KS personalistika Popis programového vybavení Tento dokument obsahuje informace důvěrného charakteru. Informace obsažené v tomto dokumentu jsou vlastnictvím společnosti KS-program, spol. s.r.o. Vsetín. Tento dokument slouží jako podklad pro výběrové řízení na dodávku personálního a mzdového systému pro společnost Xxxxxxxxxx xxxxxxxx. Žádná část dokumentu nesmí být nijak kopírována, zveřejňována nebo jinak poskytnuta třetím osobám bez předchozího písemného souhlasu odpovědných zástupců KS-program, spol. s.r.o. KS mzdy PROFi se jako jediný personální informační systém stala finalistou soutěže IT produkt 2007 a IT produkt 2010 pořádané prestižním časopisem Computerworl
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM (PIS) Představuje komplexní vysoce sofistikovaný informační systém pro podporu řízení lidských zdrojů a vedení personálních agend. Prospěšnost KS personalistika firmy KS - program V poskytování kvalitnějších informačních služeb o lidských zdrojích. V integraci personální politiky a personálních procesů. V rychlém přístupu k informacím a jejich zpracování pro důležitá rozhodování strategického a taktického významu. V poskytování servisu informací, služeb a poradenství, podporujících řízení lidských zdrojů. Ve snížení nákladů na práce při vykonávání rutinních personálních činností a vytváření prostoru pro přímou řídící práci. V podpoře certifikace dle ISO 9001:2000 Elektronická databáze cca 800 sestav s možností finální úpravy před tiskem Systém varovných hlášení nic Vás nepřekvapí, systém Vás na vše včas upozorní Automatické akce hromadný tisk dokumentů, automatické plánování školících akcí, změny tarifů apod. Očekávané přínosy Vytváření a rozvoj organizace. Modelování organizace v souladu s dynamikou rozvoje společnosti. Analýza prvků organizace a plánování budoucích potřeb. Koncepční plánování počtu a profesní struktury zaměstnanců. Formování pracovní síly a profilace zaměstnanců. Využití potenciálu zaměstnanců, kvalifikační audit. Podpora realizace kariérového růstu, nástupnictví a rozvoj interpersonálních dovedností. Plánování a realizace motivačních programů a řízení pracovní výkonnosti. Jednoduché a rychlé vyhledávání, třídění, filtrování a tvorba sestav
KS personalistika V současném období rostou nároky na práci personalistů a pracovníků v oblasti řízení lidských zdrojů. Na tyto pracovníky jsou kladeny stále vyšší požadavky a jejich práce se stává nepostradatelnou v podpoře rozhodovaní a řízení managementu firmy. Námi nabízené aplikační programové vybavení má sloužit jako nástroj vedoucí k urychlení, zefektivnění a zpřesnění jejich práce. Cílem je aby vedoucí pracovníci na rozhodujících místech měli vždy včas, v požadované kvalitě a formě podklady pro rozhodování v dané oblasti. KS personalistika je aplikace jejímž úkolem je softwarová podpora procesu řízení lidských zdrojů a podpora pro certifikaci na ISO 9001:2001. Páteří celého systému je modul Popisy pracovních míst spojený s modulem Systemizace pracovních míst, na které jsou funkčně navázány ostatní moduly. Každý z modulů může pracovat i samostatně (bez návaznosti na systemizaci pracovních míst). Bez této vazby však nejsou dostupné některé vlastnosti a funkce. Aplikaci KS personalistika tvoří Základní personalistika a následující moduly: Popisy pracovních míst Systemizace pracovních míst Vzdělávání, školení a výcvik Ochrana zdraví při práci Uchazeči o zaměstnání Pracovní a ochranné pomůcky Hodnocení a motivace zaměstnanců Plánování a řízení kariéry Sociální program Řízení a plánování kariéry Adaptační proces
