SDĚLENÍ TAJEMNÍKA ZEMĚDĚLSKÉ FAKULTY JIHOČESKÉ UNIVERZITY V ČESKÝCH BUDĚJOVICÍCH Číslo: 3/2002 21. října 2002 Zápis z porady tajemníků a sekretářek kateder s pracovníky EO ZF ze dne 10. 10. 2002 1/ Investice investiční záměr - musí být vždy předán na ekonomické oddělení (Ing. Coufalové), kde je nutné evidovat celkovou částku záměru, údaje o dodavatelské firmě a částka dílčí dodávky, druh majetku pracovní postup viz příloha č. 1- investice jedná se o investice z CEZ, FRVŠ, FRIMu 2/ Cestovné Je nutné dávat včas a správně vyplněné cestovní příkazy návod viz příloha č. 2 - cestovní náhrady. u jmen psát i křestní jména, katedru cestovní příkaz je nutné mít vždy vyplněn a povolen před pracovní cestou, schválen vedoucím katedry a řešitelem grantu, či přímým nadřízeným přikládat kopii zprávy ze služební cesty případné dotazy u p. Koutníkové, p. Ostré, Ing. Coufalové (EO) příloha č. 4 základní sazby diet pro různé státy Pro cestovní příkazy pedagogů z Č. Budějovic, kteří zabezpečují výuku v Táboře a naopak, je stanoven následující režim: veškeré cestovní příkazy budou hrazeny z prostředků K-260, vyučující si před odjezdem na výuku nechá cestovní doklad podepsat od vedoucího vysílající katedry, po ukončení výuky si vyučující nechá na tomto dokladu potvrdit účast na výuce od vedoucího odloučeného pracoviště (Ing. Hasman) v Táboře. Tento potvrzený doklad vyučující předá k likvidaci ekonomickému útvaru v Táboře, výplata bude uskutečněna buď v Táboře nebo později v pokladně ZF v Č. Budějovicích. 3/ PaM Čerpání dovolené Dle Opatření děkana č. 21/2001 ze dne 11. 4. 2001 viz příloha č. 3 k čerpání dovolené jsou zaměstnanci ZF povinni vyčerpat dovolenou do konce kalendářního roku tak, aby k převodu dovolené do následujícího roku měli pedagogičtí pracovníci max. 20 dnů a ostat. THP pracovníci max. 5 dnů dovolené. Větší množství dovolené se nebude dle Zákoníku práce 109 do následujícího roku převádět. Zaměstnavatel (ZF JU) určuje zaměstnancům čerpání alespoň 4 týdnů dovolené v kalendářním roce, pokud na ně mají nárok, prostřednictvím plánu dovolených, který 1
mají za povinnost vedoucí útvarů každoročně vypracovat a předat pracovnici personálního útvaru p.matouškové (předkládá děkanovi ZF). Doklady Potvrzení o pracovní neschopnosti (= neschopenka počátek a ukončení pracovní neschopnosti), Průkaz o trvání pracovní neschopnosti (= lístek na peníze před koncem měsíce při déletrvající nemoci), Ošetřování člena rodiny, je nutné odevzdat vždy do 1. - 2. dne následujícího měsíce, protože 3. den v měsíci se již uzavírají mzdy. Tyto dávky nemocenského by pak byly vyplaceny až v následujícím měsíci. Příspěvek na stravné nenáleží zaměstnanci, pokud čerpá dovolenou, je vyslán na služební cestu nebo pobírá nemocenské dávky!!! 4/ Nákup knih veškeré knihy nakupované z grantů, z rozpočtů kateder, z CEZů se musí zaevidovat vždy v knihovně ZF je to majetek organizace a navíc určený pro informace všech zaměstnanců i studentů. 5/ Informace o zpřístupnění přehledů čerpání kateder a grantů: - přístup: http//fis-web.jcu.cz - uživatel musí mít e-mailovou adresu a požádat o zpřístupnění Ing. Koutného (písemně) - každý, kdo bude chtít mít informace přes WEB se musí nejprve domluvit s Ing. Coufalovou a ta zadá přesně účty do systému v PC ke každému úkolu (akci) zvlášť. 