Metodika uzavírání účetnictví roku 2011 a otevírání účetnictví roku 2012 v oblasti veřejných rozpočtů. Metodika

Metodika uzavírání účetnictví roku 2011 a otevírání účetnictví roku 2012 v oblasti veřejných rozpočtů GORDIC Metodika uzavírání účetnictví roku 2011 a otevírání účetnictví roku 2012 v oblasti veřejných rozpočtů Copyright GORDIC spol. s r. o., prosinec 2011 GORDIC 1

GORDIC Metodika uzavírání účetnictví roku 2011 a otevírání účetnictví roku 2012 v oblasti veřejných rozpočtů OBSAH 1. Úvod 3 2. Návrh harmonogramu pro uzavírání účetnictví 2011 a otevírání účetnictví 2012 7 2.1 Zpracování 12. období 7 2.2 Zpracování 13. období 8 2.3 Archivace 9 2.4 Základní zásady a podmínky pro zpracování závěrky účetnictví roku 2011 10 3. Zpracování roční uzávěrky - stručný postup 11 3.1 První etapa roční uzávěrky - ručně pořizovaná 11 3.1.1 Obecné zásady 11 3.1.2 Odpisy 11 3.1.3 Zvláštní účtování v případě plátců DPH 12 3.2 Druhá etapa roční uzávěrky (automatizovaná) 12 3.2.1 Závěrečné zápisy (generovaná data jsou identifikována jako druh dokladu (DRD = 04) 13 3.2.2 Uzavírání účetních knih (generovaná data jsou identifikována jako druh dokladu (DRD = 05) 15 3.3 Třetí etapa roční uzávěrky (automatizovaná) 23 3.3.1 Otevření nového ročního účetního období 23 3.3.2 Otevření účetních knih (generovaná data jsou druh dokladu 01 ) 24 3.3.3 Formální kontrola správnosti vygenerovaných zápisů 26 4. Expandery 27 4.1 Použití funkce EXPANDER k doplnění analytik některých syntetických účtů vygenerovaných ve všech krocích roční uzávěrky 27 4.2 Použití funkce EXPANDER ke změnám v účtové osnově od 1. 1. 2012. 27 5. Zpracování uzávěrkových funkcí v SORu (seskupení organizací) 28 6. Popis možnosti sloučit IČ a pseudo IČ jedné organizace 29 7. Přehled nejčastějších problémů a chyb při ročních uzávěrkách 30 8. Zpracování roční uzávěrky v menu ROZPOČET 32 2 GORDIC verze 3.0, 12. 12. 2011

Metodika uzavírání účetnictví roku 2011 a otevírání účetnictví roku 2012 v oblasti veřejných rozpočtů GORDIC 1. Úvod Tato metodika obsahuje kompletní popis jednotlivých kroků účetní uzávěrky v programu GORDIC UCR řady GORDIC WIN. Současně obsahuje i algoritmus uzavírání a otevírání účetních knih podle SU, AU. Algoritmy uzavírání popisované v této metodice jsou obecně platné i pro uzavírání v informačním systému GINIS. Kromě nich se používají i nestandardní a zakázkové algoritmy, zejména v případě individuálních požadavků zákazníků v řadě GORDIC WIN i v případě informačního systému GINIS. Všechny účty účtové osnovy mají minimálně přístupná slova SÚ, AÚ, UZ, ORJ a ORG. Z tohoto pravidla jsou následující hlavní výjimky: slova ODPA a POL a ZJ určená pro bankovní účty nesoucí rozpočtovou skladbu; slovo ZJ záznamová jednotka určená jen pro konsolidaci na úrovni sumářů za okres, kraj a specifický záznam pro OSS; slovo ZJ záznamová jednotka s předem nadefinovanými číselníky pro účet 343 a syntetické účty, které mohou být základem pro DPH; slova ODPA a POL v účtové třídě 5 a 6 a u účtu 416 (investiční fond), určená pro příspěvkové organizace, u kterých bude zřizovatelem vyžadováno členění podobné rozpočtové skladbě; slovo POL u účtových skupin 01, 02 a 03 pro sledování pohybů majetku, pokud to vyžaduje zřizovatel PO nebo si to účetní jednotka sama přeje využívat; slovo POL u podrozvahových účtů, které může být v budoucnu využito pro specifické rozčlenění podmíněných aktiv a pasiv z hlediska období. Celá účetní (rozpočtová) věta by měla být účetními jednotkami využívána z následujících pohledů: SÚ = syntetický účet - závazně definován Přílohou č. 7 vyhlášky 410/2009 Sb. - Přílohami č.1 a 2 pak závazně určeno použití podle jednotlivých typů účetních jednotek AÚ ODPA, POL = analytický účet - skutečné účetní analytické třídění syntetických účtů (zejména pro účely výkazů, možnosti tvorby okruhů apod., členění druhů majetku, pohledávek, závazků apod.) = rozpočtová skladba dle vyhl. 323/2002 Sb. - přísně závazné členění v oblasti rozpočtu (výkazy FIN + rozbory) - fakultativní členění v tř. 5 a 6 a u účtu 416 v příspěvkové oblasti POL = druh pohybu majetku v účtových skupinách 01, 02 a 03 - fakultativní členění v tř. 5 a 6 a u účtu 416 v příspěvkové oblasti GORDIC 3

