1. Spisový a skartační řád (materiál pro jednání PVC) -------------------------------------------------------------------------------- Spisový a skartační řád CZVV Čl. 1 Úvodní ustanoven 1. Tento řád upravuje výkon spisové služby v Centrum (dále jen CZVV). 2. Pro účely tohoto řádu se rozumí: a. archivem Státní oblastní archiv se sídlem.. b. boxem místo v prostorách podatelny, určené k přenechání dokumentu ve fyzické podobě přiděleného spisovému uzlu c. dodejkou (i doručenkou) služba držitele poštovní licence k doručení zásilky adresátu a vrácení odesílateli potvrzeného dokladu o převzetí d. dokumentem každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti CZVV nebo mu byl doručen e. identifikátorem datové zprávy doručené CZVV prostřednictvím elektronické podatelny její označení mající charakter podacího razítka f. identifikátorem vlastního dokumentu údaje v tištěné formě na dokumentu: zkratka úřadu, č.j., počet listů, počet příloh, datum doručení, resp. založení g. iniciačním dokumentem dokument, kterým byl spis založen h. osobním podáním dokumentu doručení dokumentu CZVV fyzickou nebo právnickou osobou prostřednictvím podatelny CZVV nebo ve výjimečných případech přímo zaměstnanci (dokument převzatý z různých porad, jednání, konferencí atd.) i. podacím deníkem CZVV evidenční seznam CZVV došlých nebo z činnosti CZVV vzešlých dokumentů j. reprezentantem spisového uzlu zaměstnanec uzlu pověřený výkonem činnosti spisového uzlu k. spisovým uzlem administrativní jednotka CZVV vykonávající soubor činností spisové služby l. vedoucí spisového uzlu Ř CZVV, Ř jednotlivých sekcí m. výkonem spisové služby zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti CZVV, zahrnující jejich řádný příjem, třídění, evidenci, označování, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností n. zpracovatelem zaměstnanec vyhotovující nebo vyřizující dokument 1
o. e-spisem elektronická aplikace sloužící k výkonu spisové služby p. datovou zprávou e-mail a komunikace prostřednictvím Portálu q. sběrným archem spisu obsah spisu r. portálem webový server sloužící jako brána k informacím a službám CZVV Čl. 2 Základní zásady 1. Manipulaci s dokumenty CZVV provádějí podatelna, která rovněž koná činnost výpravny a spisovny a spisové uzly. Seznam spisových uzlů je uveden v příloze č. 1. 2. Dokumenty doručené CZVV a dokumenty vzniklé z jeho činnosti podléhají zápisu do e-spisu v chronologickém pořadí podle doručení nebo podle jejich vzniku a do věcného a jmenného rejstříku, seznam dokumentů nepodléhajících spisové evidenci je uveden v příloze č. 2. 3. Spisová služba je zajišťována elektronickou formou za použití výpočetní techniky v programové aplikaci e- spis. Zápisy do e-spisu provádějí pracovníci podatelny, spisové uzly a zpracovatelé. 4. Zásilky doručené CZVV do 12 hodin je povinna podatelna předat spisovým uzlům ještě týž den. Pošta doručená po 12. hodině se předává spisovým uzlům následující den. 5. Pokud adresát zjistí, že se jedná o zásilku označenou jako chráněnou ve zkratce CH, tuto neotevírá a předá ji neprodleně manažerovi bezpečnosti CZVV.(a to i v případě, že bude na obálce uveden jiný adresát). Čl. 3 Doručení, kontrola 1. Dokumenty doručované CZVV jsou zpravidla přijímány v podatelně. 2. Pracovník podatelny je povinen u došlých zásilek: a. při jejich převzetí na poště nebo od doručitele zkontrolovat I. správnost adresy příjemce uvedené na zásilce II. III. IV. neporušenost obalu počet doručených zásilek s evidencí na soupisce doručené pošty zjistí-li pracovník u přebírajícího dokumentu závady, je povinen je ihned u doručitele reklamovat V. omylem došlé dokumenty ihned vrátit doručiteli VI. potvrdit příjem doručené a cenné zásilky b. při jejich otevírání zkontrolovat, zda je obsah zásilky určen CZVV. Pracovník podatelny provede v e-spisu zápis o zjištěné závadě, kterou následně vyjasní zpracovatel s odesílatelem dokumentu. Čl. 4 Elektronická podatelna 1. Elektronická podatelna je pracoviště určené pro příjem datových zpráv, opatřených zaručeným elektronickým podpisem, doručovaných CZVV a pro odesílání datových zpráv CZVV, opatřených 2
