Administrativní, finanční a právní řízení projektů Marie Curie

Administrativní, finanční a právní řízení projektů Marie Curie 10. června 2013, Brno 12. června 2013, Praha NCP pro finanční a právní záležitosti 7. RP Technologické centrum AV ČR Kamila HEBELKOVÁ Lenka CHVOJKOVÁ Lucie MATOUŠKOVÁ Milena ŠUPÁLKOVÁ

Obsah prezentace 1. ÚVOD 2. SCHÉMATA PROJEKTŮ MARIE CURIE, SMLUVNÍ VZTAHY Individuální granty (IIE, IOF, IEF) Reintegrační granty Multipartnerské projekty (ITN, IAPP, IRSES) Smlouvy v projektech 3. NÁKLADOVÉ KATEGORIE Nákladové kategorie do konce roku 2010 Nákladové kategorie po roce 2010 4. FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ MARIE CURIE Participant Portal Projektový návrh (IIF, IOF, IEF, CIG) Sestavení rozpočtu Cash flow Audity Finanční vykazování 2

Účast českých subjektů v MC projektech Typ projektu Počet MC-ITN 45 MC CIG, ERG, IRG 36 MC-IRG 16 MC-IRSES 15 MC-ERG 12 MC-IAPP 12 MC-IOF 9 MC-CIG 8 MC-COFUND 3 MC-IEF 2 MC-IIF 1 Celkový součet 123 3

Aktuálně otevřené MC výzvy http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/searchcalls 4

Důležité dokumenty 5

Důležité dokumenty http://http://ec.europa.eu/research/pa rticipants/portal/page/fp7_document ation 6

Důležité dokumenty http://ec.europa.eu/research/marie curieactions/index_en.htm DOKUMENTY!!! 7

Schémata Marie Curie projektů, smluvní vztahy 8

Specifický program Lidé 7. RP 1. Školení začínajících výzkumných pracovníků 1.1 Školicí sítě (ITN) 2. Celoživotní vzdělávání a profesní růst 2.1 Evropské vědecko-výzkumné pobyty (IEF) 2.2 Reintegrační/návratové granty (ERG, IRG, CIG) 2.3 Spolufinancování regionálních, národních a mezinárod. programů (COFUND) 3. Spolupráce akademické sféry s průmyslem 3.1 Společné projekty akademických organizací a podniků (IAPP) 4. Spolupráce se zeměmi mimo EU 4.1 Vědecké pobyty ve 3. zemích pro evropské výzkumníky (IOF) 4.2 Vědecké pobyty pro výzkumné pracovníky ze třetích zemí (IIF) 4.3 Mezinárodní výměnné pobyty (IRSES) 5. Specifické akce 5.1 Noc vědců (RESEARCHERS NIGHT) 9

Obecně platná pravidla Kvalifikace výzkumníka Early stage researcher (ESR) méně než 4 roky praxe ve výzkumu a nemá titul Ph.D. Experienced researcher (ER) více než 4 roky praxe ve výzkumu nebo titul Ph.D. Podmínka mobility výzkumník nesmí v zemi hostitelské instituce (HI) působit v uplynulých 3 letech více než 12 měsíců Výzkumníci jakékoli národnosti Režim vyslání vs. zaměstnání výzkumníka (Secondment vs. Recruitment) zachování jeho pracovního poměru na domácí instituci x rozvázání pracovního poměru Souběh více Marie Curie projektů výzkumník nemůže být zapojen do více než jednoho MC projektu Zaměstnávání zahraničních výzkumníků EURAXESS (http://euraxess.cz/) 10

Typy smluvních vztahů 11

Mono vs. multi partnerské projekty 12

Evropské vědecko-výzkumné pobyty (IEF) = přesun výzkumníků na jiné renomované pracoviště v ČS/AS zkušení výzkumníci (ER) nutná podmínka mobility trvání 12-24 měsíců Pracovní smlouva mezi hostitelskou institucí a výzkumníkem = režim zaměstnání Declaration on Conformity Career Development Plan výzkumník placen hostitelskou institucí rozpočet dle počtu měsíců působení výzkumníka na hostitelské instituci (doba trvání projektu) 13

Vědecké pobyty pro výzkumníky ze 3. zemí (IIF) = získání vynikajících výzkumníků ze 3. zemí (mimo ČS/AS) do ČS/AS zkušení výzkumníci (ER) nutná podmínka mobility trvání 12-24 měsíců + dobrovolná návratová fáze 6-12 měsíců (pouze do ICPC) v případě návratové fáze dvě Grantové dohody Pracovní smlouva mezi hostitelskou institucí v ČS/AS a výzkumníkem = režim zaměstnání Declaration on Conformity Career Development Plan mezi hostitelskou institucí ve 3. zemi a výzkumníkem (pokud návratová f.) výzkumník placen hostitelskou institucí v ČS/AS (při výjezdu) a hostitelskou institucí ve 3. zemi (při návratu) rozpočet dle počtu měsíců působení výzkumníka v ČS/AS ve 3. zemi (pokud návratová f.) 14

