Informace k častým chybám ve vykazování činností v pracovních výkazech Při kontrole monitorovacích zpráv se často opakují některé nedostatky v pracovních výkazech, na které bychom vás rádi upozornili. Do pracovních výkazů se uvádí pouze hodiny skutečně strávené nad vykazovanou činností. Pracovní výkazy jsou jedním z typů dokladů, na základě kterých se kontroluje, zda osobní náklady v rámci kapitoly rozpočtu projektu 01. Osobní náklady (tj. náklady patřící do přímých nákladů projektu) jsou způsobilé (ověřuje se, zda vykazované činnosti byly nezbytné pro realizaci projektu, zda nepatří do nepřímých nákladů, že uváděná časová dotace je přiměřená a hospodárná a odpovídá charakteru vykonávané činnosti, a aktivita je relevantní vzhledem k fázi, ve které se projekt nachází). Často se v pracovních výkazech objevuje činnost zpracování výkazu práce. Jedná se o činnost, která by měla být vykonávána v rámci celého měsíce kontinuálně. Pokud příjemce vykazuje tuto činnost v pracovním výkaze samostatně, je uznatelná časová dotace max. 0,5 hod. s tolerancí až 1 hod. (rozhodný je počet vykonaných aktivit v daný měsíc a tím i časová náročnost vyplnění pracovního výkazu). V nejlepším případě doporučujeme tuto činnost vykazovat spolu s dalšími činnostmi v daném dni. Tento dokument blíže definuje činnosti, které svou povahou v rámci kapitoly rozpočtu projektu 01. Osobní náklady patří do nepřímých nákladů projektu podle kapitoly 2.7.2 Vymezení nepřímých nákladů v OP LZZ příručky D5 Metodika způsobilých výdajů OP LZZ a podrobněji specifikuje relevanci studia jednotlivých příruček Desatera OP LZZ při realizaci projektu, které je obecně sice přímým nákladem (vyjma studia příručky Manuál pro publicitu OP LZZ), avšak za předpokladu, že jejich vykazování v pracovních výkazech je zároveň v souladu s kapitolou 1 Obecná pravidla způsobilosti výdajů příručky D5 Metodika způsobilých výdajů OP LZZ. 1) ČINNOSTI, KTERÉ SVOU POVAHOU PATŘÍ DO NEPŘÍMÝCH NÁKLADŮ PROJEKTU V kapitole 2.7.2 Vymezení nepřímých nákladů v OP LZZ v příručce D5 Metodika způsobilých výdajů OP LZZ jsou uvedeny položky zahrnované do nepřímých nákladů v rámci kapitoly rozpočtu projektu 01. Osobní náklady, které nemohou být vykazovány v rámci přímých nákladů projektu. Na pracovním výkazu musí být pouze hodiny odpracované na činnostech, které svou povahou patří do přímých nákladů. Pokud jsou vykazovány hodiny strávené činnostmi patřícími do nepřímých nákladů, nemůže být část odměny, která se k těmto nepřímým nákladům váže, schválena v rámci přímých nákladů. Při kontrole nákladů v těchto případech dochází ke krácení nákladů a příjemci je schválena jen částka osobních nákladů, která zahrnuje odměnu pouze za činnosti, které jsou svou povahou přímými náklady. V následujícím textu uvádíme výčet některých činností, které nelze v rámci kapitoly 01. Osobní náklady v pracovních výkazech v rámci přímých nákladů uplatňovat, a to podle bodu 1 kapitoly 2.7.2 Vymezení nepřímých nákladů v OP LZZ příručky D5 Metodika způsobilých výdajů OP LZZ. Upozorňujeme, že výčet není úplný. Obecně platí pravidlo, že činnosti spojené s přípravou
monitorovací zprávy patří do přímých nákladů projektu, v jiném případě do nepřímých nákladů projektu. Toto pravidlo však nelze aplikovat vždy. Aby se předešlo případnému krácení ze strany poskytovatele dotace, doporučujeme jakékoliv činnosti spojené s položkami uvedenými mezi nepřímými náklady do pracovních výkazů vůbec neuvádět. Bod 1. kap. 2.7.2 D5 Náklady na odměňování pracovníků, kteří v rámci organizace příjemce pomoci v souvislosti s projektem vykonávají níže vymezené aktivity: Vedení účetnictví včetně vedení mezd pracovníků příprava a kontrola dokladů předávaných účtárně (příprava dokladů před zaúčtováním, kompletace dokladů, evidence došlých faktur, kontrola faktur projektu, kontrola pokladních dokladů) mzdová evidence, účetní evidence, komunikace s účetní nastavování systému odděleného účetnictví v rámci projektu/jednání s účetní ohledně nastavení účtování projektu/založení nákladového střediska pro projekt konzultace s účetní ohledně účtování/zaúčtování mezd a sledování úvazků za dané období/příprava podkladů pro mzdy/zpracování mezd/kontrola podkladů pro mzdy úprava mzdového programu kvůli účtování sociálního a zdravotního pojištění osob cílové skupiny/realizačního týmu kontrola zaúčtování nákladů na nákladovém středisku zřízeném k projektu kontrola správnosti zaúčtování na účty analytické evidence zřízené pro způsobilé