České dráhy, a.s. ČD Sei 600/3. Předpis. o účetnictví (ZÁSOBY) Úroveň přístupu C

České dráhy, a.s. ČD Sei 600/3 Předpis o účetnictví (ZÁSOBY) Úroveň přístupu C 1

České dráhy, a.s. ČD Sei 600/3 Předpis o účetnictví (ZÁSOBY) Schváleno rozhodnutím předsedy představenstva Českých drah dne 12.1.2009 č.j.: 60 993/2008-O8 Účinnost od 1.1.2009 2

ČD Sei 600/3 - Verze platná od 1.1.2009 3

ČD Sei 600/3 Verze platná od 1.1.2009 OBSAH Záznam o změnách... 6 Rozsah znalostí... 8 Distribuce v elektronické podobě... 10 Seznam použitých značek a zkratek... 12 ČÁST PRVNÍ ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ... 14 Kapitola I Úvodní ustanovení... 14 Kapitola II Základní pojmy a definice... 15 ČÁST DRUHÁ ÚČTOVÁNÍ ZÁSOB... 17 Kapitola I Účtování o zásobách... 17 Kapitola II Pohyby změn stavu zásob... 20 Kapitola III Druh ocenění... 20 ČÁST TŘETÍ EVIDENCE ZÁSOB... 22 Kapitola I Analytická evidence zásob... 22 Kapitola II Stav a pohyb zásob... 22 Kapitola III Drobný hmotný majetek... 24 Kapitola IV Archivace dat a dokladů MTZ... 25 ČÁST ČTVRTÁ OCEŇOVÁNÍ ZÁSOB... 26 Kapitola I Způsob oceňování... 26 Kapitola II Oceňování zásob na skladě... 26 Kapitola III Zásoby vlastní výroby nedokončená výroba... 28 Kapitola IV Zboží... 28 ČÁST PÁTÁ PRŮMĚRNÁ CENA ZÁSOB NA SKLADĚ... 29 Kapitola I Způsob vytvoření průměrné ceny... 29 ČÁST ŠESTÁ INVENTARIZACE... 30 Kapitola I Oceňování zásob ke dni inventarizace... 30 ČÁST SEDMÁ SOUVISEJÍCÍ PŘEDPISY A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ... 31 Kapitola I Související předpisy... 31 Kapitola II Přechodná ustanovení... 32 Kapitola III Závěrečná ustanovení... 32 Příloha č. 1 - Seznam drobného hmotného majetku... 33 Příloha č. 2 - Pohyby v systému SAP... 36 4

ČD Sei 600/3 - Verze platná od 1.1.2009 5

ČD Sei 600/3 Verze platná od 1.1.2009 1) ZÁZNAM O ZMĚNÁCH číslo č.j. Změna Předpis účinnost od opravil dne podpis 1) Držitel tohoto výtisku je odpovědný za včasné a správné provedení schválených změn a provedení záznamu na této stránce. 6

ČD Sei 600/3 - Verze platná od 1.1.2009 7

ČD Sei 600/3 Verze platná od 1.1.2009 ROZSAH ZNALOSTÍ Organizační složka Funkce Ředitelé ekonomických útvarů Vedoucí oddělení účtárny Znalost Informativní Generální ředitelství (GŘ) Účtující jednotka (ÚJ) Zaměstnanci účtáren, informační a účetní soustavy a statistiky Zaměstnanci zabývající se agendou MTZ a pracující s daty MTZ Zaměstnanci stanovení generálním ředitelem, náměstkem pro ekonomiku nebo ředitelem ekonomického útvaru Ostatní zaměstnanci ekonomických útvarů a útvarů jejichž činnost souvisí se soustavou ekonomických informací Vedoucí účtující jednotky Vedoucí ekonomického útvaru (ekonomický náměstek) Zaměstnanci účtáren účtující o zásobách Všichni zaměstnanci pověření agendou MTZ Zaměstnanci určení vedoucím ÚJ nebo vedoucím ekonomického útvaru (MTZ) Ostatní zaměstnanci ekonomických útvarů a útvarů jejichž činnost souvisí se soustavou ekonomických informací Úplná Informativní Informativní Úplná Informativní 8

ČD Sei 600/3 - Verze platná od 1.1.2009 9

ČD Sei 600/3 Verze platná od 1.1.2009 DISTRIBUCE V ELEKTRONICKÉ PODOBĚ Organizační složka Funkce El. podoba 10

ČD Sei 600/3 - Verze platná od 1.1.2009 11

ČD Sei 600/3 Verze platná od 1.1.2009 SEZNAM POUŽITÝCH ZNAČEK A ZKRATEK ČD... České dráhy, a.s. ČD CARGO... Dceřinná společnost ČD a.s. ČD-T... ČD Telematika, a.s. ČÚS... České účetní standardy Dal(D)... Strana Dal účtu DHM... Drobný hmotný majetek DIK... Dílčí inventarizační komise DKV... Depa kolejových vozidel DLHM... Dlouhodobý hmotný majetek DLN ahm... Dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek DPH... Daň z přidané hodnoty DVI... Dopravní vzdělávací institut, a.s. EKDNÚ... Ekonomický definiční nadúsek EU... Evropská unie FÚ... Finanční účtárna GŘ... Generální ředitelství MD... Strana Má dáti účtu MF... Ministerstvo financí MTZ... Materiálně-technické zásobování NASER... Naftový server NKÚ... Nejvyšší kontrolní úřad OE... Operativní evidence OJ... Organizační jednotka OOPP... Osobní ochranné a pracovní pomůcky PC... Personal computer (osobní počítač) Sei... Soustava ekonomických informací SMR... Státní mobilizační rezervy SKP... Standardní klasifikace produkce SR71... Služební rukověť 71 SR79... Služební rukověť 79 SR80... Služební rukověť 80 SŽDC... Správa železniční dopravní cesty, s.o. TSS... Traťová strojní společnost, a.s. TUDU... Traťový definiční úsek TÚČD... Technická ústředna ČD UIC... Union internationale des Chemins de fer (Mezinárodní železniční unie) ÚJ... Účtující jednotka VÚŽ... Výzkumný ústav železniční, a.s. ZC... Zásobovací centrum odboru zásobování a odbytu 12

ČD Sei 600/3 - Verze platná od 1.1.2009 13

ČD Sei 600/3 Verze platná od 1.1.2009 ČÁST PRVNÍ ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ Kapitola I Úvodní ustanovení 1. Předpis ČD Sei 600/3 - Předpis o účetnictví - Zásoby (dále jen předpis), stanoví zásady související s účetnictvím zásob u ČD a postupy, včetně odpovědnosti, při sběru a přenosu účetních dat a zpracování informací automatizovaného systému evidence zásob. 2. Předpis je závazný pro zaměstnance všech ekonomických útvarů všech organizačních složek ČD, kontrolní orgány v oblasti ekonomiky a vedoucí zaměstnance všech organizačních útvarů ČD. 3. Všichni zaměstnanci, kteří se podílejí na sběru prvotních dat pro automatizované zpracování evidence zásob a účetnictví zásob, jsou plně odpovědni za úplné a správné vyplnění dokladů o výdeji a příjmu zásob na sklad a ostatních účetních dokladů souvisejících se zásobami, za jejich včasné zpracování a odeslání výstupů pro nadřízená pracoviště, ekonomické útvary a do programu SAP R/3. 4. Zaměstnanci účtáren jsou plně odpovědni za správné zaúčtování všech účetních příkazů s výjimkou dokladů vytvořených automatickým převodem z typových projektů MTZ a to v období, do kterého z hlediska plnění náleží, za včasné odeslání, resp. předávání účetních a ostatních ekonomických dat peněžním ústavům, organizačně nadřízeným ekonomickým útvarům při zachování mlčenlivosti vůči osobám neoprávněným vyžadovat ekonomické informace a za řádné uložení a uschování účetních dokladů do archivu. Zaměstnanci účtáren jsou plně odpovědni za to, že zaměstnanci pověření agendou MTZ obdrží včas všechny doklady týkající se nákupu materiálu od fyzických i právnických osob mimo ČD. 5. Vedoucí zaměstnanci hospodářského vedení organizačních útvarů nebo jimi pověření zaměstnanci provádí kontrolu dodržování tohoto předpisu podřízenými zaměstnanci a ze zjištěných závad vyvozují odpovídající závěry. 6. Za udržování tohoto předpisu odpovídá odbor zásobování a odbytu GŘ ČD. Změny a doplňky předpisu vydává na technických nosičích, zpravidla jedenkrát ročně, s účinností od 1. ledna. Změny a doplňky schvaluje ředitel odboru zásobování a odbytu GŘ ČD. 7. Za udržování programové dokumentace k modulu MM systém SAP R/3 odpovídá ČD -T, která zpracovává změny do programu podle požadavků zadávaných pro všechny účtující jednotky odborem zásobování a odbytu GŘ ČD ve spolupráci s odborem účetnictví GŘ ČD. Programová dokumentace musí být ověřena auditorem. Postup při zpracování účetních dat počítačem je uveden v uživatelské příručce, která je součástí programového zabezpečení. 14

ČD Sei 600/3 - Verze platná od 1.1.2009 8. Účtování o zásobách se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 563/91 Sb. o účetnictví ve znění pozdějších změn a doplňků, Vyhláškou č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví ve znění pozdějších změn a doplňků a v ČD též předpisy: ČD Sei 600/1 - Předpis o účetnictví - základní předpis ČD Sei 605 - Inventarizace majetku a závazků. 9. Dnem účinnosti tohoto předpisu se ruší: převzatý předpis ČD, s.o., Sei 600/3 Předpis o účetnictví Zásoby, ze dne 1. ledna 2003, č.j. 58 230/2003-01/3, včetně všech změn a úprav Kapitola II Základní pojmy a definice 10. Zásobami jsou: a) materiál na skladě (účet 112), b) nedokončená výroba (účet 121), polotovary vlastní výroby (účet 122), výrobky (účet 123) c) zboží na skladě (účet 132). 11. Za materiál jsou považovány : a) Suroviny (základní materiál + potraviny) jsou hmoty, které při výrobním procesu přechází zcela nebo zčásti do výrobku a tvoří jeho podstatu. b) Pomocné látky jsou hmoty, které přechází také přímo do výrobku, netvoří však jeho podstatu (např. lak na výrobky). c) Provozovací látky jsou hmoty, kterých je zapotřebí pro provoz organizace jako celku (např. mazadla, palivo, čistící prostředky). d) Náhradní díly jsou předměty určené k uvedení hmotného majetku do původního stavu. e) Obaly slouží k ochraně a dopravě nakoupeného materiálu nebo zboží a vlastních výrobků. Nevratné obaly jsou dodávány zákazníkovi nebo předávány mezi účtujícími jednotkami ČD spolu s daným obsahem. f) Drobný hmotný majetek do doby převodu do OE, to je majetek, o kterém ČD, odbor finanční generálního ředitelství, rozhodly, že není dlouhodobým hmotným majetkem. Je to movitý hmotný majetek s pořizovací cenou 40 000,- Kč a nižší a dobou upotřebitelnosti delší než 1 rok s těmito výjimkami: 15

ČD Sei 600/3 Verze platná od 1.1.2009 - předměty z drahých kovů; - přívěsné vozíky, jednostopá vozidla [motocykly], auta po ukončeném leasingu a ostatní DLHM, o kterém pojednává zákon č. 16/1993 Sb. o silniční dani, ve znění pozdějších předpisů; tento hmotný majetek se účtuje vždy jako DLHM na účtu 022 - Samostatné movité věci a soubory movitých věcí; - umělecké předměty - další majetek, specifikovaný předpisem Sei 600/2 g) Movité věci s dobou použitelnosti jeden rok a kratší bez ohledu na pořizovací cenu. 12. Za nedokončenou výrobu jsou považovány produkty, které již prošly jedním nebo několika výrobními stupni a nejsou již materiálem, ale také ne ještě hotovým výrobkem. Pod pojem nedokončená výroba se zahrnují rovněž nedokončené výkony jiných činností, kde nevznikají hmotné produkty. 13. Polotovary vlastní výroby jsou odděleně evidované produkty, které ještě neprošly všemi výrobními stupni a musí být proto dokončeny nebo zkompletovány do finálních výrobků v dalším výrobním procesu účtující jednotky. 14. Výrobky jsou předměty vlastní výroby určené k prodeji nebo ke spotřebě uvnitř účetní jednotky. 15. Zboží jsou movité věci, které účetní jednotka nakupuje za účelem prodeje. Zbožím jsou i výrobky vlastní výroby, které byly aktivovány a předány do vlastních prodejen. 16. Záloha na zásoby obsahuje krátkodobé a dlouhodobé zálohy poskytnuté na pořízení zásob. 17. Pohybem se rozumí ekonomický jev související se změnou stavu zásob a evidence materiálu, a to ve hmotném i hodnotovém vyjádření. Pohyby se označují třímístným číselným kódem. 18. Charakter materiálu je vyjádřen druhem ocenění v kmenovém souboru materiálu v MM SAP R/3 na záložce Účetnictví 1. 16

