1 OBSAH Datum vydání: 24.10.2008 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nové řešení - Datec Retail Solution (DRS) - Jindřich Hegmon Představení nového obchodního ředitele - Milan Komárek Přechod na euro - Petr Semančík Změna v organizační struktuře Servisu - Karel Vydra, Petr Mrázek Hosting - Jiří Baťa Inventura rychle, přesně a jednoduše - Karel Vydra Nové řešení - Datec Retail Solution (DRS) Firma Datec je bezpochyby jedním z leaderů v automatizaci maloobchodního prodeje a to především pro firmy provozující řetězce obchodů. Všichni, kdo se touto problematikou zabývají vidí jako základ řešení pokladní systém. To je ovšem pravdou pouze částečně. Kvalita pokladního systému je velmi důležitá pro prodejnu, její personál i pro zákazníky. Naše pokladna je snadno obsluhovatelná, pěkná, přehrává muziku a mnohé další. A to vše je jen špičkou ledovce. Snažíme se být s nápady a využitím nových technologií vždy první a dosti často se nám daří. Příkladem je hojné kopírování vzhledu naší pokladny konkurencí. Brzy nabídneme nový design i řadu funkcí, které zkvalitní komunikaci centrála - prodejna, kontrolu personálu, antifraud procesy i pobídku pro zákazníka. V této oblasti můžeme být mnohdy první, ale těžko výjimeční. To v čem bychom chtěli a snad už i jsme jedineční, je automatizace maloobchodních procesů ve všech jejích aspektech napříč firmou i zákaznickým spektrem. Zákazník nakupuje především svou oblíbenou značku resp. zboží. Pro jednoho je měřítkem módnost a pro dalšího pohodlnost nákupu.
2 Je zřejmé, že automatizace maloobchodu není pouze záležitostí pokladen, ale souvisí i se složitějšími procesy, které se týkají především centrály a jsou velmi úzce spjaty s procesy na prodejně resp. mimo prodejnu i centrálu (např. dodávka do domu). Dlouho jsme tápali, co je ta správná cesta pro naše zákazníky. Pokrýt celou škálu potřeb ERP aplikace i maloobchodní prodejny, nebo se zabývat pouze pokladnami a komunikací centrála - prodejna a interfacováním na externí ERP systém. 4. Počet vertikál je nezbytné rozšiřovat a postupně je doplňovat a to především pro oblast služeb (např. pokladnu pro lékárnu vyvíjíme společně s firmou Hartmann Rico). Výsledkem těchto strategických úvah jsou jak společní zákazníci, tak seriózní smluvní vztahy s TOP ERP dodavateli (SAP, Microsoft, LCS, Karat). Dalším a podstatným výsledkem je uvedení na trh v průběhu příštího roku nové maloobchodní aplikace Datec Retail Solutions DRS. Výsledek naší práce je zřejmý: 1. Dále chceme být leaderem v oblasti vybavení pro prodejnu a rozšiřovat jak služby tak sortiment. 2. Bez spolupráce s producenty ERP aplikací se neobejdeme a to především v oblasti finančního účetnictví, skladových technologií a klasického velkoobchodního prodeje. 3. Musíme být sto řešit VŠECHNY speciální maloobchodní procesy pro námi resp. zákazníky zvolené vertikály (móda, sport, sex shop, elektro, parfumerie, šperky, atd.).
3 DRS je moderní a nejnovějšími technologiemi vyvinutá aplikace, která obsahuje současné software Connect Flow i MARS a měla by pokrýt veškerou maloobchodní funkcionalitu a principy v minulosti velmi úspěšné aplikace DS-POWER, kterou stále používá přes 60 velkých zákazníků. DRS bude dodáván ve třech variantách: 1. DRS Basic pro firmy s velkým počtem pokladen a robustní ERP aplikací. Tento produkt slouží pouze jako router mezi prodejnami a centrální aplikací. V tomto případě je velmi důležitý výkon, stabilita řešení i interface. 3. DRS Enterprice je vhodný pro firmy s řadou sofistikovaných procesů, které není sto implementovat standardní dodavatel ERP. Pak k provozu firmy stačí pouze Datec řešení a finanční účetnictví od libovolného dodavatele. Vzhledem k tomu, že se jedná o modulární systém není problém nakonfigurovat skladbu modulů podle potřeb jednotlivých firem. Flexibilita a individuální přístup byly vždy našim krédem a nelehkým úkolem. 2. DRS Standard pokrývá klientelu od malých po velké firmy. DRS Standard obsahuje veškerou nezbytnou administrativu maloobchodníka vyjma účetnictví. Patří do ní zákaznické systémy, promoční systémy, ceníky, sortimenty, práce s variantami, atd. Různorodosti zákazníků je přizpůsobena samozřejmě i cenová politika. Jindřich Hegmon
4 Představení nového obchodního ředitele Vážení zákazníci, rád bych se touto cestou představil těm, se kterými jsem ještě neměl možnost osobního setkání. Do společnosti Datec Retail Solution jsem nastoupil k 1.5.2008 po dlouholetém působení v poměrně známých a renomovaných společnostech Software602 a SAP ČR. Klíčovým rozhodnutím pro mě byla nejenom blízkost problematiky, i v předchozích pozicích jsem se orientoval na zákazníky z oblasti Retailu, ale především perspektiva dlouhodobé spolupráce. Dodavatelé velkých IT řešení již dávno narazili na limity středoevropského trhu, malí dodavatelé SW naopak z trhu mizí pro svou nestabilitu a nedostatečné garance budoucího rozvoje a podpory svých produktů. Firmě Datec se dle mého názoru podařilo najít tu správnou střední cestu, doporučovanou světovými odborníky na IT. Tedy zabezpečené zdroje na vývoj díky mezinárodní spolupráci, specializovat se na zákazníky shodného nebo velmi blízkého segmentu a mít jasný, transparentní cíl. Málokde tak silně platí staré české přísloví ševče, drž se svého kopyta jako ve vývoji SW. Za 4 měsíce se nám podařilo vybudovat zcela nové obchodní oddělení, které Vám je podstatně zkušenějším a věrohodnějším partnerem, než bývalo zvykem a v mnoha směrech převezme komunikaci, kterou jste doposud vedli například s oddělením servisu. Obchodní tým má kromě mé osoby tři další obchodníky a ti jsou specializováni podle retailových branží - vertikál. Pokud jste prodejci kosmetiky, nebude s Vámi komunikovat specialista na procesy hobby marketů nebo potravin. Byl bych rád, kdyby jste naše obchodníky nevnímali jen jako někoho, kdo musí prodat, ale člověka, který Vás má opravdu na starost, který je odpovědný za všechny smluvní vztahy a na kterého se můžete obracet.
5 Společnost Datec potvrdila své dominantní postavení na trhu i v tomto kvartálu. Podařilo se nám vyhrát výběrová řízení u společností Fast (elektronika), Body Basics (kosmetika), kde se jedná v obou případech o desítky až stovky prodejen a řadu dalších, menších obchodních případů. V případě zájmu kontaktovat. mě neváhejte kdykoli Milan Komárek, obchodní ředitel milan.komarek@datec.cz +420 606 726 515 Od 1.10.2008 jsme vydali nový ceník a novým zákazníkům nabízíme již výhradně jen řešení Datec Retail Solution, verze Basic, Standard nebo Enterprise. Stávajících zákazníků se tato změna netýká v oblasti POSFlow, nicméně v oblasti bývalého ConnectFlow došlo k podstatnému rozšíření funkcionality a do konce roku budete informováni, jakým způsobem bude váš případný zájem o přechod na nové řešení smluvně řešen. Milan Komárek
6 Přechod na euro Vážení zákazníci, v Lednu 2009 Slovensko zavádí společnou evropskou měnu euro. Tento krok bude mít taky dosah na aktivity všech našich zákazníků podnikajících v tomto státe a kromě jiného si vyžádá různá opatření v oblasti informačního systému. Naše společnost si plně uvědomuje náročnost celého procesu a připravila pro svoje zákazníky plán zapracování podpory eura. K dnešnímu dni již proběhla analýza hlavních oblastí změn a rozsahu prací. Pro zákazníky, kteří si tuto službu objednali právě provádíme testování. Několik základních pojmů k přechodu na euro: Konverzní kurz: Je to kurz, kterým se přepočítává cena v slovenských korunách na cenu v euru. Tento kurz již byl stanoven pro Slovensko na hodnotu 30,126 a je neměnný. Bude se používat nejenom pro reálný přepočet měn v průběhu duálního oběhu ale i v průběhu celého duálního zobrazování cen. V případě konkrétních dotazů nebo poptávky služeb, které podpoří a ulehčí Vám přechod na euro, obracejte se prosím na naše Call Centrum. Váš dotaz nebo požadavek bude zpracován a bezprostředně budete kontaktování.
Duální zobrazování cen: Je povinností dvojitého oceňování zboží, produktů, plateb a služeb v korunách i eurech. Pro Slovensko bude platit do 31.12.2009. Od 01.01.2010 do 30.06.2010 bude duální zobrazování cen dobrovolné. V období od začátku duálního oceňování do 31.12.2008 je hlavní měnou koruna a informativní měnou euro, v období od 01.01.2009 do 31.12.2009 bude hlavní měnou euro a informativní měnou koruna. Duální oběh měn: Je obdobím, kdy jsou v oběhu jak koruny tak eura. Duální oběh měn začne 01.01.2009 a skončí 16.01.2009 (bude trvat 16 dní). V tomto období bude možné v obchodech platit v obou měnách, vracet se ale budou pouze eura. Od 17.01.2009 bude zákonným platidlem pouze euro a koruny bude možné vyměnit pouze v bankách a NBS. Důležité termíny pro zavedení eura na Slovensku: Červenec 2008 Vyhlášení konverzního kurzu. Srpen 2008 Začíná povinnost duálního zobrazování cen, koruna je hlavní měnou, euro informativní měnou. Prosinec 2008 Předzásobení eury těch obchodů, které o to požádali. 1.Leden 2009 Začíná platit euro na Slovensku. Začíná duální oběh měn. V bezhotovostním styku se začíná používat pouze euro. Všechny hodnoty uvedené v korunách se přepočtou na hodnoty v eurech. Mění se duální zobrazování cen, euro je hlavní a koruna informativní měnou. Banky a NBS začínají bezplatně měnit slovenské koruny a haléře za eura a procenty. 16.Leden 2009 Končí duální oběh měn. Končí platnost slovenské koruny jako zákonného platidla. 30.Červen 2009 Banky končí bezplatnou výměnu slovenských mincí za euromince. 31.Prosinec 2009 Končí povinné duální zobrazování cen. Banky končí bezplatnou výměnu slovenských bankovek za eurobankovky. 30.Červen 2010 Končí dobrovolné duální zobrazování cen. Petr Semančík
Změna v organizační struktuře Servisu: Vážení zákazníci, rádi bychom Vás informovali o změnách, ke kterým došlo v organizační struktuře společnosti Datec Retail Solutions s.r.o. po 1.9.2008. Tyto změny si vyžádala velká provozní a organizační náročnost našeho servisního oddělení a pevně věříme, že povede k vytvoření vyššího standardu námi poskytování služeb Vám, našim zákazníkům. Zásadní změnou je, že do této chvíle plochá struktura byla rozdělena na dvě větve nového Oddělení služeb zákazníkům a to: Realizačně konzultační centrum: Jak je patrné z jeho názvu, hlavní pracovní náplní tohoto týmu je realizace zákaznických projektů, včetně jejich vedení a poskytování konzultací novým i existujícím zákazníkům. Vedením tohoto oddělení byl pověřen Ing. Jiří Baťa. Nedílnou součástí Servisního oddělení je také Helpdesk a CallCentrum, na kterém naše operátorky přijímají Vaše servisní hlášení a vždy rády Vám odpoví na Vaše dotazy. Jak již bylo řečeno, obě tyto pracovní skupiny jsou zastřešeny pod Oddělením služeb zákazníkům, které vede Ing. Peter Semančík, jež je zárukou, že naše služby mají tu nejvyšší úroveň a kvalitu. A abychom Vám představili naše nové tváře, připojujeme jejich fotografie. Petr Semančík Šéf servisu Karel Vydra Servisní oddělení: Hlavní náplní práce této části je zajišťování a provádění servisních zásahů, instalace nových prodejen, dohled na hostingových serverech, poskytování služeb outsourcingu. Petr Mrázek Vedoucího zákaznického oddělení Jiří Baťa Manažer projektů
Školení zákazníků: Jako každým rokem organizuje naše společnost pravidelná školení uživatelů SW Datec Retail Solutions v české a slovenské republice. Tímto krokem navazujeme na dřívější pravidelná školení. Kdy od března 2007, do konce března 2008 jsme proškolili 104 uživatelů ze 65 společností. Nyní na tento trend navazujeme. Hlavním cílem je v pokračujících školeních seznámit uživatele, ale i IT pracovníky jednotlivých zákazníků se správným užíváním našich SW, jejich nastavováním a novinkami. Tentokrát jsme obeslali více jak 30 zákazníků společnosti Datec s touto nabídkou a to ve verzi Základního uživatelského školení BASIC, jejím cílem je naučit uživatele práci s produkty a pokročilých školeních Intermediate, jehož cílem je naučit hlavně pracovníky IT customizovat dodaný SW produkt a řešit tzv. First Level Support. Na základě přihlášek byly od 29. září zahájeny tyto kurzy v plánovaných týdenních intervalech v jednodenních kurzech na produkty POSFlow, ConnectFlow, MARS, MobileFlow a Power. Podle dosavadních přihlášek je zájem velký a ukončení těchto běhů je plánováno až do poloviny prosince. Nová forma podávání servisního hlášení: Od 1.9. 2008 došlo k výraznému zkvalitnění našich služeb a to na základě nové formy podávání servisního hlášení. Díky tomuto nástroji i přes mírné problémy při jeho zavádění, došlo k zjednodušení v komunikace mezi námi, Vaším servisním partnerem, a Vámi,našimi zákazníky. Tato forma servisního hlášení při korektním vyplnění a popsání Vámi uplatňovaného servisního požadavku nejenom usnadňuje naši vzájemnou komunikaci, ale v v neposlední řadě Vám také šetří Vaše peněženky, protože pokud podáte hlášení na předepsaném formuláři, není Vám navíc fakturován ani bod za jeho podání.
Speciální nabídka servisních služeb: Vážení zákazníci, jako každý konec roku i tento se na Vás obracíme s nabídkou speciálních servisních služeb. Období přelomu roku je vždy spjato s mnoha povinnostmi, ať už jsou to vždy náročné a vyčerpávající Vánoční prodeje, kdy nás čekají tři prodejní víkendy, nebo po novém roce časově i technicky náročné inventury. Abychom Vám usnadnili Vaši práci v tomto stresujícím období, rozhodli jsme se tedy, že Vám i letos podáme pomocnou ruku a na základě Vašich servisních požadavků připravíme období posílení služeb. Pokud tedy budete mít zájem o naši pomoc při inventurách nebo o zvýšenou podporu během vánočních prodejů, neváhejte prosím a obraťte se na nás!! Pro zákazníky, kteří udělají objednávku v předstihu minimálně pěti týdnů u nás čeká příjemná sleva 15%. Samozřejmostí je, že Ti zákazníci, kteří s námi mají uzavřenou servisní smlouvu na naše služby mohou čerpat body ze svého konta. Pro další informace o nabízených službách volejte přímo naše Call Centrum - 577 050 158. Petr Mrázek
Hosting Vážení zákazníci, nedílnou složkou námi nabízených služeb je provoz hostingu a hostingových služeb (k dnešnímu dni pro 22 zákazníků). V poslední době jsme zaznamenali výrazný nárůst poptávky po těchto službách, protože naše řešení nabízí ideální kombinaci ceny a poskytovaných služeb. Pro mnohé z Vás podepsáním Hostingové smlouvy zcela odpadají starosti typu: kam umístit svá data?... kde sehnat odborníka, který mi bude spravovat naše vlastní servery?... jak se starat o zabezpečení chodu serverů? a podobně. Náš hostingový tým Vám nejenom navrhne a připraví ideální řešení, takříkajíc na tělo, ale je také zárukou, že Vaše důležitá data jsou v bezpečí a dostupná 24 hodin denně. Služby, které nabízíme: Pokud by jste měli zájem naše hostinové služby vyzkoušet, budeme rádi, když se na nás obrátíte! pronájem DOSTATEČNĚ výkonného serveru pro běh aplikace pronájem DOSTATEČNĚ velké diskové plochy pro běh aplikace připojení serveru do firemní VPN přímo na páteři Internetu update operačního systému, správný SP atd. update databáze update aplikace zálohování dat 24 hodinový provoz serveru neomezená rozšiřitelnost serveru sledování kapacity volného místa na diskovém poli (případné automatické navyšování potřebné minimální kapacity Jiří Baťa
