MANUÁL k snadnému vyplnění webové žádosti o dotaci z Královéhradeckého kraje Zpracoval: Ing. Marcel Zadrobílek, vedoucí oddělení krajských dotací
Úvodní slovo Vážení uživatelé, mám tu čest vám představit zcela nový dotační portál, který byl vyvinut pro potřeby podání žádostí o finanční podporu z rozpočtu Královéhradeckého kraje. Dostává se vám do rukou zcela nový návod pro použití nové aplikace DOTIS, která nahradila BENEFIT7. V tomto dokumentu se vás pokusíme seznámit s postupem jak vyplnit webový formulář, jehož vyplnění je základní podmínkou pro získání dotace z krajského rozpočtu Královéhradeckého kraje. Po zkušenostech s BENEFITEM7 jsme se snažili vyplňování webového formuláře, co nejvíce zjednodušit vyplňování za využití nejmodernějších komponent pro webové formuláře. Webová adresa dotačního portálu DOTIS Webová aplikace DOTIS krajských dotačních programů, je všem uživatelům přístupná na internetových adresách: http://dotace.kr-kralovehradecky.cz 2/21
Úvodní strana aplikace DOTIS Horizontální lišta Aktuality informace pro žadatele o všech aktivitách odboru grantů a dotací. Dotační programy vrací žadatele na úvodní okno aplikace Napište nám umožňuje uživatelům napsat podněty, připomínky a pocity z práce s aplikací. Dokumenty ke stažení základní dokumenty k dotačnímu řízení na KÚ KHK. Registrace nového žadatele žadatel vyplní základní registrační údaje o své osobě, včetně přihlašovacích údajů. Postup při registraci v kapitole Krok č. 1 Registrace žadatele. ------------------------------------------- Obrázky dotačních oblastí po kliknutí na obrázek se žadatel dostane do nabídky aktuálních dotačních programů, zde nalezne schválené podmínky, v průběhu dotačního řízení schválené žádosti k financování a další informace včetně termínu vyhlášení výzvy. ------------------------------------------- Kontakty na pracovníky odd. KD seznam pracovníků oddělení krajských dotací zodpovědných za jednotlivé dotační oblasti 3/21
Komponenty dotačního portálu DOTIS Běžná textová pole umožňují vepsání samotného textu nebo kombinaci čísla a textu, dle podstaty pole. Výběrové pole uživatel může psát název např. obce do tohoto pole a komponenta automaticky podle prvních písmen vyhledá danou obec. Tlačítko použijete u výběru obce. Výběrové pole s omezenou nabídkou u výběru kraje, okresu, ORP a dalších Číselné pole toto pole vyplníte u PSČ, IČ nebo u telefonu. Vyplňování pole je třeba začít od první pozice vlevo. Kalendář výběr datumu, setkáte se s ní např. u datumu narození, stanovení začátku a konce projektu. Správce údajů umožňuje editaci kontaktů, e-mailů, telefonních čísel a další Vícenásobné zaškrtávací pole umožňuje zaškrtnout uživateli více polí najednou dle potřeby žádosti Směrovky - slouží pro přepínání mezi listy formuláře a automatickému ukládání žádosti 4/21
Krok č. 1 Registrace žadatele Registrace Uživatel si sám zvolí libovolné přihlašovací jméno a heslo. Vyplní základní údaje o své osobě jméno, příjmení, ulice, obec, PSČ, e-mail a telefon nejlépe mobil. Země je nastavena na CZ. Uživatel se při registraci vždy identifikuje jako fyzická osoba!!! Později může delegovat žádost na jinou osobu (viz. článek Práce se žádostí). ----------------------------------------- Formulář umožňuje k registraci fyzické osoby rovněž připojit i ekonomický subjekt, který bude v žádosti zastupovat (např. obec, škola, svazek obcí, církevní organizace, občanské sdružení apod.). Validace údajů probíhá přes registr ARES. Doporučujeme pouze u uživatelů, kteří zastupují pouze jeden ekonomický subjekt. Takto vyplněné údaje se automaticky na základě přihlášení vyplní do každé žádosti. --------------------------------------- Po odeslání registračního formuláře Vám přijde informační link na e-mail, který jste uvedli v žádosti. Tento link potvrdíte a tím je vaše registrace hotova a účet aktivován. 5/21
