Název zakázky: Hodnocení monitorovacích informačních systémů Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod Závěrečná zpráva 3. duben 2009 Zadavatel: Regionální rada regionu soudržnosti Severovýchod Dodavatel: Akses, spol. s r.o. vedoucí partner konsorcia DC Vision, s.r.o.
Předmluva Hodnocení monitorovacích IS ROP NUTS II Severovýchod: Závěrečná zpráva Závěrečná zpráva představuje výstup zakázky Hodnocení monitorovacích informačních systémů Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod. Závěrečná zpráva je předložena v souladu se smlouvou na realizaci zakázky. Účelem zprávy je představit zjištění z provedeného hodnocení, odpovědi na evaluační otázky formulované v zadávací dokumentaci, a představit závěry a doporučení směřující ke zlepšení a zkvalitnění monitorovacích informačních systémů ROP SV. Období realizace zakázky: 7. 1. 2009 6. 4. 2009 Období pokryté zprávou: 7. 1. 2009-27. 3. 2009 Kontaktní osoby: Zadavatel: Regionální rada regionu soudržnosti Severovýchod Adresa: Pražská 320/8, Hradec Králové, PSČ 500 04 Jméno: Bc. Michaela Štollová, DiS. Odbor metodického řízení programu a monitoringu Úsek monitoringu Tel.: +420 498 501 014 Fax: +420 498 501 010 Email: m.stollova@rada-severovychod.cz Dodavatel: Akses, spol. s r.o. vedoucí partner konsorcia Adresa: Týnská 1053/21, Praha 1, PSČ 110 00 Jméno: Ing. Katarína Navrátilová vedoucí týmu Telefon: +420 603 876 974 Fax: +420 224 808 361 Email: navratilova@akses.cz V Praze, dne 3. 4. 2009 Katarína Navrátilová vedoucí týmu 2
Seznam použitých zkratek EK Evropská komise FM Finanční manažer FS Fond soudržnosti GG Globální granty IS Informační systém ISMS Systém řízení informační bezpečnosti MF Ministerstvo financí ČR MIS Monitorovací a informační systémy MM2008 Metodika monitoringu SF a FS 2007 2013 MMR Ministerstvo pro místní rozvoj ČR NF Národní fond NOK Národní orgán pro koordinaci OM Operační manuál OMŘPM Odbor metodického řízení programu a monitoringu OP Operační program OSMS Odbor správy monitorovacího systému MMR OVV Odbor vnitřních věcí P Příjemce PDCA Plan-Do-Check-Act PM Projektový manažer PS JMS Pracovní skupina Jednotný monitorovací systém ROP Regionální operační program RR SV Regionální rada regionu soudržnosti Severovýchod ŘO Řídící orgán SF SŽoP Strukturální fondy Souhrnná žádost o platbu TSW Tesco SW, a.s. ÚORP Územní odbor realizace programu ÚRR SV ŽoP Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod Žádost o platbu 3
Obsah Manažerské shrnutí...5 Úvod...7 1. Metodika realizace projektu...8 2. Informační povinnosti určené legislativou ČR a EU U...11 3. Kvalita monitorovacích IS pro potřeby implementace ROP SV...12 4. Kvalita uživatelského prostředí IS...12 5. Nastavení a provázanost monitorovacích IS...15 6. Procesní analýza IS, využitelnost sestav...18 7. SWOT analýza a celkové zhodnocení rizik...23 8. Odpovědi na dílčí evaluační otázky...29 9. Hlavní závěry a doporučení...70 Přílohy...73 Příloha č. 1 Procesní diagram BENEFIT7 Příloha č. 2 Datová pole BENEFIT7 Příloha č. 3 Procesní grafy MONIT7+ Příloha č. 4 Datová pole MONIT7+ (pouze v elektronické podobě) Příloha č. 5 Analýza informačních povinností určených legislativou ČR a EU Příloha č. 6 Analýza uživatelské přívětivosti IS MONIT7+ a MSC2007 Příloha č. 7 Procesní analýza administrace a monitoringu ROP SV Příloha č. 8 Popis uživatelských rolí MONIT7+ Příloha č. 9 Přehled konkrétních námětů a názorů dotázaných pracovníků ÚRR SV ke zlepšení IS Příloha č. 10 Analýza rizik výstup workshopu 27. 3. 2009 Příloha č. 11 Seznam pracovníků ÚRR SV pro rozhovory a okruh témat 4
Manažerské shrnutí Při všeobecném hodnocení monitorovacích informačních systémů Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod lze závěrem především říci, že v celém informačním systému došlo v poslední době k významným pozitivním změnám. Jako nejspolehlivější a uživatelsky nejpříznivější byl z informačních systémů v rámci MSSF2007 vyhodnocen IS BENEFIT7+, a to jak na základě strukturovaných rozhovorů s uživateli IS tak na základě hodnocení zpracovatele v průběhu analýzy všech informačních systémů. ÚRR SV má v rámci svých vnitřních procesů definovány základy pro řízení pomocí mezinárodně uznávané metodiky PDCA (Plan-Do-Check-Act). Tyto základy je potřeba využít pro vytvoření efektivně fungujících procesů a ty pak následně formálně standardizovat. K vytvoření skutečně efektního informačního systému je potřeba v první řadě: 1. Zajistit funkčnost ÚIS GINIS a přenosy GINIS - MONIT7+ Z našeho pohledu je včasné zajištění plné funkčnosti a správnosti přenosů ÚIS GINIS MONIT7+ primárním úkolem. Požadavek na zajištění funkčního spolehlivého účetního systému v elektronické podobě vyplývá přímo z Nařízení Rady (ES) 1083/2006, čl. 58 a 60. V době zpracování tohoto hodnocení nebyly přenosy ÚIS GINIS IS MONIT7+ funkční, probíhalo jejich testování. 2. Zajistit dopracování funkčností a efektivní generování výstupních sestav v IS Na základě vlastního testování IS a z rozhovorů s uživateli IS MONIT7+ a MSC2007 vyplynulo nedostatečné nastavení automatik a vnitřních kontrol pro účely zamezení chybovosti při zadávání dat. Další identifikovanou oblastí pro zlepšení je vhodnost a úplnost výstupních sestav v IS MONIT7+, především pak dopracování výstupních sestav v MSC2007. Výstupní sestavy jsou hlavním nástrojem pro využívání dat z IS za účelem řízení a monitoringu. IS MONIT7+ obsahuje velké množství podrobných dat na úrovni projektů, nyní je potřeba se soustředit na možnosti jejich většího a efektivnějšího využití. 3. Provést změny ve smluvním vztahu s poskytovateli IS Obecně lze konstatovat, že smluvní vztahy mezi veřejnou správou a privátním sektorem vykazují nedostatečné smluvní ošetření a ochranu objednatele subjektu veřejné správy (zejména nedostatečná specifikace předmětu plnění, vymahatelnosti a postihů za neplnění v podobě sankcí). V případě IS MONIT7+ je stávající smluvní vztah navíc specifický tím, že není uzavřen přímo s dodavatelem IS. To sebou přináší rizika v oblasti správy a vývoje IS a jeho financování. Stávající smluvní vztah mezi RR SV a CRR ČR, poskytovatelem IS MONIT7+, není zcela vyhovující. Námi navrhované změny se týkají především vymezení nových oblastí zodpovědnosti, vyřešení kritické otázky zálohování dat souvisejících s monitorováním ROP SV a reflexe dodavatele vůči identifikovaným nedostatkům systému. 5
