k opravě administrativních chyb ve Smlouvě o poskytnutí dotace a ke snížení celkových způsobilých výdajů a změně poměru investic a neinvestic Výzva pro předkládání žádostí v rámci ROP SV 9. ledna 2009
V Hradci Králové dne 9.1.2009 Metodická informace č. 5 řídícího orgánu Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod pro všechny subjekty zapojené do implementace a realizace IPRM v Regionálním operačním programu NUTS II Severovýchod Tato metodická informace byla vytvořena na základě zkušeností Řídícího orgánu ROP NUTS II Severovýchod z dosavadní implementace programu a upřesňuje: a) postup při opravě administrativních chyb ve Smlouvě o poskytnutí dotace Za administrativní chybu se považují přepisy a jiné zjevně nesprávně vepsané údaje (včetně např. počtu indikátorů, finančních částek apod.). V případě zjištění administrativních chyb není nutné vypracovat Dodatek ke Smlouvě o poskytnutí dotace. Administrátor vždy musí předem konzultovat s právníkem ÚRR, zda jde o administrativní chybu, nebo zda jde o chybu, která vyžaduje vypracování Dodatku ke Smlouvě o poskytnutí dotace. Právník ÚRR své stanovisko sdělí administrátorovi písemně. V případě, kdy je chyba takového charakteru, že je nutno vytvořit Dodatek ke Smlouvě o poskytnutí dotace, postupuje se standardním způsobem pro tvorbu Dodatku ke Smlouvě o poskytnutí dotace uvedeným v platném Operačním manuálu. V případě, že je ve Smlouvě o poskytnutí dotace zjištěna administrativní chyba, vypracuje vedoucím pověřený pracovník ÚORP neprodleně návrh Dopisu příjemci dotace o opravě chyby ve Smlouvě o poskytnutí dotace (příloha č. 1 této metodické informace), kde popíše zjištěné chybné údaje a uvede správné znění těchto údajů (dále také Dopis ). Jestliže se administrativní chyba týká finančních částek, zpracuje vedoucím pověřený pracovník ÚORP také dvě nová vyhotovení přílohy Předkládacího návrhu ke Smlouvě o poskytnutí dotace (příloha č. 2 této metodické informace), která podepíše a elektronickou verzi uloží na sdílený disk do složky aktuálního rozpadu financování projektu. V návrhu Dopisu příjemci dotace o opravě chyby ve Smlouvě o poskytnutí dotace uvede vedoucím pověřený pracovník ÚORP číslo jednací, které je generováno automaticky spisovou službou, konkrétní datum nevyplňuje. Následně tento vedoucím pověřený pracovník ÚORP vše uloží do složky oprava administrativních chyb na sdíleném disku ÚRR, vytiskne a podepíše dvě paré Průvodního dokladu k dokumentu určeného k podpisu předsedovi Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod (příloha č. 3 Metodické informace) (dále jen Průvodní doklad ) a předá vedoucímu příslušného ÚORP. ~ 2 ~
Vedoucí ÚORP překontroluje správnost podkladů, podepíše obě paré Průvodního dokladu a vytvoří interní sdělení, jehož součástí jsou obě paré Průvodního dokladu řediteli ÚRR. V interním sdělení vedoucí ÚORP popíše a zdůvodní chyby ve Smlouvě o poskytnutí dotace (proč k chybě došlo a kdo ji způsobil). Toto interní sdělení obsahuje jako přílohy: - návrh Dopisu příjemci dotace o opravě chyby ve Smlouvě o poskytnutí dotace, - písemné stanovisko právníka ÚRR k typu chyby, - dvě vyhotovení přílohy Předkládacího návrhu ke Smlouvě o poskytnutí dotace (v případě, kdy se administrativní chyba týká finančních částek) Vedoucí ÚORP předá interní sdělení včetně všech příloh a obou paré Průvodního dokladu finančnímu manažerovi úseku metodického řízení. Finanční manažer po kontrole obou příloh Předkládacího návrhu ke Smlouvě o poskytnutí dotace