Směrnice S2015001 Soubor vnitroorganizačních směrnic 1. Organizační řád obce 2 2. Směrnice o oběhu dokladů a obsahu dokladů 3 3. Směrnice o účetnictví 4 4. Směrnice o účtování a oceňování majetku 4 5. Směrnice o finanční kontrole + podpisové vzory 4 6. Směrnice pro provedení inventarizace 5 7. Směrnice pro cestovní náhrady 6 8. Použitá literatura 6 Platí od Účinná od Platí do Závazná pro Obec Dubany Schváleno Obecním zastupitelstvem obce Dubany Dne 1/6
1. Organizační řád obce Název Adresa Obec Dubany Dubany 23, 530 02 Pardubice Starostka obce Iva Kučerová Příkazce operace Místostarosta obce Ing. Leoš Konrád Příkazce operace Členové zastupitelstva Mgr. Naděžda Kolísková Martin Hurdálek, DiS Martin Matuška Ing. Richard Kučera Viktor Kaňka Finanční výbor Martin Matuška Předseda, ověřovatel účetního záznamu Josef Škrha Ing. Aleš Hruška Kontrolní výbor Martin Hurdálek, DiS Předseda Bc. Eliška Zelinková Jakub Uttendorfský Účetní Romana Hanzalová Pokladní, hlavní účetní, správce rozpočtu, hmotná zodpovědnost za pokladnu Směrnice se vztahuje na Iva Kučerová Starostka obce Ing. Leoš Konrád Místostarosta obce Martin Matuška Předseda finančního výboru Romana Hanzalová Účetní obce 2/6
2. Směrnice o oběhu dokladů a obsahu dokladů a) Druhy účetních dokladů - přijaté faktury - vystavené faktury - bankovní výpisy - příjmové pokladní doklady - výdajové pokladní doklady - interní doklady číslování dokladů dokladové řady: a. Bankovní výpis ČS 100001 ČNB 110001 b. Závazky Fa došlé 200001 Mzdy 210001 Odpisy EMA 220001 c. Pohledávky Vystavené faktury vlastní 300001 Předpisy (mzdy, nájmy, popelnice, dotace, psi) 310001 d. Pokladna 400001 e. Interní doklady (inventarizace, zařazení a vyřazení majetku, předpis daní a opravné doklady) - 900001 b) Další písemnosti - pokladní kniha - inventární soupis - soupis operativní evidence - kniha přijatých faktur - a kniha vydaných faktur c) náležitosti účetních dokladů: Označení účetního dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, peněžní částku, okamžik vyhotovení účetního dokladu a podpisový záznam starosty - jako osoby odpovědné za účetní případ, v jeho nepřítomnosti místostarosty, účetní - jako osoby odpovědné za zaúčtování i za pokladnu a dále číslo dokladu z dokladové řady, předkontační doklad. Součástí každé došlé faktury je košilka. d) zaúčtování účetního dokladu Faktury došlé se zapíší do knihy došlých a zaúčtuje se jejich předpis (pohledávky nebo závazku) přičemž datum zaúčtování došlých faktur je den přijetí faktury. Pokladní doklady, bankovní výpisy, vystavené faktury a vnitřní doklady se účtují k datumu vystavení tohoto dokladu. Pokladní doklady se evidují v pokladní knize. e) Archivace a skartace Účetní písemnosti budou odděleně ukládány do archivu obecního úřadu a uschovány po dobu stanovenou uschovávajícími lhůtami. a. účetní závěrka po dobu 10 let následujících po roce, které se týkají b. mzdové listy po dobu 10 let následujících po roce, kterého se týkají c. účetní doklady, účetní knihy, inventurní soupisy po dobu 5 let následujících po roce, kterého se týkají d. projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví prostředky výpočetní techniky po dobu 5 let po roce, ve kterém byla naposledy použita Obecní úřad po dohodě s okresním archivem v Pardubicích provede skartaci účetních písemností po době stanovené uschovávajícími lhůtami. 3/6
3. Směrnice o účetnictví Účetnictví je vedeno v počítačové formě v programu URC Gordic Účtuje se v průběhu měsíce, který se uzavírá měsíční závěrkou. Na konci roku se provede uzávěrka roční, při které se musí provést inventarizace majetku a závazků. Roční uzávěrku v programu a otevření nového roku provedou technici z firmy Gordic. Tisk účetních sestav: a. měsíčně - z účetních dat se vytiskne sestava plnění rozpočtu,deník, kontrola okruhů,hlavní kniha - v datové formě se bude archivovat každý měsíc zvlášť spolu s výkazem Fin 2-12 (plnění rozpočtu) b. ročně - Na konci účetního období se vytisknou okruhy, sestava plnění rozpočtu, účetní denník, hlavní kniha dle analytické evidence, rozvaha, výsledovka, výkaz zisků a ztrát a příloha. Veškeré tyto sestavy se uloží i na disketách. 