Oblast podpory 3.3 Operačního programu přeshraniční spolupráce Česká republika Polská republika 2007-2013 Příručka pro konečné uživatele Verze 5 Platná od 1. 9. 2012
OBSAH: 1. Úvod... 3 2. Seznam zkratek a vymezení pojmů... 3 2.1. Seznam zkratek... 3 2.2. Vymezení pojmů... 4 3. Postupy po schválení mikroprojektu... 7 4. Smlouva o financování... 7 5. Realizace mikroprojektu... 9 5.1. Změny mikroprojektu... 9 5.2. Výběr dodavatele, veřejné zakázky...10 5.3. Publicita...17 5.4. Harmonogram mikroprojektu...20 5.5. Účet mikroprojektu...20 5.6. Účetnictví mikroprojektu...21 5.7. Archvivace dokumentů...21 6. Cíle, udržitelnost a majetek pořízený v rámci mikroprojektu...22 6.1. Cíle mikroprojektu...22 6.2. Udržitelnost mikroprojektu...22 6.3. Majetek pořízený v rámci mikroprojektu...23 7. Kontrola...24 8. Závěrečná zpráva a žádost o platbu za mikroprojekt...25 8.1. Závěrečná zpráva za mikroprojekt...25 8.2. Žádost o platbu za mikroprojekt...26 8.3. Způsobilost a dokladování výdajů mikroprojektu...30 8.4. Příjmy mikroprojektu...39 9. Poskytování informací...40 10. Seznam příloh...41 11. Evidence revizí...42-2 -
1. ÚVOD Příručka pro konečné uživatele obsahuje veškeré informace potřebné k realizaci mikroprojektu a čerpání peněz z prostředků ERDF prostřednictvím Fondu mikroprojektů (dále také jen Fond), který je součástí Operačního programu přeshraniční spolupráce Česká republika Polská republika 2007-2013. Je určena především pro tzv. konečné uživatele (dále také jen KU), tedy žadatele, jejichž žádost o dotaci z Fondu mikroprojektů již byla schválena. S touto příručkou by se však měli seznámit také všichni žadatelé ještě před podáním samotné projektové žádosti, aby byli předem seznámeni s podmínkami poskytnutí dotace. Tato příručka je závazná pro všechny české konečné uživatele se sídlem nebo působící na území okresů Opava, Ostrava a Nový Jičín. 2. SEZNAM ZKRATEK A VYMEZENÍ POJMŮ 2.1 SEZNAM ZKRATEK CRR ČR ČR DPH ERDF EŘV ES EU FM KU MMR ČR MRR PR NO OPPS ČR-PR PCO PR ŘO Centrum pro regionální rozvoj České republiky Česká republika Daň z přidané hodnoty Evropský fond pro regionální rozvoj Euroregionální řídící výbor Evropské společenství Evropská unie Fond mikroprojektů Konečný uživatel Ministerstvo pro místní rozvoj České republiky Ministerstvo regionálního rozvoje Polské republiky Národní orgán (též Národní koordinátor) Operační program přeshraniční spolupráce Česká republika Polská republika, dále nazýván také Program Platební a certifikační orgán Polská republika Řídící orgán - 3 -
2.2 VYMEZENÍ POJMŮ Dotace Finanční prostředky ERDF a státního rozpočtu využívané na realizaci projektu. Ve Fondu mikroprojektů se českým žadatelům dotace ze státního rozpočtu ČR neposkytují, polským žadatelům se poskytuje dotace ze státního rozpočtu PR. Evropský fond pro regionální rozvoj Evropský fond pro regionální rozvoj (ERDF) zásadně přispívá k dosažení cíle podpory rozvoje a strukturálních změn regionů, jejichž rozvoj zaostává a jejichž hospodářská a sociální přeměna čelí strukturálním obtížím. Fond rovněž přispívá k podpoře trvale udržitelného rozvoje a k vytváření trvale udržitelných pracovních příležitostí. Euroregionální řídící výbor Společný česko-polský orgán v každém euroregionu, který projednává projektové žádosti o dotaci z Fondu mikroprojektů, závažné změny mikroprojektů v průběhu jejich realizace a průběh implementace Fondu mikroprojektů. Fond mikroprojektů Fond mikroprojektů je oblastí podpory 3.3 Operačního programu přeshraniční spolupráce Česká republika Polská republika 2007 2013. Fond mikroprojektů umožňuje realizovat projekty menšího rozsahu s výší dotace z ERDF od 2 tis. do 30 tis. EUR s tím, že celkové náklady mikroprojektu mohou být maximálně 60 tis. EUR. Informační systém Informační systém sloužící k monitorování implementace programů spolufinancovaných z prostředků rozpočtu EU. Nejvyšší úrovní informačního systému je jeho centrální úroveň - Monitorovací systém Central 2007 (MSC 2007), na ni navazuje administrativní úroveň IS MONIT7+ a nejnižší úroveň je tvořena IS Benefit7, s kterým pracují žadatelé/koneční uživatelé. Konečný uživatel Subjekt, který realizuje projekt v rámci Fondu mikroprojektů. Na realizaci tohoto projektu přijímá finanční prostředky od Správce Fondu (euroregionu). Mikroprojekt Projekt s limitovaný finančním rozsahem stanoveným v rámci příslušného programu a realizovaný konečným uživatelem. V OPPS ČR-PR je mikroprojekt finančně vymezen minimální dotací z ERDF 2 000 EUR, maximální dotací z ERDF 30 000 EUR a maximální výší celkových způsobilých výdajů 60 000 EUR. - 4 -
Národní orgán (též Národní koordinátor) Polský orgán státní správy odpovědný za realizaci Operačního programu přeshraniční spolupráce Česká republika Polská republika 2007 2013 na svém území. Funkci Národního orgánu vykonává Ministerstvo regionálního rozvoje PR. Je partnerem Řídícího orgánu. Nesrovnalost (porušení předpisů) Za nesrovnalost se považuje porušení předpisů ES nebo ČR nebo (včetně podmínek stanovených ve Smlouvě o financování), které upravují použití prostředků z rozpočtu EU nebo veřejných zdrojů ČR, v jehož důsledku jsou nebo by mohly být dotčeny veřejné rozpočty ČR nebo souhrnný rozpočet EU formou neoprávněné výdajové položky. Tzn. jedná se o každé porušení podmínek, za kterých byly prostředky z rozpočtu EU poskytnuty České republice a každé porušení podmínek, za kterých byly tyto prostředky a prostředky národních veřejných rozpočtů dále poskytnuty jednotlivým žadatelům. Nezpůsobilé výdaje Jedná se o výdaje, které nemohou být spolufinancovány ze strukturálních fondů. Pokud tyto výdaje v průběhu realizace projektu vzniknou, musí být vždy financovány z jiných zdrojů než z dotace poskytnuté prostřednictvím Programu. Platební a certifikační orgán (PCO) Orgán zajišťující finanční operace s prostředky ERDF, ve smyslu čl. 61 Nařízení (ES) č. 1083/2006, související s realizací Programu se sídlem na straně Řídícího orgánu. Funkcí PCO je pověřen Národní fond Ministerstva financí ČR. Princip Vedoucího partnera Z nařízení Evropské komise k ERDF vyplývá, že všechny projekty realizované v rámci programů přeshraniční spolupráce musí být realizovány společně s přeshraničním partnerem, z nichž jeden bude plnit funkci tzv. vedoucího partnera. Tento vedoucí partner předkládá projekt, odpovídá za jeho celkovou realizaci, přijímá platby i za svého partnera apod. Na tomto principu je postaven Fond mikroprojektů jako celek, není však vyžadován u mikroprojektů. Funkci vedoucího partnera ve Fondu mikroprojektů v Euroregionu Silesia plní česká strana Euroregion Silesia - CZ. Program V tomto dokumentu se jedná o Operační program přeshraniční spolupráce Česká republika Polská republika 2007 2013. Navazuje na Iniciativu INTERREG IIIA ČR-PR a je určený na podporu a rozvoj česko-polského příhraničí a přeshraniční spolupráce. Programový dokument Jedná se o základní dokument Programu, který společně připravily oba partnerské státy. Obsahuje analýzu a popis situace území, strategii Programu vymezenou prostřednictvím prioritních os a oblastí podpory, indikativní finanční alokace a rámcový popis implementace Programu. Dokument je schválen vládami obou partnerských států a Evropskou komisí. - 5 -