zaručeným elektronickým podpisem. V případě, že je zpracovateli zasláno podání, opatřené zaručeným elektronickým podpisem, na jeho služební elektronickou adresu je povinen kontaktovat odesilatele, aby podání poslal na adresu elektronické podatelny. 2. Doručení datové zprávy, opatřené zaručeným elektronickým podpisem, podatelna odesílateli potvrzuje, pokud je možné z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele. Součástí zprávy o potvrzení je: a. zaručený elektronický podpis nebo zaručená elektronická značka b. datum a čas, kdy byla datová zpráva doručena c. identifikátor datové zprávy (dokumentu) přidělený elektronickou podatelnou 3. Adresy elektronické podatelny jsou: a. posta@cermat.cz b. podatelna@cermat.cz c. epodatelna@cermat.cz Čl. 5 Škodlivý kód zprávy Datová zpráva, u které byl zjištěn škodlivý kód, není zpracovávána. Pokud z přijaté zprávy lze zjistit elektronickou adresu odesílatele, je na tuto aresu podatelnou zasláno sdělení o zjištění škodlivého kódu. Čl. 6 Evidování datové zprávy 1. Údaje o datové zprávě, opatřené zaručeným elektronickým podpisem, jsou automaticky převedeny do e- spisu. 2. Datovou zprávu, která není opatřena zaručeným elektronickým podpisem, zaeviduje zpracovatel do e- spisu, podléhá-li dokument evidenci ve spisové službě. Čl. 7 Odeslání potvrzení Přijetí datové zprávy je od jejího doručení potvrzeno nejpozději v pracovní době v pracovních dnech do 6 hodin. Datové zprávy, doručené ve dnech volna a pracovního klidu jsou potvrzeny následující pracovní den, nejpozději však do 6 hodin od začátku pracovní doby. Přijetí datové zprávy, jež není opatřena zaručeným elektronickým podpisem, není potvrzováno. Čl. 8 Datové nosiče Podatelna slouží i pro osobní a poštovní přijímání dokumentu na datovém nosiči. Podatelna zaeviduje datový nosič jako dokument. Zpracovatel všechny soubory, umístěné na datovém nosiči, uloží jako elektronické přílohy zaevidovaného dokumentu k záznamu dokumentu v e-spisu. Čl. 9 Třídění 1. Podatelna vyčlení z došlé pošty dokumenty, které nepodléhají evidenci a bez jejich zaevidování v e-spisu je předá na příslušný spisový uzel. 3
2. Podatelna roztřídí a zaeviduje došlé dokumenty podle spisových uzlů. Čl. 10 Evidování dokumentů 1. Prvotní evidenci dokumentu provádí podatelna. Úplnou evidenci provádí zpracovatel u dokumentů, které mu byly přiděleny k vyřízení nebo u dokumentů vlastních. 2. Prvotní evidencí dokumentů se rozumí: zaznamenání dokumentu do e-spisu, opatření dokumentu identifikátorem, naskenování průvodního dopisu nebo prvního listu dokumentu (nejde-li o dokument podléhající ochraně). Do e-spisu pracovník podatelny uvede údaje týkající se doručení: a. datum doručení b. údaje o odesílateli c. způsob doručení (poštou, osobně, kurýrem, atd.) d. způsob zacházení (dodejna, doporučeně, obyčejně, atd.) e. počet listů f. počet příloh g. věc h. druh zásilky i. č.j. odesílatele j. pošta, ČDZ k. spisový uzel, kterému byl dokument předán k vyřízení 3. Příjem zaevidovaného dokumentu je podatelnou potvrzen jeho označením identifikátorem v den, kdy byl dokument doručen CZVV. 4. Zápisem dokumentu do e-spisu je dokumentu přiděleno č.j.. Číslo jednací je tvořeno jednou vzestupnou řadou čísel pro celý CZVV lomenou kalendářním rokem, lomeno zkratkou uzlu (0000/RRRR/0000). Číselná řada jednacích čísel počíná 1. Lednem kalendářního roku a uzavírá se 31. Prosincem kalendářního roku. Pro případ, že není e-spis z technických důvodů v provozu, je v podatelně vedena kniha náhradních čísel jednacích ve tvaru (0000/RRRR/0000/Náhr), která podatelna na vyžádání přidělí příslušnému útvaru. 