Hospodaření ČK Klapka Zilvar Qö
O co tady jde?
Hospodaření přehled 1 Jak plánovat a správně utrácet (rozpočty) dobré využití peněz: plánování a rozpočet výpravy Jak si toky peněz dobře zaznamenat a pamatovat a neztratit se v tom (pokladny a doklady) dobrá úředničina: vedení pokladny a účtování výpravy
Hospodaření přehled 2 Vědět, kde získat peníze (finanční zdroje) peníze na činnost Jak neztrácet majetek (evidence majetku) dobrý přehled majetku zabrání plýtvání Jak dostát předpisům (např. zákon o účetnictví a junácké hospodářské předpisy) správná úředničina je potřeba, protože máme zodpovědnost
Vědět, kde získat peníze (finanční zdroje) Kde (od koho) bereme peníze?
Od koho získávámé peníze Činností Junáka a mezi skauty = vlastní zdroje Příjmy od účastníků na akcích tábory, výpravy Členské příspěvky Příjmy z vlastní činnosti např. pronájem klubovny, příjmy za reklamu, atd. Mezi neskauty = cizí zdroje Dotace, granty Dary peněžní i hmotné (lavička, stan, auto, bonbóny, drobnosti do tomboly)
Jak neztrácet majetek (evidence majetku) Jak evidujeme majetek?
Evidence majetku Středisko má povinnost evidovat veškerý hmotný majetek nad 3000 Kč Aspoň jednou za rok provést inventarizaci (zjištění skutečného stavu)
Odpovědnost za hospodaření Kdo má hlavní zodpovědnost? účetnictví celého střediska? účetnictví výpravy?
Odpovědnost za hospodaření HOSPODAŘENÍ STŘEDISKA zodpovídá VEDOUCÍ STŘEDISKA zodpovědnost a pravomoci může částečně delegovat HOSPODAŘENÍ NA AKCÍCH zodpovídá VEDOUCÍ AKCE zodpovědnost a pravomoci může částečně delegovat
Povinnosti týkající se hospodaření Kde se dočtu, jak účtovat správně?
Hospodářský řád Junácké předpisy k hospodaření (výběr) Směrnice výkonné rady Junáka k proplácení cestovních náhrad Pokyn krajské rady Junáka k dotacím Kde to všechno najdu?
Základy dobré úředničiny hlavní program dopoledne mít a dělat dobré doklady vést dobře pokladnu výpravy dělat dobrý rozpočet výpravy
Praktická úředničina na výpravě hlavní program odpoledne dělat dobře hospodaření na výpravě
Základy dobré úředničiny otázka 1 JUNÁK je - spolek (podle právní formy) a zároveň - nezisková organizace. Může mít zisk a vydělávat? Z tábora, výprav...?
Základy dobré úředničiny otázka 2 Musí JUNÁK platit daně, nebo je od daní osvobozen?
Základy dobré úředničiny otázka 3 Vedoucí jezdí svým autem pro tábor. Při jedné cestě si urve kolo. Může si nechat opravu proplatit z táborových peněz?
Základy dobré úředničiny otázka 4 Rádce jde s družinou na výpravu (např. jednodenní ve městě). Kdo může povolit, aby si za účastnické poplatky společně koupili limonádu?
Základy dobré úředničiny otázka 5 Když si vyberete peníze ze střediskové pokladny a dáte je do pokladny akce, tak vypíšete jako vedoucí výpravy a) příjmový nebo b) výdajový pokladní doklad?
Základy dobré úředničiny otázka 6 Oddíl dostal peníze od městského úřadu určené na táborový materiál. mohu za ně nakoupit táborové jídlo?
Základy dobré úředničiny otázka 7 Musí být na dokladu razítko?
Základy dobré úředničiny otázka 8 Je třeba a) vystavovat jeden výdajový pokladní doklad ke každému paragonu? nebo b) mohu vystavit jeden výdajový pokladní doklad k více paragonům?
