OBEC BEDNÁREC VNITŘNÍ SMĚRNICE Č. 3/2012 SOUBOR VNITŘNÍCH ÚČETNÍCH, MAJETKOVÝCH A KONTROLNÍCH SMĚRNIC. starosta obce

Transkript

1 OBEC BEDNÁREC VNITŘNÍ SMĚRNICE Č. 3/2012 SOUBOR VNITŘNÍCH ÚČETNÍCH, MAJETKOVÝCH A KONTROLNÍCH SMĚRNIC Schváleno usnesením zastupitelstva č. 2-7z/2012 dne Podepsal:... Nabývá účinnosti dne starosta obce Obsah: 1. Obecná ustanovení Vnitroorganizační účetnictví, účtový rozvrh Systém zpracování účetnictví Seznam účetních knih a forma jejich vedení Seznam počítačových sestav Seznam číselných řad účetních dokladů Seznam zkratek používaných v účetnictví Stanovení dne uskutečnění účetního případu Oceňovací metody pro vedení účetnictví Vnitřní kontrolní systém Odpovědné osoby Dohody o hmotné odpovědnosti Oběh účetních dokladů v obci Evidence a účtování dlouhodobého majetku Zásoby Účtování cenin Inventarizace majetku a závazků Účetní závěrka, uzavírání a otevírání účetních knih Způsob a délka úschovy účetních písemností a účetních dat Hospodářská činnost Fondy Finanční a kontrolní výbor Příspěvkové organizace Závěrečná ustanovení...14 Seznam příloh: 1. účtový rozvrh 2. podpisové vzory 3. dohody o hmotné odpovědnosti 4. limity pokladny a běžného účtu 5. vlastní tiskopis příjmový pokladní doklad 6. vlastní tiskopis výdajový pokladní doklad 7. vlastní tiskopis inventární karta majetku Soubor vnitřních účetních, majetkových a kontrolních směrnic Obce Bednárec str. 1

2 1. Obecná ustanovení Účetní jednotka Obec Bednárec vede účetnictví v soustavě podvojného účetnictví v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, (dále jen zákon o účetnictví) a s prováděcí vyhláškou 410/2009 Sb. Je rozpočtovou organizací, veškeré příjmy a výdaje klasifikuje rozpočtovou skladbou podle funkčního a druhového členění. Obec má sedmičlenné zastupitelstvo, rada obce se nevolí a její pravomoc vykonává starosta obce ( 99 odst. 2 a 102 odst. 4 zákona č. 128/2000, o obcích). Funkce správce rozpočtu a hlavní účetní není sloučena. 2. Vnitroorganizační účetnictví, účtový rozvrh Obec používá jeden základní běžný účet (BÚ), který plní funkci příjmového i výdajového účtu. BÚ se rozlišuje se analyticky na: BÚ pro účtování přijatých nebo poskytnutých transferů a finanční vypořádání, BÚ příjmový, BÚ výdajový. Účtový rozvrh Účtový rozvrh je sestaven v souladu s platnou směrnou účtovou osnovou pro územní samosprávné celky podle aktuálního metodického pokynu Jihočeského kraje MP/28/OEKO Příklady účtování pro obce a DSO. Dodrženy jsou závazné i doporučené analytiky uvedené v metodickém pokynu. Vlastní podrobnější analytické rozčlenění podle potřeb obce není použito a na všech volitelných číslicích analytických účtů jsou doplněny nuly. V případě potřeby budou analytické účty rozčleněny s použitím poslední číslice AU. Podrozvahové účty V případě skutečností, které jsou předmětem účetnictví, avšak nejsou splněny všechny podmínky pro provedení účetního zápisu v hlavní knize, účetní jednotka uvádí tyto skutečnosti na podrozvahových účtech. Aktuální platný účtový rozvrh Účtový rozvrh se průběžně aktualizuje. Platí pro daný kalendářní rok a pokud je beze změn, i pro další roky. Platný účtový rozvrh je přílohou č. 1 této směrnice. 3. Systém zpracování účetnictví Účetní jednotka účtuje pomocí programu KEO firmy Alis, s. r. o. Česká Lípa. Program obsahuje prostředky pro vedení finančního účetnictví, výkaznictví, rozpočetnictví, evidence závazků a pohledávek. Aktualizace programu jsou zajištěny na základě úhrady udržovacího poplatku firmě Alis. Účetní doklady Podkladem pro zápisy účetních případů v účetních knihách jsou účetní doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí ze zákona obsahovat: označení účetního dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, okamžik vyhotovení účetního dokladu, okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, podpisové záznamy osoby odpovědné za účetní případ (příkazce), správce rozpočtu a osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu (účetní). Soubor vnitřních účetních, majetkových a kontrolních směrnic Obce Bednárec str. 2