Programový dodatek Dokument připravený společně oběma partnerskými státy detailně rozpracovává Programový dokument a je určen pro implementaci Programu. Obsahuje zejména detailní informace o prioritních osách, oblastech podpory, příjemcích dotace, implementačních subjektech, způsobu implementace Programu a finančním plánu pro každou oblast podpory. Dokument schvaluje Monitorovací výbor Programu. Řídící orgán Orgán státní správy ČR odpovědný za celkovou realizaci Operačního programu přeshraniční spolupráce Česká republika Polská republika 2007 2013. Funkci Řídícího orgánu vykonává Ministerstvo pro místní rozvoj ČR. Správce Fondu mikroprojektů Subjekt, který implementuje Fond mikroprojektů. V Operačním programu přeshraniční spolupráce Česká republika Polská republika 2007 2013 tuto funkci vykonává 6 euroregionů. - 6 -
3. POSTUPY PO SCHVÁLENÍ MIKROPROJEKTU Mikroprojekty schvaluje Euroregionální řídící výbor Euroregionu Silesia (dále také jen EŘV). Žadatelé jsou o rozhodnutí EŘV ve věci jejich žádosti Správcem Fondu informováni písemně, a to do třech týdnů od zasedání EŘV. Informace o schválených mikroprojektech jsou zveřejňovány na www.euroregion-silesia.cz. EŘV může schválit mikroprojekt bez jakýchkoli podmínek či s podmínkou/podmínkami. Schválení mikroprojektu bez podmínek V případě, že EŘV schválil mikroprojekt bez podmínek, Správce Fondu mikroprojektů (dále jen Správce Fondu) zašle KU oznámení o schválení a následně jej vyzve k uzavření smlouvy o financování. Před uzavřením smlouvy může Správce Fondu požadovat další doplnění či úpravy projektu (např. přesný harmonogram aktivit projektu, opravu chyby v rozpočtu apod.) a další dokumenty nezbytné pro uzavření smlouvy, zejména pak bankovní identifikaci KU. Schválení mikroprojektu s podmínkou/podmínkami V případě, že EŘV schválil mikroprojekt s nějakou podmínkou, Správce Fondu zašle KU oznámení s přesným uvedením podmínky včetně pokynů a termínu pro splnění této podmínky. V případě, že se podmínka týká změny základních údajů mikroprojektu uvedených v informačním systému (dále jen IS) MONIT7+, např. redukce celkových způsobilých výdajů, úpravy indikátorů apod., Správce Fondu zašle KU formulář Změnový list (viz příloha č. 4) s uvedením příslušných změn a KU podpisem tohoto formuláře dá Správci Fondu souhlas s provedením těchto změn v IS MONIT7+. Po splnění podmínek stanovených EŘV Správce Fondu vyzve KU k uzavření smlouvy o financování. 4. SMLOUVA O FINANCOVÁNÍ Po schválení mikroprojektu EŘV, popř. splnění podmínek stanovených EŘV, Správce Fondu zašle KU návrh smlouvy o financování (viz příloha č. 1) včetně příloh. Ve smlouvě o financování a jejích přílohách jsou stanoveny podmínky, za jakých bude mikroprojekt realizován. Smlouvu s českými KU uzavírá Správce Fondu v Euroregionu Silesia, tj. Euroregion Silesia - CZ. Součástí této smlouvy je vždy příloha Všeobecná pravidla pro poskytnutí dotace z Fondu mikroprojektů v Euroregionu Silesia (viz příloha č. 2) a Postupy pro zadávání zakázek malého rozsahu (viz příloha č. 3). Výše dotace Maximální výše dotace bude stanovena ve Smlouvě o financování mikroprojektu dle rozhodnutí EŘV, přičemž tato částka se opírá o odhadovaný rozpočet. Skutečná výše dotace bude stanovena až po dokončení mikroprojektu a předložení závěrečného vyúčtování mikroprojektu, přičemž maximální výši schválené dotace nelze překročit. Předčasné ukončení smlouvy ze strany konečného uživatele Konečný uživatel může smlouvu o financování kdykoli vypovědět podáním dvouměsíční písemné výpovědi. V případě vypovězení smlouvy nemá konečný uživatel nárok na vyplacení jakékoli náhrady. - 7 -
Předčasné ukončení smlouvy ze strany Správce Fondu Správce Fondu odstoupí od smlouvy bez vyplacení jakékoli náhrady, pokud konečný uživatel: nesplní bez odůvodnění některý ze závazků stanovených ve Smlouvě o financování a po písemné výzvě, aby tyto závazky splnil, tak neučiní ani nepodá uspokojivé vysvětlení do 30 kalendářních dnů od odeslání dopisu; je předmětem řízení o vyhlášení bankrotu, likvidace, správy ze strany soudů anebo nějakého podobného postupu upraveného v celostátní legislativě nebo směrnicích; změní svou právní formu, aniž by byl na základě této skutečnosti zpracován dodatek smlouvy; převede nebo postoupí Smlouvu o financování mikroprojektu a platby s ní spojené třetí straně bez předchozího písemného souhlasu Správce Fondu; dopustí se korupce (totéž platí pro partnery konečného uživatele); nesplní základní požadavky na finanční a věcnou kontrolu mikroprojektu; dopustí se finančních podvodů. Správce Fondu má právo odstoupit od smlouvy i v dalších řádně odůvodněných případech, kdy hrozí nenaplnění cílů mikroprojektu. Neuzavřená smlouva o financování vám nebrání realizovat projekt. Jste však povinni seznámit se a respektovat podmínky pro realizaci mikroprojektu uvedené ve standardní smlouvě o financování a jejích přílohách. V čl. 7 odst. 6 standardní smlouvy o financování jsou uvedeny sankce za nenaplnění hodnot indikátorů mikroprojektu, nedodržení termínů a dalších podmínek stanovených smlouvou a jejími přílohami. V případě obcí, resp. krajů je v souladu s příslušným ustanovením zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), resp. zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), ve znění pozdějších předpisů požadováno schválení smlouvy a jejích dodatků příslušným orgánem obce, resp. kraje. - 8 -
