46. zasedání Výboru Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod 3. 3. 2014 Číslo bodu: 46-13/2014 Název bodu: Souhrnná zpráva o rizicích za 2. pololetí 2013 Návrh usnesení: Výbor Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod 1. BERE NA VĚDOMÍ Souhrnnou zprávu o rizicích při implementaci ROP SV za 2. pololetí roku 2013 dle přílohy č. 1 tohoto usnesení. Termín: -- Předkládá: Zpracoval: Schválil: Martin Půta Kateřina Sedláčková Zdeněk Vašák Datum vyhotovení: 10. února 2014 ~ 1 ~
Důvodová zpráva Informace o systému řízení rizik ROP SV a projektů žádajících o podporu z ROP SV Výbor Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod bere na vědomí znění Souhrnné zprávy o rizicích při implementaci ROP SV za druhé pololetí roku 2013 (příloha č. 1). Souhrnná zpráva o rizicích při implementaci ROP SV je jedním z výstupů systému řízení rizik, který je nastaven v Operačním manuálu ROP SV (v kapitole Řízení rizik) a je zpracováván gestorem pro řízení rizik na základě aktualizace karet klíčových rizik předávaných jednotlivými vlastníky klíčových rizik čtyřikrát ročně a dále na základě dílčích zpráv o rizicích projektů předávaných Územními odbory realizace programu ÚRR také čtyřikrát ročně. Dalším výstupem systému řízení rizik je Souhrnná zpráva o řízení rizik, která je zpracovávána gestorem pro řízení rizik a je zasílána dvakrát ročně ve stanovených termínech Národnímu koordinačnímu orgánu MMR. Na základě Operačního manuálu ROP SV se rizika dle významnosti rozlišují: druh rizika významnost rizika klíčové > 13-16 hlavní 7-13 běžné (ostatní) 0-6 Dle potřeb zpracování Souhrnné zprávy o rizicích a Souhrnné zprávy o řízení rizik se rizika dle významnosti rozlišují: druh rizika významnost rizika kritické > 13-16 klasifikované 12-16 potenciální 0-16 Dle potřeb zpracování Souhrnné zprávy o rizicích se zde rozlišují potenciální rizika, což jsou všechna rizika identifikovaná na úrovni ŘO, která jsou uvedena v seznamu rizik. Klasifikovaná rizika jsou ta rizika ze seznamu rizik, u nichž je vypočítána významnost minimální hodnoty 12, a jsou uvedena v katalogu rizik. U kritických rizik jsou stanoveny strategie a opatření k jejich zvládání a přiděleni vlastníci, kteří zabezpečují provádění stanovených opatření, monitoring, měření a vykazování o vývoji rizika. ~ 2 ~
Počet rizik v systému řízení rizik dle Souhrnné zprávy o rizicích 120 113 120 100 80 60 52 48 1. pololetí 2013 2. pololetí 2013 40 20 9 13 0 potenciální rizika klasifikovaná rizika kritická rizika Zdroj: Souhrnná zpráva o rizicích k datu 31. 12. 2013. ~ 3 ~
Klíčová rizika programu dle jednotlivých oblastí rizik, popis jejich řízení a vývoj za sledované období: číslo název karty rizikové oblasti klíčová rizika na kartě 4 6 Nedostatečná metodická podpora a změny pravidel vyplácení dotací v průběhu programu Nedostatečná kontrola příjemce a koordinace kontrol R99 Změny v nastavení podmínek ze strany centrálních orgánů v průběhu realizace programu (ZV, ) R114 Kontroly neodhalí chybu, která v projektu ve skutečnosti je R121 Riziko nejednotnosti přístupu ke kontrolním zjištěním ze strany externích subjektů (kontrolních, odvolacích) 7 Změna směnného kurzu R91 Vliv kurzu na čerpání alokace 8 Možnost vzniku porušení rozpočtové kázně R95 Možnost vzniku porušení rozpočtové kázně u příjemců 12 Nedostatečná absorpční