3 4. Seznam účetních knih a forma jejich vedení Účetnictví je vedeno pomocí programového vybavení PC, účetními knihami jsou ve smyslu 13 zákona o účetnictví výstupy z programu. Obec vede ve svém účetnictví tyto účetní knihy: deníky V denících jsou účetní zápisy uspořádány chronologicky a obec jimi prokazuje zaúčtování všech účetních případů v účetním období. K účetním deníkům jsou odděleně vedeny příslušné složky s chronologicky řazenými prvotními doklady (pokladní doklady, došlé a vydané faktury, výkazy hodin atd.). Účetní jednotka používá tyto deníky: 010 deník pokladny účetní případy zúčtované dle pokladních dokladů, 020 deník běžného účtu účetní případy zúčtované dle měsíčních bankovních výpisů, 030 deník předpisů došlých faktur, 047 deník předpisů mezd a odměn, 050 deník předpisů vydaných faktur, 060 deník ostatních účetních případů opravy, přeúčtování, předpisy vnitřních dokladů, zařazení majetku atd., 991 deník počátečních stavů. hlavní kniha V hlavní knize jsou účetní zápisy uspořádány z hlediska věcného (systematicky). Hlavní kniha zahrnuje veškeré syntetické a analytické účty podle účtového rozvrhu a obsahuje tyto informace: zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha (počáteční stavy), souhrnné obraty strany Má dáti a Dal účtů za kalendářní rok (roční obraty), souhrnné obraty strany Má dáti a Dal účtů za kalendářní měsíc (měsíční obraty), zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka (zůstatek). Hlavní kniha se tiskne měsíčně. saldokonto pokladní kniha tiskne se měsíčně bankovní výpisy tiskne se měsíčně knihy došlých a vydaných faktur tiskne se měsíčně kniha ostatních pohledávek a závazků (vnitřních dokladů) vedená pouze v PC pomocná evidence kniha majetku, inventární karty dlouhodobého majetku evidence zaměstnanců, přehled odpracovaných hodin a hrubých příjmů Soubor vnitřních účetních, majetkových a kontrolních směrnic Obce Bednárec str. 3

4 5. Seznam počítačových sestav vedení pokladny: pokladní kniha měsíčně Uc42c běžný účet: výpis z účtu podle bankovního výpisu měsíčně Uc47a účetní doklady: účetní doklad Uc06l (upravený) podpisový záznam účetních dokladů UPs01 (upravený) výkazy a sestavy: hlavní kniha (předvaha) analytická měsíčně Uc14c výkaz FIN 2-12 M pro hodnocení plnění rozpočtu - měsíčně U040 rozpočtové opatření v měsících, kdy bylo provedeno Uc06x rozvaha čtvrtletně U060 výkaz zisku a ztráty čtvrtletně U061 příloha k rozvaze čtvrtletně U062 saldokonto: kniha došlých faktur měsíčně Uc44b kniha vydaných faktur měsíčně Uc45b kniha vnitřních dokladů na konci roku Uc46b odměny a mzdy: mzdové náklady dle zaměstnanců měsíčně M300 výplatní lístky měsíčně VP1 6. Seznam číselných řad účetních dokladů Seznam ročních číselných řad pro účtování do účetních deníků: (R = poslední číslice kalendářního roku, rozlišuje účetní doklady z různých účetních období) R10001 R10999 účetní doklady v deníku pokladny č. 010, R20001 R20999 účetní doklady v deníku běžného účtu č. 020, R30001 R30999 účetní doklady v deníku předpisů došlých faktur č. 030, R40001 R40999 účetní doklady v deníku předpisů mezd a odměn č. 047, R50001 R50999 účetní doklady v deníku předpisů vydaných faktur č. 050, R60001 R60999 účetní doklady v deníku ostatních účetních případů č. 060, účetní doklad počátečních stavů. Soubor vnitřních účetních, majetkových a kontrolních směrnic Obce Bednárec str. 4