6/ Pořádání seminářů, kurzů, přednášek, konferencí atd., při kterých se posílají pozvánky a platí se vložné, se musí nejdříve konzultovat s Ing. Coufalovou, p. Klabouchovou, zejména kvůli různým sazbám DPH. Zemědělská fakulta je plátcem DPH a Zákon o DPH se nesmí porušovat! 7/ Sponzorské dary musí být vždy uzavřena smlouva, kopie se předává se na rektorát JU. Je nutné rozlišovat Darovací (sponzorská) smlouva x Smlouva o reklamě. Pro tyto účely je možné rovněž využít Nadační fond ZF JU (bližší informace Ing. Květoun). 8/ Granty rozlišovat smlouvy s grantovými agenturami a spoluřešitelské smlouvy - řešitel si musí vést úplnou dokladaci toho, co se z grantu hradilo kopírovat si všechny doklady - vzor smluv byl předložen rektorátem JU, ale vždy se musí upřesnit pro danou akci z hlediska financování - postup řešitele při realizaci schváleného grantu: nahlásit název a jméno spoluřešitele na oddělení vědy a výzkumu a. na ekonomické oddělení Ing. Coufalové předložit kopii smlouvy s agenturou, MZe ČR, atd., b. na EO nahlásit (upozornit) včas na finanční spoluúčast fakulty na grantu c. rozpočet na celý úkol d. rozpočet na daný rok kolik je pro daný rok přiděleno finančních prostředků a hlavně na co a v jaké výši jsou prostředky přiděleny (rozpis) e. spoluřešitelské smlouvy kolik Kč se bude převádět a jakým způsobem 2
nákupy konzultovat s EO, některé nákupy nelze z grantu uhradit - záleží na schválených účetních položkách - i k tomu slouží vystavení předběžné objednávky - řešitel je povinen dodržet účel projektu (grantu), tzn. přidělené prostředky utrácet v souladu s projektem (např. pokud jsou peníze určeny na materiál, nelze za ně pořídit počítač, pokud jsou určeny na ostatní, nelze z nich hradit OON), týká se zejména projektů FRVŠ Spoluřešitelské smlouvy - podepisuje děkan, postup je vhodné konzultovat na EO. 9/ Pokyny k fakturaci na ZF: Přidělené finanční prostředky na granty vyčerpat do 15. 11. 2002 A. Faktury, objednávky 1. Všechny faktury musí projít přes ekonomické oddělení ZF VŽDY! P. Pincová 2. Návrh objednávky vyhotovený na katedře (v každém případě všeho nad 1000 Kč) předat na EO, p. Pincové. 3. P. Pincová vystaví objednávku, se kterou se později musí spárovat faktura. 4. Na faktuře vystavené dodavatelem, musí být jako odběratel uvedeno celé jméno instituce - tedy Jihočeská univerzita v Českých Budějovicích, Zemědělská fakulta (žádné zkratky), jinak bude faktura vrácena. Rovněž musí být uvedena kontaktní osoba (za fakultu, katedru) eventuelně telefonní číslo, aby nebylo nutné zjišťovat po celé univerzitě, komu faktura patří. 5. Pokud z faktury není jednoznačné, oč se jedná (předmět fakturace), přiložit popis (zejména u součástek do počítačů, zkratek apod.) + z jakého rozpočtu se bude faktura hradit (číslo katedry, číslo grantu, DČ) + podpis vedoucího útvaru a hlavního řešitele grantu. Je zakázáno přepisování faktur a vpisování jakéhokoliv textu do faktur!!! Na poznámky a podpisy je určen Likvidační list, který vystaví p. Pincová ke každé faktuře. U zahraničních faktur je nutné podle zákona o účetnictví přiložit VŽDY český překlad (stačí stručný). Ke každé faktuře patří dodací list s podpisem a datem převzetí. 