náklady projektu příprava podkladů k vyúčtování mezd cílové skupiny/realizačního týmu příprava podkladů pro úhradu mezd cílové skupiny/realizačního týmu zpracování a kontrola mzdového listu kontrola hotovostních operací - výplata mezd cílové skupiny příprava podkladů pro směrnici o účetnictví projektu výkon činnosti pracovníka, který má na starosti pokladnu a bankovní účet nastavení komunikace s bankou - správa projektového účtu, kontrola bankovního výpisu kontrola bankovních operací souvisejících s projektem - výplata mezd projektového týmu kontrola finančních podkladů = kontrola účetní dokladů Poznámka: V pracovních výkazech bývá komplikované vykazování činností spojených se zaúčtováním, se mzdami apod. Spojitost s něčím jiným než s účetnictvím projektu a vedením mezd bývá velmi obtížné obhájit, proto doporučujeme se těchto slovních spojení zcela vyvarovat. Vedení rozpočtu predikce nepřímých nákladů projektu - nastavení provozní režie zakázky odhad výše dotace vyplacené pro x-tý rok, predikce přímých nákladů projektu pro x-tý rok, zapracování do očekávání nákladů a výnosů zapracování rozpočtu projektu do plánu společnosti na x-tý rok přehled čerpání nepřímých nákladů za x-tý měsíc
Personalistika příprava pracovních smluv, dodatků k pracovním smlouvám, dohod o pracích mimo pracovní poměr ve smyslu příprava textu smluv, zajištění podpisu, sepisování pracovních náplní a mzdových výměrů výběr pracovníků do realizačního týmu včetně interních lektorů, metodiků, odborných garantů (výběrové řízení na pracovní pozici, hodnocení životopisů apod.) vytipování metodiků, komunikace s nadřízenými ohledně personálního obsazení pozic v RT konzultace s personálním oddělením/personalisty Zajištění školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v režimu stanoveném právními předpisy ČR jakékoli činnosti, jejímž cílem je zajištění výše uvedeného školení Zajištění vstupních lékařských prohlídek jakékoli činnosti, jejímž cílem je zajištění vstupních lékařských prohlídek Zajištění ostrahy jakékoli činnosti, jejímž cílem je zajištění ostrahy Zajištění úklidu a čištění jakékoli činnosti, jejímž cílem je, aby prostory pro projekt byly uklizené (zametení podlahy, utření prachu, vytírání, umytí oken, vynesení koše, odvoz odpadu apod..); patří sem, jak provádění úklidu, tak kontrola kvality úklidu Zajištění opravy a údržby zařízení, vybavení a využívaných nemovitostí jakékoli činnosti, jejímž cílem je, aby prostory pro projekt byly použitelné (tj. činnosti prováděné poté, co už někdy prostory použitelné byly, nejde o rekonstrukci; jde o výměnu žárovky apod.); patří sem, jak provádění údržby a oprav, tak kontrola kvality provedení údržby a oprav Zajištění publicity pomoci z ESF podávání inzerátu, příprava inzerátů komunikace s médii propagace, příprava propagačních materiálů, letáků (včetně komunikace s grafikem apod.) návrh loga projektu prezentace projektu na veletrhu, konferenci či semináři kontrola zajištění publicity (např. přebírání plakátů od dodavatele, kontrola zadané inzerce v tisku)
příprava objednávky na propagační materiály (tužky, bloky apod.) studium publicity v Manuálu pro publicitu OP LZZ informování o projektu (příprava a rozesílání letáků, brožur) psaní článku o projektu, informování o projektu na webových stránkách včetně webových stránek www.esfcr.cz umístění vstupních cedulí s informacemi o projektu rozesílání informativního e-mailu o realizaci vzdělávacích kurzů Poznámka: Zajištění publicity = jakékoli činnosti prováděné za účelem zabezpečení publicity, a to i v případě, kdy je činnost sice spojena s klíčovou aktivitou, ale má za cíl oslovit cílovou skupinu - jde o její nábor. Správa počítačových sítí a internetových stránek, včetně jejich aktualizace webhosting, správa techniky, aktualizace webu, administrace webu, zpracování a zadání podkladů pro aktualizaci webu / tvorba návrhu aktualizace webových stránek, příprava zadání úprav webových stránek, komunikace s dodavatelem, příprava textů na webové stránky správa internetové konference aktualizace informací na webu tvorba rozvrhu na web plnění nových webových stránek informacemi o programu konzultace s IT oddělením (webové stránky) Zajištění kopírování kopírování čehokoliv kýmkoliv pro kohokoliv skenování Zajištění tisku pro administraci projektu a publicitu tisk monitorovací zprávy, žádosti o platbu a veškerých podkladů s tím souvisejících Poznámka: Tisk školících materiálů pro cílovou skupinu je přímým nákladem.