6
Úvod Dodavatel zahájil práci na projektu po úvodním setkání se zástupci zadavatele dne 12. 1. 2009. Tato zpráva zachycuje stav IS MSSF2007 a systému monitoringu ROP SV za období od 12. 1. 2009 do 27. 3. 2009. Referenčním datem pro zpracování dat byl 1. 3. 2009 (pokud není uvedeno jinak). Členění závěrečné zprávy odpovídá jednotlivým hlavním evaluačním úkolům definovaným v zadávací dokumentaci. Odpovědi na dílčí evaluační otázky jsou formulovány v kapitole č. 8 Odpovědi na evaluační otázky společně s dílčími závěry a doporučeními pro každou otázku. Hlavní závěry a doporučení z hodnocení systému monitoringu a IS MSSF2007 jsou formulovány v samostatné kapitole (kapitola č. 9 Hlavní závěry a doporučení). Dílčí výstupy z hodnocení (zpráva z analýzy legislativy, zpráva z hodnocení uživatelské přívětivosti, procesní mapy IS, procesní analýza postupů administrace a monitoringu a další) jsou uvedeny zvlášť v přílohách k této zprávě. Dodavatel by rád touto formou poděkoval všem pracovníkům ÚRR SV, kteří se podělili o své zkušenosti a poskytli své názory a náměty na zlepšení IS MSSF2007. Bez jejich přispění by tato hodnotící zpráva nemohla dosáhnout takové kvality. Ing. Tomáš Janča, MBA Ing. Katarína Navrátilová Mgr. Karim Pinto Ing. Vladimír Sodomka Ing. Jana Vlčková Ing. Libor Witassek, MBA 7
1. Metodika realizace projektu Realizace projektu probíhala ve třech navazujících etapách, viz obrázek: Obrázek č. 1 Metodický postup realizace projektu Aplikované metodické postupy zahrnovaly: analýzu dokumentace analýzu a testování IS MSSF2007 na základě přístupových práv do testovací verze IS MONIT7+ a MSC2007 procesní analýzu IS BENEFIT7 a MONIT7+ a postupů dle OM ROP SV semi-strukturované rozhovory s pracovníky ÚRR SV workshop s pracovníky ÚRR SV k projednání SWOT analýzy IS MSSF2007 a zpracování seznamu rizik 8
Analýza dokumentace Seznam předané dokumentace: Programový dokument ROP SV Operační manuál ROP SV včetně příloh (verze 3.0, k datu 3. 11. 2008) Metodika monitorování SF a FS 2007-2013 (verze 2.3 k 15. 8. 2008) Dokumentace rozhraní interface verze 4 - IS MSC2007 x IS ŘO, IS P (verze 28.0, k datu 10. 1. 2009) Dokumentace rozhraní interface IS MONIT7+ a účetní IS (verze 2.5, k datu 20. 1. 2009) Zápisy z jednání PS JMS dne 17. 12. 2008, 26. 11. 2008, 23. 10. 2008 Popis uživatelských rolí IS MONIT7+ (XLS soubor 071022_prava_roli_ROP.xls) Seznam pracovníků ÚRR SV pro rozhovory vzor karty rizik zpracovaný ÚRR SV Soubor 071022_prava_roli_ROP.xls - popis rolí a práv ROP SV v IS MONIT7+ Soubor MONIT7+ - role a prava ROP SV.xls k nastavení práv uživatelů Soubor MSC2007 - role a prava ROP SV.xls Soubor Instalace_Monit7 ROPy.doc obsahující popis úprav a změn pro ROP Pokyn ředitele ÚRR SV č. 1 Testování informačních systémů (včetně příloh) vzor protokolu o provedení testů IS MONIT7+ Analýza a testování IS MSSF2007 Dodavatel měl v průběhu realizace zakázky zřízena přístupová práva do IS MONIT7+ a MSC2007, testovací verze role superuživatel, projektový manažer, finanční manažer. V rámci přidělených práv dodavatel neměl zpřístupněn moduly: Registrace žádostí v MONIT7+ Statistika žádostí a komunikace v MONIT7+ Nesrovnalosti v MSC2007. Výstupem analýzy jsou procesní mapy BENEFIT7 a MONIT7+, včetně seznamu datových polí. Tyto tvoří přílohy ke zprávě: Příloha č. 1 Procesní diagram BENEFIT7 a Příloha č. 3 Procesní grafy MONIT7+. Semi-strukturované rozhovory Pro rozhovory zadavatel vybral pracovníky ÚRR SV s pokrytím všech územních pracovišť a odborů pracujících s MONIT7+ a MSC2007. Semi-strukturované rozhovory probíhaly podle předem připraveného okruhu témat, který byl předem rozeslán respondentům. Seznam okruhů pro rozhovory, harmonogram a seznam pracovníků ÚRR SV, respondentů šetření, tvoří Přílohu č. 11 Seznam pracovníků ÚRR SV pro rozhovory a okruh témat. Dodavatel společně se zástupcem OMŘPM absolvoval dne 11. 3. 2009 jednání s RNDr. Fischerovou z CRR ČR, za účelem projednání oblasti hardwarového zajištění IS MSSF2007 a zálohování a archivace dat v IS. 9
Workshop s pracovníky ÚRR SV V závěru realizace projektu jsme dne 27. 3. 2009 zorganizovali půldenní workshop s pracovníky ÚRR SV za účelem představení a projednání hlavních zjištění a závěrů z hodnocení IS. Workshopu se zúčastnilo celkem 13 pracovníků, kteří zastupovali jednotlivé odbory a územní pracoviště ÚRR SV. Výstupem tohoto workshopu je projednaná SWOT analýza IS MSSF2007 a zpracování seznamu a analýzy rizik IS s ohledem na implementaci ROP SV. 10
2. Informační povinnosti určené legislativou ČR a EU Evaluační úkol: Celkové posouzení kvality informačních monitorovacích systémů (MIS) pro potřeby a plnění informačních povinností určených legislativou na národní úrovni i na úrovni EU. Informační monitorovací systémy umožňují plnění informačních povinností určených českou národní legislativou a ze strany EU. Výjimkou je oblast nesrovnalostí, která není plně v souladu s legislativou EU Nařízení Komise (ES) 1828/2006 a to jak v IS MONIT7+ 1 (testovací verze), tak i v Operačním manuálu. IS Monit7+ (testovací verze) modul Hlášení nesrovnalosti nesplňuje všechny informační povinnosti definované v Nařízení Komise (ES) č.1828/2006 chybí: informace, zda použitá praktika vzbuzuje podezření na podvod (nepovinné) totožnost fyzických a právnických osob nebo jiných subjektů, jichž se nesrovnalost týká (netýká se případů, kdy tato informace není důležitá pro účely potírání nesrovnalostí vzhledem k povaze dané nesrovnalosti) informace o možnostech získání příspěvku zpět. Operační manuál ROP SV (verze 3.0 ze dne 3. 11. 2008) v oblasti hlášení nesrovnalostí plně neodpovídá informačním povinnostem definovaným v Nařízení Komise (ES) č.1828/2006 jedná se o přílohu 9.17 Hlášení nesrovnalostí a přílohu 9.18 Čtvrtletní hlášení nesrovnalostí. Na základě analýzy změn v primární i sekundární legislativě 15. 8. 2008 (ve vztahu k poskytnuté verzi MM2008 platné od 15. 8. 2008) do 15. 2. 2009 nebyly zjištěny změny, které by měly přímý dopad na informační povinnosti ROP SV. Nicméně oblast legislativy je důležité i nadále průběžně sledovat, zejména možné dopady novely Zákona o účetnictví č.563/1991 Sb., která začne platit od 1. 1. 2010. Podrobný přehled informačních povinností definovaných legislativou EU a ČR je uveden v Příloze č. 5 Analýza informačních povinností určených legislativou ČR a EU. 1 Modul Nesrovnalosti v MSC2007, testovací verze, nebyl hodnotitelům zpřístupněn 11
