Vnitrosvazová směrnice o vedení účetnictví, mzdových, daňových a ostatních agend Zpracování účetnictví se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 563/91 Sb. o účetnictví a opatřením min. financí, kterým se stanoví účtová osnova a postupy pro účtování pro politické strany,hnutí, občanská sdružení a jiné nevýdělečné organizace. Občanské sdružení ČSTS hospodaří s těmito prostředky: - vlastní (příspěvky) - dotace ČASPV - státní příspěvek - ostatní I. Obecná ustanovení a) Účetní jednotka, která je právnickou osobou, vede účetnictví ode dne svého vzniku až do dne svého zániku. b) V soustavě podvojného účetnictví účtuje o stavu a pohybu majetku a závazku, o rozdílu majetku a závazku, o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření. c) O skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, účtuje do období, s nímž tyto skutečnosti časově a věcně souvisí. Není-li možno tuto zásadu dodržet, může účtovat i do období, v němž uvedené skutečnosti zjistila. d) Účetním obdobím je kalendářní rok. e) Při vedení účetnictví je účetní jednotka povinna dodržovat účtovou osnovu a postupy účtování, uspořádání položek účetní závěrky a obsahové vymezení těchto položek a postupy pro provedení konsolidace účetní závěrky. f) Účetnictví se vede za účetní jednotku jako celek. g) Pro vedení účetnictví lze použít prostředků výpočetní techniky. Vedení účetnictví za použití výpočetní techniky musí být v souladu s projekčně programovou dokumentací podle 33 zákona č. 563/91 Sb. o účetnictví. h) Skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, se dokládají účetními doklady. i) Účetní zápisy se zapisují v účetních knihách a prokazují se: - účetními doklady - zápisy programem na vedení účetnictví, způsobem uvedeným v projekčně- programové dokumentaci. j) Účetní jednotka je povinna inventarizovat majetek a závazky podle 29 zákona č. 563/91Sb. o účetnictví, sestavovat účetní závěrku, popř. konsolidovanou účetní závěrku podle 18,19,22 a 23 zákona č. 563/91 Sb. o účetnictví.. PR0310P5_ORA40411_.doc 1/8
k) Účetní jednotka je povinna vést účetnictví úplné, průkazným způsobem a správně tak, aby věrně zobrazovalo skutečnosti, které jsou jeho předmětem. - Účetnictví je úplné, jestliže jsou zaúčtovány všechny účetní případy, týkající se účetního období, - účetnictví je vedeno průkazným způsobem, jestliže účetní jednotka účetní případy a účetní zápisy o nich doložila, nebo prokázala předepsaným způsobem a inventarizovala majetek a závazky, - účetnictví je správné, jestliže účetní jednotka s přihlédnutím ke všem okolnostem účetního případu neporušila povinnosti uložené tímto zákonem. l) Účetní jednotka nesmí v průběhu účetního období měnit způsoby oceňování a odpisování, postupy účtování, upořádání položek účetní závěrky a obsahové vymezení těchto položek a postupy pro provedení konsolidace účetní závěrky. m) Účetní doklady, účetní knihy a ostatní účetní písemnosti musí být označeny názvem účetní jednotky a účetním obdobím, kterého se týkají. Musí být uspořádány tak, aby bylo zřejmé, že jsou kompletní. n) Opravy v účetních dokladech, účetních knihách a v ostatních účetních písemnostech nesmí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví.. II. Zpracování účetních dat Účetnictví se zpracovává na počítači za použití softwarového vybavení EKO od firmy PROKON - R.B.S.Louny, které odpovídá požadavkům, uvedeným v zákone č.563/91 Sb. o účetnictví. III. Účtový rozvrh Účtový rozvrh je zpracován ve smyslu Účtové osnovy a postupech účtování pro občanská sdružení. Obsahuje syntetické a analytické úcty a je vytvořen s ohledem na potřeby účetní jednotky. Dále je zde členění na organizační střediska (divize a kluby) dle potřeb účetní jednotky. Účtový rozvrh tvoří přílohu č. 1 této Směrnice.. IV. Účetní doklady Účetní doklady jsou originální písemnosti, které musí mít náležitosti dle zák. 563/91 Sb. o účetnictví a které dokládají zápisy v účetních knihách. Účetní doklady musí mít tyto náležitosti: a) označení účetního dokladu, pokud z jeho obsahu nevyplývá alespoň nepřímo, že jde o účetní doklad b) popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků c) peněžní částku d) datum vyhotovení účetního dokladu e) datum uskutečnění účetního případu, není-li shodné s datem vyhotovení f) podpis osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho účtování PR0310P5_ORA40411_.doc 2/8