GORDIC ZJ UZ ORJ ORG Metodika uzavírání účetnictví roku 2011 a otevírání účetnictví roku 2012 v oblasti veřejných rozpočtů = záznamová jednotka - u bankovních účtů za účelem sledování konsolidace - mimo bankovní účty záznamová jednotka pro zachycení DPH = účelový znak - sám název naznačuje, že by se v tomto slově mělo označovat účelové třídění (nezávislý číselník, jdoucí přes všechny ostatní hodnoty) - účel u rozpočtových bankovních účtů (přísně závazná struktura pro výkaz FIN a systém UZ vyhlašovaný MF ČR) - účel u nákladových a výnosových účtů a účtů pořízení (shodný s výdajovými účely) =organizační jednotka - vnitřní organizační struktura (radní/odbor, inventární úsek majetku apod.) =organizace/akce/symbol/. apod. - v rozpočtových účtech AKCE/příjemce prostředků dále například - ve tř. 5 a 6 zakázka - v účtové tř. 3 symbol párování pohledávek a závazků apod. UPOZORNĚNÍ Doporučujeme tuto příručku celou pečlivě pročíst. Postupy, které v ní popisujeme, jsou důležitými kroky, které v případě chyby nebo opomenutí v postupu uzavírání mohou mít vážné důsledky pro správnost výsledku uzávěrky účetnictví. Velmi důležitou pojistkou, která umožňuje vrátit se kdykoliv zpět a provést opravu, je důsledně provádět archivace dat, na které v jednotlivých částech této metodiky upozorňujeme. Je to obecný předpoklad k ochraně před ztrátou dat, který platí i pro zpracování v průběhu roku. V aktuální verzi programu je již automatické sledování jednotlivých kroků uzávěrek, které nedovolí opakované spuštění stejné fáze zpracování. Tím je zabráněno případnému poškození dat a následným nesprávným výsledkům zpracování. Pokud je třeba znovu opakovat uzávěrku, např. z důvodu dodatečného odhalení chyb v účetnictví nebo opomenutí zaúčtování nějaké operace související s uzavíraným rokem, pak jedinou cestou k opakování zpracování některého z kroků uzávěrky je obnovení dat archivovaných na FD, CD nebo pevném disku apod. Dále je programem kontrolována posloupnost kroků uzavírání. Ten nedovolí spustit uzavření účetních knih (druh dokladu = 05) bez předchozího uzavření výsledkových účtů (druh dokladu = 04) a spustit otevření účetních knih (druh dokladu = 01) bez předchozího spuštění uzavření účetních knih. Méně zkušeným uživatelům doporučujeme v případě nejistoty a problémů raději se obrátit na našeho zástupce. Hlavním kontrolním mechanismem kontroly tzv. bilanční kontinuity je srovnání obratů účtů 492 Konečný účet rozvažný vzniklý po uzavření účetních knih v minulém účetním období a účtu 491 Počáteční účet rozvažný vzniklý po otevření účetních knih 4 GORDIC verze 3.0, 12. 12. 2011

