N_SAS / VŠFS / LS 2012 / KS Přednáška č. 4 Správa dokumentů jako důležitá součást veřejné správy v ČR Hlavní okruhy problémů: I. Spisová služba (správa dokumentů) obecný základ II. Skartační řízení a výběr archiválií Hlavní teze: Ad část I: Spisová služba obecný základ - Historický úvod hlavní vývojové etapy SSL (s důrazem na české země): a/ období kanceláří + knižních registratur: kanceláří byl původně nazýván celý úřad, relativně málo agendy = zastiňoval se pouze výsledek právního aktu, evidence odeslaných (registra) a došlých písemností (kopiáře) b/ období aktových registratur (od 16. stol.): nárůst aktového materiálu, počátky byrokratického aparátu = systematické písemné vyřizování přikázané agendy, snaha o přesnější evidenci oběhu spisů X celé spisy již nejsou opisovány do register nebo kopiářů, nejstarší dochovaná instrukce pro českou kancelář z r. 1719 c/ období osvícenství (2. pol. 18. stol.): osamostatňování zvláštních registratur jako úložiště pro vyřízenou starší agendu, popř. pro písemnosti zrušených úřadů moderní evidenční pomůcky = všeobecný podací protokol + hlavní index + zvláštní indexy 1
spisy se ukládají podle věcného hlediska d/ od roku 1848 do vzniku ČSR: nové moderní byrokratické úřady s rozsáhlou agendou: nové jednací řády (1853 pro oblast soudní + 1855 pro oblast politickou) e/ období tzv. 1. republiky: de facto byl převzat systém veřejné správy i kancelářské pořádky z období habsburské monarchie od r. 1935 nový kancelářský a spisový plán pro úřady f/ období německé okupace: zaveden a používán desetinný registraturní plán g/ období po roce 1945: nejprve fakticky návrat k období před Mnichovem 1938 ve světě problém objemu a nadprodukce dokumentů v papírové podobě hledání řešení (např. Hooverova komise v USA) v souvislosti s krajským zřízením od r. 1949 nový spisový plán pro KNV a ONV (desetinné třídění) od roku 1956 nové směrnice pro SSL u NV SSL nebyla v ústředních úřadech státní správy jednotná V 60. letech 20. stol. za podpory tehdejšího Ústavu státní správy mj. snahy o vytvoření nového systému SSL viz publikace Fr. Cigánka SSL ve státní správě a v hospodářství (1967) v historicky 1. archivním zákoně o SSL jen obecně ( 6 zákona č. 97/1974 Sb.) speciální legislativní úprava SSL až zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě + v prováděcí vyhlášce č. 646/2004 Sb. 2
- obecný základ: AZ = zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v plném znění jako zákon č. 243/2010 Sb. V/SSL = vyhláška MV č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu SSL - SSL skartační řízení (výběr A) ASL - dokument (viz 2, odst. d/ ZoA): každá písemná, obrazová, zvuková, nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena - výkon SSL: výkonem SSL je zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popř. z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností ( 2, odst. k/ ZoA) - SSL: tzv. užší X tzv. širší pojetí (viz kancelářská služba práce nejen s dokumenty, ale i s informacemi obecně) - SSL jako informační systém + normy ISO (tzv. řízená dokumentace ) - Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií mají a/ veřejnoprávní původci (VPP) - 3, odst. 1/ ZoA: OSS ozbrojené síly + bezpečnostní sbory SPO SP ÚSC + jejich OS + jimi zřízené PO VŠ školy (mimo MŠ, výchovná, ubytovací a stravovací zařízení) zdravotní pojišťovny v. v. i. PO zřízené zákonem 3
notáři b/ soukromoprávní původci (SPP) - 3, odst. 2/ ZoA: podnikatelé zapsaní do OR (viz dokumenty podle přílohy č. 1 zákona č. 243/2010 Sb., ZoA) politické strany a hnutí občanská sdružení odborové organizace + organizace zaměstnavatelů církve + náboženské společnosti profesní komory nadace + nadační fondy obecně prospěšné společnosti - Povinnost vedení SSL (viz původci podle 63 ZoA tzv. určení původci ): VPP mimo ÚSC a jejich OS a PO + notáře kraje hl. m. Praha obce s pověřeným obecním úřadem obce se stavebním nebo matričním úřadem městské části statutárních měst s přenesenou působností - Praktická podoba SSL - manuálně vedená - Kvalitní SSL = 3 hlavní pilíře: automatizovaná kombinace obou systémů 1/ jednoznačná identifikace dokumentů 2/ důsledné zachycení a sledování pohybu dokumentů 3/ centralizace vedení SSL - Spisový řád: co je a k čemu slouží + povinnost jeho vydání pro určené původce! 4
- Spisový a skartační plán = povinná příloha spisového řádu, obsahuje: Hlavní fáze SSL: seznam typů dokumentů (roztříděných podle věcných skupin), každý typ dokumentu má vyznačen: spisový znak skartační znak skartační lhůtu 1/ Příjem: tzv. podací místo podatelna všechna podání (ať jsou doručena různým způsobem) e-maily (tzv. centrální adresa X osobní schránka evidence úředních!) 2/ Třídění: podléhají evidenci 3/ Označování a evidence: zvláštní evidence (utajované informace, ekonomické dokumenty) bez evidence (časopisy, noviny, prospekty aj. popsat v normě!) podání na jméno (úřední X osobní potřeba!) Označování (provádí se na dokument) X evidence zapisování (sleduje se život dokumentu v průběhu jeho vyřizování) způsoby označování: a/identifikace jednoznačným identifikátorem (buď generován ze systému VT / podoba čárového kódu, nalepovaného na dokumenty v papírové podobě) + musí být spojen s dokumentem b/ Č. j. = základní evidenční údaj spisu základní tvar NA 2934/2009 další varianty tzv. korespondenční značka (často u odesílané pošty naše značka ) tzv. spisová značka = čj. + označení útvaru / referenta + spisový znak c/ spisový znak zařazuje dokument do věcné skupiny viz spisový plán označování tzv. podací razítko (co obsahuje) evidence nejzákladnější informace o dokumentu v průběhu jeho vyřizování je prováděna: centrálně 5