kapacita 13 Nepřijatelné využívání zdrojů 14 Nedostatečné řízení lidských zdrojů 15 Nedostatečná kvalita a funkčnost IT R119 Riziko zpoždění realizace IPRM dle finančního a časového harmonogramu R92 Nedočerpání finančních prostředků, resp. alokace ROP SV/ prioritních os R136 Odchod schopných a zkušených zaměstnanců se smlouvou na dobu určitou/neurčitou R137 Obtížná obsaditelnost uvolněných pozic na krátkou dobu R138 Nárůst práce u zaměstnanců, kteří zůstanou z důvodu odchodu zkušených zaměstnanců R139 Neefektivní vynaložení finančních prostředků a lidských zdrojů na udržení stávající (2007+) případně na tvorbu nové (2014+) administrativní kapacity R141 Ukončení SW podpory a řešení bezpečnostních rizik WinXP a MS Office 2003 od Microsoftu k dubnu 2014 ~ 4 ~
Oproti předchozímu sledovanému období došlo v katalogu rizik k následujícím změnám: snížení významnosti u rizika R1 Nepružnost systému v reakci na změny, dlouhý výrobní cyklus, jelikož došlo ke snížení jeho celkové významnosti na hodnotu 9 (pravděpodobnost snížena ze 4 na 3 střední a dopad rizika zůstal na 3 střední). Riziko zůstává zařazeno v hlavních rizicích. snížení významnosti u rizika R7 Nepružnost systému v reakci na změny, dlouhý výrobní cyklus, jelikož došlo ke snížení jeho celkové významnosti na hodnotu 9 (pravděpodobnost zůstala na 3 střední a dopad rizika snížen ze 4 na 3 střední). Riziko zůstává zařazeno v hlavních rizicích. snížení významnosti u rizika R8 Nesprávná interpretace dat související s nedostatečnou metodickou podporou centrálních změn interface, jelikož došlo ke snížení jeho celkové významnosti na hodnotu 6 (pravděpodobnost zůstala na 3 střední a dopad rizika snížen ze 4 na 2 malý). Riziko bylo zařazeno do ostatních rizik. snížení významnosti u rizika R9 Uživatelsky náročný a nepřátelský systém, jelikož došlo ke snížení jeho celkové významnosti na hodnotu 9 (pravděpodobnost snížena ze 4 na 3 střední a dopad rizika zůstal na 3 střední). Riziko zůstává zařazeno v hlavních rizicích. snížení významnosti u rizika R12 Potíže s načítáním, nefunkčnost modulů, jelikož došlo ke snížení jeho celkové významnosti na hodnotu 9 (pravděpodobnost snížena ze 4 na 3 střední a dopad rizika zůstal na 3 střední). Riziko zůstává zařazeno v hlavních rizicích. snížení významnosti u rizika R13 Omezený počet výstupních sestav a z toho plynoucí vyšší časová náročnost řízení OP, jelikož došlo ke snížení jeho celkové významnosti na hodnotu 9 (pravděpodobnost snížena ze 4 na 3 střední a dopad rizika zůstal na 3 střední). Riziko zůstává zařazeno v hlavních rizicích. snížení významnosti u rizika R17 Nepružnost systému v reakci na změny, dlouhý výrobní cyklus, jelikož došlo ke snížení jeho celkové významnosti na hodnotu 6 (pravděpodobnost snížena ze 4 na 2 malá a dopad rizika zůstal na 3 střední). Riziko bylo zařazeno do ostatních rizik. snížení významnosti u rizika R18 Nesprávná interpretace dat související s nedostatečnou metodickou podporou centrálních změn interface, jelikož došlo ke snížení jeho celkové významnosti na hodnotu 9 (pravděpodobnost zůstala na 3 střední a dopad rizika snížen ze 4 na 3 střední). Riziko zůstává zařazeno v hlavních rizicích. snížení významnosti u rizika R19 Technické selhání dílčích částí MSC 2007, jelikož došlo ke snížení jeho celkové významnosti na hodnotu 8 (pravděpodobnost snížena ze 3 na 2 malá a dopad rizika zůstal na 4 vysoký). Riziko zůstává zařazeno v hlavních rizicích. ~ 5 ~