Metodika uzavírání účetnictví roku 2011 a otevírání účetnictví roku 2012 v oblasti veřejných rozpočtů GORDIC v novém účetním období. Tyto obraty musí být naprosto identické a zůstatek těchto účtů musí být roven nule. V průběhu zpracování je možné zjistit jejich obraty přímo přes PROHLÍŽENÍ STAV. Tato metodika i celá roční uzávěrka počítá se zpracováním ve 13. období. Toto období je doporučeno a určeno pouze k provádění závěrečných zápisů, zpracování výkazu FIN, sestavení účetní závěrky, uzavření účetních knih a ke spuštění otevření účetních knih. Do tohoto období je metodicky nepřípustné vkládat běžné účetní zápisy (druh dokladu = 00). Analytiky nákladových a výnosových účtů, určených metodikou firmy GORDIC spol. s r. o., pro závěrečné zápisy nesmí být používány pro běžné účetní zápisy (druh dokladu 00 ). Následkem porušení tohoto principu jsou chybně uzavřené účty a chyby v generovaných výkazech zisků a ztráty. Popis řídících souborů v distribuci Pro uzávěrku roku 2011 a převedení do roku 2012 jsou řídící soubory distribuovány v názvech, které mají v názvu souboru strukturu: XXX_YY_Z.KU2 XXX = UCR standardní řídící soubor pro modul WinUCR YY = PO oblast příspěvkových organizací (zřizovaných ÚSC,OSS) = US oblast rozpočtu (ÚSC) = OS oblast rozpočtu (OSS, Fondy) Z = P organizace nesleduje pohyb majetku ve slově POL nebo používá číselník pohybů ve slově POL a pokračuje = M organizace se rozhodla přejít v dalším roce na sledování pohybů ve slově POL (příspěvková organizace si musí následně rozdělit vygenerované hodnoty 0111 na 0111 pro svěřený majetek a 1111 pro vlastní majetek) Stejně jako dosud je v řídících souborech umístěn identifikační řetězec, který má za úkol informovat zákazníka o druhu spouštěného algoritmu a data jeho verze - aktualizace. Tyto řetězce se zobrazují v prvním řádku protokolu, který se zobrazuje po vygenerování příslušné dávky účetních zápisů. Z řetězce je možné jednoduše zkontrolovat, zda použitý algoritmus odpovídá typu účetní jednotky zákazníka. soubor UCR_US_P.KU2 obsahuje řetězec GORDIC-UZAVERKA UCETNICTVI 2011 - USC (pokracuji POL DM, nemaji POL DM) UCR_US_P verze * soubor UCR_US_M.KU2 obsahuje řetězec GORDIC-UZAVERKA UCETNICTVI 2011 - USC (zahajuji pouziti POL DM) UCR_US_M verze * soubor UCR_OS_P.KU2 obsahuje řetězec GORDIC-UZAVERKA UCETNICTVI 2011 - OSS (pokracuji POL DM, nemaji POL DM) UCR_OS_P verze * GORDIC 5

GORDIC Metodika uzavírání účetnictví roku 2011 a otevírání účetnictví roku 2012 v oblasti veřejných rozpočtů soubor UCR_OS_M.KU2 obsahuje řetězec GORDIC-UZAVERKA UCETNICTVI 2011 - OSS (zahajuji pouziti POL DM) UCR_OS_M verze * soubor UCR_PO_P.KU2 obsahuje řetězec GORDIC-UZAVERKA UCETNICTVI 2011 - PO USC/PO OSS (pokracuji POL DM, nemaji POL DM) UCR_PO_P verze * soubor UCR_PO_M.KU2 obsahuje řetězec GORDIC-UZAVERKA UCETNICTVI 2011 - PO USC/PO OSS (zahajuji pouziti POL DM) UCR_PO_M verze * * v případě nutnosti úprav algoritmu se datum verze mění a umožňuje kontrolu aktuálnosti spouštěného algoritmu (základní verze má datum 5. 12. 2011) UPOZORNĚNÍ Standardní distribuční soubory pro jednotlivé typy účetních jednotek (USC, PO, OSS) se odlišují pouze podle toho, zda je bude používat pro závěrku účetní jednotka, která: nepoužívá metodiku pro účtování o sledování pohybu dlouhodobého majetku nebo tuto metodiku již používá v roce 2011 soubory označené na konci názvu písmenem P hodlá od 1. 1. 2012 začít používat metodiku účtování o pohybech dlouhodobého majetku soubory označené na konci názvu písmenem M Vnitřní název (řetězec textu) se vypisuje při spuštění závěrkových operací v prvním řádku protokolu, který se zobrazí po spuštění. Z názvu si může zákazník odkontrolovat, zda používá správný řídící soubor, který je určen pro jeho typ účetní jednotky. Popis nestandardních zakázkových řídících souborů v distribuci (hlavní město Praha) Zakázkové formáty pro hlavní město Praha, pro závěrku roku 2011 a převedení do roku 2012 mají odlišné označení. Řídící soubory jsou distribuovány v souborech, které mají v názvu strukturu: X_YY_ZZZ.KU2 X = U řídící soubor pro účetnictví (modul WinUCR ) YY = PO oblast příspěvkových organizací (zřizovaných MČ a magistrátem) = MC oblast rozpočtu (MČ a vlastní magistrát) ZZZ = HMP hlavní město Praha Stejně jako u standardních řídících souborů je uvnitř algoritmu umístěn identifikační řetězec, který informuje zákazníka o druhu spouštěného algoritmu a datumu jeho verze - aktualizace. Tyto řetězce jsou umístěny v protokolu, který se zobrazuje po vygenerování příslušné dávky účetních zápisů a lze podle nich zkontrolovat, zda použitý algoritmus odpovídá požadavku zákazníka. 6 GORDIC verze 3.0, 12. 12. 2011