1.1 Základní personalistika Modul Základní personalistika uchovává a zpracovává více než 260 údajů o zaměstnanci. Eviduje všechny údaje potřebné pro práci mzdové účtárny a personálního oddělení. Současně tvoří základnu pro Personální Informační Systém a zaručuje tak jednotnost datové základny celého systému. Evidence osobních a základních mzdových údajů Informace o rodinných příslušnících s vazbou na daňové odpočty Informace o důchodech včetně evidence změn invalidity v průběhu roku Evidence vzdělání zaměstnance (možnost evidovat všechny absolvované školy, vazba na systemizaci pracovních míst a vzdělávání zaměstnanců) Evidence předchozích zaměstnání i změn profesí v rámci organizace Evidence praktických zkušeností zaměstnanců Informace o jazykových znalostech (vazba na systemizaci pracovních míst a vzdělávání zaměstnanců) Systém poznámek ke každému zaměstnanci umožňuje sledovat libovolné údaje Evidence dojíždění Tvorba a tisk uživatelských dokumentů a formulářů: Osobní dotazník Pracovní smlouva, Změna pracovní smlouvy Platový výměr Dohoda o pracovní činnosti, Dohoda o provedení práce Potvrzení zdanitelného příjmu Potvrzení čtvrtletního příjmu Potvrzení ročního příjmu Výstupní list Zápočtový list další dokumenty dle potřeby uživatele Sledování životních a pracovních jubileí Různé personální statistiky Sestavy s informacemi pro PaM Sestavy a výkazy pro zdravotní pojišťovny Generátory uživatelsky definovaných sestav Podpora certifikace na ISO 9001:2000 tip: seznam sestav lze stáhnout na www.ksprogram.cz
1.2 Popisy pracovních míst Popis pracovního místa poskytuje obraz práce na pracovním místě a tím vytváří i představu o požadavcích kladených na zaměstnance, který by měl na pracovním místě pracovat. Popis pracovního místa definuje plánovaný, požadovaný stav, který by měl zaměstnanec pracující na daném pracovním místě splňovat. Popisuje požadovanou kvalifikaci, praxi, sledované vlastnosti, lékařské prohlídky, výcvik, školení, kompetence, zodpovědnost a další vlastnosti včetně popisu vlastní činnosti na pracovišti. Jde tedy o proces zjišťování, zaznamenávání, uchovávání a analyzování informací o úkolech, metodách, odpovědnosti, vazbách na jiná pracovní místa, podmínkách, za nichž se práce vykonává a dalších souvislostech pracovních míst. Cílem analýzy je zpracování všech těchto informací v podobě tzv. popisu pracovního místa. Možnost uživatelského vytváření popisu pracovního místa Možnost vícenásobného vkládání opakovatelných vlastností Volba různých sledovaných vlastností Provázání s evidencí zaměstnanců, systemizací pracovních míst a ostatními agendami Zobrazení zaměstnanců pracujících na daném pracovním místě Možnost zobrazení uchazečů na dané pracovní místo Tisk popisu pracovního místa v uživatelsky definovaném prostředí Lze časově sledovat průběh změn Obrázek č. 1: Popis pracovního místa
1.3 Systemizace pracovních míst Systemizace je páteří personálního informačního systému. Tento modul umožňuje vytvořit organizační strukturu funkčních (pracovních míst) podniku. Na tato funkční místa a jejich personální obsazení jsou připojeny všechny ostatní součásti PIS. Systemizace by měla odrážet skutečnou případně plánovanou strukturu podniku. Její aktualizace vede k snadnému vyhledávání volných míst i úspor. Spolu s ostatními součástmi PIS je opravdu efektivním nástrojem a pomocníkem nejen při práci personalistů. Obrázek č. 2: Systemizace pracovních míst organizace Schéma pracovních míst podniku a středisek Popis pracovních míst Časovost organizačních stromů Zobrazení personálního obsazení a volných míst Rychlé vyhledání vhodných kandidátů na pracovní místo Vyhodnocování plánů a skutečnosti (např. volná a přetížená pracovní místa)
