Prezentace systému REPORTING.CZ na modelovém příkladu firmy DEMO_5D Charakteristika společnosti: Společnost Demo_5D byla založena jako firma výrobní. Zabývala se produkcí lyžařského oblečení, které prodávala prostřednictvím velkých obchodních řetězců. Rok od roku postupně rozvíjela výroba, protože o výrobky rostl zájem. Zároveň ale posilovala i konkurence a dodávat zboží do velkých obchodních řetězců s přijatelnou marží bylo stále těžší. Manažeři společně s vlastníky dospěli k rozhodnutí vybudovat síť maloobchodních prodejen. Nyní v nich společnost prodává nejen vlastní produkci, ale i výrobky jiných značek. Zároveň provozuje i velkoobchodní prodej, své výrobky prodává částečně i prostřednictvím sítě partnerů. Kromě popsaného přímého prodeje (prostřednictvím vlastních prodejen) a prodeje přes partnery (Hudy sport, Rock Point, Intersport, Tesco atd.) rozvíjí ještě zprostředkovaný prodej prostřednictvím menších partnerů označovaný jako zprostředkovaný prodej. Vzhledem k šíři prodejního sortimentu jsou výrobky rozděleny primárně na oblečení a sportovní vybavení. Oblečení se dělí na sportovní, uniformy a oblečení pro volný čas. Sportovní vybavení se dále člení na lyže, boty a kola. Všechny kategorie jsou dále detailně členěny do produktových řad, blíže to vyplyne z dalšího popisu. Jak již bylo zmíněno v úvodu, společnost začala jako výrobní a dosud se prosazuje svou vlastní produkcí. Přesto stále větší podíl aktivit směřuje do oblasti obchodní a servisní. Tyto aktivity jdou napříč výrobkovými řadami a tvoří vertikální uspořádání společnosti (divize výrobní, obchodní, servisní a administrativa) Tak jak se postupně zdokonalovalo finanční řízení, přešla společnost z vykazování nákladů v druhovém členění ke členění účelovému. To umožnilo přesně sledovat a měřit vztah přímých a nepřímých nákladů, tedy nákladů výrobních, na prodej, marketing, administrativu a financování. Aktuální ekonomická situace: Podle posledních zveřejněných výsledků dosáhly tržby společnosti téměř 250 mil. Kč při téměř 40% hrubé marži, společnost vykázala zisk téměř 27 mil. Kč. Zaměstnává cca 100 pracovníků, průměrná mzda včetně bonusů dosahuje cca 30 tis. Kč. Výrobu provozuje výhradně ve vlastním areálu na nakoupené a již zaplacené technologii. Prostory prodejen jsou pronajaty a vybaveny vlastním zařízením. Zásoby zboží na prodejnách narostly v posledním roce z 8 na 17 mil. Kč. Zásoby výrobků a materiálu jsou naopak vzhledem k pokročilému plánování výroby z hlediska plánování pracovního kapitálu prakticky konstantní. Pohledávky z obchodního styku vzrostly od začátku roku ze 46 na 51 mil. Kč. Společnost eviduje krátkodobé závazky z obchodního styku stabilně ve výši 14-15 mil. Kč a nemá žádné dlouhodobé závazky z obchodního styku. Závazky k zaměstnancům jsou stabilně ve výši cca 3-4 mil. Kč. Společnost eviduje v bilanci cizí zdroj financování (úvěr), který byl v průběhu roku umořen z 10 na 8,5 mil. Kč 1
Popis datového modelu společnosti Demo_5D Demo obsahuje aktuálně data za rok 2011, a to jak skutečně reportovaná, tak i plánované hodnoty (přenesené z budgetu vytvořeném v modelovacím systému Cash Flow Management (dále jen CFM)) pozn. Typ dat v členění na Skutečnost/Plán jsou defaultní dimenzí systému. Reportovaná i plánovaná data jsou k dispozici v měsíční granularitě, agregace dat po časové ose probíhá v úrovni kvartálů a let. Datový model Demo_5D je založen na následujících pěti volitelných a uživatelem definovaných dimenzích: Cost Center/Nákladové středisko Nákladová střediska Vertical/Vertikála - divize, závody, typové zaměření aktivit Department/Oddělení účelové členění společnosti, tedy rozdělení na Delivery/ Výrobu (resp. přímé náklady) vs. Sales/Prodej, Marketingu, Administrativě (nepřímé náklady) Product/Výrobek výrobkové řady, výrobky, typy služeb Segment/Segmenty v případě Demo_5D prodejní kanály Poznámka: Dim 6, Dim 7 zůstaly v datovém modelu Demo_5D zatím neobsazeny. Jedná se o další volitelné dimenze využitelné například pro vykazování podle Projektů nebo úrovně účetního zápisu (např. zda se jedná o statutární účetní transakci, manažerskou nebo konsolidační úpravu), případně další typy segmentací (třeba podle teritorií). 