5. Identifikátor se umísťuje zpravidla v pravém horním rohu, případně na jiném volném místě dokumentu. Pokud by identifikátorem došlo k porušení textu dokumentu, umístí se identifikátor na rubovou stranu dokumentu, příp. se k němu připne nebo jiným způsobem připojí čistý list, který se opatří identifikátorem. 6. Zaevidováním dokumentu do e-spisu se daný dokument stává součástí spisové služby. 7. Při zaslání jednoho dokumentu jednomu spisovému uzlu s uvedením položky na vědomí a vypsáním dalších spisových uzlů, je ponecháno na zvážení hlavního adresáta, jakým způsobem bude ostatní adresáty informovat (tj. neřeší podatelna). 8. Při osobním podání uskutečněném na spisovém uzlu předá zpracovatel dokument k provedení prvotní evidence podatelně. Čl. 11 Otevírání zásilek 1. Všechny zásilky došlé CZVV se otevírají v podatelně s výjimkou zásilek: a. Označených nápisem I. Veřejná zakázka, název zakázky II. Nabídka-neotevírat III. Dotace-neotevírat 4
b. Adresovaných na jméno c. Readresovaných 2. Zásilky uvedené v odst. 1 písm. a,b tohoto článku podatelna eviduje v e-spisu zúženým prvotním zápisem, tzn. Vyjma údajů uvedených v čl. 10 odst. 2 písm. e,f,g,i. Zpracovatel je povinen po otevření předané zásilky dokončit bez zbytečného odkladu evidenci jejího obsahu. 3. Zásilky označené na prvém místě CZVV i přesto, že je pod tímto textem uvedeno k rukám nebo k vlastním rukám dotyčného, se otevírají, zaevidují a předají reprezentantovi spisového uzlu. 4. Obálka se ponechává jako součást dokumentu: a. je-li v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována CZVV doporučeně (doporučeně, s dodejkou, do vlastních rukou) b. je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla CZVV doručena c. je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele d. není-li dokument podepsán, a to i v případě, je-li uvedeno jméno a adresa odesílatele e. je-li identifikátor dokumentu připojen k obálce f. u stížností v ostatních případech zpracovatel obálku vyřadí bez skartačního řízení. Čl. 12 Příjem hodnot Zásilky, jejichž součástí jsou hotové peníze (ceniny, kolky, atd.), zaeviduje podatelna jako jiné dokumenty došlé nebo podané s uvedením těchto hodnot v e-spisu, opatří identifikátorem a předá příslušnému spisovému uzlu. Čl. 13 Dobírka Zásilky zaslané CZVV na dobírku podatelna přijímá a platí pouze do výše cenového limitu stanoveného ředitelem CZVV za předpokladu, že objednání takovéto zásilky bude podatelně příjemcem předem oznámeno. Čl. 14 Dodejky Zpracovatel zaznamená v e-spisu k vypravenému dokumentu výsledek doručení. Vrácené dodejky a nedoručené zásilky založí k příslušnému dokumentu. Čl. 15 Veřejné zakázky 1. Pověřený zaměstnanec zadavatele veřejné zakázky, vyhlášené CZVV, uvědomí písemně o zadání veřejné zakázky podatelnu s uvedením jejího názvu a čísla přiděleného Centrální adresou, pod kterými je veřejná zakázka vyhlášena, přesného data a hodiny ukončení příjmu zakázek. 2. Zásilka týkající se veřejné zakázky, která je označena na obálce Veřejná zakázka.. (Neotevírat), se zásadně eviduje v podatelně. Pokud je zásilka předána CZVV jinou cestou, je nutné ji neotevřenou neprodleně doručit do podatelny. 