Účetní doklady musí být vyhotoveny ihned po zjištění účetního případu, jsou to zejména: a) externí doklady přijaté faktury, účtenky (paragony), potvrzení o zaplacení, poštovní poukázky atd. b) pokladní doklady tj. vlastní příjmové a výdajové doklady c) bankovní doklady tj. bankovní výpisy a příkazy k úhradě d) vnitrní doklady tj. zejména doklady o zúčtovaných mzdách, cestovní příkazy, protokoly o zařazení investičního majetku apod. Ostatní písemnosti, které dokládají účetní operace jsou zejména veškeré smlouvy, výkazy pro sociální a zdravotní pojištění, mzdové listy včetně veškerých potřebných dokladu, prohlášení, plné moci, seznam členů divize apod. Přezkoušení účetních dokladu: a) Formální správnost - zjištění, zda účetní doklady mají všechny předepsané náležitosti zákonem č. 563/91 Sb. o účetnictví - kontrola, zda operace, které obsahují účetní doklady, byly nařízeny a schváleny odpovědnými pracovníky svazu, - kontrolu formální správnosti provádí účetní.. b) Věcná správnost - kontrola údajů uvedených v účetním dokladu se skutečností - prověřování správnosti výše peněžních částek a účetního období, do něhož má být účetní doklad zaúčtován - kontrolu věcné správnosti a schvalování účetních dokladu provádějí příslušní odpovědní pracovníci, tj. statutární zástupce CSTS (president nebo vicepresident), popřípadě pověřená osoba na základe plné moci, kteří zajistí i vysvětlení s popisem účetní operace tak, aby mohla být správně zaúčtována. Oběh účetních dokladů Oběh faktury přijaté Přijatá faktura se neprodleně zapíše do knihy závazku, opatří se pořadovým číslem a zajistí podepsání příkazu k úhradě osobou (osobami) oprávněnými dle podpisového vzoru banky. Po zaplacení faktury se vyznačí datum zaplacení na fakturu a archivuje se. Oběh dokladu prokazující drobná vydání Drobná vydání pracovníku CSTS, která učinili jménem svazu, jsou jim proplacena na základě předložení účtenek, paragonu, dokladu o zaplacení a podobných dokladu. Vydání lze proplácet jednotlivě nebo sumarizovat za delší období, nejdéle však v rámci kalendářního měsíce. V případe jednotlivého proplacení odsouhlasí oprávněný pracovník proplacení na rubu účtenky, v případe proplácení většího poctu účtenek na jejich soupisu, který vypracuje předkládající. Proplácení se provádí v hotovosti ( v tomto případe se účtenka, soupis +účtenky) připojí k výdajovému dokladu nebo bankovním převodem ( účtenky + soupis se zapíše jako závazek). V obou případech se takto doklady po zaúčtování archivují. Oběh pokladních dokladů PR0310P5_ORA40411_.doc 3/8
Doklady, které prokazují příjmy a výdaje v hotovosti jsou příjmový pokladní doklad a výdajový pokladní doklad. V obou případech musejí být opatřeny podpisem oprávněných osob a v případe výdajového dokladu též osobou, které jsou peníze vydávány. Příjmové a výdajové doklady musí být očíslovány, a to od jedničky vzestupnou radou, pro každý druh dokladu zvlášť. Na příjmovém a výdajovém dokladu musí být též vyznačeno za jakým účelem k výdaji či příjmu hotovosti dochází, a to srozumitelně (např. proplacení drobného vydání za duben 2000 nebo mzda za kveten 2000 nebo záloha na cestovní příkaz 3/2000, příspěvky za rok 2000 apod.). K výdajovým dokladům se připojí též účtenky nebo se vyznačí návaznost na prvotní doklady ( číslo pracovní smlouvy, číslo cestovního příkazu apod.). Takto doplněné pokladní doklady jsou následně zaúčtovány a archivovány. Oběh bankovních dokladů K bankovním výpisům jsou po jejich přijetí z banky přiřazeny externích doklady ( faktury, účtenky, složenky apod.), které byly proplaceny bankovním převodem nebo se doplní na bankovní výpis jejich čísla ze zvlášť vedených agend (např.. číslo z knihy faktur přijatých apod.). Takto doplněný bankovní výpis se zaúčtuje a archivuje. Oběh mzdových dokladů Písemnosti dokládající výdaje na mzdy pracovníku jsou: 1) pracovní smlouva, dohoda o provedení práce nebo dohoda o pracovní činnosti 2) mzdový list pracovníka 3) doklady potvrzující splnění daňových povinností a povinností plátců pojistného na sociální a zdravotní pojištění Pracovní smlouva,resp. dohoda o provedení práce nebo pracovní činnosti je podepsána oprávněným pracovníkem. Po ukončení pracovního úkolu nebo činnosti potvrdí oprávněný pracovník převzetí práce a čistá mzda je pracovníkovi vyplácena v hotovosti (pracovní doklad)nebo bankovním Převodem. Celkový měsíční příjem (hrubý) je zapsán