1. Cost center/nákladové středisko: Ve společnosti Demo_5D představují prvky dimenze Cost center základní elementy, na které lze alokovat náklady nebo výnosy. To umožňuje jednoduše sledovat a měřit napříč celou výsledovkou veškeré náklady a výnosy související s dotazovaným nákladovým střediskem (nebo více středisky). V praxi to znamená, že pod jedním nákladovým střediskem (například pod obchodníkem se střediskem 2201) mohou být sledovány jeho tržby za prodané zboží, k nim relevantní náklady na prodané zboží a zároveň například jeho osobní náklady, tedy mzdy, odměny, odpisy služebního vozu a náklady na cestovné (viz obrázek). 2
Nákladová střediska jsou v datovém modelu přiřazena mj. všem zaměstnancům a dalším neosobním nositelům nákladů. Prvky dimenze Cost Center jsou v případě Demo_5D navíc sémanticky členěny - tedy je jim dán určitý dodatečný význam. Toto uspořádání umožňuje na této dimenzi vytvořit stromovou strukturu a pak nahlížet na data jak v agregované podobě (např. náklady za celou administrativu, jen za oddělení HR nebo třeba jen za jedno izolované nákladové středisko, tedy většinou zaměstnance. Příklad: Administrativa jako oddělení je založeno pod prvkem 4000. V rámci ní jsou založena pododdělení 4100 Management, 4200 HR, 4300 Právní oddělení a 4400 Finance. V těchto odděleních jsou založeni jednotliví zaměstnanci - např. pod kódem 4201 je evidován HR Manažer. V praxi tedy mohou dimenze (v našem příkladu Cost center) plnit kromě svého základního významu i funkci agregační. Není to ale pravidlem, protože toto kombinované využití dimenze má i své nevýhody. V tomto nastavení je nákladové středisko totiž pevně svázáno s organizační strukturou a není možné, aby působilo najednou ve více větvích stromu například prodeji a zároveň administrativě. Proto je v našem vzorovém datovém modelu pro horizontální členění společnosti vytvořena nezávislá dimenze Department a Nákladové středisko slouží k zaznamenání nákladu/výnosu na příslušný element. Poznámka: Je zřejmé, že čím větší množství nezávislých dimenzí model využívá, tím se zvyšují nároky na účetní obsluhu transakcí. V praxi je možné v rámci ERP systému vytvořit logiky a pravidla pro automatické doplňování dimenzí např. podle toho, kde je zaměstnanec v daném okamžiku zařazen v rámci organizační struktury společnosti (má přiděleno jedno nákladové středisko a zároveň má definovánu příslušnost v rámci vertikálního (například maloobchodní prodej) a horizontálního (například prodej, administrativa) uspořádání společnosti). Je-li od nějakého data provedena změna, například zaměstnanec přejde do jiné vertikály, nákladové středisko mu zůstane zachováno, pouze se změní příslušný kód vertikály. Dle nového nastavení mohou být pak transakce generovány, aniž by musel účetní nutně o této změně vědět. 3
2. Vertical/Vertikála: Tato dimenze v modelu představuje naopak vertikální členění společnosti a v případě Demo_5D konkrétně člení náklady a výnosy podle divizí Výroba, Resale/Přeprodej, Servis/Poskytování služeb a Sdílená administrativa Tato dimenze je nezávislá na dimenzi Cost center, protože v každé vertikále se mohou vyskytovat ta samá oddělení jako například distribuce, marketing nebo obchod. Příklad: U stavební firmy by mohly tvořit jednotlivé vertikály například divize Rodinné domky, Bytové domy, Inženýrské stavby, Technologie a Doprava). 3. Department/Oddělení: Tato dimenze je v případě datového modelu Demo_5D použita pro převod z druhového členění nákladů a výnosů na členění účelové. V praxi tato dimenze zajistí převod transakcí zaúčtovaných na jednom účtu hlavní knihy (tedy bez nutnosti množit účty) do příslušné části výsledovky podle toho, jestli byly vyvolány jako náklady přímé, obchodní, marketingové, administrativní nebo jiné, např. finanční. Jak bylo zmíněno v části popisující logiku dimenze Cost center, může být tato dimenze určující pro zařazení výnosů a především nákladů v rámci horizontálního členění společnosti. 4