4. Směrnice o účtování a oceňování majetku Oceňuje se v pořizovacích cenách a v reprodukčních pořizovacích cenách. - hmotný investiční majetek - cena je vyšší jak 40.000,- Kč - drobný hmotný invest. majetek cena je v rozmezí od 3000,-.Kč do 40.000.,-Kč - drobný dlouhodobý nehmotný majetek cena v rozmezí od 3000,-Kč do 60.000,-Kč Zásoby skladový materiál se provádí v soupisu skladových zásob 5. Směrnice o finanční kontrole + podpisové vzory Cílem finanční kontroly je zajistit hospodárnost, efektivnost a účelnost použití veřejných prostředků finanční kontrola je: - veřejnosprávní (obci ji vykonává Krajský úřad) - interní (řídící kontrola a interní audit) Řídící kontrolu provádí příkazce (starostka) zajišťuje a prověřuje věcnou stránku operace. Dále správce rozpočtu a hlavní účetní (účetní) provádějí ji v rámci své normální pracovní náplně. Je nezbytné provést řídící a finanční kontrolu v rámci inventarizace. Interní audit obec nezřizuje, nahradí ho kontrola finančního výboru Ověřování dokladů v souladu se zák. č. 563/91 Sb. o účetnictví a vyhlášky 505/202 Sb. a české účetní standardy a zák. č. 320/2001 Sb a vyhlášky 416/204 Sb.o finanční kontrole. Operaci schválil, příkaz operace- starostka Správce rozpočtu, hlavní účetní, zúčtoval - účetní Přílohou směrnice jsou pověření starosty: příkazcem operace, správcem rozpočtu a hlaví účetní. a vyhlášení podpisových vzorů. 4/6
6. Směrnice pro provedení inventarizace Inventarizace - inventarizací se rozumí soubor prací spojený s přípravou zjištění skutečného stavu majetku a závazků až po vyčíslení inventarizačních rozdílů a jejich vypořádání. Inventura - inventurou se rozumí zjištění skutečného stavu majetku a závazků, je tedy součástí inventarizace Inventarizaci upravuje Zákon o účetnictví č.563/1991sb. Účetní jednotka inventarizací ověřuje, zda stav majetku a závazků v účetnictví odpovídá skutečnosti. Za včasné a správné provedení inventarizace je odpovědný starosta obce, který stanoví písemně plán k zajištění inventarizace a zároveň písemně stanoví k provedení inventarizace inventarizační komisi, určí členy a jmenuje předsedu. Inventarizace se provádí k 31.12. a starosta obce může vyhlásit i mimořádnou inventarizaci, např. při změně zastupitelstva.. Fyzická inventura - provádí se u majetku hmotné povahy Dokladová inventarizace - provádí se u pohledávek, závazků a u těch složek majetku, kde nelze provést fyzickou inventarizaci. a. inventurní soupisy - zaznamenávají se všechny skutečné stavy majetku písemnou formou a obsahující tyto náležitosti - označení majetku - množství majetku - ocenění - datum provedení inventury - způsob zjištění skutečného stavu - neupotřebitelné a poškozené předměty ( uvést jak má být s nimi naloženo) - podpis hmotně odpovědného pracovníka, který se inventury zúčastnil - podpisy členů inventarizační komise, kteří inventuru provedli. b. inventarizační rozdíly - vyjádření hmotně odpovědných pracovníků k jejich vzniku - písemně zaznamenat manko či přebytek, jak věcně tak hodnotově - inventarizační komise dá starostovi návrh na vypořádání rozdílů a ten rozhodne náhradě škody u zaviněných mank odpisu u nezaviněných mank c. inventarizační zápis - komise vyhotovuje zápis po skončení inventarizace, na kterém musí být uveden - druh inventarizace - datum ke kterému byla provedena - způsob provedení - zjištěné rozdíly, návrh na jejich vypořádání - nepoužitelný, poškozený majetek a jak má být s ním naloženo 5/6
7. Směrnice pro cestovní náhrady Cestovní náhrady je možno vyplácet všem zastupitelům a zaměstnancům obce. Příkaz k pracovní cestě dává starosta obce. Starostovi schvaluje pracovní cestu a výplatu cestovních náhrad předseda finanční komise. Cestovní náhrady vypočítává a vyplácí účetní Do cestovních náhrad se zahrnuje: stravné náhrady za používání silničních motorových vozidel náhrady za přepravné autobusem nebo vlakem parkovné spojené s pracovní cestou. sazby stravného: 80 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin 120 Kč, trvá-li pracovní cesta 12 až 18 hodin 180 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin sazby náhrad za používání silničních vozidel u osobního vozidla činí náhrada za 1 km jízdy 3,90 Kč. spotřeba pohonných hmot se stanoví výpočtem průměrné spotřeby pohonných hmot dle VTP průměrná cena za 1l pohonných hmot upravuje zákoník práce. Náhrady za přepravné hromadnými dopravními prostředky a náhrady za parkovné se doloží dokladem o zaplacení. 8. Použitá literatura Vyhláška č. 449/2003 Sb., Zákon č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné zprávě,v platném znění Vyhláška č. 416/2004 Sb. kterou se provádí zákon č. 320/2001 sb. o finanční kontrole, v platném znění. Zákon č. 250/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v platném znění Zákon č.552/1991 o státní kontrole, v platném znění Zákon č. 563/1991 Sb.o účetnictví v platném znění Vyhláška č. 323/2002 Sb. o rozpočtové skladbě, v platném znění Vyhláška č. 505/Sb. v platném znění, kterou se provádějí některé ustanovení zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví Vyvěšeno : 24.1.2015 Sejmuto : 9.2.2015 Směrnice zpracována dne 22.1.2015 Směrnice nabývá účinnosti dne Směrnice schválená zastupitelstvem dne Nebytím účinnosti této směrnice se ruší platnost směrnice : Soubor vnitroorganizačních směrnic obce Dubany ze dne 1.1. 2011. Martin Matuška Předseda finančního výboru Iva Kučerová Starostka obce 6/6