Organizační pokyny 3. 6. 3. 2016 INCHEBA EXPO PRAHA, spol. s r.o. Výstaviště Praha - Holešovice
Vážení vystavovatelé, v zájmu zabezpečení hladkého průběhu veletrhu Vás prosíme, abyste věnovali pozornost následujícím důležitým informacím: Název akce: MOTOCYKL 2016 20. ročník výstavy motocyklů, čtyřkolek a příslušenství Místo konání: Výstaviště Praha Průmyslový palác, venkovní plocha Termín konání: 3. 6. 3. 2016 Otevírací doba: pro návštěvníky: 3.- 5. 3. 2016 10 00 19 00 hod. 6. 3. 2016 10 00 17 00 hod. pro vystavovatele: 3. 3. 2016 8 00 20 00 hod. 4.-5. 3. 2016 9 00 20 00 hod. 6. 3. 2016 9 00 24 00 hod. Doprovodný program: Vstupné: Presscentrum: www.motocykl-praha.cz 150,- Kč 150,- Kč předprodej 100,- Kč zlevněné, ZTP, studenti, důchodci 300,- Kč rodinné vstupné (2 dospělí + děti do 15 let) zdarma děti do 10 let a ZTP/P Foyer Průmyslového paláce Registrační centrum: vlevo za vjezdovou bránou do areálu Výstaviště (pod hotelem EXPO), v administrativní budově Incheba Expo!!! KONTAKTY: Veronika Plocková Projekt manažer 220 103 794, 724 183 013 v.plockova@incheba.cz Jan Kráčmer technická realizace 725 047 820 j.kracmer@incheba.cz Veronika Hamaková produkce 724 360 065 v.hamakova@incheba.cz Vystavovatelé i realizátoři expozic jsou povinni bezpodmínečně dodržovat Provozně bezpečnostní předpisy platné v areálu Výstaviště Praha - Holešovice, které jsou přílohou těchto Organizačních pokynů! 1
REGISTRACE VYSTAVOVATELŮ Po příchodu vystavovatelů či realizátorů stánků na Výstaviště je nutné se zaregistrovat v Registračním centru. Registrační centrum se nachází v administrativní budově Incheby vlevo za vjezdovou bránou na Výstaviště. Registrace probíhá ve dnech: 1. 2. 3. 2016 8-18 hod Pokladna (pro platby na místě): 1. 3. 2016 8-16 hod 2. 3. 2016 8-18 hod Všichni vystavovatelé se musí zaregistrovat nejpozději 2. března 2016 do 18 00 hod. Veškeré vystavené faktury musí být uhrazeny před akcí! V případě, že budete mít v pořádku veškeré platby, při registraci obdržíte: 1/ Montážní průkazy, platné po dobu montáže a demontáže. 2/ Vystavovatelské průkazy, platné po dobu veletrhu, v předepsaném počtu dle velikosti stánku. Další vystavovatelské průkazy je možné doobjednat resp. dokoupit v registračním centru v hotovosti za 150,- Kč/ks + DPH. 3/ Objednané parkovací karty. Přiobjednání na místě je možné jen v omezeném množství (cena 1.500,- Kč + DPH). Karta umožňuje parkování v horní části areálu Výstaviště po celou dobu konání veletrhu. Bez vystavovatelského nebo montážního průkazu nebude žádná osoba vpuštěna na výstavní plochu. 1. PLATBY FAKTUR, DODATEČNÉ OBJEDNÁVKY V případě, že jste některé faktury uhradili méně než 14 dní před začátkem montáže, prosíme, přineste s sebou kopie dokladu (výpis z účtu, nikoli příkaz k úhradě) o jejich uhrazení. Pokud realizaci Vašeho stánku zajišťujete prostřednictvím jiné firmy, je třeba, aby se i tato firma prokázala u registrace kopiemi uvedených dokladů. V případě, že platba nebyla připsána na náš účet a vystavovatel se nemůže prokázat výše uvedenými doklady, nebude mu umožněna realizace stánku. Všechny objednané služby vyfakturované předem musí být uhrazeny v termínu splatnosti před začátkem montáže. Dodatečné objednávky, realizované přímo na Výstavišti, je třeba uhradit je v hotovosti v pokladně registračního centra (Registrační centrum se nachází v administrativní budově Incheby vlevo za vjezdovou bránou na Výstaviště, v průběhu registrace vystavovatelů. 2