do jeho mzdového listu. Zároveň je zaúčtován daňový závazek a eventuelní závazky vůči sociálnímu a zdravotnímu zabezpečení. Daňové závazky je třeba splnit v souladu s obecně závaznými předpisy. Cestovní příkazy Cestovní příkaz podepsaný oprávněným pracovníkem se likviduje obdobně jako drobná vydání s tím, že je nutné, aby oprávněný pracovník potvrdil existenci havarijního pojištění v případe cesty vlastním osobním vozem a na cest. příkazu pracovník vyplní průměrnou spotřebu dle TP. Protokol o zařazení investičního majetku Protokol o zařazení investičního majetku je písemnost, která dokládá zařazení inv. majetku do užívání. Protokol má zejména tyto náležitosti : 1) název majetku 2) datum zařazení do užívání 3) datum pořízení 4) podpis oprávněné osoby Ostatní doklady Oběh ostatních dokladu se organizuje tak, aby byla zajištěna návaznost prvotních dokladu na zápisy v účetních knihách a aby doklady splňovaly náležitosti dle zákona o účetnictví. Vedení daňových agend a agend sociálního a zdravotního pojištění Vedení agendy daně z příjmu právnických osob a dalších daní včetně splnění povinností z nich vyplývající zajišťuje ekonom CSTS. PR0310P5_ORA40411_.doc 4/8
V případe, že mzdy vyplácené svazem podléhají sociálnímu a zdravotnímu pojištění, je svaz povinen provést registraci na příslušných pojišťovnách, vést příslušné agendy a odvádět pojistné dle příslušných předpisů. Tuto skutečnost neprodleně ohlásí presidiu CSTS. Vedení agendy sociálního a zdravotního pojištění zajišťuje ekonom CSTS. Úschova účetních písemnosti: Účetní písemnosti účetní jednotka ukládá v souladu s 31 a 32 Zákona 563/91 Sb. o účetnictví. V. Investiční majetek a jeho evidence Nehmotný investiční majetek Rozumí se jím složky majetku (zřizovací náklady, nehmotné výsledky výzkumné a obdobné činnosti, software, ocenitelná práva), jejichž ocenění je vyšší než 60 000,- Kč v jednotlivém případu a doby použitelnosti delší než 1 rok. - Zřizovací výdaje (náklady) účet 011 Účtují se sem výdaje spojené se zřízením (založením) nového podniku (např. soudní a notářské poplatky, náklady na pracovní cesty, mzdy, nájemné apod.). Zřizovacími výdaji nejsou výdaje spojené s pořízením investičního majetku. - Nehmotné výsledky výzkumné a obdobné činnosti účet 012 Účtují se sem výsledky úspěšně provedených prací, které nejsou předmětem průmyslových a jinýchocenitelných práv. Na tomto úctu se účtují v případe, že jsou: a) koupeny samostatně, tj. nejsou součástí dodávky investičního majetku a jeho ocenění b) vytvořeny vlastní činností za účelem obchodování s nimi resp.opakovaného prodeje (nejde o výsledky na zakázku nebo o součást dodávky investičního majetku). - Software účet 013 Účtuje se sem bez ohledu na to, zda je nebo není předmět a) zakoupen samostatně, tj. není součástí dodávky hardware a jeho ocenění b) vytvořen vlastní činnosti za účelem obchodování s ním, avšak nejde o software na zakázku nebo o součást dodávky hardware - Ocenitelná práva účet 014 Účtují se sem výrobně-technické poznatky (know-how), licence, předměty průmyslových práv a jiné výsledku duševní tvořivé činnosti, které jsou předmětem ocenitelných práv, a to jak nabývaných, tak poskytovaných. - Ostatní nehmotný investiční majetek účet 018 Jedná se o nehmotný investiční majetek, která nelze zařadit na úcty 011, 012, 013 a 014. - Drobný nehmotný investiční majetek účet 019 Jedná se o složky majetku (výše uvedené), jejichž ocenění je 60 000,- Kč a nižší v jednotlivém případu a doba použitelnosti delší než 1 rok. V této účetní jednotce se o drobném nehmotném investičním majetku vede operativní evidence, je-li jeho pořizovací cena vyšší než-li 2000,- Kč. PR0310P5_ORA40411_.doc 5/8
Hmotný investiční majetek Rozumí se jím: a) Pozemky, budovy, stavby, umělecká díla, sbírky a předměty z drahých kovu bez ohledu na jejich pořizovací cenu, pokud nejsou finančními investicemi b) Samostatné movité věci, popř.. soubory movitých věcí se samostatným technicko ekonomickým určením, jejichž ocenění je vyšší než 40 000,- Kč a doba použitelnosti delší než 1 rok. Hmotný investiční majetek se účtuje na těchto účtech: 021 - Budovy, haly a stavby 022 - Samostatné movité věci a soubory movitých věcí 029 - Ostatní hmotný investiční majetek - jedná se o HIM, který nelze zařadit na úcty 021 až 026 028 - Drobný hmotný investiční majetek - jedná se o samostatné movité věci, jejichž ocenění