ČD Sei 600/3 - Verze platná od 1.1.2009 ČÁST DRUHÁ ÚČTOVÁNÍ ZÁSOB Kapitola I Účtování o zásobách 19. Účtování o pořízení a úbytku zásob se ve všech ÚJ ČD provádí podle způsobu A, stanoveného Českým účetním standardem 015 - Zásoby pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Výjimkou je účtování o zboží v ČD centrech a osobních pokladnách, kde se používá způsob B stanovený Českým účetním standardem 015, článek 4.3. To znamená, že při účtování nákupů se v průběhu účetního období účtují složky pořizovací ceny nakupovaných zásob na vrub 504 Prodané zboží se souvztažným zápisem na příslušných účtech účtové třídy 2 nebo 3 nebo účtu 901/5600 pro příjem ze Zásobovacích center. Při uzavírání účetních knih se stav zásob zaúčtuje na vrub příslušného účtu účtové skupiny 13 Zboží souvztažně s účtem 504 Prodané zboží. 20. Nákupy od jiných subjektů a aktivace materiálu a zboží: a) V průběhu účetního období se složky pořizovací ceny nakupovaných zásob účtují do systému SAP R/3 na vrub účtu 111- Pořízení materiálu nebo 131 - Pořízení zboží, souvztažně na příslušných účtech zúčtovacích vztahů, popř. na finančních účtech. Účtování pořízení zásob přímo na vrub účtu 112 nebo 132 (mimo účet 111 nebo 131) není v účtujících jednotkách ČD povoleno. Vnitropodnikové služby, které souvisí s přepravou dodávek zásob se aktivují. Aktivace materiálu, služeb a zboží se účtuje na vrub příslušných účtů zásob souvztažně na příslušném účtu účtové skupiny 62* - Aktivace. Převzetí materiálu a zboží na sklad provádí účtující jednotka v pořizovacích cenách u nákupů a ve vlastních nákladech u zásob vlastní výroby účetním zápisem na vrub účtu 112 - Materiál na skladě nebo 132 - Zboží na skladě a v prodejnách a ve prospěch účtu 111 - Pořízení materiálu nebo 131 - Pořízení zboží. Spotřeba materiálu a prodej zboží se účtují běžně na vrub příslušných účtů účtové skupiny 50*- Spotřebované nákupy a u prodeje materiálu na vrub účtu 542 Prodaný materiál, souvztažně na příslušném účtu zásob a to ve všech účtujících jednotkách v průměrných cenách. b) Při uzavírání účetních knih se inventarizační rozdíly zaúčtují na vrub účtů účtové skupiny 50*- Spotřebované nákupy, jde-li o manka do výše norem přirozených úbytků (viz předpis Sei 605); na vrub účtu 549 - Manka a škody v případě mank nad normu přirozených úbytků a u přebytků zásob ve prospěch účtu 648 - Ostatní provozní výnosy, popř. ve prospěch účtů účtové skupiny 50*- Spotřebované nákupy 17

ČD Sei 600/3 Verze platná od 1.1.2009 (pokud lze předpokládat, že k tomu došlo neúmyslným chybným účtováním v důsledku záměny při jejich vyskladnění). c) Manka a přebytky zásob lze vzájemně vyrovnávat pouze tehdy, jsou-li zásoby evidovány podle jednotlivých druhů a jedná-li se o manka a přebytky, které vznikly ve stejném inventarizačním období neúmyslnou záměnou jejich jednotlivých druhů. Převyšuje-li po tomto vyrovnání částka mank částku přebytků, je třeba rozdíl posuzovat jako výsledné manko; převyšuje-li částka přebytků částku mank, posuzuje se rozdíl jako výsledný přebytek. d) Zjistí-li se při inventarizacích skryté úbytky hodnoty zásob, analyzují se a pokud není snížení hodnoty definitivní, vytvoří se opravná položka (účtová skupina 19*). Tvorba opravných položek k zásobám se účtuje na vrub účtu 559-Tvorba a zúčtování opravných položek souvztažně k příslušným účtům účtové skupiny 19* - Opravné položky k zásobám. Snížení nebo rozpuštění opravných položek k zásobám se účtuje na vrub příslušných účtů účtové skupiny 19* Opravné položky k zásobám souvztažně k účtům 559-Tvorba a zúčtování opravných položek (viz předpis Sei 600/5). 21. Zásoby vlastní výroby se účtují: a) V průběhu účetního období se přírůstky zásob oceněné vlastními náklady zúčtují na vrub účtů účtové skupiny 12* - Zásoby vlastní výroby, souvztažně ve prospěch účtů účtové skupiny 61* - Změny stavu zásob vlastní činností. Při vyskladnění zásob se účtuje na vrub příslušných účtů účtové skupiny 61* - Změny stavu zásob vlastní činností a ve prospěch příslušných účtů účtové skupiny 12* - Zásoby vlastní výroby. b) Při uzavírání účetních knih se inventarizační rozdíly zaúčtují na vrub účtů účtové skupiny 61* - Změny stavu zásob vlastní činností, jde-li o manka do výše norem přirozených úbytků (viz předpis Sei 605); na vrub účtu 549 - Manka a škody v případě mank nad normu přirozených úbytků a u přebytků zásob ve prospěch účtů účtové skupiny 61* - Změny stavu zásob vlastní činností. 22. Škody vzniklé v důsledku živelných pohrom lze za splnění podmínek daných zákonem ( 24 odst. 10 Zákona č. 586/1992 Sb. o dani z příjmu ve znění pozdějších změn a doplňků) přeúčtovat na vrub účtu 582-Škody, škody způsobené podle potvrzení policie neznámým pachatelem je nutné přeúčtovat na vrub účtu 549/4500. 23. Při uzavírání účetních knih se účtují zásoby na cestě na vrub účtu 119 Materiál na cestě nebo 139 - Zboží na cestě. Nevyfakturované dodávky se účtují ve prospěch účtu 389 - Dohadné účty pasivní. Účty 111 - Pořízení materiálu a 131 - Pořízení zboží musí mít nulový zůstatek. Viz ČD Sei 600/6. 24. O zásobách daných ke zpracování jiné účtující jednotce, do konsignačních skladů nebo zapůjčených mimo účtující jednotku, musí být vedena analytická evidence s uvedením místa uložení. 25. O vyúčtovanou cenu za zpracování materiálu nebo o vlastní náklady na zpracování materiálu provedené vlastní činností se zvyšuje ocenění zásob na skladě. 18