3. Každou zásilku nebo podání, týkající se veřejné zakázky, zapíše podatelna do e-spisu a označí identifikátorem. Zároveň podatelna provede zápis došlé zásilky, kterým je určeno pořadové číslo doručení, na zvláštní evidenční arch (příloha č. 3). Dále se na arch doplní přesný časový údaj (datum, hodina, minut), opíše se číslo jednací z e-spisu a jméno odesílatele. Na obálku zásilky či podání, nad identifikátor zapíše pracovník podatelny čas doručení a pořadové číslo doručení této zásilky. 5
4. Při osobním doručení nabídky veřejné zakázky podatelna vystaví doručiteli na požádání potvrzení o přijetí, s uvedením pořadového čísla a přesného časového údaje (datum, hodina, minuta) viz Příloha č. 4. Pracovníci podatelny neposkytují informace o doručených nabídkách veřejných zakázek a jejich odesílatelích. 5. Po uplynutí lhůty pro podávání nabídek předá podatelna všechny takto označené došlé zásilky s řádně vyplněným evidenčním archem pověřenému zaměstnanci zadavatele veřejné zakázky. 6. Zakládání spisu s ukončenou veřejnou zakázkou do spisovny je v kompetenci zadavatele veřejné zakázky. 7. Další zpracování veřejných zakázek se řídí zvláštním interním předpisem. Čl. 16 Přidělení dokumentů spisovým uzlům 1. Podatelna přiděluje došlé dokumenty podle označení spisového uzlu na zásilce nebo dokumentu. 2. Dokumenty adresované CZVV bez bližšího označení spisového uzlu přiděluje podatelna podle obsahu dokumentu s ohledem na organizační řád CZVV a v případě nejasností je přidělí sekretariátu ředitele CZVV. 3. Zaevidované a identifikátory označené dokumenty podatelna ukládá do boxů jednotlivých spisových uzlů, odkud si je reprezentanti spisových uzlů přebírají i s obálkami k vyřízení. 4. Reprezentant spisového uzlu zkontroluje v e-spisu přístupného ze samostatného PC pracoviště umístěného za tímto účelem v podatelně, správnost zaevidovaných došlých dokumentů a potvrdí jejich převzetí sejmutím čárového kódu čtečkou (identifikátor). Převzetí dokumentů může reprezentant spisového uzlu v e-spisu odmítnout, jen pokud je dokument adresován, příp. určen jinému spisovému uzlu nebo pokud není spisový uzel příslušný k jeho vyřízení. Odmítnutím se dokument dostává zpět podatelně ve spisové evidenci i ve fyzické podobě. Pokud nejsou důvody pro odmítnutí dokumentu, reprezentant spisového uzlu dokument přijme. Čl. 17 Postoupení dokumentu nebo spisu Dokument nebo spis je spisovým uzlem v písemné podobě postoupen jinému spisovému uzlu fyzickým přímým předáním tomuto spisovému uzlu nebo předáním prostřednictvím boxu v podatelně, v sekretariátu ředitele sekce nebo sekretariátu ředitele CZVV, v e-spisu je postoupen přímo spisovému uzlu. Postoupení probíhá prostřednictvím reprezentantů spisových uzlů. Čl. 18 Vyřízení dokumentu 1. Došlé dokumenty předkládá reprezentant spisového uzlu vedoucímu spisového uzlu k jejich rozdělení zpracovatelům. Vedoucí spisového uzlu přidělí dokumenty vedoucím oddělení k vyřízení, vedoucí oddělení dokumenty přidělí zpracovatelům. Reprezentant spisového uzlu předá zpracovateli dokument jak ve fyzické podobě, tak i v e-spisu. 2. Zpracovatel je oprávněn dokument v e-spisu odmítnout, jen pokud je dokument adresován, příp. určen jinému zpracovateli či jinému spisovému uzlu, pokud není příslušný k jeho vyřízení a pokud mu se záznamem v e-spisu nebyl bez zbytečného odkladu předán dokument ve fyzické podobě (pokud není pouze v digitální podobě). Odmítnutím se dokument dostává zpět reprezentantovi spisového uzlu. O dalším předání odmítnutého dokumentu rozhodne vedoucí spisového uzlu. 3. Pokud nejsou důvody pro odmítnutí dokumentu, zpracovatel dokument přijme. Zpracovatel je při přijetí dokumentu povinen provést úplnou evidenci: dokument označí v e-spisu typem dokumentu, povinně doplní 6