snížení významnosti u rizika R20 Uživatelsky náročný a nepřátelský systém, jelikož došlo ke snížení jeho celkové významnosti na hodnotu 8 (pravděpodobnost snížena ze 3 na 2 malá a dopad rizika zůstal na 4 vysoký). Riziko zůstává zařazeno v hlavních rizicích. zvýšení významnosti u rizika R26 Havárie serveru nebo aktivních datových prvků, jelikož došlo ke zvýšení jeho celkové významnosti na hodnotu 12 (pravděpodobnost zvýšena ze 2 na 3 střední a dopad rizika zůstal na 4 vysoký). Ve sledovaném období došlo k poruše serveru. Riziko zůstává zařazeno v hlavních rizicích. Dále bylo přidáno nové opatření Na serveru mail byla zavedena virtualizace, která přispěje k jednoduššímu přenosu dat na jiný server.. snížení významnosti u rizika R36 Nefunkční web jako hlavní nástroj publicity a informovanosti, jelikož došlo ke snížení jeho celkové významnosti na hodnotu 4 (pravděpodobnost snížena ze 3 na 2 malá a dopad rizika snížen ze 3 na 2 malý). Riziko bylo zařazeno do ostatních rizik. u rizik R44 R50 ze skupiny rizikových oblastí Legislativní prostředí ČR došlo ke změně příjmení vlastníka. snížení významnosti u rizika R53 Nedostatečná četnost zasedání VRR, MV, hrozba neusnášeníschopnosti, jelikož došlo ke snížení jeho celkové významnosti na hodnotu 9 (pravděpodobnost snížena ze 4 na 3 střední a dopad rizika zůstal na 3 střední). Riziko zůstává zařazeno v hlavních rizicích. Dále došlo ke změně skupiny rizikových oblastí. Nyní tato rizika patří do skupiny Nedostatečné řízení lidských zdrojů. u rizika R54 Nezajištění zastupitelnosti došlo ke změně skupiny rizikových oblastí. Nyní tato rizika patří do skupiny Nedostatečné řízení lidských zdrojů. zvýšení významnosti u rizika R91 Vliv kurzu na čerpání alokace, jelikož došlo ke zvýšení jeho celkové významnosti na hodnotu 20 (pravděpodobnost zůstala na 5 velmi vysoká a dopad rizika zvýšen ze 3 na 4 vysoký). Riziko zůstává zařazeno v klíčových rizicích. Dále bylo upraveno opatření neovlivnitelné riziko na základě připomínek MMR ke zprávě pro Monitorovací výbor na velmi obtížně ovlivnitelné riziko. Dále byla přidána nová opatření alokace výzev 35., 36 kola výzev, alokace výzev probíhajících a plánovaných není fixní, částku alokace může Výbor Regionální rady v době schvalování projektů navýšit o další volné finanční prostředky v návaznosti na vývoj kurzu CZK/EUR a zbývající alokaci. zvýšení významnosti u rizika R92 Nedočerpání finančních prostředků, resp. alokace ROP SV/ prioritních os, jelikož došlo ke zvýšení jeho celkové významnosti na hodnotu 15 (pravděpodobnost zůstala na 3 střední a dopad rizika zvýšen ze 4 na 5 velmi vysoký). Riziko bude zařazeno z hlavních rizik mezi klíčová rizika na kartu č. 13. Dále byla přidána nová opatření alokace výzev 35., 36 kola výzev, alokace výzev probíhajících a plánovaných není fixní, částku alokace může Výbor Regionální rady v době schvalování projektů navýšit o další volné finanční prostředky v návaznosti na vývoj kurzu CZK/EUR a zbývající alokaci. u rizika R95 Možnost vzniku porušení rozpočtové kázně u příjemců, došlo k úpravě opatření. Odborná asistence již využívána není, avšak při kontrolách lze využívat experty. ~ 6 ~
