Základy účetnictví 5. přednáška 1) Účetní doklady, jejich význam a druhy 2) Kontrola v systému podvojného účetnictví 3) Inventarizace Ad 1) Účetní doklady, jejich význam a druhy - průkaznost účetních údajů = jedna z důležitých kvalitativních charakteristik informací poskytovaných účetnictvím - je zajišťována účetními doklady Ekonomické procesy.. Účetnictví. hospodářská operace účetní doklad účetní případ - eviduje hospodářské operace - prokazuje jejich uskutečnění Neexistuje žádná jiná cesta, kterou by do účetnictví bylo možno vnést údaje o změnách nastalých v ekonomické realitě /např. ústní sdělení o převzetí dodávky materiálu na sklad není považováno za účetní zdroj údajů o nastalé změně/. Doklad, má-li být účetním dokladem, musí splňovat požadavky, které jsou formulovány v zákoně o účetnictví: Musí obsahovat minimálně tyto údaje: a) označení účetního dokladu, nevyplývá-li z jeho obsahu alespoň nepřímo b) popis obsahu a označení účastníků, neplyne-li z něj nepřímo c) účtovanou částku v členění pro daňové účely (DPH, event. spotř. daň) d) datum vyhotovení účetního dokladu e) datum provedení hospodářské operace, není-li totožné s datem vyhotovení f) podpisy, resp. podpisový záznam osoby odpovědné za případ a osoby odpovědné za zúčtování. Účetní doklad musí mít i určitou formu: - písemnou, - popř. jinou, ale musí existovat možnost jeho převodu do písemné podoby a musí být vyhotoven určitým požadovaným způsobem: nesmazatelným zápisem, čitelně
Určité hospodářské operace jsou dokládány stanovenými druhy dokladů: - pohyby na bankovních účtech výpis z účtu; - příjem a výdej peněžní hotovosti příjmový a výdajový pokladní doklad; - příjem a výdej zásob příjemka a výdejka; - vznik závazku vůči dodavatelům přijatá faktura, vydaná směnka; - vznik pohledávky faktura vydaná, přijatá směnka; - vznik závazku vůči zaměstnancům z důvodu vyúčtování mezd zúčtovací a výplatní listina apod. Některé hospodářské operace potvrzují doklady, jejichž forma i určení je ponecháno na rozhodnutím samotné účetní jednotky - vnitřní účetní doklady, - musí obsahovat zákonem požadované náležitosti a - musí o nich být rozhodnuto před zahájením účetního období ve vnitřním předpisu účetní jednotky, např. zúčtování přijaté zálohy, zúčtování odpisů, předpis manka k úhradě zaměstnanci apod. Jiné členění účetních dokladů - podle počtu evidovaných hospodářských operací: a) jednotlivé b) sběrné Etapy zpracování účetních dokladů a) třídění a číslování /číselný kód je pro jednotlivé doklady stanoven před zahájením vedení účetnictví/, b) rozhodnutí o způsobu zaúčtování /účtový předpis- předkontace/ c) zaúčtován v účetních knihách. d) archivace /doba archivace jednotlivých druhů účetních dokladů je také stanovena v zákoně o účetnictví/ e) skartace po uplynutí doby archivace Účetní doklady od svého vyhotovení do okamžiku zaúčtování a archivace procházejí různými organizačními útvary, kterým přinášejí příslušnou informaci, v nichž jsou ověřovány celý tento pohyb dokladu = oběh účetních dokladů (je stanoven předem ve vnitřní směrnici,) Správně nastavený oběh úč. dokladů složitý úkol, ovlivňuje efektivnost získávání informací a celý proces řízení. Příklad účetního dokladu: Organizace: Datum vystavení: Přijato od: Celkem Kč: Slovy Kč: Příjmový pokladní doklad č. Přílohy: Účel: Schválil: Pokladník: Text Účt. předpis Kč Má dáti - Dal Zaúčtoval:
Určete účetní doklady k následujícím hospodářským operacím: Hospodářská operace Doklad Externí/interní odběratel nám uhradil v hotovosti bezhotovostní úhrada faktury vyskladnění materiálu za účelem spotřeby nákup kancelářských potřeb za hotové zařazení stroje do používání nákup zboží vznik závazku nakoupené zboží bylo převzato na sklad výplata zálohy zaměstnanci na služební cestu prodej zboží zákazníkům vznik pohledávky úbytek prodaného zboží ve skladu spotřeba elektrické energie bankovní poplatky zúčtování mezd nárok zaměstnanců na mzdu výplata mezd v hotovosti vyřazení počítače z používání celnice stanovila clo k dodávce materiálu ze zahraničí ve skladu chybí 5 kusů materiálu