5 7. Seznam zkratek používaných v účetnictví AU DF ML N+Z+Uz Org Par PD Pol SU VD VF BÚ ZPo analytický účet, trojmístný došlé faktury mzdový list nástroj+zdroj+účelový znak ( míst) organizace, čtyřmístná paragraf rozpočtové skladby, čtyřmístný pokladní doklady (příjmové PPD, výdajové VPD) položka rozpočtové skladby, čtyřmístná syntetický účet, trojmístný vnitřní doklady vydané faktury základní běžný účet záznamová položka, trojmístná 8. Stanovení dne uskutečnění účetního případu Za den uskutečnění účetního případu se považuje u: pokladního dokladu datum vystavení, příjmů a výdajů na bankovním účtu datum dle výpisu z BÚ, předpisu došlé faktury datum doručení na obecní úřad, předpisu mezd poslední den v kalendářním měsíci, předpisu vydané faktury datum vystavení, předpisu vnitřního dokladu datum doručení avíza na obecní úřad, zařazení majetku datum fyzického převzetí majetku, u drobného majetku datum jeho nákupu, převodu vlastnictví k nemovitostem, které podléhají vkladu do katastru nemovitostí den doručení návrhu na vklad katastrálnímu úřadu. Dojde-li k povolení vkladu, účetní zápis k tomuto dni se nemění. Není-li vklad povolen, účetní zápis se zpětně opraví. 9. Oceňovací metody pro vedení účetnictví Obec oceňuje svůj majetek a závazky k okamžiku uskutečnění účetního případu. Majetek a závazky v souladu s 24 a 25 zákona o účetnictví oceňuje: pořizovací cenou pořizovací náklady včetně nákladů s pořízením souvisejících, vlastními náklady přímé náklady, případně část nepřímých nákladů, jmenovitou hodnotou, pořizovací reprodukční cenou cena stanovená kvalifikovaným odhadem. Soubor vnitřních účetních, majetkových a kontrolních směrnic Obce Bednárec str. 5

