Aplikační software III. ročník Archivace dat Praha březen 2014 Zpracoval: Ing. Pavel Branšovský pro potřebu VOŠ a SŠSE 1
Obsah Archivace] české archivy Zkratky Archivní časopisy Archivní pomůcky 2
Archiv výrazu αρχείο(ν), archeío(n) původně označující vládní, nebo úřední budovu) je instituce určená k uchovávání, ochraňování, evidování a zpřístupňování cenných písemných pramenů, vzniklých v rámci činnosti státních, městských a obecních orgánů či jiných právnických a fyzických osob archiválií Další možné užití termínu archiv je pak přímo pro budovu (depozitář), kde se dané archiválie shromažďují, případně pro sbírku archiválii tj. archivní fond. Archivy jsou dnes běžně regulovány státem, spadají obvykle pod ministerstvo vnitra (např. Česko), nebo kultury (např. Německo). Stát dále upravuje archivy archivním zákonem. Archivy se dělí na archivy veřejné a soukromé. Veřejné jsou zakládány státem a soukromé může založit jakákoliv právnická či fyzická osoba po splnění některých náležitostí. Věda a obor lidské činnosti zabývající se archivy se nazývá archivnictví, člověk, který pracuje, nebo spravuje archiv archivář. 3
České archivy Moravský zemský archiv v Brně Nejmodernější budova největšího archivu ČR Síť archivů v České republice podléhá metodickému vedení Archivní správy Ministerstva vnitra České republiky. Nejdůležitějším archivem je Národní archiv, který uchovává fondy centrálních institucí České republiky, Československa a země České. Naopak největším archivem České republiky je Moravský zemský archiv v Brně uchovávající základní dokumenty moravské státnosti. 4
Nejvýše stojí státní oblastní archivy, ty jsou v Praze, Třeboni, Plzni _archiv_v_plzni, Litoměřicích oblastní_archiv_v_litomšřicích a v Zámrsku, Moravský zemský archiv v Brně a Zemský archiv v Opavě, které uchovávají archiválie regionálních původců, poslední dva navíc i dokumenty z dob samostatné správy Moravy. Státní okresní archivy jsou podřízenými složkami státních oblastních archivů pro obvody správních okresů. V Česku většina měst nemá vlastní archiv a archiválie odevzdává do příslušných státních oblastních archivů, výjimku tvoří jen největší města, z nichž nejdůležitější archiv má Praha (Archiv hlavního města Prahy. Jinak dle zákona mohou archivy volně zakládat všechny samosprávní celky. 5
Vedle státních hrají důležitou roli též specializované archivy archivy specializovaných institucí. Z nich vynikají ty starožitných institucí, jako třeba Archiv Univerzity Karlovy a dalších univerzit, národních institucí, jako Archiv Národní knihovny, Archiv Národního muzea, Archiv Národní galerie, ale i Archiv České televize, Českého rozhlasu, dále to je Archiv Akademie věd ČR a Archiv Akademie České republiky, nebo Archiv Poslanecké sněmovny, Senátu a Archiv Kanceláře prezidenta republiky. Patří sem i Národní filmový archiv. Specifickou roli v specializovaných archivech hrají bezpečnostní archivy, to je Archiv bezpečnostních složek (součást Ústavu pro studium totalitních režimů. Některé soukromé archivy jsou také veřejné 6
7
Základní informace o software pro archivy Software pro archiv je aplikace elektronického archivu dokumentů, která Vám zajistí moderní a efektivní práci s dokumenty. Tento software nahrazuje klasický papírový archiv dokumentů, který je pro každou firmu nepraktický. Klasický papírový archiv je, na rozdíl od elektronického archivu, náročný na skladové prostory a lidské zdroje z hlediska udržování a zachování přehlednosti a možnosti dohledání požadovaných dokumentů. Elektronický archiv umožňuje pohodlné ukládání a fulltextové vyhledávání uložených dokumentů podle libovolných kritérií, které si sami nadefinujete a které jednoznačně určují příslušný dokument. Elektronický archiv představuje fotokopie tištěných dokumentů. Archiv nezabírá téměř žádné místo oproti fyzickému archivu dokladů, snadno se v něm vyhledává a dokumenty lze kdykoli vytisknout. Lze ukládat různé typy a formáty souborů, jako jsou např. PDF, WORD, JPG, GIF. Digitalizace dokumentů je v dnešní době základem pro zjednodušení a zvýšení efektivity práce u Vás ve firmě. Vyhledání dokumentu z archivu trvá pouze několik sekund. S každým dokumentem je ukládána také historie operací a činností, které byly s dokumentem prováděny. Implementace elektronického archivu dokumentů přináší řešení, které podstatně změní způsob práce s dokumenty, ulehčí práci a ušetří čas Vaším zaměstnancům. V neposlední řadě pak významně zefektivní pracovní postupy ve Vaší společnosti. 8
Licenční model používání software pro archiv a) Licence pro archiv První variantou je celkové odkoupení softwarové řešení pro potřeby Vaší společnosti, které by bylo aplikováno u Vás ve firmě, na Vašich serverech. Licence je vždy na jedno software řešení s neomezeným počtem klientů a přístupů uživatelů. Administraci, údržbu archivu, importy a manipulace s daty si zajišťuje zákazník sám. Součástí této licence je samozřejmě i naše IT podpora k dodanému software. b) Hosting pro archiv Druhou variantou je provoz archivu u nás, tedy pronájem software a hardware řešení. Tato varianta je pro zákazníka výhodná zejména pro prvotní využívání software ARCHIVÁŘ, celkové seznámení se s možnostmi a rozsahem aplikace a v neposlední řadě i počáteční malou investici do archivace dokumentů. Přednosti elektronického archivu software pro archiv Zrušení papírové evidence, nejsou potřeba skladové prostory, ušetření lidských zdrojů Přístup přes webový prohlížeč, možnost využití aplikace v intranetu i přes internet Nabídka a možnost individuálních úprav systému dle specifických potřeb zákazníka Neomezený počet typů archivů (např. faktury, objednávky, korespondence atd.) Přístup uživatelů dle přidělených příslušných oprávnění Snadné vyhledávání a indexace vložených dokumentů Archivace a práce s libovolným typem dokumentu Jednoduchá administrace a přehlednost aplikace Malé hardwarové nároky na pracovní stanice Možnost tisku archivovaných dokumentů Zabezpečení SSL protokol, https 9