Vnitřní směrnice obce Batňovice SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Obecního úřadu Batňovice 1Úvodní ustanovení 11Spisový a skartační řád je souhrn předpisů pro vedení spisové služby 12Cílem spisového a skartačního řádu je sjednotit manipulaci s dokumenty, vzniklými nebo vyřízenými na obecním úřadě v Batňovicíchv zájmu racionalizace správní, operativní a provozní činnosti organizace 13Nedílnou součástí spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán (příloha č1) Spisový a skartační řád je závazný pro všechny pracovníky obecního úřadu Batňovice 2Všeobecná ustanovení 21Spisová služba je soubor pravidel a opatření spojených s příjmem, tříděním, zapisováním, oběhem, vyřizováním, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním (skartací) dokumentů Spisová služba se řídí: zákonem č 499/2004 Sb, o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů vyhláškou č 646/2004 Sb, o podrobnostech výkonu spisové služby zákonem č 563/1991 Sb, o účetnictví, v platném znění zákonem č 148/1998 Sb, o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů s ním spojenou legislativou vyhláškou č 496/2004 Sb, o elektronických podatelnách 3Základní pojmy Dokument - je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce Podací deník - základní evidenční pomůcka spisové služby, do něhož jsou zapisována v číselném a časovém pořádku podání Podání - dokument došlý organizaci nebo v něm vzniklý, návrhy učiněné ústně do protokolu a jiná sdělení včetně vlastního úředního záznamu, který se stává předmětem úředního jednání Podatelna - místo, v němž se evidují podání Původce - každý, z jehož činnosti dokument vznikl Spis - dokument nebo soubor dokumentů vzniklých při úředním jednání k jedné věci Spisové znaky - označují jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu Skartační znak - vyjadřuje hodnotu dokumentu podle obsahu a označuje způsob, jakým se
s dokumentem naloží ve skartačním řízení: znak A (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu, znak S (stoupa) - označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení, znak V (výběr) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem A nebo mezi dokumenty se skartačním znakem S Skartační lhůta - je doba, po kterou dokument zůstává uložen v organizaci Tato lhůta je závazná a nelze ji zkracovat Spisový plán - je schéma pro označování a ukládání vyřízených a vyhotovených dokumentů Skartační plán - rozpis věcných druhů dokumentů organizace, doplněný o skartační znaky a lhůty Příruční registratura - slouží k ukládání živé spisové agendy potřebné pro běžnou provozní činnost původců Dokumenty jsou zde uloženy pod dobu 1 až 2 let od jejich vzniku nebo vyřízení Spisovna - slouží k ukládání dokumentů, které již nejsou zapotřebí pro běžnou provozní činnost útvarů (oddělení, pracovníků) Dokumenty zde zůstávají uloženy do provedení skartačního řízení Ukládací archiv - archiv, do kterého jsou ukládány archiválie organizace - Státní okresní archiv v Trutnově 4Spisový řád upravuje úkony spojené s příjmem a tříděním došlých dokumentů, se zapisováním došlých dokumentů, s oběhem, vyřizováním, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním a ukládáním dokumentů 41 Příjem dokumentů Doručené dokumenty se přijímají a evidují v kanceláři obecního úřadu umístěné na adrese: 542 37 Batňovice čp4 (dále jen podatelna) Úřední hodiny podatelny: pondělí a středa 700 1130 1200 1630 hodin Datové zprávy (e-maily) jsou přijímány na adrese: obec@batnovicecz Na podatelně se přijímají veškeré doručené dokumenty bez ohledu na druh odesílatele nebo místo odeslání Za doručený dokument se považuje také takový dokument, který byl předán osobně mimo podatelnu (např při osobním jednání, na služební cestě atp) nebo byl pořízen záznam o podání učiněném telefonicky nebo ústně Zaměstnanec, který dokument takto převzal nebo pořídil záznam, je povinen zabezpečit jeho neprodlené předání podatelně k evidenci Dokumenty, na jejichž příjem a manipulaci s nimi se vztahují zvláštní právní předpisy, se přijímají odděleně a vede se pro ně samostatná evidence Starosta obce nebo pověřená osoba rozdělí dokumenty na :