je 40.000,- Kč a nižší a doba použitelnosti je delší než 1 rok. V této účetní jednotce se vede operativní evidence o DHIM, je-li jeho pořizovací cena vyšší než-li 1.000,- Kč 031 - Pozemky Majetek, o kterém muže účetní jednotka v účtové třídě 0 - Investiční majetek účtovat: a) o majetku, ke kterému má vlastnické právo nebo právo hospodaření, pokud však nejde o majetek uvedený v písmenu b) a c) b) o najatém majetku, který odpisuje za podmínek stanovených v 28, odst. 2, zákona č.586/92 Sb. o daních z příjmu c) účetní jednotka, která je nájemcem, o technickém zhodnocení, jež odpisuje za podmínek stanovených v 28, odst. 3, zákona č. 586/92 Sb. o nehmotném majetku, k němuž účetní jednotka nabyla právo užívání za úplatu. Majetek jehož cena nepřesahuje 1.000,- Kč u hmotného majetku a 2.000,.-Kč u nehmotného majetku se považuje za spotřebu materiálu a nepodléhá evidenci. VI. Oceňování investičního majetku Řídí se příslušnými ustanovením zákona č. 563/91 Sb. o účetnictví a Účtové osnovy a postupu účtování pro občanská sdružení. Investiční majetek se oceňuje: 1) Pořizovací cenou - cena, za kterou byl majetek pořízen a náklady s jeho pořízením související 2) Reprodukční pořizovací cenou - majetek nabytý darováním, nove zjištěný, vytvořený vlastní činností, bezplatně nabytý Pořízení nehmotných investic (účet 041): Účtuje se zde pořizovaný nehmotný investiční majetek do doby jeho uvedení do užívání včetně výdajů spojených s jeho pořízením. Pořízení hmotných investic (účet 042): PR0310P5_ORA40411_.doc 6/8
Účtuje se zde pořizovaný hmotný investiční majetek do doby jeho uvedení do užívání včetně výdajů spojených s jeho pořízením. VII. Zásoby, jejich evidence a oceňování Účetní jednotka používá způsob B účtování zásob. Drobné nákupy materiálu (kancelářské potřeby a pod.) a energie účtuje přímo na příslušné úcty účtové skupiny 40. Zásoby jsou oceňovány pořizovacími cenami. VIII. Inventarizace majetku a závazku Inventarizace majetku a závazku bude provedena ve smyslu příslušných ustanovení zákona č.563/91 Sb. o účetnictví a Účtové osnovy a postupu pro občanská sdružení. Inventarizace veškerého majetku a závazku bude provedena k datu 31.12. Inventarizace peněžních prostředků v hotovosti (účet 211) bude provedena 4x za rok. Inventarizovány budou všechny rozvahové a podrozvahové účty podle jednotlivých analytik. Inventarizován bude také drobný hmotný a nehmotný majetek vedený v operativní evidenci. Druhy inventarizace: a) fyzická - u hmotného nebo nehmotného majetku b) dokladová - u závazku a u ostatních složek majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventarizaci Skutečné stavy budou zaznamenány v inventarizačních soupisech, které musí být podepsány osobou odpovědnou za provedení inventarizace. Jednotlivé invent. soupisy musí být označeny číslem a názvem úctu. Inventarizační rozdíly 1) Za inventarizační rozdíl, jako rozdíl mezi evidovaným stavem majetku a závazku a skutečným stavem majetku a závazku zjištěným inventarizací, se považují výlučně případy, kdy a) skutečný stav je nižší (manko, popř.. schodek u peněžních hotovostí a cenin) než evidovaný stav a rozdíl mezi těmito stavy nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat jiným způsobem stanoveným zákonem, b) skutečný stav je vyšší (přebytek) než evidovaný stav a rozdíl mezi těmito stavy nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat jiným způsobem stanoveným zákonem. 2) Rozdíly podle bodu 1) se proúčtují vždy do mimořádných nákladů, popř. mimořádných výnosů s výjimkou: a) schodku u pokladní hotovosti a cenin, které se zaúčtují vždy jako pohledávka vůči hmotné odpovědné osobě b) přebytku investičního majetku, který se proúčtuje na vrub úctu majetku a ve prospěch úctu oprávek PR0310P5_ORA40411_.doc 7/8
c) přebytku nakoupených zásob, pokud se má oprávněně (průkazně) za to, že k němu došlo chybným účtováním. 3) Inventarizační rozdíly musí být proúčtovány do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazku. Likvidace majetku Likvidace majetku se provádí v důsledku jeho neupotřebitelnosti, přebytečnosti nebo nedopravitelnosti. Majetek muže být likvidován prodejem, fyzickou likvidací při dodržení obecně závazných předpisů o odpadech, použitím na náhradní díly apod.. O likvidaci majetku a jeho způsobu rozhoduje Výkonná rada CSTS. O likvidaci majetku se provede záznam v evidenci. PR0310P5_ORA40411_.doc 8/8