6 Jednotlivé složky majetku se oceňují takto: dlouhodobý majetek viz. kap. 14 Evidence a účtování dlouhodobého majetku této směrnice, zásoby (s výjimkou zásob vytvořených vlastní činností) pořizovací cenou, zásoby vytvořené vlastní činností vlastními náklady, peněžní prostředky jejich jmenovitými hodnotami, pohledávky a závazky při vzniku jmenovitou hodnotou, pohledávky a závazky při převzetí nebo nabytí pořizovací cenou. 10. Vnitřní kontrolní systém Vnitřní kontrolní systém obce slouží k zajištění hospodárného nakládání s veřejnými finančními prostředky a efektivního výkonu veřejné správy. Vymezení oprávnění a odpovědnost jednotlivých osob Kontrolu plánovaných a připravovaných operací a jejich provedení a vyúčtování zajišťují starosta nebo místostarosta, správce rozpočtu a účetní. Následnou kontrolu hospodaření s majetkem a finančními prostředky obce provádí finanční výbor. Starosta jako příkazce operace schvaluje veškeré finanční a majetkové operace obce, provádí kontrolu věcné správnosti údajů uvedených v účetních dokladech (správnost peněžních částek, údajů o množství, data zdanitelného plnění, početní správnost atd.) a posuzuje hospodárnost, účelnost a efektivnost operace. Svým podpisem potvrzuje, že příslušná dodávka či uskutečněná služba byly provedeny v souladu s uzavřenou smlouvou v odpovídající kvalitě, ceně a včas. Místostarosta v nepřítomnosti zastupuje starostu. Jako výhradní příkazce operace schvaluje výdajové pokladní doklady, na nichž je jako příjemce finanční částky uveden starosta. Správce rozpočtu provádí kontrolu formální správnosti účetních dokladů (kontrola náležitostí dokladů dle zákona o účetnictví) a kontrolu rozpočtového zatřídění operace. Svým podpisem rovněž odsouhlasí rozpočtové krytí operace. Účetní provádí přípravu k zaúčtování (opatří doklad číslem z číselné řady a účtovacím předpisem). Pokud je účetní doklad potvrzen podpisy příkazce a správce rozpočtu podle platných podpisových vzorů, účetní zaúčtuje účetní případ s uvedením data, kdy bylo účtováno, a vydá platební příkaz bance k úhradě faktury. Účetní odpovídá za vedení účetních knih a zpracování účetních dokladů a výkazů. Koncem každého měsíce provede účetní uzávěrku a vytiskne hlavní účetní knihu a další sestavy a výkazy za příslušný měsíc. Na konci roku účetní odpovídá za provedení roční uzávěrky účetnictví. 11. Odpovědné osoby starosta na účetních dokladech je jeho podpisový záznam uveden jako příkazce osoba odpovědná za účetní případ dle 11 odst. 1 písm. f) zákona č. 563/1991 příkazce operace (dle 26 zákona č. 320/2001 Sb.) místostarosta na účetních dokladech je jeho podpisový záznam uveden jako příkazce osoba odpovědná za účetní případ dle 11 odst. 1 písm. f) zákona č. 563/1991 příkazce operace (dle 26 zákona č. 320/2001 Sb.) správce rozpočtu správce rozpočtu (dle 26 zákona č. 320/2001 Sb.) Soubor vnitřních účetních, majetkových a kontrolních směrnic Obce Bednárec str. 6

7 účetní, pokladník na účetních dokladech je jeho podpisový záznam uveden jako účetní osoba odpovědná za zaúčtování dle 11 odst. 1 písm. f) zákona č. 563/1991 Sb. osoba odpovědná za provedení účetního zápisu dle 12 odst. 2 zákona č. 563/1991 hlavní účetní (dle 26 zákona č. 320/2001 Sb.) pokladník Platné podpisové vzory odpovědných osob příloha č. 2 této směrnice. V případě organizačních nebo personálních změn, v jejichž důsledku dojde ke změně příslušných osob, vypracuje starosta nové podpisové vzory. 12. Dohody o hmotné odpovědnosti Dohoda o hmotné odpovědnosti je uzavřená s odpovědnou osobou, která vykonává funkci účetní a pokladník, a která zadává pomocí internetového bankovnictví platební příkazy na odchozí platby z běžného účtu. Dohoda o hmotné odpovědnosti se týká hotovosti v pokladně OÚ a stavu prostředků na běžném účtu vedeném u České Spořitelny a.s. Platná dohoda o hmotné odpovědnosti příloha č. 3 této směrnice. 13. Oběh účetních dokladů v obci Oběh přijatých prvotních účetních dokladů zahrnuje tyto kroky: 1. třídění dokladů došlé faktury, avíza, ostatní dokumenty 2. přezkoušení dokladů, tj. ověření věcné a formální správnosti 3. číslování dokladů 4. přidělení účtovacího předpisu včetně rozpočtové skladby a zaúčtování dokladů 5. úschova dokladů Oběh vystavených dokladů zahrnuje tyto kroky: 1. vystavení dokladů příjmové a výdajové pokladní doklady, vydané faktury 2. číslování dokladů 3. přezkoušení dokladů, tj. ověření věcné a formální správnosti 4. přidělení účtovacího předpisu včetně rozpočtové skladby a zaúčtování dokladů 5. úschova dokladů Oběh dokladů mezi jednotlivými odpovědnými osobami Smlouvy a objednávky Veškeré smlouvy a objednávky podepisuje starosta, v jeho nepřítomnosti místostarosta. Evidenci uzavřených smluv a objednávek vede starosta. Došlé faktury Starosta označí fakturu datem přijetí, překontroluje a svým podpisem potvrdí věcnou správnost dokladu a předá fakturu k zaúčtování. Svým podpisem zároveň potvrzuje, že příslušná dodávka či uskutečněná služba byly provedeny v souladu s uzavřenou smlouvou v odpovídající kvalitě, ceně a včas. Účetní provede zápis do knihy došlých faktur, označí fakturu číselnou řadou a zaúčtuje předpis závazku do deníku. K faktuře musí být pevně připojeny veškeré přílohy (kopie objednávky nebo smlouvy o dílo, dodací list, rozpis prací atd.). Soubor vnitřních účetních, majetkových a kontrolních směrnic Obce Bednárec str. 7