5. REALIZACE MIKROPROJEKTU 5.1 ZMĚNY MIKROPROJEKTU Konečný uživatel je povinen písemně oznámit nebo požádat o všechny změny mikroprojektu. Nepodstatné změny (oznámení) Za nepodstatné jsou považovány změny, které : - nemají vliv na samotný obsah a cíle mikroprojektu (např. změna bankovního účtu apod.) - mají malý vliv na obsah či cíle mikroprojektu (např. změna termínu akce v rámci mikroprojektu apod.) - mají malý vliv na rozpočet mikroprojektu jedná se o přesun prostředků mezi rozpočtovými kapitolami do výše 15 % původní částky 1 kterékoli z dotčených kapitol a o jakýkoli přesun prostředků mezi jednotlivými podkapitolami (položkami) v rámci jedné kapitoly, pokud neovlivňuje hlavní záměr mikroprojektu. V těchto případech konečný uživatel neprodleně oznámí změnu písemně Správci Fondu, který do 30 dnů od doručení oznámení změnu posoudí a zašle konečnému uživateli vyjádření. Správce Fondu má právo vyjádřit nesouhlas s nepodstatnou změnou, pokud je tato v rozporu s podmínkami Fondu nebo mikroprojektu (např. neodůvodněný převod prostředků na nákup většího počtu, jiného či dražšího vybavení než bylo plánováno apod.). Nepodstatné změny mikroprojektu, ke kterým dojde 30 a méně dnů před ukončením realizace, popř. před předložením Závěrečné zprávy za mikroprojekt a Žádosti o platbu za mikroprojekt, nemusí být Správci Fondu oznámeny, pokud budou uvedeny a zdůvodněny v Závěrečné zprávě za mikroprojekt a Žádosti o platbu za mikroprojekt. 2 Tyto změny pak budou Správcem Fondu posouzeny v rámci kontroly Závěrečné zprávy a Žádosti o platbu. Podstatné změny (žádost) Za podstatné jsou považovány změny, které : - mají vliv na obsah, cíle či dobu trvání mikroprojektu (např. redukce počtu aktivit v rámci mikroprojektu, prodloužení doby trvání mikroprojektu apod.) - mají vliv na rozpočet mikroprojektu jedná se o přesun prostředků mezi rozpočtovými kapitolami o více než 15 % původní částky kterékoli z dotčených kapitol. Podstatné změny mikroprojektu vyžadují schválení Správcem Fondu a změnu Smlouvy o financování formou písemného dodatku k původní smlouvě. Žádost o změnu včetně řádného zdůvodnění musí být podána u Správce Fondu v dostatečném časovém předstihu, nejpozději však 30 dní před provedením uvažované změny mikroprojektu. V případě závažných změn měnících charakter, strukturu nebo rozsah mikroprojektu musí změnu schválit EŘV. 1 Za původní jsou považovány částky v rozpočtu po schválení projektu EŘV. 2 Nepodstatné změny týkající se žadatele, např. změna bankovního účtu, musí být řádně oznámena. - 9 -
Pokud Správce Fondu, popř. EŘV změnu schválí, zašle konečnému uživateli písemné sdělení o schválení této změny a zároveň návrh dodatku ke Smlouvě o financování mikroprojektu. Pokud Správce Fondu, popř. EŘV změnu neschválí, zašle konečnému uživateli písemné sdělení o neschválení této změny včetně zdůvodnění jejího zamítnutí. Každou změnu je nutné oznámit či o ni požádat oficiálně, tj. písemně s podpisem statutárního zástupce KU. E-mailem zaslané oznámení či žádost nestačí. Při každé změně osoby zodpovědné za řízení celého projektu (nepodstatná změna na oznámení) nezapomeňte ověřit, zda je stále zajištěn přístup s právem editace k původní projektové žádosti, kterou budete potřebovat pro zpracování žádosti o platbu v Benefit7 (viz kap. 8.2 této příručky). Při jakékoli změně rozpočtu je nutné spolu s oznámením, popř. žádostí předložit zároveň upravenou přílohu C Podrobný rozpočet mikroprojektu, ve které bude uvedeno, že se jedná o rozpočet po změně (včetně pořadí této změny), a která bude podepsána statutárním zástupcem KU. Tuto přílohu je nutné předložit i v elektronické podobě (lze zaslat e-mailem). V případě dosažených úspor v projektu není možné rozšiřovat aktivity či výstupy projektu (např. rozšířit aktivitu o další výlet, zvýšit náklad vydávané tiskoviny, zvýšit počet kusů pořizovaného vybavení apod.). Rozšíření aktivit či výstupů je možné pouze ve výjimečných případech, kdy se ukáže, že toto je nezbytné pro dosažení cílů projektu. Rozšíření aktivit či výstupů podléhá schválení Správcem Fondu, popř. EŘV. 5.2 VÝBĚR DODAVATELE, VEŘEJNÉ ZAKÁZKY V případě, že část aktivit nebude zabezpečena konečným uživatelem ani jeho partnerem (partnery), ale bude realizována na základě jedné nebo více smluv o dodávce zboží, služeb či stavebních prací, musí konečný uživatel při uzavírání takových smluv postupovat v souladu s národní legislativou. Všichni koneční uživatelé jsou buď veřejnými nebo dotovanými zadavateli a musí se řídit závaznými postupy pro zadávání veřejných zakázek. V případě zakázek malého rozsahu 3 a zakázek s vyšší hodnotou 4 postupuje Konečný uživatel dle Postupů pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu a zakázek s vyšší hodnotou, které jsou uvedeny v příloze č. 6 Smlouvy, a dle aktuálního Doplňujícího výkladu k postupům pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007-2013 (dále jen Doplňující výklad). Dle tohoto výkladu: 3 Hodnota zakázky je nižší než limit stanovený v 12 odstavec 3 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění. 4 Hodnota zakázky je vyšší než limit pro veřejné zakázky malého rozsahu stanovený v zákoně, v případech, kdy se na zadavatele nevztahuje povinnost postupovat dle zákona. - 10 -
1) zadavatelé z členských států, včetně těch zadavatelů, kteří nespadají pod působnost zákona č. 137/2006 Sb., jsou při uzavírání smluv, jejichž předmětem je plnění zakázek, povinni dodržovat pravidla a zásady Smlouvy o založení ES. Tyto zásady zahrnují volný pohyb zboží, právo usazování, volný pohyb služeb, zákaz diskriminace, rovné zacházení, transparentnost, proporcionalitu a vzájemné uznávání 5. 2) Dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, musí příjemci disponující s veřejnými prostředky při zadávání zakázek dodržovat také pravidla hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti vynaložených prostředků. V příloze č. 1 tohoto výkladu je uveden minimální rozsah finančních oprav, které budou provedeny z důvodu nedodržení pravidel při realizaci výběrového řízení. Hodnotící kritéria Jako hodnotící kritérium pro výběr nabídky by zpravidla měla být, s ohledem na výše uvedenou zásadu hospodárnosti, nabídková cena. V případě použití kritéria ekonomická výhodnost nabídky 6, musí být nabídková cena jedním ze subkritérií a její váha na celkovém ohodnocení kritéria ekonomická výhodnost nabídky musí činit minimálně 60 %. Postup výběru dodavatele, jeho dokladování a kontrola Přehled postupů při výběru dodavatele dle typu zakázky a její předpokládané hodnoty je uveden v příloze č. 3 této příručky ( Postupy pro zadávání zakázek malého rozsahu a zakázek s vyšší hodnotou ). Od 1.4.2012 došlo ke snížení limitů veřejných zakázek malého