3. Kvalita monitorovacích IS pro potřeby implementace ROP SV Evaluační úkol: Celkové posouzení kvality monitorovacích informačních systémů pro potřeby administrace, řízení a monitorování implementace ROP SV. IS MSSF2007 jsou funkční, stabilní a obsahují podrobná data pro účely administrace, řízení a monitorování ROP SV. IS umožňují plnit úkoly plynoucí z požadavků na implementaci programu. V rámci vzájemného srovnání IS BENEFIT7, MONIT7+ a MSC2007 se jako nejméně propracovaný jeví MSC2007, který neobsahuje potřebné výstupní sestavy pro ŘO ROP SV. Nedostatečná propracovanost tohoto systému se projevuje také v kladení požadavků nadřízených orgánů (NOK) na ŘO ohledně dodání podkladů (dat z MONIT7+) mimo informační systém MSC2007. IS MONIT7+ není vhodným nástrojem pro řízení. MONIT7+ neumožňuje odpovídající sledování historie, nemá zapracovány hlídače termínů, neumožňuje predikce a další funkčnosti potřebné z hlediska řízení (např. generování agregovaných dat a grafické výstupy pro účely reportingu a publicity programu). IS MONIT7+ neobsahuje dostatečné ošetření vnitřních kontrol a nastavení automatického vyplňování již jednou zadaných údajů za účelem omezení chybovosti při zadávání dat a při přenosech mezi IS. Vývoj IS zaostává za vývojem programu ROP SV. Například v IS BENEFIT7 stále nejsou zapracovány monitorovací zprávy. Kvalita IS MONIT7+ a MSC2007 je ovlivněna i skutečností, že k referenčnímu datu pro hodnocení IS nejsou dopracovány a vyjasněny metodiky na centrální úrovni ohledně nesrovnalostí, křížového financování, příjmů, postupy pro vyplňování modulu SFC. 4. Kvalita uživatelského prostředí IS Evaluační úkol: Celkové posouzení kvality uživatelského prostředí informačních monitorovacích systémů. Kvalita uživatelského prostředí monitorovacích IS byla hodnocena podle vybraných kritérií na základě předchozích zkušeností v rámci řízených rozhovorů s vybranými pracovníky ÚRR a na základě expertní zkušenosti členů hodnotícího týmu. 12
Uživatelská přívětivost IS byla posuzována podle následujících kritérií: spolehlivost a stabilita systému srozumitelný obsah a jednoznačnost používaných pojmů záložek, polí snadné a jednoduché ovládání (prostředí) provázanost a návaznost na logiku procesů přehlednost zobrazování, práce s okny funkcionality programu - využití IS a dat pro práci systém varování (hlášky) upozornění na chybné operace, nesprávnosti, apod. příručky ROP pro práci s IS z hlediska srozumitelnosti a využitelnosti externí pomoc (Tesco, hotline atd.) Oslovení pracovníci ÚRR celkově hodnotí 2 : MONIT7+ jako průměrně vyhovující (průměrnou známkou 2,8) MSC2007 jako vyhovující (průměrnou známkou 2,2) Obrázek č. 2 Hodnocení uživatelské přívětivosti MONIT7+ U MONIT7+ respondenti nejlépe hodnotí stabilitu systému a systém varovných hlášek. Naopak nejhůře hodnotí možnosti využití systému pro svoji práci (funkcionality) a celkovou provázanost a návaznost systému na logiku procesů. Nicméně v hodnocení jsou velké rozdíly. Administrátoři a kontroloři jako skupina, která primárně vkládá data do systému, hodnotí MONIT7+ poněkud hůře ve srovnání s ostatními uživateli, kteří naopak data ze systému především využívají. Nejvíce nespokojení jsou s funkcionalitami (tzn. možnost využití systému pro svoji práci), dále pak s provázaností systému na logiku procesů a ovládáním systému (prostředím systému). Naopak nejlépe hodnotí systém varovných hlášek, 2 Hodnotící škála: 1 (plně vyhovující) 5 (zcela nevyhovující) 13
nicméně by uvítali více hlášek, které by je upozorňovaly na důležité skutečnosti a blížící se termíny. V porovnání s ostatními srovnatelnými systémy je MONIT7+ oslovenými uživateli hodnocen spíše podprůměrně především co se týká využití IS pro jejich práci. Hlavní závěry v IS MONIT7+: Systém se celkově zlepšil a neustále se zlepšuje a doplňuje s ohledem na požadavky ROP SV a jeho pracovníků. Tento proces je však velmi pomalý. Systém se zlepšil ve stabilitě. Negativně jsou však vnímány neustálé změny systému, metodiky, příruček. Spolehlivost systému v oblasti aktuálnosti dat je dána především vnitřním lidským faktorem (včasným zadáváním dat a jejich správností). Systém nezabraňuje uživateli udělat poměrně zásadní chyby. Uživatelé obecně požadují informační systém, který by jim usnadňoval práci MONIT7+ však vnímají jako systém, který jim práci spíše přidělává. Pracovníci by uvítali větší a více zacílenou metodickou podporu (např. formou flowchartů pro danou pracovní pozici/úkoly). MSC2007 je ze strany dotázaných pracovníků ÚRR SV obecně lépe hodnocen ve srovnání s MONIT7+. Mimoto kontroloři hodnotí MSC2007 lépe než ostatní uživatelé (u MONIT7+ je hodnocení opačné). Nicméně je nutné připomenout, že v MSC2007 pracuje velmi omezený počet pracovníků a navíc v poměrně omezeném rozsahu (provádí pouze několik dílčích operací). Obrázek č. 3 Hodnocení uživatelské přívětivosti MSC2007 IS BENEFIT7 hodnotíme z pohledu uživatelské přívětivosti velmi pozitivně. Ve srovnání 14
s předchozí verzí elektronické žádosti (IS ELZA) BENEFIT7 umožňuje pracovat na žádosti bez nutnosti instalace programu, přičemž na žádosti může pracovat více uživatelů zároveň. Současně IS BENEFIT7 je přehledný, díky levému menu se záložkami projektu a zajišťuje kontroly např. chybová hlášení, kontrola pravopisu. 5. Nastavení a provázanost monitorovacích IS Evaluační úkol: Vhodné nastavení informačních monitorovacích systémů, jejich provázanost (konečný příjemce Řídící orgán Platební jednotka/platební orgán), posouzení zda jsou relevantní data k dispozici v potřebném čase. Základní schéma propojení monitorovacích systému MSSF2007 ukazuje následující obrázek. Obrázek č. 4 - Schéma struktury monitorovacích systémů strukturálních fondů Zdroj: Metodika monitorování programů strukturálních fondů a Fondu soudržnosti pro programové období 2007 2013 (verze 2.3) Pro konečného příjemce je v hierarchii informačních systémů MSSF2007 určen IS BENEFIT7. Kritérium hodnocení vhodnosti nastavení tohoto systému je z pohledu zákazníka této služby (tedy právě konečného příjemce) především uživatelská přívětivost a snadnost vyplňování požadovaných dat. Z tohoto hlediska byl IS BENEFIT7 hodnocen zdaleka nejlépe ze všech ostatních systémů, účel jeho provozování je tak zcela naplněn. 15
