Kontrolní řád obce Hradec - Nová Ves Tento kontrolní řád obce Hradec - Nová Ves byl vypracován a schválen v souladu se zákony č. 128/2000 Sb., 320/2001 Sb., a 416/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů vedoucím orgánem veřejné správy, který jej předložil ke schválení dne 29.10.2002. Obec má povinnost a je oprávněna v souladu s platnými předpisy provádět finanční kontrolu veřejných i obecních prostředků a dle části čtvrté zákona č. 320/2001 Sb., zavést, udržovat a prověřovat účinnost vnitřního kontrolního systému. Obsah kontrolního řádu: 1. Finanční kontrola veřejných prostředků - 7 až 11 zákona č. 320/2001 Sb. 2. Řídící kontrola - 26 a 27 zákona č. 320/2001 Sb. 3. Interní audit - 25 a 28 až 31 zákona č. 320/2001 Sb. Úvod : Obec Hradec - Nová Ves, IČO 00363011 s počtem obyvatel 308 má za povinnost dle zákona č. 320/2001 Sb., (dále jen zákona), vyhlášky č.416/2004 Sb. a zákona č. 128/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů provádět finanční kontrolu veřejných prostředků formou ročního auditu i vnitřní kontrolu a interní audit. Kontrolu provádí v hospodaření obce. Kontrolní činnost musí respektovat i další právní normy, zákon č. 552/1991 Sb. a zákon č. 563/1991 Sb., v platném znění a další platné zákony. 1. Finanční kontrola veřejných prostředků 1. Organizační zajištění finanční kontroly se řídí 5 odst.a) - e) zákona. Finanční kontrolu provádí: a) finanční výbor (členové včetně přizvaných odborníků) b) kontrolní výbor (členové) c) hlavní ekonom obce a zvlášť pověřená osoba nebo subjekt pověřený vedoucím orgánu veřejné správy (starostou) II. Kontrolní metody a postupy : Kontrolní metody a postupy se řídí 6 odst.1 písm.a) - d) a odst.2 písm.a) zákona. Kontrolní metody a postupy lze použít pouze v souladu s pravidly stanovenými pro výkon finanční kontroly zvláštním předpisem (část třetí zákona č..552/1991 Sb., o státní kontrole ve znění zákona č. 148/1998 a v dodržení 11 zákona. Druhy kontrol: a) Předběžná (např. procesy při zadávání veřejných zakázek, postupy při sestavování a schvalování rozpočtu) b) Průběžná (např. posuzování správnosti výše fakturovaných částek, průběžnou
kontrolu plnění rozpočtu) c) Následná (např. oprávněnost, hospodárnost a efektivnost čerpání vynaložených finančních prostředků, dodržování stanoveného rozpočtu) Pokud není jinak stanoveno v tomto kontrolním řádu, řídí se kontrolní orgány 11-23 zákona. IV. Vnitřní kontrolní systém Vnitřní kontrolní systém zahrnuje: 1) Zavedení, udržování a prověřování účinnosti vnitřního kontrolního systému ( 25 odst.1 a 5 zákona). 2) Řídící kontrolu ( 26 a 27 zákona.). Předběžná, průběžná a následná kontrola. 3) Interní audit K bodu 1) a) Vedoucím orgánem veřejné správy je starosta. b) Jelikož dle velikosti obecního úřadu nelze zřídit Kontrolní útvar a zaměstnanci jsou zařazeni do kategorie samostatných referentů, každý je veden na úrovni zaměstnance, který odpovídá za správu příslušných finančních kapitol (příjmy a výdaje) a přebírá plnou odpovědnost za správu těchto kapitol. c) Za vedení účetnictví obce je odpovědná ekonomka - účetní. d) Za vedení a hospodaření na jednotlivých usecích činnosti odpovídají pracovníci obce viz příloha č. 1. 