SMĚRNICE PRO VEDENÍ ÚČETNICTVÍ Č. 1/2015 Směrnice s platností i účinností od: 23.6.2015 Vyhotovila účetní: Pavla Jelínková 1
Dobrovolný svazek obcí Region Taxis Bohemia, Loučeň 189, 289 37 Loučeň IČO: 75085828 Vnitřní směrnice pro vedení účetnictví Systém zpracování účetnictví software firmy TRIADA spol. s r.o., U Svobodárny 12/1110, Praha 9 - Liběň ÚČETNICTVÍ DSO účtuje podle Zákona o účetnictví č. 563/91 Sb. (dále jen zákon o účetnictví, ZoÚ) v platném znění a dále dle Prováděcí vyhlášky č. 410/09 Sb. (dále jen Prováděcí vyhláška, PV). V souladu s 9 ZoÚ DSO vede účetnictví v plném rozsahu. Kromě těchto zákonných ustanovení aplikuje DSO v potřebné míře jak v této, tak v dalších směrnicích odpovídajícím způsobem České účetní standardy (ČÚS) zveřejňované ve Finančním zpravodaji, v platném znění (tj. číselná řada 7xx). V rámci Prováděcí vyhlášky účtuje DSO podle účtového rozvrhu vytvořeného na základě zde uvedené směrné účtové osnovy (ta v souladu s novelou ZoÚ č. 304/08 Sb., 14 určuje ve vybraných případech uspořádání a označení analytických a podrozvahových účtů). Při výběru syntetických účtů do tohoto účtového rozvrhu vychází DSO z výše uvedené směrné účtové osnovy, a dále z potřeb pro předávání účetních záznamů a zápisů v účetních knihách na základě technické vyhlášky. Volba při členění účtů při sestavení účtového rozvrhu je provedena v rozsahu nutném pro zaúčtování všech účetních případů a pro sestavení účetní závěrky. Základním ukazatelem plnění rozpočtu jsou výdaje neboli úbytky přidělených finančních prostředků. Základním ukazatelem rozpočtové činnosti DSO jsou náklady, které se sledují v účtové třídě 5 na k tomu vyčleněných analytických účtech a výnosy plynoucí z této činnosti v účtové třídě 6. Účtový rozvrh prokazuje obsah účetních knih, slouží ke kontrolní činnosti předmětu účetnictví a také k jeho úplnosti. Je důležitou písemností pro externí kontrolní orgány. DSO sestavuje účtový rozvrh dle 14 Zák. o účetnictví, tj. uvádí minimálně syntetické účty k zaúčtování všech účetních případů daného účetního období. Dle potřeby je účtový rozvrh doplňován písemným dodatkem. Účtový rozvrh platí jedno účetní období, v případě, že v něm nejsou k 1. dni následujícího účetního období prováděny změny, platí i pro další účetní období. Nákladové a výnosové účty, které účetní jednotka používá jsou součástí účtového rozvrhu. Při vytváření analytických účtů postupuje DSO dle Českého účetního standardu č. 701. a) členění podle jednotlivých druhů majetku, hmotně odpovědných osob, případně podle míst uložení či umístění majetku, b) zatížení majetku zástavním právem nebo věcným břemenem, popřípadě převedené nebo poskytnuté zajištění, c) změna reálné hodnoty u majetku k prodeji podle 64 odstavce 1 vyhlášky, d) další významné skutečnosti, například u pohledávek členění podle jednotlivých dlužníků, 2
e) členění závazků podle jednotlivých věřitelů, f) členění na českou a cizí měnu v případech stanovených v 4 odst. 12 zákona, g) členění pro účely přenesu účetních záznamů do centrálního systému účetních informací státu podle technické vyhlášky o účetních záznamech a podle jiných právních předpisů, h) členění pro účely sestavení přílohy podle 45 PV a podle závazného vzoru uvedeného v příloze č. 5 PV, i) členění rozpočtových příjmů a výdajů v souladu s vyhláškou č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě, ve