ČD Sei 600/3 - Verze platná od 1.1.2009 Např. opravený trakční motor hnacího kolejového vozidla převzatý z opravárenského pracoviště na sklad, musí být oceněn v tržní ceně opraveného motoru, minimálně však ve výši nákladů souvisejících s opravou a nikoliv evidován s nulovou pořizovací cenou. 26. O zásobách předaných účtující jednotce ke zpracování, vypůjčených, došlých organizaci omylem a o konsignačním zboží se vede podrozvahová evidence s uvedením druhu zásob a jejich ocenění. Evidence cizího majetku je vedena mimo typové programy MTZ s výjimkou nafty na konsignačních skladech. 27. Renovace náhradních dílů a úprava zásob, provedená ve vlastní režii se vyúčtuje jako aktivace a náklady na renovaci a úpravu jsou složkou ocenění náhradních dílů a zásob na skladě. 28. Převod zásob vlastní výroby do vlastních prodejen a na sklad se účtuje prostřednictvím účtu 621 - Aktivace materiálu a zboží. 29. Přímo do spotřeby bez zaúčtování na sklad, lze ve všech účtujících jednotkách účtovat: a) kancelářské potřeby (např. obálky, papír, lepidlo, pásky do tiskárny, tonery apod.) b) tiskopisy c) obalový materiál, nevratný určený k přímé spotřebě d) propagační materiál (který nemá charakter užitných předmětů) e) drobný materiál pro údržbu a opravy v ceně do Kč 1000,- za jeden nákup, bez DPH a jen nezbytně potřebné množství, mimo materiálu charakteru DHM. Na účetním dokladu musí být čitelně, mimo předepsané náležitosti daňového dokladu, uveden název materiálu, účel použití, podpis zaměstnance, který nakoupený materiál převzal do spotřeby, datum převzetí a podpis zaměstnance oprávněného k povolení nákupu. Spotřeba těchto druhů materiálu se zúčtuje na samostatných analytikách k účtu 501 - Spotřeba materiálu, to je: 501/1090 přímá spotřeba materiálu (mimo sklad) 501/1200 spotřeba materiálu reklamní a propagační materiál (do 500 Kč) 501/1400 spotřeba materiálu tiskopisů (ze ZC) Odchylně se účtuje přímá spotřeba materiálu zakoupeného od dceřiných společností ČD, a to na účtech: 501/0100 přímá spotřeba materiálu nakoupeného od TSS 501/0200 přímá spotřeba materiálu nakoupeného od ČD T 501/0300 přímá spotřeba materiálu nakoupeného od VÚŽ 501/0400 501/0500 přímá spotřeba materiálu nakoupeného od DPOV přímá spotřeba materiálu nakoupeného od ČD CARGO 19

ČD Sei 600/3 Verze platná od 1.1.2009 Na konci roku musí být takto nakoupený a ve skutečnosti nespotřebovaný materiál převzat na sklad a vyúčtován jako snížení spotřeby (storno) se souvztažným zápisem na účtu 112. 30. Zúčtování operací MTZ je zabezpečeno automatizovaně, prostřednictvím vazeb jednotlivých pohybů MTZ na příslušné účty dle účtové osnovy. 31. Převod dat z IS ZC a NASER je možný pouze u materiálů určených do přímé spotřeby (výstrojové součásti dle předpisu Ok3, výstrojové součásti pro ČD Cargo dle smlouvy mezi ČD, a.s. a ČD Cargo o dodávkách materiálu, tiskopisy ) a to jen v množstevním vyjádření výdejů. Hodnotové vyjádření zajišťuje program MM SAP R/3. Kapitola II Pohyby změn stavu zásob 32. K zabezpečení jednotnosti postupů při automatizovaném zpracování evidence zásob je mimo jiné standardní položky (např. účtující jednotka, číslo skladu, číslo materiálu, počet jednotek množství, cena) zavedena položka pohyb a druh ocenění. 33. Pohybem se rozumí ekonomický jev související se změnou stavu zásob materiálu nebo změnou v operativní evidenci DHM, ve hmotném i hodnotovém vyjádření. Pohyby zásob se označují třímístným číselným kódem. Přehled a význam těchto kódů je uveden v Přehledu pohybů, který tvoří přílohu číslo 2 tohoto předpisu. Kapitola III Druh ocenění 34. Druh ocenění vyjadřuje u zásob jejich charakter. Je to klíč, který jednoznačně identifikuje odděleně oceněné zásoby materiálu. Vedení materiálů v odděleném ocenění slouží pro evidenci materiálu v různém stavu opotřebení. Využívá se typ ocenění X- podle šarží a S podle stavu materiálu, který sdružuje všechny druhy ocenění: - materiál (díly), který(é) může být v průběhu své životnosti renovován (nový, před renovací, po renovaci, starý), - ocenění pro díly z vlastní výroby, - zánovní materiál. 20