značku (zkratka spisového uzlu v rozsahu 4 písmen/zkratka zpracovatel v rozsahu tří písmen 0000/ZPR), příp. upraví věc, uvede způsob vyřízení, místo fyzického umístění, vytvoří spis nebo zařadí dokument do již existujícího spisu vedeného v dané věci. Zpracovatel může uvést agendové číslo (např. smlouva č.1). V případě potřeby zpracovatel vrátí dokument ve fyzické podobě podatelně k provedení doplnění skenování celého dokumentu. 4. V e-spisu všechny dokumenty související s iniciačním dokumentem spisu automaticky přebírají jeho spisovou značku. Konečná odpověď na iniciační dokument je evidována pod stejným číslem jednacím i spisovou značkou iniciačního dokumentu. 5. Vyřídí-li zpracovatel záležitost jinak než písemně, učiní o tom záznam na dokumentu a v e-spisu. 6. Zpracovatel je povinen uvádět značku (zkratka spisového uzlu v rozsahu 3 písmen/zkratka zpracovatele v rozsahu tří písmen 0000/ZPR) i u vlastního dokumentu). Čl. 19 Ukládací znaky Každý spisový uzel používá ukládací znaky v závislosti na věcném obsahu dokumentu sle Spisového a skartačního plánu (příloha č. 5). Čl. 20 Náležitosti dokumentu 1. Každý dokument musí být evidován v e-spisu a označen číslem jednacím, nejde-li o dokument, který nepodléhá spisové evidenci dle čl. 2 odst. 2. Reprezentant spisového uzlu není povinen přijmout dokument neoznačený č.j., nejde li o dokument, který nepodléhá spisové evidenci nebo který je doručen při osobním jednání. 2. Vzniká-li dokument z vlastního podnětu CZVV, zpracovatel jej zaeviduje a připojí ve formě elektronického dokumentu do e-spisu. Čl. 21 Doručení dokumentu adresátovi 1. Po podepsání dokumentu oprávněnou osobou k němu zpracovatel připojí potřebné přílohy a vhodně zajistí jeho doručení adresátu. Dokument lze doručit prostřednictvím pošta, osobně, kurýrem, faxem a elektronicky. 2. Při poštovním doručení připraví zpracovatel zásilku k odeslání tak, že vyhotoví obálku dokumentu, kterou opatří údaji o adresátu, číslem jednacím, spisovou značkou, je-li dokument zařazen ve spise, značkou a čárovým kódem. Zpracovatel je v e-spisu řádně vyplnit: a. adresáta dokumentu b. druh zásilky c. způsob vypravení d. způsob zacházení 3. Při vypravení dokumentu poštou jej zpracovatel vloží, včetně příloh, do obálky, kterou zalepenou předá reprezentantovi spisového uzlu. Reprezentant spisového uzlu je povinen zkontrolovat soulad fyzické podoby obálky a zadání vypravení v e-spisu. Poté předá připravené zásilky fyzicky i v e-spisu výpravně. Výpravna převezme zásilky. V případě, že údaje týkající se vypravované zásilky, uvedené v e-spisu zpracovatelem (zejména údaje dle odst. 2 tohoto čl.) nesouhlasí s předanou zásilkou, výpravna vrátí reprezentantovi spisového uzlu zásilku ke zjednání nápravy a případně stornuje vypravení v e-spisu. Pokyny výpravny ve věci přípravy zásilky k vypravení jsou pro reprezentanta spisového uzlu a zpracovatele závazné. Reprezentant spisového uzlu postoupí výpravně připravená vypravení v e-spisu zárove 7