znění pozdějších předpisů, zejména novely č. 357/2009 Sb., j) oddělené sledování nákladů, výnosů a výsledků hospodaření za hlavní a hospodářskou činnost, k) členění pro daňové účely, tzn. Pro transformaci účetního výsledku hospodaření před zdaněním na daňový základ vymezený zákonem o daních z příjmů, zejména pokud jde o výdaje na dosažení, zajištění a udržení příjmů a zdaňované příjmy, pro potřeby daně z přidané hodnoty, spotřebních daní, apod., l) členění pro potřeby zúčtování s institucemi sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění, m) členění z hlediska potřeb finančního řízení účetní jednotky, Účetní zápisy provádí DSO v souladu s ČÚS č. 701 k okamžiku uskutečnění účetního případu, tj. ke dni, ve kterém dojde ke splnění dodávky, vzniku závazku, platbě závazku, vzniku pohledávky, inkasu pohledávky, postoupení pohledávky, vkladu pohledávky, poskytnutí či přijetí zálohy, převzetí dluhu, zjištění manka, schodku, přebytku či škody, pohybu majetku uvnitř účetní jednotky a k dalším skutečnostem vyplývajícím ze zvláštních právních předpisů nebo z vnitřních poměrů účetní jednotky, které jsou předmětem účetnictví a které v účetní jednotce nastaly, popř. existují odpovídající listiny (účetní záznamy) týkající se účetních případů ( např. bankovní výpisy). Nákladové a výnosové účty jsou rozlišeny analytikami. Rozčlenění je uvedeno v příloze č. 2 - v "Rozpisu účtového rozvrhu" ( náplně jednotlivých účtů). V příloze č. 2 této směrnice je uveden aktuální účtový rozvrh. Aktuální účtový rozvrh je zakládán /archivován/ spolu s roční účetní závěrkou daného účetního období. DSO používá tyto účetní knihy: 1) Účetní deník Deník obsahuje tyto údaje: číslo dokladu, datum uskutečnění případu a jeho zaúčtování, popis účetního případu, částka v Kč, resp. v cizí měně, účtovací předpis. Účetní knihy /deníky/ jsou tištěny ročně, jde o deníky dodavatelů, odběratelů, majetku. Deníky jsou sumarizovány a zúčtovány v měsíční závěrce. V tomto momentě dochází i k přenosu měsíčních údajů z deníků do hlavní knihy. V denících jsou účetní zápisy uspořádány z hlediska časového /chronologického/, těmito zápisy se prokazuje zaúčtování všech účetních případů v účetním období. 2) Hlavní kniha V hlavní knize jsou účetní zápisy uspořádány z hlediska věcného /systematicky/. Ta obsahuje následující informace: zůstatky účtů ke dni otevření hlavní knihy, obraty MD a D za v systému filtrované období měsíc, zůstatky účtů ke dni sestavení účetní závěrky. V souladu s novelou ZoÚ č.304/2008 Sb., 13 odst. 2, jsou souhrnné obraty uváděny denně. 3
3) Kniha podrozvahových účtů V souladu s ČÚS č. 701, bod 4) používá DSO podrozvahové účty v účtových skupinách 90-99 pro sledování důležitých skutečností podstatných pro posouzení majetkoprávní situace a našich ekonomických zdrojů. Na těchto účtech sledujeme zejména: najatý majetek, majetek svěřený do úschovy, závazky ze smluvních pokut a úroků z prodlení, odepsané pohledávky, přijaté a poskytnuté záruky a zástavy, závazky a pohledávky z leasingu. Členění podrozvahových účtů je voleno pro účely správného vyplnění přílohy účetní závěrky s údaji požadovanými přílohou č. 5 PV. Účet 999 je používán v souladu s bodem 4.3 ČÚS č. 701 jako účet vyrovnávací. Podrozvahové účty jsou součástí tiskového výstupu v rámci hlavní knihy, nevstupují však do rozvahy a výkazu ZZ, ale údaje z nich jsou obsaženy v příloze účetní závěrky ve členění podle přílohy č. 5 PV. V souladu s novelou ZoÚ č. 304/2008 Sb., 25 se oceňují jiná aktiva a jiná pasiva (kterých je účtováno v podrozvaze) předpokládanou výší ocenění této položky. 