rozsahu na dodávky a služby pod 1.000.000,-Kč bez DPH a na stavební práce pod 3.000.000,-Kč bez DPH. Dále je uveden stručný postup výběru dodavatele dle předpokládané hodnoty zakázky a přehled základních dokumentů, které budou vyžadovány ze strany Správce Fondu pro účely ověření správnosti postupu zadavatele při zadání zakázky: A. Veřejné zakázky malého rozsahu Kategorie 1: pravidla pro zadávání veřejných zakázek v hodnotě nepřesahující 200.000,-Kč bez DPH v případě veřejných zakázek na dodávky a služby a 600.000,-Kč bez DPH v případě veřejných zakázek na stavební práce Postup: výzva jednomu dodavateli k předložení cenové nabídky (popřípadě s dalšími podmínkami plnění), pokud má zadavatel aktuální cenové nabídky již k dispozici, pak přímá objednávka plnění, a to i například emailovou formou 5 Interpretační sdělení Komise o právních předpisech Společenství použitelných pro zadávání zakázek, na které se plně nebo částečně nevztahují směrnice o zadávání veřejných zakázek (2006/C 179/02) 6 Jedná se o způsob hodnocení nabídek, kdy se kromě ceny zohledňují i jiné aspekty nabídky, např. záruční doba, spotřeba, výkon, kvalita atp. U každého kritéria je nutné nastavit zejména jeho název a váhu v celkovém hodnocení. - 11 -
rozhodnutí pověřené osoby zadavatele na základě nabídky o pořízení plnění (není nutné ustavovat hodnotící komisi) uzavření smlouvy pověřenou osobou zadavatele (uzavřením smlouvy se rozumí rovněž vystavení objednávky) případně rozhodnutí zadavatele o nepřidělení veřejné zakázky/odmítnutí nabídky (např. jestliže cenová nabídka nebo jiné podmínky plnění nejsou pro zadavatele akceptovatelné apod.) Dokladování postupu: text výzvy k předložení cenové nabídky zaslaný vybranému dodavateli, pokud již není k dispozici ceník vybraného dodavatele nabídka podaná dodavatelem na základě výzvy zadavatele nebo jiné informace či ceníky, z nichž vyplývá plnění nabízené dodavatelem smlouva nebo objednávka, z které bude zřejmé dané plnění a jeho podmínky (cena, rozsah, dodací lhůty apod.) případně sdělení zadavatele oslovenému dodavateli o nepřidělení veřejné zakázky/odmítnutí nabídky. Dodávky a služby je možné realizovat i formou přímého nákupu. V tomto případě nemusí zadavatel postupovat dle výše uvedených bodů, musí však respektovat pravidla způsobilosti výdajů, zejména pak pravidla hospodárnosti, doložení výdajů řádným účetním dokladem apod. Kontrola ze strany Správce Fondu: Postupy při výběru dodavatele budou ze strany Správce Fondu kontrolovány v rámci kontroly závěrečného vyúčtování projektu, tj. při kontrole Žádosti o platbu za mikroprojekt a Závěrečné zprávy za mikroprojekt, v které konečný uživatel musí způsob výběru dodavatele stručně popsat. Správce Fondu může také provést průběžnou kontrolu výběru dodavatele v průběhu realizace projektu. Kategorie 2: pravidla pro zadávání veřejných zakázek v hodnotě od 200.000,-Kč bez DPH a nižší než 1.000.000,-Kč bez DPH v případě veřejných zakázek na dodávky a služby a v hodnotě od 600.000,-Kč bez DPH a nižší než 3.000.000,-Kč bez DPH v případě veřejných zakázek na stavební práce Postup: výzva nejméně třem dodavatelům k předložení cenové nabídky (popřípadě s dalšími podmínkami plnění) a případné uveřejnění výzvy vhodným způsobem, výzva bude obsahovat rovněž údaje o kritériích (hodnotící kritéria) lhůta pro podání nabídek dodavateli musí být minimálně 10 dní ode dne následujícího po dni odeslání výzvy dodavatelům zápis (protokol) pověřené osoby s doporučením nejvhodnější nabídky (viz bod 5.2 Doplňujícího výkladu) nebo ustanovení alespoň 3 členné hodnotící komise (viz bod 5.3 Doplňujícího výkladu), rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky informování uchazečů o výsledku výběrového řízení (viz bod 8.2 Doplňujícího výkladu), uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem (viz čl. 6 Doplňujícího výkladu) případně rozhodnutí zadavatele o zrušení výběrového řízení (viz článek 9 Doplňujícího výkladu) - 12 -
Dokladování postupu: text výzvy k předložení cenové nabídky a dalších dokumentů vymezujících předmět zakázky zaslaných požadovanému počtu potenciálních dodavatelů, včetně dokladů prokazujících jejich odeslání (např. výtisky z elektronické pošty, potvrzené doručenky apod.); případně zdůvodnění vyzvání nižšího než metodikou požadovaného počtu dodavatelů nabídky podané dodavateli na základě výzvy zadavatele zápis (protokol) o posouzení a hodnocení podaných nabídek podepsaný pověřenou osobou včetně čestného prohlášení o nepodjatosti a mlčenlivosti osoby provádějící výběr, v případě ustavení hodnotící komise zápis (protokol) podepsaný všemi členy této komise včetně čestných prohlášení všech členů komise o nepodjatosti a mlčenlivosti rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky, popř. souhlas s výsledkem hodnocení a podpis zadavatele na zápisu (protokolu) text oznámení o výsledku zadávacího řízení zaslaný všem uchazečům, kteří podali nabídku v řádném termínu pro podání nabídek, včetně dokladů prokazujících jejich odeslání smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem včetně případných dodatků k ní. Kontrola ze strany Správce Fondu: U všech zakázek, u kterých bude výběr dodavatele prováděn po schválení projektu ze strany EŘV, budou postupy při výběru dodavatele ze strany Správce Fondu kontrolovány před vyhlášením zadávacího řízení a v rámci kontroly závěrečného vyúčtování projektu, tj. při kontrole Žádosti o platbu za mikroprojekt a Závěrečné zprávy za mikroprojekt, v které konečný uživatel musí způsob výběru dodavatele stručně popsat. Kontrola před vyhlášením zadávacího řízení: Před vyhlášením zadávacího řízení je konečný uživatel povinen předložit Správci Fondu ke kontrole následující dokumenty (dokumenty stačí předložit v elektronické podobě): zadávací dokumentaci, příp. výzvu (pokud zároveň plní funkci zadávací dokumentace); kalkulaci předpokládané hodnoty veřejné zakázky vč. zdůvodnění této kalkulace (uvedení z jakých údajů a informací konečný uživatel vycházel při stanovování předpokládaných cen) 7. Správce Fondu vydá k uvedeným dokumentům stanovisko do 10 pracovních dní od jejich obdržení. V případě, že dokumentace předložená konečným uživatelem není kompletní nebo Správce Fondu potřebuje k posouzení předložené dokumentace další doplňující informace, běh této lhůty se pozastavuje. Běh lhůty pokračuje v okamžiku, kdy konečný uživatel dodá chybějící podklady/požadované informace. Zadávací řízení je možné vyhlásit až po obdržení souhlasného stanoviska Správce Fondu, přičemž konečný uživatel je povinen při vyhlášení zadávacího řízení použít ty verze dokumentů, které byly posouzeny Správcem Fondu 8. 