odvod hotovosti z pokladny na bankovní účet úroky z bankovního účtu z výrobní haly odvedeny hotové výrobky na sklad poskytnutí úvěru bankou úroky z bankovního úvěru vyskladnění prodaných výrobků proplacení cestovného zaměstnanci výplata mezd bankovním převodem doplnění hotovosti z bankovního účtu splacení bankovního úvěru převzetí materiálu na sklad odpisy dlouhodobého majetku Ad 2) Kontrolní sestavy Kontrolními sestavami - specifické přehledy sestavované z údajů na účtech syntetických či analytických, které mají ověřovat správnost vedení zápisů na těchto účtech (správnost, nikoli pravdivost) a) kontrolní soupiska analytických účtů slouží ke kontrole zápisů na analytických účtech a jejich shodě se zápisy na účtu syntetickém b) obratová předvaha - slouží k ověření správnosti vedení zápisů na syntetických účtech (rozvahových a výsledkových). Princip kontroly zápisů spočívá v metodě podvojného zápisu: - každý účetní případ je zapsán vždy na dvou účtech, jednou na straně Má dáti, jednou na straně Dal. To vede k tomu, že při správném vedení zápisů na účtech shodný součet obratů na všech účtech zapsaných na straně MD se součtem obratů zapsaných na straně D
Obratová předvaha kontrolovat nemůže: - správnost zaúčtované částky (nesprávnou částku zaúčtovanou podvojně, tj. na Md a D neodhalí, - správnost zvolených účtů pro zaúčtování účetního případu také neodhalí (úhradu přijatou na běžný účet od odběratelů, která bude zaúčtována na stranu Md účtu Materiál na skladě a souvztažně na stranu D účtu tržeb z prodeje zboží, neodhalí), - neodhalí ani skutečnost, že některý případ zaúčtován nebyl (nebude zahrnut do součtu jak strany Md tak strany D, chyba nebude identifikována, součty obratů obou stran budou shodné). Poslední nedostatek obratové předvahy odstraňuje kontrolní vazba se zápisy v deníku, na tzv. deníkový obrat - ten by se měl rovnat součtu strany Md a D v obratové předvaze. První dva uvedené nedostatky se řeší inventarizací, popř. také shoda s deníkovým obratem (první). Ad 3) Inventarizace Cílem je uvést do souladu účetní údaje o majetku a zdrojích s jejich skutečným stavem. Z toho vychází i posloupnost prací při inventarizaci: a/ inventura zjištění skutečného stavu a sestavení inventurních soupisů b/ porovnání skutečného stavu se stavem účetním a vyčíslení inventarizačních rozdílů. c/ vypořádání inventarizačních rozdílů d/ posouzení správnosti ocenění majetku s ohledem na vývoj cen a případně stanovit - trvalé snížení ceny majetku, - dočasné snížení ceny majetku. Ad a/ různý způsob - v závislosti na podstatě inventované složky majetku :inventura fyzická a inventura dokladová. Ad b/ Porovnání zjištěného skutečného stavu - výsledek: - oba údaje jsou ve shodě, pak nevzniká žádný inventarizační rozdíl, - skutečný stav je vyšší než účetní, pak je dosažen inventarizační rozdíl v podobě přebytku, - skutečný stav je nižší než stav účetní, pak je vykázán inventarizační rozdíl v podobě manka. Ad c/ Rozdíl v podobě přebytku nebo manka je třeba účetně vypořádat. přirozený úbytek /vysychání, rozprášení, vyprchání, znehodnocení apod./, pak je možno stanovit tzv. normu přirozeného úbytku / v % z celkového objemu dané složky/. Při inventuře zjištěné manko je pak porovnáváno s touto normou a rozlišuje se tzv. manko do normy a manko nad normu. Součástí bývá i posouzení zaviněnosti zjištěného manka manko zaviněné zpravidla je předepsáno k úhradě tomu pracovníkovi, který jej zavinil. - manko nezaviněné.
Ad d/ Součástí inventarizace je i posouzení správnosti cen použitých pro ocenění majetku. - - trvalé snížení hodnoty majetku /v důsledku vývoje cen, ale i v důsledku poškození apod./ - je provedena opravě /snížení/ účetního stavu, - dočasné snížení hodnoty majetku - jsou vytvořeny opravné položky, které snižují hodnotu majetku nepřímo Toto posouzení správnosti cen se zatím neprovádí u dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku. Inventarizace se provádí v různých časových intervalech, nejméně však jednou ročně v souvislosti s účetní závěrkou. Příklad na sestavení obratové předvahy: