risk management management rizik v muzeích

struktura přednášky základní terminologie princip managementu rizik management rizik muzejních sbírek příklady

management rizik systematický interaktivní proces, jehož hlavním cílem je analýza možných rizik a jejich ovládání, směřující k omezení četností realizací nebezpeční a zmenšení jejich závažnosti smyslem managementu rizika je snaha dosáhnout přiměřené rovnováhy mezi realizací příležitostí pro zisk při minimalizaci ztrát

management rizik uplatňuje se především v ziskovém sektoru je součástí tzv. rizikového inženýrství (systematický proces zvláště při etapě plánování projektu) důležitou součástí mnoha průmyslových a ekonomických odvětví v.a. pojišťovnictví

management rizik riziko pravděpodobná hodnota ztráty vzniklé na nositeli, popř. příjemci rizika realizací scénáře nebezpečí, vyjádřená v peněžních nebo jiných jednotkách riziko je kombinací pravděpodobnosti a následku (škody)

management rizik pravděpodobnost (likelihood) subjektivní názor hodnotitele rizika na pravděpodobnost realizace vyšetřovaného scénáře rizika následek (consequence); škoda, újma ztráta určité z kvalit zapříčiněná realizací scénáře rizika

Riziko je funkcí pravděpodobnosti a následku. Pravděpodobnost -stane se -mohlo by se stát -pravděpodobně se nestane -nikdy k tomu nedojde Následek -zapomenutý další den -lokální poškození nebo změna -obecně rozšířené poškození nebo změna -všechno zničeno

management rizik scénář rizika (risk scenario) soubor všech relevantních informací, které jsou třeba pro zhodnocení rizika (může obsahovat i hypotetický sled událostí vedoucích k riziku v budoucnosti)

management rizik analýza rizik (risk analysis) systematický proces určený k pochopení podstaty rizika a k vyvození jeho stupně zhodnocení rizik (risk assessment); měření nebo též analýza rizik souhrn činností směřujících k odhadu rizik, zahrnuje identifikaci, analýzu a ocenění rizik

management rizik snížení rizika (risk reduction) všechny činnosti, které vedou k redukci pravděpodobnosti, negativních následků nebo obou faktorů v souvislosti s rizikem řešení rizika (risk treatment) implementace navržených a obhájených činností, které snižují zhodnocené riziko

zhodnocení rizika - nejistota nejistota (uncertainty) nedílná součást zhodnocení rizika charakter rizika můžeme pouze odhadovat z minulých jevů Celý problém světa je v tom, že blázni a fanatici si jsou sami sebou jistí, kdežto moudří lidé jsou plní pochybností. Bertrand Russell

minulost budoucnost paměť svědectví víra současnost pozorování jistota předpověď víra čas

Jak víme, jsou zde známá známa To jsou věci, které víme, že víme Známe také známá neznáma Čili víme, že některé věci nevíme Ale jsou zde také neznámá neznáma tzn. že lidé neví, že je neví

systém managementu rizik Všechny systémy jsou špatné, ale některé jsou úspěšné Box, 1979

KOMUNIKACE A KONZULTACE ZHODNOCENÍ RIZIK MONITOROVÁNÍ A KONTROLA STANOVENÍ KONTEXTU IDENTIFIKACE RIZIK ANALÝZA RIZIK OCENĚNÍ RIZIK ŘEŠENÍ RIZIK Risk management australská a novozélandská norma AS/NZS 4360:2004

management rizik muzejních sbírek efektivní management rizik zaručuje vyváženost využívání a ochrany sbírek

systém managementu rizik, který vyvinul CCI ve spolupráci s ICCROM a ICN

rámec ochrany muzejních sbírek původně ji vyvinul Kanadský konzervátorský institut (CCI) ve spolupráci s Kanadským přírodovědným muzeem vychází z australských a novozélandských norem o managementu rizik a australských směrnic pro zhodnocení signifikance

management rizik muzejních sbírek základním předpokladem je znalost preventivní konzervace, částečně i sanační konzervace a restaurování důležitá je spolupráce odborných pracovníků, správců depozitářů i ostatní zainteresovaných lidí (stakeholders) uvnitř i vně muzea management rizik je týmová činnost, největší zodpovědnost má především konzervátorrestaurátor (principy degradace i metody nápravy)

management rizik muzejních sbírek sběr a třídění relevantních dat klasifikace získaných informací podle jednotné metodiky (možnost srovnání) navržení opatření prezentace projektu majiteli či vlastníku sbírek, investorovi apod. díky managementu rizik je možné kvalifikovaně řešit dilemata a určovat priority instituce

management rizik muzejních sbírek kvalifikovaný odhad jakým způsobem a jak moc budou muzejní sbírky (předměty) poškozeny v určitém časovém horizontu usnadňuje rozhodování v souvislosti s ochranou a využíváním sbírek těm, kteří jej činí (decision-makers)