Základy dobré úředničiny otázka 9 Jak se to u vás dělá, když si chcete něco koupit pro oddíl (třeba míč nebo vodovky)?
Dobré vedení pokladny Hospodář střediska mi dal na výpravu dva tisíce korun z pokladny střediska. Co udělám?
Co udělat 1. Založím pokladní knihu výpravy 2. Vypíšu příjmový doklad 3. Zaúčtuju ho do pokladní knihy
1. Pokladní kniha výpravy za úředničinou č. dokl. datum text příjem výdej zůstatek typ výdaje 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Vsuvka: středisko přesný název Do konce roku 2014 Junák svaz skautů a skautek ČR, [číslo.] středisko [název] [obec] Junák svaz skautů a skautek ČR, 45. středisko Silmaril Praha Od začátku roku 2015 Junák český skaut, středisko [název] [obec], z. s. Junák český skaut, středisko Silmaril Praha, z. s.
2. Příjmový pokladní doklad č. P1 ze dne 15. 11. 2014 Junák svaz skautů a skautek ČR, středisko Úředník Praha, Účetní ulice 1, Praha 8, 180 00, IČO 61345890 Přijato od: Petr Hospodář, pokladna střediska Částka: Částka slovy: 2000 Kč dvatisícekorunčeských Účel: převod z pokladny střediska Přijal, podpis pokladníka: může být i sám vedoucí Schválil: vedoucí výpravy Zaúčtoval: nechám prázdné
3. Pokladní kniha výpravy za úředničinou č. dokl. datum text příjem výdej zůstatek typ výdaje 1. P1 15. 11. 2014 2 000 2 000 2. 3. 4. 5. 6. 7. Petr Hospodář, převod z pokladny střediska
Dva základní principy vedení pokladní knihy 1. každý pohyb v pokladně = záznam v pokladní knize 2. každý pohyb v pokladně = pokladní doklad, tj.vyrobený příjmový / výdajový doklad
Základní situace při vedení pokladní knihy výpravy Přijímám peníze převádím ze střediskové pokladny někdo mi vrací zálohu na nákupy vybírám poplatky od účastníků Vydávám peníze převádím do střediskové pokladny dávám zálohu na nákupy vydávám peníze nakupujícím proti prvotním dokladům
Pokladní doklady Dokumentace výdeje/příjmu peněz na pokladně příjmový = PPD výdajový = VPD hromadný VPD/PPD
Co musejí všechny doklady obsahovat? Prvotní doklad - záznam konkrétní finanční transakce - paragon, který dostanu v obchodě - smlouva, faktura... Účetní doklad - to, co můžu zaúčtovat do účetnictví - prvotní doklad jako účetní doklad v drtivě většině případů sám nestačí
Prvotní doklad např. PARAGON: Identifikace výstavce (+ případně i střediska jako odběratele = to, co je na razítku) Co se kupuje (obsah dokladu). Datum vyhotovení Informace o ceně za položku a množství - 3 tužky po 15 Kč Celková cena celkem 45 Kč
Prvotní doklady Rozhodněte, které doklady jsou v pořádku!
