Escort Servis Night Prague Escortní služby po celé Praze Vize projektu Vypracovali: Jiří Blažek, Cyril Filcík, Michal Dvořák
Obsah Cíl projektu...2 Zainteresované instituce a osoby...2 Zadavatel...2 Uživatelé systému...2 Původní stav...3 Nevýhody původního stavu...3 Základní funkční požadavky...3 Správa systému...3 Správa zakázek...3 Správa zaměstnanců...3 Evidence klientů...4 Role v systému...4 Pracovnice...4 Účetní...4 Hotline...4 Manažer...4 Obecné požadavky...5 Finanční rozpočet...5 Sankce...5 Dokumentace...5
Cíl projektu Cílem projektu je vytvořit jednoduchý a přehledný systém, který bude sloužit pro správu zaměstnanců, zakázek a evidenci klientů firmy Escort Servis Night Prague. V tomto systému bude moci firma spravovat informace o zaměstancích, upravovat jejich záznamy, ukládat je do databáze a tím tak získat možnost pohodlné a přehledné správy nad nimi bez tužky a papíru. Dále bude systém pracovat se zakázkami (objednávkami) a díky naší aplikaci bude rovněž možné zakázky upravovat, přidělovat jednotlivým zaměstnancům a sledovat jejich stav. Další funkcí bude evidence klientů, kteří využili služby firmy. Díky přístupu přes desktopovou aplikaci se firmě usnadní spousta věcí ohledně papírování a správy. Jelikož tato firma má velký počet zaměstnanců a objednávek, tak jim tento systém ušetří peníze. Zainteresované instituce a osoby ZADAVATEL Zadavatelem je Escort Servis Night Prague, který předkládá podněty prostřednictvím zaměstnanců: majitel firmy: manažer firmy: učetní firmy: komise zaměstnanců: Josef Cudný Petr Noha Marie Cudná Jana Novotná Patricia Pang Kristýna Ulomová UŽIVATELÉ SYSTÉMU Uživatelé systému jsou interní zaměstnanci firmy. Uživatelé třetích stran nemají do systém přístup. Uživatelé se dělí: pracovnice účetní hotline manažer 2
Původní stav Zákazník zavolá telefonistce, která od něj převezme zakázku. Zakázku zapíše do zakázkové knihy a poté taky do Excelovské tabulky. Musí také ručně zapsat specializace pro pozdější vyúčtování. Manažer musí informovat zaměstnankyni o tom, že má novou zakázku. Zaměstnankyně, po příchodu do práce, musí najít svoji zakázku v knize, což ji zabere někdy i 20 min. času. Účetní musí pro každou zakázku z Exelovské tabulky hledat v knize zakázek bližší informace, aby mohla zakázku vyúčtovat. Mnohdy nemá ani přehled kdo na které zakázce pracoval (mohl pracovat). NEVÝHODY PŮVODNÍHO STAVU dlouhé hledání příslušné zakázky pro příslušnou zaměstnankyni velké prostoje hotline způsobené zdlouhavým zapisováním zakázek nepřehledné vedení zakázek z hlediska účetnictví Základní funkční požadavky SPRÁVA SYSTÉMU Systém bude umožňovat spravovat jednotlivé zakázky nebo informace o zaměstnancích či zakázkách podle role uživatelského účtu. Přiřazení uživatelské role k účtu SPRÁVA ZAKÁZEK Bude možné vytvořit nebo stornovat zakázku a přiřadit k zakázce zaměstnankyni. Vytvoření zakázky Zobrazit seznam zakázek Editace zakázky Storno zakázky Přiřazení zakázky k pracovnici SPRÁVA ZAMĚSTNANCŮ Budou k dispozici funkce přidávání nových zaměstnanců, mazání zaměstnanců, úprava informací o nich. 3 Zobrazit seznam zaměstnanců
Editace zaměstnance Přidání zaměstnance Odebrání zaměstnance EVIDENCE KLIENTŮ Systém bude umožňovat evidovat, přidávat, odebírat a vyhledávat klienty. Zobrazit seznam klientů Editace klienta Vyhledat klienta Přidání klienta Odebrání klienta ROLE V SYSTÉMU Pracovnice Účetní Hotline Manažer Pasivní funkce: čtení vlastních informací, informace o přiřazených zakázkách Aktivní funkce: žádné Pasivní funkce: přístup k informacím všech zaměstnanců Aktivní funkce: úprava informací u všech zaměstnanců, dokončení zakázky Pasivní funkce: zobrazení seznamu zakázek, zobrazení seznamu klientů Aktivní funkce: vytvoření zakázky, storno zakázky, vytvoření klienta, odebrání klienta Pasivní funkce: přístup ke všem informacím Aktivní funkce: přiřazení pracovnice k zakázce, úprava libovolné informace, přidání/odebrání zaměstance/zakázky/klienta 4
Obecné požadavky 1. Systém bude navržen jako desktopová aplikace. 2. Jelikož se jedné o jednoduchou desktopovou aplikaci budou její HW nároky minimální. 3. Na programovací jazyk ve kterém bude program napsán nejsou požadavky žádné. 4. Firma Escort Servis Night Prague se stane vlastníkem jak binárních tak i zdrojových kódů. Finanční rozpočet Termín dodání aplikace bude upřesněn při předání vize projektu, stejně jako cena finální aplikace s kompletní dokumentací a analýzou. Firma Escort Servis Night Prague je povinna tuto částku uhradit do 30 dní od zavedení SW. SANKCE Pokud zadavatel nezaplatí povinnou částku do stanoveného termínu má dodavatel nárok na finanční odškodnění. V případě, že dodavatel nedodrží stanovené podmínky má zadavatel nárok až na 30% slevu. Dokumentace Součástí celého projektu, který firma Escort Servis Night Prague obdrží, bude: celková analýza v tištěné i elektronické podobě desktopová aplikace včetně zdrojových kódů manuál k používání aplikace 5