2. Řídící kontrola Řídící kontrola podle 26 a 27 zákona. Všichni výše uvedení pracovníci provádí kontrolu : a) předběžnou zaměřenou na připravované zajištění akce - podkladů od začátku do ukončení akce respektování rozpočtu schváleného ZO, zahrnutí operací do rozpočtu včetně posouzení efektivnosti a hospodárnosti dodržení věcné správnosti operací včetně souladu s právními předpisy posouzení návrhu smluv v návaznosti na posouzení efektivnosti, účelnosti a hospodárnosti b) průběžnou zaměřenou zejména na : dodržování a plnění právních předpisů sledování operací od začátku až do konce nakládání s hotovostními i bezhotovostními prostředky c) následnou
zaměřenou na: soulad prováděných operací se zaúčtováním pohledávky, vymáhání, penalizace, plnění závazků, dodržování smluv, reklamace inventarizace majetku v souladu s účty a zaúčtováním, evidence a stavy zásob způsob a stav zajištění ochrany majetku mzdy, agenda, zařazování do tříd, platové postupy nápravná opatření, jejich kontrola plnění Kontrolní orgány, které jsou uvedeny v článku 1. oddíl II. tohoto kontrolního řádu, musí mít pověření ke kontrole, vydané vedoucím orgánu veřejné správy (starostou), nebo jeho zástupcem Vnitřní kontrolní systém probíhá po dvou liniích : a) po linii řízení (zajišťuje vedoucí orgán veřejné správy) b) po linii Interního auditu Po linii řízení se kontrolní systém ( 25 zákona) vztahuje ke všemu v rámci organizace. Z kontroly nelze nikoho vyjmout. Patří zde finance, bezpečnost práce a náležitosti s ní související, komunikace, les a hospodaření v lese, hasiči, plnění usnesení ZO, dodržování vyhlášek, zákonů a další. 3. Interní audit Vychází ze zákona a vyhlášky č. 416/2004 Sb., a dalších předpisů. Účelem Interního auditu je nezávislé, objektivní prověření a vyhodnocení operací a kontrolního systému organizace (obec). 1. Kontrola se v souladu se zněním 28-31 zákona zaměřuje : zda jsou dodržovány předpisy, přijatá opatření a stanovené postupy včasné rozpoznání rizik a odstranění vztahující se k činnosti orgánu obce (ZO) prověřování funkčnosti kontrolního řádu 2. Interní audit zahrnuje zejména ( 28 odst.4) : finanční audity audity systémů prověřující a hodnotící zajištění příjmů správy veřejných prostředků, včetně vymáhání pohledávek audity výkonů zajišťují účelnost, efektivnost, hospodárnost a přiměřenost operací včetně účinnosti vnitřního kontrolního systému 3. Postavení útvaru Interního auditu Vzhledem k velikosti obce nebude zřízen útvar Interního auditu. Interní audit budou provádět: a) pověření pracovníci obecního úřadu b) finanční a kontrolní výbory (jejich členové) c) externí pracovníci na dohodu
4. Plánování interního auditu ( 30) : Plán interního auditu bude krátkodobý (roční) a střednědobý (4 roky) Roční audit obsahuje : prověřování funkčnosti kontrolního systému kontrola veřejných prostředků, dotace, plnění smluv, vyhodnocení akcí kontrola kvality práce dodavatelských organizací- plnění záručních termínů a odstranění vad plnění vyřizování agendy, stížností plnění usnesení ZO dodržování bezpečnosti práce, ochranné pomůcky dodržování pracovních smluv plnění dlužných částek včasná platba poplatků za psi, odpad, ubytování, plnění nájemních smluv inventarizace majetku a jeho hospodárné využívání účetnictví, rozpočtové změny Střednědobý plán : kontrola zacházení s obecními byty dodržování zákonů a vyhlášek dodržování zákona o veřejných zakázkách dodržování