1.4 Školení, vzdělávání a výcvik zaměstnanců Výchova, vzdělávání a výcvik zaměstnanců je jednou z nejdůležitějších oblastí řízení lidských zdrojů, je proto nutné, aby byla efektivně a přesně řízena. Pro podporu řízení dané oblasti je určen modul, který je koncipován tak, aby poskytoval všechny potřebné informace ve formě vhodné pro řízení a plánování výcviku zaměstnanců. Popis funkčního místa (vzdělání, kursy, činnosti) Sledování kvalifikačních požadavků Možnost zastupitelnosti kvalifikačních požadavků Evidence vzdělání, kursů, kvalifikací zaměstnanců a průkazů Automatické plánování školících akcí na celý rok (předběžně plánované akce) Zasílání pozvánek na školící akci přes poštovního klienta (MS Outlook apod.) Vyhodnocení požadavků a skutečnosti u zaměstnance Systém výjimek Vytváření plánu školení, vzdělávání a výcviku Evidence dodavatelů školení Sledování periodických školení Využívání školících místností Prezenční listiny Hodnocení vzdělávání a lektorů Podrobné hodnocení školících akcí Sledování nákladů na školení a čerpání prostředků na vzdělávání Velké množství výstupních sestav Vzdělávání úředníků dle zákona 312/2002 Sb. (akreditované/neakreditované akce, vzdělávání vedoucích pracovníků, individuální plány) Obrázek č. 3: Školící akce
1.5 Ochrana zdraví při práci Umožňuje personálnímu oddělení přesné plánování, evidenci a sledování lékařských prohlídek zaměstnanců. Pokrývá jak oblast zákonně povinných prohlídek (vstupní, výstupní, preventivní), tak oblast prohlídek specifických dle pracovní profese. Dále řeší oblast pracovních úrazů, drobných poranění, očkování při cestách do zahraničí apod. Obrázek č. 4: Evidence lékařských prohlídek zaměstnanců Evidence všech typů prohlídek (vstupní, výstupní, periodické, jednorázové...) Plánování lékařských prohlídek Zaslání pozvánky na lékařskou prohlídku přes poštovního klienta (MS Outlook apod.) Vazba na pracovní místo (plánované lékařské prohlídky) Pro konkrétního zaměstnance možnost zadání individuálních prohlídek navíc Sestavy absolvovaných a plánovaných prohlídek Formulář pro posudek o zdrav. stavu zaměstnance Určení periody prohlídek i dle věku zaměstnance Evidence očkování, pracovních úrazů Návaznosti lékařských prohlídek
Vyhodnocování a evidence pracovních úrazů Řeší oblast pracovních úrazů, knihu drobných poranění a jejich přehledy. Sledování pracovních úrazů Záznamy o pracovním úrazu Kniha drobných poranění Vyhodnocování úrazovosti mezi středisky a v rámci celé firmy Vyhodnocování zdrojů a příčin úrazu Statistiky úrazovosti pro ČSÚ (Nem Úr 1-02) Obrázek č. 5: Statistika o počtu úrazů
1.6 Uchazeči o zaměstnání Získávání zaměstnanců je činnost, která má zajistit, aby volná pracovní místa v podniku přilákala dostatečné množství odpovídajících uchazečů o tato volná místa, a to s přiměřenými náklady a v žádoucím termínu (včas). Spočívá tedy v rozpoznávání a vyhledávání vhodných pracovních zdrojů, informování o volných pracovních místech v podniku, nabízení těchto volných pracovních míst, v získávání přiměřených informací o uchazečích a v organizačním a administrativním zajištění všech těchto činností. Modul, řešící uvedenou oblast, podporuje řízení a plánování ve všech uvedených oblastech. Obrázek č. 6: Evidence uchazečů o zaměstnání Čerpání informací o uchazečích z vnějších zdrojů (různé typy náborových akcí) Evidence náborových akci Evidence osobních údajů uchazečů Osobní dotazník (prázdný, vyplněný) Pozvánka uchazeče na přijímací pohovor Evidence přijatých uchazečů do pracovního poměru Sledování nákladů na uchazeče a na obsazení pracovního místa - stipendia Vytvoření dopisu k zamítnutí uchazeče o volné pracovní místo Možnost zavedení osobních dat zaměstnanců do evidence uchazečů Automatický převod uchazeče do zaměstnanců Nabídka volných pracovních míst Evidence výběrových řízení Vyhledávání vhodných uchazečů