a) dokumenty, které se předávají adresátům neotevřené - pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby, (pokud adresát zjistí, že je dokument úředního charakteru, předá jej ihned k zaevidování) b) dokumenty, které se otevírají, b) noviny, časopisy, ostatní tiskoviny, které se neevidují Totéž platí i tehdy, že dokument je doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta Zjistí-li adresát po otevření zásilky, která mu byla takto doručena, že obsahuje dokument úředního charakteru, neprodleně ho předá k zaevidování Dokument se poté opatří otiskem podacího razítka Pokud je dokument doručen v obálce, ponechává se obálka jako součást dokumentu vždy v níže uvedených případech: a) není-li na samotném dokumentu uvedeno datum nebo rozchází-li se výrazně datum uvedené na dokumentu s datem poštovního razítka b) není-li dokument podepsán, a to i v případě, je-li uvedeno jméno i adresa podatele c) má-li datum na obálce podání význam z hlediska právního, např pro dodržení lhůt k vyřízení d) u zásilek zasílaných na dodejku, doporučeně e) je-li podací razítko otištěno pouze na obálce f) u stížností g) je-li adresa odesilatele pouze na obálce c) V ostatních případech se prázdné obálky v y ř a d í bez skartačního řízení Dokument, případně obálka dokumentu, se opatří v den doručení otiskem podacího razítka a po jeho zaevidování se předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně Otevírané dokumenty se označí podacím razítkem v pravém horním rohu Otisk podacího razítka se umístí na obálku tehdy, jestliže se obálka v podatelně neotvírá Podací razítko obsahuje: a) název úřadu b) datum doručení c) číslo jednací d) počet listů/příloh e) spisznak f) zpracoval g) ukládací znak 42Evidence dokumentů Všechny doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti podléhající evidenci se evidují v podacím deníku Podací deník (viz příloha č3) je veden v písemné podobě a pracuje s ním starosta,nebo pověřená osoba, která odpovídá za jeho zabezpečení proti ztrátě, pozměnění a neoprávněnému přístupu Dokumenty se evidují v Podacím deníku (PD)v číselném a časovém pořadí, v němž byly doručeny nebo vznikly z činnosti úřadu O dokumentu se vedou v PD tyto údaje: a) datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti úřadu, datum jeho vzniku c) identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti úřadu zapíše se jako vlastní,
d) číslo jednací odesílatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, a) stručný obsah dokumentu ( věc ) b) jména a příjmení, kterému byl dokument přidělen k vyřízení c) způsob vyřízení, h) den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, i) spisový znak(ukládací), skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu, j) záznam o vyřazení ve skartačním řízení Pozn: při zápisu údaje viz bod e) věc nutno popsat přesně, stručně a výstižně Číselná řada v PD začíná dnem 1 ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31 prosince v jednom kalendářním roce PD se ukončí posledním záznamem, který je v něm zaevidován Pod poslední zápis v podacím deníku se zapíše: Ukončeno dne 31 prosince číslem jednacím zapíše se jméno, příjmení zaměstnance pověřeného vedením spisové služby, který tento zápis podepíše PD zachycuje průběh vyřizování dokumentu včetně všech změn Vedení PD musí umožňovat možnost oprav se zaznamenáním původního údaje, který byl opravován Číslo jednací se vždy přiděluje pro správní řízení, petice, stížnosti, žádosti o poskytnutí informací dle zč106/1999 Sb, smlouvy, výzvy, upomínky, majetkoprávní úkony, volby, referenda, apod Čísla jednací přiděluje starosta (nebo pověřená osoba ) Číslo jednací obsahuje v ž d y pořadové (evidenční) číslo zápisu dokumentu v PD lomeno označení posledním dvojčíslím běžícího kalendářního roku, v němž je dokument evidován Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje pouze jedno podání Má-li doručený zaevidovaný dokument přiděleno číslo jednací, pak se pod tímto stejným jednacím číslem i vyřizuje, odesílá a spolu s ním se ukládá v registratuře Dokumenty podléhající zvláštnímu způsobu evidence jsou: d) faktury,doklady k platbám,pokladní doklady,objednávky podle směrnice o oběhu dokladů - eviduje účetní e) žádosti, stížnostieviduje starosta( pověřená osoba) a zajistí vyřízení, kontroluje kontrolní výbor f) odděleně se