Krok č. 2 Přihlášení žadatele V pravém horním rohu uživatel vyplní své Přihlašovací jméno a heslo, které si definoval v registraci (viz předchozí krok č. 1 Registrace). Kliknutím na pole Přihlásit se přihlásíte do aplikace a nyní můžete začít s tvorbou nové žádosti. Pokud žadatel zapomněl heslo, pošle administrátorovi žádost pro nové heslo prostřednictvím funkce Zapomenuté heslo. Nově vygenerované heslo je posláno uživateli na registrační e-mail. Po přihlášení se uživateli zobrazí v horizontální liště nová pole (MOJE ŽÁDOSTI a NASTAVENÍ), která mu tímto umožňují vytvořit žádost a přiřadit si ke své registraci další subjekty, pro které bude žádosti vyplňovat. Krok č. 3 Vytvoření nové žádosti MOJE ŽÁDOSTI zde žadatel najde žádosti, které vytvořil. Při prvním přihlášení je konto prázdné. NASTAVENÍ umožňuje žadateli přiřadit si ke své registraci nové subjekty, pro které bude tvořit žádosti. Pokud vyplní údaje o dalších subjektech, které zastupuje, tak při výběru dotační oblasti a dotačního programu si bude moci zvolit, za jaký subjekt žádá. Tím budou údaje o žadateli automaticky v žádosti vyplněny (viz krok č.4 Nastavení dalších subjektů). VYTVOŘENÍ NOVÉ ŽÁDOSTI kliknutím na tlačítko se žadateli zobrazí nabídka za jakého žadatele bude žádost podávat, do jaké dotační oblasti a dotačního programu (více Krok č. 5 Výběr dotačního programu). 6/21
Krok č. 4 Nastavení dalších subjektů Žadatel kurzorem najede na pole NASTAVENÍ. Tím se mu rozbalí nabídka OSOBNÍ, ORGANIZACE, ZMĚNA HESLA. OSOBNÍ umožňuje změnu osobních údajů zadaných při registraci. Pouze na uživatele, který je momentálně přihlášen pod svým účtem. ORGRANIZACE umožňuje prostřednictvím tlačítka PŘIDAT DALŠÍ přidat subjekt, který bude přihlášená fyzická osoba v podávání žádosti zastupovat. Údaje jsou totožné jako na kartě 1 Údaje o žadateli mimo kontaktních osob. Na obrázku vidíte, že uživatel má již pod sebou evidované 2 subjekty Gymnázium J. K. Tyla a společnost PRODOS s.r.o. ZMĚNA HESLA umožňuje uživateli změnit heslo pro přihlášení. Pokud uživatel bude vyplňovat údaje o žadateli, až v samotné žádosti nemusí tyto kroky provádět. Tato funkce je určena pouze uživatelům, kteří tvoří žádosti pro více subjektů a chtějí si ulehčit práci při vyplňování žádosti. Krok č. 5 Výběr dotačního programu Po kliknutí žadatele na tlačítko Vytvoření nové žádosti se mu zobrazí následující nabídka. Postup je graficky znázorněn v ukázce výběru dotačního programu. ŽADATEL zde si vybere subjekt, za který žádá. Zde právě využije údajů z kroku č. 4 Nastavení dalších subjektů. Pokud žádá za sebe nebo bude údaje o žadateli vyplňovat, až v samotné žádosti je zde vždy nastaven ten uživatel, který je právě přihlášen. V tomto případě je to kuhk kuhk. OBLAST uživatel si vybere dotační oblast Př. Regionální rozvoj, Vzdělávání apod. PROGRAM na základě předchozího výběru se žadateli vygenerují právě vyhlášené dotační programy. 7/21