Metodika uzavírání účetnictví roku 2011 a otevírání účetnictví roku 2012 v oblasti veřejných rozpočtů GORDIC soubor U_MC_HMP.KU2 obsahuje řetězec GORDIC-UZAVERKA UCETNICTVI 2011 MC + magistrat PRAHA (pokracuji POL DM, nemaji POL DM) U_MC_ HMP verze * soubor U_PO_HMP.KU2 obsahuje řetězec GORDIC-UZAVERKA UCETNICTVI 2011 PO Praha (pokracuji POL DM, nemaji POL DM) U_PO_HMP verze * * v případě nutnosti úprav algoritmu se datum verze mění a umožňuje kontrolu aktuálnosti spouštěného algoritmu (základní verze má datum 5. 12. 2011) Pro ekonomický systém GINIS existují obsahově stejné řídící soubory a distribuce je řízena zvláštním způsobem. Údaje o použité verzi závěrkového algoritmu jsou vkládány do popisu dokladu vygenerovaného systémem takto: pro druh dokladu (DRD) =04 Závěrečné zápisy - verze závěrkového algoritmu: Roční účetní uzávěrka OSS a ÚSC roku 2011 (AU=4,UZ=8,ORG=13) (0000ALV04GX5) pro druh dokladu (DRD) =05 Uzavření účetních knih - verze závěrkového algoritmu: Roční účetní uzávěrka OSS a ÚSC roku 2011 (AU- =4,UZ=8,ORG=13) (0000ALV04GX5) pro druh dokladu (DRD) =01 Počáteční stavy - verze závěrkového algoritmu: Roční účetní uzávěrka OSS a ÚSC roku 2011 (AU=4,UZ=8,ORG=13) (0000ALV04GX5) 2. Návrh harmonogramu pro uzavírání účetnictví 2011 a otevírání účetnictví 2012 Harmonogram je pouze orientační a účetní jednotka si jej musí přizpůsobit svým potřebám, případně harmonogramu zřizovatele, krajského úřadu nebo magistrátu. 2.1 Zpracování 12. období pořizování běžných účetních zápisů a případných opravných účetních zápisů; vyhledání a opravy chyb v účetnictví roku 2011 zpracování předběžných verzí výkazů FIN, výstupů rozpočtových opatření (OSS) atp. tisk různých výstupů (hlavní kniha, deníky atp.) závěrečné účtování o DPH (po zjištění koeficientu apod.) výstupy do UCR - AUTOMATU (podle pokynů zřizovatele nebo krajského úřadu) *ARCHIV 1. sada (před uzavřením 12. období) * Neplatí pro IS GINIS GORDIC 7

GORDIC Metodika uzavírání účetnictví roku 2011 a otevírání účetnictví roku 2012 v oblasti veřejných rozpočtů zpracování tisků a výstupů finačních výkazů do CSÚIS FIN 2-12 M (ÚSC) FIN 2-04 U (OSS, Fondy) chronologický přehled o rozpočtových opatřeních (jen OSS) výkaz o nárocích z nespotřebovaných výdajů NAR 1-12U (jen OSS) zpracování tisků a výstupů účetní závěrky do CSÚIS v blocích rozvaha, výkaz zisku a ztráty, příloha účetní závěrky přehled o peněžních tocích, přehled o změnách vlastního kapitálu operativní záznamy OSS uzavření 12. období měsíční uzávěrkou (podle pokynu zřizovatele nebo krajského úřadu) 2.2 Zpracování 13. období spuštění EXPANDERu pro doplňky roku 2011 (platí pro všechny OSS, ÚSC a PO pouze v případě, že jsou vyhlášeny změny metodickou sekcí firmy GORDIC spol. s r. o.) *ARCHIV 2. sada (před zpracováním závěrečných zápisů) zpracování závěrečných zápisů a jejich kontrola před definitivním zaúčtováním do deníku (menu UZÁVĚRKA R Závěrečné zápisy) v případě zjištění chyby v účetnictví OBNOVENÍ ARCHIVU 1. sada (návrat do 12. období) - následuje oprava chyby postupovat podle výkladu v kapitole 3.2 týkající se závěrečných zápisů *ARCHIV 3. sada (před zpracováním uzavření účetních knih) zpracování uzavření účetních knih a jejich kontrola před definitivním zaúčtováním do deníku (menu uzávěrka r Uzavření účetních knih) otevření nového účetního období 2012 (může být již otevřeno z důvodu nutnosti účtovat období 01-02/2012) spuštění EXPANDERu pro doplňky roku 2012 (platí pro všechny OSS, ÚSC a PO pouze v případě, že jsou vyhlášeny změny MF nebo metodickou sekcí firmy GORDIC spol. s r. o.) *ARCHIV 4. sada před zpracováním otevření účetních knih (spouští se v roce 2012, pokud se již v novém roce účtovalo) zpracování otevření účetních knih a jejich kontrola před definitivním zaúčtováním do deníku roku 2012 (spouští se v menu uzávěrka r Otevření účetních knih v roce 2011 a data se generují do prvního aktuálního období roku 2012) spuštění uzávěrky 13. období 2011 (data zůstávají v měsíčních souborech, pouze od tohoto okamžiku nelze pořizovat žádná data do roku 2011) * Neplatí pro IS GINIS 8 GORDIC verze 3.0, 12. 12. 2011