rovněž vede evidence dokumentů obsahujících utajované skutečnosti Zápisy ze zasedání zastupitelstva obce se vedou samostatně Evidenci dokumentů obsahujících utajované skutečnosti vede pověřená osoba oprávněná s nimi nakládat Pověřená osoba vede jejich zvláštní evidenci a dohlíží, aby byly splněny náležitosti zmíněného zákona a vyhlášky od doručení nebo vzniku takových dokumentů až po jejich uložení a vyřazení Při vyřazování dokumentů se posuzují jen ty dokumenty s utajovanými skutečnostmi, jimž uplynuly skartační lhůty U dokumentů označených skartačním znakem A se zruší stupeň utajení, pomine-li důvod utajení Dokumenty, které z hlediska činnosti úřadu nemají úřední charakter, nepodléhají evidenci číslo jednací se jim nepřiděluje atd Jsou to např: pozvánky, nabídkové letáky, propagační materiály, sbírky zákonů a vyhlášek, noviny, časopisy, brožury, knihy, soukromé dokumenty, propustky, spamy z elektronické pošty Zápisy do podacího deníku (pokud je veden v listinné podobě), se provádí čitelně a trvalým způsobem Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po opravě V případě potřeby se nahradí správným zápisem Oprava se opatří datem, jménem, popřípadě jmény, příjmením a podpisem toho, kdo ji provedl Podací deník musí zachytit průběh vyřizování dokumentu včetně všech změn
Je-li podací deník veden v digitální podobě, pak musí program použitý k jeho vedení umožňovat možnost oprav se zaznamenáním původního údaje, který byl opravován ( nazvanou Historie dokumentu) 43Rozdělování a oběh dokumentů Dokumenty podle důležitosti jsou předány místostarostovi k seznámení a jím potvrzeny Faktury a pokladní doklady, stvrzené podpisem starosty a místostarosty, jsou předány účetní k zařazení v účetní evidenci Dokumenty, které je nutné předložit zastupitelstvu, jsou po projednání zařazeny dle spis plánu 44Vyřizování dokumentů Písemný pokyn pro další postup při vyřizování dokumentu může starosta (pověřená osoba), je-li to možné, uvést přímo na dokumentu a vyřizuje jej Vyřídí-li dokument jinak než v listinné formě (např telefonicky, e-mailem), učiní o tom na dokumentu záznam K vyřízenému dokumentu se pořídí kopie vyřízení Po vyřízení se na dokument připojí záznam o jeho vyřízení, datum a podpis zaměstnance, který dokument vyřídil Bere-li se dokument na vědomí, uvede se o tom pod podacím razítkem záznam a pokyn k založení Vyřízení dokumentu se zároveň zaznamenává do PD včetně data vyřízení Zaměstnanec pověřený provádět záznamy do PD v něm uvede, jak byl dokument vyřízen, kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení vyřízení dokumentu U dokumentu, který byl vyřízen spolu s jiným dokumentem, se tato skutečnost uvede v kolonce Vyřízeno v PD Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí Spis je většinou uspořádán tak, že v jeho spodní části je uložen dokument nejstarší, kdežto nahoře dokument nejmladší Spis je evidován pod číslem jednacím nejmladšího dokumentu Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou Spisový a skartační plán obsahuje přehled všech současných typů dokumentů, které úřad přijímá nebo které vznikají z jeho činnosti Skartační lhůta se vyjádří buďto délkou v celých rocích (např S 5), případně označením kalendářního roku, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení (např S 2010) Spisové znaky označují jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu (charakteru) Nastane-li situace, že se vyskytne nový druh dokumentu, kterému nelze přiřadit dle současného spisového a skartačního plánu žádný spisový znak, pak starosta vytvoří spisový znak dle pořadového čísla Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení, proto je třeba přidělování skartačních znaků jednotlivým druhům dokumentů věnovat velkou pozornost Spis se označí skartačním znakem dokumentu, kterým byl vyřízen Pokud tvoří spisy dokumenty s různými skartačními znaky a skartačními lhůtami, pak se označí skartačními znaky v pořadí A, V a S a nejvyšší skartační lhůtou 45Vyhotovování dokumentů Dokumenty vzniklé z úřední činnosti obecního úřadu Batňovice se označují záhlavím s jeho názvem a sídlem a číslem jednacím V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje Takto lze označovat i obálky dokumentů Dalšími náležitostmi dokumentu jsou: a) datum,