8 Správce rozpočtu provede kontrolu formální správnosti dokladu a kontrolu rozpočtového zatřídění operace a svůj souhlas s operací potvrdí svým podpisem na účetním dokladu. Pokud je účetní doklad potvrzen podpisy příkazce i správce rozpočtu podle platných podpisových vzorů, účetní vydá platební příkaz bance k úhradě faktury. Po realizaci platby bankou zaúčtuje účetní případ k datu podle výpisu z účtu a zapíše výdaj do knihy došlých faktur. Ostatní platby V případě ostatních plateb (transfery mezi ÚSC, vratky, zálohy, sankční poplatky atd.) účetní provede zápis do knihy vnitřních dokladů. Dále se postupuje shodně jako u zpracování došlých faktur. Mzdy Odměny starosty a místostarosty jsou stanoveny usnesením zastupitelstva paušálně dle nařízení vlády č. 37/2003 Sb., ve znění pozdějších předpisů, a vypláceny měsíčně. Ostatní pracovníci jsou zaměstnáni na základě uzavřených dohod o provedení práce. Veškeré dohody o provedení práce podepisuje starosta, v jeho nepřítomnosti místostarosta. Evidenci uzavřených dohod vede starosta. Odměny z dohod jsou vypláceny měsíčně. Podkladem pro kalkulaci mezd za práce na dohodu je vyplněný výkaz odpracovaných hodin. Vyplněné výkazy odpracovaných hodin od pracovníků přebírá, kontroluje a jejich věcnou správnost potvrzuje svým podpisem starosta. Potvrzené výkazy odpracovaných hodin předá starosta neprodleně k dalšímu zpracování. Účetní zpracuje podklady pro výplatu mezd do 10. dne v následujícím měsíci, uhradí srážky a odvody na povinná pojištění a vyplatí mzdy z pokladny nebo převodem na účet. Každý pracovník obdrží výplatní listinu. Mzdy za prosinec kalendářního roku jsou vypláceny v prosinci. Podkladem pro účtování o mzdách včetně příslušenství jsou: vyplněné výkazy odpracovaných hodin odsouhlasené starostou, rekapitulace mzdových nákladů dle zaměstnanců, prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob, přehled o výši odvodu zdravotního pojištění podle jednotlivých pojišťoven. Vystavené faktury Faktury vystavuje účetní ve dvojím vyhotovení na základě podkladů předaných starostou. Obě vyhotovení faktury účetní předloží starostovi ke kontrole věcné správnosti a podpisu. Poté starosta odešle nebo předá jedno vyhotovení faktury odběrateli. Druhé vyhotovení účetní použije k evidenci pohledávky. Účetní zapíše vydanou fakturu do knihy vydaných faktur a provede zaúčtování pohledávky. Dále účetní v průběhu lhůty splatnosti sleduje přijetí zaplacené částky na bankovní účet obce a ke dni uhrazení na BÚ příjem zaúčtuje a zapíše jej do knihy odeslaných faktur. V případě marného uplynutí lhůty splatnosti účetní odběratele upomene. Pokud ani po upomenutí nedojde k zaplacení pohledávky, postoupí podnět k vymáhání pohledávky starostovi. Soubor vnitřních účetních, majetkových a kontrolních směrnic Obce Bednárec str. 8

