Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci str. 1 Škoda způsobená zaměstnancem zaměstnavateli Zákoník práce upravuje náhrady škody v pracovněprávních vztazích v ust. 248 až 275. odle subjektů, na něž dopadá odpovědnost za vzniklou škodu, rozlišujeme odpovědnost zaměstnance za škodu způsobenou zaměstnavatelem a odpovědnost zaměstnavatele za škodu způsobenou zaměstnanci. Škodu lze definovat jako majetkovou újmu vyčíslitelnou v penězích. řípady, kdy zaměstnanec způsobí svému zaměstnavateli škodu, je nutné vyřešit nejen po právní stránce, ale vzniklou škodu je také nutné správně daňově posoudit a zaúčtovat. Zaměstnavatel při likvidaci škody postupuje podle zákoníku práce, podle občanského zákoníku, zákona o daních z příjmů, zákona o účetnictví, ale také v souladu s ujednáním v kolektivní smlouvě, případně s nařízením stanoveným vnitřním předpisem. odle zákoníku práce rozlišujeme čtyři typy odpovědnosti zaměstnance za škodu způsobenou zaměstnavateli: 1. Obecná odpovědnost. 2. Odpovědnost za nesplnění povinností k odvracení škody. 3. Odpovědnost za schodek na hodnotách svěřených k vyúčtování. 4. Odpovědnost za ztrátu svěřených předmětů. Ekonomická charakteristika
str. 2 Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci V rámci pracovní činnosti však může zaměstnanec způsobit škodu nejen zaměstnavateli, ale i třetí osobě. Obecně platí, že v těchto případech je osobou odpovídající za škodu třetím osobám vždy zaměstnavatel. To znamená, že poškozená osoba se bude obracet na zaměstnavatele a s ním bude také jednat o náhradě škody. A až následně bude zaměstnavatel vymáhat škodu po svém zaměstnanci. říklad 1 Zaměstnanec při pracovní cestě služebním automobilem narazil do rodinného domu třetí osoby pana Holíka a tím jej značně poškodil. Organizace byla povinna panu Holíkovi vyplatit náhradu škody. Následně zaměstnavatel zaměstnanci prokázal míru zavinění a uplatňoval na něm náhradu škody. ovinnost organizace nahradit škodu třetí osobě vyplývá z obecně platných právních předpisů (obchodní zákoník, občanský zákoník, zákoník práce). Náklady spojené s náhradou škody třetí osobě jsou v neomezené výši daňově uznatelné. V případě vzniklé škody by měl zaměstnavatel celou záležitost pečlivě prošetřit a následně projednat se zaměstnancem. Mimo prokázání zavinění (např. nedodržení bezpečnostních předpisů, se kterými byl zaměstnanec prokazatelně seznámen) musí být projednána také výše náhrady škody a způsob její úhrady. V průběhu řízení je mimo jiné také nutné rozlišit, zda ke škodě došlo v přímé souvislosti s plněním pracovních úkolů nebo v jiné souvislosti. ři posuzování odpovědnosti zaměstnance je nutné zjistit všechny okolnosti vzniku škody, neboť od správného posouzení škody z právního hlediska se odvíjí postup při účtování a daňovém posuzování jednotlivých případů. ro odpovědnost zaměstnance za škodu způsobenou zaměstnavateli je typické, že jde zásadně o odpovědnost za zavinění. Zákoník práce rozlišuje odpovědnost zaměstnance na:
Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci str. 3 tzv. obecnou odpovědnost, zvláštní odpovědnost. Tyto odpovědnosti se vzájemně liší nejen z pohledu osobní odpovědnosti zaměstnance za škodu, ale i pokud jde o její náhradu a její velikost. Ad. 1 Obecná odpovědnost, 250 zákoníku práce Zaměstnanec odpovídá zaměstnavateli za škodu, kterou mu způsobil zaviněným porušením povinností při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním. Nárok na náhradu škody od zaměstnance zaměstnavateli vzniká pouze tehdy, pokud prokáže zaměstnancovo zavinění. Ke vzniku odpovědnosti zaměstnance je třeba, aby nastaly následující předpoklady: porušení povinností, vznik škody, příčinná souvislost mezi porušením