Jednotný vizuální styl: podpis v emailové korespondenci. Při elektronické komunikaci je potřeba sjednotit formát podpisu všech pracovníků. V tomto návodu naleznete postupy jak si elektronická podpis vytvořit pro různé typy klientů elektronické pošty. 1. Obecná pravidla 2. Outlook express 3. Windows Live Mail 4. Windows Live Mail 2011 5. Microsoft Outlook 2003 6. Microsoft Outlook 2007 7. Microsoft Outlook 2010 8. Vzorový soubor s podpisem a jeho úprava 1. Obecná pravidla Podpis lze vytvořit dvěma základními způsoby. Vytvoříme si vlastní podpis v editoru jenž jednotliví emailoví klienti nabízejí. Zde je nevýhoda že z výše zmíněných aplikací vyjma Microsoft Outlook ostatní neumožňují formátování textu ani přidání grafických atributů, např. obrázků. Druhou možností je upravit připravenou šablonu ve formátu html. S tímto souborem dokáží pracovat všichni emailoví klienti. 2. Outlook express Po spuštění aplikace vybereme v hlavním menu Nástroje Možnosti V tabulce možností přejdeme na kartu Podpisy. Obr. 1
Pokračujte tlačítkem Nový. Vytvoří se podpis č. 1. Jeho název můžete později změnit přes volbu Přejmenovat. Níže na této kartě je možno obsah podpisu editovat v poli text. Jak již bylo řečeno v úvodu, lze použít pouze prostý text, a to nesplňuje požadavky grafického stylu. Pokud zvolíte menu soubor můžete zvolit podpis uložený v souboru. Tlačítkem procházet vyberete umístění souboru s podpisem viz. bod č.8. Vše potvrdíte tlačítkem Použít a OK. Nakonec můžeme zvolit zda se má podpis přidávat do všech správ automaticky nebo zda ho budeme vládat manuálně při psaní mailu v menu Vložit Podpis. 3. Windows Live Mail Spustíme aplikaci Windows Live Mail. Pokud není vidět řádek nabídek stiskneme klávesu F10. V hlavním menu Nástroje Možnosti. Dále je postup shodný jako v Outlook express. Výjimkou je ruční vkládání podpisu, kde nedojde k vložení loga Toptrans. Proto na kartě Podpisy zaškrtněte pole Přidávat podpisy ke všem emailovým zprávám. 4. Windows Live Mail 2011 Po spuštění aplikace Windows Live mail 2011 klikneme na ikonku hlavního menu. Obr. 2 Z nabídky zvolíme Možnosti Pošta. Dále je postup shodný jako v Outlook express. 5. Microsoft Outlook 2003 Po spuštění aplikace vybereme v hlavním menu Nástroje Možnosti. Zvolíme kartu Formát pošty.
Obr. 3 Tlačítkem Podpisy otevřeme nabídku pro tvorbu podpisu. Pokračujeme tlačítkem Nový. Pokud si chceme podpis vytvořit samy zvolíme Použít prázdný podpis. Otevře se nám editor podpisů. Pokud chceme použít připravenou šablonu podpisu, vybereme možnost Použít tento soubor jako šablonu. Tlačítkem procházet vybereme umístění souboru se šablonou viz. bod č.8. Pokračuje tlačítkem Další>. Otevře se editor ve kterém šablonu upravíme. Obr. 4
Vše potvrdíme tlačítkem Dokončit a následně OK. Můžeme ještě vybrat do jakých zpráv se má podpis automaticky přidávat. 6. Microsoft Outlook 2007 Po spuštění aplikace vybereme v hlavním menu Nástroje Možnosti. Zvolíme kartu Formát pošty. Tlačítkem Podpisy otevřeme nabídku pro tvorbu podpisu. Obr. 5 Klikneme na tlačítko Nový a zadáme název podpisu.v tabulce upravit podpis. Vytvoříme nový podpis ručně. Zde není možnost načíst soubor ze šablony. Můžete ale do pole upravit podpis vložit podpis ze schránky. Otevřete si soubor se vzorovým podpisem (sign.html) v aplikaci Internet Explorer. Umístění souboru viz. bod č.8. Zobrazený podpis zkopírujte do schránky a následně vložte do pole upravit podpis. Můžeme ještě vybrat do jakých zpráv se má podpis automaticky přidávat. Vše potvrdíme tlačítkem OK. 7. Microsoft Outlook 2010 Spustíme MO 2010, v menu zvolíme Soubor Možnosti.
Obr. 6 V okně Možnosti aplikace Outlook Vybereme na levé straně Pošta a vpravo klikneme na tlačítko Podpisy. Obr. 7 Dále je nastavení shodné jako v aplikaci Microsoft Outlook 2007, obr.5. 8. Vzorový soubor s podpisem a jeho úprava Spusťte soubor Podpis.exe. Na disku C bude vytvořena složka Podpis. Složka Podpis obsahuje: Vzorový soubor s podpisem sign.html Složka s grafickými prvky podpisu sign_soubory Následující postup potřebují pouze uživatelé aplikace Outlook Express, Windows Live Mail, Windows Live Mail 2011. Nejlépe lze soubor podpisu upravit v programu Poznámkový blok, WordPad nebo PSpad. Neprovádějte úpravy v programech Microsoft Word, Open Office Writer.
Obr. 8 Červeně zakroužkovaná data upravte na aktuální hodnoty a soubor uložte. Pro kontrolu můžete uložený soubor spustit třeba v prohlížeči Internet Explorer. Výsledek by měl vypadat takto. Obr. 9 Pokud budete potřebovat něco upřesnit nebo poradit použijte kontaktní informace v obr. 9