1.7 Pracovní a ochranné pomůcky Umožňuje evidenci skladů, pomůcek, skupin pomůcek a měrných jednotek, dále dovoluje nadefinovat přístup uživatelů ke skladům a evidovat příjem pomůcek na sklad i jejich výdej zaměstnanců, umožňuje sledovat velikosti pomůcek. Sledování velikostí a skladů je přístupné po nastavení parametrů. Současné sledování skladů a velikostí není doporučeno. Nárok zaměstnance na pracovní pomůcky je určen pracovním místem zaměstnance, přičemž pro každé pracovní místo lze nadefinovat množinu potřebných pomůcek, jejich množství a periodu opakovaného nároku, kromě nároku vyplývajícího z pracovního místa lze zaměstnanci přiřadit nárok na další pomůcky. K dispozici je sestava provedených výdejů za zvolené období a sestava předpokládaného vydaného množství za zvolené období. Převod pomůcek mezi pracovními místy lze provádět pouze aktualizací vlastností příslušných pracovních míst. Obrázek č. 11: Evidence pracovních a ochranných pomůcek 1.8 Hodnocení a motivace zaměstnanců V tomto směru se jedná o posílení identifikace zájmu zaměstnance se zájmy organizace (loajalita) a formování jeho zájmu o rozvoj vlastních schopností, znalostí a jejich využití v práci. Je nutno všechny vnější podněty tohoto druhu spojit se strukturou vnitřních potřeb a motivace zaměstnance. Uživatelsky definovatelný číselník hodnotících kritérií Hodnotící kritéria lze přiřadit jednotlivým pracovním místům Hodnotícím kritériím lze uživatelsky definovat váhy dle pracovního místa Uživatelské nastavení hodnocení organizačních jednotek ( směny, pracovní týmy ) Hodnocení zaměstnanců a pracovních týmů s možností vazby na pohyblivou složku mzdy Hodnocení organizačních jednotek
Vytváření a tisk nevyplněných dotazníků ke kritériím ovlivňujícím zaměstnancovu spokojenost a výkonnost Vlastní hodnocení zaměstnance Vyhodnocování účinnosti vzdělávacích akcí Generování rozvojového plánu zaměstnance Možnost definice přání zaměstnance z hlediska jeho působení na pracovním místě Hodnocení odbornosti a výkonu Pracovní a osobní předpoklady Rozvoj odbornosti Obrázek č. 12: Okno agendy hodnocení zaměstnanců 1.9 Plánování řízení kariéry Plánování kariéry je jedním z důležitých motivačních činitelů zaměstnanců. Každý zaměstnanec má před sebou jednoznačně určenou možnost profesionálního růstu, ale také přesně definované požadavky pro něj. Firma má zase možnost plánovat a vytvářet následníky na jednotlivá funkční místa. Přehled informací o pracovních místech čerpající informace z popisu pracovních míst a systemizace Navazuje na moduly popis pracovních míst a vzdělávání (vychází se z vyplněných dat) Funkce pro vyhledání vhodných pracovních míst pro perspektivní zaměstnance Funkce pro vyhledávání vhodných zaměstnanců na pracovní místo Provázání pracovních pozic, kterých je možno v rámci organizace dosáhnout Vazby na školící a vzdělávací kursy
Sestavení plánu následnictví Vytvoření osobního plánu rozvoje 1.10 Sociální program Systém evidence a sledování sociálních výhod poskytovaných zaměstnavatelem. Každý zaměstnanec má individuální účet, ze kterého může čerpat finanční prostředky na vybrané druhy sociálních výhod. Jak navádění finančních prostředků, tak jejich čerpání na vybrané druhy sociálních výhod lze provádět individuálně u jednotlivých zaměstnanců i hromadně u zvolené skupiny zaměstnanců. Sociální výhody lze definovat v číselníku sociálních výhod. Obrázek č. 14: Sociální program organizace Evidence zaměstnaneckých výhod Přehled příjmů, výdajů a zůstatků na osobních účtech zaměstnanců Provázanost výhod do mezd
1.11 Řízení a plánování kariéry Modul pro plánování kariéry není standardně dodáván v rámci aplikace MaP. Je určen k podpoře uživatele na úrovni vedoucího personálního útvaru, kterému má poskytnout podklady pro rozhodování o následnictví na pracovních místech vyšších úrovní. rekapitulace údajů z různých agend k vybraným pracdovním místům porovnávání více pracovních míst vyhledávání následníků pro vybraná pracovní místa osobní plány zaměstnanců 1.12 Adaptační proces Řeší evidenci získávání různých požadavků (např. školení, různé úkoly, adaptace) během doby, kdy se nový zaměstnanec připravuje na co nejlepší vykonávání činností na své pracovní pozici, tzn.například při nástupu zaměstnance. Každý proces je jednotlivě vyhodnocován pověřenou osobou garantem z řad zaměstnanců delegovaným nadřízeným zaměstnancem.