4) Knihy analytických účtů Ty podrobně rozvádějí účetní zápisy hlavní knihy a obsahují: číslo úč. záznamu, datum uskutečnění případu a jeho zaúčtování, popis účetního případu, částka MD, D, zůstatek. Tisková sestava (na obrazovku, na papír) je vygenerována na základě nastavení filtrace dat. 5) Ostatní účetní knihy V rámci ostatních účetních knih, nedefinovaných ZoÚ používáme: knihu majetku (aj.). DSO vede účetnictví v peněžních jednotkách české měny, DSO vede své účetnictví jako soustavu účetních záznamů, dle 4 odst. 4, tzn. každá informace je zachycena účetním dokladem. V souladu s novelou ZoÚ č. 304/08 Sb., 33 používá obec účetní záznamy ve formě listinné. Na účetní záznamy vytvořené ve smíšené formě je podpisový záznam připojen jako vlastnoruční podpis v listinné části. Pro zpracování účetnictví je použit program firmy TRIADA Praha. Za správné nastavení a využívání informačního systému odpovídá hlavní účetní, ve spolupráci s programátorem. Aby doklady, které DSO přijímá i vystavuje, mohly být zúčtovány účetním zápisem do účetního systému jako řádné účetní /daňové/ doklady, musí splňovat dále uvedené předepsané požadavky na účetní záznamy. Doklady, které nesplňují předepsané požadavky na účetní a daňové doklady, jsou vraceny k doplnění. NÁLEŽITOSTI DOKLADŮ A/ Dodavatelské doklady l) Doklad od neplátce DPH - může to být "paragon" i "faktura", bez ohledu na výši částky. Musí obsahovat: - označení účetního dokladu - co je předmětem koupě, na kterou je vystaven doklad (obsah účetního případu) - označení účastníků, tj. dodavatele a odběratele - zde musí být uveden zejména správný název našeho městyse. Při nákupu za hotové /tj. většinou na paragon/ je možno tuto náležitost doplnit otiskem našeho razítka - peněžní částku, nebo informace o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství - okamžik vyhotovení účetního dokladu /a okamžik uskutečnění úč. případu, pokud se neshoduje s okamžikem vyhotovení dokladu/ 4
- podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ (tj. podpis našeho zaměstnance, který si výkon objednal, či za něj zodpovídá) a to buď vlastnoruční podpis, zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, nebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě. Dále musí účetní doklad obsahovat podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Tento požadavek na účetní doklad je zajištěn technickou formou přístupového hesla do účetního systému pro osobu odpovědnou za zaúčtování účetního dokladu do účetnictví. V souladu s novelou ZoÚ 11 je DSO umožněno, aby výše uvedené náležitosti účetního dokladu nebyly pouze na jednom účetním záznamu. Zároveň je umožněno, aby více účetních případů bylo v rámci jednoho souhrnného dokladu, při dodržení zásady průkaznosti. DSO využívá rovněž možnosti, že podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování je společný pro více účetních dokladů. B/ Odběratelské doklady DSO provádí /pro aktuální informace o svém hospodaření/ měsíční účetní závěrky. Na plnění poskytnutá odběratelům jsou účetní doklady vystavovány bez zbytečného odkladu, po zjištění skutečností, které