Vědecké pobyty ve 3. zemí pro evropské výzkumníky (IOF) = profesní růst formou pobytu na renomovaném pracovišti ve 3. zemích (mimo ČS/AS) zkušení výzkumníci (ER) původem z ČS/AS nebo 5 let působící v ČS/AS nutná podmínka mobility trvání 12-24 měsíců + povinná návratová fáze 12 měsíců Grantová dohoda mezi REA a vysílající institucí v ČS/AS Pracovní smlouva smlouva s výzkumníkem na vysílající instituci + výzkumník vyslán do 3. země = režim vyslání - výzkumník placen dle ujednání v Partnerské smlouvě Partnerská smlouva mezi vysílající institucí v ČS/AS a hostitelskou institucí ve 3. zemi Declaration on Conformity, Career Development Plan rozpočet dle počtu měsíců působení výzkumníka ve 3. zemi a v ČS/AS 15

Reintegrační granty (ERG, IRG / CIG) = podpora výzkumníkům, kteří působili v zahraničí, integrovat se zpět do Evropského výzkumného prostoru zkušení výzkumníci nutná podmínka mobility trvání 24-48 měsíců Pracovní smlouva mezi hostitelskou institucí a výzkumníkem = režim zaměstnání výzkumník placen hostitelskou institucí Declaration on Conformity, Career Development Plan výše rozpočtu dle počtu let (trvání projektu) 16

Společné projekty akademických organizací a podniků (IAPP) = podpora spolupráce mezi komerční a nekomerční sférou konsorcium min. dva partneři z různých ČS/AS (1 podnikatelský, 1 akademický sektor) trvání projektu 36-48 měsíců kombinace dvou režimů: 1. režim vyslání = krátkodobé výměny stávajících zaměstnanců výzkumníci, technici, manažeři (musí na vysílající instituci pracovat min. 1 rok) částečná podmínka mobility dodatek k pracovní smlouvě, placen vysílající nebo hostitelskou institucí (dle konsorciální smlouvy) 2. režim zaměstnání = nábor externích specialistů zkušení výzkumníci platí podmínka mobility pracovní smlouva na plný úvazek, placen hostitelskou institucí Konsorciální smlouva rozpočet partnera dle počtu měsíců hostování cizích zaměstnanců a počtu měsíců zaměstnaných specialistů (mzdu vykazuje ten, kdo vyplácí) 17

Školící sítě (ITN) = školící programy pro mladé výzkumníky Od pracovního programu 2012 tři schémata: Multipartnerské ITN konsorcium - min. 3 partneři ze 3 různých ČS/AS + asociovaní partneři Evropské průmyslové doktoráty (EID) konsorcium - min. 2 partneři (akademický a soukromý) ze 2 různých ČS/AS + asociovaní partneři Inovativní doktorské programy (IDP) jeden partner z ČS/AS a síť asociovaných partnerů FULL PARTNER vs. ASOCIOVANÝ PARTNER!!! 18

Multipartnerské ITN (Multi-ITN) konsorcium - min. 3 partneři ze 3 různých ČS/AS (tzv. full partner, FP) + asociovaní partneři (AP) trvání projektu max. 48 měsíců zejména pro začínající výzkumníky (+ max. 1/5 člověkoměsíců pro zkušené výzkumníky) podmínka mobility (vůči zaměstnavateli, v době zaměstnání) kombinace dvou režimů: 1. režim zaměstnání = full partner musí zaměstnat min. 1 nového výzkumníka 2. režim vyslání = nově zaměstnaní výzkumníci posíláni na stáže k ostatním partnerům (FP i AP) Konsorciální smlouva (členové konsorcia) + Partnerská smlouva (s AP) rozpočet full partnerů dle počtu měsíců nově zaměstnaných výzkumníků 19

Evropské průmyslové doktoráty (EID) konsorcium - min. dva partneři (akademický a soukromý) ze 2 různých ČS/AS (tzv. full partneři, FP) + asociovaní partneři (AP) trvání projektu max. 48 měsíců začínající výzkumníci podmínka mobility (vůči zaměstnavateli, v době zaměstnání) kombinace dvou režimů: 1. režim zaměstnání = full partner musí zaměstnat min. 1 výzkumníka 2. režim vyslání = nově zaměstnané výzkumníky posílá na stáže k ostatním partnerům (FP i AP) Konsorciální smlouva (členové konsorcia) + Partnerská smlouva (s AP) Career Development Plan (supervize u full partnerů) rozpočet full partnerů dle počtu měsíců nově zaměstnaných výzkumníků 20

Inovativní doktorské programy (IDP) jeden partner (tzv. full partner, FP) + asociovaní partneři (AP) trvání projektu max. 48 měsíců začínající výzkumníci podmínka mobility (vůči zaměstnavateli, v době zaměstnání) kombinace dvou režimů: 1. režim zaměstnání = full partner musí zaměstnat min. 1 výzkumníka 2. režim vyslání = nově zaměstnané výzkumníky posílá na stáže k ostatním Partnerská smlouva asociovaným partnerům Career Development Plan (nutná supervize u full partnera) rozpočet FP dle počtu měsíců nově zaměstnaných výzkumníků 21