stanovení kontextu všechny informace potřebné ke kvalifikovanému rozhodnutí: současnost sbírek (uložení, přístup, stav ) minulost sbírek (dřívější zásahy, poškození jednotné metodiky - možnost srovnání) informace o jednotlivých perimetrech (úrovních) ovlivňujících sbírky vytvoření scénáře

stanovení kontextu

informační zdroje: pozorování Stanovení kontextu rozhovor s kurátory, odborníky a ostatními relevantními osobami archivní materiál týkající se předmětů a dalších úrovní informační databáze (obecné, speciálně vyvinuté pro management rizik)

identifikace rizik klasifikace různých typů nebezpečí pro konkrétní předměty nebo skupinu předmětů

identifikace rizik 10 negativních faktorů: přímé fyzické poškození zloději, vandalové požár voda škůdci znečišťující látky záření nevhodná teplota nevhodná relativní vlhkost disociace Framework for Preservation of Museum Collections, CCI 1998

identifikace rizik 5 fází: vyvarování se blokování zjišťování reagování ošetření Framework for Preservation of Museum Collections, CCI 1998

identifikace rizik stanovení základního rizika (zloději, vandalové; nevhodná teplota) rozčlenění základních rizik na rizika specifická (krádež v otvíracích hodinách, krádež personálem; nevhodná t ročním cyklem, denním cyklem, blízkostí tepelného zdroje )

ocenění rizik kalkulace jednotlivých specifických rizik metodika vyvinutá v cci pro muzejní sbírky každé riziko definováno 3 kritérii s bodovým hodnocením od 0,5 do 5

ocenění rizik

ocenění rizik každé specifické riziko je poté možné srovnat s ostatními protože se jedná o odhad budoucnosti je zde žádoucí jistá míra nejistoty vyjádřená graficky (navržení jistého rozpětí velikosti rizika optimistický a nejpesimističtější scénář)

rising damp Light fading in house W&T Light fading in house Light fading in house Pest - woodborers Light fading in house W&T Contaminants - Dust incorr RH - corrosion W&T falling tree - storage W&T melting snow - storage Fire - storage - winter Dissociation - retiring theft - winter theft - opening hours 15,0 14,0 13,0 12,0 11,0 10,0 9,0 8,0 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 zhodnocení rizik A B C

řešení rizik navržení metod, postupů a opatření vedoucí ke snížení rizika (každé snížení skóre rizika o jeden bod snižuje riziko reálné desetkrát) simulace snížení rizika preventivní opatření (regulace /úprava negativních faktorů, metodické pokyny pro personál a návštěvníky ) ošetření (metody sanační konzervace a restaurování)

řešení rizik více variant a scénářů (nikdy neexistuje jen jedno řešení) vypracování harmonogramu pro implementaci jednotlivých fází řešení finanční (předběžná) kalkulace při zavádění řešení srozumitelná prezentace pro rozhodovatele (decision-maker)

příklad aplikace managementu rizik dilema využívání reprezentativních prostor Brukenthalova muzea pro soukromé akce

Brukenthalův palác v Sibiu centrální náměstí v Sibiu (Transylvánie) vystaven mezi léty 1778-88 vybudován pro sbírky umění Brukenthalů dnes Brukenthalovo muzeum

reprezentační prostory

nabídka od soukromé firmy - dilema financování restaurace stěn tří sálů (papírové tapety, textilní potahy, nástěnné malby, polychromované dřevěné obložení možnost pořádat 10 let 10 akcí do roka koncerty, rauty, večírky Poškodí pořádání těchto akcí tyto prostory?

specifická rizika záření (bez podílu UV) znečišťující látky (prach, nebezpečí potřísnění potravinami při večírcích, úklidem po nich) fyzické poškození (přeplněnost, mechanická destrukce návštěvníků, opotřebení při manipulaci s nábytkem, vibrace) Prostory se jinak využívají jako stálá expozice rokoka

zhodnocení rizik Největší riziko představují znečisťující látky a mechanické poškození v případě pořádání recepcí

řešení rizik zakázat konzumaci potravin v daných prostorách zakázat stěhování mobiliáře při akcích instalovat v první místnosti koberec využít mechanické zábrany pro vymezení prostoru zakázat kouření a osvětlení svíčkami zřídit dočasnou šatnu v předsálí kapacita prostor nesmí překročit 50 osob