ČD Sei 600/3 - Verze platná od 1.1.2009 Je nutné, aby materiály, které mají být vedeny v odděleném ocenění, byly založeny již s parametrem odděleného ocenění. V prvním kroku to znamená, že odpovědný zaměstnanec JČM musí na záložce Účetnictví v KSM založit hodnotu X nebo S v poli Typ ocenění (transakce MM01). Druhým krokem je založení jednotlivých druhů odděleného ocenění (z uzpůsobeného seznamu) pro materiály, které budou v každém jednotlivém závodě využívány. Toto provedou již pracovníci jednotlivých organizačních složek v transakci modulu MM SAP R/3 - MM01, založením záložky účetnictví pro svůj závod s určitým druhem ocenění. Pro každý druh ocenění je nutné provést tento krok zvlášť. Ve chvíli, kdy je materiál založen v odděleném ocenění, je již nutné vždy s odděleným oceněním pracovat. To znamená, že je tento parametr materiálu vyžadován při každém pohybu materiálu. 21

ČD Sei 600/3 Verze platná od 1.1.2009 ČÁST TŘETÍ EVIDENCE ZÁSOB Kapitola I Analytická evidence zásob 35. Analytická evidence zásob se vede : a) podle druhu nebo skupin zásob v datových souborech počítače na skladových kartách podle hmotně odpovědných osob nebo podle míst uložení, b) o zásobách daných ke zpracování jiné účtující jednotce, do konsignačních skladů nebo zapůjčených mimo účtující jednotku. Další analytickou evidenci lze vést na základě požadavků, vyplývajících z řízení účtující jednotky, popř. požadavků stanovených nadřízeným útvarem ekonomiky nebo právními předpisy. 36. Analytická evidence podle druhu nebo skupin zásob (čl. 37a) slouží k jejich identifikaci a obsahuje zejména číselné označení dle JČM, název, druh ocenění, množství, ocenění, datum pořízení, datum vyskladnění, apod. Kapitola II Stav a pohyb zásob 37. Evidence o stavu a pohybu materiálu musí být ve všech účtujících jednotkách automatizovaně zabezpečena modulem MM SAP R/3. Přehled platných pohybů v modulu MM SAP je uveden v příloze číslo 2. 38. Ostatní zásoby, jako jsou potraviny, nedokončená výroba a zboží, jsou evidovány v pomocných programech, musí však být zabezpečeno jejich včasné proúčtování do systému SAP R3. 39. Za účetní doklady k materiálu jsou považovány prvotní záznamy doklady tištěné ze zpracování typovým projektem. Náležitosti účetních dokladů stanoví předpis ČD Sei 600/1 Předpis o účetnictví Základní předpis. 40. Mezi nezbytné náležitosti účetního dokladu patří podpis osoby, odpovědné za účetní případ, osoby, která přezkušuje doklady po stránce věcné, a osoby účetní - odpovědné za jeho zaúčtování, kontrolující náležitosti dokladů z hlediska formální správnosti. Po stránce věcné i formální musí být přezkoušeny všechny účetní doklady, týkající se nákupu i prodeje fyzickým a právnickým osobám mimo ČD, a doklady příjmu materiálu z vlastní výroby, zpracování a renovace. 22

ČD Sei 600/3 - Verze platná od 1.1.2009 Jako pomocné doklady lze při zpracování MTZ využívat ručně psaných prvotních záznamů na tiskopisech ČD: Název dokladu Zkratka Číslo Hm KSM 1. Přejímací list PL (735 1 1131,32) 159805,159816 2. Dodací list DL (735 1 1133,34) 159827, 159838 3. Odběrový záznam OZ (735 1 1135) 159849 4. Protokol o likvidaci DHM v operativní evidenci PoL (735 1 1105) 159704, 5. Opravný list OL (735 1 1106) 159715 6.Odběrový záznam o spotřebě motorové nafty k výkonům hnacích vozidel 7. Odběrový záznam o spotřebě maziv k výkonům HV ONHV (735 1 1111) 159737 OMHV (735 1 1139) 159862 41. Evidenci spotřeby motorové nafty a maziva k výkonům hnacích vozidel řeší předpis ČD Sei 412, kapitoly IX a X. Evidence těchto produktů je součástí projektu NASER, z něhož je zabezpečen automatizovaný převod do modulu MM SAP R/3. 42. Evidence spotřeby pohonných hmot (PHM) pro závodovou (vnitropodnikovou) automobilovou dopravu, nakoupených na karty CCS, je vedena zcela samostatně, mimo zásoby, a je řešena na úrovni jednotlivých účtujících jednotek v rámci účetnictví. Došlé faktury na odběr PHM podle karet CCS jsou po ověření věcné správnosti zaúčtovány přímo do spotřeby. Výjimku tvoří nákup PHM na sklad s následnou spotřebou. 43. Evidence materiálu předaného (odeslaného) do zpracování, k renovaci a k opravě náhradních dílů je vedena na účtu 112/3000 a postup je uveden v uživatelské příručce modulu MM SAP R/3 Renovace materiálu. 23