Vnitrosvazová směrnice o vedení účetnictví, mzdových, daňových a ostatních agend Zpracování účetnictví se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 563/91 Sb. o účetnictví a opatřením min. financí, kterým se stanoví účtová osnova a postupy pro účtování pro politické strany,hnutí, občanská sdružení a jiné nevýdělečné organizace. Občanské sdružení ČSTS hospodaří s těmito prostředky: - vlastní (příspěvky) - dotace ČASPV - státní příspěvek - ostatní I. Obecná ustanovení a) Účetní jednotka, která je právnickou osobou, vede účetnictví ode dne svého vzniku až do dne svého zániku. b) V soustavě podvojného účetnictví účtuje o stavu a pohybu majetku a závazku, o rozdílu majetku a závazku, o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření. c) O skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, účtuje do období, s nímž tyto skutečnosti časově a věcně souvisí. Není-li možno tuto zásadu dodržet, může účtovat i do období, v němž uvedené skutečnosti zjistila. d) Účetním obdobím je kalendářní rok. e) Při vedení účetnictví je účetní jednotka povinna dodržovat účtovou osnovu a postupy účtování, uspořádání položek účetní závěrky a obsahové vymezení těchto položek a postupy pro provedení konsolidace účetní závěrky. f) Účetnictví se vede za účetní jednotku jako celek. g) Pro vedení účetnictví lze použít prostředků výpočetní techniky. Vedení účetnictví za použití výpočetní techniky musí být v souladu s projekčně programovou dokumentací podle 33 zákona č. 563/91 Sb. o účetnictví. h) Skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, se dokládají účetními doklady. i) Účetní zápisy se zapisují v účetních knihách a prokazují se: - účetními doklady - zápisy programem na vedení účetnictví, způsobem uvedeným v projekčně- programové dokumentaci. j) Účetní jednotka je povinna inventarizovat majetek a závazky podle 29 zákona č. 563/91Sb. o účetnictví, sestavovat účetní závěrku, popř. konsolidovanou účetní závěrku podle 18,19,22 a 23 zákona č. 563/91 Sb. o účetnictví.. PR0310P5_ORA40411_.doc 1/8
k) Účetní jednotka je povinna vést účetnictví úplné, průkazným způsobem a správně tak, aby věrně zobrazovalo skutečnosti, které jsou jeho předmětem. - Účetnictví je úplné, jestliže jsou zaúčtovány všechny účetní případy, týkající se účetního období, - účetnictví je vedeno průkazným způsobem, jestliže účetní jednotka účetní případy a účetní zápisy o nich doložila, nebo prokázala předepsaným způsobem a inventarizovala majetek a závazky, - účetnictví je správné, jestliže účetní jednotka s přihlédnutím ke všem okolnostem účetního případu neporušila povinnosti uložené tímto zákonem. l) Účetní jednotka nesmí v průběhu účetního období měnit způsoby oceňování a odpisování, postupy účtování, upořádání položek účetní závěrky a obsahové vymezení těchto položek a postupy pro provedení konsolidace účetní závěrky. m) Účetní doklady, účetní knihy a ostatní účetní písemnosti musí být označeny názvem účetní jednotky a účetním obdobím, kterého se týkají. Musí být uspořádány tak, aby bylo zřejmé, že jsou kompletní. n) Opravy v účetních dokladech, účetních knihách a v ostatních účetních písemnostech nesmí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví.. II. Zpracování účetních dat Účetnictví se zpracovává na počítači za použití softwarového vybavení EKO od firmy PROKON - R.B.S.Louny, které odpovídá požadavkům, uvedeným v zákone č.563/91 Sb. o účetnictví. III. Účtový rozvrh Účtový rozvrh je zpracován ve smyslu Účtové osnovy a postupech účtování pro občanská sdružení. Obsahuje syntetické a analytické úcty a je vytvořen s ohledem na potřeby účetní jednotky. Dále je zde členění na organizační střediska (divize a kluby) dle potřeb účetní jednotky. Účtový rozvrh tvoří přílohu č. 1 této Směrnice.. IV. Účetní doklady Účetní doklady jsou originální písemnosti, které musí mít náležitosti dle zák. 563/91 Sb. o účetnictví a které dokládají zápisy v účetních knihách. Účetní doklady musí mít tyto náležitosti: a) označení účetního dokladu, pokud z jeho obsahu nevyplývá alespoň nepřímo, že jde o účetní doklad b) popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků c) peněžní částku d) datum vyhotovení účetního dokladu e) datum uskutečnění účetního případu, není-li shodné s datem vyhotovení f) podpis osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho účtování PR0310P5_ORA40411_.doc 2/8