snížení významnosti u rizika R100 Nedostatečné finanční zajištění aktivit programu, jelikož došlo ke snížení jeho celkové významnosti na hodnotu 5 (pravděpodobnost snížena ze 2 na 1 velmi malá a dopad rizika zůstal na 5 velmi vysoký). Riziko bylo zařazeno do ostatních rizik. změna u rizika R119 Riziko zpoždění realizace IPRM dle finančního a časového harmonogramu, došlo úpravě opatření na VRR 19. 11. 2013 schválil navýšení finanční alokace IPRM SV/002 o 120 mil. Kč, jakožto opatření pro dočerpání finanční alokace na úrovni oblasti podpory 2.1, a vyhlásil 38. kolo průběžné řízené výzvy k předkládání projektů pro oblast podpory 2.1. snížení významnosti u rizika R120 Snížení spolufinancování projektů ze SR, jelikož došlo ke snížení jeho celkové významnosti na hodnotu 8 (pravděpodobnost snížena ze 3 na 2 malá a dopad rizika zůstal na 4 vysoký). Riziko zůstává zařazeno v hlavních rizicích. zvýšení významnosti u rizika R129 Nevymožitelnost poskytnuté dotace od příjemce, jelikož došlo ke zvýšení jeho celkové významnosti na hodnotu 16 (pravděpodobnost zvýšena ze 3 na 4 vysoká a dopad rizika zůstal 4 vysoký). Riziko bude zařazeno z hlavních rizik mezi klíčová rizika na kartu č. 8. Dále byl přidán nový faktor u příjemce zahájeno insolvenční nebo exekuční řízení. V souvislosti s daným faktorem byla přidána nová opatření ustanovena PS rizikových projektů, která se shází ad-hoc a řeší rizikové projekty, sledování údajů uvedených v obchodním a insolvenčním rejstříku, podnikání právních kroků k vymožení proplacených výdajů/zvýšená kontrola MZ zaměřená na prověření údajů z insolvenčního rejstříku. snížení významnosti u rizika R130 Zvýšení chybovosti na úrovni operačního programu, jelikož došlo ke snížení jeho celkové významnosti na hodnotu 12 (pravděpodobnost snížena ze 4 na 3 střední a dopad rizika zůstal na 4 vysoký). Riziko bylo vyřazeno z klíčových rizik do hlavních rizik a bude vyjmuto z karty č. 6. snížení významnosti u rizika R132 Snížení alokace ROP SV, jelikož došlo ke snížení jeho celkové významnosti na hodnotu 12 (pravděpodobnost snížena ze 4 na 3 střední a dopad rizika zůstal na 4 vysoký). Riziko bylo vyřazeno z klíčových rizik do hlavních rizik a bude vyjmuto z karty č. 6. snížení významnosti u rizika R133 Pozastavení nebo neobnovení certifikace, jelikož došlo ke snížení jeho celkové významnosti na hodnotu 12 (pravděpodobnost snížena ze 4 na 3 střední a dopad rizika zůstal na 4 vysoký). Riziko bylo vyřazeno z klíčových rizik do hlavních rizik a bude vyjmuto z karty č. 6. u rizika R134 Posuny finančních plánů, byla doplněna nová opatření prostřednictvím webu a komunikačního modulu byli příjemci v 11/2013 informováni o zpřísněných pravidlech posunu finančních plánů, v rámci úřadu byla provedena analýza nahlašování změn FP z územních odborů na OMŘPM, v návaznosti na to byla z důvodu nahlašování všech relevantních změn finančních plánů shrnuta do interního zpravodaje č. 7/2013 pravidla upravující nahlašování změn finančních plánů. ~ 7 ~