Pro administraci projektů na úrovni řídícího orgánu ROP SV je především určen IS MONIT7+. Kritériem hodnocení vhodnosti tohoto informačního systému je především relevantnost zobrazovaných dat a také, jako u předchozího systému, uživatelská přívětivost. Smyslem tohoto systému má být především usnadnění práce evaluátorů a manažerů daných projektů. V rámci těchto kritérií není možné IS MONIT7+ považovat za zcela bezproblémový. Na základě vlastní analýzy IS MONIT7+, programové dokumentace ROP SV a rozhovorů s pracovníky ÚRR jsme zjistili, že IS MONIT7+ obsahuje dostatečné množství dat potřebných pro administraci, řízení a monitorování ROP SV, mimo oblast nesrovnalostí. Jak jsme zjistili z rozhovorů modul Nesrovnalosti se v IS MONIT7+ vůbec nevyužívá a tato datová oblast se vyplňuje pouze v MSC2007. Tento stav souvisí s nejasnou metodikou pro zadávání dat a sledování nesrovnalosti na úrovni MMR a MF. Na základě těchto zjištění lze konstatovat, že IS MONIT7+ není odpovídajícím nástrojem pro řízení, neumožňuje pracovat s daty a adekvátně využívat data obsažena v systému, což má za následek generování dat z IS MONIT7+ do MS Excel pro jejich další zpracování. Toto řešení zvyšuje riziko neaktuálnosti a chybovosti dat. Platební orgán je do systému informačních systémů v rámci MSSF2007 zapojen pomocí IS VIOLA. Ten v rámci hierarchie informačních systémů MSSF2007 komunikuje s IS MCS2007. Test funkčnosti provázanosti s IS VIOLA nebylo možné v rámci evaluace provést, neboť zpracovatel neměl k dispozici příslušná přístupová práva. Z rozhovorů nevyplynula žádná zjištění týkající se chybovosti propojení MSC2007 s ostatními systémy, nicméně je potřeba konstatovat, že uživatelé prakticky nemají žádnou zkušenost s těmito systémy. V jednom případě nedošlo k řádnému přenosu do systému VIOLA, neboť byla žádost zamítnuta (stav zamítnuto, vyřazeno). Nastavení informačních systémů je z globálního hlediska správné, problémy však byly identifikovány v dílčích technických oblastech. Nejlépe je v této hierarchii hodnocen systém BENEFIT7, který je jako nástroj pro komunikaci s konečným příjemcem pomoci řešen zcela vhodným způsobem. Evaluační úkol: Zhodnocení procesu předávání monitorovacích dat prostřednictvím IS BENEFIT7 do IS MONIT7+ a prostřednictvím IS MONIT7+ do IS MSC2007, jejich vzájemné provázanosti včetně posouzení propojenosti IS MONIT7+ a IS MSC2007 s dalšími externími subjekty z hlediska ŘO ROP SV, posouzení kvality a podrobnosti předávaných údajů a jejich vypovídací schopnost z hlediska potřeby účinného sledování postupu realizace strukturálních fondů na národní úrovni včetně Centrální datové věty (data pro centrální monitorování stanovená Metodikou monitorování 2007-20013). Komunikace mezi IS BENEFIT7 a IS MONIT7+ není pouze jednostranná ve směru z IS BENEFIT7 do IS MONIT7+, v části Žádost o platbu IS BENEFIT7 od IS MONIT7+ vyžaduje načtení základních informací o projektu a žádosti o platbu, tj. doplní údaje do polí Název projektu, Číslo projektu, Číslo smlouvy a Název příjemce, Číslo žádosti o platbu a Stav (Založený). Pole Datum finalizace žádosti o platbu a Stav dle MONIT7+ se doplní 16
automaticky po finalizaci žádosti v IS BENEFIT7. IS MONIT7+ pak také opačným směrem k IS BENEFIT7 předává vstupy a požadavky na vyplnění polí, která mu byly přiděleny v IS MCS2007 nebo byly vytvořeny přímo v IS MONIT7+. Jedná se především o vytvoření omezujících kritérií v rozcestníku IS MONIT7+ Programy, kde lze specifikovat například jednotlivá hodnotící kritéria k daným oblastem podpory. V modulu Správa číselníků je možné zadat a kontrolovat číselníky ROP SV. Tyto číselníky používá nejenom MONIT7+, ale jsou také načítány do IS BENEFIT7 v závislosti na jejich navázání na jednotlivé výzvy. V rámci procesní analýzy IS MONIT7+ a BENEFIT7 byly popsány tyto oblasti: a) IS BENEFIT7 vnitřní architektura aplikace datová pole aplikace včetně vyznačení vnitřních kontrol systému b) IS MONIT7+ (testovací verze) vnitřní základní architektura testovací verze datová pole Z rozhovorů vyplynulo, že data nejsou mezi záložkami provázána (např. finanční plán a kontrola vůči výši dotace), tudíž dochází ke zvýšení rizika chybovosti. Oprava chyb je řešena přes zapojení celkem 4 osob a je tak velmi časově náročná. Taktéž je kritizována nutnost neustálé finalizace dat, aby nedošlo k jejich ztrátě. Data v informačním systému MONIT7+ a BENEFIT7 jsou provázána na základě stanoveného interface, nicméně existuje riziko chybovosti, neboť některá data se musí finalizovat ručně a nejsou automaticky načtena z nižší úrovně. Struktura rozpočtu, která je v oznámení o změně, není dostatečně detailní pro zadání v MONIT7+. Poté je nutné posílat detailní rozpočet od žadatele, aby bylo možné doplnit data v MONIT7+. Monitorovací data jsou předávány do IS MSC2007 především ze tří rozcestníků IS MONIT7+ a to Projekty, Programy a Globální granty. 3 Obrázek č. 5 Přenos dat IS MONIT7+ - IS MSC2007 Zdroj: Interface MONIT7+ - MSC2007 soubor Interface_MSC2007_x_IS_ŘO_IS_P_28.0_20.doc 3 Globální granty nebyly zpracovatelem zkoumány, neboť tento rozcestník neobsahoval potřebná data. 17
Provázanost informačních systémů MONIT7+ a MSC2007 je zajištěna pomocí interface založeném na technologii XML. IS MONIT7+ v hierarchii systémů spojených v MSSF2007 zastává úlohu hlavního nástroje správy na úrovni řídícího orgánu a MSC2007 na úrovni správce příslušného operačního programu. Datové přenosy mezi systémy probíhají formou inkrementálních přenosů v denních intervalech, což zaručuje dostatečnou aktuálnost předávaných monitorovacích dat. Data v informačním systému MONIT7+ a MSC2007 jsou technicky správně provázána, z rozhovorů a testování nevyplynuly zjevné chyby v přenosech. V rámci evaluace nebyly zjištěny závady v přenosech mezi MONIT7+ a MSC2007. IS MSC2007 je v současnosti mimo přímou linii systémů MSSF2007 (BENEFIT7 MONIT7+ - MSC2007 SFC 2007) napojen na 4 externí informační systémy, kdy 3 jsou v gesci Ministerstva financí ČR. V přímé linii je napojen MSC2007 na systémy SFC 2007 a MONIT7+. Obrázek č. 6 Přehled spolupracujících IS k MSC2007 Z rozhovorů nevyplynula žádná zjištění ohledně chybovosti propojení MSC2007 s ostatními systémy, nicméně je potřeba konstatovat, že uživatelé prakticky nemají žádnou zkušenost s těmito systémy. V jednom případě nedošlo k přenosu do systému VIOLA, neboť byla žádost zamítnuta (stav zamítnuto, vyřazeno). Důkladný test funkčnosti propojení mezi informačními systémy nebylo možno v rámci tohoto zadání provést, neboť zpracovatel neměl přístupy k externím informačním systémům. 6. Procesní analýza IS, využitelnost sestav Evaluační úkol: Procesní analýza IS MONIT7+ a IS BENEFIT7 vypovídací schopnost systémů a jejich provázanost s MSC2007. 18