Účetní doklady musí být vyhotoveny ihned po zjištění účetního případu, jsou to zejména: a) externí doklady přijaté faktury, účtenky (paragony), potvrzení o zaplacení, poštovní poukázky atd. b) pokladní doklady tj. vlastní příjmové a výdajové doklady c) bankovní doklady tj. bankovní výpisy a příkazy k úhradě d) vnitrní doklady tj. zejména doklady o zúčtovaných mzdách, cestovní příkazy, protokoly o zařazení investičního majetku apod. Ostatní písemnosti, které dokládají účetní operace jsou zejména veškeré smlouvy, výkazy pro sociální a zdravotní pojištění, mzdové listy včetně veškerých potřebných dokladu, prohlášení, plné moci, seznam členů divize apod. Přezkoušení účetních dokladu: a) Formální správnost - zjištění, zda účetní doklady mají všechny předepsané náležitosti zákonem č. 563/91 Sb. o účetnictví - kontrola, zda operace, které obsahují účetní doklady, byly nařízeny a schváleny odpovědnými pracovníky svazu, - kontrolu formální správnosti provádí účetní.. b) Věcná správnost - kontrola údajů uvedených v účetním dokladu se skutečností - prověřování správnosti výše peněžních částek a účetního období, do něhož má být účetní doklad zaúčtován - kontrolu věcné správnosti a schvalování účetních dokladu provádějí příslušní odpovědní pracovníci, tj. statutární zástupce CSTS (president nebo vicepresident), popřípadě pověřená osoba na základe plné moci, kteří zajistí i vysvětlení s popisem účetní operace tak, aby mohla být správně zaúčtována. Oběh účetních dokladů Oběh faktury přijaté Přijatá faktura se neprodleně zapíše do knihy závazku, opatří se pořadovým číslem a zajistí podepsání příkazu k úhradě osobou (osobami) oprávněnými dle podpisového vzoru banky. Po zaplacení faktury se vyznačí datum zaplacení na fakturu a archivuje se. Oběh dokladu prokazující drobná vydání Drobná vydání pracovníku CSTS, která učinili jménem svazu, jsou jim proplacena na základě předložení účtenek, paragonu, dokladu o zaplacení a podobných dokladu. Vydání lze proplácet jednotlivě nebo sumarizovat za delší období, nejdéle však v rámci kalendářního měsíce. V případe jednotlivého proplacení odsouhlasí oprávněný pracovník proplacení na rubu účtenky, v případe proplácení většího poctu účtenek na jejich soupisu, který vypracuje předkládající. Proplácení se provádí v hotovosti ( v tomto případe se účtenka, soupis +účtenky) připojí k výdajovému dokladu nebo bankovním převodem ( účtenky + soupis se zapíše jako závazek). V obou případech se takto doklady po zaúčtování archivují. Oběh pokladních dokladů PR0310P5_ORA40411_.doc 3/8
Doklady, které prokazují příjmy a výdaje v hotovosti jsou příjmový pokladní doklad a výdajový pokladní doklad. V obou případech musejí být opatřeny podpisem oprávněných osob a v případe výdajového dokladu též osobou, které jsou peníze vydávány. Příjmové a výdajové doklady musí být očíslovány, a to od jedničky vzestupnou radou, pro každý druh dokladu zvlášť. Na příjmovém a výdajovém dokladu musí být též vyznačeno za jakým účelem k výdaji či příjmu hotovosti dochází, a to srozumitelně (např. proplacení drobného vydání za duben 2000 nebo mzda za kveten 2000 nebo záloha na cestovní příkaz 3/2000, příspěvky za rok 2000 apod.). K výdajovým dokladům se připojí též účtenky nebo se vyznačí návaznost na prvotní doklady ( číslo pracovní smlouvy, číslo cestovního příkazu apod.). Takto doplněné pokladní doklady jsou následně zaúčtovány a archivovány. Oběh bankovních dokladů K bankovním výpisům jsou po jejich přijetí z banky přiřazeny externích doklady ( faktury, účtenky, složenky apod.), které byly proplaceny bankovním převodem nebo se doplní na bankovní výpis jejich čísla ze zvlášť vedených agend (např.. číslo z knihy faktur přijatých apod.). Takto doplněný bankovní výpis se zaúčtuje a archivuje. Oběh mzdových dokladů Písemnosti dokládající výdaje na mzdy pracovníku jsou: 1) pracovní smlouva, dohoda o provedení práce nebo dohoda o pracovní činnosti 2) mzdový list pracovníka 3) doklady potvrzující splnění daňových povinností a povinností plátců pojistného na sociální a zdravotní pojištění Pracovní smlouva,resp. dohoda o provedení práce nebo pracovní činnosti je podepsána oprávněným pracovníkem. Po ukončení pracovního úkolu nebo činnosti potvrdí oprávněný pracovník převzetí práce a čistá mzda je pracovníkovi vyplácena v hotovosti (pracovní doklad)nebo bankovním Převodem. Celkový měsíční příjem (hrubý) je zapsán