MASARYKOVA UNIVERZITA Ekonomicko-správní fakulta. Studijní obor: Management ŘÍZENÍ POHLEDÁVEK. Bakalářská práce. Vedoucí bakalářské práce:

MASARYKOVA UNIVERZITA Ekonomicko-správní fakulta Studijní obor: Management ŘÍZENÍ POHLEDÁVEK Bakalářská práce Vedoucí bakalářské práce: Ing. Ladislav Šiška Autor: Olga Edlerová Brno, květen 2006

Jméno a příjmení autora: Název bakalářské práce: Název v angličtině: Katedra: Vedoucí bakalářské práce: Olga Edlerová Řízení pohledávek Management of receivables Podnikové hospodářství Ing. Ladislav Šiška Rok obhajoby: 2006 Anotace v češtině Obsahem mé bakalářské práce je problematika řízení pohledávek. V teoretické části se nejprve zabývám účelem a přístupy k tomuto řízení. Blíže popisuji možnosti předcházení vzniku rizikových pohledávek, monitorování pohledávek a jejich vymáhání. Praktická část je zaměřena na řízení pohledávek z obchodního styku v konkrétním podniku, zejména na zhodnocení doplňkové činnosti nákupu pohledávek z pohledu ziskovosti. Jsou popsány uplatněné postupy a na základě zjištěných informací a poznatků vysloveno doporučení týkající se této doplňkové činnosti. Anotace v angličtině The subject of my bachelor thesis concerns management of receivables. Initially, in the theoretic part, I am dealing with the purpose of this management and attitudes towards it. I am defining options for prevention of non-recoverable debt rise, monitoring of receivables and their recovery. The practical part is focused on management of receivables arising through commercial relations in a particular company, especially on an assessment of activity regarding the complementary purchase of debts with a view of profitability. I am also describing the applied procedures and, on the basis of the obtained data and findings, declaring a recommendation concerning this complementary activity. Klíčová slova v češtině: pohledávky, postoupení pohledávky, riziko, dlužník, věřitel, rentabilita Klíčová slova v angličtině: receivables, assignment of claims, risk, debtor, creditor, profitability 4

Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci Řízení pohledávek vypracovala samostatně pod vedením Ing. Ladislava Šišky a uvedla v seznamu literatury všechny použité literární a odborné zdroje. V Brně dne 24. května 2006 vlastnoruční podpis autora 5

Na tomto místě bych ráda poděkovala Ing. Ladislavu Šiškovi za cenné připomínky a odborné rady, kterými přispěl k vypracování této bakalářské práce. 6

ÚVOD PRÁCE... 9 1 CHARAKTERISTIKA POHLEDÁVEK... 10 1.1 Vymezení pohledávky... 10 1.2 Druhy vzniku pohledávek... 11 1.3 Ocenění pohledávky... 11 1.4 Zánik pohledávky... 12 1.4.1 Úhrada pohledávky... 12 1.4.2 Započtení pohledávky (kompenzace)... 12 1.4.3 Postoupení pohledávky (cese)... 13 1.4.4 Prekluze... 14 1.4.5 Promlčení... 14 1.4.6 Další způsoby zániku... 15 2 ŘÍZENÍ POHLEDÁVEK... 16 2.1 Politika prevence pohledávek... 19 2.1.1 Obchodní úvěr... 19 2.1.1.1 Prověření zákazníka... 19 2.1.1.2 Úvěrový limit... 20 2.1.1.3 Smlouva a platební podmínky... 20 2.1.2 Zajišťovací prostředky... 21 2.1.2.1 Směnka... 21 2.1.2.2 Dokumentární akreditiv... 22 2.1.2.3 Pojištění pohledávek... 23 2.1.2.4 Výhrada vlastnického práva... 23 2.1.2.5 Zástavní právo... 23 2.1.2.6 Ručení... 24 2.1.2.7 Bankovní záruka... 25 2.1.2.8 Smluvní pokuta... 25 2.1.2.9 Faktoring... 25 2.1.2.10 Forfaiting... 27 2.2 Monitorování pohledávek... 27 2.3 Vymáhání pohledávek... 28 2.3.1 Způsoby vymáhání pohledávek... 29 7

