Outlook konektor Uživatelská příručka Verze 9 Úvod Merak Outlook konektor Merak Outlook konektor umožňuje synchronizovat data mezi programem Outlook a účty v Meraku. Výhody a funkční vlastnosti produktu: Vysoká stabilita a extrémně nízké pořizovací náklady Jednoduchý nástroj kompatibilní s verzemi Outlook 2000, XP, 2003 a 2007 Umožňuje synchronizaci Kalendáře, Kontaktů, Událostí, Poznámek, Úkolů, Žurnálů a sdílených složek Sdílení informaci s ostatními uživateli Automatickou synchronizaci Podporuje všechny položky v Outlooku včetně příloh, složek, vcard objektů, icalendar objektů, vfreebusy informace, plánování apod. UTF8 podpora Jednoduché a uživatelsky přátelské rozhraní Tento dokument popisuje jak Outlook konektor nainstalovat a nastavit všechny požadované funkce. Instalace Před instalací produktu Outlook musí být nainstalován na stejném počítači, na který si přejete nainstalovat Outlook konektor. Rozhodně ale nesmí být ve chvíli instalace spuštěný. Někdy se Outlook jeví jako ukončený program, ale je dobré si nechat zobrazit system procesu a ujistit se, že program Outlook.exe není vylistován jako spuštěný. Mějte při ruce přístupové udáje k účtu vytvořeném na MMS Potřebujete vědět, zda integrovat synchronizované složky s výchozími složkami Outlooku, nebo vytvořit nový PST soubor
Měli by jste mít staženou poslední verzi Outook konektoru, která je k dispozici na adrese www.icewarp.cz Spuštění instalace 1. Rozbalte soubor gw.zip obsahující poslední verzi Outlook konektoru a nakopírujte soubory z archivu. Pak jednoduše spusťte soubor setup.exe 2. Klikněte na tlačítko Ano. Objeví se následující dialog: 3. Jako další krok se objeví obrazovka obsahující licenční Ujednání. S ním je nutné souhlasit a posunout se o krok dál
4. Na další obrazovce si uživatel zvolí, zda se má produkt nainstalovat pouze pro něho, nebo má být přístupný I jiným uživatelům pracovní stanice.
5. Následuje volba cílového adresáře určeného pro instalaci Outlook konektoru. V rámci instalace můžete akceptovat výchozí nastavení adresáře, nebo si zvolit vlastní adresář. V instalaci budete pokračovat stisknutím tlačítka Instalovat. Průvodce pro přidání účtu 1. Pro přidání uživatele, jehož data se mají synchronizovat slouží průvodce. Nejprve je nutné zadat plné jméno uživatele.
2. Ve druhém kroku je nutné definovat plnou e-mailovou adresu uživatele, jeho heslo a samozřejmě cílový server. 3. Mód integrace umožňuje uživateli zvolit si způsob, jakým mají být data v rámci Outlooku uložena a zobrazena. Na výběr má ze dvou možností provést integraci se stávajícím PST souborem, nebo vytvořit zcela nový PST soubor.