IS BENEFIT7 Hodnocení monitorovacích IS ROP NUTS II Severovýchod: Závěrečná zpráva V rámci testování byla Žádost o projekt vyplňována v prostředí 11. výzvy ROP SV oblast podpory 2.1, prioritní osa 13.2 Rozvoj městských a venkovských oblastí, oblast podpory 13.2.1 Rozvoj regionálních center. Bylo také využito sekundárních zdrojů ve formě Pokynů pro vyplnění webové žádosti, verze 6.0 z 9. 2. 2009. Pro zjištění systému vnitřních kontrol bylo také použito testování prázdné žádosti o projekt a následné spuštění kontroly žádosti, která dovolila odhalit, která pole podléhají kontrole. Tyto pole jsou vyznačena v tabulce datových polí IS BENEFIT7 ROP SV oranžovou barvou. V rámci testování byla také zmapována vnitřní architektura IS BENEFIT7. Ta je rozdělena celkem do 4 základních webových prostředí: 1. Prostředí Úvod 2. Prostředí Konto Žádosti 3. Prostředí Žádost 4. Prostředí Žádost o platbu V prostředí Úvod se nabízejí 8 milníků, z nichž tři jsou datová pole. Pro registraci je potřeba vyplnit pouze základní údaje o uživateli (jméno, příjmení, email, mobilní telefon), registrace uživatele proběhne pomocí potvrzovacího emailu. Po úspěšném přihlášení uživatel přechází do webového prostředí Konto žádosti, v němž volí ze čtyř milníků včetně jednoho datového pole. Samotné vyplňování projektové žádosti probíhá v prostředí Žádost. Datová pole a milníky v něm obsažená jsou rozdělena do tří skupin: 1. Navigace umožňuje vyhledat rychlou nápovědu, odejít z prostředí žádosti nebo stáhnout pokyny pro vyplňování žádosti z internetových stránek příslušné Regionální rady. 2. Operace s žádostí skupina těchto milníků slouží především k ovládání celé žádosti. Obsahuje datové pole Přístup k žádosti, kterým uživatel přiděluje práva k nakládání s žádosti dalším osobám. 3. V Datové oblasti dochází k samotnému vyplňování žádosti a obsahuje celkem 27 datových polí, která jsou podrobně popsána v tabulce datových polí IS BENEFIT7 ROP SV. Prostředí Žádost o platbu slouží u již probíhajících projektů k vystavení Žádosti o platbu a v zásadních rysech se podobá ovládání projektové žádosti v prostředí Konto žádosti. V průběhu testování také nebylo funkční datové pole Zpráva, zadání libovolného textu a příkaz Uložit vyústil v chybovou hlášku. Ta je uvedena v dokumentu s datovými poli IS BENEFIT7 ROP SV. Funkčností tohoto datového pole se příslušná uživatelská příručka vůbec nezabývá. Znění chybové hlášky je uvedeno ve výčtu datových polí IS BENEFIT7. Zjišťování chybovosti je zajištěno systémem kontrol, které hlídají vyplnění povinných polí, ale také například správnost rozpadu finančních zdrojů v přehledu financování, zadání alespoň jedné kontaktní osoby žadatele, nebo také zadání správného formátu telefonního čísla či emailu. Systém kontrol se spouští zadáním příkazu Kontrola v prostředí žádosti, průběžná kontrola při přechodu mezi datovými poli není uplatňována žádná. Kontrolní hlášky poté obsahují odkaz na jednotlivá datová pole bez toho, aby se po přechodu na toto pole přesně zvýraznila problémové pole. Při otevření textových polí v novém okně internetového 19
prohlížeče se nabízí kontrola pravopisu zadaného textu. Podpora uživatelů při vyplňování je zajištěna příkazem Nápověda. Po zadání tohoto příkazu se zobrazí nové okno s bližším popisem polí obsažených v daném datovém poli. Tato nápověda se zobrazuje také při setrvání kurzoru na místě datového pole. V tomto ohledu se při testování jeví jako uživatelsky ne příliš komfortní datové pole Přehled financování. Vyvoláním nápovědy na tomto poli se zobrazuje stejná nápověda u většiny polí. Ta hlásí: Pomocný údaj pro ROP, slouží pro rozpad Přehledu financování, nepředává se do MONIT7+, jedná se o částku, která se vypočítá jako rozdíl, Způsobilé výdaje bez příjmu snížené o Vlastní zdroje. (ROZ_UZN - Vlastni). Nápověda pro toto datové pole je uvedena v Příloze č. 2 Datová pole BENEFIT7 této zprávy. Další možnost podpory uživatelů se nabízí příkazem Pokyny řídícího výboru v datové části Navigace. Tímto se zobrazí okno s odkazy na stáhnutí Příručky pro žadatele a Příručky pro webovou aplikaci BENEFIT7 a také emailový kontakt na metodickou a technickou podporu ROP SV. V celém průběhu testování nebyl funkční odkaz na stažení Příručky pro žadatele. Velmi kladně lze hodnotit ukládání jednou zadaných textů a hodnot při přechodu na jiné datové pole. Tato funkce byla v průběhu testování po celou dobu bezproblémová, a to i v případě odhlášení ze systému bez předchozího zadání příkazu Uložit. IS MONIT7+ ROP SV testovací verze 4.2.2.0 Přístup k prostředí informačního systému se nachází na adrese https://crr.mssf.cz/portal. Pro plnohodnotné fungování aplikace je uživatel vyzván k instalaci jednoho kořenového certifikátu a k instalaci Citrix klienta. Jako nápověda k jejich importu/instalaci je využito printscreenů tohoto procesu členěných do jednotlivých kroků. Po přihlášení se uživatel přesouvá do prostředí, kde má na výběr z aplikací MSSF2007, ke kterým má přidělena práva. Následuje okno obsahující 12 rozcestníků. Pro evaluaci IS MONIT7+ ROP SV testovací verze 4.2.2.0 měl zpracovatel přístup pouze do 10 z nich, přičemž rozcestník Globální granty neobsahoval žádná data ohledně globálních grantů. Tato skutečnost měla také vliv na evaluaci v rozcestníku Hlášení nesrovnalostí, neboť záložka Globální granty také neobsahovala data. Zpracovatel poté mapoval strukturu datových polí, obsažených v jednotlivých rozcestnících Aplikace IS MONIT7+ ROP SV je řešena pomocí struktury oken, podobně jako operační systém na osobních počítačích. Pro zmapování této vnitřní architektury byla datová pole rozčleněna do kategorií: Rozcestník základní milník, který se poté dělí do vlastních vnitřních struktur obsahující okna a záložky, popřípadě také skupiny Okno datové pole, které se zobrazí po zadání příkazu jako samostatné datové pole Záložka datové pole, které je součástí struktury nadřazeného okna Skupina skupina datových polí rozcestníku Správa číselníků, která patří do stejné kategorie Pro zmapování datových polí využito printscreenů datových polí, které jsou uvedeny 20