2. VYSTAVOVATELSKÉ PRŮKAZY MOTOCYKL 2016 Při registraci obdržíte vystavovatelské průkazy, předem objednané parkovací karty a další materiály pro vystavovatele. Vystavovatelské a montážní průkazy obdržíte v níže uvedeném počtu (dle velikosti expozice): do 10 m 2 do 20 m 2 do 30 m 2 do 50 m 2 do 100 m 2 do 200 m 2 nad 200 m 2 2 ks 5 ks 6 ks 8 ks 10 ks 15 ks 20 ks Montážní průkazy na dobu montáže a demontáže obdrží v objednaném počtu realizátor expozice. Bez vystavovatelského nebo montážního průkazu nebude žádná osoba vpuštěna na výstavní plochu. Každý další průkaz navíc je možné obdržet v ceně 150,- Kč/ks + DPH platba na místě v hotovosti. 3. MONTÁŽ EXPOZIC Montáž vlastních realizací stánků probíhá od úterý 1. března 2016 následovně: Úterý 1. 3. 2016 8 20 hod. Středa 2. 3. 2016 8 22 hod. Stánky realizované INCHEBOU EXPO Praha spol. s r. o. budou k dispozici vystavovatelům k převzetí a instalaci exponátů: Středa 2. 3. 2016 10 18 hod. Vystavovatelé, kterým stánky nerealizuje INCHEBA EXPO Praha spol. s r. o., jsou povinni zaslat organizátorovi projekt expozice (vč. vyznačení technických přívodů) ke schválení do 28. 2. 2016. V případě, že montážní čas není dostačující pro realizaci Vašeho stánku, kontaktujte nás na tel: +420 220 103 794. Zajistíme pro Vaši firmu individuální řešení. Ve středu je třeba dokončit instalaci exponátů nejpozději do 22 hod., poté bude areál uzavřen. Součástí organizačních pokynů je i formulář pro vyplnění údajů o firmě, která pro Vás připravuje expozici. Tento formulář je nutné vyplnit, nebo postoupit přímo realizační firmě a poslat obratem na v.plockova@incheba.cz. Upozornění: Při instalaci koberců Vás žádáme o použití papírové krycí pásky pod Vaši oboustrannou lepenku z důvodu snadného odstranění. Pokud na podlaze zůstanou stopy po lepicí pásce, budou Vám náklady na její odstranění fakturovány. 3
S ohledem na druh podlahy ve foyer platí zákaz návozu exponátů přes tento prostor. K návozu použijte návozové vstupy v jednotlivých halách. Upozornění: Realizační firmy mají přísný zákaz řezání, broušení dřevotřískových a podobných materiálů v halách. DEMONTÁŽ EXPOZIC Neděle 6. 3. 2016 17 24 hod. (upozorněte své realizační firmy, že do 17.00 hod. nebude nikdo vpuštěn na montážní průkaz do Průmyslového paláce a demontáž bude umožněna až po uvedeném čase, tj. po 17 ) Pondělí 7. 3. 2016 00 11 hod. Prosíme všechny vystavovatele, kteří mají expozici od společnosti INCHEBA EXPO Praha spol. s r.o., aby si svoje zařízení a exponáty odvezli z expozic ještě dne 6. 3. 2016 po 17 hod, aby se mohly stánky demontovat od 17 hod. Ve výjimečných případech, v případě potřeby prodloužení, nás kontaktujte na telefonním čísle +420 220 103 794. POZOR: V době demontáže bude umožněn výjezd z areálu také horní branou. (vedle pokladen, vlevo u hlavního vchodu pro pěší viz mapka bod č.4) 4. POVOLENÍ K VJEZDU VOZIDEL DO AREÁLU MONTÁŽ V průběhu montáže (1. 2. 3. 2016) může vystavovatel nebo jím pověřená osoba svůj materiál přivážet a odvážet na/z Výstaviště osobním nebo nákladním autem následovně: Parkovací karta - (platná od prvního dne montáže 1. do 7. 