6. Řešitelé grantů si vyhotoví kopie všech faktur proplácených z jejich grantů pro svou evidenci. 7. Náležitosti běžného daňového dokladu jsou k dispozici na EO, popř. na katedrách u sekretářek (viz kartička předaná zástupcům kateder na poradě dne 10. 10. 2002). B. Fakturace zálohy 1. Úhrada vložného na předepsaných tiskopisech (schválených vedoucím) předat na EO p. Pincová. 2. Vyúčtování vložného vždy potvrzením nebo daňovým dokladem. Pokud toto neproběhne, nelze zahrnout uhrazenou částku do čerpání katedry nebo grantu. 3. V problematických případech např. SPU Nitra zvážit úhradu vložného na místě samém, tzn. vyzvednout si zálohu v hotovosti přes pokladnu, a pak vyúčtovat vložné v cestovním příkazu. 4. Pokud nebude vyúčtována záloha poskytnutá v kalendářním roce tj. do 31. 12. každého kalendářního roku, bude požadováno vrácení zaplacené částky od zaměstnance v plné výši zálohy přes pokladnu ZF! 5. Důležité: zálohové faktury se neprojeví v čerpání nákladů. Je proto nutno zálohovou fakturu nahradit fakturou konečnou a to nejpozději do 31.12. 2002 3
10/ Evidence majetku l. Zápisy o převzetí stroje nebo zařízení na investice vracet potvrzené ihned po uvedení přístrojů do provozu, jinak nelze zařadit do evidence majetku a tudíž nelze odepisovat. (Lhůta na zprovoznění investic je 1 měsíc ode dne dodání). 2. Fyzické převzetí investice bude vždy potvrzeno na dodacím listě (datum a podpis převzetí), který je součástí faktury. Pokud již došla faktura na ZF a investice bude dodána později, doloží se dodací list dodatečně - ihned po dodání. 3. Vyřazovací protokoly s kopií vracet z kateder co nejdříve po likvidaci předmětů, jinak je nelze vyřadit z evidence majetku. 4. Převodky majetku vyhotovovat ihned při předání na jinou katedru či útvar a vždy 1x potvrzené (předávající, přejímající, schválil) předat na EO. Převodku vyhotovuje vždy katedra předávající se souhlasem vedoucího. Je třeba dbát na příslušné formuláře podle druhu majetku - k vyzvednutí jsou na EO (Krištůfková). Je možné dohodnout způsob provedení při předávání většího množství majetku (např.sloučení či rozdělení kateder). 5. Hlásit výrobní čísla nově pořízených předmětů (viz zasílané přehledy o zařazení majetku). 6. Katedra (útvar), která má v pronájmu lahve z Technoplynu hlásit vždy na EO (Krištůfkové) lahve, které byly vráceny či naopak, pokud si bere nové. Změny je třeba doložit potvrzeným dodacím listem. V případě, že pro lahve jede auto údržby předá řidič dodací list katedře, která jej potvrdí a ihned předá na EO (Krištůfkové). Počet lahví je odsouhlasován s LINDE TECHNOPLYN a. s. 11/ Pojištění Nejdůležitější zásady při vzniku škody na majetku : - škody na majetku ZF hlásit neprodleně písemně s popisem události tajemníkovi ZF - škody na majetku způsobené odcizením hlásit ihned Policii ČR a dále neprodleně písemně s popisem události tajemníkovi ZF; při odcizení movitých věcí uvést i inventární číslo - škody na majetku soukromém, za který je organizace odpovědná podle Zákoníku práce (tj.odpovědnostní škoda), způsobené odcizením hlásit ihned Policii ČR a písemně s popisem události rovněž tajemníkovi ZF (zde se jedná zejména o ztráty