Metodika uzavírání účetnictví roku 2011 a otevírání účetnictví roku 2012 v oblasti veřejných rozpočtů GORDIC DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ Připomínáme, že v každém kroku roční účetní uzávěrky platí, že vždy po: naúčtování oprav vygenerování předkontace roční účetní uzávěrky opravě existujícího účetního dokladu zrušení účetního dokladu je třeba opět spustit kontrolní chod, který zabezpečí přepočítání stavového souboru na aktuální stav. Jinak vzniká nebezpečí, že program v následujícím kroku uzávěrky pracuje s nesprávnými stavovými soubory, ze kterých pak vychází pro další výpočet. 2.3 Archivace Archivace je velmi nutným prostředkem, který zvyšuje bezpečnost dat v průběhu celého uzavírání účetnictví 2011 a otevírání účetnictví 2012. Umožňuje účetní jednotce v případě zjištění chyb vrátit zpracování o krok(y) zpět, provést opravu dat a opět pokračovat ve zpracování. Doporučujeme každou archivaci provádět nejlépe 2x (z důvodu možných problémů s čitelností média při obnovení) Pro každou požadovanou archivaci podle této metodiky je třeba použít novou sadu médií. V metodice jsou zmiňovány celkem 4 sady Důležité sady archivů: ARCHIV 1. sada před uzávěrkou 12. období 2011 ARCHIV 2. sada před závěrečnými zápisy ve 13. období 2011 ARCHIV 3. sada před uzavřením účetních knih ve 13. období 2011 ARCHIV 4. sada prováděný v roce 2012 před spuštěním otevření účetních knih (pokud se již účtovalo v roce 2012) Od verze WinUCR 10.03 je možné sady archivů vytvářet na disk s uživatelským nastavením volby archivace do adresářů podle datumu a času. Platí o archivaci na jakýkoliv lokální nebo síťový disk. Bližší informace o této funkci si můžete vyžádat od dealera. To neplatí pro IS GINIS, ten je zálohován jinými prostředky. V ekonomickém systému GINIS se v případě chyby zjištěné po vygenerování závěrečných účetních operací používá specifický postup pro vrácení systému před uzavírací zápisy. V případě potřeby kontaktujte svého distributora. V IS GINIS doporučujeme před spuštěním uzávěrkových algoritmů spustit přepočet stavů v modulu INU. GORDIC 9

GORDIC Metodika uzavírání účetnictví roku 2011 a otevírání účetnictví roku 2012 v oblasti veřejných rozpočtů 2.4 Základní zásady a podmínky pro zpracování závěrky účetnictví roku 2011 Při zpracování účetních závěrek algoritmem dodávaným firmou GORDIC spol. s r. o. se předpokládá dodržování některých základních pravidel a obecných principů, které musí být dodrženy pro dosažení správného výsledku vygenerovaných dat. 1. Změnou oproti dosavadní praxi je, že zpracování tisků a výstupů finančních výkazů a tisků a výstupů účetní závěrky do CSÚIS se doporučuje provádět zásadně na konci 12. období, dříve než se spustí závěrkové operace. Algoritmus zpracování všech výkazů s touto variantou počítá. 2. Pro automatizované závěrkové operace, které s použitím algoritmu generují závěrečné zápisy DRD=04 uzavírací zápisy DRD=05 zápisy otevření účetních knih DRD=01 je vyhrazeno zásadně tzv. 13. období zpracování. Výhodou této volby je, že se data vytvářená automatizovaným zpracování oddělují do speciálního měsíce a nejsou součástí deníku období 01 až 12. Proti dosavadní praxi, kterou používaly některé účetní jednotky, se NEDOPORUČUJE do období 13. účtovat účetní zápisy běžného účetního období roku. 3. Algoritmus předpokládá, že účetní jednotky zejména u účtů účtové třídy 5 a 6 dodržují závazné analytiky a nepoužívají analytiky výslovně určené pro uzavírání (0299 a 0999). Totéž platí i pro analytiky pro počáteční stavy (DRD=01). 4. Algoritmus, kromě uzavírání účtů fondů na analytiku (AÚ) pro počáteční stav, zachovává u všech účtů veškeré hodnoty všech slov v účetní větě. Výjimku tvoří soubor U_PO_HMP.KU2, který na požadavek odboru UCT při závěrce účtu 416 v příspěvkových organizacích vynuluje veškeré hodnoty všech slov ODPA až ORG 5. POZOR! Pokud účetnictví ÚSC (obec, DSO) obsahuje účet 223 - Zvláštní výdajový účet, pak před spuštěním závěrky účetní jednotka musí zajistit, že tento účet nevykazuje zůstatek (MD = DAL). Nedodržení této zásady způsobí nevyrovnanost rozvahy v počátečních stavech dalšího účetního období, protože zůstatek účtu 223 se převádí v počátečních stavech na účet 404 - Agregované příjmy a výdaje minulých let, který ÚSC nemají podle platné metodiky v rozvaze povolený. 6. Obvyklé postupy při zpracování lze převzít z dosavadní metodiky pro uzavírání a otevírání účetnictví z kapitoly 3. Zdůrazňujeme vždy zásadu, že před spouštěním jednotlivých etap závěrek je závazně stanoveno provést archivaci dat, která umožní kdykoliv se vrátit zpět před okamžik spuštění. 10 GORDIC verze 3.0, 12. 12. 2011