7 Kalkulace předpokládané hodnoty veřejné zakázky musí obsahovat rozsah plnění, která jsou předmětem veřejné zakázky a jednotkové ceny. V případě, že je veřejná zakázka složena z více dílčích plnění, musí být kalkulace v této podobě provedena za každé dílčí plnění. Zdůvodnění kalkulace musí být podloženo buď informacemi o zakázkách stejného či podobného předmětu plnění (KU může vycházet např. z vlastních zkušeností se zadáním stejné či podobné veřejné zakázky v minulosti nebo z jiných dostupných údajů a informací např. veřejně přístupné údaje na internetu nebo v odborných publikacích) nebo průzkumem trhu s požadovaným plněním. 8 Posouzením veřejné zakázky nepřechází odpovědnost za to, že veřejná zakázka bude zadána správně a v souladu se zásadami, zákony a dalšími předpisy na Správce Fondu. Tuto odpovědnost nese vždy zadavatel veřejné zakázky. - 13 -
Je doporučeno, aby KU po ukončení zadávacího řízení konzultoval se Správcem Fondu návrh smlouvy s dodavatelem. B. Veřejné zakázky s vyšší hodnotou Kategorie 1: pravidla pro zadávání veřejných zakázek v hodnotě bez DPH vyšší než 1.000.000,-Kč a nižší než limit pro nadlimitní veřejné zakázky stanovený v platném a účinném nařízení vlády 9 v případě veřejných zakázek na dodávky, služby a stavební práce Postup: výzva minimálně 5 zájemcům k předložení nabídky a současně uveřejnění výzvy vhodným způsobem (viz bod 4.5.1 Doplňujícího výkladu) lhůta pro podání nabídek minimálně 15 kalendářních dní ode dne následujícího po dni odeslání výzvy dodavatelům ustanovení alespoň 3 členné hodnotící komise (viz bod 5.3 Doplňujícího výkladu) zápis (protokol) z jednání hodnotící komise s doporučením nejvhodnější nabídky rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky informování všech uchazečů o výsledku výběrového řízení (viz bod 8.2 Doplňujícího výkladu) uzavření smlouvy s dodavatelem (viz článek 6 Doplňujícího výkladu) případně rozhodnutí zadavatele o zrušení výběrového řízení (viz článek 11 Doplňujícího výkladu). popřípadě zadání zakázky prostřednictvím obchodní veřejné soutěže s poukazem na ustanovení 281 až 288 zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník (dále jen OBZ ). Zadavatel v tomto případě splní obdobně (tzn. v plném rozsahu) všechny požadavky podle předchozích bodů, které nejsou v rozporu s kogentní částí úpravy veřejné obchodní soutěže v OBZ. Dokladování postupu: text výzvy k předložení cenové nabídky a dalších dokumentů vymezujících předmět zakázky zaslaných požadovanému počtu potenciálních dodavatelů, včetně dokladů prokazujících jejich odeslání (např. výtisky z elektronické pošty, potvrzené doručenky apod.); případně zdůvodnění vyzvání nižšího než metodikou požadovaného počtu dodavatelů nabídky podané dodavateli na základě výzvy zadavatele zápis (protokol) z jednání hodnotící komise s doporučením nejvhodnější nabídky podepsaný všemi členy této komise včetně čestných prohlášení všech členů komise o nepodjatosti a mlčenlivosti rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky, popř. souhlas s výsledkem hodnocení a podpis zadavatele na zápisu (protokolu) text oznámení o výsledku zadávacího řízení zaslaný všem uchazečům, kteří podali nabídku v řádném termínu pro podání nabídek, včetně dokladů prokazujících jejich odeslání smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem včetně případných dodatků k ní. 9 Závazná je hranice mezi nadlimitní a podlimitní veřejnou zakázkou, která je nařízením vlády stanovena jako platná pro územní samosprávný celek nebo jím zřízenou příspěvkovou organizaci nebo jinou právnickou osobu dle 2 odst. 2 písm. c) a d) zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách. - 14 -
Kontrola ze strany Správce Fondu: U všech zakázek, u kterých bude výběr dodavatele prováděn po schválení projektu ze strany EŘV, budou postupy při výběru dodavatele ze strany Správce Fondu kontrolovány před vyhlášením zadávacího řízení, v průběhu jeho realizace a v rámci kontroly závěrečného vyúčtování projektu, tj. při kontrole Žádosti o platbu za mikroprojekt a Závěrečné zprávy za mikroprojekt, v které konečný uživatel musí způsob výběru dodavatele stručně popsat. Kontrola před vyhlášením zadávacího řízení: Před vyhlášením zadávacího řízení je konečný uživatel povinen předložit Správci Fondu ke kontrole následující dokumenty (dokumenty stačí předložit v elektronické podobě): zadávací dokumentaci, příp. výzvu (pokud zároveň plní funkci zadávací dokumentace); kalkulaci předpokládané hodnoty veřejné zakázky vč. zdůvodnění této kalkulace (uvedení z jakých údajů a informací konečný uživatel vycházel při stanovování předpokládaných cen) 10. Správce Fondu vydá k uvedeným dokumentům stanovisko do 10 pracovních dní od jejich obdržení. V případě, že dokumentace předložená konečným uživatelem není kompletní nebo Správce Fondu potřebuje k posouzení předložené dokumentace další doplňující informace, běh této lhůty se pozastavuje. Běh lhůty pokračuje v okamžiku, kdy konečný uživatel dodá chybějící podklady/požadované informace. Zadávací řízení je možné vyhlásit až po obdržení souhlasného stanoviska Správce Fondu, přičemž konečný uživatel je povinen při vyhlášení zadávacího řízení použít ty verze dokumentů, které byly posouzeny Správcem Fondu 11. Kontrola v průběhu zadávacího řízení: Správce Fondu má právo zúčastnit se zasedání výběrové komise. Konečný uživatel má povinnost písemně Správci Fondu oznámit zasedání výběrové komise nejpozději 5 pracovních dní před jejím konáním. Pracovník Správce Fondu má při výběrovém řízení statut pozorovatele. Kategorie 2: pravidla pro zadávání veřejných zakázek, jejichž hodnota je rovna nebo vyšší než limit pro nadlimitní veřejné zakázky stanovený v platném a účinném nařízení vlády 12 Postup: výzva minimálně 9 zájemcům k předložení nabídky a současně uveřejnění výzvy vhodným způsobem (viz bod 4.5.1 Doplňujícího výkladu) lhůta pro podání nabídek minimálně 35 kalendářních dní ode dne následujícího po dni odeslání výzvy dodavatelům ustanovení alespoň 5 členné hodnotící komise (viz bod 5.3 Doplňujícího výkladu) zápis (protokol) z jednání hodnotící komise s doporučením nejvhodnější nabídky rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky 10 Kalkulace předpokládané hodnoty veřejné zakázky musí obsahovat rozsah plnění, která jsou předmětem veřejné zakázky a jednotkové ceny. V případě, že je veřejná zakázka složena z více dílčích plnění, musí být kalkulace v této podobě provedena za každé dílčí plnění. Zdůvodnění kalkulace musí být podloženo buď informacemi o zakázkách stejného či podobného předmětu plnění (KU může vycházet např. z vlastních zkušeností se zadáním stejné či podobné veřejné zakázky v minulosti nebo z jiných dostupných údajů a informací např. veřejně přístupné údaje na internetu nebo v odborných publikacích) nebo průzkumem trhu s požadovaným plněním. 