do jeho mzdového listu. Zároveň je zaúčtován daňový závazek a eventuelní závazky vůči sociálnímu a zdravotnímu zabezpečení. Daňové závazky je třeba splnit v souladu s obecně závaznými předpisy. Cestovní příkazy Cestovní příkaz podepsaný oprávněným pracovníkem se likviduje obdobně jako drobná vydání s tím, že je nutné, aby oprávněný pracovník potvrdil existenci havarijního pojištění v případe cesty vlastním osobním vozem a na cest. příkazu pracovník vyplní průměrnou spotřebu dle TP. Protokol o zařazení investičního majetku Protokol o zařazení investičního majetku je písemnost, která dokládá zařazení inv. majetku do užívání. Protokol má zejména tyto náležitosti : 1) název majetku 2) datum zařazení do užívání 3) datum pořízení 4) podpis oprávněné osoby Ostatní doklady Oběh ostatních dokladu se organizuje tak, aby byla zajištěna návaznost prvotních dokladu na zápisy v účetních knihách a aby doklady splňovaly náležitosti dle zákona o účetnictví. Vedení daňových agend a agend sociálního a zdravotního pojištění Vedení agendy daně z příjmu právnických osob a dalších daní včetně splnění povinností z nich vyplývající zajišťuje ekonom CSTS. PR0310P5_ORA40411_.doc 4/8
V případe, že mzdy vyplácené svazem podléhají sociálnímu a zdravotnímu pojištění, je svaz povinen provést registraci na příslušných pojišťovnách, vést příslušné agendy a odvádět pojistné dle příslušných předpisů. Tuto skutečnost neprodleně ohlásí presidiu CSTS. Vedení agendy sociálního a zdravotního pojištění zajišťuje ekonom CSTS. Úschova účetních písemnosti: Účetní písemnosti účetní jednotka ukládá v souladu s 31 a 32 Zákona 563/91 Sb. o účetnictví. V. Investiční majetek a jeho evidence Nehmotný investiční majetek Rozumí se jím složky majetku (zřizovací náklady, nehmotné výsledky výzkumné a obdobné činnosti, software, ocenitelná práva), jejichž ocenění je vyšší než 60 000,- Kč v jednotlivém případu a doby použitelnosti delší než 1 rok. - Zřizovací výdaje (náklady) účet 011 Účtují se sem výdaje spojené se zřízením (založením) nového podniku (např. soudní a notářské poplatky, náklady na pracovní cesty, mzdy, nájemné apod.). Zřizovacími výdaji nejsou výdaje spojené s pořízením investičního majetku. - Nehmotné výsledky výzkumné a obdobné činnosti účet 012 Účtují se sem výsledky úspěšně provedených prací, které nejsou předmětem průmyslových a jinýchocenitelných práv. Na tomto úctu se účtují v případe, že jsou: a) koupeny samostatně, tj. nejsou součástí dodávky investičního majetku a jeho ocenění b) vytvořeny vlastní činností za účelem obchodování s nimi resp.opakovaného prodeje (nejde o výsledky na zakázku nebo o součást dodávky investičního majetku). - Software účet 013 Účtuje se sem bez ohledu na to, zda je nebo není předmět a) zakoupen samostatně, tj. není součástí dodávky hardware a jeho ocenění b) vytvořen vlastní činnosti za účelem obchodování s ním, avšak nejde o software na zakázku nebo o součást dodávky hardware - Ocenitelná práva účet 014 Účtují se sem výrobně-technické poznatky (know-how), licence, předměty průmyslových práv a jiné výsledku duševní tvořivé činnosti, které jsou předmětem ocenitelných práv, a to jak nabývaných, tak poskytovaných. - Ostatní nehmotný investiční majetek účet 018 Jedná se o nehmotný investiční majetek, která nelze zařadit na úcty 011, 012, 013 a 014. - Drobný nehmotný investiční majetek účet 019 Jedná se o složky majetku (výše uvedené), jejichž ocenění je 60 000,- Kč a nižší v jednotlivém případu a doba použitelnosti delší než 1 rok. V této účetní jednotce se o drobném nehmotném investičním majetku vede operativní evidence, je-li jeho pořizovací cena vyšší než-li 2000,- Kč. PR0310P5_ORA40411_.doc 5/8
Hmotný investiční majetek Rozumí se jím: a) Pozemky, budovy, stavby, umělecká díla, sbírky a předměty z drahých kovu bez ohledu na jejich pořizovací cenu, pokud nejsou finančními investicemi b) Samostatné movité věci, popř.. soubory movitých věcí se samostatným technicko ekonomickým určením, jejichž ocenění je vyšší než 40 000,- Kč a doba použitelnosti delší než 1 rok. Hmotný investiční majetek se účtuje na těchto účtech: 021 - Budovy, haly a stavby 022 - Samostatné movité věci a soubory movitých věcí 029 - Ostatní hmotný investiční majetek - jedná se o HIM, který nelze zařadit na úcty 021 až 026 028 - Drobný hmotný investiční majetek - jedná se o samostatné movité věci, jejichž ocenění