b) počet listů dokumentu, c) počet listů příloh nebo počet svazků příloh d) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného jeho podpisem Datem se rozumí den podpisu dokumentu Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak A, vyhotovuje určený původce na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty 46Podepisování dokumentů a užívání razítek Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený Dohody a smlouvy podepisuje a razítkuje starostka nebo při jeho nepřítomnosti zástupce starosty po schválení zastupitelstvem obcevystavené faktury podepisuje a razítkuje pověřená účetníúčetní uzávěrky podepisuje účetní a starostka nebo její zástupce Starosta vede samostatnou evidenci razítek úřadu, obsahující otisk razítka s uvedením jména, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance Pokud má úřad několik razítek stejného typu se shodným textem, rozlišují se pořadovými čísly Razítko se vyřazuje z evidence v případech a) ztráty jeho platnosti b) jeho ztráty c) jeho opotřebování Razítko se vyřazuje z evidence v rámci skartačního řízení Pokud dojde k jeho ztrátě, neprodleně se učiní oznámení Ministerstvu vnitra odboru dozoru a kontroly veřejné správy (náměstí Hrdinů 3, 140 21 Praha 4, tel 974 816 411, e-mail odborms@mvcrsz), který je zveřejní ve Věstníku vlády pro orgány krajů a orgány obcí 47Odesílání dokumentů Odesílání dokumentů je zajišťováno na obecním úřadě starostkou (pověřenou osobou) nebo účetní Záznam o odeslání dokumentů se učiní do PD Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy (např všechna písemná rozhodnutí ve smyslu ust zák č 71/67 Sb, o správním řízení, která se dotýkají právem chráněných zájmů, povinností účastníků řízení aj) Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo, že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se přiloží k vyřízenému dokumentu Písemnosti připravené k odeslání doručí starostka nebo účetní na poštu, nebo do schránky Balíkové zásilky odesílá starostka řádně zabalené a s řádně vyplněným dokladem k zásilce (poštovní průvodkou) 48Ukládání dokumentů Prvním ukládacím místem pro vyřízené, ale stále ještě běžně provozně užívané dokumenty, jsou příruční registratury v kanceláři obecního úřadu Dále jsou dokumenty ukládány v příruční registratuře obecního úřadu Dokumenty jsou podle věcného obsahu ukládány do šanonů Na složky se uvede spisový ( ukládací ) znak, stručný věcný obsah, datum a rok vzniku, datum a rok ukončení
Postup při ukládání vyřízených dokumentů do registratury upravuje tento spisový a skartační řád úřadu a zejména jeho příloha č1 spisový Ukládání dokumentů v digitální podobě se řídí zvláštním právním předpisem Dokumenty zůstávají v příručních registraturách až do skartačního řízení 49 Nahlížení a výpůjčky dokumentů z registratury: Pro nahlížení do dokumentů uložených v registratuře úřadu platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů v řízení před správním orgánem Nahlížení do dokumentů obsahujících utajované skutečnosti, poskytování jejich opisů, výpisů a kopií se řídí zvláštním právním předpisem Veřejnost může nahlížet do dokumentů v registratuře jen za přítomnosti orgánu obce Nahlížení je evidováno v sešitě s uvedením data, osoby a co bylo předmětem jeho zájmu 5Skartační řád upravuje způsob a průběh skartačního řízení 51Předmět skartačního řízení Dokumenty jsou ve spisovnách uloženy po dobu stanovenou skartační lhůtou, uvedenou ve skartačním plánu Ta začíná běžet dnem 1 ledna roku následujícího po vyřízení nebo vyhotovení dokumentu Skartační lhůty nelze zkracovat Skartační lhůta může být výjimečně prodloužena, pokud úřad potřebuje dokument pro další vlastní činnost O této skutečnosti se dohodne zaměstnanec s příslušným archivem, kterým je pro náš úřad: Státní okresní archiv, Trutnov (dále jen Státní okresní archiv) Záznam o prodloužení skartačních lhůt se provede v evidenci dokumentů Skartační řízení se provádí 1x za 5 let po dohodě se Státním okresním archivem a jeho předmětem jsou všechny dokumenty, u nichž uplynuly skartační lhůty a razítka vyřazená z evidence Pokud je třeba v rámci jednoho spisu ukládat dokumenty s různou skartační lhůtou, určuje dokument s nejdelší skartační lhůtou