řešení rizik kalkulace nákladů na restaurování stěn

závěr - kompromis doporučení: pořádání pouze několika komorních koncertů pro max. 50 posluchačů, bez jídla a pití, pohyb pouze v prvním sále. není třeba restaurovat všechny plochy, je nutné pouze konzervovat část papírových tapet ve třetí místnosti (finanční prostředky z pořádání koncertů by měly tyto akce pokrýt)

příklad druhý: specifické riziko management rizika krádeže návštěvníky v usedlosti Poiana

kontext Muzeum v přírodě Astra (Sibiu) Usedlost Poiana

kontext budova a exponáty dům exponáty v domě

analýza rizik hlavní riziko krádež, vandalismus vandalismus: poškození domu návštěvníky - náhodné poškození exponátů návštěvníky - náhodné poškození zaměstnanci záměrné poškození návštěvníky kriminalita: teroristický útok krádež zaměstnanci plánovaná krádež návštěvníky krádež návštěvníky při příležitosti

riziko krádeže při příležitosti během otvírací doby 272 exponátů (150 textil, 20 nábytek, 100 malých předmětů, dřevěný kříž, 6 fotografií v rámu, 6 ikon 1 podmalba na skle a 5 litografií) nejcennější předměty: dřevěná lavice, rohový kredenc, textil na stěnách a osušky (cca 10 kusů)

snížení rizika cca 50 předmětů, které by mohly návštěvníci ukrást (jsou pro návštěvníky dostupné)

stanovení hodnoty Modrý dům (Poiana) = 50 % 12 nejcennějších předmětů v modrém domě= 30 % (2 nábytek and 10 textil) Každý předmět = 2,5 % 3358 ks s průměrnou hodnotou = 20 % Každý předmět = 0,006 %

kalkulace rizika 14 Jestliže se nic nezmění: 12 10 8 6 4 2 0 C 2 cenné a 10 průměrných předmětů B úplná ztráta hodnot y A každých 30 let ABC score C B A 12 malých předmětů může být ukradeno v příštích 30 letech A + B + C = 3,5 + 5 + 3,5(4) = 12(12,5)

snížení rizika 2 řešení: A zavedení strategií pro vylepšení infrastruktury v astra muzeu kvůli snížení možnosti krádeží B lepší zabezpečení exponátů v budovách ztížení krádeže

řešení rizika vylepšení infrastruktury muzea - A KROK 1. Vytvoření vnitřních směrnic proti krádežím ZDROJE zaměstnanci ODPOVĚDNOST Vedení muzea ve spolupráci s provozním oddělením 2. Revize vystaveného inventáře pečlivá fotodokumentace zaměstnanci + evt. Externí fotograf + náklady na fotografie $ kurátoři 3. Školení dozoru 4. Kontrola a dodržování směrnic Externí školitel + zaměstnanci zaměstnanci Personální a provozní oddělení Bezpečnostní technik

řešení rizika zabezpečení předmětů - B KROK 1. Určení, které z předmětů jsou ohrožené 2. Školení pro konzervátory jak upevňovat exponáty ZDROJE zaměstnanci Externí školitel + zaměstnanci ODPOVĚDNOST Bezpečnostní technik + kurátoři Vedení + personální a provozní oddělení 3. Určení, který typ zabezpečení (uchycení) bude použít konkrétně 4. Provedení zabezpečení 5. Zajištění předání informací zaměstnanci zaměstnanci zaměstnanci Konzervátoři-restaurátoři Konzervátoři-restaurátoři Konzervátoři-restaurátoři

časový harmonogram A B

theft - opening hours theft - winter Dissociation - retiring Fire - storage - winter srovnání ostatních rizik melting snow - storage W&T falling tree - storage W&T incorr RH - corrosion Contaminants - Dust W&T Light fading in house Pest - woodborers Light fading in house Light fading in house W&T Light fading in house rising damp 15,0 14,0 13,0 12,0 11,0 10,0 9,0 8,0 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 A B C

14 12 10 8 6 4 2 0 snížení rizika C B A Při zapracování těchto dvou řešení se sníží riziko krádeže tisíckrát Score before Score after implementation

závěr při zapracování těchto dvou řešení se sníží riziko krádeže tisíckrát tato řešení sníží i další rizika v muzeu: snížení rizika mechanické destrukce v případě zemětřesení profesionalizace infrastruktury v muzeu

závěr přednášky management rizik pomáhá v muzeu řešit všechna rizika týkající se sbírek díky němu je možné se kvalifikovaně rozhodovat a určovat priority preventivní konzervace je nedílnou součástí managementu rizik bez jejích poznatků není možné provést kvalifikovaný odhad rizika ani navrhnout odpovídající řešení

Literatura Risk management AS/NZS Standards 4360:2004. Sydney- Wellington 2004. Handbook Risk Management Guidelines Copanion to AS/NZS 4360:2004. Sydney-Wellington 2004. The conservation Assessment: A Proposed Model for Evaluating Museum Environmental Management Needs Framework for the Preservation of Museum Collections, Ottawa 1998. WALLER, R., SMYK, L.: Assessing and Managing to your Collections. Birmingham 2007. ASHLEY-SMITH, J.: Risk Assessment for Object Conservation. Oxford 1999. TICHÝ, M.: Ovládání rizika. Analýza a management. Jihlava 2006.