decentralizovaně centrálně s decentralizovaným zapisováním údajů evidenční pomůcky: 1/ základní: podací deník, podací protokol 2/ další (související): rejstříky, doručovací knížky, sběrné archy, zvl. evidence např. pro ekonomické dokumenty 4/ Oběh a vyřizování dokumentů jako řízený proces - vytváření spisů - priorace dokumentů - vyřizování spisů : referátník (spisová obálka) 5/ Odesílání - podepisování podpisový řád - role podatelny 6/ Definitivní vyřízení a uzavření spisů: - způsoby vyřízení: čistopisem průpisem (více adresátům) záznamem na dokument - okamžik vyřízení (uzavření) spisu je rozhodný pro běh skartační lhůty! - spis se označí skartačními znaky a skartačními lhůtami (viz spisový a skartační plán!) 7/ Ukládání dokumentů: příruční registratury centrální spisovna (centralizovaná nebo decentralizovaná SSL) specializované spisovny správní archiv - věcné ukládání: podle útvarů nebo spisových znaků (viz spisový a skartační plán!) 6
Další související problémy - role správního archivu (viz 69 ZoA): -kdo jej zřizuje -dohlíží na výkon SSL u útvarů svého zřizovatele -přejímá dokumenty od zrušených úřadů podřízených svému zřizovateli -přejímá ze spisovny a ukládá dokumenty se skart. lhůtami delšími než 5 let -připravuje výběr archiválií ve skartačním řízení - spisová rozluka: při zrušení určeného původce: 1/ uzavřené spisy s uplynulou skart. lhůtou: do skartačního řízení 2/ uzavřené spisy s neprošlou skart. lhůtou: do spisovny právního nástupce 3/ neuzavřené spisy s neprošlou skart. lhůtou: předají se novému určenému původci (právnímu nástupci) k vyřízení - správní řád: používání tzv. sběrného archu - tzv. komerční spisovny + koncesovaná živnost správa dokumentů (pouze dokumenty se skartačním znakem S ) Ad část II: Skartační řízení a výběr archiválií 1. Úvod do problematiky: - základní pojmy: původce veřejnoprávní (VPP) + p. soukromoprávní (SPP) skartační znak skartační lhůta skartační návrh skartační komise spisový a skartační řád ( plán) trvalý skartační souhlas správní archiv skartační protokol skartační povolení vzorkování spouštěcí událost 7
- kritéria výběru (4): doba vzniku, obsah (viz Příloha č. 2 ZoA), původ, vnější znaky. 2. Hlavní formy výběru archiválií: a/ ve skartačním řízení b/ mimo skartační řízení ad a/: z dokumentů VPP X u SPP - pouze pokud má zřízen soukromý archiv pouze na žádost SPP provádí se v kalendářním roce po uplynutí skartačních lhůt skartační návrh skartační řízení vždy při zániku VPP při nesouhlasu původce s protokolem: do 15 dnů námitky = správní řízení ad b/: z dokumentů SPP (mimo výše uvedené) z dokumentů VPP, které neprošly skartačním řízením (z moci úřední) nabídnuté vlastníkem (kromě VPP) darem, ke koupi nebo do úschovy z dokumentů nalezených (z moci úřední) + dokumenty vybrané v tzv. kulturně vědeckých institucích = v režimu mimo skartační řízení 3. průběh skartačního řízení /výběru archiválií: univerzální povinnost původce: bez souhlasu příslušného archivu neničit dokumenty rozdíl při výběru archiválií u VPP a SPP skartační návrh protokol o skartačním řízení co obsahuje tzv. správní archiv tzv. komerční spisovny 8
výběr archiválií a tzv. vzorkování 4. Specifické problémy při výběru archiválií: - průběh skartačních lhůt - trvalý skartační souhlas - dokumenty obsahující utajované informace - obchodní, bankovní a jiné tajemství - výběr archiválií z dokumentů obsahujících osobní údaje - oprávnění osob provádějících výběr archiválií ke vstupu - dokumenty v digitální podobě určené ke skartačnímu řízení musí být opatřeny metadaty podle Národního standardu pro elektronické systémy SSL + tzv. výstupním formátem podle 20 vyhlášky č. 191/2009 Sb. - dokumenty typu A a V a přechodné opatření vyhlášky 191/2009 Sb. u ED - archiváři vykonávající výběr archiválií povinnost zachovávat mlčenlivost - ukládání archiválií: od VPP od SPP - povinně do veřejných archivů (pokud nemají vlastní akreditovaný archiv) - na základě dohody protokol o předání vybraných archiválií do archivu co obsahuje - spolupráce původce a příslušného archivu v oblasti předarchivní péče: skartační lhůty dané předpisy / ostatní (viz Typový skartační rejstřík) příslušnost archivu pro daného původce výmaz z OR předávání vybraných archiválií do archivů X archiválie uložené mimo archiv evidence archiválií (NAD) kategorizace archiválií (I. a II. kategorie) 9