2.3.1.1 Mimosoudní vymáhání... 29 2.3.1.2 Soudní vymáhání... 30 2.3.1.3 Exekuční řízení... 30 2.3.1.4 Konkurz... 31 3 POHLEDÁVKY V OBCHODNÍ SPOLEČNOSTI... 33 3.1 Profil společnosti... 33 3.2 Druhy vzniku pohledávek... 33 3.2.1 Pohledávky za dodané zboží... 34 3.2.2 Pohledávky z úroků z prodlení... 34 3.2.3 Poskytnuté zálohy... 34 3.2.4 Pohledávky z postoupení... 34 3.2.4.1 Pohledávky z postoupení nabyté v určité percentuální výši... 35 3.2.4.2 Pohledávky z postoupení nabyté v nominální hodnotě... 35 3.3 Řízení pohledávek... 36 3.3.1 Prevence pohledávek... 36 3.3.2 Monitorování pohledávek... 36 3.3.3 Vymáhání pohledávek... 37 4 ZHODNOCENÍ ČINNOSTI NÁKUPU POHLEDÁVEK... 39 4.1 Porovnání činností firmy... 46 4.2 Porovnání s ostatními společnostmi... 48 ZÁVĚR PRÁCE... 50 Seznam obrázků... 52 Seznam tabulek... 52 Seznam grafů... 52 Seznam použitých zdrojů... 53 Seznam příloh... 55 8

ÚVOD PRÁCE Pro každý podnikatelský subjekt je životně důležité úspěšně prodávat své výrobky, zboží a služby na trhu, ale stejně tak je důležité, aby za to, co bylo poskytnuto, bylo i zaplaceno. Především počátkem 90. let se firmy soustředily na zvýšení prodeje svých výkonů bez bližších informací o zákazníkovi a zajištění pohledávky, což se odrazilo v problémech získávání úhrad od dlužníků, ať již z důvodu jejich platební neschopnosti či vůbec neochoty platit. Zejména u malých společností, které nebyly schopny získat finanční prostředky z jiných zdrojů, tato situace vedla k řetězovitému neplnění jejich závazků a případně i k jejich úpadku. Aktuálnost problému dokládá studie společnosti Intrum Justitia 1, podle níž české podniky patří platební morálkou na předposlední místo ze 17 sledovaných evropských zemí. Česká republika má v porovnání s ostatními státy trojnásobně vyšší počet případů, kdy se věřitel vůbec nedočká zaplacení. Zčásti je tento problém přisuzován legislativě, kde chybí výrazná zodpovědnost dlužníka hradit závazky a v případě zpoždění platit sankci, ale i samotným věřitelům, kteří realizují prodej na úvěr bez potřebné analýzy solventnosti zákazníka a kteří nereagují odpovídajícím způsobem na pozdní platby. Z důvodů výše zmíněných bych se v této práci chtěla zaměřit na řízení pohledávek, jehož obsahová náplň je podle mne tvořena třemi nezbytnými činnostmi: prevencí, monitorováním a vymáháním. O analýzu těchto činností se pokusím v teoretické rovině, ale také z pohledu podniku, který současně s hlavním předmětem podnikání provádí doplňkovou činnost nákup pohledávek. Cílem mé práce je zhodnocení řízení postoupených pohledávek v konkrétním podniku z pohledu výnosnosti. Stanovím si přitom hypotézu, že výnosnost činnosti nákupu pohledávek bude nižší než hlavního předmětu činnosti, a nebude tak reflektovat riziko spojené s nezaplacením postoupených pohledávek. V práci použiji zejména analýzu rentability a provedu porovnání činnosti nákupu pohledávek s hlavní činností a veřejně dostupnými informacemi z nabídek faktoringových společností. V závěrečné syntéze získaných poznatků doporučím, zda z ekonomického hlediska by měl podnik zachovat stávající proces řízení postoupených pohledávek, eventuálně jak jej vylepšit, nebo by se měl této podnikatelské aktivity úplně vzdát. 1 Zpráva ze dne 15.12.2005 na WWW: <http://financninoviny.cz> (Ekonomický server ČTK) 9

CHARAKTERISTIKA POHLEDÁVEK 1.1 Vymezení pohledávky Pohledávky představují práva, resp. nároky podniků vůči jiným subjektům na příjem peněžních prostředků (popř. věcná plnění od těchto subjektů) ve stanovené době a ve známé výši. Mají úvěrový charakter. Pohledávky jsou součástí oběžného majetku, tj. aktiv podniku. Oběžný majetek se zpravidla vymezuje jako majetek s dobou použití do jednoho roku rozumí se jí doba od použití peněz na opatření nepeněžních složek oběžného majetku do doby jejich zpětného návratu do peněžní formy po ukončení koloběhu prostředků přijetím tržby 2. Vložené prostředky jsou tedy transformovány do podoby výstupu a následně i příjmu. Obrázek č. 1: Koloběh oběžného majetku peněžní prostředky suroviny pohledávky výrobky Zdroj: Vlastní grafická úprava definice oběžného majetku Do oběžného majetku se zahrnuje i majetek s dobou oběhu delší než rok. Může jít o výrobu s delším výrobním cyklem, dlouhodobé pohledávky, případně tento majetek může vznikat v důsledku špatného hospodaření podniků (neprodejné zásoby). Pro pořízení oběžného majetku se využívají kapitálové zdroje, které je možné označit jako pracovní kapitál. 3 2 Definice dle VALACH, J. a kol. Finanční řízení podniku. Praha: Ekopres, 1999. s. 118. 3 Někdy je pojem pracovní kapitál používán pro vyjádření čistého pracovního kapitálu, který je možno definovat jako rozdíl mezi oběžným majetkem a krátkodobými dluhy. Takto vymezený pracovní kapitál udává hodnotu oběžného majetku, který je financován z dlouhodobých zdrojů a který lze využít k zajištění hladkého průběhu hospodaření společnosti. 10