Účetní doklady když se finanční transakce zachycuje v účetnictví vznikají z prvotních dokladů doplněním dalších náležitostí nebo jako nové písemnosti (= interní doklady), typicky jde o pokladní doklady
Účetní doklady musí obsahovat: náležitosti prvotních dokladů povinně plnou identifikaci střediska KDO TO SCHVÁLIL = Vlastnoruční podpis osoby odpovědné za účetní případ (na výpravě vedoucí výpravy) KDO TO ZAÚČTOVAL = Vlastnoruční podpis osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu (obvykle hospodář střediska)
Příjmový pokladní doklad č. 36 Junák - svaz skautů a skautek ČR, okres Praha 3 Pitterova 1, 130 00 Praha 3 IČO 005 69 968 ze dne 18.11.2007 Přijato od: Olga Bokvajová Částka: 300,00 Částka slovy: Třista Kč Účel: poplatek RB 2007 Podpis pokladníka: Schválil: Zaúčtoval:
Výdajový pokladní doklad č. 4 Junák - svaz skautů a skautek ČR, okres Praha 3 Pitterova 1, 130 00 Praha 3 IČO 005 69 968 ze dne 20.10.2007 Vyplaceno komu: Olga Bokvajová Částka: 1 997,50 Částka slovy: Účel: Potraviny Podpis příjemce: Jedentisícdevětsetdevadesátsedm Kč padesát hal. Podpis pokladníka: Schválil: Zaúčtoval:
??? Co to je rozpočet
Co to je rozpočet Rozpočet je finanční plán, navazuje na plán činnosti
Proč tvoříme rozpočet? Abychom věděli, kolik peněz potřebujeme pro chod celé akce, kolik jsme schopni získat a kde, za co peníze budeme utrácet. Je dobré zvážit všechny možné varianty (např. počasí, počet účastníků)
Rozpočet akce Roční rozpočet střediska Příklady rozpočtů: Kdy tvoříme rozpočet akce?
Kdy se tvoří rozpočet akce Před akcí předběžný tvoříme jej na základě odhadů, nemusíme znát vše přesně Po skončení akce výsledný vychází ze skutečných údajů
Předběžný rozpočet Příjmy Kč Výdaje Kč Poplatky účastníků Potraviny Vlastní zdroje střediska Doprava Dotace / granty Ubytování Jiné příjmy Materiál Ostatní výdaje Rezerva Příjmy celkem Výdaje celkem
Jak tvořit rozpočet? Na základě minulých zkušeností (např. 110 % loňského roku) Na základě nově zjištěných aktuálních cen Na základě čeho tvoříte rozpočet při plánování cesty vlakem? nákupu potravin? shánění ubytování?
Pozor na závislost na počtu osob závislé na počtu osob (např. účastnické příspěvky, stravné, jízdné) nezávislé na počtu osob (např. nájem louky) kombinované část položky je závislá na počtu osob a část nikoli (př. materiál na stavbu)
Po skončení akce porovnejte rozpočet se skutečností: vysvětlit si rozdíly a poučit se do budoucna. Rozpočet není nutné naplnit do poslední koruny, jde o plán, který se mění. Proto je dobré jej průběžně upravovat a zpřesňovat. Vůdce akce s rozpočtem neustále pracuje. Rozpočet by neměl skončit v šuplíku, kde se na něj nikdo nepodívá!
Výsledný rozpočet Zisk / ztráta = příjmy výdaje Do výsledného rozpočtu nepatří: rezerva převody hotovosti mezi pokladnami Podle způsobu účtování a dohody na středisku sem nepatří ani: vlastní zdroje střediska (= skutečná ztráta) granty, které se účtují celoročně
Co znamená zisk a ztráta Zisk (plus) = o kolik se zvětší vlastní zdroje střediska Ztráta (minus) = o kolik se zmenší vlastní zdroje střediska
Výsledný rozpočet - rekapitulace Příjmy Kč Výdaje Kč Poplatky účastníků + Potraviny - Vlastní zdroje střediska Doprava - Dotace / granty Ubytování - Jiné příjmy Materiál - - vratky účastníkům Ostatní výdaje - Příjmy celkem + Výdaje celkem - Celkový výsledek = zisk / ztráta
Zvláštní situace: Mám na výpravu zvláštní dotaci, která přišla na účet střediska Potřebuji, aby středisko za moji výpravu zaplatilo z účtu Potřebuji, aby účastníci zaplatili na účet střediska
Co s tím? Peněžně Projeví se na příjmu/výdeji mezi pokladnou střediska a pokladnou výpravy. Dokladově Nemám u sebe konkrétní doklady; jen záznamy o převodu, který ale nemusí být přesně to, co např. přišlo na účet. Fakticky Na peníze musím myslet v rozpočtu.
Odpoledne: workshop