podepíše obě paré Průvodního dokladu a předá všechny zmíněné dokumenty rozpočtáři na OVV. V případě, kdy nalezne chybu vrátí všechny materiály vedoucímu příslušného ÚORP, který neprodleně zjedná nápravu. Rozpočtář následně aktualizuje tabulku Plnění příjmů a čerpání výdajů na projekty příjemců dotace pro daný rok a, je-li dostatečné rozpočtové krytí, podepíše obě paré Průvodního dokladu a předá interní sdělení včetně všech příloh a Průvodního dokladu právníkovi ÚRR. V případě, kdy nebude dostatečné rozpočtové krytí uvede do obou paré Průvodního dokladu informaci, že výdaj není rozpočtově kryt a připojí podpis. I v tomto případě předá interní sdělení včetně všech příloh a obou paré Průvodního dokladu právníkovi ÚRR. Právník ÚRR obě paré Průvodního dokladu zkontroluje, podepíše a předá vše řediteli ÚRR.. V případě, kdy nalezne chybu vrátí všechny materiály vedoucímu příslušného ÚORP, který neprodleně zjedná nápravu. Pokud ředitel ÚRR se zdůvodněním uvedeným v interním sdělení souhlasí, podepíše obě paré Průvodního dokladu a informuje vedoucího příslušného ÚORP, který předloží obě kompletní paré Průvodního dokladu, a v případě administrativní chyby týkající se finančních částek také obě přílohy Předkládacího návrhu ke Smlouvě o poskytnutí dotace asistentce OVV, která na sdíleném disku doplní do příslušného Dopisu příjemci dotace datum, vytiskne jej, přiloží uvedené dokumenty a předá k podpisu předsedovi RR. Po podpisu dopisu předsedou vytvoří asistentka OVV 3 kopie Dopisu a odešle Dopis příjemci dotace o opravě chyby ve Smlouvě o poskytnutí dotace. Následně asistentka OVV předá 1 kopii Dopisu rozpočtáři OVV k archivaci k původní Smlouvě o poskytnutí dotace, 1 kopii pracovníkovi Úseku finančního útvaru k archivaci k původní Smlouvě o poskytnutí dotace a 1 kopii Dopisu včetně jednoho paré přílohy Předkládacího návrhu vedoucímu příslušného ÚORP, který tuto kopii předá administrátorovi k založení do složky k projektu. ~ 3 ~
Interní sdělení řediteli ÚRR spolu s jedním paré Průvodního dokladu archivuje asistentka OVV. Jedno vyhotovení Průvodního dokladu a přílohy Předkládacího návrhu ke Smlouvě o poskytnutí dotace včetně přílohy je archivováno také předsedou RR. b) postup při snížení celkových způsobilých výdajů a změně poměru investic a neinvestic Ke snížení celkových způsobilých výdajů projektu může dojít ze 2 důvodů: 1) Příjemce sám o toto snížení požádá standardním postupem pro ohlašování změn, tj. Oznámením příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě o poskytnutí dotace (příloha 7_25_Operačního manuálu, verze 3.0) a počká na vyjádření ŘO. Je-li změna žadateli odsouhlasena, je příjemce vyrozuměn administrátorem formulářem Souhlas se změnou (příloha 7_26 Operačního manuálu, verze 3.0), který podepisuje vedoucí příslušného ÚORP. 2) Ke snížení dochází na základě výsledku administrativní resp. fyzické kontroly. V tom případě je základní postup uveden v Operačním manuálu, verze 3.0, v odstavci Změna na základě průběhu a výsledků administrativní resp. fyzické kontroly. V obou případech, byla-li změna povolena, administrátor příslušný k danému projektu na základě formuláře Z2 Protokol o provedení závažné změny v IS MONIT7+, v IS MONIT7+ založí nový rozpočet projektu a provede změny, po jejichž zanesení do IS získá novou tabulku Rozpočet projektu. V případě, že by v souvislosti s požadovanou změnou došlo k překročení výše investičních nebo neinvestičních výdajů v rámci dotace z Regionální rady ROP NUTS II Severovýchod