FINANČNÍ ASPEKTY AKCÍ MARIE SKŁODOWSKA CURIE (IF, ITN, RISE, COFUND)

Transkript

1 FINANČNÍ ASPEKTY AKCÍ MARIE SKŁODOWSKA CURIE (IF, ITN, RISE, COFUND) 24. dubna 2018, České Budějovice Aneta Hlavsová NCP pro finanční otázky H2020

2 TÉMATA Zdroje informací Audity & platby Finanční pravidla MSCA Pracovní smlouva Rozpočet, náklady

3 FINANČNÍ PRAVIDLA MSCA ZÁKLADNÍ PRINCIPY

4 Sazba financování 100 % pro IF, ITN a RISE; 50% COFUND Zjednodušený model financování (unit costs) Celková výše grantu se odvíjí od počtu spotřebovaných jednotek Co je jednotkou v MSCA? 1 jednotka (unit) = 1 člověkoměsíc (person month) Kolik je sazba za 1 ČM a kde ji najdu? Částka (v EUR) za jednotku je předem zafixována v Příloze 2 GA

5 JEDNOTKOVÉ NÁKLADY OBECNÁ KRITÉRIA ZPŮSOBILOSTI Nezbytné pro realizaci projektu Využity v době trvání projektu identifikovatelné, ověřitelné a podloženy záznamy a dokumentací JEDNOTKY MUSÍ BÝT. + specifická kritéria způsobilosti podle nákl. kategorie typu MSCA (IF, ITN, RISE, COFUND)

6 ROZPOČTOVÉ KATEGORIE

9 MSCA SPECIAL NEEDS ALLOWANCE Pro osobu s postižením, asistenční službu nebo pro úpravu pracovního prostředí Žádost o Special Needs Allowance v době podání žádosti projektu, (IF), nebo kdykoli v průběhu implementace (ITN, IF, RISE and COFUND) žádost musí obsahovat odhadovaný rozpočet + vysvětlení specifických potřeb pracovníka = lump sum max EUR Lze žádat od prvního čtvrtletí 2019! REA všechny žádosti posoudí individuálně a rozhodne o výši podpory s ohledem na druh a závažnost postižení pracovníka

10 NÁKLADY NA VÝZKUMNÉ PRACOVNÍKY Specifika ITN, IF

11 NÁKLADY NA VÝZKUMNÉ PRACOVNÍKY ITN, IF MĚSÍČNÍ ČÁSTKY (EUR)

12 Musí být plně vyplaceny výzkumníkovi NÁKLADY NA VÝZKUMNÉ PRACOVNÍKY ITN, IF Výše je závazná podle Přílohy 2 GA - Náklady příjemce na výzkumníka (super hrubá částka) nesmí být nižší než příspěvky na mzdu, mobilitu a rodinu (living + mobility + family allowance) uvedené v Příloze 2 GA (!) Pozor na nedoplatky vůči výzkumníkovi FAQ: Můžeme výzkumníkovi zaplatit více? ANO, HI se může rozhodnout zaplatit výzkumníkovi více z vlastních zdrojů nebo z nevyužitých institucionálních nákladů.

13 1. LIVING ALLOWANCE ITN, IF Slouží k pokrytí mzdy výzkumníka před zákonnými odvody a zdaněním (tzv. superhrubá mzda). Čistá částka zaplacená výzkumníkovi je nižší než částka uvedená v Příloze 2 GA! Upravuje se korekčním koeficientem dané země (CCC) Seznam CCC v pracovním programu (např. CZ: 81,78%) CCC se aplikuje s ohledem na místo usazení hostitelské instituce FAQ: Mění se CCC během vyslání? vyslání (secondment) do EU MS/AC CCC se nemění IF: u out-going fáze GF aplikuje se CCC třetí země

14 2. MOBILITY ALLOWANCE ITN, IF Slouží k pokrytí nákladů souvisejících s mobilitou výzkumníka Např. cestovné a ubytování Je určen k pokrytí soukromých výdajů výzkumníka (!) FAQ: Můžeme použít příspěvek na mobilitu k pokrytí služebních cest výzkumníka? NE, veškeré náklady související s výkonem zaměstnání vč. služebních cest by měly být hrazeny z institucionálních N (Příspěvek na výzkum, školení a networking)

15 Je určen pouze výzkumníkům s rodinnými závazky 3. FAMILY ALLOWANCE ITN, IF Rodina definována jako a) osoby spojené s výzkumníkem sňatkem/vztahem s ekvivalentním statusem jako sňatek nebo b) závislé děti v péči výzkumníka Rodinný status výzkumníka je stanoven Ke dni uzávěrky výzvy (IF) Ke dni najmutí výzkumníka (ITN) FAQ: Co se stane, pokud se rodinný status výzkumníka změní během realizace projektu? NIC. Stanovený rodinný status se během realizace projektu nemění.