Ukázka postupu při výběru dotačního programu 1. základní zobrazení 2. výběr subjektu 3. výběr dotační oblasti Po těchto krocích uživatel klikne na tlačítko OK a následně se mu otevře formulář pro dotační program. 4. výběr dotačního programu 8/21
Krok č. 6 Vyplnění žádosti základní orientace ZÁKLADNÍ ORIENTACE FORMULÁŘ ŽÁDOSTI je rozdělen na 5 listů. Mezi kterými se lze libovolně přepínat. Jednotlivé listy jsou po vyplnění zbarveny dle stavu vyplnění. BARVY KARET Modrá karta karta aktuálně vybraná uživatelem. Šedivá karta karta dosud nevyplněná uživatelem Červená karta karta vyplněná s chybou nebo neúplně Zelená karta správně vyplněná karta Nad označením karet má uživatel pro lepší orientaci napsán název dotačního programu, do kterého žádá o poskytnutí dotace. ----------------------------------------------------------------------------- STRUKTURA KARET KARTA 1 Údaje o žadateli, KARTA 2 Údaje o projektu a KARTA 5 Dokončení obsahuje pro všechny dotační programy stejně strukturované povinná pole. KARTA 3 Ostatní údaje je specifická a je pro každý dotační program jiná. KARTA 4 Rozpočet obsahuje velmi stručný rozpočet projektu dle podmínek programu. PŘEPÍNÁNÍ MEZI KARTAMI Uživatel se přepíná mezi kartami pomocí karet Další krok a Předchozí krok. Přepínáním se údaje vyplněné na kartě uloží. Doporučujeme uživatelům údaje průběžně ukládat prostřednictvím tlačítka Uložit. 9/21
Krok č. 6.1 Údaje o žadateli fyzická osoba 1 ÚDAJE O ŽADATELI - zde si uživatel vybere, zda žádá za fyzickou osobu FO nebo za ekonomický subjekt tj. právnickou osobu vč. podnikatelů. V případě, že žadatel je fyzická osoba (FO): má z registrace vyplněné jméno a příjmení, ostatní kontaktní údaje (datum narození, ulice, obec, PSČ, kraj, okres, telefon1 a 2, e-mail a číslo účtu) doplní manuálně. V případě, že žadatel je ekonomický subjekt s IČ (právnická osoba vč. podnikatelů): vyplní IČ, které po kliknutí na tlačítko Validace ARES ověří existenci subjektu. Včetně typu organizace, plátce DPH, oficiální adresy a dalších údajů. Uživatel dále musí vyplnit bankovní účet, doručovací adresu, statutární orgán a kontaktní osobu. Poté klikne na tlačítko Uložit. 10/21
Krok č. 6.2 Údaje o žadateli ekonomický subjekt 1 ÚDAJE O ŽADATELI V případě, že žadatel je ekonomický subjekt s IČ (právnická osoba vč. podnikatelů): vyplní IČ - které po kliknutí na tlačítko Validace ARES ověří existenci subjektu. Včetně typu organizace, plátce DPH, oficiální adresy a dalších údajů. číslo účtu uživatel vyplní číslo účtu, na které bude poslána dotace, včetně kódu banky Adresa žadatele oficiální nelze editovat, adresa přetažená z registru ARES Doručovací adresa pokud má žadatel doručovací adresu jinou než oficiální vyplní ulici, obec a PSČ, pokud je stejná jako oficiální zaškrtne tlačítko Stejná jako oficiální. Statutární orgán vyplní údaje o statutárním zástupci Kontaktní osoba vyplní údaje o kontaktní osobě, v případě, že se je statutární a kontaktní osoba shodná zaškrtne tlačítko Stejná jako statutární orgán. Pro korektní uložení všech údajů klikne na tlačítko Uložit nebo Další krok. Jestli uživatel vše řádně a správně vyplnil, barva karty se změní z modré na zelenou. 11/21