11 Posouzením veřejné zakázky nepřechází odpovědnost za to, že veřejná zakázka bude zadána správně a v souladu se zásadami, zákony a dalšími předpisy na Správce Fondu. Tuto odpovědnost nese vždy zadavatel veřejné zakázky. 12 Závazná je hranice mezi nadlimitní a podlimitní veřejnou zakázkou, která je nařízením vlády stanovena jako platná pro územní samosprávný celek nebo jím zřízenou příspěvkovou organizaci nebo jinou právnickou osobu dle 2 odst. 2 písm. c) a d) zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách. - 15 -
informování všech uchazečů o výsledku výběrového řízení (viz bod 8.2 Doplňujícího výkladu) uzavření smlouvy s dodavatelem (viz článek 6 Doplňujícího výkladu) případně rozhodnutí zadavatele o zrušení výběrového řízení (viz článek 9 Doplňujícího výkladu) popřípadě zadání zakázky prostřednictvím obchodní veřejné soutěže s poukazem na ustanovení 281 až 288 OBZ. Zadavatel v tomto případě splní obdobně (tzn. v plném rozsahu) všechny požadavky podle předchozích bodů, které nejsou v rozporu s kogentní částí úpravy obchodní soutěže v OBZ. Kontrola ze strany Správce Fondu: Kontrola probíhá obdobně jako u kategorie 1. Vyvarujte se časté chyby, kdy zejména u nižších zakázek chybí cenová nabídka se specifikací a cenou zakázky od dodavatele (KU neví přesně, co a za kolik objednává). Správce Fondu bude požadovat v rámci závěrečného vyúčtování toto doložit. U neobvyklých či větších zakázek může Správce Fondu po KU požadovat doložení ceny v místě a čase obvyklé. U zakázek na dodávky a služby, jejichž hodnota je od 200.000 Kč bez DPH, a u zakázek na stavební práce, jejichž hodnota je od 600.000 Kč bez DPH, je KU povinen předložit Správci Fondu zadávací dokumentaci ke kontrole před vyhlášením zadávacího řízení. V případě veřejných zakázek na stavební práce musí zadavatel v zadávací dokumentaci stanovit podmínku, že technický dozor u téže stavby nesmí provádět dodavatel ani osoba s ním propojená. Dle nového 147a novely zákona o veřejných zakázkách č. 55/2012 Sb. je veřejný zadavatel povinen uveřejnit na profilu zadavatele smlouvu uzavřenou na veřejnou zakázku včetně všech jejích změn a dodatků, a to do 15 dnů od jejího uzavření. Tato povinnost se vztahuje i na zakázky malého rozsahu, jejichž cena přesáhne 500 000 Kč bez DPH (viz 147a odst. 1 a 2). V případě nedodržení stanovených postupů při výběru dodavatele bude dotace krácena o výdaje, u kterých tyto postupy nebyly dodrženy. - 16 -
5.3 PUBLICITA Konečný uživatel je povinen zajistit mikroprojektu dostatečnou publicitu a informovat veřejnost vhodným způsobem o tom, že daný mikroprojekt byl podpořen z prostředků Evropské unie. Popis propagačních a informačních činností pro zajištění publicity mikroprojektu i EU je uveden v příslušné části žádosti o dotaci. Pravidla pro propagaci projektů financovaných z Programu se řídí Nařízením Komise (ES) č. 1828/2006 (k dispozici je na internetových stránkách Programu www.cz-pl.eu a Správce Fondu www.euroregion-silesia.cz ). Veškerá informační a propagační opatření musí zahrnovat tyto údaje: - logo Programu; - symbol Evropské unie (v souladu s grafickými normami stanovenými v příloze I Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006) a odkaz na Evropskou unii (slovní spojení Evropská unie ); - odkaz na Evropský fond pro regionální rozvoj (ERDF); - prohlášení: Překračujeme hranice.. V případě malých propagačních předmětů jsou povinná pouze opatření, která jsou uvedena v prvním a druhém bodě, t.z. není povinné uvádění odkazu na Evropský fond pro regionální rozvoj a prohlášení Překračujeme hranice. Užití loga Programu a loga Evropské unie doplněné povinným slovním spojením se řídí vlastním manuálem, tato pravidla je nutné respektovat. Grafické manuály a aplikace pro užití výše uvedených symbolů jsou k dispozici na internetových stránkách Programu www.czpl.eu a na stránkách Správce Fondu www.euroregion-silesia.cz. Další aspekty povinné publicity neřešené v Nařízení Příslušné články Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 poskytují pouze určitý rámec povinné publicity a neřeší všechny detaily a aspekty, které se mohou v praxi vyskytnout. Zde jsou některé z nich, které plynou z doposud získaných poznatků: umístění loga EU 13 : 13 Za logo EU je v tomto dokumentu považován symbol Evropské unie (vlajka) vč. všech povinných textů, tj. Evropská unie, Evropský fond pro regionální rozvoj a prohlášení vybrané řídícím orgánem ( Překračujeme hranice ). V případě malých - 17 -
o logo EU musí být minimálně stejně veliké jako loga ostatních subjektů 14 ; o logo EU musí být umístěno na dobře viditelném místě, aby byl naplněn cíl informovat o zdroji financování projektu. V případě publikací a dalších tištěných materiálů je doporučeno uvádění na přední straně; o u předmětů jednorázové spotřeby stačí logo na obalu, uživatel se dozví, odkud je daný předmět financován, spotřebuje ho a obal zahodí, např. lízátka, bonbony; o u předmětů trvalejší povahy je nutno, aby logo EU bylo součástí předmětu a nebylo uvedeno jen na obalu, např. tužky, trička, tašky, bloky, hračky apod.; o u předmětů, kde je obal součástí propagačního předmětu (např. etuje s medailí, krabička s CD bez potisku. Je-li na CD potisk s textem či jinými logy, musí být natištěna i povinná publicita) musí být logo uvedeno minimálně na obalu; o logo lze také umístit na předmět pomocí samolepky (např. lampa se samolepkou). dodržování povinné publicity v masmédiích: o o Správce Fondu nebude hodnotit ani sankcionovat dodržování povinné publicity v masmédiích. Ze zkušeností z projektů vyplývá, že konečný uživatel nemá většinou možnost autorizace nebo ovlivnění finální podoby novinového článku nebo v televizním/rádiovém vysílání. Dodržování povinné publicity se hodnotí pouze v případě, že konečný uživatel vysílání nebo článek v tisku financuje a má tudíž jako zadavatel právo a možnost výsledný