jízdních kol pozor na místa tomu určená tj. kolostavy a dále o ztráty peněženek apod.) - škody způsobené na automobilech hlásit ihned při vzniku Policii ČR a písemně p. Porhanslovi; dále musí být p. Porhanslovi předán policejní protokol; vzniklá škoda (i vozidlem ZF nezaviněná) bude zaevidována na EO (Krištůfková); ve spolupráci s p. Porhanslem bude vyplněna hlášenka pro IPB pojišťovnu a předána makléřské firmě AZ ASPECT, která zastupuje JU u IPB pojišťovny; veškeré výdaje musí být doloženy účtenkami, fakturami - je nutné je předávat na EO p.krištůfkové Dále upozorňujeme, že IPB pojišťovna hradí případy, které vznikly odcizením za předpokladu krádeže vloupáním nebo loupežným přepadením (tzn., že byla překonána překážka). Uvedené události musí být vždy doloženy vyrozuměním Policie ČR. Veškeré škody jsou tajemníkem ZF předávány p.krištůfkové, která hlášení zaeviduje a kontaktuje firmu AZ ASPECT. Dle požadavku IPB pojišťovny musí ZF škody hlásit ihned bez zbytečného odkladu. Katedra nebo osoba, které škoda vznikla, je dále povinna dodat na EO doklady, které IPB pojišťovna vyžaduje faktury, účtenky apod. 4
Dodatek smlouvy byl rozeslán na všechny katedry, případně je k dispozici u tajemníka ZF. Pojištění studentů: Studenti ZF jsou pro případ úrazu na JU v Č. Budějovicích odškodněni podle dodatku č.12 6 k pojistné smlouvě č. 8003911718 s IPB Pojišťovnou a.s. Pardubice. Odpovědnost pro tento případ byla sjednána na pojistnou částku 1 000 000,-Kč se spoluúčastí ve výši 200,- Kč. (příloha č. 5) 12/ Ostatní pokyny Veškeré uvažované větší nákupy z rozpočtu katedry uskutečnit do 15. listopadu 2002. Na měsíc prosinec si rezervujte prostředky jen na nutné výdaje. O všechny zálohy v hotovosti žádat na určeném formuláři 2-3 dny předem, předložit k zadání do FISu p. Koutníkové, v době její nepřítomnosti - p. Klabouchová, pak pokladna. Podklady pro výplatu prosincových mezd předat na odd. PaM do 15.12. 2002 Poskytnuté zálohy na drobné výdaje a na služební cesty předat k zúčtování do 15.12. 2002 Nákupy na členské karty (např. Makro) nelze uskutečňovat na kartu psanou na jméno zaměstnance, ale pouze na karty vedené na Zemědělskou fakultu Jihočeskou univerzitu v Českých Budějovicích. V případě zájmu o nákup ve velkoobchodu Makro je karta k dispozici u p. Kramana (po schválení nákupu tajemníkem ZF). Nákupy týkající se výpočetní techniky (hardware i software) je nutné předem konzultovat s p. Homolou, technikem výpočetního střediska. Na objednávce zboží musí být jeho podpis (znamená to, že o nákupu ví a buď s ním souhlasí nebo nesouhlasí). Nákup je možné realizovat i v případě Homolova nesouhlasu; v tomto případě musí být zajištěná instalace a servis jinak než přes výpočetní středisko. Od 1. 7. 2002 platí nová vyhláška č.247/2002 Sb. O osvobození zboží od dovozního cla, viz příloha č. 6. Nabídka firmy Minolta na barevnou laserovou tiskárnu v ceně 19.990 Kč + DPH příloha č.7. Všechny výše uvedené pokyny jsou závazné pro všechny zaměstnance ZF JU. Jejich nedodržení bude klasifikováno jako neplnění pracovních povinností zaměstnance se všemi důsledky (tzn. případně i finanční postih)!!! Ing. Alois Květoun tajemník ZF Ing. Hana Coufalová vedoucí ekonomického oddělení 5