3. 2016) umožňuje celodenní stání v horní části areálu pro jedno osobní nebo nákladní auto. Vjezdové povolení umožňuje v průběhu dne opakovaný vjezd / výjezd z areálu Výstaviště. Vjezd pro montážní firmy zdarma bude umožněn na základě parkovacího lístku s čárovým kódem, který obdržíte při registraci. Vjezdové povolení umožňuje v průběhu dne opakovaný vjezd / výjezd z areálu Výstaviště. 5. PRŮBĚH VELETRHU Po dobu trvání veletrhu je možný vjezd osobních a dodávkových aut za účelem doplnění zásob ráno zdarma na základě parkovacího lístku s čárovým kódem, který si sami odeberete z parkovacího automatu přímo u vjezdové brány (bezplatný čas 40 min., poté 40,- Kč/ 1 hod). 6. DEMONTÁŽ Po dobu demontáže bude umožněn vjezd do areálu na parkovací lístek s čárovým kódem, který obdržíte při registraci, zdarma bez omezení. 4
Upozornění: informujte své montážní firmy o pravidlech montáže a demontáže! 7. PARKOVÁNÍ VOZIDEL Parkování osobních automobilů je v průběhu výstavy umožněno uvnitř v horní části areálu. Cena parkovací karty je 1500,- Kč/ osobní automobil (bez DPH). Povolení k parkování platí od prvního dne montáže a pak v době veletrhu a v průběhu demontáže od 1. - 7. 3. 2016. Počet parkovacích míst je omezený. Platba bude zahrnuta do fakturace za služby. V případě pozdního objednání bude platba nutná na místě v hotovosti. Další parkovací plochy jsou k dispozici u vjezdové brány za plaveckým bazénem. 8. ODVOZ ODPADU V souvislosti s montáží a demontáží upozorňujeme vystavovatele, kterým stánky nestaví INCHEBA EXPO Praha, na nutnost odvozu stavebního odpadu a objemných obalových materiálů realizačními firmami. V případě potřeby přistavení kontejneru pro vlastní potřebu kontaktujte produkci veletrhu na tel.: +420 724 360 065. Vícenáklady spojené s odvozem odpadu budou dodatečně vyfakturovány. 9. SPEDICE A MANIPULAČNÍ SLUŽBY Spedičními a manipulačními službami pro vystavovatele je pověřena společnost, která se nachází v areálu Výstaviště. V případě, že chcete využít výše jmenovaných služeb, doporučujeme kontaktovat firmu BECK SPEDITION předem. BECK SPEDITION Ing. Pavel Beck Chrastavská 113/4 190 00 Praha 9 - Střížkov +420 286 881 730 +420 602 311 950 +420 261 176 150 beck.pavel@volny.cz Odvoz a uskladnění prázdných obalů je možné objednat rovněž u výše uvedené spediční firmy. Skladování prázdných obalů a instalačního materiálů v prostoru za expozicemi je zakázáno! 10. OCHRANA MAJETKU Organizátor neručí za škody zaviněné třetí osobou anebo v důsledku jím nezaviněných okolností ( vis major) a proto doporučujeme vystavovatelům zajistit ochranu svého majetku běžnými prostředky (individuální ochranu stánku je možno objednat u pořadatele) a pojistnou smlouvou. 11. POJIŠTĚNÍ ZTRÁTA 5
1. Účast na výstavě je na vlastní riziko vystavovatele. Vystavovatel nebude činit organizátora zodpovědným za jakékoliv požadavky třetích stran na náhradu škod vzniklých jako důsledek účasti vystavovatele na výstavě. 2. Organizátor nezodpovídá vystavovateli, spoluvystavovateli ani realizátorům za ztrátu, zničení nebo jakékoliv poškození exponátů, vybavení a zařízení stánku, obalů a balicího materiálu bez ohledu na to, ať ke zničení nebo jinému poškození došlo před začátkem, během nebo po skončení výstavy. 