16 VYPLACENÍ PŘÍSPĚVKŮ NA MOBILITU A RODINU Příspěvky na mobilitu a rodinu mohou být vyplaceny výzkumníkovi několika způsoby: ve mzdě předložení relevantních dokladů výzkumníkem nákup provedený HI ve prospěch výzkumníka ITN, IF REA akceptuje kterýkoliv způsob, za předpokladu, že obě strany se způsobem výplaty souhlasí a národní legislativa to umožňuje. FAQ: Podléhají příspěvky na mobilitu a rodinu zdanění? ČR: ANO; výjimky: cestovní náhrady podle zákoníku práce nebo přímá úhrada plnění na vzdělávací, zdravotní, kulturní, sportovní či rekreační účely pro pracovníka a jeho rodinu Zahraničí: záleží na národní daňové legislativě v dané zemi

17 NASTAVENÍ ODMĚNY VÝZKUMNÍKA V PRACOVNÍ SMLOUVĚ IF, ITN Pracovní smlouva musí specifikovat měsíční odměnu pracovníka (v EUR a pokud je to relevantní také ve měně, ve které je odměna vyplácena) FAQ: Jak nastavit směnný kurz v pracovní smlouvě, aby nedošlo k přeplacení výzkumníka? Example AGA: Researcher X is recruited in a country outside the euro-zone. The average exchange rate is normally EUR 0.9 but this fluctuates from time to time. In order to ensure that the researcher receives a regular monthly income and to avoid exchange rate losses, the beneficiary chooses to apply a conservative exchange rate of EUR 0.87 and to make a payment to correct any underpayment at the end of the reporting period. The researcher is fully informed of this procedure at the time of recruitment.

18 NÁKLADY NA MATEŘSKOU A RODIČOVSKOU DOVOLENOU Náklady vynaložené příjemcem během mateřské/rodičovské dovolené jsou NEZPŮSOBILÉ. Na subjekty v ČR toto nemá žádný dopad. Náklady na mateřskou a rodičovskou dovolenou totiž nevznikají příjemci. Během rodičovské a mateřské dovolené výzkumníka může příjemce požádat o pozastavení implementace akce (nebo její části). V tomto případě musí příjemce formálně zažádat o změnu GA.

19 NÁKLADY NA VYSLANÝ PERSONÁL Specifika RISE

20 NÁKLADY NA VYSLANÝ PERSONÁL RISE měsíční částky v EUR

21 TOP-UP ALLOWANCE - PŘÍSPĚVEK NA VYSLÁNÍ RISE Příspěvek pokrývá náklady na cestovné, ubytování a pobyt vyslaného pracovníka Příjemce je během vyslání povinen pokračovat ve vyplácení mzdy vyslaného pracovníka v souladu s jeho existující smlouvou! Administrace příspěvku: zpravidla spravován centrálně hostitelskou institucí, která vyplácí pracovníka podle specifických potřeb vyslání (cestovní náhrady) vyplacen přímo vyslanému pracovníkovi Příspěvek musí být použit plně ve prospěch vyslaného pracovníka (!)

22 NÁKLADY NA VÝZKUMNÉ PRACOVNÍKY Specifika COFUND

23 LIVING ALLOWANCE COFUND (měsíční částka v EUR)

24 LIVING ALLOWANCE Odměna výzkumníka, tj. příspěvek na mzdu (před zákonnými odvody a zdaněním) a jednorázový příspěvek na mobilitu nesmí být nižší než: ESR: EUR ER: EUR Příspěvek EU na mzdu COFUND Příjemce musí spolufinancovat minimálně rozdíl mezi minimální odměnou a příspěvkem EU (tj. 774/1096 EUR na výzkumníka)

25 INSTITUCIONÁLNÍ NÁKLADY ITN, IF, RISE, COFUND

26 INSTITUCIONÁLNÍ NÁKLADY měsíční částky v EUR

27 INSTITUCIONÁLNÍ NÁKLADY Způsobilost institucionálních nákladů se odvíjí od způsobilosti nákladů na výzkumníky/vyslaný personál Příspěvek na výzkum, školení a networking pokrývá aktivity přispívající k rozvoji kariéry výzkumného pracovníka a výdaje na výzkum např. služební cesty, účast na seminářích/ konferencích, vstup do knihovny, laboratoře, spotřební materiál, ) Příspěvek na management a nepřímé náklady náklady spojené s administrací projektu (např. mzda projektového manažera) nepřímé N

28 ROZPOČET

29 SESTAVENÍ ROZPOČTU Kalkulace rozpočtu probíhá automaticky na základě údajů vyplněných v části A projektového návrhu. Klíčové údaje: Počet ČM Korekční koeficient (aplikuje se automaticky) Rodinný stav výzkumníka IF: Příjemce má povinnost zkontrolovat rodinný stav výzkumníka k datu uzávěrky výzvy. ITN: Vzhledem k tomu, že nelze předem s jistotou odhadnout rodinný stav výzkumníka v době přijetí na projekt, používá REA k určení výše příspěvku na rodinu průměrný výpočet.