1.2 Druhy vzniku pohledávek Základním druhem vzniku pohledávek jsou pohledávky z obchodního styku. Jedná se především o pohledávky vyplývající z předmětu činnosti, tedy z prodeje výrobků, zboží nebo služeb na fakturu. Podniku vzniká daňově zdanitelný příjem už v okamžiku vystavení faktury (= pohledávky výnosové). Mezi tento druh pohledávek patří i pohledávky vůči dodavatelům při placení předem či poskytování záloh na dodávky zboží (= pohledávky rozvahové). Pohledávky z ostatních důvodů vznikají jako nároky z poskytnutých půjček, odpočtů daní či ze soudních rozhodnutí, ale také např. jako nároky vůči společníkům na splacení kapitálu či na úhradu ztrát. Z jiného pohledu můžeme rozdělit pohledávky na: - vlastní, o nichž bylo při jejich vzniku účtováno v našem podniku, - cizí (nakoupené), které vznikly nakoupením od jiného podniku. 1.3 Ocenění pohledávky Podnik ve své účetní evidenci musí mít oceněny pohledávky dle 25 odst. 1 písm. g) zákona o účetnictví, a to: - pohledávky při vzniku jmenovitou hodnotou, - při nabytí za úplatu nebo vkladem pořizovací cenou pohledávky 4. Pohledávky vyjádřené v cizí měně se přepočítávají k okamžiku jejich ocenění na české koruny kurzem devizového trhu vyhlášeným Českou národní bankou. 5 Reálnou hodnotou se oceňují pohledávky v případech, kdy toto ocenění ukládá zvláštní právní předpis (např. pro pohledávky, které byly odkoupeny a určeny k obchodování). Jako reálnou hodnotu lze použít: - tržní hodnotu, - ocenění kvalifikovaným odhadem nebo posudkem znalce, - ocenění dle zvláštních právních předpisů. Změny reálné hodnoty těchto pohledávek se účtují jako finanční náklad nebo finanční výnos. Ke dni roční účetní závěrky je nutné promítnout do ocenění pohledávek případné riziko jejich nesplacení formou zúčtování opravných položek. Jejich tvorbu upravuje zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů. 4 Zákon o účetnictví definuje pořizovací cenu jako cenu, za kterou byl majetek pořízen a náklady s jeho pořízením související. Prováděcí vyhláška č. 500/2002 Sb. v 50 upřesňuje, že součástí pořizovací ceny pohledávek jsou přímé náklady s pořízením související, například náklady na znalecké ocenění nakupovaných pohledávek, odměny právníkům a provize. 5 Zákon o účetnictví 24 odst. 6. 11

