Strategický rozvojový plán města Broumova do roku 2029 část D Metodika implementace Ing. Lubor Hruška, Ph.D. a kolektiv PROCES Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s.r.o.
Metodika implementace byla vytvořena v rámci projektu: Zvýšení kvality řízení Městského úřadu Broumov. Tento projekt s registračním číslem CZ.1.04/4.1.01/53.00021 je spolufinancován z Evropského sociálního fondu prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost a ze státního rozpočtu ČR.
Tento dokument zpracovala společnost PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s.r.o. Švabinského 1749/19, 702 00 Ostrava - Moravská Ostrava IČ: 28576217, Tel.:+420 595 136 023, http://rozvoj-obce.cz/, e-mail: info@rozvoj-obce.cz Autorský kolektiv: Společnost PROCES - Centrum pro rozvoj obcí a regionů, s.r.o. Ing. Lubor Hruška, Ph.D. Ing. Hana Doleželová Ing. Ivana Foldynová Ing. Kamila Frenová Městský úřad Broumov Kolektiv pod vedením tajemnice Ing. Evy Blažkové, MPA. Zpracováno ke dni 12.11.2012
Úvod Metodika implementace Strategického rozvojového plánu města (část D) je posledním dokumentem v rámci projektu Strategický rozvojový plán města Broumova do roku 2029. Účelem dokumentu je nastavit proces implementace nově vzniklého strategického dokumentu do činnosti Městského úřadu Broumov a organizačních složek města Broumov. Základním východiskem pro realizaci Strategického rozvojového plánu je Profil města (část A), který shrnuje analytické poznatky o městě Broumově k vytvoření poznatkové základny, z níž vychází strategie dalšího rozvoje. Následující dokument (část B) je návrhová část Strategického rozvojového plánu, kde je stanovena vize města Broumova ve svém rozvoji do roku 2029, její rozpracování do dílčích cílů, priorit a jednotlivých opatření. Na návrhovou část navazuje Akční plán (část C), kde jsou k dosažení priorit přiřazovány aktivity/projekty určené k realizaci v nadcházejícím roce 1. Implementace Strategického rozvojového plánu by měla být založena na principech prostorového plánování, které spojuje: komunitní plánování, strategické plánování rozvoje města, územní plánování s využitím informačního systému a koncepce z dalších odborů. Prostorové plánování se snaží pochopit směřování změn v prostředí a hledá možné způsoby, jak podpořit žádoucí a zmírnit nežádoucí trendy těchto změn. Klíčovou aktivitou je práce s informacemi a komunikace s uživateli v území. Základními faktory implementace strategických dokumentů jsou: aktivní podpora vrcholového vedení, důkladná a úplná příprava a naplánování implementace, úplná a cílená komunikace, kompetentní implementační tým, vysoká míra zapojení zaměstnanců města do implementace. Pro zdárnou implementaci je určující aktivní podpora vedení města. Před samotnou implementací je nutné definovat způsob a ukazatele pro měření úspěšnosti zavádění strategických dokumentů. Stěžejní je rovněž institucionální zajištění implementace, tzn. stanovení zodpovědného pracovníka a sestavení implementačního týmu, včetně vymezení rozsahu činností. Pro řádné fungování strategického plánování je důležité nastavení základních pravidel, podle kterých budou strategické dokumenty vytvářeny, bude monitorováno jejich naplňování a prováděna kontrola plnění jejich cílů. Stejně tak musí být jasně vymezena pozice jednotlivých strategických dokumentů a jejich vzájemná provázanost. Je zde uplatňován princip prostorového plánování, který integruje komunitní plánování, územní plánování a strategické plánování rozvoje města. Pozice Strategického rozvojového plánu města v ostatních dokumentech Strategický rozvojový plán města je dokument formulující společnou strategickou rozvojovou vizi dalšího směřování města jako celku, která na základě názorové shody všech subjektů 1 Zbývající aktivity/projekty, které jsou odloženy např. z důvodu nedostatečných finančních, personálních a jiných kapacit, jsou zařazeny do zásobníku projektů. PROCES, 2012 4