3. Vystavovatelé a realizátoři jsou povinní na vlastní náklady uzavřít pojištění za škody způsobené vlastní činností v rozsahu podle následující tabulky: Vystavovatelé realizující expozici vlastními silami 500 tis. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 30 m2 1 mil. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 50 m2 2 mil. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 100 m2 3 mil. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 200 m2 4 mil. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 300 m2 5 mil. Kč Vystavovatel bude mít možnost pojistit svou expozici či exponáty u České pojišťovny a.s., jejíž pracovnice: Sylvie Kolářová, mobil: 606 925 003, telefon: 224 555 533, fax: 224 555 523, e-mail: sykolarova@cpoj.cz bude dne 2. 3. 2016 od 8 do 18 hod. přítomna v registračním centru. Pokud máte o pojištění zájem, kontaktujte přímo pracovnici České pojišťovny nebo uveďte tento zájem při registraci, kde budete dotázáni na číslo pojištění. Bližší informace naleznete na www.incheba.cz v sekci pro vystavovatele. 12. RESTAURAČNÍ SLUŽBY Na balkóně Střední haly Průmyslového paláce je v provozu samoobslužná Veletržní restaurace (150 míst) s širokým sortimentem hotových jídel. Kromě tohoto zařízení budou ve Foyer Průmyslového paláce k dispozici stánky s rychlým občerstvením. Přímo v areálu jsou v provozu restaurace a kavárny: RESTAURACE PRAŽAN před Levým křídlem Průmyslového paláce RESTAURACE NA STŘÍDAČCE vedle Pravého křídla (Malá sportovní hala) VENKOVNÍ OBČERSTVENÍ Mimo areál v těsné blízkosti: HOTEL EXPO PARK HOTEL RESTAURACE VALCHA 13. REKLAMNÍ PŘÍLEŽITOSTI 6
Po dobu veletrhu MOTOCYKL 2016 je možné využít k podpoře Vaší účasti a propagaci firmy, expozice nebo novinek řadu reklamních příležitostí v areálu Výstaviště Praha - Holešovice: umístění transparentu na hlavní bráně Výstaviště, dále nabízíme umístění plošných poutačů, bannerů, infostojek a nafukovacích reklamních předmětů, reklamu na balustrádě Průmyslového paláce, distribuci firemních materiálů našimi nebo vlastními hosteskami promotéry atd. Pozor pouze pro jednoho vystavovatele nabízíme např. možnost přiložení reklamního letáku ke každé vstupence za 1 Kč/ks nebo umístění mega poutače na průčelí Průmyslového paláce! Bližší informace k jednotlivým marketingovým aktivitám Vám sdělí Veronika Plocková. Veškerá reklama a propagace v areálu Výstaviště podléhá schválení a zpoplatnění ze strany pronajímatele! 14. DOPRAVA NA VÝSTAVIŠTĚ metrem na stanici Nádraží Holešovice (trasa C červená) a dále jednu stanici tramvajemi č. 12 nebo 24 (výstupní stanice Výstaviště ); z centra Prahy tramvajemi č. 12, 17 nebo 24 (výstupní stanice Výstaviště ); osobním automobilem po magistrále ve směru od Brna, stále rovně (směr Holešovice) přijedete přímo k pražskému Výstavišti Důležité upozornění v příjezdu na Výstaviště a výjezdu z Výstaviště. Při příjezdu ulicí U výstaviště je na křižovatce u Sportovní haly zákaz odbočení vlevo. K příjezdu využijte Bubenskou ulici! Při výjezdu z areálu je na křižovatce u Sportovní haly zákaz odbočení vlevo do ulice Partyzánská. Vážení vystavovatelé, Věříme, že Vám tyto informace pomohou k lepší orientaci v námi poskytovaných službách a přejeme Vám příjemný pobyt v Praze a mnoho obchodních úspěchů. 7
8