Pro korektní uložení všech údajů klikne na tlačítko Uložit nebo Další DOTIS Manuál pro žadatele 6.3 Údaje o projektu 2 ÚDAJE O PROJEKTU Název projektu uživatel vyplní stručný a výstižný název projektu Popis projektu uživatel vyplní popis projektu, buď přímo do okna textového editoru, nebo si po kliknutí na ikonu otevře nové okno. Pole popis projektu je omezeno délkou max 1 000 znaků. Cíl projektu uživatel vyplní popis projektu, buď přímo do okna textového editoru. Funkčnost editoru popsána u popisu projektu. Místo konání projektu zde uživatel vybere ze seznamu obec s rozšířenou působností dle místa konání projektu. Ostatní místa konání projektu pokud projekt přesahuje rozsah území obce s rozšířenou působností, uživatel zde doplní další místa konání projektu. Působnost projektu uživatel vybere ze seznamu působnost projektu (místní, regionální apod.) Partneři projektu uživatel vyplní, pokud projekt má partnera. Pokud projekt nemá partnera, musí vyplnit projekt nemá partnera. Harmonogram projektu zahájení projektu je standardně nastaveno na 1. 1. 2011, pokud projekt je zahájen dříve lze ho posunout musí být však v souladu s podmínkami programu ukončení projektu není omezeno, musí být však v souladu s podmínkami programu Rozpis aktivit uživatel vypíše jednotlivé aktivity nebo etapy projektu vždy s datumovým ohraničením začátku a konce každé aktivity. Funkčnost editoru popsána u popisu projektu. 12/21
6.2 Ostatní údaje specifická karta 3 OSTATNÍ ÚDAJE Na této kartě naleznete specifická pole, které vyplývají s podmínek dotačního programu. Pro každý program je tato karta jiná. Přílohy každý dotační program má své povinné přílohy. Uživatel zde nalezne nadefinované přílohy, které musí vyplnit. Způsob odevzdání přílohy je dán 3 způsoby. Vložení přílohy Vložení přílohy kliknutím na ikonu a přílohu vložit přes browser (viz. kapitola přidání nové přílohy). Uživatel může vložit soubory pouze s příponami.pdf,.jpg,.jpeg,.doc,.docx,.xls,.xlsx,.rtf,.txt,.ppt,.pptx, o maximální velikosti 4MB. Krok č. 7 Přílohy Dodáno v tištěné podobě v případě, že uživatel chce vložit přílohu v tištěné podobě zaškrtne tlačítko ve sloupci Dod. v tiš. podobě a přílohu přiloží k vytištěné žádosti. Již doloženo v případě, že uživatel dokumenty již doložil v minulém roce není třeba je znovu vkládat a pouze zaškrtne tlačítko v sloupci Již doloženo. Nelze znamená, že nelze využít možnosti zaškrtnout pole v sloupci Již doloženo a poskytovatel trvá na aktuálních dokumentech. 13/21
Přílohy - Podrobný rozpočet projektu Pod seznamem příloh uživatel má zobrazen odkaz na vzor podrobného rozpočtu ke stažení. Jedná se o soubor formátu.xls, který si uživatel po kliknutí na tento odkaz může otevřít nebo uložit a později otevřít pro účely vyplnění. Podrobný rozpočet je povinnou přílohou ve všech dotačních programech. Uživatel v podrobném rozpočtu deklaruje náklady související s projektem. Tabulka je nastavena tak, aby s vyplňováním měl uživatel, co nejméně práce. Po vyplnění uživatel podrobný rozpočet vloží pomocí ikony více kapitola Přílohy přidání nové přílohy. Ukázka podrobného rozpočtu. 14/21
Přílohy - přidání nové přílohy Přidání nové přílohy po klinutí na tlačítko Přidání nové přílohy uživatel může vložit další přílohu, u které uzná za vhodné, aby byla přiložena nad rámec povinných příloh. Poté si pomocí browseru nalezne na svém PC adresář s přílohami a přílohu vloží. Může se jednat o různé fotografie, dokumenty a další důležité listiny. 15/21
Rozpočet dotace se počítá s celkových nákladů projektu Rozpočet dotace se počítá s celkových uznatelných nákladů projektu Typ rozpočtu je dán podmínkami dotačních programů. Rozpočet se skládá se z investičních nákladů, osobních nákladů, neinvestičních nákladů, vkladu žadatele, příspěvek od obce, města, státu, ostatních příspěvků (dary, sponzoři) a předpokládaných příjmů z projektu. Šedá pole, která není možné vyplnit jsou pro daný program zakázaná a jejich editace je nemožná. Položky v rozpočtu se zaokrouhlují nahoru. Rozpočet celkové náklady projektu Rozpočet celkové uznatelné náklady projektu 16/21