v jednotlivých letech, je nutné vytvořit Dodatek ke Smlouvě o poskytnutí dotace. Jestliže dochází pouze ke snížení jednotlivých zdrojů dotace a snížení investičních nebo neinvestičních výdajů (změna v příloze č. 1 Rozpočet projektu Smlouvy o poskytnutí dotace), není nutné dodatek vytvářet. Vedoucím ÚORP pověřený pracovník vždy, pokud dochází ke změně celkových způsobilých výdajů projektu nebo změně výše investičních, resp. neinvestičních výdajů projektu, i v případě, že není nutné vytvořit Dodatek ke Smlouvě o poskytnutí dotace, zpracuje přílohu k Předkládacímu návrhu ke Smlouvě o poskytnutí dotace (příloha č. 2 této metodické informace). Kontrolor po dohodě s administrátorem uvede na přílohu důvod změny a popis vlivu na finance daného projektu, a podepsanou ji předá ke kontrole finančnímu manažerovi úseku metodického řízení, který ji následně předá rozpočtáři na odbor vnitřních věcí. Zároveň finanční manažer úseku metodického řízení vyrozumí e-mailovou poštou administrátora ~ 4 ~
projektu, který zašle kopii Rozpočtu projektu příjemci a zároveň kopie obou dokumentů založí do složky projektu. V případě, že je nutné vytvořit Dodatek ke Smlouvě o poskytnutí dotace, tvoří se, jak je popsáno v příslušné kapitole OM. Administrátor také v dopise, který posílá, upozorní příjemce, že v souvislosti se změnou celkových způsobilých výdajů je potřeba aktualizovat finanční plán novým Oznámením příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě o poskytnutí dotace (příloha 7_25_Operačního manuálu, verze 3.0). c) přesun žádosti o platbu ve finančním plánu mezi jednotlivými rozpočtovými roky Jestliže chce příjemce požádat o přesun žádosti o platbu ve finančním plánu mezi jednotlivými rozpočtovými roky, učiní tak standardním postupem pro ohlašování změn, tj. Oznámením příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě o poskytnutí dotace (příloha 7_25_OM, verze 3.0) a počká na vyjádření ŘO. V tomto případě administrátor daného projektu kontaktuje finančního manažera úseku metodického řízení, který na základě aktuální tabulky Plnění příjmů a čerpání výdajů na projekty příjemců dotace administrátora informuje, zda je možné změnu provést. Je-li možné změnu realizovat, administrátor provede v IS MONIT7+ změnu finančního plánu a následně zpracuje novou přílohu k Předkládacímu návrhu ke Smlouvě o poskytnutí dotace (příloha č. 2 této metodické informace) a uloží ji na sdílený disk do složky aktuálního rozpadu financování projektu. Poté tuto přílohu předá finančnímu manažerovi úseku metodického řízení ke kontrole. Finanční manažer po kontrole přílohy k Předkládacímu návrhu ke Smlouvě o poskytnutí dotace předá všechny zmíněné dokumenty rozpočtáři na OVV. Rozpočtář následně aktualizuje tabulku Plnění příjmů a čerpání výdajů na projekty příjemců dotace pro daný rok. Veškeré změny údajů a dat souvisejících se snížením celkových způsobilých výdajů projektu a změnou poměru investic a neinvestic je třeba zanést do IS MONIT7+ do 5 pracovních dnů od data zjištění změn. ~ 5 ~
Přílohou metodické informace č. 5 jsou následující dokumenty: Příloha č. 1: Dopis příjemci dotace o opravě chyby ve Smlouvě o poskytnutí dotace Příloha č. 2: Příloha k Předkládacímu návrhu ke Smlouvě o poskytnutí dotace Příloha č. 3: Průvodní doklad k dokumentu určenému k podpisu předsedovi Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod Metodickou informaci schválil: Mgr. Zdeněk Semorád Ředitel Úřadu Regionální Rady regionu soudržnosti Severovýchod ~ 6 ~