2) STUDIUM PŘÍRUČEK DESATERA OP LZZ PŘI REALIZACI PROJEKTU Studium příruček Desatera OP LZZ patří do přímých nákladů projektu (vyjma příručky Manuál pro publicitu OP LZZ), avšak tato činnost a její vykazování v pracovním výkaze musí být v souladu s kapitolou 1 Obecná pravidla způsobilosti výdajů příručky D5 Metodika způsobilých výdajů OP LZZ. Znalost příruček je základním předpokladem pro úspěšnou realizaci projektu, některé však s realizací projektu přímo nesouvisí a jejich spojitost s řízením projektu je obtížné obhájit. Doporučujeme proto vykazovat pouze ty příručky, které mají přímou návaznost na realizaci projektu a postupovat dle níže uvedeného, aby se předešlo případnému krácení. Studium příručky D1 Příručka pro žadatele o finanční podporu z OP LZZ Studium této příručky bylo zcela relevantní při zpracování projektové žádosti. Studium příručky D2 Příručka pro příjemce finanční podpory z OP LZZ Studium této příručky je přímý náklad s ohledem na přiměřenost časové dotace a fázi, ve které se projekt nachází (např. při zpracování monitorovací zprávy apod.). Studium příručky D3 Horizontální témata OP LZZ Využití příručky zejména při zpracování projektové žádosti, pokud bude studium D3 zařazeno do výkazu práce, doporučujeme začleňovat otázku horizontálních témat do realizace projektu v konkrétních případech, to je popsat, zda předpokládané aktivity v této problematice byly realizovány způsobem popsaným v projektové žádosti. Studium příručky D4 Manuál pro publicitu OP LZZ Studium této příručky náleží do nepřímých nákladů projektu. Studium příručky D5 Metodika způsobilých výdajů OP LZZ Studium této příručky je přímý náklad s ohledem na přiměřenost časové dotace a fázi, ve které se projekt nachází (např. při zpracování monitorovací zprávy apod.). Studium příručky D6 Průvodce vyplněním projektové žádosti OP LZZ Studium této příručky bylo zcela relevantní při zpracování projektové žádosti. Studium příručky D7 Veřejná podpora a podpora de minimis v OP LZZ Využití příručky zejména při zpracování projektové žádosti, pokud bude studium D7 zařazeno do výkazu práce, doporučujeme začleňovat otázku veřejné podpory a podpory de minimis do realizace projektu pouze v odůvodněných/konkrétních případech.
Studium příručky D8 Metodika monitorovacích indikátorů OP LZZ Využití příručky zejména při zpracování projektové žádosti, pokud bude studium D8 zařazeno do výkazu práce, uvést konkrétní případ, kdy bylo studium této příručky nutné. Nutno zvážit přiměřenost časové dotace a fázi, ve které se projekt nachází. Studium příručky D9 Metodický pokyn pro zadávání zakázek OP LZZ Jedná se o uznatelný náklad v případě příjemce, který realizuje výběrové řízení. Studium příručky D10 Pokyny pro vyplnění monitorovacích zpráv o realizaci projektu OP LZZ a jejich příloh Jedná se o uznatelný náklad s ohledem na přiměřenost časové dotace a fázi, ve které se projekt nachází (např. při zpracování monitorovací zprávy apod.