povinností a vznikem škody, zavinění zaměstnance. Z uvedených skutečností vyplývá, že zaměstnanec odpovídá jen za tu škodu, kterou zavinil porušením pracovních povinností a která z toho důvodu skutečně vznikla. Neodpovídá za tu část škody, která byla způsobena porušením povinností ze strany zaměstnavatele, jiného zaměstnance nebo zaviněním třetích osob. Na rozdíl od běžné občanské odpovědnosti, podle které ten, kdo škodu způsobil, má povinnost nahradit veškerou škodu, je výše náhrady škody způsobené při výkonu zaměstnání omezena.vzniklou škodu může zaměstnanec odčinit především uvedením v předešlý stav. Jinak nesmí náhrada škody plynoucí z obecné odpovědnosti přesáhnout 4,5násobek průměrného měsíčního výdělku zaměstnance. Toto omezení ovšem neplatí v případech, jestliže škoda byla způsobena v opilosti nebo po zneužití
str. 4 Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci návykových látek a nebo byla-li škoda způsobena úmyslně. Jestliže za škodu odpovídá více zaměstnanců, je každý povinen hradit poměrnou část škody podle svého zavinění. Jde o dělenou odpovědnost, neboť solidární odpovědnost upravená v občanském zákoníku, v zákoníku práce neplatí. říklad 2 Zaměstnanec byl vyslán na pracovní cestu služebním vozidlem. Dodržel všechny podmínky stanovené zaměstnavatelem pracovní cestu vykonal ve stanovený den, do určeného místa, vozidlo parkoval na vyhrazeném místě apod. V průběhu pracovní cesty, kdy měl zaměstnanec služební vozidlo zaparkované na vyhrazeném místě, bylo vozidlo poškozeno neznámým pachatelem. Zaměstnavatel po prošetření záležitosti došel k závěru, že zaměstnanec dodržel všechny nařízení a předpisy a za vzniklou škodu neodpovídá. říklad 3 Mzdová účetní způsobila svému zaměstnavateli škodu ve výši 6 000 Kč tím, že vyplatila zaměstnanci panu Holému vyšší nemocenské dávky. an Holý výplatu vyšších dávek nezavinil a odmítl přeplatek zaměstnavateli vrátit. Z uvedených skutečností vyplývá, že byly splněny předpoklady obecné odpovědnosti. V popisovaném případě měla organizace v souladu s ujednáním v kolektivní smlouvě zřízenu komisi, která se likvidací škod zabývala. Komise po přezkoumání souvisejících okolností omezila odpovědnost mzdové účetní na 50 %. Komise rozhodla, že zbývajících 50 % škody zavinil zaměstnavatel, neboť nezajistil dostatečné personální obsazení (ve mzdové účtárně obvykle pracují 3 pracovnice a v době vzniku škody byly dvě pracovnice nemocné). Zaměstnavatel se také mohl rozhodnout, že náhradu škody po mzdové účetní vymáhat nebude, neboť tuto povinnost zákoník práce neukládá.
Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci str. 5 říklad 4 Zaměstnanec organizace pan Volek způsobil nesprávnou manipulací se stavebním strojem škodu na automobilu třetí osoby. Zaměstnanec byl řádně seznámen s obsluhou stroje, ovšem z nedbalosti nedodržel všechny předpisy. ři šetření škody bylo prokázáno, že se nejednalo o úmysl, zaměstnanec nevykonával práci pod vlivem alkoholu. růměrný měsíční výdělek pana Volka činí 15 000 Kč. Zaměstnavatel je oprávněn požadovat po zaměstnanci náhradu škody maximálně ve výši 4,5násobku průměrné mzdy, tj. 67 500 Kč. říklad 5 okud by pan Volek způsobil škodu pod vlivem alkoholu, má zaměstnavatel nárok na náhradu škody v plné výši. okud by nastal případ, že zaměstnanec způsobí škodu úmyslně (např. z důvodu, aby se zaměstnavateli pomstil za snížení platu), může zaměstnavatel požadovat i náhradu ušlého zisku. V novém zákoníku práce není stanovena odpovědnost zaměstnance za škodu způsobenou vadnou prací (vyrobení zmetku). Vyrobí-li zaměstnanec vadný výrobek, bude mu za vykonanou práci příslušet mzda (plat nebo odměna z dohod o provedení práce). V tomto případě zaměstnanec odpovídá za vzniklou