veřejných vyhlášek dodržování zákona 25O/2000 Sb., - rozpočet a rozpočtové provizorium hospodaření v obecním lese Oba plány mohou být doplňovány o další kontrolní činnosti 5. Podávání zpráv ( 31) : Všichni, kteří provedli interní audit, podávají písemně nebo ústně (do zápisu ZO) zprávy o zjištěných skutečnostech včetně návrhů na opatření a termín následné kontroly. Následná kontrola by měla být provedena do tří měsíců od zjištění nedostatků. Závěrečná ustanovení : Kontrolní řád a interní audit bude mít číslované přílohy, které jsou součástí tohoto materiálu. Přílohy budou přesněji specifikovat a doplňovat kontrolní úkoly, mechanizmy a náplň pro osoby a orgány provádějící kontroly. Kontrolní řád nabývá účinnosti dnem schválení zastupitelstvem obce, to je 30.11.2006. Pavel Stejskal v.r. starosta obce vedoucí orgánu veřejné správy
Příloha č. 1 kontrolního řádu obce Hradec - Nová Ves Příkazce operací - starosta Správce rozpočtu ekonom účetní Pracovníci odpovědní za vedení a hospodaření na svěřených úsecích 1.místostarosta - Hacura Jiří 1031 lesní hospodářství, pěstební činnost 2212 silnice, doprava - dopravní obslužnost - místní komunikace - zastávky autobusů, vlaků 3612 bytové hospodářství - údržba obecních bytů 3631 veřejné osvětlení 372x nakládání s odpady - sběr a svoz nebezpečných odpadů - sběr a svoz komunálních odpadů - sběr a svoz ostatních odpadů 3744 protierozní, povodňová ochrana 3745 péče o vzhled a veřejnou zeleň 4222 veřejně prospěšné práce 2. místostarosta Vaníčková Jana 3635 územní plánování - dokumentace Ekonom - Halodová Veronika 3113 základní školy - závazky vůči obcím - neinvestiční náklady na žáky 3612 bytové hospodářství - nájmy bytů 6171 činnost místní správy - finanční operace - rozpočet, rozpočtové změny - dotace ze SR - fakturace - inventarizace - správa finančních prostředků ze SSP sociálně nepřizpůsobivých rodin - místní poplatky Samostatný referent veřejné správy Slámová Petra 3314 knihovnická, informační činnost 6171 místní správa - pokladna - místní poplatky - spisová služba - archiv
- evidence obyvatel - pracovní smlouvy, personalistika, mzdy Velitel JSDH 5512 požární ochrana dobrovolná, činnost JSDH, hasičská zbrojnice Starosta 3639 územní rozvoj - evidence pozemků, jejich nabídka k pronájmu či prodeji - nabídka nebytových prostor - výstavba v obci, investiční výstavba 6171 místní správa - funkční a mzdové zařazení 6409 ostatní činnosti - záležitosti regionálních svazků Finanční výbor Kromě obecných úkolů kontroly vyplývající ze zákona 320/2001 Sb., a vyhl. č. 416/2004 Sb., tyto specifické oblasti: - kontrola splácení úvěrů - platby poplatků a nedoplatků včetně penále a dluhů - využívání a splácení dotací - finanční operace, dodržování předpisů - účelnost a hospodárnost vynakládání finančních prostředků - hospodaření obce, prodeje, pronájmy pozemků - placení pojištění (sociální zdravotní) - pojištění obecního majetku (1x za dva roky) Kontrolní výbor - předpisy, OZV a jejich dodržování - plnění usnesení ZO (2x za rok) - vyřizování agendy. stížnosti (2x za rok) - dodržování bezpečnostních předpisů, přidělování ochranných pomůcek (1x za rok) - pracovní smlouvy (1x za 3 roky) - nájemní smlouvy (sepsání, vyvěšení, placení - 1x za rok) - prodejní smlouvy, smlouvy s podnikatelskými subjekty a jejich dodržování