je 40.000,- Kč a nižší a doba použitelnosti je delší než 1 rok. V této účetní jednotce se vede operativní evidence o DHIM, je-li jeho pořizovací cena vyšší než-li 1.000,- Kč 031 - Pozemky Majetek, o kterém muže účetní jednotka v účtové třídě 0 - Investiční majetek účtovat: a) o majetku, ke kterému má vlastnické právo nebo právo hospodaření, pokud však nejde o majetek uvedený v písmenu b) a c) b) o najatém majetku, který odpisuje za podmínek stanovených v 28, odst. 2, zákona č.586/92 Sb. o daních z příjmu c) účetní jednotka, která je nájemcem, o technickém zhodnocení, jež odpisuje za podmínek stanovených v 28, odst. 3, zákona č. 586/92 Sb. o nehmotném majetku, k němuž účetní jednotka nabyla právo užívání za úplatu. Majetek jehož cena nepřesahuje 1.000,- Kč u hmotného majetku a 2.000,.-Kč u nehmotného majetku se považuje za spotřebu materiálu a nepodléhá evidenci. VI. Oceňování investičního majetku Řídí se příslušnými ustanovením zákona č. 563/91 Sb. o účetnictví a Účtové osnovy a postupu účtování pro občanská sdružení. Investiční majetek se oceňuje: 1) Pořizovací cenou - cena, za kterou byl majetek pořízen a náklady s jeho pořízením související 2) Reprodukční pořizovací cenou - majetek nabytý darováním, nove zjištěný, vytvořený vlastní činností, bezplatně nabytý Pořízení nehmotných investic (účet 041): Účtuje se zde pořizovaný nehmotný investiční majetek do doby jeho uvedení do užívání včetně výdajů spojených s jeho pořízením. Pořízení hmotných investic (účet 042): PR0310P5_ORA40411_.doc 6/8
Účtuje se zde pořizovaný hmotný investiční majetek do doby jeho uvedení do užívání včetně výdajů spojených s jeho pořízením. VII. Zásoby, jejich evidence a oceňování Účetní jednotka používá způsob B účtování zásob. Drobné nákupy materiálu (kancelářské potřeby a pod.) a energie účtuje přímo na příslušné úcty účtové skupiny 40. Zásoby jsou oceňovány pořizovacími cenami. VIII. Inventarizace majetku a závazku Inventarizace majetku a závazku bude provedena ve smyslu příslušných ustanovení zákona č.563/91 Sb. o účetnictví a Účtové osnovy a postupu pro občanská sdružení. Inventarizace veškerého majetku a závazku bude provedena k datu 31.12. Inventarizace peněžních prostředků v hotovosti (účet 211) bude provedena 4x za rok. Inventarizovány budou všechny rozvahové a podrozvahové účty podle jednotlivých analytik. Inventarizován bude také drobný hmotný a nehmotný majetek vedený v operativní evidenci. Druhy inventarizace: a) fyzická - u hmotného nebo nehmotného majetku b) dokladová - u závazku a u ostatních složek majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventarizaci Skutečné stavy budou zaznamenány v inventarizačních soupisech, které musí být podepsány osobou odpovědnou za provedení inventarizace. Jednotlivé invent. soupisy musí být označeny číslem a názvem úctu. Inventarizační rozdíly 1) Za inventarizační rozdíl, jako rozdíl mezi evidovaným stavem majetku a závazku a skutečným stavem majetku a závazku zjištěným inventarizací, se považují výlučně případy, kdy a) skutečný stav je nižší (manko, popř.. schodek u peněžních hotovostí a cenin) než evidovaný stav a rozdíl mezi těmito stavy nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat jiným způsobem stanoveným zákonem, b) skutečný stav je vyšší (přebytek) než evidovaný stav a rozdíl mezi těmito stavy nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat jiným způsobem stanoveným zákonem. 2) Rozdíly podle bodu 1) se proúčtují vždy do mimořádných nákladů, popř. mimořádných výnosů s výjimkou: a) schodku u pokladní hotovosti a cenin, které se zaúčtují vždy jako pohledávka vůči hmotné odpovědné osobě b) přebytku investičního majetku, který se proúčtuje na vrub úctu majetku a ve prospěch úctu oprávek PR0310P5_ORA40411_.doc 7/8
c) přebytku nakoupených zásob, pokud se má oprávněně (průkazně) za to, že k němu došlo chybným účtováním. 3) Inventarizační rozdíly musí být proúčtovány do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazku. Likvidace majetku Likvidace majetku se provádí v důsledku jeho neupotřebitelnosti, přebytečnosti nebo nedopravitelnosti. Majetek muže být likvidován prodejem, fyzickou likvidací při dodržení obecně závazných předpisů o odpadech, použitím na náhradní díly apod.. O likvidaci majetku a jeho způsobu rozhoduje Výkonná rada CSTS. O likvidaci majetku se provede záznam v evidenci. PR0310P5_ORA40411_.doc 8/8