Způsob zobrazení: Data jsou integrována do jednotného PST souboru: Data jsou uložena v odděleném PST souboru: 4. K dokončení konfigurace pomocí průvodce stiskněte tlačítko Dokončit
Použití konektoru v rámci aplikace Outlook Tato kapitola popisuje jak: Změnit heslo, nastavení účtu a přidat nový účet Sdílet informace s ostatními uživateli Prohlížet informace ostatních uživatelů Publikovat FreeBusy informace Automaticky synchronizovat data Nástrojová lišta Outlooku a konektor Hned po instalaci se v levém horním rohu aplikace Outlook objeví lišta program Outlook konektor. Samotá viditelná část vypadá asi takto: Pokud není lišta viditelná, klikněte pravým tlačítkem na jakoukoliv oblast hlavní nástrojové lišty a ujistěte se, že je Outlook nastaven k zobrazování nabídky konektoru
Popis základní funkcionality konektoru
Funkce Synchronizovat Vše Více Vytočit přes Merak server Účty Adam Paclt (jméno účtu) Nápověda O program Popis Tato funkce provede okamžitou synchronizaci všech položek ze serveru a to u všech účtů Položky z Outlooku Provede synchronizaci všech položek, které se v Outooku změnili Položky z Meraka Provede synchronizaci položek, které se změnili pouze na úrovni serveru Tuto funkci lze použít k inicializování hovoru mezi vaším SIP zařízením a SIP zařízením vzdáleného uživatele Vyvolá nabídku pro nastavení atributů jednotlivých účtů Na tomto místě budou vylistovány všechny uživatelské účty vytvořené v rámci Outlook konektoru. Nastavení vyvolá dialog pro nastavení účtu Možnosti vyvolá dialog pro změnu možností účtu (viz. níže) Pravidla Umožňuje uživateli vytvořit dynamická pravidla pro zpracování zpráv přímo na straně serveru. Obsahuje nápovědu k produktu Vyvolá dialog s informacemi o lokální instalaci Outlook konektoru Základní dialog pro nastavení účtu
V tomto dialogu jsou uvedeny všechny účty, u kterých probíhá synchronizace. Pro přidání nového uživatele klikněte na tlačítko Přidat. Pro vyjmutí uživatele stiskněte tlačítko vyjmout. Pro změnu nastavení účtu stiskněte tlačítko Změnit. Funkce Popis
Jméno E-mailová adresa Heslo Změna hesla Server Nastavení Proxy Použít SSL připojení Použít pro oveření prostý text Nastavení jména účtu. Obvykle se jedná o plné jméno uživatele. Stejná hodnota se take použije pro název osobní složky, pokud nejsou data integrována s výchozí sloužkou program Outlok. Toto pole obsahuje plnou e-mailovou adresu účtu Toto pole obsahuje nastavené přístupové heslo Funkce pro změnu hesla uživatele na serveru. Nastavení hostitelské adresy serveru V případě, že není klientská stanice připojená na Internet napřímo, bude možná nutné použít Proxy server. Pokud si přejete, aby každé spojení na server bylo zcela zabezpečené, je volba SSL zcela nejefektivnější cestou. Při ověření uživatele se nevyužívá zabezpečeného přenosu hesel. Sdílené účty Tato část konfigurace umožňuje synchronizovat a sdílet informace s ostatními lidmi. Upozornění: Pro sdílení informací je nutné aby vás měli ostatní uživatelé měli definovaného mezi přáteli /vice informací naleznete níže ve vysvětlení funkcionality záložky Moji Přátelé