1.4 Zánik pohledávky Jde o ukončení závazkového právního vztahu, jež nastává na základě právního úkonu a je zároveň spojen s povinností vyřadit z účetní evidence příslušnou pohledávku. K zániku pohledávky nejčastěji dochází z těchto důvodů: 1.4.1 Úhrada pohledávky Nejčastější způsob zániku pohledávky je jeho splnění peněžní formou, tj. úhrada plná příp. částečná. Samotná transakce se uskutečňuje hotovostním nebo bezhotovostním převodem. V současné době je placení v hotovosti upraveno zákonem o omezení plateb v hotovosti 6 a vztahuje se na vzájemné platby mezi fyzickými i právnickými osobami s místem trvalého pobytu nebo se sídlem na území České republiky, jakož i na platby prováděné těmito osobami do zahraničí. Platba témuž příjemci platby v průběhu jednoho kalendářního dne, která by převyšovala částku 15 000 EUR - pro přepočet české měny se použije kurs devizového trhu vyhlášený Českou národní bankou, který je platný ke dni provedení platby - musí být provedena bezhotovostně. Pokuta až do výše 5 mil. Kč (nejméně však 10 000 Kč) může být udělena nejen poskytovateli hotovostní platby, ale i jejímu příjemci, pokud příjemce musel vědět, že jejím uskutečněním došlo k porušení tohoto zákona. 1.4.2 Započtení pohledávky (kompenzace) V případě, že věřitel s dlužníkem mají vzájemné pohledávky stejného druhu, zaniknou tyto započtením, a to do té výše, do které se vzájemně kryjí. Jestliže některý z účastníků učiní vůči druhému projev směřující k započtení, zánik pohledávek nastane již okamžikem, kdy se setkaly, nikoliv až ke dni, kdy byl učiněn kompenzační projev. Tento způsob zániku pohledávky zná jak právo občanské, tak obchodní. 7 Prvním z předpokladů započtení je existence vzájemných pohledávek mezi týmiž účastníky, kteří si jsou vzájemně věřitelem a dlužníkem. Dále musí jít o pohledávky stejného druhu (co do předmětu, např. peněžité). Důvod vzniku a povaha pohledávky může být rozdílná (např. lze započíst pohledávku z půjčky na pohledávku z náhrady škody). Neméně důležité je to, že pohledávky musí být k započtení způsobilé, tj. jejich započtení není vyloučeno ani zákonem, ani dohodou mezi věřitelem a dlužníkem. 8 6 Zákonem č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, s účinností od 1. července 2004. Bylo-li splnění závazku platbou v hotovosti sjednáno ještě před 1. červencem 2004, bylo možné provést platbu v hotovosti převyšující stanovený limit nejdéle do 30. června 2005. 7 Základem právní úpravy započtení, jakož i jeho pojmového vymezení, je ustanovení 580 a násl. občanského zákoníku. Obchodní zákoník obsahuje pouze některá ustanovení o započtení pohledávek, a proto se ve zbytku použije úprava občanskoprávní. 8 Účastníci se mohou dohodnout, že určité pohledávky započíst nelze, i když by jinak jejich započtení nic nebránilo. 12

V praxi se setkáváme s jednostrannými a dvoustrannými zápočty. Souhlas druhého účastníka v případě jednostranného započtení se nevyžaduje. K započtení pohledávek dojde na základě projevu vůle jedné strany, tj. oznámením adresovaným a doručeným druhé smluvní straně. V případech, kdy dochází k započtení na základě dohody účastníků, lze započítat jakékoli vzájemné pohledávky (nestanoví-li zákon jinak), tzn. i pohledávky, které nejsou způsobilé k započtení či nejsou stejného druhu. Příloha č. 1: Vzor oznámení o provedení vzájemného zápočtu pohledávek a závazků 1.4.3 Postoupení pohledávky (cese) Pohledávka se postupuje smlouvou o postoupení pohledávky, která musí mít písemnou formu. Postoupení pohledávky je upraveno 524 a násl. občanského zákoníku. Postoupení pohledávky věřitelem jinému subjektu znamená, že tento jiný subjekt se stává věřitelem, namísto toho kdo pohledávku postoupil, vůči témuž dlužníkovi. Původní věřitel se označuje za postupitele (cedenta), nový pak za postupníka (cesionáře). Věřitel může svou pohledávku postoupit jinému subjektu i bez souhlasu dlužníka. Poté, co je pohledávka postoupena, musí postupitel tuto skutečnost bez zbytečného odkladu oznámit dlužníkovi. Oznámení dlužníkovi může provést i postupník tím, že se dlužníkovi prokáže smlouvou o postoupení pohledávky. S postoupenou pohledávkou přechází i její příslušenství (např. úroky z prodlení) a všechna práva s ní spojená. Za dobytnost postoupené pohledávky postupitel ručí do výše přijaté úplaty jen tehdy, pokud se k tomu postupníkovi písemně zavázal. Pro vztah mezi postupitelem a postupníkem je určující, zda došlo k postoupení za úplatu nebo bez úplaty. Při bezplatném postoupení postupitel neodpovídá za existenci pohledávek. Úplatné postoupení pohledávky (prodej) se uskutečňuje za cenu v určité percentuální výši ze jmenovité hodnoty pohledávky. Původnímu věřiteli je tak hrazena částka za postoupenou pohledávku zohledňující hodnotu plnění, dobu splatnosti pohledávky a riziko spojené s úhradou pohledávky. Na druhé straně rychlé vyřešení pohledávky znamená pro postupitele i úsporu nákladů na vymáhání (inkasní agentury, právní kanceláře, případně vlastní zaměstnance) a finančních nákladů, které by podniku mohly vzniknout např. v souvislosti s půjčením peněžních prostředků od jiného subjektu. Prodej pohledávky je tak východiskem pro společnost, která potřebuje okamžitě hotovost. Proto jsou postupovány i pohledávky před splatností. Postoupit pohledávku lze i za účelem splnění dluhu. Na základě písemné smlouvy může být totiž uzavřena dohoda, podle které uhradí dlužník svůj závazek postoupením pohledávky, kterou má ve svém majetku. Vzájemně protisměrné závazky, resp. pohledávky, si oba subjekty započtou a dorovnají již jen zbytek, přesah jedné pohledávky nad druhou. Příloha č. 2: Vzor oznámení o postoupení pohledávky Příloha č. 3: Vzor smlouvy o postoupení pohledávky 13

