepracování V případě, že kontrolor poskytovatele zjistí chyby v identifikačních údajích příjemce, nebo zjistí, že počet vložených produktů neodpovídá projektu, nebo zjistí chyby na jednotlivých produktech dotace, vložené produkty neschválí a vrátí je vkladateli k jejich opravě nebo doplnění, případně vyzve vkladatele k opravě identifikačních údajů. Na chyby je vkladatel upozorněn informačním em. Registrační údaje pro opravu identifikačních údajů je možné po přihlášení upravit na stránce Editovat profil, která je dostupná přes stránku Registrace viz obr. 7. Obrázek 7 Produkty určené k přepracování naleznete na stránce Moje produkty viz obr. 6 výše. Tyto produkty mají stav Vráceno k přepracování, projekt s jedním a více vrácenými produkty je ve stavu Kontrola. Opravit informace na produktu můžete přes odkaz Editovat viz obr. 8. Na detailu produktu jsou editovatelná pouze ta políčka, která kontrolor označil jako nesprávná. Obrázek 8 Rozpracovanou opravu je možné uložit tlačítkem Uložit, případně produkt zaslat zpět ke kontrole tlačítkem Odeslat ke kontrole přepracovaný produkt. POZOR: Po stisknutí tohoto tlačítka dojde přímo k odeslání produktu bez kontrolní otázky (jak je tomu v případě prvotního vložení produktu). 8

10 Schválení licenční smlouvy Poté, co kontrolor poskytovatele dotace zkontroluje produkty, identifikační údaje příjemce a počet produktů, vkladatel může být vyzván em k odsouhlasení licenční smlouvy. Smlouva je přístupna na stránce Moje produkty kliknutím na odkaz Vyjádřit souhlas se smlouvou, který je umístěn v řádku projektu (projekt je ve stavu Zkontrolovaný se smlouvou ). POZOR: Při vytvoření smlouvy dochází k rozpadu produktů. Produkty, které byly vloženy jako jedna skupina a byly přidruženy k jednomu záznamu projektu, se rozdělí na několik skupin. Je to z toho důvodu, že některé produkty mohou být zamítnuty, k některým produktům není potřeba smlouva (tyto produkty nebudou zveřejňovány), k některým je smlouva typu licence (produkty jejichž autorem je příjemce dotace) a k některým typu podlicence (produkty jejichž autorem není příjemce dotace). Modelový příklad je uveden níže na obrázcích 9 a 10. Obrázek 9 Obrázek 10 Vkladatel produktu provede kontrolu smlouvy, a pokud je bezchybná, provede odsouhlasení tlačítkem Souhlasím s licencí umístěným v dolní části stránky. Ve smlouvě je uvedeno datum a čas :00:00. Jedná se o systémovou hodnotu, která bude nahrazena aktuálním datem a časem odsouhlasení smlouvy. Po odsouhlasení smlouvy prostřednictvím tlačítka Tisk čestného prohlášení se vygenerujete čestné prohlášení stvrzující odsouhlasení podmínek poskytnutí licence (licenční smlouvy). Čestné prohlášení je nutné vytisknout, podepsat osobou oprávněnou jednat za organizaci příjemce (uvedenou na licenční smlouvě a na čestném prohlášení dle údaje vloženého při registraci do DB produktů ESF) 9

11 a odeslat na poskytovatele dotace. Poskytovatel dotace následně zkontroluje čestné prohlášení a licenční smlouvu v DB produktů ESF odsouhlasí. Poté je licenční smlouva odeslána na příjemce em ve formátu.pdf a produkt je zveřejněn na stránkách DB produktů ESF. 10