s fyzickým předáním zásilek. Všechna vypravení předaná pouze elektronicky v e-spisu budou vždy 1. Pracovní den v měsíci stornována. 4. Zásilky výpravna vždy odešle v den předání, jsou-li jí předány v pondělí až čtvrtek nejpozději do 11.00 hod, v pátek nejpozději do 10:00 hod. Výpravna v odůvodněných případech odešle zásilky v den předání, převzaté k vypravení i mimo uvedenou dobu. 5. Dokument v podobě datové zprávy, který nepodléhá evidenci a nemusí být označen zaručenou elektronickou značkou nebo zaručeným elektronickým podpisem, doručuje zpracovatel adresátu prostřednictvím emailu (MS Outlook). 6. Dokument v podobě datové zprávy, který podléhá evidenci a má být opatřen nejen zaručenou elektronickou značkou CZVV, ale i zaručeným elektronickým podpisem, zpracovatel připojí svůj zaručený elektronický podpis v MS Word a odesílá jej prostřednictvím e-spisu (elektronickou značku přiřadí e-spis automaticky). Dokument musí být v e-spisu připojen jako elektronický dokument. 7. Osobní nebo kurýrní doručení adresátovi zpracovatel je povinen zaevidovat do e-spisu. V případě potřeby zajistí potvrzení převzetí. 8. Při vypravení neevidovaných dokumentů zasílaných doporučeně zpracovatel přiloží k zásilkám vyplněný poštovní podací arch. Čl. 22 Hromadná korespondence 1. Hromadnou korespondenci je zpracovatel povinen zasílat prostřednictvím aplikace elektronické distribuce dokumentů (EDD) nebo emailem. 2. Hromadná korespondence(více než 20 adres se stejným č.j.) musí být zpracovatelem nahlášena výpravně 1 den dopředu a bezprostředně před postoupením výpravně v e-spisu. Zpracovatel vytvoří obálky s adresami a bez čárového kódu, zajistí namnožení potřebného počtu dokumentů, které rozdělí do obálek. Naplněné obálky reprezentant spisového uzlu předá výpravně seřazené abecedně, očíslované a s přiloženým abecedním seznamem (vytištěným z e-spisu). Čl. 23 Vedení spisu 1. Zpracovatel vede v každé konkrétní věci soubor dokumentů spis. Spis je veden v listinné a elektronické podobě. Dokumenty v elektronické podobě jsou uloženy v e-spisu, elektronické dokumenty, uložené na datových nosičích jsou vloženy v této formě do fyzické podoby spisu. U dokumentů, které jsou pouze v listinné podobě, zajistí zpracovatel v opodstatněných případech jejich naskenování, pokud listinný dokument skenování umožňuje (velikost, rozsah). Naskenovaný ekvivalent dokumentu zpracovatel uloží do e-spisu. Každá příloha ve fyzické podobě musí být označena č.j. dokumentu, k němuž náleží ( K č.j. ). 2. Dokumenty obsažené ve spise jsou řazeny chronologicky, vzestupně dle data jednotlivých podání či provedených úkonů, ukončeny sběrným archem vytištěným z e-spisu. Jednotlivé dokumenty jsou očíslovány. 3. Číslo jednací iniciačního dokumentu vztahujícího se k dané věci, lomené pořadovým číslem dokumentu uloženého ve spisu, tvoří spolu s písmeny SZ spisovou značku spisu (SZ-000000/RRRR/CZVV/0). Spisová značka je zaznamenána na spisové obálce a zůstává společná pro všechny dokumenty vložené do spisu. Dokumenty, které jsou součástí spisu, jsou však i nadále označeny původním č.j., pod nímž byly evidovány v e-spisu. 4. Pokud jsou do spisu vloženy dokumenty s odlišnými skartačními znaky a lhůtami, spis přebírá skartační znak dokumentu s nejvyšším znakem a skartační lhůtou dokumentu s nejdelší skartační lhůtou. 8
Čl. 24 Uzavření spisu 1. Po vyřízení věci zpracovatel uspořádaný spisový materiál ve fyzické podobě včetně vytištěné spisové obálky a sběrného archu spisu uloží do příruční registratury. Spis nebo dokument se uzavírá v roce předání do spisovny. 2. Uzavřený spis je oprávněn otevřít vedoucí spisového uzlu. Čl. 25 Opisy a výpisy Zpracovatel může z dokumentů tvořících obsah spisu vzdávat stejnopisy, opisy nebo výpisy, nestanoví-li zvláštní právní předpis jinak. 