1.4.4 Prekluze Pojem prekluze vyjadřuje zánik pohledávky v důsledku neuplatnění práva, které bylo třeba uplatnit v určité době a tato doba marně uplynula. Pokud by dlužník prekludovaný dluh uhradil, byla by tato skutečnost posuzována jako plnění bez právního důvodu a jednalo by se ze strany věřitele o bezdůvodné obohacení. Dlužník by se mohl domáhat vrácení plnění. Prekludované právo nelze uplatnit u soudu. K zániku práva prekluzí dochází jen výjimečně a jsou to například tyto případy: 9 - zánik práva a povinnosti z cenové doložky 10, jestliže oprávněná strana svá práva neuplatní u druhé strany bez zbytečného odkladu po dodání zboží ( 475 obch. zák.), - jestliže je cena ve smlouvě o dílo určena na základě rozpočtu, který podle smlouvy nezaručuje úplnost nebo se považuje za nezávazný, zaniká zhotoviteli nárok na určení zvýšení ceny, jestliže nutnost překročení rozpočtované částky a výši požadovaného zvýšení ceny neoznámil bez zbytečného odkladu poté, kdy se ukázalo, že je nevyhnutelné překročení ceny, jež byla určena na základě rozpočtu ( 547 odst. 6 obch. zák.), - jestliže je uzavřena smlouva o nájmu dopravního prostředku v obchodních vztazích, právo pronajímatele na náhradu škody na dopravním prostředku zanikne, jestliže pronajímatel nepožaduje tuto náhradu na nájemci do šesti měsíců po vrácení dopravního prostředku ( 632 odst. 4 obch. zák.). 1.4.5 Promlčení Někdy je prekluze práva zaměňována s promlčením 11, ovšem v tomto případě právo nezaniká, ale dochází k jeho oslabení. V případě, že promlčecí doba skutečně uplynula a povinný vznese námitku promlčení, je toto právo nevymahatelné, soud je nemůže přiznat. Jestliže dlužník promlčenou pohledávku zaplatí, má se za to, že platil existující dluh a nemůže se domáhat vrácení zaplacené částky. Právo na zaplacení ceny, odměny, provize a náhrady nákladů vynaložených podle smlouvy podléhá obecné promlčecí době, která je v obchodních závazkových vztazích čtyřletá. Pro vztahy, které jsou upraveny dle občanského zákoníku, platí tříletá obecná promlčecí doba. Smluvní strany nemohou uzavřít dohodu o kratší nebo delší promlčecí lhůtě, než je lhůta stanovená zákonem. Promlčecí doba začíná běžet ode dne, kdy právo mohlo být uplatněno u soudu. U práva na plnění závazku je to ode dne, kdy měl být závazek splněn nebo mělo být započato s jeho plněním, tedy od doby splatnosti. Změna v osobě dlužníka nemá vliv na běh promlčecí doby. V praxi je běžné, že podniky v rámci inventarizačních prací při zjišťování skutečného stavu majetku posílají dlužníkům k odsouhlasení evidenci zůstatků pohledávek, což rozhodně nemá stejný účinek jako písemné prohlášení o uznání závazku podepsané 9 MACEK, J., TOMSA, M. Jak vymáhat pohledávky v obchodních vztazích? Ostrava: Montanex, 1994. 10 Cenovou doložkou se rozumí ujednání ve smlouvě o podmínkách pro dodatečnou úpravu ceny. 11 Promlčení je pro obchodní vztahy upraveno v obchodním zákoníku v 387 408. 14

