Grafy a hromadná korespondence Word 2007 - egon Tvorba grafů, jejich úprava a základy hromadné korespondence Jan Málek 30.7.2010 0
Grafy Klikneme na místo, kam chceme graf umístit. Přejdeme na kartu Vložení, klikneme na graf, který jsme vybrali a potvrzením OK ho vytvoříme. Zároveň se nám otevře list aplikace Excel (nebo Graph), kde můžeme data upravit a tak změnit graf. Obrázek 1 - Vložení grafu Obrázek 2 - Úprava údajů - Excel Vytvořený graf můžeme i změnit, použijeme kartu Návrh a na ní Změnit typ grafu. Jeden z nich si vybereme, potvrdíme a ostatní už udělá Word za nás. Jakmile vytvoříme nějaký graf, budeme mít k dispozici kontextové menu Nástroje grafu, které obsahuje tři typy karet: 1
Karta Návrh umožňuje měnit typ grafu, pracovat s daty grafu, vybrat rozložení styl a barvu grafu. Karta Rozložení se zaměřuje na konkrétní prvky grafu. Karta Formát nástroje pro vylepšení vzhledu grafu pomocí změny velikostí tvarů v grafu, vkládáním stínů, výplní a obrysů, atd. Při vložení grafu se nám otevře tabulka, ve které upravujeme data. Pro práci s nimi použijeme tlačítka ve skupině Data na kartě Návrh. Přepínač Přepnout řádek či sloupec slouží k prohození zmiňovaných. Vybrat data spustí dialogové okno, ve kterém můžeme vybrat data, která budou v grafu zobrazena (ohraničená oblast). Upravit data zobrazí list s daty, která můžeme upravit. V listu s daty můžeme měnit údaje na vodorovné ose grafu (můžou to být třeba měsíce, fáze projektu nebo jiné jednotky, podle kterých lze měřit hodnoty) - kategorie. Datové řady obsahují prvky, které jsou do grafu zanášeny podle zvolených kategorií. Hodnoty údaje jsou přizpůsobené vzhledem ke svislé (hodnotové) ose grafu. Jakmile máme vybraný základní typ grafu, můžeme ho dále vylepšovat pomocí Nástrojů grafu. Na kartě Návrh můžeme změnit rozložení grafu, a jeho styl. Obrázek 3 - Styly grafu Název grafu definujeme na kartě Rozložení ve skupině Popisky tlačítkem Název grafu, chceme-li zobrazovat názvy os, použijeme vedlejší tlačítko Názvy os, kde si zobrazíme i 2
způsob, jakým mají být nápisy zobrazeny. Když bychom chtěli nastavit osy grafu podrobněji, můžeme použít tlačítko Další možnosti hlavní vodorovné osy nebo Další možnosti hlavní svislé osy. Pracujeme-li se složitějšími grafy, může pro jejich větší srozumitelnost použít mřížku. Slouží k tomu tlačítko Mřížka ve skupině Osy. Zde vybereme jednu z nabízených možností, která nám nejvíc vyhovuje. Obrázek 4 - Vložení mřížky K práci s legendou použijeme tlačítko Legenda nacházející se ve skupině Popisky. K datům můžeme vložit i popisky (skupina Popisky, tlačítko Popisky dat). Můžou to být procenta, název kategorie atd. Ve výchozím nastavení Word zobrazuje hodnoty dat ve výsečích nebo pruzích grafu. To můžeme změnit volbou Další možnosti popisků dat. Veškeré prvky grafu lze formátovat, můžeme změnit formát písma, barvu pozadí, šířku čar, vložit prostorové efekty, stín atd. Klikneme na objekt, přejdeme na kartu Rozložení v Nástrojích grafu a zde ve skupině Aktuální výběr si z roletového menu vybereme objekt a Word ho označí v grafu. Pak na něj můžeme kliknout pravým tlačítkem myši a zobrazit nabídku s možnostmi formátování. Hromadná korespondence Všechny potřebné nástroje najdeme na kartě Korespondence a jsou seřazeny v pořadí, v jakém se používají. Postup je následující: 1. Ve skupině Vytvořit vybereme typ dokumentu, který chceme tvořit anebo klikneme na tlačítko Spustit hromadnou korespondenci a typ dokumentu vybereme zde. 2. Ve druhé fázi vybereme adresáty tlačítkem Vybrat příjemce. Můžeme použít stávající seznam nebo vybrat seznam z aplikace Outlook. 3. Napíšeme dokument a poté pomocí příkazů ve skupině Zapsat a vložit pole do něj vložíme slučovací pole. 4. Zkontrolujeme náhled pomocí příkazů ve skupině Náhled výsledků. 5. Provedeme sloučení dokumentu a zdroje dat a výsledek vytiskneme nebo odešleme prostřednictvím příkazu Dokončit a sloučit ve skupině Dokončit. 3 Obrázek 5 - Korespondence
Ve spojení s hromadnou korespondencí se používá tato terminologie: Hlavní dokument Dopis, obálka, dokument, email, štítek, do kterého se budou doplňovat data (např. adresy). Zdrojový soubor soubor, ze kterého se vezmou adresy příjemců. Slučovací pole identifikátory vložené do textu označující pozice a typy dat, které chceme vložit do dokumentu. Adresní blok blok adresy, obsahuje jméno a adresu. Oslovení vložené úvodní oslovení společně se jménem vybraného adresáta. Výběr typu dokumentu Prvním krokem je výběr vytvářeného dokumentu, může to být dopis, e-mail, obálka, štítek nebo adresář. Dokument vybereme ve skupině Spustit hromadnou korespondenci tlačítkem s totožným názvem. Čistý dokument otevřeme volbou Normální dokument aplikace Word. V této skupině se tlačítkem Podrobný průvodce hromadnou korespondencí spustí i průvodce, který nám pomůže projít celým procesem. Obrázek 6 - Výběr dokumentu Hlavní dokument Musíme vytvořit text, který bude odeslán všem adresátům. Můžeme použít stávající dokument, šablonu anebo některý z existujících dokumentů. V prvním případě napíšeme text, adresu a oslovení vynecháme, ty budou vloženy automaticky. Druhou možností je použití Tlačítka Office a zde si vybrat vhodnou šablonu, stáhnout si ji a poté uložit. Ve třetím případě stačí otevřít v minulosti vytvořený dokument. Výběr příjemců Obrázek 7 - Vybrat příjemce Dalším krokem je výběr příjemců. Použijeme příkaz Spustit hromadnou korespondenci. Můžeme použít existující seznam, kontakty z aplikace Outlook nebo vytvořit nový seznam. Někdy bývá nejrychlejší a nejjednodušší seznam nově vytvořit a pak ho mít napořád uložený a připravený k použití. Zadáme Zadat nový seznam, a vyplníme iniciály prvního příjemce, dalšího zadáme po kliknutí na volbu Nová položka. Takto vytvoříme celý seznam a poté tlačítkem Uložit seznam uložíme. K úpravě a třídění seznamu slouží tlačítko Upravit seznam příjemců. 4
Přidání slučovacích polí Nyní máme připravený dokument a máme seznam adresátů, kterým chceme dokument odeslat. Pomocí zástupných symbolů můžeme vložit do dokumentu údaje o konkrétním příjemci. Slučovací pole můžeme vkládat do dokumentu pomocí nástrojů skupiny Zapsat a vložit pole: Blok adresy v místě kurzoru můžeme vložit jméno a adresu příjemce. Řádek s pozdravem otevře dialogové okno Vložit řádek s pozdravem. Vložit slučovací pole nabídne přehled polí ze seznamu příjemců, které můžeme do dokumentu vložit. Pravidla možnost vložit podmíněné řídící prvky (třeba vyfiltrovat adresáty podle výše sponzorského daru). Shoda polí propojení seznamu příjemců s databází. Aktualizovat štítky pokud jsme provedli změny v seznamu příjemců, provede aktualizaci štítků. Vložení bloku adresy Blok adresy nabízí položky, které se v databázi vyskytují nejčastěji. Při jejich vkládání postupujeme takto: 1. Umístíme kurzor na místo, kam chceme blok vložit. 2. Klikneme na Blok adresy. 3. Vybereme formát pro jméno příjemce a můžeme odstranit název společnosti tím, že zrušíme zaškrtnutí políčka Vložit název společnosti. 4. Pokud chceme, zrušíme zaškrtnutí Vložit poštovní adresu, náhled adresy se zobrazuje v sekci Náhled. 5. Po kliknutí na OK se na pozici kurzoru vloží «Blok adresy». Vložení řádku s pozdravem Tato funkce nám umožní vložit nadefinovaný řádek s pozdravem: 1. Umístíme kurzor na příslušné místo. 2. Klikneme na tlačítko Řádek s pozdravem. 3. Upravíme pozdrav nebo použijeme stávající, můžeme upravit Shodu polí a potvrdíme OK. Dalším krokem je náhled dokumentu, ten si zobrazíme tlačítkem Náhled výsledků. Zobrazí se dokument s daty prvního příjemce, dalšího zobrazíme kliknutím na tlačítka Předchozí záznam nebo Následující záznam. Poslední krokem je vytištění, odeslání a uložení dokumentu. To provedeme kliknutím na Dokončit a sloučit ve skupině Dokončit. Pokud vybereme Upravovat jednotlivé dokumenty, otevře se dialogové okno. Na výběr máme z těchto možností: 5
Všechny sloučí se všechny záznamy, Aktuální sloučí se aktuální záznam anebo můžeme použít poslední možnost a zadat rozmezí. Stejné možnosti najdeme i ve volbě Tisk dokumentů. Obrázek 8 - Sloučit do nového dokumentu Obálky Pokud potřebujeme vytisknout pouze jednu obálku, vybereme tlačítko Obálky a zde tlačítkem Možnosti zobrazíme dialogové okno, kde nastavíme velikost obálky, písmo adres. Poté buď napíšeme anebo přes ikonu Adresář vybereme příjemce, doplníme zpáteční adresu a v na kartě Možnosti pro tisk vybereme a určíme způsob, jak obálky budeme vkládat. Poté tlačítkem OK potvrdíme a vytiskneme. Podrobnosti v knize: Josef Pecinovský Jak na Word 2007, Grada Publishing, a.s., 2007, ISBN 978-80-247-2190-3 Katherine Murray, Mary Millhollon, Beth Melton Mistrovství v Micosoft Office Word 2007, Computer Press, a.s., 2008, ISBN 978-80-251-2051-4 6