30 PŘÍKLAD STANOVENÍ ROZPOČTU MSCA-ITN CZ CCC Průměrný výpočet

31 Jednotkové náklady = fixní měsíční částky PŘESUNY ROZPOČTU Technicky není možné přesouvat rozpočet z jedné nákladové kategorie do druhé. Finanční výkaz je v FTO portálu vyplněn automaticky v závislosti na deklarovaných člověkoměsících. ALE Příjemce/konsorcium může rozhodovat o využití institucionálních nákladů. Nespotřebované institucionální náklady mohou být využity na jiné (s projektem související) účely, např.: Dodatečné školící aktivity Zvýšení mzdy výzkumníka (ITN, IF, COFUND) Cestovné vyslaného personálu (RISE) MEZI NÁKLADOVÝMI KATEGORIEMI FAQ: Může příjemce rozhodovat také o využití nákladů na výzkumné pracovníky/vyslaný personál? Ne, tyto náklady musí být využity plně ve prospěch výzkumníka/vyslaného pracovníka.

32 VYUŽITÍ NÁKLADŮ Náklady na výzkumné pracovníky/vyslaný personál Institucionální náklady

33 PŘESUNY ROZPOČTU MEZI PŘÍJEMCI NAVZÁJEM Přesuny člověkoměsíců S nebo bez změny GA v závislosti na dopadech na Přílohu 1 GA Významná změna projektových prací změna GA Koordinátor informuje REA v předstihu o případných přesunech ČM Přesuny institucionálních nákladů Řeší interní smlouva konsorcia Notifikace REA se nevyžaduje

34 PLATBY & AUDITY

35 PLATBY zálohová platba (Pre-financing) VÝŠE - průměr příspěvku za 1 vykazované období - automatický odvod do garančního fondu (GF) 30 dní LHŮTY - vstup GA v platnost - 10 dnů před startem projektu průběžné platby (Interim payment) - od vykázaných nákladů - max. 85 % schváleného příspěvku EU (GF 5 % a zádržné 10 %) 90 dní - obdržení kompletní průběžné zprávy platba zůstatku (Payment of balance) - podle celkové finanční situace projektu 90 dní - obdržení závěrečné zprávy

36 AUDITY Audit prvního stupně Osvědčení o finančních výkazech (CFS) se v projektech MSC nepředkládá Audit druhého stupně náhodný do dvou let od vyplacení zůstatku příjemce musí být v případě auditu schopen doložit, že: správně vykázal počet ČM plně vyplatil výzkumníkovi příspěvky, které mu náleží deklarovaný status výzkumníka odpovídá skutečnosti Archivace dokumentů: minimálně 5 let od vyplacení zůstatku (pro granty do EUR 3 roky)

38 AUDITY ITN, IF Kontrolované dokumenty Pracovní smlouva Dokumenty stvrzující zkušenosti /rodinný statut a tudíž i způsobilost výzkumného pracovníka (např. CV, kopie diplomů, oddací list, rodný list dítěte) Záznamy potvrzující zapojení do projektu (např. laboratorní deníky, vědecké články a publikace) Výplatní pásky zaměstnance, doklady o zaplaceném sociálním a zdravotním pojištění, apod. FAQ: Jsou v MSCA povinné timesheets? - NE, ale

39 AUDITY RISE 1. CV of the seconded people attesting that the person in charge is suitable for working in the project; 2. seconded people engagement letter written by the scientific responsible of the project; 3. work contract of the seconded people (researchers, professors, PhDs, everyone); 4. documents attesting the salary received starting from the month before the trip to the month after the trip, of course period of the trip included; 5. invitation letter from the receiving institution to the seconded person; 6. health insurance covering the entire secondment period;

40 AUDITY 1. timesheets of the period spent abroad attesting 8 hours a day (days of the trip included, Saturdays and Sundays excluded) working on the project, specifying the WP developed during the secondment (as recorded at the Participant portal); 2. letter of the receiving institution attesting the work done; 3. tickets and/or boarding passes related to the secondment; 4. proof that the secondment was performed 5. published papers attesting the collaborations; RISE 6. document attesting the payment of the secondment (also bank transfer)

41 FAQ Různé Lze pracovat na částečný úvazek/mít jiné aktivity/ zaměstnání? Lze prodloužit dobu čerpání?