produkt ovlivnit. Za malý propagační předmět je považován takový předmět, na kterém by logo Programu s logem EU se všemi třemi slovními odkazy nebylo dostatečně čitelné. U těchto předmětů je dovoleno uvést pouze logo Programu a logo EU se slovním odkazem na Evropskou unii. Za takové předměty lze považovat např. propisovací tužku, flash disc apod., nikoli však triko, tašku apod. Povinná loga musí být neoddělitelnou součástí předmětu, nikoli jen obalu, pokud tento obal není nedílnou součástí daného předmětu (např. etuje s medailí). Výdaje na dary a ceny jsou způsobilé jen za předpokladu, že jsou označeny dle pravidel povinné publicity. Způsob zajištění publicity závisí na typu mikroprojektu (operace). V případě, že mikroprojekt (operace) spočívá ve financování infrastruktury nebo stavebních prací, je partner povinen postavit velkoplošný reklamní panel v místě provádění každé operace. Tyto reklamní panely musí obsahovat veškeré povinné údaje (viz výše), které zabírají nejméně 25 % panelu a musí být na místě realizace projektu umístěny po celou dobu realizace mikroprojektu. Po dokončení operace se nahradí dobře viditelnou a dostatečně velkou stálou vysvětlující tabulkou. propagačních předmětů je pak za logo EU považována pouze vlajka EU s textem Evropská unie. V obou případech přitom není nutné, aby všechny komponenty povinné publicity byly pohromadě (tj. povinné texty nemusí být uvedeny přímo u symbolu Evropské unie, ale mohou být od něj i odděleny). 14 Za logo ostatních subjektů je nutné považovat i logo Euroregionu Silesia. - 18 -
Výdaje na publicitu jsou způsobilé k financování z Fondu, pokud jsou zahrnuty v rozpočtu. Je proto vhodné, aby žadatel konzultoval již při přípravě žádosti, jaké povinnosti bude muset splnit, pokud mu bude dotace udělena, a tyto aktivity zahrnout do rozpočtu. Sankce za nedodržení pravidel povinné publicity V případě nedodržení pravidel povinné publicity Správce Fondu upozorní konečného uživatele a stanoví nápravná opatření včetně termínů pro jejich provedení. V případě, že konečný uživatel nápravná opatření neprovede nebo pokud není náprava již možná, Správce Fondu stanoví sankce dle metodického doporučení Řídícího orgánu. Při kontrole se povinná publicita posuzuje z následujících hledisek: 1) z hlediska jednotlivých výstupů projektu výstupem projektu se rozumí to, co slouží k naplnění cílů projektu (např. vydaná publikace, mapa, kulturní akce, školení, postavená infrastruktura, pořízené zařízení apod.). Projekt může mít více výstupů a v tom případě se povinná publicita posuzuje u každého samostatně. Cílem je posoudit, zda byla veřejnost či účastníci akce informováni o zdrojích financování daného výstupu projektu a pokud ano, zda tyto informace splňovaly veškeré náležitosti povinné publicity. Přehled sankcí: publicita úplně chybí výdaje se krátí ve výši 10 %, publicita je nekompletní výdaje se krátí ve výši 6 %, publicita je nepředpisová - výdaje se krátí o 2 %. 2) z hlediska jednotlivých prostředků (nosičů) publicity prostředkem publicity se rozumí např. plakáty, letáky, pozvánky apod., tj. předměty jejichž cílem je upoutat pozornost veřejnosti a potenciálních účastníků na daný projekt, resp. jeho dílčí výstupy. Posuzuje se, zda tyto prostředky publicity obsahují veškeré náležitosti povinné publicity. Přehled sankcí: publicita úplně chybí výdaje se krátí ve výši 100 %, publicita je nekompletní výdaje se krátí ve výši 50 %, publicita je nepředpisová - výdaje se krátí o 25 %. 3) z hlediska propagačních předmětů propagačním předmětem se rozumí předměty, které nejsou z hlediska naplnění cílů projektů nezbytné, ale jejich přidaná hodnota spočívá v posílení povědomí o projektu. Mezi propagační předměty patří např. psací potřeby, trička a jiné oděvy, tašky, cukrovinky, atp. Opět se posuzuje, zda tyto prostředky publicity obsahují veškeré náležitosti povinné publicity. Stejným způsobem jako propagační předměty se posuzují i dary, ceny v soutěžích apod. Přehled sankcí: publicita úplně chybí výdaje se krátí ve výši 100 %, publicita je nekompletní výdaje se krátí ve výši 50 %, publicita je nepředpisová - výdaje se krátí o 25 %. Konkrétní opatření pro zajištění publicity lze se Správcem Fondu vždy předem konzultovat, aby se předešlo chybám. - 19 -
Správce Fondu u každého mikroprojektu kontroluje dodržování pravidel publicity, a to jak průběžně (např. při kontrole na místě, průběžná kontrola publicity na webových stránkách), tak po ukončení mikroprojektu. V rámci kontroly Závěrečné zprávy za mikroprojekt jsou porovnávána opatření uvedená v projektové žádosti se skutečně realizovanými, přičemž propagační opatření je nutné doložit např. kopií pozvánky, kopií inzerátu v novinách, výtiskem obecního zpravodaje, vzorkem propagačních předmětů, náhledem na webovou prezentaci, fotodokumentací z akce apod. Užití loga Euroregionu Silesia Koneční uživatelé mohou v rámci publicity svých mikroprojektů užívat spolu s povinnými logy EU a Programu také logo Euroregionu Silesia. Pro tyto účely je na stránkách Správce Fondu www.euroregion-silesia.cz k dispozici logo v různých formátech a grafický manuál, který stanoví pravidla pro správné užití tohoto oficiálního loga Euroregionu Silesia. 5.4 HARMONOGRAM MIKROPROJEKTU Maximální doba trvání mikroprojektu je v Euroregionu Silesia stanovena na 18 měsíců. Všechny mikroprojekty musí být ukončeny nejpozději do 31. prosince 2014. Harmonogram mikroprojektu uvádějící termín zahájení a ukončení fyzické realizace mikroprojektu je uveden v příslušné projektové žádosti, popř. na změnovém listě, a následně také ve smlouvě o financování. Termín ukončení mikroprojektu je závazný a má vazbu na termín předložení Závěrečné zprávy a Žádosti o platbu za mikroprojekt. Konečný uživatel je povinen tyto dokumenty předložit Správci Fondu do 30 dnů po ukončení mikroprojektu. Termín ukončení mikroprojektu je závazný, v odůvodněných případech je však možné dodatkem ke smlouvě o financování prodloužit dobu jeho realizace. 5.5 ÚČET MIKROPROJEKTU Konečný uživatel není povinen zřizovat samostatný bankovní účet pro realizaci mikroprojektu. Před podpisem Smlouvy o financování mikroprojektu konečný uživatel předloží Správci Fondu doklad o svém bankovním účtu (viz příloha č. 5.). Jedná se o účet konečného uživatele, na který má být vyplacena dotace. Správce Fondu provádí platby na účty konečných uživatelů v EUR. V případě, že konečný uživatel má účet v CZK, banka, u které má konečný uživatel účet, provede převod EUR na CZK podle aktuálního směnného kurzu banky a na účet konečného uživatele bude připsána ekvivalentní částka v CZK. O provedené platbě Správce Fondu informuje KU avízem, v kterém uvádí identifikační údaje Programu a mikroprojektu, číslo účtu, z kterého platbu provádí, číslo účtu, na který platbu provádí, výši převáděných prostředků v EUR a datum splatnosti, tj. datum odepsání prostředků z účtu Správce Fondu. Jakoukoli změnu bankovních údajů je nutné ihned oznámit Správci Fondu. Správce Fondu pak tuto změnu provede v IS MONIT7+ tak, abyste mohli tento účet zadat při zpracování Žádosti o platbu v Benefit7. - 20 -