v Příloze č.4 Datová pole systému MONIT7+ ROP SV Testovací verze 4.2.2.0. V průběhu testování došlo k celkem 4 chybám systému, které jsou zaznamenány v dokumentu obsahující Datová pole IS MONIT7+ ROP SV Testovací verze 4.2.2.0. Všeobecně byla práce na testování ztížena nízkou operativní rychlostí systému, který při práci také několikrát zamrzl. V rámci procesní analýzy byly zpracovány tyto dokumenty: Procesní analýza IS BENEFIT7 ROP SV Analýza datových polí IS BENEFIT7 ROP SV Procesní analýza IS MONIT7+ ROP SV testovací verze 4.2.2.0 Datová pole systému MONIT7+ ROP SV testovací verze 4.2.2.0 IS BENEFIT7 má na rozdíl od IS MONIT7+ ROP SV daleko jednodušší vnitřní architekturu, což je způsobeno především nutností co nejmenšího zatížení konečného příjemce při zadávání dat do systému a zajištění vysoké uživatelské přívětivosti. Koncepce obou informačních systémů se také liší v použité aplikaci, kdy data do IS BENEFIT7 jsou zadávána do systému online v okně vyhledávače, kdežto IS MONIT7+ ROP SV vyžaduje instalaci Citrix klienta, který poté slouží jako platforma pro úpravu dat. IS MNONIT7+ je poté členěn do 12 základních rozcestníků, které se větví do oken. V průběhu testování byly identifikovány technické nedostatky v obou systémech. Evaluační úkol: Posouzení vypovídací schopnosti a využitelnosti sestav, včetně návrhů na zlepšení. IS MONIT7+ obsahuje celou řadu výstupních sestav a protokolů. Z rozhovorů s uživateli však vyplynulo, že orientace v nabídce sestav je nepřehledná, a také že některé výstupní sestavy neodpovídají zcela potřebám uživatelů. Tyto názory na zlepšení sestav (podrobně popsány v Příloze č. 9 Přehled konkrétních námětů a názorů dotázaných pracovníků ÚRR SV ke zlepšení IS) vycházejí z individuálních potřeb a vyžadují jejich další analýzu s ohledem na zlepšení předvytvořených sestav. Výstupní sestavy se průběžně doplňují v reakci na požadavky uživatelů. Za účelem zvýšení využitelnosti sestav zadal OMŘPM zapracovat tzv. R-kové sestavy, které obsahují rozsáhlou škálu datových polí a umožňují pro práci s daty využít funkcionality MS Excel. Jejich využitelnost byla pracovníky ÚRR SV hodnocena velice pozitivně. IS MONIT7+ obsahuje generátor výstupních sestav, avšak z rozhovorů vyplynulo, že ho využívá pouze malá část uživatelů. Důvodem je uživatelská náročnost práce s generátorem, a také omezení na předdefinovanou škálu dat. IS MSC2007 k referenčnímu datu pro hodnocení IS neobsahuje výstupní sestavy, které byly projednány s OSMS v rámci PS JMS v prosinci 2008. OSMS neposkytla ŘO ROP SV informace o plánu a harmonogramu jejich zapracování. IS MSC2007 dle sdělení uživatelů vykazuje technické problémy při generování výstupních 21
sestav, nenačítají se správná data. 22
7. SWOT analýza a celkové zhodnocení rizik IS Evaluační úkol: Celkové zhodnocení rizik souvisejících s využitím monitorovacích informačních systémů a formulace návrhů a opatření k jejich řešení. SWOT analýza IS MSSF2007 vychází ze zjištění v rámci hodnocení monitorovacích IS na základě zodpovězení dílčích evaluačních otázek. Jednotlivá zjištění jsme pro účely přehlednosti rozčlenili do 4 základních kategorií: technické řešení využití pro práci metodická podpora uživatelská podpora Silné stránky Slabé stránky 23
Silné stránky TECHNICKÉ ŘEŠENÍ MSSF2007 je nejrozsáhlejší systém veřejné správy v ČR MSSF2007 je funkční BENEFIT7 je díky webovskému řešení přístupný z jakéhokoli místa BENEFIT7 je stabilní a spolehlivý nástroj pro vkládání dat s přehledným uživatelským interface Dobře nastavený systém kontrol v BENEFIT7 pro omezení chybovosti (projektová žádost a žádost o platbu) MONIT7+ obsahuje dostatečné a detailní informace na úrovni projektů Dobrá stabilita MONIT7+ BENEFIT7 umožňuje automatické načítání dat do MONIT7+ VYUŽITÍ PRO PRÁCI Systém vytvořený na míru potřebám uživatelů METODICKÁ PODPORA Využívání prevence rizik (karty rizik) a využití projektového cyklu PDCA ve změnových řízeních UŽIVATELSKÁ PODPORA Flexibilní a vstřícná uživatelská podpora ze strany pracovníků monitoringu Existence podrobných uživatelských příruček pro práci s BENEFIT7, MONIT7+, MSC2007 a jejich průběžná aktualizace Slabé stránky TECHNICKÉ ŘEŠENÍ Chybný přenos dat MONIT7+ MSC2007, např. Souhrnná žádost o platbu (záložka Přehled zdrojů financování - % se přenáší pouze k některým částkám rozkladu) BENEFIT7 neobsahuje aktuální data o projektu (rozpočet dle smlouvy a změny) Pomalý vývoj systému Monit7+ oproti programu (zaostává). Dlouhé lhůty zapracování nových funkčností a oprav chyb ze strany dodavatele Není plně využita funkcionalita BENEFIT7 vyplňování monitorovacích zpráv a jejich přenos do MONIT7+, oznámení o změnách Nedostatečná provázanost dat BENIFIT7- MONIT7+ (povinná pole v MONIT7+ nejsou povinně vyplňována v BENEFIT7) Plně nefungují automatiky v MONIT7+ (musí se doplňovat ručně) Generování dat ze systému je náročné a pomalé VYUŽITÍ PRO PRÁCI Nedostatečné funkcionality pro řízení ROP (hlídač termínů, zobrazování historie, složité generování vlastních výstupních sestav, možnosti reportingu) Omezené možnosti práce s daty v IS MONIT7+ (nutnost využití MS Excel pro analýzy) Předdefinované výstupní sestavy v MONIT7+ nereflektují zcela potřeby uživatelů MONIT7+ není dostatečným manažerským nástrojem pro řízení ROP SV. MONIT7+ neobsahuje odpovídající výstupní sestavy jejich generování je složité METODICKÁ PODPORA Nejednoznačnost obsahu datových polí, především nepovinných Chybí sladění názvosloví datových polí v BENEFIT7 a MONIT7+ Nesoulad metodik a postů práce v IS (OM, příručky) OM není logicky členěn dle pracovních kroků Příležitosti Hrozby 24