škodu podle zásad obecné odpovědnosti a bude povinen ji uhradit do výše limitované čtyř a půlnásobkem průměrného měsíčního výdělku. Tyto škody nejčastěji vznikají u manuálně pracujících zaměstnanců při výrobě, montáži, opravách apod. Škoda způsobená vyrobením neshodného výrobku spočívá v nákladech vynaložených na materiál, režii, mzdy a nutné opravy. Organizace při kalkulaci ve většině případů s těmito nedokonalými výrobky počítají, protože jsou součástí výrobního procesu a spojené náklady se promítnou do konečné ceny výrobku. Většinou bývá na zmet- Škoda způsobená vyrobením neshodných výrobků (zmetků)
str. 6 Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci kovitost podle povahy výrobku určeno procento výrobních nákladů, které je zahrnuto do kalkulačního vzorce. říklad 6 Organizace zaváděla novou výrobu. Zjistila skutečnou zmetkovitost ve výši 1% (ze 300 vyrobených kusů byly vyrobeny tři neshodné výrobky). o prověření této hodnoty v delším časovém úseky bylo procento zmetkovitosti ve výši 1% zahrnuto do kalkulačního vzorce. Z daňového hlediska se tyto výrobky nepovažují za škodu, ale za technologické úbytky zásob. okud je hodnota zmetku (jeho část) na základě interního předpisu zaměstnancem uhrazena, jedná se u zaměstnavatele o zdanitelný příjem. Ad 2. Odpovědnost za nesplnění povinností k odvracení škody, 251 zákoníku práce Odpovědný je zaměstnanec, který nesplnil svoji zákonnou povinnost k odvracení škody, ačkoli by tím bylo zabráněno vzniku škody, a škodu není možno uhradit jinak. Zaměstnavatel může po zaměstnanci požadovat, aby se zaměstnanec podílel na náhradě vzniklé škody, a to v rozsahu přiměřeném okolnostem případu. Nový zákoník práce upravuje tento druh odpovědnosti zaměstnance zaměstnavateli obdobně jako původní zákoník práce. Nová právní úprava však již neobsahuje (tak jako starý zákoník práce) část, podle které zaměstnavatel při stanovení náhrady škody přihlédne k osobním a majetkovým poměrům zaměstnance. Důvodem je skutečnost, že zaměstnavatel nemá právo zjišťovat osobní a majetkové poměry a zaměstnanec nemá povinnost je zaměstnavateli sdělovat. Mnozí zaměstnanci nechtějí donášet na své spolupracovníky a z toho důvodu nadřízené na hrozící škodu neupozorní. okud zaměstnanec neupozorní na hrozící škodu vedoucího pracovníka a ke vzniku škody dojde, v zásadě za ni zaměstnanec odpovídá (i když ji sám konkrétně nezpůsobil).
Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci str. 7 Výše náhrady škody může činit maximálně trojnásobek průměrného měsíčního výdělku zaměstnance. Ad 3. Odpovědnost za schodek na hodnotách svěřených k vyúčtování 252 zákoníku práce Zaměstnanec odpovídá v plné výši za svěřené hodnoty pokud s ním byla uzavřena dohoda o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování. Nový zákoník práce již nepoužívá pojem dohoda o hmotné odpovědnosti. Svěřenými hodnotami se rozumí např. hotovost, ceniny, zboží, zásoby materiálu, bloky na benzín nebo naftu, vratné obaly apod. K náhradě hodnot svěřených k vyúčtování zaměstnanci lze svěřit pouze hodnoty, které jsou předmětem obratu nebo oběhu a s nimiž má zaměstnanec možnost osobně disponovat po celou dobu, po kterou mu byly svěřeny. okud tato podmínka nebude splněna a zaměstnavatel zaměstnanci znemožní se svěřenými hodnotami nakládat, může se zaměstnanec zčásti nebo i zcela odpovědnosti za schodek zprostit. ředmětem této zvýšené odpovědnosti nemohou být hodnoty, které nejsou předmětem obratu nebo oběhu např. inventář kanceláře, dílny nebo prodejny (nábytek, kontrolní váhy, psací stroje, obrazy apod.). Výše náhrady škody může činit při individuální odpovědnosti skutečně vzniklou škodu. odmínkou odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách je řádné uzavření pracovní smlouvy a dohody o odpovědnosti. Dohodu lze uzavřít i se zaměstnancem, který u zaměstnavatele pracuje na základě dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti. Uplatňuje-li zaměstnavatel vůči zaměstnanci odpovědnost za schodek, je povinen v případném sporu dohodu o odpovědnosti předložit. Bez existence dohody o odpovědnosti nemůže být náhrada škody na svěřených hodnotách uplatněna. Do- Dohoda o odpovědnosti