1. Před ukončením činnosti spisového uzlu: Čl. 26 Spisová rozluka a. Předá všechny vyřízené a uzavřené dokumenty do spisovny. b. U nevyřízených dokumentů evidovaných v e-spisu vytiskne předávací protokol a předá spolu s dokumenty určenému zaměstnanci. c. U nevyřízených dokumentů nezaevidovaných v e-spisu vyplní předávací protokol (příloha č. 9) a spolu s dokumenty předá určenému zaměstnanci. Čl. 27 Ukončení pracovního poměru zaměstnance Před ukončením pracovního poměru je zaměstnanec povinen ve fyzické podobě i e-spisu předat: a. Všechny vyřízené a uzavřené dokumenty do spisovny. b. Všechny nevyřízené dokumenty protokolárně (příloha č. 9) určenému zaměstnanci příslušné sekce. Čl. 28 Příruční registratura Každý zpracovatel vede příruční registraturu obsahující všechny jím vyřizované a vyřízené listinné dokumenty a spisy, jež jsou zde uloženy do doby uzavření a předání do spisovny. Výjimku mají dokumenty zpracované sekcí SEVI (finance, investice, personální, mzdové, kancelář ředitele CZVV), které jsou uloženy v příruční registratuře (zpravidla 3 roky). Vyřizované a vyřízené spisy ukládá zpracovatel v chronologickém pořadí a dle skupin Spisového a skartačního plánu. Příruční registratura je prostorem sloužícím k úschově dokumentů a spisů (např. uzamykatelná skříň) a je součástí kanceláře zpracovatele nebo součástí jiné kanceláře téhož spisového uzlu k tomuto účelu určené. Čl. 29 Zápůjčka spisu z příruční registartury Spis lze zapůjčit pro potřeby oprávněného žadatele jen na podkladě písemné žádosti schválené Ř CZVV, v případně jeho nepřítomnosti pověřenou osobou. Na podkladě schválené žádosti ředitel spisového uzlu zajistí zapůjčení od zpracovatele, který o věci uvede záznam v e-spisu. Zpracovatel uloží žádost v příruční registratuře místo spisu. 9
Čl. 30 Spisovna 1. Spisovna slouží k uložení vyřízených a uzavřených spisů a evidenčních pomůcek po dobu trvání skartační lhůty, k jejich vyhledávání a předkládání pro potřebu CZVV nebo jiných orgánů a k provádění skartačního řízení. 2. Do spisovny předá zpracovatel prostřednictvím reprezentanta spisového uzlu všechny již vyřízené a uzavřené spisy a dokumenty z příručních registratur (tuto skutečnost zpracovatel zaznamená v e-spisu, s výjimkou chráněných dokumentů). 3. Zpracovatel je povinen před předáním do spisovny spisy vyřídit dle spisových znaků spisu a data vyřízení spisu. Ze spisu vyřadí duplikáty a koncepty ukládaných dokumentů. Takto ošetřené spisy uloží do archivních krabic, které označí dle přílohy č.6. Zpracovatel vytvoří ke každé archivní krabici obsahující fyzicky spisy v e-spisu ukládací jednotku (dále UJ). Obsah UJ a archivní krabice musí být v souladu. Zpracovatel vytiskne z e-spisu seznam Obsah UJ a vloží ho spolu se spisy do archivní krabice. Reprezentant spisového uzlu vytiskne z e-spisu 2x předávací protokol (příloha č. 7) a zajistí podepsání vedoucím spisového uzlu, příp. jím pověřeným zástupcem. Po předání spisů do spisovny a kontrole pracovníkem spisovny potvrdí pracovník spisovny převzetí do předávacího protokolu. Jedno vyhotovení vrátí příslušnému spisovému uzlu a druhé založí jako základní evidenční pomůcku spisovny. Pokud jsou ukládány do spisovny jednotlivé dokumenty, které nejsou součástí žádného spisu, uplatní se stejný postup, jako u předání spisu. Pokyny udělené pracovníkem spisovny vztahující se k uložení spisů a dokumentů jsou pro předávajícího závazné. 4. Pokud je spis zapůjčen oprávněnému žadateli, nebo jinému uzlu, je zpracovatel povinen v e-spisu vložit spis do UJ a v archivní krabici ponechat prostor potřebný pro jeho dodatečné uložení. Místo spisu vloží do archivní klarabice protokol o zapůjčení. 5. Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů. Toto neplatí pro dokumenty, které byly před uložením veřejně přístupné. 