V horním panelu budou vždy uvedeny veškeré Veřejné složky dostupné v doméně. Pokud si přejete sdílet data ze složky, zvolte si ji a klikněte na tlačítko Přihlásit k odběru Pokud si přejete již nadále nesdílet data ze složky, zvolte si ji a klikněte na Odhlásit odběr Samotné sdílené účty jsou uvedeny v dolní části dialogu Zadejte e-mailovou adresu účtu, který si přejete sdílet a klikněte na tlačítko Přidat. Pomocí tlačítka Vyjmout odnastavíte sdílení účtu. Po stisknutí tlačítka OK budou pro všechny účty vytvořeny separátní složky v Outlooku. Nabídka Moji Přátelé V této nabídce je nutné definovat seznam přátel, kteří mohou přistupovat k uloženým datům uživatele v GroupWaru. Kromě toho v této nabídce nastavíte denní upozornění na jednotlivé události formou upomínky, nebo odeslání samotné události
Pole Odesílat denní události e-mailem Odesílat upomínky e-mailem Mód sdílení Popis Po aktivaci funkce bude program každý den zasílat informaci o seznamu události uložených v GroupWaru Po aktivaci funkce bude program automaticky zasílat všechny události přímo na e-mail uživatele Klient umožňuje nadefinovat tři úrovně sdílení dat: Můj účet bude přístupný komukoliv Tato funkce zpřístupní Vaše data všem uživatelům Můj účet bude sdílen pouze s přáteli Data budou přístupná učtům nadefinovaným v seznamu přátel Můj účet nebude sdílen Sdílení dat nebude povoleno. E-mail přátel Nastavení práv Do tohoto pole zadejte e-mailovou adresu uživatele, jemuž si přejete zpřístupnit své uložené informace. Hned jakmile nadefinujete seznam přátel, bude nutné nedefinovat jejich práva přístupu k informacím. Číst Uživatelé mohou číst všechny položky kromě těch, které jsou označeny za privátní Číst, Psát Uživatelé mohou číst existující položky a vytvářet nové. Kromě těch, které jsou označeny za privátní Číst, Psát, Měnit, Mazat Uživatelé mohou položky číst, provést jejich změnu I
zapisovat nové. Kromě těch, které jsou označeny jako privátní. Číst, Psát, Měnit, Mazat, Vlastník Takový uživatel má kompletní přístup jak ke čtení, tak k zápisu dat. Včetně položek označených jako privátní. Přidat Vyjmout Nabídka Ostatní Tlačítko sloužící pro přidání nového uživatele do seznamu. Tlačítko pro odebrání uživatele ze seznamu Pole Synchronizace Synchronizovat tyto zdroje Zálohovat data GropWaru do souboru Obnovit data GroupWaru ze souboru Popis Zvolte si prosím položky, které si přejete synchronizovat Položky z Outlooku Změněná data v Outlooku se budou synchronizovat s GroupWare serverem Položky z GroupWaru Změněná data v GroupWaru se budou synchronizovat s Outlookem Funkce provede zálohu všech dat do XML souboru. Funkce pro obnovení dat z předem uloženého XML souboru.
Nabídka Možnosti Popis Synchronizovat po startu aplikace Outlook Zapnout automatickou synchronizaci Synchronizovat každých (Minut) Zobrazit stavové okno během synchronizace Uzavřít stavové okno po skončení synchronizace Při začátku synchronizace přehrát zvuk Při skočení synchronizace přehrát zvuk Pole Konektor inicializuje automatickou synchronizaci hned po spuštění programu Outlook Aktivuje automatickou synchronizaci po nastaveném časovém interval Internal nastavený pro účely synchronizace Pokud bude tato funkce zapnutá, zobrazí při každé synchronizace vyvolané nastaveným časovám intervalem stavové okno informující o průběhu synchronizace. Funkce pro automatické zavření stavového okno po skončení synchronizace Při spuštění synchronizace přehraje zvolený.wav soubor Při dokončení synchronizačního procesu přehraje zvolený.wav soubor.