Mezinárodní výměnné pobyty (IRSES) = oboustranné krátkodobé výjezdy do/ze 3. zemí konsorcium min. 2 výzkumní partneři (ne/ziskové) z různých ČS/AS + min. 1 partner ze 3. země (ENP 1 nebo S&T Agreements 2 ) trvání 24-48 měsíců určeno pro začínající i zkušené výzkumníky, technický, manažerský personál Grantová dohoda uzavřena pouze s hostitelskou institucí v ČS/AS Pracovní smlouva zaměstnancům ponechána smlouva na vysílajících institucích - vysíláni do/ze 3. zemí = režim vyslání - vypláceni dle dohody v Partnerské smlouvě Partnerská smlouva mezi hostitelskou institucí v ČS/AS a 3. zemí (před podpisem GA) financování pouze pro ČS/AS a 3. země patřící do ICPC* výše rozpočtu dle počtu člověkoměsíců (výjezdy ze 3. zemí v rozpočtu HI ČS/AS) 1 European Neighbourhood Policy Arménie*, Ázerbájdžán*, Bělorusko*, Gruzie*, Ukrajina* 2 Science &Technology Agreements s EK Alžírsko*, Argentina*, Austrálie, Brazílie*, Kanada, Čína, Čile*, Egypt*, Indie*, Japonsko, Jordánsko*, Korejská rep., Mexiko*, Maroko*, Nový Zéland, Rusko*, Jižní Afrika*, Tunisko*, Ukrajina*, USA 22

Smlouvy v projektech 23

Grantová dohoda Core text konsorciální smlouva Annex I. popis práce Annex II. všeobecné podmínky kopie příjemci, hostitelské instituci a výzkumníkovi Annex III. specifické podmínky 24

Annex II. (1) Povinnosti příjemců uzavřít konsorciální smlouvu, pokud stanoveno ve výzvě postupovat podle Annexu I., soulad smluv s grantovou dohodou, informovat REA.. Evropská charta pro výzkumné pracovníky a Kodex chování pro přijímání výzkumných pracovníků 25

Annex II. (2) Duševní vlastnictví nové znalosti vlastnictví, převod ochrana využití, šíření přístupová práva 26

Annex III. (1) Povinnosti příjemce uzavřít smlouvu s výzkumníkem sociální zabezpečení, pracovní podmínky, součinnost s výzkumníkem, informovat REA.. 27

Annex III. (2) Smlouva s výzkumníkem definice doba určitá povinnosti výzkumníka národní a interní předpisy pracovní doba platby duševní vlastnictví použitelné právo, spory IOF upravena reintegrační fáze http://www.kowi.de/en/portaldata/2/resources/fp7/marie-curie/120802-fp7-mc-ief-mustervertrag-enreading-wp2007-2010.pdf http://vydavatelstvi.vscht.cz/knihy/uid_isbn-978-80-7080-804-7/978-80-7080-804-7.pdf 28

Více specifikovat výzkumníka rodinný stav, vzdělání 29

Career Development Plan (CDP) (1) 6 měsíců pokud ne popis činnosti ve smlouvě s výzkumníkem obsah jednotlivé výstupy lhůty vědecké techniky a dovednosti vědecký management.. 30

Career Development Plan (CDP) (2) 31

Declaration on Conformity (1) soulad obsahu smlouvy s výzkumníkem a grantové dohody 20 dní Participant Portal 32

Declaration on Conformity (2) další skutečnosti potvrzené tímto dokumentem 33

Konsorciální smlouva Nesmí být v rozporu s GA Doplňuje ustanovení GA Kdykoliv! ITN, IAPP Konsorciální smlouva Obsah interní management duševní vlastnictví finanční otázky způsob řešení sporů odpovědnost http://www.desca-fp7.eu/ 34

smlouva o zachování mlčenlivosti Kdy uzavřít? dopis o záměru začátek přípravy konsorciální smlouvy Podpis CA Zahájení projektu výzva k podání projektových návrhů příprava projektového návrhu podání vyhodnocení projektového návrhu negociace s EK Podpis GA 35

Partnerská smlouva (1) IRSES, ITN, IOF vztah s asociovaným partnerem neexistuje vzor 36

Partnerská smlouva (2) obsah provádění projektu v souladu s GA povinnosti asociovaného partnera důvěrné informace duševní vlastnictví reportování finanční otázky vypovězení smlouvy před podpisem GA http://www.kowi.de/en/portaldata/2/resources/fp7/marie-curie/fp7- MC-IOF-PartnershipAgreement-FINAL.pdf 37

