Příloha č. 3 Směrnice pro oběh účetních dokladů Městského úřadu Stráž pod Ralskem 1
Směrnice pro oběh účetních dokladů 1. ÚVOD 1.1 Tato směrnice stanovuje základní zásady pro nařizování, schvalování, ověřování a přezkušování přípustnosti hospodářských a účetních operací a oběh účetních dokladů v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. 1.2 Tato směrnice a dle ní realizovaný oběh dokladů tak vytvářejí předpoklady pro dosažení věrného a poctivého obrazu předmětu účetnictví, jeho průkaznost, správnost a úplnost. Dodržování uvedeného oběhu účetních dokladů vytváří předpoklady pro kontrolovatelný, plynulý a zároveň rychlý oběh dokladů se zaúčtováním těchto dokladů do správného účetního období. Kontrolou účetních dokladů v rámci jejich oběhu se zároveň odstraňují případné chyby a nedostatky dokladů, či operací, které tyto zachycují. 2. OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ Při oběhu účetních dokladů musí být zabezpečeno správnost nařizování a schvalování hospodářských a účetních operací, ověřování a přezkušování účetních dokladů před jejich zaúčtováním, proúčtování účetních dokladů do správného účetního období. 2.1 Správnost nařizování a schvalování hospodářských a účetních operací Nařizování a schvalování hospodářských a účetních operací se provádí v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména zákonem č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Dále je pravomoc a odpovědnost zaměstnanců upravena Organizačním řádem Městského úřadu a ostatními právními předpisy města. Každá hospodářská a účetní operace musí být řádně zdokladována a to v souladu se schváleným rozpočtem města. Zaměstnanci, uvedeni v příloze č. 3, této směrnice, jsou odpovědni za jednotlivé paragrafy a položky rozpočtu města a spolu se zaměstnanci finančního odboru se podílejí na pravidelné čtvrtletní inventuře účtů. Jsou oprávněni a povinni potvrdit všechny doklady týkající se předmětné hospodářské a účetní operace. 2
Každý odpovědný zaměstnanec je povinen zajistit správnost, úplnost a včasnost provedení hospodářských a účetních operací a předat doklady k realizaci i zúčtování finančnímu odboru v co nejkratším termínu tak, aby nedošlo k prodlení. K nařizování a schvalování hospodářských a účetních operací jsou určeni zaměstnanci zařazení na pracovních místech uvedených v příloze č. 4, této směrnice. Tito vedoucí zaměstnanci mohou písemně zmocnit další zaměstnance k nařizování a schvalování hospodářských a účetních operací. Pověření nebo zmocnění zaměstnanci nemohou svoje oprávnění přenášet na další osoby. Mohou tak učinit pouze na dobu své nepřítomnosti za zaměstnance pověřené zastupováním. Jsou osobně odpovědni za uzavření hospodářských a účetních operací ve prospěch města a za správnost a úplnost údajů v dokladech, které prokazují uskutečnění hospodářských a účetních operací. Rovněž jsou povinni kontrolovat plnění jimi nařízených nebo schválených operací. Za správnost hospodářských a účetních operací odpovídá vždy ten zaměstnanec, který tuto operaci nařídil nebo schválil. 2.2 Ověřování a přezkušování účetních dokladů před jejich zaúčtováním 2.2.1 Ověřování formální správnosti účetních dokladů Ověřování formální správnosti účetních dokladů provádějí zaměstnanci finančního odboru. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokladuje a prokazuje jednotlivé účetní případy zachycené v systému pro vedení účetnictví GORDIC UCR. Tyto účetní doklady musí v souladu s 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, obsahovat tyto náležitosti označení účetního dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, peněžní částku nebo informaci a ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, okamžik vyhotovení účetního dokladu, okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ (zaměstnanec, který nařizuje a schvaluje) a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování (účetní). Dále musí doklad obsahovat náležitosti dle jednotlivých typů těchto dokladů a to v souladu se zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Tyto doklady blíže upravuje směrnice k Dani z přidané hodnoty. Formální správnost v sobě zahrnuje kontrolu oprávněnosti osob, které nařídily nebo schválily operace podchycené účetním dokladem. Formální přezkušování správnosti v sobě zahrnuje i kontrolu náležitosti účetních dokladů. Jednotliví vedoucí zodpovídají za platnost těchto smluv a jejich případnou aktualizaci. 3