Uživatel musí souhlasit s uvedenými čestnými prohlášeními. Na této kartě rovněž vidí chyby v žádosti. Může se jednat o nesprávné nebo neúplné či chybějící údaje v žádosti. Po opravení všech chyb v žádosti postupuje, tak jak je uvedeno na následující straně. 17/21
Odeslání žádosti na KÚ Žádost obsahuje chybu pouze ikona tisku a zpět na seznam žádostí Žádost je bez chyby - ikona Odeslat žádost na úřad Chci provést změnu v úplné žádosti - ikona Zrušení odeslání žádosti na úřad Po odstranění všech chyb s žádosti se uživateli zobrazí na kartě 5 Dokončení ikona odeslat žádost na KÚ. Odeslat žádost na úřad v případě, že žádost neobsahuje žádnou chybu a uživatel ji chce odeslat na KÚ, klikne na ikonu Odeslání žádosti na úřad. Nyní žádost čeká ve frontě a je dočasně uzamknuta. V den ukončení výzvy a hodiny ukončení výzvy se definitivně uzamkne a je přesunuta do administrativního systému KÚ. Do doby, než je ukončena výzva, má uživatel možnost žádost kdykoliv editovat. K tomuto kroku musí předcházet kliknutí na ikonu Zrušení odeslání na úřad. Nyní má žádost opět odemčenou a může ji libovolně editovat. 18/21
Tisk/náhled žádosti Po řádném vyplnění všech požadovaných údajů do žádosti popř. v průběhu vyplňování žádosti lze provést tisk žádosti. Žádost se generuje do formátu pdf, proto je nutné mít nainstalovaný na PC Adobe Reader. Tento freeware je běžně dostupný na internetu popř. bude na žádost žadatele dodán KÚ. V případě, že žádost bude obsahovat chyby nebo nedostatky bude mít v záhlaví text Pracovní verze žádosti NEODESÍLAT!, tak jak tomu je na obrázku. Pokud bude žádost korektně ukončena a bude bez chyb, nebude toto upozornění obsahovat a lze ji vytisknout a dodat na podatelnu KÚ. 19/21
Uložené žádostí V horizontálním navigačním panelu nalezne přihlášený uživatel v záložce MOJE ŽÁDOSTI seznam uložených žádostí. Kód se zobrazí uživateli až po ukončení výzvy. V tomto okamžiku se pro danou žádost vygeneruje v administrativním systému jedinečný kód žádosti. Tento kód bude používán v rámci smluvního vztahu s příjemcem, při vyúčtování apod. Kód se skládá z označení roku vyhlášení dotačního programu, zkratka dotačního programu, číslo dotačního programu a pořadové číslo žádosti (př. 11SMR01-0001, 11KPG02 0003, 11RRD01 0001). Název projektu uživatel vyplní na kartě 2 Údaje o projektu. Vytvořeno rok vytvoření žádosti Stav uživatel zde uvidí, v jakém stavu se nachází jeho žádost, je-li přijata, ohodnocena, smlouva podepsána, vyúčtována apod. Oblast - název dotační oblasti Program název dotačního programu - editace žádosti Stavy žádostí - delegování žádosti na jinou osobu. Uživatel může delegovat žádost na jinou osobu, podmínkou je, že osoba bude registrována v dotačním portálu DOTIS. Může žádost delegovat k editaci nebo pro čtení. - výmaz žádosti 20/21
Ostatní důležité informace v případě údržby aplikace budou mít uživatelé na úvodní straně informaci o plánované údržbě jestliže nemáte žádost uloženou a chcete dotační portál DOTIS opustit aplikace Vás upozorní na uložení rozpracované žádosti takto: nečinnost uživatele online je limitována 30 minutami, poté je uživatel automaticky odhlášen. TECHNICKÁ PODPORA tel: 495 817 173 21/21