Změny Grantové dohody (1) Změny nevyžadující dodatek ke GA - neformální změna změny bez zásadního vlivu na cíle projektu změny technického rázu týkající se organizace provádí LEAR přes Participant Portal povinnost informovat EK a ostatní členy konsorcia výjimka: změna statutárního orgánu dva způsoby provede partner dopis EK + důkaz o změně provede koordinátor spolu s jiným dodatkem + důkaz o změně informovat EK v průběžné zprávě 38

Změny Grantové dohody (2) Změny vyžadující dodatek ke GA - formální změna změny v informacích uvedených v core textu GA nebo annexu I (přidání/ukončení účasti partnera, změna koordinátora, změna doby trvání projektu, ) žádá koordinátor/partneři/ek změna GA/dodatek přímo vyžadován existují i výjimky stanoveny náležitosti! 39

Smlouvy v projektech MARIE CURIE Grantová dohoda Konsorciální smlouva Partnerská smlouva Smlouva s výzkumníkem uzavírána mezi REA a příjemci uzavírána mezi příjemci, pokud stanoveno uzavírána mezi příjemci a asociovanými partnery (těmi, kteří nepodepisují GA) uzavírána mezi příjemci a výzkumníkem 40

Nákladové kategorie - projekty financované podle pracovních programů 2007-2010 41

Financování (1) Financování výzkumníků se skládá z : A1. mzda nebo stipendium (living allowance) A2. příspěvek na mobilitu (mobility allowance) B. příspěvek na cestovné (travel allowance) C. příspěvek na osobní rozvoj (career exploratory allowance) D. příspěvek na ostatní náklady / výzkum (contribution to the participation expenses of researchers) 42

Financování (2) Financování hostitelských organizací se skládá z: E. příspěvek na školení výzkumníků a transfer znalostí (Contribution to the research/ training /transfer of knowledge programme expenses) F. příspěvek na mezinárodní konference a semináře (Contribution to the organisation of international conferences, workshops and events) G. příspěvek na náklady spojené s řízením projektu, vč. auditu (Management activities including audit certification) H. příspěvek na režijní náklady (Contribution to overheads) I. příspěvek na ostatní náklady (Other types of eligible expenses / specific conditions) 43

Financování (3) 44

A1: Příspěvek na mzdu (1) Pracovní smlouva s plným soc. a zdrav. zabezpečením hrubá částka v eurech na rok na pokrytí mzdy výzkumníka, odvodů (sociální a zdravotní pojištění) a daní (podle národní legislativy) čistá částka vyplacená výzkumníkovi je nižší s ohledem na výši odvodů a daní Stipendium s minimálním soc. a zdrav. zabezpečením vyplácena bez srážek výjimečně, po předchozí dohodě s REA (krátkodobé pobyty, národní pravidla) ROČNÍ sazby publikovány ve WP ( full-time-appointment ) Sazba násobena korekčním koeficientem země publikovaným ve WP 45

A1: Příspěvek na mzdu (2)

Korekční koeficienty (WP 2013) 47

A2: Příspěvek na mobilitu Pouze pro výzkumníka s trans-national mobility MĚSÍČNÍ sazba: 800 /měsíc (výzkumník s rodinou) 500 /měsíc (výzkumník bez rodiny) Sazba násobena korekčním koeficientem země publikovaným ve WP 48

B: Příspěvek na cestovné Pouze pro výzkumníka s trans-national mobility Vypočteno podle vzdálenosti (vzdušnou čarou) hostitelské instituce od místa bývalého působení stážisty Platba pro každé období 12 měsíců (nebo méně, pokud poslední období < 12 měsíců)

C: Příspěvek na osobní rozvoj Jediná platba 2 000 / výzkumníka Placeno pouze pokud výzkumník pracuje na projektu po dobu nejméně 1 roku Určena k tomu, aby napomohla výzkumníkovi rozvíjet kariéru pomocí např. účasti na pracovních pohovorech, veletrzích práce apod. Neměla by být vyplacena před uplynutím 12ti měsíčního pobytu 50

Kategorie A-C Pevné částky podle kategorií A-C poskytují výzkumníkovi minimální úroveň finančního ohodnocení REA nebude akceptovat neúplnou úhradu kategorií A-C výzkumníkovi 51

D: Příspěvek na ostatní náklady /výzkum Spravovány organizací (neobjeví se na výplatní pásce) Poskytovány výzkumníkovi na činnosti výzkumu a na odbornou přípravu a školení (účast na meetinzích a konferencích, účast na školeních, náklady na výzkum ) Pevná částka na výzkumníka / měsíc 52

Kategorie D vs. A-C Pevná částka poskytována v rámci kategorie D je také určena ve prospěch výzkumníka, vztahuje se však k výdajům přímo spravovaným příjemcem (organizací) hostící výzkumníka. Příjemce není povinen vykazovat skutečné vynaložené náklady, ALE. 53