Ověří-li odpovědný zaměstnanec finančního odboru, že účetní doklad splňuje požadovanou formální správnost, úplnost a přípustnost po účetní stránce, stvrdí jej svým podpisem dle podpisového řádu. 2.2.2 Ověřování věcné správnosti účetních dokladů Ověřování věcné správnosti provádějí zaměstnanci odpovídající za jednotlivé paragrafy a položky rozpočtu města, uvedené v příloze č. 3, této směrnice, ke kterým se hospodářské a účetní operace vztahují. Ověřuje se soulad údajů se skutečností zejména správnost uvedené částky (kalkulace) se sjednanými smluvními podmínkami, včetně výpočtu, kompletnost dodávek, jakost odebraných (nasmlouvaných) služeb, správnost popisu operace a období, dodací podmínky, ověření shody s předem vystavenou objednávkou, kupní smlouvou apod. Ověření věcné správnosti stvrdí odpovědný zaměstnanec na dokladu svým podpisem a pro správné zaúčtování vyznačí na dokladu paragraf a položku rozpočtu (popř. další bližší specifikaci), ke které se hospodářské a účetní operace vztahují. Finanční odbor může po dohodě s vedoucím odboru paragraf a položku změnit, pokud její obsahová náplň neodpovídá dané hospodářské nebo účetní operaci. Podpisové vzory jsou uvedeny v příloze č. 2, této směrnice. Zaměstnanci věcně ověřující hospodářskou a účetní operaci na účetním dokladu nejsou přímo dotčeni osobní odpovědností za jejich uskutečnění (pokud tyto operace sami nenařídili či neschválili), ale odpovídají za správnost ověřovaných údajů. Pokud zjistí zaměstnanec odpovědný za věcné ověřování hospodářských a účetních operací nesrovnalosti, je povinen o tom uvědomit zaměstnance, který operaci nařídil či schválil, pro sjednání nápravy. Pokud zjistí zaměstnanec odpovědný za věcné ověřování hospodářských a účetních operací, že financování hospodářské operace nebylo kryto rozpočtem, vyvolá jednání o rozpočtové změně. 2. 2. 3 Schvalování účetních dokladů Konečné schvalování účetních dokladů provádí místostarosta města. 3. ÚČETNÍ DOKLADY Základními účetními doklady (prvotními záznamy) jsou zejména: smlouva; objednávka; dodavatelská faktura (dobropis); odběratelská faktura (dobropis); příjmový a výdajový pokladní doklad; 4
šek; výpis z bankovního účtu; výpis z úvěrového účtu; protokol o zařazení dlouhodobého majetku do užívání; protokol o převodu majetku; protokol o likvidaci majetku; cestovní příkaz; měsíční výkaz o odparované a neodpracované době a výdělku (kontrolní lístek); formulář mimořádné zálohy apod. 3.1 Smlouvy Před podpisem smlouvy se provádí připomínkové řízení. Připomínkového řízení se účastní vedoucí odborů, tajemník, starosta, místostarosta a předseda kontrolního výboru. Připomínkové řízení se provádí elektronickou poštou a provádí ho tajemník městského úřadu. Evidenci uzavřených smluv vede tajemník městského úřadu. Seznam smluv je umístěn na společném serveru místní sítě. Jednotliví vedoucí odborů zodpovídají za platnost těchto smluv a za jejich případnou aktualizaci. 3.2 Objednávky Objednávky vystavují příslušní vedoucí odborů, vrchní strážník městské policie, vedoucí organizačních složek a velitel JSDHO. Vedoucí finančního odboru svou parafou stvrzuje správnost paragrafu a položky rozpočtu uvedené na objednávce. Objednávky kontroluje a schvaluje místostarosta (popř. starosta). Evidence objednávek je vedena na podatelně městského úřadu. 3.3 Dodavatelské faktury Dodavatelské faktury jsou po doručení na podatelně označeny datem, kdy byly doručeny a dále jsou evidovány v knize došlých faktur na finančním odboru. Po doplnění průvodkou k likvidaci jsou postoupeny ke schvalování. Úhrady faktur provádí finanční odbor podle data splatnosti. Jejich proplacení elektronicky zadá do programu došlých faktur. 3.4 Odběratelské faktury Odběratelské faktury vystavuje finanční odbor na základě předaných podkladů k fakturaci. Eviduje je v knize odeslaných faktur, kde taktéž elektronicky zadá proplacení faktury. 3.5 Pokladní doklady Oběh pokladních dokladů se řídí Pokladním řádem. 3.6 Šeky Šeky vystavuje oprávněný zaměstnanec a schvalují jej pověřené osoby s dispozičním právem dle smluv s bankovními ústavy. Podpisové vzory jsou součástí smluv o bankovních službách a jsou uloženy na finančním odboru. 3.7 Výpisy z bankovních účtů Finanční operace na bankovních účtech, včetně výpisů z těchto účtů, provádí zaměstnanci finančního odboru; schvalují je osoby s dispozičním právem dle smluv s bankovními ústavy. 5