str. 8 Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci hoda o odpovědnosti musí být uzavřena písemně a nejdříve v den, kdy zaměstnanec dosáhne 18 let věku. Normy přirozených úbytků Inventarizace Účetní jednotka má možnost (nikoli však povinnost) stanovit si interní směrnicí normy přirozených úbytků. Takovéto normy je možné sestavovat až na základě podrobných propočtů a zjištění v konkrétních podmínkách dané ÚJ. Stanovená norma musí být ekonomicky odůvodněná a v případě změny podmínek aktualizovaná. Každá ÚJ si musí stanovit normy přirozených úbytků sama podle svých vlastních poznatků, nemůže převzít normy jiné ÚJ, a to i když má obdobnou činnost. Na druhou stranu bude kontrolní orgán, pravděpodobně výši norem u jednotlivých organizací s obdobnou činností porovnávat. Určité rozdíly lze samozřejmě vysvětlit a prokázat. Stejně jako v původním zákoníku práce nestanoví ani nový zákoník práce jako podmínku platnosti dohody o odpovědnosti provedení inventarizace. Její neprovedení nemá za následek neplatnost dohody o odpovědnosti, ale může způsobit problémy při dokazování a likvidaci manka či schodku. odle zákoníku práce se inventarizace provádí při uzavření dohody o odpovědnosti, při jejím zániku, při výkonu jiné práce, při převedení zaměstnance na jinou práci nebo na jiné pracoviště, při jeho přeložení a při skončení pracovního poměru. Ostatní termíny inventarizace řeší zákon o účetnictví v ust. 29. Inventarizace je proces zjišťování skutečného stavu majetku a závazků prováděný za účelem zjištění, zda účetní údaje odpovídají skutečnosti. Ke zdokladování inventur je nutné vyhotovit samostatné inventurní soupisy, jejichž obsahové náležitosti vymezuje ust. 30 odst. 2 zákona o účetnictví. Dokladová inventura. odstata dokladové inventury spočívá v tom, že se stav majetku ověřuje jen pomocí různých písemností. Těmi mohou být např. různé smlouvy, faktury, dodací listy, účetní doklady dokumentace apod.
Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci str. 9 Fyzickou inventuru je nutné provést u všeho majetku, který lze zjistit spočítáním, změřením, zvážením apod. Jedná se zejména o zásoby materiálu, zboží, pokladní hotovost, ceniny, dlouhodobý majetek apod. I přes současné možnosti, kdy jsou organizace vybaveny nejrůznějšími čidly, snímači, elektronickými snímači apod., bude pravděpodobně nezbytná fyzická přítomnost člověka. Fyzický kontakt mezi členem inventarizační komise a předmětným majetkem bude jistě nezbytný. Schéma 1 Zjednodušený proces inventarizace INVENTARIZACE FYZICKÁ INVENTURA DOKLADOVÁ INVENTURA SKUTEČNÝ STAV ZÁSOB ÚČETNÍ STAV ZÁSOB OROVNÁNÍ MANKO STAV BEZ ROZDÍLU ŘEBYTEK S Schéma 2 Zjednodušené znázornění postupu organizace po zjištění inventarizačního rozdílu INVENTARIZACE Rozdíl zjištěný inventarizací do předem stanovené normy, nad předem stanovenou normu ZJIŠTĚNÝ ROZDÍL (MANKO DO STANOVENÉ NORMY) Tento rozdíl je považován za součást spotřeby (např. prodeje). Do předem stanoveného limitu se jedná o daňově uznatelný náklad. S ZJIŠTĚNÝ ROZDÍL (MANKO NAD STANOVENOU NORMU) ři zjištění rozdílu je nutné určit odpovědné osoby a stanovit výši náhrady škody. Manko je daňově uznatelné pouze do výše náhrad přijatých od odpovědných osob. Škody nad rámec náhrady jsou daňově neúčinné.