Metodika uzavírání účetnictví roku 2011 a otevírání účetnictví roku 2012 v oblasti veřejných rozpočtů GORDIC 7. Pro účty 111 a 131 stanovil ČÚS č. 707 bod 3.2, že k rozvahovému dni nevykazují tyto účty zůstatek (vykazují se s nulovým zůstatkem). Účetní jednotka si případně zajistí před spuštěním uzávěrky odúčtování zůstatků těchto účtů dle ČÚS č. 707 bod 5.1.16. 8. Rozpočtové bankovní účty (používající rozpočtovou skladbu) se s použitím závěrkového algoritmu vynulují ve všech hodnotách (kromě SÚ a AÚ). Výjimku tvoří soubor U_MC_HMP.KU2, který pro počáteční stavy nastavuje ve slově ORJ hodnotu 1000. 3. Zpracování roční uzávěrky - stručný postup Pro zpracování uzávěrek jsou v submenu k menu účetnictví - uzávěrka r obsaženy následující (tučně zvýrazněné) volby: Archiv Závěrečné zápisy Uzavření účetních knih Otevření účetních knih Rušení Obnovení Přeindexace Celý postup závěru roku a uzavírání účetnictví je zabezpečen ve třech etapách. 3.1 První etapa roční uzávěrky 3.1.1 Obecné zásady Tato etapa obsahově splývá s pořizováním běžných účetních zápisů a probíhá celá ručním napořizováním do 12. období běžného roku. Součástí 12. období jsou i opravné účetní zápisy. Při způsobu A účtování zásob se musí zúčtovat všechny spotřeby, týkající se účetního období a zúčtovat případné inventarizační rozdíly. Při způsobu B účtování zásob se provede zaúčtování výsledku inventury podle skladové evidence. Jak je právními normami stanoveno, provádí se na závěr roku v rozpočtové oblasti zúčtování záloh na drobná vydání i ostatních provozních záloh (vnitřním organizačním složkám). Provede se vypořádání půjček, přídělů a dotací a zaúčtování přídělů do FKSP. 3.1.2 Odpisy Dle ČÚS č. 708 musí účetní jednotky dle bodu 8.2. účtovat o oprávkách dopočtených podle bodu 7. na stanu MÁ DÁTI účtu 406 a na stranu DAL příslušného SÚ účtové skupiny 07 nebo 08. Dle ČÚS č. 708 musí účetní jednotky dle bodu 8.4. v případě oprávek dlouhodobého majetku podle bodu 8.2. účtovat v částce těchto oprávek násobené transferovým podílem na stranu MÁ DÁTI účtu 403 a na stranu DAL účtu 401. GORDIC 11

GORDIC Metodika uzavírání účetnictví roku 2011 a otevírání účetnictví roku 2012 v oblasti veřejných rozpočtů 3.1.3 Zvláštní účtování v případě plátců DPH Pro výpočet vypořádání nároku na odpočet podle 76 zákona 235/2004 Sb. po skončení kalendářního roku, v případě zrušení registrace v průběhu kalendářního roku nebo v případě ukončení podnikání, je nutno přepočítat nárok na odpočet za uplynulý rok podle skutečně dosaženého poměru ve smyslu 76, odstavec 7. K výpočtu koeficientu je možné použít speciální formát dodávaný firmou GORDIC spol. s r. o. Formát UCRGUROK - Roční přiznání k DPH se nachází v menu společně s ostatními výstupy pro DPH. Před uzávěrkou roku je třeba zúčtovat všechny krácené nároky na odpočet včetně haléřových zaokrouhlení. 343 49 D 5XX MD Následně je třeba odsouhlasit výsledný stav účtu 343 na částku uvedenou v daňovém přiznání za poslední zdaňovací období roku (12. měsíc, popř. 4. čtvrtletí). Rozdíl může vzniknout pouze v případě, že dosud nebylo účtováno o vratce odpočtu/odvodu daňové povinnosti za předcházející zdaňovací období (nedošlo k pohybu finančních prostředků). V průběhu automatizovaných závěrečných zápisů bude výsledný stav účtu 343 převeden na ZJ 664/ 665 podle zůstatku tohoto účtu. V následujícím roce je třeba účtovat o příjmu prostředků z nadměrného odpočtu: 241 MD 343 40 ZJ665 D o úhradu daňové povinnosti: 241 D 343 40 ZJ664 MD Pokud účetní jednotka vypořádá daň v rozpočtovém hospodaření, pak veškeré odvody daně nebo vratky daně z titulu nadměrného odpočtu se v průběhu roku zúčtují na položce 5362 (+/-). Pokud se bude vracet od finančního úřadu nadměrný odpočet za minulý rok, pak má být zúčtován na položku 2222 (viz. náplň zmíněných položek podle novely vyhlášky č. 323/2002 Sb. o rozpočtové skladbě). Věnujte, prosím, tomuto úseku zvýšenou pozornost. V případě nedodržení metodiky může dojít k chybě v uzavření účtu 343. 3.2 Druhá etapa roční uzávěrky (automatizovaná) Druhou - automatizovanou část řádné roční uzávěrky musí účetní jednotka spouštět ve 13. období roku. Volby pro spuštění se nachází v menu uzávěrka r submenu závěrečné zápisy a v submenu uzavření účetních knih. POZOR! Před spouštěním druhé etapy uzávěrky je důležité provést ARCHIVACI dat celého roku v menu UZÁVĚRKA R - ARCHIV (viz. kap. 2.3). Pak je možné uzavřít 12. období uzávěrkou. To umožní oddělit účetní zápisy běžných účetních období od zápisů generovaných programem při roční uzávěrce. 12 GORDIC verze 3.0, 12. 12. 2011

Metodika uzavírání účetnictví roku 2011 a otevírání účetnictví roku 2012 v oblasti veřejných rozpočtů GORDIC Archiv před uzavřením 12. období umožní kdykoliv se vrátit do 12. období a provést případné opravy chyb dodatečně zjištěných při uzávěrce účetnictví. Zálohování v IS GINIS je zabezpečno jinými prostředky. Druhá etapa, legislativou popisovaná jako uzavření účetních knih se v našich účetních programech člení do dvou kroků: závěrečné zápisy uzavření účetních knih 3.2.1 Závěrečné zápisy (generovaná data jsou identifikována jako druh dokladu (DRD = 04) Závěrečné zápisy se spouští ve 13.období v menu účetnictví Hlavní algoritmy uzavření účetních knih a otevírání účetních knih jsou v souladu s ČÚS 702 Otevírání a uzavírání účetních knih. Kromě hlavních algoritmů je v řídících souborech použita sada dalších algoritmů, které zabezpečují podporu pro zpracování hlavního algoritmu a vytváří podmínky pro vytvoření počátečních stavů dalšího účetního období. ÚSC územní samosprávné celky (obce, DSO, regionální rady soudržnosti) OSS organizační složky státu PO příspěvkové organizace FO státní fondy ÚSC, OSS, FO se po spuštění algoritmu vytváří přípravné zápisy nutné k dalšímu uzavření bankovních účtů s rozpočtovou skladbou: - platí pro syntetické účty 068,222,223,224,225,231,236 244 a pro účty 281, 451 s AÚ 02xx,04xx,06xx a 08xx pro každý existující SÚ a AÚ se vytvoří zápisy podle tohoto schématu: MD SSS 0XXX s ODPA 9999 POL 9999 DAL SSS 0XXX s ODPA 9998 POL 9998 ostatní slova v účetní větě se nulují (ZJ,UZ,ORJ,ORG) Vzhledem k tomu, že se jedná o zúčtování vždy stejné částky na MD i DAL, nedochází tak vlastně k pohybu zůstatku daného SU a AÚ GORDIC 13