osobou, která je oprávněna za společnost jednat. Jestliže tedy společnost (dlužník) uznala svůj závazek, běží nová čtyřletá promlčecí lhůta od tohoto uznání. Uznat závazek s tímto účinkem je možné i opakovaně, ale konečná promlčecí doba skončí vždy nejpozději po uplynutí 10 let, kdy začala běžet poprvé. Mezi další způsoby uznání závazku ze strany dlužníka patří placení úroku z dlužné částky a částečné plnění závazku. 1.4.6 Další způsoby zániku K zániku závazků může dojít na základě dalších právních skutečností: - odstoupením od smlouvy: z principu smluvní volnosti plyne, že smluvní strany se mohou kdykoliv dohodnout, že se smlouva ruší, - prominutím dluhu a vzdání se práva, - dohoda o novaci: dochází k nahrazení dosavadního závazku závazkem novým, původní závazek zaniká, - dohoda o narovnání: účastníci jejím uzavřením upravují práva, která jsou mezi nimi sporná či pochybná, - zánikem závazku v důsledku zániku osoby dlužníka nebo věřitele: např. jde-li o právo omezené na jednu osobu, jinak přechází na právního nástupce, - zánikem závazku z rozhodnutí státního orgánu, - splynutí: závazek zaniká jestliže věřitel a dlužník splynou v jeden subjekt. Jakékoli ujednání o zrušení závazku musí mít písemnou formu. Za neplatnou by se považovala dohoda, v níž by se někdo do budoucnosti vzdával práva, které by teprve mohlo vzniknout, např. práva na náhradu škody. 15

2 ŘÍZENÍ POHLEDÁVEK Řízení pohledávek definuje Josef Valach v knize Finanční řízení podniku 12 jako činnosti podniků směřující k optimálnímu usměrňování jejich pohledávek. Jeho předmětem jsou objem pohledávek a jejich vývoj, struktura pohledávek podle různých kritérií, rentabilita (jejich výnosnost přisuzovaná jako přínos k čistému zisku), rovnoměrnost či nerovnoměrnost pohledávek, doba jejich splácení (inkasní lhůta pohledávek, likvidnost pohledávek (běžné, s prošlou lhůtou splatnosti, sporné, pochybné, nedobytné), subjekt pohledávek (výběr odběratelů, resp. dlužníků), rizika spojená s pohledávkami (pokles odbytu, resp. poptávky, platební neschopnost či nevůle odběratelů, spekulace, resp. podvody) a činnosti směřující k vymáhání pohledávek. Řízení pohledávek je řízením finančním. Pohledávky váží kapitál podniků a mají další finanční důsledky: pokud má podnik své peněžní prostředky zadrženy v pohledávkách, nemá možnost je aktivně využít a tím přichází o výnos z případné alternativní investice. Úkolem finančního řízení je na jedné straně zabezpečovat trvalou platební schopnost podniku tak, aby podnik byl vždy schopný dostát svým splatným závazkům a na straně druhé zajistit takovou úroveň rentability, která umožňuje vytvářet dostatečné finanční zdroje pro budoucí rozvoj podniku 13. Pohledávky ovlivňují majetkovou a finanční strukturu podniku, likviditu a tím současně finanční hospodaření firmy. Dopady existence pohledávek uvádí následující tabulka: Tabulka č. 1: Dopady existence pohledávek DOPADY EXISTENCE POHLEDÁVEK Pozitivní dopady Negativní dopady 1. vyšší prodeje podnikových výkonů 1. možné ohrožení likvidity podniku 2. získání nových zákazníků či trhů 2. nárůst finančních nákladů 3. udržení svých zákazníků a jejich rozvoj 3. riziko ztrát z nedobytných pohledávek Zdroj: Upraveno dle Kislingerová, E. a kol.: Manažerské finance. Praha: C.H Beck, 2004 Smyslem řízení pohledávek není situace, kdy společnost nemá žádné pohledávky, ale stav, kdy náklady související s procesem řízení pohledávek jsou co nejnižší. Jejich celková výše je ovlivňována více položkami nákladů, což by pro samotný výpočet bylo zbytečně náročné, proto doporučuje I. Vozňáková ve své knize Efektivní řízení pohledávek uplatnění Paretova principu (20 na 80), tj. zásady garantující, že 80 % výsledků plyne z 20 % příčin, aplikováno na pohledávky 20 % druhů nákladů s velkou pravděpodobností zachytí asi 80 % objemu všech nákladů vztahujících se k řízení pohledávek. Sledování těchto nákladů umožní podniku nejenom analyzovat jednotlivé podskupiny nákladů, ale i jejich vývoj v čase. 12 VALACH, J. a kol. Finanční řízení podniku. Praha: Ekopres, 1999. 13 REŽŇÁKOVÁ, M., ZINECKER, M. Finanční management: II. část. Brno: VUT Brno, 2003. 16