zařazení nového rizika R135 Vyhlášení nových výzev a související administrativní zátěž, nárůst chybovosti. Riziko bylo zařazeno do skupiny rizikových oblastí Nedostatečné nastavení postupů řízení a implementace OP s celkovou významností 12 (pravděpodobnost je 3 střední a dopad rizika 4 vysoký). Riziko bylo zařazeno mezi hlavní rizika. Faktory jsou stanoveny na náročná kola výzev (vysoká alokace, předpokládané velké množství projektů, více typově odlišných oblastí podpory), více kol výzev ve stejném období. Byla přijata nová opatření prevence chyb v projektech (informování žadatelů/příjemců, konzultace s žadateli/příjemci, workshopy a opakovaná pracovní setkání v rámci ÚRR), včasné zajištění dostatečných administrativních kapacit v rámci ÚRR, zajištění externích hodnotitelů na hodnocení projektů, větší využití externích kapacit u vybraných činností, potenciální úpravy postupů v Operačním manuálu ROP SV (pružnější nastavení lhůt, úpravy kontrolních postupů). zařazení nového rizika R136 Odchod schopných a zkušených zaměstnanců se smlouvou na dobu určitou/neurčitou. Riziko bylo zařazeno do skupiny rizikových oblastí Nedostatečné řízení lidských zdrojů s celkovou významností 16 (pravděpodobnost bude 4 vysoká a dopad rizika 4 vysoký). Riziko bude zařazeno mezi klíčová rizika na kartu č. 14. Faktory jsou stanoveny na z dlouhodobého hlediska není dostatečně koncepčně řešena strategie uplatnění zaměstnanců s ohledem na rozhodnutí o implementační struktuře. Byla přijata nová opatření intenzivně jednat na vládní úrovni o využití stávajících zaměstnanců - zajištění kontinuálního přechodu do 2014+; uzavření smluv na dobu neurčitou. zařazení nového rizika R137 Obtížná obsaditelnost uvolněných pozic na krátkou dobu. Riziko bylo zařazeno do skupiny rizikových oblastí Nedostatečné řízení lidských zdrojů s celkovou významností 16 (pravděpodobnost bude 4 vysoká a dopad rizika 4 vysoký). Riziko bude zařazeno mezi klíčová rizika na kartu č. 14. Faktory jsou stanoveny na odchod schopných a zkušených zaměstnanců před koncem programového období. Byla přijata nová opatření intenzivně jednat na vládní úrovni o využití stávajících zaměstnanců - zajištění kontinuálního přechodu do 2014+; uzavření smluv na dobu neurčitou. zařazení nového rizika R138 Nárůst práce u zaměstnanců, kteří zůstanou z důvodu odchodu zkušených zaměstnanců. Riziko bylo zařazeno do skupiny rizikových oblastí Nedostatečné řízení lidských zdrojů s celkovou významností 16 (pravděpodobnost bude 4 vysoká a dopad rizika 4 vysoký). Riziko bude zařazeno mezi klíčová rizika na kartu č. 14. Faktory jsou stanoveny na nedostatečné kompetence nových zaměstnanců, nejasné zařazení a využití stávajících zaměstnanců v implementační struktuře na příští programové období, odchod schopných a zkušených zaměstnanců před koncem programového období. Byla přijata nová opatření zajištění perspektivy stabilního zaměstnání, zvýšení motivace stávajících zaměstnanců, intenzivně jednat na vládní úrovni o využití stávajících zaměstnanců - zajištění kontinuálního přechodu do 2014+; uzavření smluv na dobu neurčitou. zařazení nového rizika R139 Neefektivní vynaložení finančních prostředků a lidských zdrojů na udržení stávající (2007+) případně na tvorbu nové (2014+) administrativní kapacity. Riziko bylo zařazeno do skupiny rizikových oblastí Nedostatečné řízení lidských zdrojů s celkovou významností 16 (pravděpodobnost bude 4 vysoká a dopad ~ 8 ~