Příležitosti TECHNICKÉ ŘEŠENÍ Pracuje se na nových funkčnostech: Daemon, nový modul Komunikace v IS MONIT7+. Formalizovat a systematizovat systém testování a zavést evidenci. VYUŽITÍ PRO PRÁCI Možnost vytvoření manažerských nástaveb Využití výstupních sestav pro komunikaci navenek (např. publicitu) METODICKÁ PODPORA Využití dnů pracovního volna pro úpravy a aktualizaci systému Větší využití přenosu know-how a zkušeností v rámci ROP UŽIVATELSKÁ PODPORA Elektronická příručka systému on-line (k dispozici vždy aktuální verze) Možnosti vytvoření lepší uživatelské podpory (elektronické formy nápovědy) Zintenzivnění uživatelské podpory pracovníků ÚRR Hrozby TECHNICKÉ ŘEŠENÍ Pravidelná měsíční instalace MONIT7+ má dopad na ÚIS GINIS Nedostatečné testování na straně dodavatele týkající se nových funkčností přináší chyby do jiných neaktualizovaných funkčností Vnitřní kontroly v MONIT7+ nezabraňují provést uživateli zásadní chyby (proplacení bez schválení) Nepřehlednost a složitá práce s MONIT7+ z uživatelského pohledu METODICKÁ PODPORA Zajištění aktuálnosti IS ve vztahu k platné legislativě Není definováno přesné období pro archivaci dat. Nedostatečné metodické ošetření nesrovnalostí, příjmů a křížového financování ze strany MF a MMR Smluvní vztah s CRR není dostatečně ošetřen (chybí sankce, ošetření zálohování a archivace dat apod.) Velmi časté změny v systému, příručkách. Nejednoznačné vymezení odpovědností pracovníků za změny v IS. (např. změny monitorovacích zpráv) Nedostatečné metodické řešení postupů pro zamítnuté souhrnné ŽoP ze strany NF Překryvy v nastavení práv uživatelů z hlediska jednoznačné odpovědnosti VYUŽITÍ PRO PRÁCI MONIT7+ nevnímají uživatelé jako systém, který by jim usnadňoval práci, ale spíše naopak Vedení paralelní evidence (tabulek) mimo MONIT7+ s vyšším rizikem chyb a neaktuálnosti a nejednotnosti dat Dlouhá reakční doba NF v případě opravy chyb ve VIOLA (i několik týdnů) UŽIVATELSKÁ PODPORA Uživatelé nepracují s příručkami pro práci s IS V návaznosti na identifikované slabé stránky a hrozby IS MSSF2007 jsme dále zpracovali analýzu rizik IS MSSF2007 s ohledem na implementaci ROP SV. Mapa rizik: Pravděpodobnost vzniku nízká střední vysoká 25
vysoký Chybovost dat v IS MONIT7+ a MSC20007 V současnosti nefunkční interface MONIT7+ - GINIS Nastavení smluvních podmínek s poskytovateli IS Dopad střední Nesoulad postupů v rámci metodik Odstavky a přetíženost IS Nefunkčnost, technické selhání IS Aktuálnost dat v IS Nemožnost manažerského využití IS IS MONIT7+ neobsahuje zcela vyhovující výstupní sestavy Absence automatických kontrol, nedostatečná provázanost Nejasné metodiky případně neexistence metodik (nesrovnalosti, křížové financování, příjmy, postupy pro modul SFC) Přetížení kapacit pracovníků ÚRR SV Chybný přenos dat MONIT7+ - MSC2007 Pracovníci ÚRR SV nepoužívají uživatelské příručky Vysoká četnost změn v metodických postupech IS MSC2007 neobsahuje potřebné výstupní sestavy malý Nejasná definice datových polí (zejména nepovinných polí) Vedení paralelní evidence Nesoulad názvosloví BENEFIT7, MONIT7+ a MSC2007 Nejednoznačná odpovědnost (kompetence) za zadávání dat Nepružnost systému (reakce na změny) Negativní vnímání IS uživateli Seznam rizik a hodnocení míry závažnosti rizik je také součástí odpovědi na evaluační otázku č. 26 v kapitole 8 Odpovědi na dílčí evaluační otázky. 26
Opatření na zamezení rizik: Riziko Opatření na zamezení rizik 1 Chybovost dat v IS MONIT7+ a MSC2007 Nastavit vnitřní kontroly a automatiky v IS. Zlepšit a zefektivnit uživatelskou podporu (nápověda v IS, příručky, školení, konzultace, workshopy) 2 V současnosti nefunkční přenos MONIT7+ - GINIS Dořešit harmonogramy přenosů a prověřit zajištění funkčnosti přenosů v plánovaném období do konce března 2009 3 Aktuálnost dat v IS Zajistit dodržování lhůt pro zadávání dat do IS. 4 Nastavení smluvních podmínek s poskytovateli IS Ošetřit smluvní podmínky (zejména zálohování, soulad IS s platnou legislativou) 5 Nejasné metodiky případně neexistence metodik (nesrovnalosti, Dopracování metodik odpovědnými orgány. křížové financování, příjmy, postupy pro modul SFC) 6 Přetížení kapacit pracovníků ÚRR SV Zautomatizovat procesy a minimalizovat manuální vstupy (dopracování do IS automatik, přenosů B7-M7+, vnitřní kontroly) 7 Chybný přenos dat MONIT7+ - MSC2007 Dořešit přenosy mezi IS. 8 Pracovníci ÚRR nevyužívají uživatelské příručky Zlepšit uživatelskou podporu vhodnějšími a efektivnějšími nástroji (vide sekvence, e-book s hyperlinky, informování o změnách v IS formou tzv. "rapid e-learning". 9 Četnost změn v metodických postupech Dopracovat odpovídající metodiky a sladit IS. 10 Nemožnost manažerského využití IS Vybudovat nadstavbová manažerský IS nad IS MONIT7+. 11 Nejasná definice datových polí (zejména nepovinných) Dopracovat definice datových polí IS. 12 IS MONIT7+ neobsahuje zcela vyhovující výstupní sestavy Dopracovat případně upravit výstupní sestavy v IS MONIT7+. 13 IS MCS2007 neobsahuje potřebné výstupní sestavy Dopracovat do IS MSC2007 výstupní sestavy v souladu se závěry PS JMS. 14 Absence automatických kontrol, nedostatečná provázanost Dopracovat automatických kontrol do IS. 27
Riziko Opatření na zamezení rizik 15 Nepružnost systému (reakce na změny) Ošetřit ve smluvních podmínkách s poskytovateli IS a zrychlit proces projednávání změn v rámci společných zadání. 16 Negativní vnímání IS uživateli Zlepšit využitelnost a uživatelskou přívětivost IS. 17 Nesoulad postupů v rámci metodik Aktualizovat postupy v metodikách. 18 Vedení paralelní evidence Zlepšit využitelnost IS pro sledování a generování dat. 19 Odstávky, přetíženost IS Plánovat instalace ve dnecg pracovního volna a s ohledem na termíny výzev. 20 Nefunkčnost, technické selhání IS Smluvní ošetření s dodavatelem ohledně termínů pro odstranění závad. 21 Nesoulad názvosloví BENEFIT7, MONIT7+ a MSC2007 Sladit názvosloví v případě, že je to účelné a možné. 22 Nejednoznačná odpovědnost (kompetence) za zadávání dat Ošetřit převzetí odpovědnosti při přidělení uživatelské role. 28