Příklady návrhu ukazatelů nákladů souvisejících s řízením pohledávek: 14 Výchozím absolutním ukazatelem může být celkový objem nákladů vztahujících se k řízení pohledávek N q. N q =N 1 +N 2 +N 3 N 1 náklady na prevenci N 2 náklady na monitorování N 3 náklady na vymáhání Poměrovým ukazatelem může být ukazatel definující změny celkových nákladů vztahujících se k řízení pohledávek v čase. Tento index změn nákladů se označuje I nq. Nq 1 I nq = ------------ Nq 0 Nq 1 objem nákladů vztahujících se k řízení pohledávek v běžném období Nq 0 objem nákladů vztahujících se k řízení pohledávek v minulém období Tento poměr umožňuje sledování nákladů vztahujících se k řízení pohledávek ve stanoveném období. Neodráží však možné změny výkonů daného podniku ve sledovaném období, proto je vhodné doplnit jej o výpočet indexu změny tržeb I n. No 1 I n = ------------ No 0 No 1 objem výkonů podniku v běžném období ve vhodných jednotkách (Kč, tuny, atd.) No 0 objem výkonů podniku v předcházejícím období ve stejných jednotkách Příklady dalších poměrových ukazatelů: - poměr celkových nákladů vztahujících se k řízení pohledávek k celkovým nákladům podniku, - poměr celkových nákladů vztahujících se k řízení pohledávek k tržbám, - poměr nákladů na prevenci k celkovým nákladům vztahujícím se k řízení pohledávek (u tohoto ukazatele se může očekávat zvyšující se hodnota). 14 Převzato z: VOZŇÁKOVÁ, I. Efektivní řízení pohledávek. Praha: Grada Publishing, 2004, s. 25. 17

Jak ukáže následující obrázek, činnost řízení pohledávek jsem rozdělila do třech dimenzí, které spolu souvisejí a vzájemně se ovlivňují. Obrázek č. 2: Dimenze řízení pohledávek Řízení pohledávek Prevence Zdroj: Vlastní vyobrazení Monitorování Vymáhání Prevence je základem řízení pohledávek. Preventivní opatření se snaží zajistit, aby nevznikaly nedobytné nebo pozdě hrazené pohledávky tím, že je předem stanoven postup pro uzavírání obchodních kontraktů. Následně jsou pohledávky sledovány podle rozličných kritérií, což umožňuje podniku získat či rozšířit informace ohledně odběratelů a jejich platebního chování. Předcházení vzniku problémových pohledávek je jistě levnější, než jejich následné vymáhání, které nastupuje v okamžiku, kdy se nepodařilo zajistit, aby byly pohledávky uhrazeny včas. Tato opatření by měla být zakomponována už v prodejních procesech tak, aby se nemuselo příliš často přistupovat k vymáhání, které znamená nejen pozdě uhrazené pohledávky, ale také náklady s tímto vymáháním spojené. Se vznikem pohledávek se věřitel vystavuje riziku ztráty ve výši: - hodnoty výrobků, zboží, služeb a ušlé marži, - daně z přidané hodnoty, která musí být odvedena státu z vyfakturovaných dodávek, - daně z příjmů 15, která se odvádí z vyfakturovaných (ne inkasovaných) tržeb po odečtení nákladů vynaložených na dosažení příjmů. Pokud v podniku selžou preventivní opatření, zdroje informací a vymáhání pohledávek není úspěšné, případně je velmi náročné či zdlouhavé, je potřeba provést analýzu takto poskytnutého obchodního úvěru a zjištěné pochybení napravit zakomponováním přísnějších postupů pro obdobné okolnosti vedoucí ke vzniku takto problémových pohledávek. 15 Částečně a se značným zpožděním lze eliminovat vliv zdaněného výnosu tvorbou opravných položek k nedobytným pohledávkám. 18