podílejících se na přípravě, zpracování a schválení strategického plánu vyjadřuje obecnou reálnou představu budoucího vývoje města. Jeho hlavním smyslem je organizace trvale udržitelného rozvoje města a sledování jednotlivých zájmů tak, aby město fungovalo jako celek. Strategický plán je zpracován na omezenou dobu, ale není uzavřeným dokumentem, dochází k jeho aktualizaci v souvislosti s měnícími se vnitřními a vnějšími podmínkami života celého města. Jako takový má v oblasti rozvoje města nadřazený charakter vzhledem ke všem plánovacím dokumentům města a je stěžejním strategickým dokumentem města. Vedle strategického plánu jsou významnými plánovacími dokumenty územní plán a komunitní plán. Specifické postavení mezi plánovacími dokumenty má rozpočet města, jako základní finanční plán. V rozpočtu musí být zohledněny požadavky na finanční prostředky, vyplývající ze schváleného strategického a komunitního plánu. Strategický rozvojový plán města je podkladem především pro: střednědobé a dlouhodobé plánování rozvoje města, případné změny územního plánu města, sestavování rozpočtu města, aktivní marketing města, posuzování regionálních a nadregionálních plánů města, zodpovědný vstup města do podnikání a různých sdružení a svazků, zapojování občanů a podnikatelů do rozvojových aktivit města. Komunitní i územní plánování musí být v souladu se strategickým plánem. Ohraničením strategického plánu je legislativní rámec ČR, který musí být respektován. Pokud nastanou legislativní změny, musí se jim strategický plán přizpůsobit. Strategický plán je samosprávnou aktivitou, pro kterou je dán prostor v zákoně č. 128/2000 Sb. o obcích 2, ale dotýká se také oblasti výkonu státní správy a samosprávy, protože ostatní nástroje řízení města (např. územní a regulační plán, územní rozhodnutí, cenová mapa, rozpočet a rozpočtový výhled) musí být se strategickým plánem v souladu. Ze strategického plánu a dalších jmenovaných dokumentů poté město vychází při zpracovávání dílčích koncepcí jednotlivých oblastí svých aktivit (např. energetické koncepce, plán odpadového hospodářství). Strategický plán je specifickým dokumentem orientovaným na komplexní rozvoj konkrétního území města a základním dokumentem a vizí samosprávy pro řízení rozvoje obce v budoucnosti. Posuzování místních specifik je nutno provádět v kontextu stávajících strategií a platných dokumentů na lokální úrovni. Pro zajištění udržitelného rozvoje území je zásadní, aby Strategický rozvojový plán města byl v souladu nejen s potřebami a prioritami identifikovanými v rámci strategických dokumentů města, ale rovněž s prioritami vyšších územních celků, i když z hlediska legislativy v otázkách, kdy se nejedná o výkon státní správy (např. Zásady územního rozvoje, které vydává příslušný krajský úřad), není tato nutnost/povinnost zakotvena. 2 konkrétně 35, který obcím ukládá povinnost pečovat o vytváření podmínek pro rozvoj sociální péče a uspokojování potřeb svých občanů, především potřeby bydlení, ochrany a rozvoje zdraví, dopravy a spojů, potřeby informací, výchovy a vzdělávání, celkového kulturního rozvoje a ochrany veřejného pořádku. PROCES, 2012 5
Implementace Strategického rozvojového plánu města Broumova do roku 2029 K účinné implementaci Strategického rozvojového plánu města Broumova do roku 2029 (dále jen Strategický rozvojový plán ) musí být zachována činnost stávající Řídící pracovní skupiny Strategického rozvojového plánu, která bude dále vykonávat funkci tzv. Komise strategického plánu, a které budou svěřeny klíčové kompetence rozhodování v této oblasti. Navrhujeme následující minimální složení této komise: starosta místostarosta tajemník členové rady města zástupce odboru investic a rozvoje Stěžejním dokumentem pro implementaci Strategického rozvojového plánu města je Akční plán. Akční plán je nástroj operativní povahy, který slouží jako plán projektů/aktivit k realizaci Strategického plánu. Jedná se o živý dokument a musí být každoročně aktualizován. Kompetence tvorby, realizace, monitoringu a kontroly plnění Strategického rozvojového plánu jsou svěřeny především do rukou Řídící pracovní skupiny. Tyto procesy organizačně zajišťuje Odbor investic a rozvoje města. Akční plán je rozčleněn do 4 prioritních oblastí, stejně jako Strategický rozvojový plán. Návrh Akčního plánu probíhá společně s návrhem rozpočtu města. Finální verze Akčního plánu je diskutována v rámci vedení města. Následně je dokument projednán a schválen radou a zastupitelstvem města. Finální Akční plán může být zveřejňován na internetových stránkách města, v Broumovských novinách, při setkáních s veřejností apod. Klíčová je participace občanů a partnerů při realizaci konkrétních projektů. Vyhodnocení Akčního plánu probíhá minimálně jednou ročně ke konci roku, dále je dle potřeby průběžně hodnocen (zejména při pololetních rozborech plnění rozpočtu města). Hodnocení je prováděno ve spolupráci s odpovědnými odbory na základě stanovených indikátorů. Základní hodnotící škála je: Zahájeno, Nezahájeno, Splněno. Nesplněno (s odůvodněním, bez odůvodnění). Pro hodnocení úspěšnosti projektů/aktivit Strategického rozvojového plánu je stěžejní jakým dílem přispěla jejich realizace ke splnění cíle (potažmo naplnění priorit a opatření) Strategického rozvojového plánu. Doporučujeme přizpůsobovat návrhovou část Strategického rozvojového plánu každé 2 roky poznatkům získaným na základě Rozboru udržitelného rozvoje území. K nově vzniklé situaci znovu stanovit (či poupravit stávající) priority a opatření, které se následně projeví v podobě Akčního plánu. Při realizaci Strategického plánu musí nosné odbory (nositelé aktivit/projektů Strategického rozvojového plánu) poskytovat součinnost Odboru investic a rozvoje města a umožnit mu realizovat monitorovací a kontrolní činnost. Odbory plnící funkci obslužnou, vzhledem PROCES, 2012 6
k projektům/aktivitám Strategického rozvojového plánu musí odborům nosným ve vztahu k projektům a aktivitám Strategického rozvojového plánu poskytovat požadované informace a součinnost ve věcech týkajících se jejich kompetencí. K výkonu funkce manažera implementace navrhujeme Odbor investic a rozvoje města. Manažer má odpovědnost za administrativní zajištění implementace a její realizaci. V průběhu roku provádí monitoring realizace tohoto strategického dokumentu. Manažer bude předkládat zprávu o probíhající implementaci a návrh další činnosti řídící komisi (zpočátku implementace v pololetních intervalech, poté minimálně jednou ročně). Výše uvedené kompetence navrhujeme ošetřit v interních dokumentech města. Komunikační platforma Předpokladem úspěchu implementace Strategického rozvojového plánu je implementace komunikační platformy, která zajistí úplnou a cílenou komunikaci nejen mezi zaměstnanci města, ale také mezi MěÚ, městem, jím zřízenými a založenými organizacemi a dalšími orgány a subjekty města Broumova. Zapojení všech zaměstnanců města do spolupráce na implementaci, byť i dílčím způsobem, je základním předpokladem pro odstranění nedostatků informací a chyb z neznalosti. Komunikační platforma znamená vytvoření prostoru pro efektivní komunikaci, která bude víceúrovňová, založená na principech prostorového plánování, tzn. propojující komunikaci v oblasti komunitního plánování, strategického plánování rozvoje, územního plánování a dalších rozvojových oblastech (koncepce kultury, bydlení, vzdělávání apod.). Implementace komunikační platformy rovněž přinese doporučení pro zlepšení spolupráce s regionálními aktéry. K nastartování tohoto procesu je nutné zavést vzdělávání cílových skupin, tj. pracovníků a politiků (včetně volených zástupců) územních úřadů samosprávných celků, což povede ke zkvalitnění procesního řízení. Musí být vytvořen komplexní systém vzdělávání pro odbornou přípravu a rozvoj zaměstnanců v oblasti prostorového