se těmito doklady zachycují. Za okamžik vyhotovení účetního dokladu je vždy uveden den jeho skutečného vystavení. Tyto doklady splňují požadavky kladené na účetní (daňové) doklady, dle bodu A). C/ Povinnosti organizace ve vztahu k obchodním listinám DSO v souladu s novelou Obchodního zákoníku č. 344/07 Sb. 13 a) uvádí na své objednávky, obchodní dopisy, faktury, smlouvy a internetové stránky údaj o své firmě, jménu nebo názvu, sídle nebo místu podnikání a IČ. Dále údaj o zápisu v OR vč. spisové značky (u organizace zapsané v obch. rejstříku), u ostatních zde nezapsaných organizací údaj o zápisu do jiné evidence, v níž je organizace zapsána. OBĚH DOKLADŮ A) Přijaté faktury (zkratka FP) Přijatou fakturu přijímá a datumovacím razítkem orazí účetní, poté zapíše fakturu do elektronické knihy faktur, kde je faktuře automaticky přiděleno interní číslo (v rámci interní číselné řady vzestupně vždy za kalendářní rok). Účetní vytiskne průvodku a neprodleně předá fakturu s průvodkou předsedovi DSO, popřípadě členovi správní rady, který provede kontrolu věcné a početní správnosti a stvrdí ji podpisem. Po vyslovení souhlasu s proplacením faktury vrací předseda DSO ( správní rada ) fakturu účetní, která provede úhradu prostřednictvím příslušné banky. Pokud by nemohla být tato služba příslušnou bankou využita, vypíše účetní papírový převodní příkaz a osobně bance předá. K provedení platby je třeba dvou podpisů, tzv. připodepsání.k podpisu jsou oprávněny tři osoby. Předseda DSO, jeden člen správní rady a účetní. Po provedení platby (viz bankovní výpis) zaúčtuje účetní fakturu dle předkontace do účetnictví a zakládá do pořadače podle číselné řady v knize přijatých faktur. Na konci měsíce účetní vytiskne knihu přijatých faktur a přikládá ji do pořadače k fakturám. Omylem dodaná faktura musí být neprodleně vrácena vystavovateli. Pokud nemá předsedy DSO, ( člena správní rady ) být dodavatelská faktura uhrazena, vrátí se s písemným odůvodněním přímo dodavateli. Kopii odůvodnění spolu s kopií faktury účetní založí do korespondence. Celá kniha došlých faktur je pak vytištěna vždy k 31.12. daného roku. B) Další platby (zkratky DPL) 5
Jedná se o platby mimo fakturu prováděné na základě smluv, vydaných splátkových kalendářů, výzev k platbě, Účetní vystaví k těmto platbám průvodku a neprodleně předá fakturu s průvodkou předsedovi DSO ( členovi správní rady ), který provede kontrolu věcné a početní správnosti a stvrdí ji podpisem. Po vyslovení souhlasu s proplacením faktury vrací předseda DSO ( člšn správní rady ) fakturu účetní, která provede úhradu DPL stejně, jako provádí úhradu došlých faktur. C) Vydané faktury (zkratka FV) Účetní na základě podkladu (od starosty popř. zástupce starosty) vystaví prostřednictvím systému TRIADA fakturu, označenou číselnou řadou po sobě jdoucí,vždy na jeden kalendářní rok. Fakturu vytiskne dvakrát, opatří razítkem DSO a svým podpisem. Jedno vyhotovení odešle odběrateli a druhé ponechá spolu s podkladem a průvodkou vydané faktury, která obsahuje předpis zaúčtování, na DSO. Vystavená faktura je zaúčtována až po zaplacení odběratelem (přechod přes bankovní výpis). Uhrazená faktura se zakládá do pořadače podle číselníku vydaných faktur. Knihu vydaných faktur tiskne účetní na konci měsíce a přikládá ji do pořadače k výpisům a fakturám. Celá kniha dalších příjmů je pak vytištěna