4. Product/Výrobek: Tato dimenze představuje číselník produktů generujících tržby. Je zde opět využito možnosti agregace jednotlivých prvků. Takto lze pak jednoduše získat přehled o tržbách nejen za jednotlivé produkty, ale i za skupiny (hloubku stromu si uživatel jednoduše navrhuje a volí podle svých praktických požadavků). 5. Segments/Segmenty: Tato dimenze v datovém modelu Demo_5D umožňuje vykazovat různé způsoby prodeje zboží od Vlastních prodejen, přes Obchodní partnery po zprostředkovatele. V praxi opět můžeme velmi lehce získat informace o jednotlivých druzích obchodních případů. 5
Jak již bylo zmíněno, všechny dimenze jsou na sobě nezávislé. To dává uživateli možnost vytvářet libovolný počet analytických pohledů na data. Příklad: Přehled prodaných produktů v divizi Retail (20), za obchodníka 7 (2202), u obchodního partnera Rock Point (202): 6
Popis reportů Výčet zde uvedených reportů není vyčerpávající. Kromě všeobecně využívaných reportů založených od Výkazu zisků a ztrát (Výsledovky) a Bilance (Rozvahy) může uživatel jednoduše sám nebo s naší pomocí vytvořit řadu dalších specifických reportů, využívajících výstupů z účetního systému nebo kombinovaných s jinými zdroji dat včetně plánování nebo manuálních či automatických manažerských / konsolidačních úprav. 1. Výkaz zisků a ztrát - Report P&L Tento report představuje základní pohled na hospodářský výsledek společnosti. Prostřednictvím tohoto reportu lze jednoduše analyzovat hospodářský výsledek s rozkladem a analýzou všech popsaných dimenzí. Výsledky lze jednoduše porovnávat s Plánem/ Budgetem, případně s jiným obdobím (například Q3 vs. Q2). Za základního pohledu lze vyčíst, že společnost je v roce 2011 dostatečně zisková. Celkově ale 3mil. Kč pod úrovní plánu. Lze jednoduše identifikovat nejvýznamnější rozdíly proti budgetu: Tržby o 5,5 mil. Kč pod úrovní plánu 7
Náklady na prodané zboží jsou vyšší o 1,8 mil. Kč proti plánu Náklady na odměny obchodníků jsou nižší o 0,8 mil. Kč proti plánu 2. Report BS (Rozvaha, Bilance) Tento report představuje základní pohled na rozvahu společnosti. Na první pohled je vidět, že i když je společnost zisková má problém s hotovostí. V období Únor 2011 musela čerpat kontokorentní úvěr ve výši 22 mil. Kč. Při srovnání s plánem lze jednoduše vyčíst důvody těchto problémů. Důvod je zřejmě na straně pohledávek, kdy plán počítal s jejich úrovní cca 20,6 mil. Kč, ve skutečnosti jsou dramaticky vyšší, blíží se k 77 mil. Kč. Dalším důvodem je jistě velikost skladu zásob zboží na prodejnách, jež je také o 3 mil. Kč nad plánem. Poznámka: Tato verze datového modelu na společnosti Demo_5D neumožňuje na bilanci využívat funkce Drill to Detail ani Group By. V reálném nasazení jsou pochopitelně v úrovni požadovaného řešení k dispozici (například rozklad pohledávek (resp. obecně saldokontních účtů) podle subjektů nebo splatností, položkové členění skladů atd.). 3. Report KPI's Tento report demonstruje funkcionalitu a praktické využití tzv. vypočítaných prvků, v našem případě oblíbených poměrových ukazatelů. V tomto reportu jsou zobrazeny některé důležité poměrové ukazatele, a to: Obrátkovost zásob Obrátkovost pohledávek (průměrná splatnost vydaných faktur) Okamžitá likvidita Běžná likvidita Tyto poměrové ukazatele bohužel v případě firmy Demo_5D opět jen potvrzují problémy s hotovostí. V období Únor 2011 je vidět, že obrátkovost pohledávek stoupla až na 108 dní proti předpokládaným 29 dnům uvažovaných v plánu. Dále je vidět, že okamžitá likvidita 8
klesá pod nulu, zatímco běžná likvidita zůstává zhruba na očekávaných číslech. Tyto ukazatelé opět potvrzují, že problémy jsou na straně inkasa pohledávek. 4. Promo Představuje reportování selektivní části výsledovky určené specifickým uživatelům. V tomto případě se jedná o report Promo nákladů například pro ředitele Marketingu. Přístupovými právy k reportům lze jednoduše zajistit selektivní přístup k reportům. 5. Revenue Tento report opět představuje selektivní část výsledovky. Tentokrát, přehled tržeb po jednotlivých nákladových střediscích, v tomto případě tržeb po obchodnících Všechny vaše dotazy vám rádi zodpovíme během prezentace, prostřednictvím helpdesku, e-mailem (info@reporting.cz) nebo telefonicky (+420 723 143 036). Věříme, že vás systém zaujal rozsahem využití a přitom intuitivní obsluhou a nastavením. Těším se na spolupráci. Michal Rozehnal (za autory řešení) 9