6. Spisovna je pracovištěm s omezeným přístupem Do spisovny mohou vstupovat bez omezení pouze: a. Ř CZVV b. VŘ CZVV c. MBA CZVV d. pracovník spisovny a jeho pověřený zástupce Za přítomnosti pracovníka spisovny nebo jeho pověřeného zástupce mohou do spisovny vstupovat: a. Zaměstnanci archivu b. Zaměstnanci CZVV, za účelem plnění pracovních povinností (noř. předání spisů, nahlížení dopisů). Zaměstnanec může nahlížet pouze do dokumentů svého spisového uzlu. Potřebuje-li zaměstnanec nahlédnout do dokumentů jiného spisového uzlu, je povinen prokázat se pracovníkovi spisovny písemným souhlasem vedoucího spisového uzlu, do jehož dokumentů bude nahlížet. c. Osoby pověřené Ř CZVV, které se prokáží jeho písemným souhlasem 7. Je-li z důvodů naléhavé potřeby nutno ponechat některé dokumenty, které měly být předmětem předání do spisovny, v příruční registratuře spisového uzlu, provede pracovník pověřený vyhotovením 10
předávacího protokolu záznam o této skutečnosti do protokolu. Uvede důvod ponechání a termín, kdy budou dokumenty do spisovny předány. 8. Ve spisovně se dokumenty ukládají do doby uplynutí skartačních lhůt. Dokumenty s uplynulou skartační lhůtou se stávají předmětem skartačního řízení. Čl 31 Péče o spisy 1. Převzaté dokumenty jsou ve spisovně uloženy v archivních krabicích do regálů podle organizační struktury CZVV a ukládacích znaků. 2. Spisovna chrání dokumenty proti zcizení, požáru a dalším negativním jevům pomocí řady technických a provozních opatření. Čl. 32 Zápůjčka spisu ze spisovny Spis nebo dokument lze zapůjčit pro potřeby zpracovatele na základě žádanky (příloha č. 8), kterou schvaluje vedoucí spisového uzlu, příp. jím pověřený zástupce. Spis lze zapůjčit pro potřeby oprávněného žadatele pouze na základě žádosti schválené žádosti vedoucího spisového uzlu, kterou předkládá k rozhodnutí Ř CZVV, případně pověřenému zástupci. O zapůjčení uvede pracovník spisovny záznam ve spisové evidenci. Žádost je uložena ve spisovně místo spisu. Po vrácení spisu do spisovny se žádost ze spisovny odstraní a uloží jako každý jiný dokument, který podléhá skartačnímu řízení. Čl. 33 Rekonstrukce spisu 1. Spisy a dokumenty, které byly zcela nebo zčásti zničeny nebo se ztratily, rekonstruuje zpracovatel, příp. jiný pracovník spisového uzlu, z jehož činnosti původní spisy a dokumenty vzešly, příp. pracovník, v jehož funkční nebo pracovní náplni tato činnost v době rekonstrukce je. O ztrátě nebo zničení musí být sepsán protokol o ztrátě nebo zničení s uvedením důvodu. Protokol s průvodním dopisem, podepsaným Ř CZVV se zašle archivu. 2. Při rekonstrukci spisů dokumentů se vychází ze všech zachovalých a dostupných písemných materiálů CZVV, které s rekonstruovanými spisy a dokumenty souvisí a z nichž lze obsah rekonstruovaných spisů a dokumentů spolehlivě odvodit. 3. Zpracovatel pořídí ověřené opisy stejnopisů, na které připojí doložku, že opis nahrazuje na místo zničené nebo ztracené listiny. Výjimečně lze rekonstruovat i na základě písemného sdělení osob, pokud nejsou pochybnosti o jejich nestrannosti. 4. Rekonstruovaný spis a dokument se v záhlaví označí slovem Rekonstrukce a současně se uvede, na základě jakých dokumentů, popř. sdělení k rekonstrukci došlo, kdo rekonstrukci provedl a kdy byla ukončena. O provedení rekonstrukce se provede záznam v e-spisu. Čl. 34 Ochrana osobních údajů Zpracovatel je oprávněn zpracovávat či jinak nakládat s osobními údaji uvedenými v dokumentech pouze v rozsahu zákonného oprávnění. Čl. 35 Ochrana chráněných informací Zpracovatel je povinen při nakládání s dokumenty obsahujícími chráněné informace postupovat podle související legislativy. 11
12