2.1 Politika prevence pohledávek Součástí preventivních opatření v řízení pohledávek je systém hmotné zainteresovanosti pracovníků z odbytového oddělení, tedy těch, co přicházejí do přímého kontaktu s odběratelem. 16 Odbytové oddělení se snaží o co největší prodeje podnikových aktivit a mnohdy i bez ohledu na solventnost zákazníků, čemuž by právě tento systém mohl zabránit. Pravidla preventivního charakteru se nejčastěji zaměřují na: - poskytování obchodních (dodavatelských) úvěrů, - zajišťovací prostředky. 2.1.1 Obchodní úvěr Prodej na úvěr je jedním z podstatných faktorů zachování konkurenceschopnosti a prodejní úspěšnosti podniků. Podnik poskytuje svým odběratelům odklad splatnosti závazků, a tím poskytuje obchodní (dodavatelský) úvěr, který není explicitně úročen. Nicméně úrok za dobu splatnosti je součástí prodejní ceny a zahrnuje i určitou cenu kapitálu a prémii spojenou s rizikem nezaplacení. Vodítkem pro určení délky a úroku obchodního úvěru by měl být plán výdajů podniku, tzn. očekávaná potřeba peněz pro financování nákupu zásob, platby dodavatelům a náklady na případné cizí zdroje financování, které by bylo nutné získat na překlenutí případného nesouladu v likviditě podniku. V této souvislosti bych zároveň chtěla poukázat na riziko snížení solventnosti odběratele, které je tím vyšší, čím je delší doba splatnosti. Řízení dodavatelského úvěru je závislé na postavení odběratele a dodavatele na trhu, jakož i na situaci na trhu peněžním. Tím jsou možnosti jeho využívání ze strany odběratelů omezovány. 2.1.1.1 Prověření zákazníka 17 Smyslem prověřování zákazníkovy bonity je samozřejmě snaha vyhnout se nedobytným pohledávkám, které mohou přivodit krizové situace v hospodaření dodavatele, a zbytečně velkému podílu pozdě platících zákazníků. Ke zhodnocení důvěryhodnosti lze využít informací z externích zdrojů, ale i interní informace o zkušenostech s daným partnerem v minulosti. Takovými zdroji mohou být platební historie zákazníků v podnikovém informačním systému, referenční agentury, zprávy od prodejců nebo finanční analýza účetních výkazů. Řada informací je volně přístupná na internetu, například informace z obchodního rejstříku, rejstříku Ministerstva financí (ARES), burzy pohledávek, databáze dlužníků. Náklady na hodnocení by neměly přesáhnout efekt pečlivého oddělení rizikových zákazníků (potenciálních neplatičů), což je u malých objednávek těžko proveditelné. 16 REŽŇÁKOVÁ, M., ZINECKER, M. Finanční management: II. část. Brno: VUT, 2003. 17 KISLINGEROVÁ, E. a kol. Manažerské finance. Praha: C. H. Beck, 2004. s. 411. 19

Výsledkem tohoto kroku je stanovení parametrů pro poskytnutí úvěru, tzn. určení smluvních podmínek, které mohou zároveň zahrnovat i požadavky na zajištění pohledávky. 2.1.1.2 Úvěrový limit Účelem úvěrového limitu je stanovení určité maximální výše pohledávek za jedním odběratelem. Hranice úvěru by měla odpovídat nejvyšší možné částce, kterou při daných obchodních podmínkách a v libovolném okamžiku může odběratel dodavateli dlužit. Bývá zpravidla stanovena smluvně. Přidělení úvěrového limitu samo o sobě nezabrání vzniku pozdě uhrazených pohledávek, ale pokud zákazník potřebuje další dodávku a má vyčerpaný limit, musí zaplatit alespoň část svých dlužných faktur. 2.1.1.3 Smlouva a platební podmínky Kvalifikovaná příprava smluvních podmínek je základním předpokladem úspěšné realizace obchodu. Při sestavování smlouvy je třeba volit jednoznačné výrazy, musí v ní být správně určeny smluvní strany, přesně definován předmět plnění, povinnosti a práva obou smluvních stran. Dále je vhodné doplnit smlouvu o způsob, jakým budou řešeny případné spory včetně problémů s pozdní úhradou závazků. Platební podmínky jsou také předmětem smluvních ujednání. Většina společností bude dávat svým zákazníkům stejné platební podmínky, které jsou běžné v daném oboru, aby jejich nabídka nebyla méně výhodná než u konkurence, ale zároveň s ohledem na vlastní situaci v podobě nároků na financování své podnikatelské činnosti. Stanovení ceny a doby splatnosti jsou významnými body jednání při uzavírání obchodu. Cenu lze vyjádřit v jakékoliv existující měně 18, a to buď v pevné podobě, nebo vzorcem, pomocí kterého bude vypočítána konečná cena, popř. ji stanovit v určitém rozmezí. Podkladem pro úhradu dlužné částky je zpravidla faktura, ale může to být také vyúčtování nebo i jiný doklad. Dnem splatnosti se rozumí den připsání fakturované částky na účet dodavatele. Dohodou je možné sjednat platbu předem, tj. poskytnutí zálohy v celé výši nebo alespoň částečné úhrady. Tyto částky jsou zúčtovány při konečném vyúčtování. Platba předem patří mezi zajišťovací instrumenty, zvláště v případech, kdy má podnik s odběratelem špatnou zkušenost či je pro podnik neznámý. Způsob úhrady bývá většinou sjednán jako hotovostní nebo bezhotovostní (blíže viz podkapitola 1.4.1) Skonto za včasnější úhradu je nástrojem urychlení inkasa pohledávek. Dlužník má možnost zaplatit dříve než na konci úvěrového období, za což je mu poskytnuta určitá odměna v podobě snížení ceny. V praxi podniků je obvyklý způsob uhrazení plné ceny 18 Pokud se smluvní strany dohodnou na úhradě v cizí měně, doporučuje se doplnit smluvní ujednání o měnovou doložku, která zabezpečí minimalizaci rizika v podobě změny kursů a tím možné snížení prodejní ceny. 20