rizika 4 vysoký). Riziko bude zařazeno mezi klíčová rizika na kartu č. 14. Faktory jsou stanoveny na vysoké finanční náklady na tvorbu nové administrativní kapacity z hlediska duplicit výdajů (financování dvou pracovišť a dvou zaměstnanců), odchod schopných a zkušených zaměstnanců před koncem programového období. Byla přijata nová opatření zachování stávající implementační struktury v co nejvyšší možné míře, zajištění plynulého chodu pracovníků z agendy 2007+ na 2014+, intenzivně jednat na vládní úrovni o využití stávajících zaměstnanců - zajištění kontinuálního přechodu do 2014+. zařazení nového rizika R140 Smazání nebo přesun dat ze společných datových úložišť. Riziko bylo zařazeno do skupiny rizikových oblastí Bezpečnost IS ŘO s celkovou významností 12 (pravděpodobnost bude 3 střední a dopad rizika 4 vysoký). Riziko bude zařazeno do hlavních rizik. Faktory jsou stanoveny na nechtěné přesuny dat zaměstnanci, záměna kopírování s přesunem, omylem smazaná data. Byla přijata nová opatření možnost obnovy dat ze záloh společných datových úložišť, možnost nastavení přístupových práv na jednotlivé adresáře. zařazení nového rizika R141 Ukončení SW podpory a řešení bezpečnostních rizik WinXP a MS Office 2003 od Microsoftu k dubnu 2014. Riziko bylo zařazeno do skupiny rizikových oblastí Nedostatečná kvalita a funkčnost IT s celkovou významností 16 (pravděpodobnost bude 4 vysoká a dopad rizika 4 vysoký). Riziko bude zařazeno mezi klíčová rizika na kartu č. 15. Faktory jsou stanoveny na ukončení podpory SW WinXp a MS Office 2003, nebudou řešeny aktualizacemi zjištěné bezpečnostní problémy, čímž bude SW náchylnější k možnému pokusu o přístup neoprávněných osob k PC. Byla přijata nová opatření nutnost výměny SW WinXP a MS Office 2003 za Win8 a MS Office 2013, následně nutná výměna HW, který nebude splňovat požadavky na provoz nového SW. zařazení nového rizika R142 Nejasné finanční zajištění aktivit programu od r. 2016. Riziko bylo zařazeno do skupiny rizikových oblastí Neexistující strategický přístup v rámci TP s celkovou významností 10 (pravděpodobnost bude 2 malá a dopad rizika 5 velmi vysoký). Riziko bude zařazeno do hlavních rizik. Faktory jsou stanoveny na financování z TP na stávající programové období je možné pouze do konce roku 2015, není jasné, z čeho se budou hradit aktivity spojené s uzavíráním programu. Byla přijata nová opatření komunikace s MMR a kraji ohledně dalšího financování, které by zajistilo plynulé ukončení programu. ~ 9 ~
Přehled čerpání: Počet všech projektů k datu zpracování zprávy: Fáze administrace (do podpisu Smlouvy) Fáze realizace Fáze udržitelnosti počet 74 119 508 Částka dotace (prostředky EU, SR a krajů celkem) ke dni zpracování zprávy: Částka dotace (prostředky EU, SR a krajů celkem) ke dni zpracování zprávy Uvedená ve smlouvách Proplacená Kč 17 882 181 586,50 13 318 135 810,12 Přehled ohroženého čerpání: Ke dni zpracování zprávy Částka pozastavených plateb Nasmlouvaná částka u projektů doporučených k odstoupení ze strany ŘO (informace o odstoupení od smlouvy doručena příjemci) Nasmlouvaná částka u projektů, kde smlouvu vypověděl příjemce (uplynutí výpovědní doby) U projektů s potvrzeným podezřením na nesrovnalost porušení rozpočtové kázně částka neoprávněně proplacených/zadržených prostředků dotace Vyčíslení odvodu za porušení rozpočtové kázně 25 984 397,90 Kč 55 835 534,88 Kč 8 621 451,00 Kč 109 605 214,81 Kč 53 213 647,94 Kč Přílohy: Příloha č. 1 Souhrnná zpráva o rizicích při implementaci ROP SV za 2. pololetí roku 2013 Příloha č. 2 Aktualizovaný katalog rizik ROP SV k datu 31. 12. 2013 (promítnuté změny jsou zobrazeny červeným písmem) ~ 10 ~