GORDIC Metodika uzavírání účetnictví roku 2011 a otevírání účetnictví roku 2012 v oblasti veřejných rozpočtů Pro ÚSC, OSS, FO, PO se po spuštění algoritmu vytváří zápisy pro účty nákladů a výnosů, které přenáší zůstatky těchto účtů na účet 493 Výsledek hospodaření běžného účetního období - pro hospodářskou činnost na 493 0000 zápis DAL 5xx 0299 0000 0000 000 99999999 9999 9999999999999 MD 493 0000 0000 0000 000 00000000 0000 0000000000000 zápis MD 6xx 0299 0000 0000 000 99999999 9999 9999999999999 DAL 493 0000 0000 0000 000 00000000 0000 0000000000000 - pro hlavní činnost na 493 0300 zápis DAL 5xx 0999 0000 0000 000 99999999 9999 9999999999999 MD 493 0300 0000 0000 000 00000000 0000 0000000000000 zápis MD 6xx 0999 0000 0000 000 99999999 9999 9999999999999 DAL 493 0300 0000 0000 000 00000000 0000 0000000000000 Pro syntetický účet 343 se při závěrečných zápisech vypočítá součet všech analytických účtů podle metodiky a všech záznamových jednotek, z tohoto součtu se vypočte rozdíl DAL mínus MD a výsledek výpočtu se přeúčtuje: v případě, že je kladný, tak na DAL 343 40 se ZJ=664 (odvod) a na MD SU 343 AÚ 40 se ZJ=000 v případě, že je záporný, tak na MD SU 343 AÚ 40 se ZJ=665 (nadměrný odpočet) a na DAL 343 40 se ZJ=000 Všechny ostatní účetní operace v závěru rok, které ukládá zákon o účetnictví, vyhláška 410/2009 Sb. nebo účetní standardy musí účetní jednotka zabezpečit ještě před spuštěním závěrečných zápisů. POZOR! Účetní jednotky v oblasti ÚSC musí dodržet metodicky správné účtování o bankovních účtech 223 Zvláštní výdajový účet. Nejpozději na konci účetního období musí účet 223 vykazovat nulový zůstatek. Při nedodržení této podmínky se projeví v závěrce tak, že dojde k přenesení případného zůstatku 223 na účet 499 Zúčtování na základě zvláštních předpisů (určený pouze pro OSS). V počátečních stavech pak se tento účet přenáší na účet 404 Agregované příjmy a výdaje minulých let, což je účet, který ÚSC nemůže využívat. Není povolen v jeho ROZVAZE. Došlo by tím k vytvoření nerovnosti aktiv a pasiv. Před spuštěním závěrečných zápisů je uživatel povinen provést: zpracování všech důležitých výstupů (hlavních knih, deníků atp.) zpracování tisků a výstupů finačních výkazů do CSÚIS zpracování tisků a výstupů účetní závěrky do CSÚIS v blocích Archiv (1. sada) v menu uzávěrka m archiv (pro případné obnovení v případě zjištění chyb v účetnictví po zpracování závěrečných zápisů) Uzávěrku 12. období Po uzavření 13. období spustit kontrolní chod s nastavením období 13 v menu organizace Archiv (2. sada) v menu uzávěrka r archiv (pro případné obnovení po chybně zpracovaných závěrečných zápisech) 14 GORDIC verze 3.0, 12. 12. 2011

Metodika uzavírání účetnictví roku 2011 a otevírání účetnictví roku 2012 v oblasti veřejných rozpočtů GORDIC Postup při spuštění závěrečných zápisů: Zvolíme menu uzávěrka r a submenu závěrečné zápisy. Po potvrzení klávesou enter se systém dotáže na spuštění závěrečných zápisů. Po kladné odpovědi zpracuje program předkontační doklad o závěrečných zápisech a ten zobrazí na monitoru. Účetní doklady jsou očíslovány od 980001 vzestupně. Uživatel musí tento doklad přezkoumat z hlediska správnosti obsahu, vytisknout a po stisku klávesy esc rozhoduje odpovědí A nebo N na dotaz: odpoví A, pokud chce vytvořené zápisy skutečně přenést do měsíčního souboru (skutečně provést závěrečné zápisy) odpoví N, pokud chce zobrazenou předkontaci anulovat (zrušit). Záporná odpověď umožňuje uživateli provést závěrečné zápisy jen na zkoušku a kdykoliv spuštění zopakovat Po odpovědi A (po skutečném provedení zápisů) je třeba spustit kontrolní chod v menu uzávěrka m. Kontrolní chod se může zastavit z důvodu, že některé analytiky účtů vygenerované programem nejsou obsaženy v účtovém rozvrhu. Uživatel buď neprovedl expanzi účtového rozvrhu popisovanou v bodě 4.1. nebo skutečně vznikly nové kombinace účtů, které musí doplnit do účtového rozvrhu. Postup při zjištění chyby po závěrečných zápisech: Pokud uživatel zjistil chybu až po zpracování závěrečných zápisů (druh dokladu 4 ), pak musí postupovat takto: obnovit všechny soubory z ARCHIVU (1. sada) provedeného těsně před spuštěním uzávěrky 12. období (obnovení v menu uzávěrka r obnovení) opravit chybu v účetnictví, spustit kontrolních chod v menu uzávěrka m, zopakovat všechny tisky výstupů, které mohly být chybou ovlivněny provést novou archivaci v menu uzávěrka m archiv (1. sada) spustit uzávěrku 12. období v menu organizace potvrdit 13. období zpracování a spustit v menu uzávěrka r nové zpracování Závěrečných zápisů INFORMACE Závěrky účetnictví v IS GINIS EKO má svůj specifický postup a je popsán v metodice, kterou disponují a mohou poskytnout servisní pracovníci. Standardní algoritmus pro zpracování závěrečných zápisů popsaný v této kapitole je i pro IS GINIS závazný. 3.2.2 Uzavírání účetních knih (generovaná data jsou identifikována jako druh dokladu (DRD = 05) Hlavní algoritmy uzavření účetních knih a otevírání účetních knih jsou v souladu s ČÚS 702 Otevírání a uzavírání účetních knih. Kromě hlavních algoritmů je v řídících souborech použita sada dalších algoritmů, které zabezpečují podporu pro zpracování hlavního algoritmu a vytváří podmínky pro vytvoření počátečních stavů dalšího účetního období. GORDIC 15