plánování. Návrh školení vedoucích pracovníků MěÚ Broumova v komunikačních dovednostech Součástí implementace by mělo být školení vedoucích pracovníků v komunikačních dovednostech, zejména všech vedoucích odborů a samostatných útvarů. V současné době lze očekávat zvýšený tlak na vedoucí pracovníky a výskyt konfliktních situací. Schopnost řešení konfliktů, mediace a facilitace dějů se stávají klíčovou dovedností vedoucích pracovníků. Základním motivem vzdělávání vedoucích pracovníků je zvýšit jejich kompetence v oblasti soft skills, které mohou významnou měrou přispět ke zvýšení efektivity všech jejich klíčových činností. Dílčími cíli jsou: prohloubit pochopení a schopnost aplikace základních komunikačních principů posilujících vzájemné porozumění mezi komunikujícími lidmi, prohloubit pochopení a schopnost aplikace aktivního naslouchání, přispět k lepší orientaci účastníků v jejich osobnostně založených postojích a vybavit je technikami pro jejich další rozvoj směrem k postojům, které jsou v souladu s jejich pracovními rolemi, tréninkovými aktivitami prohloubit komunikační a prezentační dovednosti se zvláštním zřetelem na náročné kontrolní, vyjednávací, případně krizové situace, do kterých se při výkonu svých pozic vedoucí pracovníci dostávají. Otázka kvalifikace lidských zdrojů v podmínkách dnešního světa se ukazuje jako jeden z nejdůležitějších požadavků současné společnosti, proto je třeba na tuto oblast klást velký PROCES, 2012 7
důraz. Oblast komunikačních schopností neboli tzv. soft skills" je tvořena třemi základními oblastmi: osobnostně založené postoje, prezentačně založené postoje, postoje, kde se obě výše uvedené oblasti stýkají. Pro všechny výše uvedené tři základní dovednosti efektivní komunikace doporučujeme provést školení formou 2-denního interaktivního kurzu. Školení bude probíhat nejen na teoretické bázi, ale zejména pomocí praktických modelových situací, které budou s účastníky kurzů nacvičovány. Základním cílem kurzu by mělo být zvýšení komunikační kompetencí vedoucích pracovníků ve všech průřezových manažerských činnostech od činností strategických (komunikační specifika při tvorbě strategie, při komunikování strategie, při vyhodnocování strategických cílů apod.) přes komunikaci při organizování a kontrolních činnostech, až po komunikaci při řízení týmů. Specifická pozornost by měla být věnována primárně: řešení konfliktů, mediaci a facilitaci dějů. Riziko vzniku konfliktních situací se obecně vztahuje k negativním situacím v životě lidí, v jejich jednání a rozhodování. V činnosti vedoucích pracovníků a volených zástupců může docházet zejména ke konfliktním situacím typu: Řešení nenadálé události. Sám proti veřejnému mínění. Dialog s expertem z protistrany. o Nutnost improvizace. o Reakce na věcné námitky. Úspěšná komunikace s médii. Mediace znamená pomoc nezávislého prostředníka: rychlé a kultivované řešení konfliktu a sporu mimosoudní cestou. Mediace končí dohodou vyhovující oběma stranám. Osoba mediátora má za úkol zlepšit vzájemnou komunikaci, přerušit cyklus vzájemného obviňování, identifikaci potřeb a nalezení adekvátního řešení. Facilitace je podpora procesu nebo činnosti zaměřené na zlepšení výkonu. Facilitátor jako nezávislá osoba vede rozhovor tak, aby bylo co nejefektivněji dosaženo požadovaných výsledků. Jde o práci se skupinou. Rolí facilitátora je usnadnění komunikace a zaměření se na věcnou stránku komunikačního procesu. Zároveň nese zodpovědnost za formu a průběh komunikace, sám se emotivně nezapojuje, ale předkládá své názory, slouží jako průvodce v komunikaci, vede problém k rozhodnutí, základní zásadou je neutralita. Úkolem facilitátora je jasná definice problému, vedení skupiny k řešení problému (včetně návrhu a výběru vhodných metod), zaznamenávání nápadů v průběhu komunikace a výběr vhodného řešení. Posledním krokem je vytvoření plánu strategického postupu k řešení. PROCES, 2012 8