E: Příspěvek na školení a transfer znalostí Pevná částka na výzkumníka/měsíc, kterou instituce využije na: realizaci projektu (zveřejnění volných míst, interní výukové aktivity, učební materiály apod.), koordinaci spolupráce mezi partery (setkání partnerů, výměna zaměstnanců apod.) účast výzkumníků na aktivitách výzkumu a transferu znalostí (náklady výzkumu, účast na seminářích a konferencích) 54

F: Příspěvek na organizaci mezinárodních konferencí a seminářů Spravována organizací příjemce za účelem organizace mezinárodních konferencí, workshopů a akcí otevřených pro organizace mimo síť (náklady na organizaci pozvání přednášejících, publikace, nájem prostor a technika, webová propagace; účastnický poplatek pro výzkumníky zvenku) Pevná částka 300 na výzkumníka/den pro výzkumníky zvenku, po dobu trvání akce (princip neziskovosti) Od WP 2009 je tato kategorie spojena s kategorií E 55

G: Příspěvek na management Náklady na mzdu osoby zajišťující administrativní, právní a finanční management projektu, poplatek za CFS, účast na setkáních konsorcia apod. V rámci této kategorie není možní uplatňovat náklady na vědecké řízení konsorcia (školitel) Pro ITN, IAPP (všechny WPs) a IEF/IOF/IIF(WP 2007-2008) se jedná v kategorii G o skutečné náklady Nutné záznamy o skutečných výdajích a timesheets Pro IEF/IOF/IIF (WP 2009 a dále) kategorie G spojena s kategorií H do jediné pevné částky Strop ve výši 3% nebo 7% celkového příspěvku EU 56

H: Příspěvek na režie (1) 10 % flat rate (z přímých nákladů po odečtení subdodávek) Pevná částka 57

H: Příspěvek na režie (2)

I: Ostatní IAPP Pro MSP: náklady na investice až do výše 10 % jeho příspěvku EU (skutečné náklady) IRG, ERG and IIF-fáze návratu pevná částka pro výzkumníka/rok specifikována ve WP (ERG: 15 000 ; IRG: 25 000 ) příspěvek spravovaný institucí, vztahující se k integraci výzkumníka v hostitelské instituci zahrnuje osobní náklady výzkumníka, ostatní osobní náklady (např. asistenti, technici), cestovné, spotřební materiál, náklady na ochranu duševního vlastnictví (patenty), náklady na publikace apod. 59

Převádění rozpočtu mezi kategoriemi Převádění finančních prostředků v rámci rozpočtu: není možné převádět z prostředků určených pro financování výzkumníka (kategorie A-D) do částky určené pro financování organizace příjemce Celková výše částky požadované v kategorii A-C je jako celek ověřována až na konci projektu 60

Nákladové kategorie - projekty financované podle pracovních programů 2011 a déle 61

Financování (1) Kategorie 1: Monthly living allowance Kategorie 2: Monthly mobility allowance Kategorie 3: Contribution to the training expenses of eligible researchers and research/transfer of knowledge programme expenses Kategorie 4: Management activities Kategorie 5: Contribution to overheads (indirect costs) Kategorie 6: Other types of eligible expenses 62

Financování (2) 63

1: Příspěvek na mzdu Srovnání s WP 2007-2010 living allowance a mobility allowance rozděleny do dvou kategorií: (1) = A1 Sazba násobena korekčním koeficient země ublikovaným ve WP Roční sazby: Name of your presentation

2: Příspěvek na mobilitu Srovnání s WP 2007-2010 včetně travel costs: (2) = A2 + B Už není spojováno s transnational mobility výzkumníka Pokrývá výdaje výzkumníka a jeho rodiny týkající se domácnosti, přestěhování a cestovních nákladů Sazba násobena korekčním koeficient země publikovaným ve WP 65

3: Příspěvek na školení a výzkum Srovnání s WP 2007-2010 spojuje několik kategorií: (3) = D +E +F Rozlišení mezi výzkumem v laboratoři a bez laboratoře již není relevantní Příspěvek na výzkumníka/měsíc spravovaný organizací příjemce Name of your presentation

4: Příspěvek na management Příspěvek ve výši max. 10% celkového příspěvku EU na projekt Skutečné náklady Srovnání s WP 2007-2010 (4) = G (odlišná výše stropu) nevyužitelné pro IEF, IOF, IIF 67

5: Příspěvek na režie Flat rate 10 % z celkových přímých nákladů po odečtení subdodávek nebo pevná částka IEF, IOF a IIF: sazba násobena korekčním koeficient země publikovaným ve WP 68

6: Ostatní IAPP CIG Pro MSP: náklady na investice až do výše 10 % jeho příspěvku EU (skutečné náklady) pevná částka pro výzkumníka/rok specifikována ve WP (WP 2011 = 25 000 ). příspěvek spravovaný institucí s cílem zdokonalit karierní vyhlídky pro trvající integraci výzkumníků v Evropě IIF-fáze návratu pevná částka pro výzkumníka/rok specifikována ve WP (WP 2011 = 15 000 ) 69