str. 10 Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci říklad 7 Organizace v rámci své hospodářské činnosti provozovala prodejnu. Vnitřním předpisem byla na základě prokazatelného propočtu stanovena norma ztrát ve výši 0,578 % z dosaženého obratu. Obrat za předmětné období činil 10 mil. Kč, částka považovaná za přirozený úbytek tedy činí 57 800 Kč. Na základě dokladové inventury měl činit stav zásob 1 650 000 Kč, fyzickou inventurou byl zjištěn skutečný stav zásob ve výši 1 580 000 Kč. Inventarizací byl tedy zjištěn rozdíl (manko) ve výši 70 000 Kč. Organizace na základě stanovené normy ztrát rozdělila zjištěný inventarizační rozdíl následujícím způsobem: manko do normy ve výši 57 800 Kč. Tuto částku lze považovat za součást spotřeby a daňově ji uplatnit. Úbytky zásob v rámci stanovených norem přirozených úbytků se účtují podle charakteru zásob na účet 501 Spotřeba materiálu nebo 504 rodané zboží (úbytky do normy se neúčtují na účtu 548 Manka a škody). Manko nad stanovenou normu ve výši 12 200 Kč je škoda, kterou je nutné předepsat odpovědným zaměstnancům k náhradě. Nároky na náhrady mank a škod se účtují ve prospěch účtu 649 Jiné ostatní výnosy. V případě, že náhrada bude nižší než vzniklá škoda, např. 10 000 Kč (třeba z důvodu částečného zproštění odpovědnosti zaměstnance), bude rozdíl ve výši 2 200 Kč daňově neúčinným nákladem organizace. Ad 4. Odpovědnost za ztrátu svěřených předmětů, 255 zákoníku práce Odpovědnost zaměstnance za ztrátu svěřených předmětů je upravena v ust. 255 Z a spočívá na stejných principech jako odpovědnost zaměstnance za schodek na hodnotách svěřených k vyúčtování. Základem této odpovědnosti je dohoda o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování, zkráceně dohoda
Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci str. 11 o odpovědnosti. Obsahuje přesné označení účastníků, vymezení hodnot svěřených k vyúčtování i pracovní zařazení jednotlivých zaměstnanců. Společným znakem svěřených hodnot je to, že jsou určeny pro oběh a že s nimi má zaměstnanec možnost po celou dobu nakládat. Jedná se zejména o ochranné pracovní pomůcky, bloky na naftu nebo benzin, ale i o některé nářadí. Zaměstnanec, který odpovídá za ztrátu svěřených předmětů, je povinen nahradit ztrátu v plné výši. Zákoník práce účinný od 1. 1. 2007 nově stanoví, že zaměstnanci mohou být svěřeny předměty, jejichž hodnota převyšuje 50 000 Kč jen na základě písemné dohody o odpovědnosti za ztrátu svěřených předmětů. rávní úprava Z rovněž pamatuje na to, aby hodnotu předmětu, kdy je požadováno uzavření dohody o odpovědnosti, mohla vláda prováděcím právním předpisem zvýšit. okud zaměstnanec prokáže, že ztrátu svěřeného předmětu nezavinil, může se odpovědnosti zprostit. Jedná se zejména o případy, kdy ke ztrátě dojde náhodou bez zavinění zaměstnance, nedbalého jednání třetích osob, živelní pohromy, krádeže apod. říklad 8 Zaměstnanec pan Novosad převzal na základě písemného potvrzeni elektrické kladivo v hodnotě 35 000 Kč. o určité době zaměstnanec na příkaz svého nadřízeného půjčil kladivo jinému zaměstnanci na jiné pracoviště, kde došlo ke ztrátě tohoto nářadí. an Novosad se odpovědnosti za svěřený předmět zprostil, neboť prokázal, že on sám pracoval podle příkazů zaměstnavatele na jiném místě a o kladivo svěřené jinému zaměstnanci se nemohl starat. V případě, kdy zaměstnanec ztratí nebo poškodí svěřený předmět, způsobí zaměstnavateli škodu, kterou je nutné uhradit. Zaměstnavateli vznikne pohledávka za zaměstnancem ve výši způsobené škody. Škodu je nutné vyčíslit s ohledem na skutečnou hodnotu majetku (opotřebení
str. 12 Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci S atd). Náhrada škody tedy může být nižší, než byla hodnota majetku při jeho pořízení. Schéma 3 Rekapitulace informací souvisejících s postupem organizace při vzniku škody způsobené zaměstnancem Škoda Vznik Výše náhrady rokazování Obecná odpovědnost Zvláštní odpovědnost Vznikem pracovního poměru Smlouvou o odpovědnosti, písemnou smlouvou o svěření předmětů do 4,5násobku průměrné mzdy v případě alkoholu v plné výši v případě úmyslu v plné výši včetně ušlého zisku V plné výši Zavinění zaměstnance prokazuje zaměstnavatel. Nevinu prokazuje zaměstnanec. Zaměstnavatel není povinen zaměstnanci prokazovat zavinění. rávní úprava Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů 24 odst. 2 písm. l/ daňově účinné jsou škody vzniklé v důsledku živelní pohromy 24 odst. 2 písm. p/ daňově účinné jsou výdaje, ke kterým je poplatník povinen 25 odst. 1 písm. n/ daňově neúčinná jsou manka a škody přesahující náhrady 25 odst. 2 škodou se rozumí fyzické znehodnocení majetku Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví Část čtvrtá Způsoby oceňování Část pátá Inventarizace majetku a závazků Zákon 262/2006 Sb., zákoník práce 250 Obecná odpovědnost
Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci str. 13 251 Odpovědnost za nesplnění povinnosti k odvracení škody 252 Odpovědnost za schodek na svěřených hodnotách, které je zaměstnanec povinen vyúčtovat 253, 254 dohoda o odpovědnosti 255, 256 Odpovědnost za ztrátu svěřených předmětů 257, 258, 259 Rozsah náhrady škody 260 společná odpovědnost za schodek 261, 262, 264 Společná ustanovení o odpovědnosti zaměstnance za škodu 271 275 společná ustanovení o odpovědnosti za škodu Zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník okyn D 300 k jednotnému postupu při výkladu některých ustanovení zákona o daních z příjmů. Účtování územních samosprávných celků, příspěvkových organizací, státních fondů a organizačních složek státu se řídí zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Některá ustanovení zákona o účetnictví se provádějí vyhláškou č. 505/2002 Sb. Ve Finančním zpravodaji č. 11 12/2003 byly zveřejněny České účetní standardy pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 505/2002 Sb. ři účtování o popisované problematice budeme postupovat v souladu s postupy uvedenými v níže uvedených českých účetních standardech (ČÚS): ČÚS 506 Rozdíly zjištěné inventarizací ČÚS 514 Zásoby ČÚS 516 Zúčtovací vztahy ČÚS 517 Vztahy ke státnímu rozpočtu, k rozpočtu územních samosprávních celků, k rozpočtu orga- Základní účetní postupy
str. 14 Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci nizačních složek státu a rozpočtové a ostatní finanční účty ČÚS 518 Náklady organizačních složek státu, státních fondů a územních samosprávných celků ČÚS 519 Náklady organizačních složek státu, územních samosprávních celků a příspěvkových organizací ČÚS 520 Výnosy organizačních složek státu, územních samosprávných celků a příspěvkových organizací ři účtování o škodách způsobených zaměstnanci účetní jednotka využije zejména následující účty: 331 Zaměstnanci 112 Materiál na skladě 132 Zboží na skladě 241 Běžný účet 261 okladna 335 ohledávky za zaměstnanci 378 Jiné pohledávky 501 Spotřeba materiálu 504 rodané zboží 548 Manka a škody 649 Jiné ostatní výnosy Inventarizační rozdíly je nutné vyúčtovat do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. V účtové skupině 5 účtují územní samosprávné celky veškeré náklady vzniklé v souvislosti s provozováním hospodářské činnosti a příspěvkové organizace veškeré náklady spojené s jejich činností. Organizace neúčtují v této účtové třídě náklady rozpočtového hospodaření.
Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci str. 15 Inventarizační rozdíly u pořízeného zboží a materiálu je nutné rozlišit na úbytky do limitu stanoveného normou přirozených úbytků a nad normu. Na vrub účtu 548 Manka a škody se účtují škody na majetku manka nad stanovenou normu, s výjimkou schodku na pokladní hotovosti a cenin, které se zaúčtují vždy jako pohledávka vůči odpovědné osobě. Na vrub účtu 548 Manka a škody je nutné zaúčtovat zůstatkovou cenu dlouhodobého majetku vyřazeného v důsledku manka nebo škody. Ve prospěch účtu 649 Jiné ostatní výnosy se účtují nároky na náhradu škod a manka. Na vrub účtu 501 Spotřeba materiálu, případně 504 rodané zboží se účtují inventarizační rozdíly do výše stanovené normou ztrát. Tab. 1 ostupy účtování inventarizačních rozdílů T text MD DAL Inventarizační rozdíl účtování o zásobách způsobem A 132 (112) do stanovené normy nad stanovenou normu 504 (501) 548 Inventarizační rozdíl nad normu účtování o zásobách 548 504 (501) způsobem B ředpis náhrady od odpovědného zaměstnance 378 (335) 649 Úhrada od zaměstnance 261 (241) 378 (335) odkladem pro účtování škod jsou vnitřní účetní doklady podložené zápisy o vyřazení majetku. Inventarizační rozdíl (schodek nebo přebytek) musí být doložen zápisem o provedené inventarizaci. ostup při účtování škod způsobených zaměstnanci musí být v souladu s ujednáním v kolektivní smlouvě (nařízením ve vnitřním předpisu). V mnohých organizacích je ustanovena