vždy k 31.12. daného roku. D) Další příjmy (zkratka DP) Jedná se např. o příjmy z Finančního úřadu, dotace apod. Tyto příjmy jsou evidovány v knize dalších příjmů. Je k nim vystavena průvodka s uvedením účelu platby a účetní předkontací. Na průvodce stvrzuje podpisem věcnou a početní správnost a příkazce operace předseda DSO ( člen správní rady ), dále a účetní DSO. Průvodka je přikládána k výpisu z BÚ, na kterém je tento příjem. Podle pořadí je tento výpis z BÚ zařazen do šanonu. Kniha příjmů je vytištěna měsíčně a je založena u faktur a výpisů z účtu. Celá kniha dalších příjmů je pak vytištěna vždy k 31.12. daného roku. E) Bankovní výpisy DSO má bankovní účet vedený u : České spořitelny Česká spořitelna ČS 489197389/0800 ( běžný účet ) Účetní si výpisy denních transakcí tiskne sama prostřednictvím internetové služby ČS a tyto výpisy zakládá do pořadačů společně se soupisem souhrnných účetních dokladů za jednotlivé dny. Do pořadače je založen i souhrn účetních dokladů za příslušný měsíc. Účetní založí k příslušnému měsíci v závěsných deskách originální výpisy z účtu zaslané bankou poštou. F) Interní doklady (zkratka ID) Tento typ dokladů je používán k opravám chybného účtování. Dále se používá k zaúčtování předpisu mezd. z G) Personalistika a mzdy Pracovní smlouvy a dohody o provedení práce se zaměstnanci uzavírá předseda DSO. 6
MAJETEK Majetek DSO je evidován elektronicky v programu firmy Triada..Majetek eviduje a zařazuje účetní DSO. Dlouhodobý nehmotný majetek(dnm)=účtová třída 001X je majetek jehož pořizovací cena je vyšší než 60.000,--Kč v jednotlivém případu a doba použitelnosti je delší než 1 rok. Drobný dlouhodobý nehmotný majetek(ddnm) je majetek jehož ocenění je v rozmezí od 7.000,-- do 60.000,--Kč včetně a doba použitelnosti je delší než 1 rok. DNM a DDNM se účtuje a eviduje takto: 012 XX = nehmotné výsledky výzkumů a obdobné činnosti, 013 XX = software, 014 XX = ocenitelná práva, 018 XX = drobný dlouhodobý nehmotný majetek, 019 XX = ostatní dlouhodobý nehmotný majetek. Pořízení dlouhodobého nehmotného majetku účtujeme na účtu 041 XX a poskytnuté zálohy na dlouhodobý nehmotný majetek účtujeme na účet 051 XX. Uspořádací účet technického zhodnocení dlouhodobého nehmotného majetku je 044 XX. Dlouhodobý hmotný majetek (DHM)=účtová třída 02X je majetek jehož pořizovací cena je vyšší než 40.000,--Kč a doba použitelnosti delší než 1 rok. Drobný dlouhodobý hmotný majetek(ddhm) je majetek jehož ocenění je v rozmezí od 3.000,-- do 40.000,-- včetně a doba použitelnosti je delší než 1 rok. Majetek v hodnotě pořízení od 500,- Kč do 3.000,--Kč u něhož je předpokládaná doba upotřebitelnosti delší než 1 rok je účtován na položky 5132, 5139 a organizaci XXXX dále je veden v operativní evidenci a na konci roku zaúčtován na podrozvahové účty (902 xx X 999 xx). DHM a DDHM se účtuje a eviduje takto: 021 XX = stavby, 022 XX = samostatné movité věci a soubory movitých věcí, 028 XX = drobný dlouhodobý hmotný majetek, 029 XX = ostatní dlouhodobý hmotný majetek 031 XX = pozemky, 032 XX = umělecká díla. Pořízení dlouhodobého hmotného majetku účtujeme na účtu 042 XX a poskytnuté zálohy na dlouhodobý hmotný majetek účtujeme na účet 052 XX. Uspořádací účet technického zhodnocení dlouhodobého hmotného majetku je 045 XX. Ostatní dlouhodobý finanční majetek je účtován a evidován na účtu 069 XX a pořízení dlouhodobého finančního majetku na účtu 043 XX a poskytnuté zálohy na dlouhodobý finanční majetek na účtu 053 XX. Další majetková evidence na majetkových účtech: 061 XX = majetkové účasti v podnicích s rozhodujícím vlivem, 062 XX = majetkové účasti v osobách s podstatným vlivem, 063 XX = dluhové cenné papíry držené do splatnosti, 067 XX = dlouhodobé půjčky, 7