Nákladové kategorie - projekty IRSES a COFUND 70

Name of your presentation IRSES Měsíční příspěvek na osobu na výměně * počet měsíců výměny Na pokrytí cestovních nákladů (náhrad), networking activities, managementu a režijních nákladů souvisejících s realizací výměny Pokrývá pouze výjezdy do org. v 3.zemích a příjezdy z org. z ICPC zemí Placeno koordinátorovi, kt. rozdistribuuje partnerům

COFUND Roční příspěvek na výzkumníka (specifikováno v Grantové dohodě - 40% ročních nákladů na výzkumné pobyty) * počet výzkumníků / rok Příspěvek na náklady výměnného programu Přestože nejsou předem definovány žádné kategorie nákladů, náklady mohou zahrnovat příspěvek na mzdu, cestovné a mobilitu, náklady výzkumu, managemnetu (max. 7 %) a režie (max. 10 %), tak jak bude dohodnuto v rámci negociací 72

Finanční řízení projektů Marie Curie Participant Portal 73

Participant Portal (PP) http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home Portál pro administraci evropských výzkumných projektů (7. RP, Horizont 2020) Umožňuje přístup k těmto aplikacím: URF registrace organizace PPSS zaslání návrhu projektu NEF proces negociací s REA SESAM, FORCE podávání zpráv REA + Přehled výzev Dokumenty FAQ Negociace Návrh Reportování 74

Finanční řízení projektů Marie Curie Projektový návrh 75

Projektový návrh krok za krokem 1) Registrace jednotlivce v PP (účet ECAS) 1 e-mail = 1 ECAS (European Commission Autentication Service) 2) Registrace organizace v PP (získání PIC) PIC (Participation Identification Code) slouží k identifikaci organizace Organizacím vlastnícím PIC odpadá administrativní zátěž spojená s předkládáním finančních a právních informací o organizaci Aktualizaci informací zajišťuje LEAR (Legal Entitiy Appointed Representative) 3) Registrace projektového návrhu skrze PP 76

Jak vytvořit účet ECAS Klíčovým údajem pro účet ECAS je funkční e-mail 77

Registrace organizace = získání PIC Pouze organizace, které ještě neprošly validací (nevlastní PIC)! 78

Registrace projektového návrhu JAK? Elektronicky Pouze do otevřených výzev na PP 79

Vyberte výzvu a posuňte se na stránce dolů k Electronic Proposal Submission 80

Průvodce 10 minute guide to the proposal submission představuje souhrn kroků, které budou následovat Vyberte si téma klikněte na GO 81

Identifikace hostitelské instituce (PIC + zkratka) Základní informace: - Akronym - Krátké resumé - Kód aktivity 82

83

84

Finanční řízení projektů Marie Curie Sestavení rozpočtu 85

Rozpočet projektu Kalkulace rozpočtu IEF, IIF, IOF Automaticky, z údajů uvedených v administrativním formuláři A4 při podávání návrhu projektu (součet dílčích allowances ). Finální výše příspěvku EU je stanovena během negociací. CIG Odvíjí se od doby trvání projektu (25 000 EUR/rok) Ve fázi podávání návrhu projektu žadatelé sestavují indikativní rozpočet v části B. Předpokládá se spolufinancování ze strany hostitelské instituce. 86

Příklad výpočtu rozpočtu (IEF) 87

Příklad výpočtu rozpočtu (IEF) Výzkumník s 8-letou praxí ve výzkumu jede se svou rodinou z Bukurešti do Paříže, kde bude 2 roky zaměstnán v souvislosti s realizací projektu IEF. Příspěvek na mzdu: 58 500 EUR x 2 roky = 117 000 EUR Příspěvek na mobilitu: 1 000 EUR x 24 měsíců = 24 000 EUR Příspěvek na školení: 800 EUR x 24 měsíců = 19 200 EUR Příspěvek na režijní náklady: 700 x 24 měsíců = 16 800 EUR Korekční koeficient pro Francii = 116,1% Kalkulace rozpočtu: (Příspěvek na mzdu + příspěvek na mobilitu + příspěvek na režijní N)* 1,161 + příspěvek na školení = 202 405,80 EUR 88

Sestavení rozpočtu (CIG) Indikativní rozpočet se uvádí ve vědecké části návrhu projektu (B3 Implementace) Uvádějí se: celkové náklady projektu, bez ohledu na zdroj financování zdroje financování (očekávaný příspěvek EU + vlastní náklady) REA doporučuje použít tabulku k vyčíslení jednotlivých nákladových kategorií: Mzda výzkumníka Jiné mzdové náklady (asistenti, technici, atd.) Cestovní N Spotřební materiál Management Režijní náklady Jiné 89

Finanční řízení projektů Marie Curie Cash Flow 90

Cash Flow projektu zálohová platba průběžná platba(y) finální platba 91

Zálohová platba KDY? Vyplacena hostitelské instituci / koordinátorovi do 30 dnů od vstupu GA v platnost KOLIK? Výše stanovena v článku 5 GA Liší se v závislosti na typu projektu Akce Marie Curie Zálohová platba (% z celk. příspěvku EU) IEF, IIF 80% IOF 70% ITN, IAPP 65% 5% celkového příspěvku EU jde do Garančního fondu RG 80% (až do výše 50 000 EUR) IRSES, COFUD 60% 92