Inventura rychle, přesně a jednoduše Zajisté každý z Vás bude souhlasit, že jednou z nejméně oblíbených, organizačně a procesně složitých, zvýšení obratu nepřinášeních a v neposlední řadě také zákazníky obtěžující činností v maloobchodě je proces inventury. Inventarizace zboží je jedním z procesů, na které jsme se v posledním období zaměřili při vývoji našich aplikací. Hlavními požadavky při vývoji bylo: maximální zkrácení doby provádění inventury možnost provádění inventury i při otevřené prodejně rozšíření typu prováděné inventury z hlediska filtrování artiklů Podle signálů přicházejících od zákazníků, kteří měli již možnost aplikace otestovat jsou nově vyvinuté řešení jednoznačným přínosem. Co bylo tedy realizováno, jaké jsou nové možnosti. Především inventura může být zpracovávána souběžně na několika zařízeních, tedy samozřejmě na několika pokladních systémech a vedle toho například na několika mobilních zápisnících s instalovanou aplikací MobileFlow. Vedle toho lze mít například instalovanou kopii pokladního systému nastaveného pro inventurní proces na přenosném notebooku. Rozšíření počtu zařízení pomůže zkrátit čas zejména v době skenování skladové zásoby prodejny. Proces uzavírání inventury, tedy odkontrolování inventurních rozdílů je potom nutno provádět na jednom z pokladních systémů. Tento proces je již ale vzhledem k celkové délce trvání inventury minoritní. Dalším, z již zmíněných rozšíření, je možnost provádění průběžné inventury, tzn. při otevřené prodejně. Inventura může být opět prováděna na několika zařízeních, pouze s jednou podmínkou, že všechna musí mít synchronizované datum a čas. Po ukončení naskenování zpracování inventury lze potom vyvolat funkci načtení výsledného dokladu, který přepočítá automaticky množství naskenované v průběhu dne na množství platné v okamžiku generování výsledného dokladu (jsou odečítány prodeje a přičítány návraty realizované v průběhu dne).
Pokud obsluha přijde na rozdíl na některém z artiklů, lze na každé položce inventurního dokladu, bez jeho opuštění, odvolat jakoukoliv tiskovou sestavu nebo jiný report/část aplikace voláním nastaveného URL linku. Jestliže je nalezený rozdíl způsoben například nezaknihovaným příjmem zboží, lze inventurní doklad opustit s uchováním informací o zinveturovaném množství (po opravách), chybu v systému opravit a potom se vrátit do dokladu inventury s tím, že systém automaticky zaktualizuje skladovou informaci. Hodnota zinveturovaného množství je neovlivněna. Vedle toho lze inventuru pořídit výčtem položek artiklů, které mají být inveturovány. Těmito změnami byl ukončena vývojová etapa na straně POSFlow/MobileFlow, nyní probíhá vývoj na straně nové aplikace Datec Retail System, které bude řešit stejnou funkcionalitu v rozšíření pro centrální sklady a hlavně možnost automatického přepočítání inventury k jakémukoliv datu a pozdější opravy inventurního dokladu. Ale o tom až v některém z dalších DATEC News. Do inventurního dokladu bylo dále doplněno několik užitečných funkcí umožňujících různá třídění dokladu, jeho filtrování a rychlého dohledání položek. V neposlední řadě byly rozšířeny možnosti inventury ze hlediska jejího omezení na: - výčet artiklů daný rozsahem čísla artiklu zbožní skupinou umístěním artiklu Karel Vydra