Podpisové vzory jsou součástí smluv o bankovních službách a jsou uloženy na finančním odboru. 3.8 Výpisy z úvěrových účtů Finanční operace na bankovních úvěrech, včetně výpisů z těchto účtů, provádí zaměstnanci finančního odboru; schvalují je osoby s dispozičním právem dle smluv s bankovními ústavy. Podpisové vzory jsou součástí smluv o bankovních službách a jsou uloženy na finančním odboru. 3.9 Protokoly o zařazení majetku do užívání Materiál v pořizovací hodnotě do 3 000 Kč, jehož životnost (popř. použitelnost) přesahuje jeden rok je evidován na finančním odboru v programu pro evidenci majetku, stejně jako drobný dlouhodobý hmotný majetek v pořizovací hodnotě od 3 000 Kč do 40 000 Kč. Protokol o jeho zařazení do majetku vystavuje příslušný zaměstnanec dle přílohy č. 4, této směrnice. U dlouhodobého hmotného majetku v pořizovací hodnotě nad 40 000 Kč vystavuje protokol o zařazení do majetku vedoucí odboru správy majetku a rozvoje města, stejně jako u investičních akcí, který je také evidován na finančním odboru v programu pro evidenci majetku. 3.10 Protokoly o převodu majetku Protokol o převodu majetku vystavuje vždy příslušný vedoucí předávající majetek a schvaluje jej vedoucí odboru přejímající majetek na svůj odbor. 3.11 Protokoly o návrhu na vyřazení majetku Protokoly o návrhu na vyřazení majetku vystavují příslušní vedoucí při inventarizaci majetku a postupují je dílčí inventarizační komisi. Ta je postoupí hlavní inventarizační komisi, která je po schválení postoupí likvidační komisi. Ta je předá k rozhodnutí o způsobu likvidace likvidační komisi, která předloží materiály k projednání Zastupitelstvu města. Blíže řeší Směrnice k inventarizaci majetku a závazků. 3.12 Cestovní příkazy Pro cestovní příkazy se používají závazné tiskopisy, uložené na finančním odboru. Pracovní cestu nařizuje příslušný přímý nadřízený. Vedoucí finančního odboru zodpovídá za správnost vyplnění formuláře a za výpočet cestovních náhrad. 3.13 Měsíční výkaz o odpracované a neodpracované době a výdělku Veškeré podklady ke mzdám, včetně kontrolních lístků se zaznamenanou docházkou, kontrolují přímí nadřízení. Ti na kontrolním lístku sledují a podpisem schvaluji vykázanou pracovní dobu a dobu nepřítomnosti. Tyto podklady předávají první pracovní den následujícího měsíce personalistce města. Ta je po kontrole a zpracování předkládá k likvidaci mezd na finanční odbor. Každý přímý nadřízený plně zodpovídá za správnost vyhotovených dokladů. Dle zákoníku práce se mzda vyplácí v pracovní době a na pracovišti, pokud se nedohodne zaměstnanec se zaměstnavatelem jinak. Výplatním termínem je 10. kalendářní den měsíce. Připadá-li tento den na sobotu nebo neděli, je výplatním dnem pátek tomuto termínu předcházející. 3.14 Formuláře mimořádné zálohy Mimořádné zálohy je možno poskytnout pouze v odůvodněných případech, na základě doporučení přímého nadřízeného. 6
4. ÚSCHOVA ÚČETNÍCH DOKLADŮ Účetní doklady za kalendářní rok jsou, po sestavení roční účetní závěrky a uzavřeném přezkumu hospodaření města, vždy nejdéle do 30. června následujícího roku předány do spisovny finančního odboru. Úschovu účetních dokladů řeší samostatná směrnice Spisový a skartační řád. 5. PODPISOVÉ VZORY Podpisové vzory jsou součástí přílohy č. 2, této směrnice. 6. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 6.1 Postupy uvedené v této směrnici jsou závazné pro všechny zaměstnance Města Stráž pod Ralskem. 6.2 Tato směrnice pro oběh účetních dokladů ruší směrnici pro oběh účetních dokladů ze dne 0. 0. 0000. 7. ÚČINNOST SMĚRNICE PRO OBĚH ÚČETNÍH DOKLADŮ Účinnost této směrnice je 1. února 2013. Ve Stráži pod Ralskem dne. Přílohy: Příloha č. 1 Pokladní řád Příloha č. 2 Podpisový řád Příloha č. 3 Přehled zaměstnanců odpovídající za položky rozpočtu Příloha č. 4 Přehled zaměstnanců s kompetencemi nařizovat, schvalovat a ověřovat věcnou správnost hospodářských a účetních operací Příloha č. 5 Formuláře 7 Bc. Věra Reslová starostka města