068 XX = Termínované vklady dlouhodobé, 069 XX = ostatní dlouhodobý finanční majetek. Odpisy dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku jsou prováděny podle schváleného odpisového plánu platného od 12.12.2011. Dlouhodobý majetek určený k prodeji se vždy oceňuje reálnou hodnotou. Oprávky k DHM a DNHM se účtují na tyto účty: 072 XX = Oprávky k nehmotným výsledkům výzkumu a vývoje 073 XX = Oprávky k software 074 XX = Oprávky k ocenitelným právům 078 XX = Oprávky k drobnému dlouhodobému nehmotnému majetku 079 XX = Oprávky k ostatnímu dlouhodobému nehmotnému majetku 081 XX = Oprávky ke stavbám 082 XX = Oprávky k samostatným movitým věcem a souborům movitých věcí 085 XX = Oprávky k pěstitelským celkům trvalých porostů 088 XX = Oprávky k drobnému dlouhodobému hmotnému majetku 089 XX = Oprávky k ostatnímu dlouhodobému hmotnému majetku EVIDENCE POHLEDÁVEK Evidence pohledávek je vedena elektronicky v programu Triada. Tuto evidenci vede účetní. U jednotlivých druhů poplatků je zapsáno jméno a adresa plátce, předepsaná částka, uhrazená částka a případně nedoplatek tohoto poplatku. Na konci roku účetní jednotlivé poplatky sečte a udělá celkovou rekapitulaci jednotlivých poplatku a celkové předpisy, celkové platby a nedoplatky celkem sepíše k 31.12. běžného roku do knihy pohledávek. Odpis pohledávek provádíme od výše =20.000,--Kč. ROZPOČET Správcem rozpočtu je předseda DSO. Na tvorbě rozpočtu obce spolupracuje správní rada DSO a účetní. Rozpočet je poté schválen valnou hromadou. Rozpočtová opatření provádí účetní DSO a předává k odsouhlasení správní rady. HARMONOGRAM UZÁVĚRKOVÝCH PRACÍ Veškerá účetní agenda je vedena formou podvojného účetnictví průběžně během kalendářního roku. Měsíčně je prováděna uzávěrka a formou výkazu o plnění rozpočtu FIN 2-12M je předána prostřednictvím CSÚIS (centrální systém účetních informací státu) elektronicky ke zpracování Ministerstvu financí ČR. 8
Čtvrtletně jsou pak Ministerstvu financí ČR prostřednictvím CSÚIS zasílány spolu s výkazem FIN 2-12M ještě Rozvaha, Výkaz zisku a ztráty, Příloha-územní samosprávné celky. Účetní jednotka jmenovala fyzickou osobou zodpovědnou za přenos dat z DSO do CSÚIS účetní městyse p. Jelínkovou Pavlu. Na konci každého roku, zpravidla v druhé polovině měsíce prosince se uskuteční inventarizace majetku, zásob, účtů, pohledávek a závazků, která probíhá dle platné Směrnice k provádění inventarizace majetku a závazků DSO Závěrečné ustanovení Projednáno a schváleno na valné hromadě dne 23.11.2015. Tato směrnice nabývá účinnost zpětně od 23.6..2015 Účinností této směrnice pozbývá platnost směrnice č.1/2010 9
Příloha č.1 k Vnitřní směrnici pro vedení účetnictví DSO Podpisové vzory DSO Region Taxis Bohemia Příkazce operace - Milan Moc. - Jitka Sluková. hlavní účetní Věcně a početně přezkoušel - Pavla Jelínková.. - Milan Moc.. - Jitka Sluková.. Osoba odpovědná za zaúčtování - Pavla Jelínková.. 10
Příloha č.2 k Vnitřní směrnici pro vedení účetnictví DSO Účtový rozvrh 11