Pole Synchronizace provádět na pozadí Zapnout záznamy Otevřít záznamy Popis Automatická synchronizace se provádí na pozadí bez toho, aniž by vyrušovala uživatele při běžné práci s Outlookem. Tato funkce provádí automaticky záznam průběhu synchronizace dat. Výstup z tohoto záznamu je velmi užitečný v případech, kdy se během celého procesu vyskytnou problémy. Otevře adresář s uloženými záznamy. Využití funkcionality FreeBusy Tato sekce popisuje. jak publikovat FreeBusy informace o uživatelském účtu. Ta umožňuje Vám i ostatním plánovat schůzky mezi více účastníky a předchází časovým neshodám. 1. K tomu, aby jste byli schopni získat a prohlédnout Free/Busy informaci od ostatních uživatelů je nutné zapnout podporu této funkce přímo Outlooku a vyplnit korektní adresu pro stahování informace ze server. 2. Klikněte v Outlooku na nabídku Nástroje a Možnosti 3. Zde klikněte na tlačítko Možnosti kalendáře (viz. obrazovka níže)
3. Zde klikněte na tlačítko Možnosti volného času
Vše, co uživatel musí změnit je pole Hledat v umístění. Zde je nutné zadat adresu, kterou bude Outlook využívat jako zdroj získávání informací o publikovaném volném čase. Formát zadaného URL je následující: http://hostname:[port]/freebusy/?%name%@%server% např. http://192.168.1.27:32000/freebusy/?%admin%@%mail.icewarp.cz% 4. Nezaškrtávejte volbu Publikovat v umístění. Vše potřebné se zpracovává automaticky na pozadí. 5. Klikněte na OK a zavřete všechna dialogová okna Jak v Oulooku naplánovat schůzku pomocí FreeBusy? Vraťte se do hlavní nabídky Outlooku. Pro plánování schůzky není v podstatě zapotřebí provádět jakékoliv manuální nastavení. Outook automaticky detekuje informace o volném čase u pozvaných učástníků a také automaticky vkládá jejich volný čas do plánovače. 1. Pomocí klávesové zkratky CTLR+SHIFT+Q vyvolejte dialog Schůzka 2. Zde klikněte na Plánování a do pole Všichni učástníci zadejte jméno účastníka 3. Outlook automaticky získá informace o volném čase účastníků a zobrazí je v plánovači
Možnosti Účtů Nastavení automatické odpovědi (nastavení se projeví na straně serveru) Pole Mód Popis Vypnutý Automatická odpověď se nezasílá Odpovědět vždy Automatická odpověd se odešle vždy, když se do uživatelské schránky doručí zpráva Odpovědět jednou Automatická odpověd se odešle pouze jednou. Server si vždy pamatuje komu byla odpověd odeslána a v případě opětovného přijmutí zprávy od konkrétního odesilatele již není znovu automatická odpověd zaslána. Odpovědět po čase Systém se chová jako v předchozím případě, ale je
možné nastavit čas po jaký se tak chová. Pokud počet dní překročí nastavený počet, začnou se odpovědi zasílat i odesilatelům, kterým již zaslány byly. Odpovědět znovu po (Dnech) Odesilatel Předmět Text zprávy Nastavuje počet dní, po kterých se začíná znovu odesílat automatická odpověď pro volbu Odpovědět po čase. Nastavuje Odesilatele automatické odpovědi Nastavuje Předmět automatické odpovědi Nastavuje samotné tělo zprávy Nastavení přesměrování zpráv v případě nepřítomnosti (nastavení se projevuje na straně serveru) Pole Přesměrovat Na Zanechat kopi Popis Nastavuje cílovou e-mailovou adresu, na kterou se mají zprávy automaticky přesměrovat Kopie zprávy bude uložena v uživatelské schránce
Nastavení Pravidel Outlook konektor jako aplikace přímo spolupracuje se serverem. Této funkcionality jsme využili a umožnili uživatelům vytvářet velmi sofistikovaná pravidla pro zpracování pošty, které se aplikují přímo na straně serveru. Výhody takového řešení jsou zcela jasné pokud vytvoříte pravidlo, které odmítá na základě nastavených atributů příchozí zprávy od konkrétního odesilatele, odmítne server zprávu již při samotném SMTP spojení. Zprávy tedy nikdy nedorazí do e-mailového klienta. Funkce Podmínky Akce Logická tlačitka Popis V tomto bloku uživatel definuje podmínky jednotlivých pravidel. Blok jako takový může obsahovat I několik podmínek. Stejně tak může být jeden druh akce aplikován i několikrát v rámci jednoho pravidla. Blok definující akci, kterou má nastavené pravidlo provést. I pro Akci plati, že je možné nastavit stejné akce několikrát v rámci jednoho pravidla. Vykřičník označuje negaci a podmínku NENÍ Otevřené a zavřené závorky umístí korespondující
závory do pravidla, která právě vytváříte. Šipky nahoru a dolu mohou určovat posloupnost akcí a podmínek v rámci pravidla. Tlačítko X smaže stávající podmínku