ČD Sei 600/3 Verze platná od 1.1.2009 Kapitola III Drobný hmotný majetek 44. Do materiálu je zahrnován i drobný hmotný majetek (DHM) v ceně Kč 40 000,- (bez DPH) a níže, o němž bylo rozhodnuto, že není dlouhodobým hmotným majetkem, viz čl. 11. f), v Jednotném číselníku materiálu ČD (JČM) je zahrnut do seznamů Hm 3, na prvním místě číselného označení Hm má znak 9 a do doby zařazení do operativní evidence je evidován na účtu 112 Materiál na skladě. 45. V operativní evidenci se drobný hmotný majetek dělí na: a) Drobné předměty - bez inventárního čísla, jedná se o předměty trvalejší povahy, zpravidla v ceně do Kč 500,- včetně, dále předměty dle vyjmenovaných oborů, uvedených v příloze číslo 1. b) Drobný majetek, kterému je v OE přiřazeno inventární číslo, zpravidla v ceně od Kč 500,01 do Kč 40 000,-. 46. Drobné předměty v ceně Kč 500,- a nižší (mimo OOPP a lůžkovin) se při výdeji ze zásob do používání účtují na účet 501/1 prostřednictvím odběrového záznamu s pohybem 201 (202). Dále se již nesledují v účetní evidenci, ale pouze pro potřeby ÚJ v jednoduché operativní evidenci (knížky nářadí, místní sestavy inventáře apod.) 47. Drobný majetek, zpravidla v pořizovací ceně od Kč 500,01 do Kč 40 000,-, se při výdeji ze zásob do používání účtuje prostřednictvím odběrového záznamu pohybem 241 (242) na účet 501/3. Po výdeji se již nesleduje v účetní evidenci, eviduje se v operativní evidenci v množství a evidenčních cenách až do svého fyzického vyřazení. Operativní evidence je u této kategorie DHM, včetně položek OOPP a lůžkovin, povinná. Vedoucí ÚJ může rozhodnout o povinnosti evidovat v operativní evidenci další položky DHM s hodnotou nižší než 500,- Kč a neuvedené ve vyjmenovaných oborech JČM v příloze č. 1 tohoto předpisu. Výdej DHM ze zásob do používání pohyby 201 (202), 241 (242) jde na vrub účtu 501 a je přípustný pouze u položek JČM, které mají na první pozici číslici 9. 48. Účtující jednotka musí evidovat v operativní evidenci drobný hmotný majetek až do doby jeho vyřazení. Tato evidence obsahuje především číselné označení Hm, název majetku, pořizovací cenu, jméno zaměstnance, který převzal majetek do užívání, nebo označení pracoviště, kde je DHM používán, u OOPP vynášecí dobu s datem pořízení a ukončení, u drobného majetku inventární číslo. V této evidenci je nutno vést též veškerý DHM vydaný do spotřeby před účinností tohoto předpisu i v ceně nižší než 500 Kč. 24

ČD Sei 600/3 - Verze platná od 1.1.2009 Kapitola IV Archivace dat a dokladů MTZ 49. Je nutno provádět archivaci dat. Na serveru nebo centrálním PC se provádí denní zálohování dat v týdenním cyklu pro případnou obnovu dat při havárii. Postup archivace je uveden v uživatelské příručce, která je součástí programového zabezpečení. Měsíční archivace (při změně účetního období) se provádí na serveru nebo centrálním PC po celý rok za jednotlivé měsíce na technických nosičích nebo při zasíťování na disku, který není používán pro běžný provoz úlohy MTZ. Na lokálních pracovištích je možné uchovávat data kratší dobu. Při ukončení roku se archivují data centrálního zpracování za ÚJ k 31.12. příslušného roku a to celý program MTZ včetně stavů, pohybů, číselníků. Data se uchovávají po dobu 5 let na technickém nosiči (CD, disku, datové pásce, disketách apod.). 50. Doklady MTZ jsou účetními doklady a uchovávají se vytištěné podle Skartačního řádu ČD po dobu pěti let. 51. Vyřazené nulové karty materiálu nebo DHM a ostatní doklady vztahující se k MTZ se uchovávají dle Skartačního řádu ČD, buď vytištěné nebo formou sestav na technických nosičích, po dobu pěti let. 25