dobu vyřazení celého spisu Skartační řízení je spojeno s výběrem archiválií 52Průběh skartačního řízení K provedení skartačního řízení je na úřadě sestavována tříčlenná skartační komise složená se starostky, místostarosty, účetní a člena zastupitelstva Dokumenty připravuje ke skartačnímu řízení starostka a účetní, kteří v rámci skartačního řízení označí v předávacích protokolech položky, kterým uplynula skartační lhůta a vypíší dokumenty, které budou předmětem skartačního řízení Skartační návrh tvoří zpracovaný seznam skartovatelných dokumentů S, doplněný seznamem dokumentů A (u dokumentů V provedou předběžný výběr a připojí je dle charakteru odděleně k seznamu dokumentů S nebo A) a předloží skartační komisi Dokumenty se skartačním znakem V členové skartační komise posoudí a vyberou ty, které navrhnou vybrat k trvalému uložení v příslušném archivu, zpracují jejich seznam se stejnými náležitostmi a připojí ho k seznamu dokumentů se skartačním znakem A Poté zpracují seznam zbylých dokumentů bez trvalé hodnoty, které navrhnou ke zničení, a připojí ho k seznamu dokumentů se skartačním znakem S
Byla-li k vyřazení předložena úřední razítka, odepíšou je z evidence a jejich soupis připojí k návrhu Dále starostka podepíše žádost o schválení skartace a s Návrhem zašle Státnímu okresnímu archivu v Trutnově Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a razítka vyřazená z evidence Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec zařazený do příslušného archivu (dále jen archivář ) odbornou archivní prohlídku dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazení Při odborné archivní prohlídce archivář a) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem A odpovídají kritériím stanoveným zákonem k prohlášení za archiválie, b) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem S nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty se skartačním znakem A, c) posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem V mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení, d) uloží skartační komisi sepsat seznam dokumentů určených k uložení v archivu a seznam dokumentů určených k vyřazení a ke zničení Do seznamů se uvádí vždy pořadové číslo dokumentu, jeho spisový (ukládací) znak, název dokumentu, rok jeho vzniku, skartační lhůta a množství e) dohodne se skartační komisí dobu a způsob předání archiválií k uložení do archivu O provedeném skartačním řízení vyhotoví archivář protokol, ve kterém uvede výsledek posouzení předložených dokumentů a do jeho přílohy zařadí komisí vypracovaný soupis dokumentů vybraných za archiválie a soupis dokumentů, které lze skartovat Do protokolu uvede poučení o právu původce (tj úřadu) podat námitku proti výsledku posouzení dokumentů podle 10 odst 3 zák č 499/2004 Sb Lhůta k podání námitky je do patnácti dnů ode dne doručení protokolu o skartačním řízení Případným podáním námitky je zahájeno správní řízení Po vydání souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem S zabezpečí úřad jejich zničení Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu a tím bylo zabráněno jejich možnému zneužití Vyřazování utajovaných dokumentů - vyřazování dokumentů všech stupňů utajení ve smyslu platných právních předpisů se provádí zásadně na základě skartačního řízení Stejnopisy dokumentů: skartační návrh, protokol o skartačním řízení, protokol o předání archiválií a potvrzení archivu o jejich převzetí se 1x ukládají na úřadě (a 1x ve Státním okresním archivu, ve kterém jsou archiválie uloženy) Evidenční pomůcky (podací deníky, knihy faktur aj) se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných 53Pravomoc příslušného státního archivu Pověřený státní archiv, kterým je Státní okresní archiv v Trutnově, sleduje výkon spisové služby organizace, ukládání dokumentů a postup při jejich vyřazování Zjištěné závady a nedostatky postihuje jako porušení povinností stanovených platnými právními předpisy Za tímto účelem mohou jeho pověření pracovníci vstupovat do prostor všech příručních registratur organizace
6Závěrečná ustanovení Tento Spisový a skartační řád byl schválen na zasedání Zastupitelstva obce Batnovice dne 2422011 a nabývá účinnosti dnem 2522011 Vladimíra Pátková starostka obce