Průběžné platby a platba finální Průběžné platby: Na konci každého vykazovaného období REA vyhodnotí a schválí průběžnou zprávu a během 90 dní od jejího přijetí vyplatí odpovídající částku. Celková výše průběžných plateb sečtená se zálohovou platbou bude omezena do výše 90 % maximálního příspěvku EU: 10 % zádržné Finální platba Odpovídající částka za poslední vykazované období plus všechna potřebná vyrovnání 93

Řízení projektů Marie Curie Audity 94

Druhy auditů AUDIT 1. stupně = Osvědčení o finančních výkazech (CFS) - Když kumulovaný příspěvek EU 375 tis. - výjimka pro projekty 2 let (s celkovým příspěvkem 375 tis. ) pouze jedno CFS na konci projektu - Pozor, CFS se nevyžaduje u akcí Marie Curie, které jsou zcela hrazeny formou pevné sazby nebo částky (flat rate/lump sum) - Auditora zajišťuje příjemce AUDIT 2. stupně = finanční nebo technický audit EU Namátkově nebo na základě špatných signálů - Notifikace: 1-2 měsíce předem formálním dopisem - Audity on the spot : 3-5 pracovních dnů vs. desk audits Kdykoliv během trvání a až do pěti let po ukončení projektu Audit provádí REA (20 %) nebo externí auditorská firma pověřená REA (80 %) 95

Co kontroluje auditor? Kategorie 1 (Příspěvek na mzdu) Kvalifikace výzkumníka v době uzávěrky výzvy Výzkumník je vždy odměňován na úrovni, která je platná v době uzávěrky výzvy k podávání návrhů projektů. Hostitelská instituce se musí před podpisem smlouvy s výzkumníkem ujistit, že výzkumník má kvalifikaci požadovanou ve výzvě. Pracovní smlouva Musí být v souladu s GA Evidence toho, že výzkumník pracoval na projektu Záznamy z laboratorních deníků nebo knihovny, odborné články, apod. Timesheety nejsou v projektech Marie Curie povinné Vyplácení výzkumníka Výzkumníkovi musí být vyplacena plná sazba (po odečtení zákonných odvodů a daní). Nedoplatky vůči výzkumníkovi nejsou akceptovány! Hostitelská instituce může výzkumníkovi vyplatit vyšší sazbu, než je flat rate, za předpokladu, že přeplatek uhradí z vlastních zdrojů (běžné v AT, NL, NO) Mzdu je možné vyplácet v místní měně. Finanční vykazování vůči REA ale probíhá v EUR. 96

Co kontroluje auditor? Kategorie 2 (Příspěvek na mobilitu) Způsobilost výzkumníka pro vyplácení příspěvku na mobilitu + jeho rodinná situace v době uzávěrky výzvy ITN/IAPP: referenčním obdobím pro výpočet příspěvku na mobilitu jsou datum najímání na projekt a začátek vyslání. (U rozdělených pobytů se jedná o datum zahájení prvního pobytu.) Hostitelská instituce se musí před podpisem smlouvy s výzkumníkem ujistit, že výzkumník splňuje podmínku mobility a že uvedená rodinná situace odpovídá skutečnosti. Vyplácení výzkumníka Výzkumníkovi musí být vyplacena plná sazba. Nedoplatky vůči výzkumníkovi nejsou akceptovány! Příspěvek na mobilitu zpravidla podléhá zákonným odvodům a zdanění. Alternativně je také možné vyplácet tento příspěvek oproti dokladům (např. letenky, faktury za nájem, atd.). Pozor na nedoplatky a daňovou legislativu! 97

Co kontroluje auditor? Příspěvek na cestovné (Travel allowance) Pouze projekty financované podle pracovních programů před rokem 2011 Způsobilost výzkumníka pro vyplácení příspěvku na cestovné Auditor ověřuje místo pobytu výzkumníka v čase příslušené výzvy a kontroluje, zda byl příspěvek (resp. vzdálenost od kterého se odvíjí) správně stanoven. Vyplácení výzkumníka Výzkumníkovi musí být vyplacena plná sazba. Nedoplatky vůči výzkumníkovi nejsou akceptovány! Příspěvek na cestovné zpravidla podléhá zákonným odvodům a zdanění. Alternativně je také možné tento příspěvek oproti dokladům (např. letenky). Příspěvek na osobní rozvoj (Career Exploratory Allowance) Pouze projekty financované podle pracovních programů před rokem 2011 Vyplácení výzkumníka Výzkumníkovi musí být vyplacena plná sazba. Nedoplatky vůči výzkumníkovi nejsou akceptovány! 98