ČD Sei 600/3 Verze platná od 1.1.2009 ČÁST ČTVRTÁ OCEŇOVÁNÍ ZÁSOB Kapitola I Způsob oceňování 52. Oceňování zásob se provádí dle příslušných ustanovení zákona č. 563/91 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, Vyhláškou č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví ve znění pozdějších předpisů a ČÚS pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů (ČÚS pro podnikatele). Dále uvedené způsoby oceňování uplatňované u Českých drah se v průběhu účetního období nesmí v žádné účtující jednotce měnit a musí být stejné pro všechna nákladová a hospodářská střediska a sklady ve všech účtujících jednotkách ČD. Kapitola II Oceňování zásob na skladě 53. Zásoby se oceňují: a) Pořizovacími cenami viz čl. 59 b) Vlastními náklady viz čl. 62 c) Reprodukční pořizovací cenou viz čl. 63 d) Dle odborného odhadu jejich užitné hodnoty: da) Pořízené bezplatně db) Nalezené (inventarizační přebytky) dc) Odpad dd) Zbytkové produkty vrácené z výroby nebo jiné činnosti de) Výzisky. 54. Zásoby stejného druhu se evidují ve skladech účtujících jednotek v ocenění cenou zjištěnou váženým aritmetickým průměrem z pořizovacích cen nebo vlastních nákladů. Propočet průměrné ceny je v typových projektech zabezpečen programově a je prováděn při každém příjmu na sklad na položku Hm a případnou rezervu. Předem stanovené ceny pořízení s odchylkami od skutečné ceny a zvlášť vedené náklady s pořízením související se v ČD nesmí pro oceňování zásob používat. 26

ČD Sei 600/3 - Verze platná od 1.1.2009 55. Vyúčtovanou cenou za zpracování materiálu nebo o vlastní náklady na zpracování materiálu provedené vlastní činností se zvyšuje ocenění zásob na skladě (aktivace). 56. Renovace náhradních dílů a úprava zásob, prováděná ve vlastní režii, se vyúčtuje jako aktivace a náklady na renovaci a úpravu jsou složkou ocenění náhradních dílů a zásob na skladě. 57. Pořizovací cenou se rozumí cena, za kterou jsou zásoby skutečně pořízeny včetně nákladů s jejich pořízením souvisejících (např. přeprava [od dodavatele na místo prvního uložení u kupujícího] včetně nákladů na přepravu vlastními zdroji, poštovné, provize, clo, pojistné, skonto, spotřební daň). Z vnitropodnikových služeb souvisejících s pořízením zásob nákupem a se zpracováním zásob se do pořizovací ceny aktivuje pouze přepravné a vlastní náklady na zpracování materiálu. 58. Součástí pořizovací ceny zásob není DPH, která je účtována samostatně na účtu 343. Materiál, u kterého je možné uplatnit při spotřebě nárok na vrácení spotřební daně podle zákona č. 353/2003 Sb. o spotřební dani, ve znění pozdějších předpisů, musí být evidován tak, aby bylo možné tento materiál sledovat a nárok uplatnit. Lehké topné oleje (LTO) musí být vedeny na zvláštních položkách Hm 0 111 5 0001 (KSM 284005) nebo 0 111 5 0002 (KSM 284016) a do spotřeby vydávány pohybem 919 (920), 965 (966). Vrácení spotřební daně se uplatňuje na podkladě kontrolních sestav typových programů. Při prodeji nebo změně použití materiálu (např. technického benzinu), podléhajícího spotřební dani s uplatněným osvobozením na základě zvláštního povolení podle 13 zákona č. 353/2003 Sb., je nutné provést dodatečné vypořádání spotřební daně podle uvedeného zákona. 59. Vlastními náklady u zásob vytvořených vlastní činností se rozumí přímé náklady na ně vynaložené, popř. i část nepřímých nákladů, která se k této činnosti vztahuje. Finanční náklady související s použitím cizích zdrojů (např. úroky) mohou být zahrnuty do vlastních nákladů pouze tehdy, spadají-li do období jejich vytváření. Vlastními náklady se rozumí buď skutečná výše nákladů nebo výše podle operativních (plánových) kalkulací. Náklady podle operativních (plánových) kalkulací jsou náklady stanovené v konkrétních technických, technologických ekonomických a organizačních podmínkách určených technickou přípravou výroby pro uskutečňování výkonů. 60. Reprodukční pořizovací cenou je cena, za kterou by byl majetek pořízen v době, kdy se o něm účtuje. 61. Cenou pořízení je cena, za kterou byl majetek pořízen bez nákladů s jeho pořízením souvisejících. 62. Vyskladnění zásob se oceňuje v cenách, v nichž jsou zásoby oceněny na skladě, tj. v účtujících jednotkách ČD cenou průměrnou. 27