Obecné Vlastnosti systému Podpora Windows standardů Export do produktů Microsoft Excel, Lotus 1,2,3, do formátů.sql,.txt, html, pdf Generátor pro tvorbu výstupů a sestav Nástroje pro správu a archiv dokumentů Kontrola zadávaných a zpracovávaných údajů Parametrické nastavení přístupových právy Parametrické nastavení způsobu výpočtu Uživatelsky definovatelné číselníky Archivace auditních dat a zadávání změn do budoucnosti Souběžná práce s více agendami Grafické výstupy (formuláře, grafy ) Vícejazyčné výstupy Podporované softwarové platformy Minimální konfigurace Doporučená konfigurace Server: Operační systém MS Windows XP, Linux MS Windows Server, Linux RAM paměť 1 GB 2 GB Volné místo na HDD 800 MB 1 GB Síťové připojení 100 Mps 100 Mps Databázový server MS SQL, Informix, Oracle, Sybase, PostgreSQL, My SQL Klient: Operační systém Microsoft Windows XP Microsoft Windows 7 RAM paměť 512 MB 1 GB Volné místo na HDD 600 MB 600 MB
Poskytované služby Na vlastní nákup informačního systému navazuje řada služeb, které podstatným způsobem pro uživatele usnadňují přechod a následné užívání informačního systému. Patří mezi ně : Instalace, implementace a integrace systému dle potřeb zákazníka Integrace systému do stávajícího informačního systému Implementace systému: Úvodní zaškolení Nastavení základních parametrů Nastavení přístupových práv Funkční ověření systému Zaškolení uživatelů Spolupráce při přenosu dat Úpravy dle specifických potřeb zákazníka Autorský dozor u duplicitního zpracování Autorský dozor u rutinního zpracování Metodická a legislativní podpora Kompletní dokumentace Technická podpora: Dodávky legislativních změn a úprav Přednostní dodávky nových verzí HOT- LINE HelpDesk Záruka včetně legislativních úprav Automatické poskytování legislativních změn Poskytování metodických a poradenských služeb v oblastech podporovaných systémem Návrh a tvorba dalšího aplikačního software Možnost profinancování formou splátek, leasingu, pronájmu apod.
Technická podpora KS - program, spol s r.o. zajistí uživateli další služby týkající se jeho projektu, úpravy programů, průběžný servis na základě objednávky odběratele. Provádění a předávání změn v programovém vybavení se bude řešit dodatkem ke smlouvě. Firma KS program, spol. s r.o. poskytuje všem uživatelům technickou podporu v tomto rozsahu: Poskytování legislativních úprav v souladu s platnými právními předpisy Poskytování nových verzí programového vybavení Tvorba zákaznických úprav aplikace KS personalistika Podpora při stanovení kompetencí, nastavení základních přístupových práv Písemné upozorňování na změnu legislativy s popisem nastavení parametrů Písemné upozorňování na změnu metodiky Možnost komunikace: Hot line 571 499 477 HelpDESK - http://helpdesk.ksprogram.cz/ E-mail - mailto:support@ksprogram.cz Záruční podmínky KS-program, spol. s r.o. poskytuje dvouletou garanci na programové vybavení. V době před spuštěním rutinního provozu zabezpečí nezbytné zaškolení obsluhujícího personálu. Nabízí spolupráci při přenosu dat a při naplňování ostatních dat kmenového souboru a též spolupráci při přípravě rutinního provozu. V případě neoprávněně uplatněné reklamace uživatel uhradí vzniklé náklady. Po uplynutí předání programového vybavení do rutinního provozu mohou smluvní strany uzavřít servisní smlouvu, jejímž obsahem bude garance dodávky legislativních úprav, případně nových verzí. Uživatel není oprávněný žádným způsobem zasahovat do díla. Za tímto účelem určí odběratel správce programového vybavení zodpovědného za provoz a správu databáze. V případě porušení tohoto ustanovení nezodpovídá dodavatel za takto vzniklé škody.
KONTAKT KS - program, spol. s r.o. Právní forma společnost s ručením omezeným Sídlo Město Vsetín Ulice a číslo popisné Rokytnice 153 PSČ 755 01 Okres Vsetín Tel: 571 499 499 (fax: - 490) E-mail: ksprogram@ksprogram.cz, obchod@ksprogram.cz Http: www.ksprogram.cz Statutární zástupci ing. Jiří Baroš ing. Petr Zbránek jednatel společnosti jednatel společnosti Ostatní identifikační údaje IČO 43963617 DIČ CZ43963617 Obchodní rejstřík: Krajský soud Ostrava oddíl C vložka 2189 Bankovní spojení Komerční banka Vsetín Číslo účtu 453647-851/0100 Předmět činnosti Poskytování software Rok vzniku 1991