Co kontroluje auditor? Kategorie 3 (Příspěvek na školení a na výzkum) Původní Kategorie D a E Hostitelská instituce (příjemce) nemá povinnost vykazovat skutečně vynaložené náklady. Pro účely GA tedy není nutné vést evidenci toho, jak byly náklady vynaloženy. Pozor na soulad s běžnou praxi hostitelské instituce! Auditor zkoumá výzkumné a školící aktivity výzkumníka/instituce Pro účely auditu si vyžádá pracovní smlouvu, záznamy z laboratorních deníků nebo knihovny, odborné články, prezenční listiny z konferencí, apod. Kategorie 4 (Příspěvek na Management) ITN, IAPP 10% celkových nákladů EU na projekt Kategorie založena na skutečných nákladech Veškeré náklady vynaložené v této kategorii je nutné podložit účetními doklady Mzdové náklady nárokované v této kategorii musí být podloženy timesheety 99

Kategorie 5 (Příspěvek na režie) Co kontroluje auditor? ITN, IAPP příspěvek na režie je limitován 10% na partnera a vykazované období. Příjemci, kteří si v předchozím vykazovaným období nárokovali méně, vyplní opravný Formulář C, ve kterém dodatečně žádají rozdíl. Kategorie 6 (Příspěvek na ostatní N) IAPP = investice až do výše 10 % jeho příspěvku EU Audit kontroluje, zda byla investice naplánována v GA Náklady musí být podloženy účetními doklady CIG, IIF (návratová fáze) = pevně stanovená částka pro výzkumníka/rok Hostitelská instituce (příjemce) nemá povinnost vykazovat skutečně vynaložené náklady. Auditor si vyžádá pracovní smlouvu, záznamy z laboratorních deníků nebo knihovny, odborné články, prezenční listiny z konferencí, apod. IRSES = pevně stanovená částka na výzkumníka/měsíc Hostitelská instituce (příjemce) nemá povinnost vykazovat skutečně vynaložené náklady. Auditor kontroluje zahájení pobytu (letenka, hotel, ) a počet člověko-měsíců strávených na projektu 100

Finanční řízení projektů Marie Curie Finanční vykazování 101

Finanční vykazování (1) Formulář C = finanční výkaz do kterého příjemce vyplňuje seznam náklady/příjmy projektu za konkrétní vykazované období. Příjemce se při vyplňování formuláře C řídí finančními pravidly akcí Marie Curie. KDO? Příjemce zasílá Formulář C elektronicky skrze Participant Portal U GA uzavřených před 1.1.2013, kde příjemci nepřistoupili na nový (výhradně elektronický způsob) finančního vykazování, je nutné zaslat také papírovou verzi formuláře C s podpisem pověřených osob. ITN, IAPP koordinátor sestavuje navíc souhrnný Formulář C za celé konsorcium JAK? Formulář C je součástí průběžné/závěrečné zprávy (Periodic/Final Report) KDY? Po konci každého vykazovaného období (Počet vykazovaných období je uveden v čl. 3 GA) 102

Formulář C (1) Kategorie 1, 2, 3, 6 Kategorie 4 + 6 (u IAPP). U těchto kategorií je nutné vyplnit informaci o čerpání zdrojů! Náklady na CFS, atd. Kategorie 5 103

Formulář C (2) 104

Směnný kurz Maximální příspěvek EU je stanoven v EUR, ve stejné měně je se vykazují náklady ve Formuláři C Náklady vzniklé v jiných měnách převedeny na EUR, a to podle: směnného kurzu platného v den vzniku skutečných nákladů nebo směnného kurzu platného první den v měsíci, který následuje po konci příslušného vykazovaného období Pro obě možnosti je třeba použít směnný kurz vyhlašovaný Evropskou centrální bankou (ECB): http://www.ecb.int/stats/eurofxref 105

Časté nálezy auditů Nedoplatky vůči výzkumníkům (kategorie 1+2) Použití nesprávného směnného kurzu Vyplnění skutečných nákladů místo pevně stanovených sazeb Chybějící podpůrná dokumentace Nárokování nákladů v nesprávném vykazovaném období Nerespektování % limitu v kategorii management 106

Zdroje informací 107

Publikace TC AV ČR http://www.fp7.cz/cz/publikace/

http://www.fp7.cz/

Plánované akce TC AV ČR Seminář Konsorciální smlouvy 19. června 2013 TC AV ČR, Praha Finanční řízení projektů příklady a praxe (11. série) 24. června 2013 VÚT Brno 26. června TC AV ČR, Praha Horizont 2020 podzim 2013 Více informací na stránkách TC: www.fp7.cz (část Akce) http://www.fp7.cz/cz/vice-o-financovani-7rp/ (část Akce) 110

Finanční dotazy: matouskova@tc.cz supalkova@tc.cz Právní dotazy: hebelkova@tc.cz Marie Curie: perutkova@tc.cz Technologické centrum AV ČR Ve Struhách 27, 160 00 Praha 6 www.tc.cz www.fp7.cz