str. 16 Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci škodní komise, která předmětnou záležitost posuzuje a rozhoduje o způsobu likvidace škody. Daňové hledisko okud posuzujeme škodu z hlediska zákona o daních z příjmů, je nutné postupovat v souladu s ust. 24 ost. 2 písm. l/ a 25 odst. 1 písm. n/ ZD. odle těchto ustanovení je možné škodu daňově uplatnit jen v následujících případech: Škodě nebylo možné předejít (živelní pohromy). V případech, kdy škoda byla způsobena neznámým pachatelem (organizace musí mít k dispozici potvrzení od olicie ČR). Daňově lze také uplatnit tzv. manko do normy. Organizace nemá povinnost tvořit normu přirozených úbytků, jedná se pouze o možnost, kterou lze využít. okud nebude norma ztrát stanovena, považuje se za manko (škodu) plná výše úbytku zásob zjištěná inventarizací. okud zaměstnanec způsobil škodu třetí osobě, je zaměstnavatel povinen vzniklou škodu v plné výši poškozenému uhradit. ro zaměstnavatele se jedná o daňově účinný náklad v souladu s ust. 24 odst. 2 písm. p/ ZD. V ostatních případech nebude možné náklady vzniklé z titulu škody uplatnit jako položku snižující základ daně z příjmů. Výjimku tvoří případy, kdy je poskytnuta náhrada (např. zaměstnancem nebo pojišťovnou), v těchto případech lze předmětné výdaje uplatnit do výše náhrady. ři posuzování jednotlivých případů je také nutné neopomenout skutečnost, že škodu lze definovat jako neodstranitelné poškození nebo zničení majetku z objektivních nebo subjektivních příčin. Vzhledem k této skutečnosti je nutné při účtování o vzniklé škodě rozlišit, zda došlo k neodstranitelnému poškození nebo ne. Neopravitelné
Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci str. 17 poškození nebo zničení majetku a následné vyřazení přitom musí představovat fyzické znehodnocení. Vyřazení v důsledku tzv. morálního zastarání škodu pole ZD nepředstavuje. říklad 9 V organizaci (při provozování hospodářské činnosti) došlo ke dvěma nehodám služebních vozidel. V prvním případě došlo k tak vážnému poškození, že vozidlo bylo neopravitelné a organizace rozhodla o jeho vyřazení z používání. Zůstatková cena vozidla byla přeúčtována na vrub účtu 548. Ve druhém případě nebylo vozidlo tolik poškozeno a po opravě bylo dále provozováno. Nedošlo tedy k neodstranitelnému poškození a cena za opravu byla zaúčtována na vrub účtu 511. Inventarizace V praxi se občas zaměňují pojmy: inventarizace a inventura. Zatímco inventurou se obecně rozumí zjištění skutečného stavu majetku a závazků k určitému dni, zahrnuje inventarizace daleko širší soubor prací, jejichž součástí je i inventura. Inventarizace zahrnuje: provedení fyzických a dokladových inventur, porovnání výsledků inventur se stavem v účetnictví nebo v operativní evodenci, vyčíslení inventarizačních rozdílů a návrhy na jejich vypořádání. Nejčastější chyby Formální inventury Některé ÚJ provádějí inventury nedůsledně a pouze formálně. V důsledku toho je chybně vyčíslen inventarizační rozdíl a může dojít k nesprávnému předepsání náhrady škody zaměstnanci k úhradě.
str. 18 Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci Nesprávné potvrzení o svěření předmětů Někdy vznikají problémy při posuzování odpovědnosti za ztrátu svěřených předmětů. Nutným předpokladem vzniku této odpovědnosti je převzetí svěřených předmětů na základě písemného dokladu, na kterém budou svěřené předměty specifikovány a který bude podepsán oběma stranami. Také není správné požadovat po zaměstnanci písemné potvrzení např. na vybavení kanceláře, nábytek, stroje, k nimž mají přístup i jiné osoby. Neodborně a neprůkazně stanovená norma ztrát Daňovými kontrolami je občas zjištěno, že stanovené normy ztrát neodpovídají charakteru činnosti organizace a obvyklé výši norem. okud organizace nebude schopna prokázat a odůvodnit uplatněnou normu ztrát, dá se předpokládat, že správce daně zvýší o příslušný rozdíl základ daně. Jak již bylo v předchozím textu uvedeno, má organizace právo (nikoli však povinnost) vypracovat normu přirozených úbytků. ři tvorbě normy je nutné vycházet ze správně vedené skladové evidence a výsledků inventarizace. Současně je vhodné po určitou dobu sledovat a evidovat skutečné úbytky, a to podle jejich charakteru. ředmětnou evidencí bude prokázáno, jaké částky byly do normy zkalkulovány. Neoprávněné předepsání náhrady škody zaměstnanci V praxi občas nastanou případy, kdy je zaměstnanci předepsána škoda neoprávněně. Zaměstnanec, který neporušil právní předpisy a nařízení nadřízeného pracovníka, má právo se bránit a prokazovat, že za vzniklou škodu neodpovídá.
Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci str. 19 říklad 10 Organizace chtěla předepsat zaměstnanci panu Adámkovi k náhradě náklady za neshodné výrobky nad stanovené procento zmetkovitosti. Zaměstnanec si byl vědom toho, že při práci dodržoval předepsaný technologický postup, ohradil se a požádal o prověření celé záležitosti. Organizace při prošetření zjistila, že vyšší zmetkovitost byla zapříčiněna vadnými měřidly. Nejednalo se tedy o pochybení pana Adámka, ale vedoucího zaměstnance, který v souladu s příslušnými předpisy nezajistil pravidelnou kontrolu (ocejchování) měřidel. V praxi někdy dochází k případům, že zaměstnavatel paušálně vyčíslí náhradu škody způsobenou zaměstnancem, aniž by prošetřil příčiny jejího vzniku. ři posuzování jednotlivých případů je třeba důsledně rozlišovat zavinění úmyslné od zavinění nedbalostního, neboť na tomto zjištění je závislá i výše náhrady škody. ři posuzování zavinění z nedbalosti je třeba přihlížet také k míře odborných znalostí zaměstnance a k jeho možnostem. říklad 11 Organizace v rámci své hospodářské činnosti provozovala strojírenskou výrobu. Zaměstnanec pan Adámek byl z práce soustružníka na klasických strojích (soustruh SV-18) přeřazen na práci na numericky řízených strojích (NC). Svojí neznalostí zadal chybné hodnoty do C a poškodil upínací zařízení NC stroje. Tím způsobil zaměstnavateli škodu ve výši 56 000 Kč. Škodní komise při likvidaci škody zohlednila skutečnost, že zaměstnanec sice měl pro výkon funkce potřebnou kvalifikaci, ale vedoucí zaměstnanec neověřil schopnosti a znalosti pana Adámka. Zaměstnavatel by měl všechny vzniklé škody důkladně prošetřit a následně projednat se zaměstnancem. Mimo jiné je také nutné projednat výši požadované náhrady a způsob její úhrady. ro správné Stanovení náhrady škody ečlivé prošetření jednotlivých případů škod
str. 20 Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci posouzení míry zavinění zaměstnance je nutné v každém jednotlivém případě šetřit a vyhodnotit všechny příčiny vzniku škody, ať již byly zaviněny zaměstnancem, zaměstnavatelem nebo třetí osobou. říklad 12 Organizace rozšířila svoji hospodářskou činnost. Vzhledem k náročným účetním operacím zadala část účetních prací externí firmě. ro zjednodušení a urychlení plateb organizace poskytla pracovníkovi externí firmy i právo disponovat s určitými finančními prostředky. V průběhu daňové kontroly byly zjištěny značné nedostatky a chyby v účetnictví. ři prošetřování celého případu organizace zjistila, že externí firma prostřednictvím pověřeného pracovníka neoprávněně odčerpala z účtu organizace finanční prostředky. Z důvodu nesprávného účetního a daňového postupu vznikla organizaci finanční škoda spočívající nejen v doměřené dani, ale také v sankci, kterou představovalo penále a předepsaná pokuta. Odpovědnost za účetnictví je upravena ust. 5 odst. 2 zákona o účetnictví. odle tohoto ustanovení zákona je účetní jednotka odpovědna za vedení účetnictví a této odpovědnosti se nezbaví, pokud pověří zpracováním účetnictví jinou osobu. Také škodu vzniklou neoprávněným čerpáním finančních prostředků nemohla organizace řešit podle zákoníku práce, neboť škodu nezpůsobil její zaměstnanec. V popisovaném případě bude organizaci čekat poměrně náročné a dlouhodobé řízení, při kterém bude nutné postupovat zejména v souladu s obchodním zákoníkem a trestním zákonem. Možnost pojištění případné náhrady škody způsobené zaměstnavateli Vzniku škody, za niž by zaměstnanec odpovídal svému zaměstnavateli, lze předejít zodpovědným přístupem k plnění pracovních úkolů a svěřenému majetku, avšak jen do určité míry. Výkon práce bývá mnohdy náročný a zejména v některých profesích je možnost vzniku škody