5.6 ÚČETNICTVÍ MIKROPROJEKTU Konečný uživatel vede účetnictví v souladu s národní legislativou, t.z. v případě českých konečných uživatelů se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Účetnictví spojené s realizací mikroprojektu musí být (nejpozději od data registrace mikroprojektu) v účetnictví konečného uživatele vedeno odděleně, t.z. je nutné vést pro mikroprojekt oddělenou analytickou evidenci. Konečný uživatel je povinen doložit výstupní sestavu dokládající zaúčtování účetních dokladů projektu analyticky, jednotlivé doklady musí být na sestavě identifikovatelné. Každý účetní doklad musí obsahovat informaci o způsobu zaúčtování (např. krycím listem na faktuře, kontovacím razítkem na faktuře, popisem uvádějícím účtovací předpis apod.) a musí být označen registračním číslem a názvem (popř. zkráceným názvem) mikroprojektu. V případě, že některý konečný uživatel není povinen vést účetnictví, povede pro mikroprojekt v souladu s příslušnou národní legislativou účetní evidenci rozšířenou tak, aby: a) příslušné doklady vztahující se k mikroprojektu splňovaly náležitosti účetního dokladu ve smyslu národní legislativy upravující účetnictví; b) předmětné doklady byly správné, úplné, průkazné, srozumitelné, vedené v písemné formě chronologicky a způsobem zajišťujícím trvanlivost údajů; c) uskutečněné příjmy a výdaje byly vedeny analyticky ve vztahu k příslušnému mikroprojektu, ke kterému se vážou, t.z. že na dokladech musí být jednoznačně uvedeno, ke kterému mikroprojektu se vztahují. Pokud je účetní evidence vedena pomocí programu umožňujícího tisk výstupní sestavy dokládající evidenci účetních dokladů mikroprojektu analyticky, konečný uživatel je povinen doložit tuto výstupní sestavu. Pokud není možné z účetní evidence takovou sestavu vygenerovat, konečný uživatel je povinen doložit kopii kompletní účetní evidence, v které u příslušných příjmů a výdajů mikroprojektu je třeba mít uveden identifikátor pro mikroprojekt. Všechny účetní doklady musí být označeny registračním číslem a názvem (popř. zkráceným názvem) mikroprojektu. Označeny musí být originály účetních dokladů, nikoli pouze kopie předkládané při vyúčtování. 5.7 ARCHIVACE DOKUMENTŮ Žadatel je povinen archivovat veškerou dokumentaci týkající se mikroprojektu do 31. prosince 2026 (10 let od ukončení Programu). Pokud jiný zákon určí pro určité dokumenty dobu delší, příjemce archivuje dokumenty po dobu a způsobem určeným tímto zákonem (např. zákon o účetnictví nebo o DPH). Dokumentace k mikroprojektu je vedena v samostatné složce označené registračním číslem a názvem mikroprojektu. Archivace dokumentace a zodpovědnost za její vedení podléhá kontrolám prováděným orgány zapojenými do implementace programu. Porušení výše uvedených pravidel může mít za následek nevyplacení finančních prostředků, resp. požadavek na vrácení již poskytnutých finančních prostředků. Do složky mikroprojektu ukládejte také veškerou korespondenci vedenou se Správcem Fondu. - 21 -
6. CÍLE, UDRŽITELNOST A MAJETEK POŘÍZENÝ V RÁMCI MIKROPROJEKTU 6.1 CÍLE MIKROPROJEKTU Naplněním cílů mikroprojektu se rozumí splnění plánovaných indikátorů jako výstupů mikroprojektu uvedených v příslušné projektové žádosti, popř. změnovém listě. Indikátory jsou součástí Smlouvy o financování a jsou závazné, pouze u indikátoru Počet účastnících se osob je hodnota indikátoru indikativní a jeho nenaplnění nebude sankcionováno, pokud je konečný uživatel řádně zdůvodní a Správce Fondu toto zdůvodnění akceptuje. Splnění indikátorů bude sledováno prostřednictvím Závěrečné zprávy za mikroprojekt a jejích příloh, přičemž jejich nenaplnění bude sankcionováno takto: v případě nenaplnění indikátorů o méně než 15 % nebude dotace krácena v případě nenaplnění indikátorů o 15 % až 30 % bude dotace krácena ve výši 50 % celkové částky dotace v případě nenaplnění indikátorů o více než 30 % bude dotace krácena ve výši celkové částky dotace. Při hodnocení splnění indikátorů se sleduje míra splnění každého z plánovaných indikátorů (nikoli např. průměrem všech). Správce Fondu bude sledovat plnění indikátoru i po kvalitativní stránce (např. poměr český a polských účastníků, jazykové mutace vydaných materiálů apod.). V případě ohrožení naplnění plánovaných indikátorů ihned kontaktujte Správce Fondu. V odůvodněných případech lze na základě dodatku ke smlouvě provést změnu indikátoru (např. pokud není možné realizovat jednu z aktivit projektu z důvodu nepříznivých klimatických podmínek). Tyto změny však nelze v žádném případě provádět po ukončení realizace mikroprojektu. 6.2 UDRŽITELNOST MIKROPROJEKTU V souladu s čl. 57 Nařízení komise (ES) č.1083/2006 je cílem ex-post kontroly udržitelnosti prověřit, zda konečný uživatel dodržuje závazky týkající se výsledků mikroprojektu, dále pak účetnictví mikroprojektu a dalších závazků stanovených Smlouvou o financování po dobu 5 let od data ukončení fyzické realizace celého projektu, a to u projektů, u kterých je to z technického a právního hlediska možné. Kontrola udržitelnosti mikroprojektu se provádí nejdříve 1 rok a nejpozději do 5 let od ukončení fyzické realizace mikroprojektu. Kontrolu provádí Správce Fondu, a to formou administrativní kontroly a kontroly na místě na vzorku mikroprojektů. Součástí administrativní kontroly je kontrola Zpráv o udržitelnosti mikroprojektu (viz příloha č. 12), předkládaných konečným uživatelem zpravidla jedenkrát ročně. O tom, zda se bude na mikroprojekt vztahovat povinnost předkládání Zpráv o udržitelnosti, rozhoduje v rámci schvalování Závěrečné zprávy za mikroprojekt Správce Fondu. Povinnost předkládat Zprávy o udržitelnosti vyznačí na schválené Závěrečné zprávě za mikroprojekt a zároveň předá konečnému uživateli harmonogram předkládání Zpráv o udržitelnosti (viz příloha č. 13). - 22 -