8. Odpovědi na dílčí evaluační otázky 1. Jaké je celkové nastavení struktury IS BENEFIT7 z hlediska efektivity, účelnosti a uživatelské přívětivosti? IS BENEFIT7 umožňuje žadateli vytvořit projektovou žádost a příjemci vyplnit žádost o platbu. Systém intuitivně navádí žadatele při vyplňování žádosti právě pomocí záložek v modrém menu Datová oblast žádosti. Nové funkcionality a posílení kontrol zavedené v rámci budování systému BENEFIT7 posílily efektivnost celého systému zejména kontrola žádosti při finalizaci, kdy systém upozorňuje na nevyplněné nebo chybně vyplněné záložky a lokalizuje je v rámci struktury elektronické žádosti. Tento systém však už neobsahuje další funkčnosti, které by zjednodušily práci administrátorům a kontrolorům ÚRR SV jako např. možnost vyplňovat v IS BENEFIT7 oznámení o změně projektu, monitorovací zprávu, komunikaci s žadatelem (např. automatické upozornění na termíny). Automatizované přenosy těchto dat mezi BENEFIT7 a MONIT7+ by jednak přispěly k omezení chybovosti při ručním zadávání dat a také by zjednodušily a usnadnily práci pracovníkům ÚRR. Další příležitostí možného zlepšení IS BENEFIT7 je podle našeho názoru zapracování aktuálních informací k projektové žádosti pro příjemce. Ve stávající verzi IS má příjemce v BENEFIT7+ pouze tu verzi projektové žádosti, kterou odeslal v rámci výzvy, ale tento systém již neobsahuje aktuální verzi, např. změny v rozpočtu, aktuální harmonogram a další. Příjemce tudíž musí sledovat aktuální stav svého projektu ve vlastním systému (papírová forma, MS Excel, případně další). ZÁVĚR: BENEFIT7 lze považovat za uživatelsky přívětivý, účelný a efektivní nástroj z hlediska struktury vyplňování žádosti. Avšak tento systém má dle našeho názoru příležitosti pro doplnění dalších funkčností pro usnadnění administrace jak na straně příjemce, tak na straně pracovníků ÚRR SV. DOPORUČENÍ: Dopracovat do IS BENEFIT7 funkčnosti jako jsou vyplňování monitorovacích zpráv, oznámení o změně, automatického upozornění na termíny a další. (Poznámka: z rozhovorů s pracovníky ÚRR SV vyplynulo, že na některých funkčnostech se již pracuje, např. monitorovací zprávy a modul Komunikace.) 29
2. Jaká je technická náročnost zpracování webové žádosti BENEFIT7 (přijatelná/nepřijatelná)? 2.1 Analýza technických požadavků na zpracování žádosti Provozovatel BENEFIT 7 garantuje funkčnost systému pouze v těchto internetových prohlížečích: Internet Explorer Minimální verze: 5.5 Hardware: Procesor: 486/66 MHz nebo vyšší; RAM: 32MB ; Místo na disku: 12,0 MB Operační systém: Windows 98 Druhé vydání nebo vyšší Minimální rozlišení: 1024 x 768 (max. 96 dpi) Firefox Minimální verze: 1.0.6 Hardware: Procesor: Pentium 233 Mhz nebo vyšší; RAM: 64 MB; Místo na disku: 50 MB Operační systém: Windows 95 nebo vyšší; Linux (od verze jádra 2.2.14) Minimální rozlišení: 1024 x 768 (96 dpi) Netscape Minimální verze: 8.0 Hardware: Procesor: Pentium 233 Mhz nebo vyšší; RAM: 64 MB; Místo na disku: 50 MB Operační systém: Windows 98 Druhé vydání nebo vyšší Minimální rozlišení: 1024 x 768 (96 dpi) Mozilla Firefox Minimální verze: 1.5 Hardware: Procesor: Pentium 233 MHz nebo vyšší; RAM: 64 MB; Místo na disku: 52 MB Operační systém: Windows 98 Druhé vydání nebo vyšší Minimální rozlišení: 1024 x 768 (96 dpi) Nabídka současných internetových vyhledávačů na trhu převyšuje tento výčet, což znamená, že nejsou například podporovány v česku uživateli oblíbený vyhledávač Opera, nebo dravě expandující internetových prohlížeč společnosti Google nazvaný Chrome. Tyto a ostatní vyhledávače však v současnosti dosahují jen nízkého podílu na trhu nepřesahující 5 % podílu uživatelů internetu. Další požadavky pro bezproblémové fungování aplikace BENEFIT7+: Pro zadávání dat do žádosti musí být v internetovém prohlížeči zapnut JavaScript. Prohlížeče, které nepodporují JavaScript, lze použít pouze pro prohlížení žádostí. Problémy s grafikou a formátem internetových stránek však nelze vyloučit. V internetovém prohlížeči nesmí být nastavené vlastní styly vzhledu stránek ani nesmí být zapnutá žádná nastavení, která jakýmkoli způsobem mění vzhled nebo styly písma. V opačném případě nelze vyloučit problémy s grafikou a vzhledem webových stránek. Pro tisk žádostí musí být na počítači nainstalovaný software Adobe Acrobat Reader 30
verze 6 nebo vyšší. Pro bezproblémový chod aplikace je také potřeba importovat dva kořenové certifikáty, jejichž instalace zabere i průměrnému uživateli jen několik vteřin. Bezproblémová instalace je podpořena podrobným návodem, který je rozdělen po jednotlivých krocích. Pro dokonalý návod pro uživatele by bylo ideální doplnit tento návod tzv. printscreeny instalačního procesu. 2.2 Intuitivnost vyplnění žádosti a odpovídající podpora uživatelům Prostředí informačního systému BENEFIT7 probíhá po celou dobu online na adrese www.eu-zadost.cz. Jednotlivé stránky a nabídky aplikace jsou jednotně graficky členěny pro snadnější a přehlednější obsluhu aplikace. Základní obrazovka: V pravém horním rohu záhlaví je umístěna informace o přihlášeném uživateli. Uživatel má kdykoli možnost využít příkazu Odhlásit kliknutím na tento odkaz dojde k odhlášení a k návratu na úvodní stránku aplikace. Pod záhlavím v černém řádku se zobrazují údaje o tom, ve které nabídce či záložce se uživatel právě nachází a po přihlášení se zde objevují informace o časovém limitu automatického odhlášení, aktuálním datu a čase. Důležitým prvkem každého okna je modrý uživatelský panel, který je umístěn vlevo a nabízí nástroje k editaci a jednotlivé datová pole (části) žádosti. Panel se obměňuje podle potřeb právě otevřené záložky. V hlavní části okna je vždy zobrazen obsah spuštěného datového pole (pole, tabulky apod.). Aplikaci lze spustit ve dvou jazykových verzích česky a polsky. Při vyplňování polí je využívání grafického odlišení povinných polí (žlutá) a nepovinných polí (bílá). Dále jsou k dispozici textová pole, která jsou určena zejména pro zadání popisu. U každého popisového okna je k dispozici údaj o počtu napsaných znaků a celkovému počtu možných znaků (např.: 35/1000). Uživatel si celé pole může zobrazit ve velkém formátu v novém okně pomocí tlačítka Otevřít v novém okně. V případě zobrazení napsaného textu v novém okně může uživatel využít nabídky Kontrola pravopisu. Uživatelská tlačítka jsou hlavním nástrojem pro editaci polí. Nejčastěji jsou využívána tlačítka Nový záznam, Kopírovat, Smazat záznam, Uložit a Storno. Tato pole jsou doplněna o souhrnnou tabulku, umožňující udržet si přehled o zadaných údajích. Jako velice uživatelsky přátelský se jeví především příkaz Kopírovat záznam, která je velice vhodným nástrojem v případě, že zadávané údaje jsou totožné či se mírně liší a stačí je jen jednoduše upravit. 31