9 Bankovní doklady Bankovními doklady se pro účely této směrnice rozumějí měsíční elektronické výpisy z bankovního účtu. Obec má běžný účet, vedený u České Spořitelny, a.s., číslo účtu / 0800, četnost výpisů měsíčně, a to v elektronické formě. Platební styk s bankou probíhá přednostně přes webové rozhraní Internetbanking ČS a.s. Servis 24. Starosta, správce rozpočtu a účetní mají k internetovému bankovnictví samostatné přihlašovací údaje. V internetové aplikaci je možné sledovat veškeré aktuální pohyby na účtu. Všechny odpovědné osoby tak mají o pohybech na bankovním účtu okamžitý přehled. Podpisové právo k běžnému účtu má starosta, správce rozpočtu a účetní. Limity běžného účtu jsou uvedeny v příloze č. 4 této směrnice. Elektronický měsíční výpis z bankovního účtu přebírá ve webovém rozhraní Internetbanking Servis 24 nezávisle na sobě účetní i starosta. Účetní podle položek bankovního výpisu z účtu provede zaúčtování do deníku běžného účtu. Poté účetní vytištěný výpis založí do složky měsíčních výpisů z BÚ. Starosta následně provede porovnání účetního stavu účtu 231 Základní běžný účet s měsíčním výpisem. Pokladní doklady Pokladními doklady se pro účely této směrnice rozumějí: pokladní kniha, příjmové pokladní doklady, výdajové pokladní doklady, přílohy k příjmovým a výdajovým dokladům stvrzenky, paragony atd. Funkce pokladníka je sloučena s funkcí účetní. Pokladnu a pokladní knihu vede pokladník. Uzávěrku pokladny provádí pokladník k poslednímu dni v měsíci. Pokladní kniha je vedena v PC. Tisk pokladní knihy se provede vždy k poslednímu dni v měsíci po provedené uzávěrce pokladny a následném exportu pokladní dávky do účetního deníku pokladny. Pokladní operace provádí a příjmové i výdajové doklady vystavuje pokladník, v jeho nepřítomnosti též starosta. Limit hotovosti pokladny je uveden v příloze č. 4 této směrnice. Účetní jednotka používá vlastní předtištěné a ručně vyplňované příjmové i výdajové pokladní doklady formátu A4, jejich vzory jsou uvedeny v přílohách této směrnice č. 5 a 6. Hmotnou odpovědnost za vedení pokladny má pokladník. Pokladní hotovost doplňuje pokladník výběrem z bankovního účtu kartou z bankomatu. Veškeré pokladní operace schvaluje svým podpisem starosta nebo místostarosta. V případě, že během měsíce byly vystaveny výdajové pokladní doklady, u nichž je jako příjemce uveden starosta, schvaluje tyto doklady výhradně místostarosta. Pokladní doklady jsou přenášeny do účetnictví jednotlivými účetními doklady vždy ke dni uskutečnění platební operace, přičemž datum na prvotním dokladu (paragon, stvrzenka atd.) musí být ve stejném kalendářním měsíci, tj. veškeré výplaty hotovosti z pokladny proti paragonům musí být provedeny vždy do konce měsíce. Ke konci roku pokladník zajistí převod zůstatku pokladny na běžný účet tak, aby k byla pokladní hotovost nulová. Inventarizace pokladní hotovosti je prováděna jedenkrát ročně vždy k Soubor vnitřních účetních, majetkových a kontrolních směrnic Obce Bednárec str. 9

10 Pokladník má tyto povinnosti: odpovídá za to, že pokladní doklady mají všechny stanovené náležitosti a přílohy, vede chronologicky záznamy v pokladní knize, dodržuje stanovený pokladní limit, po překontrolování dokladů doplní k jednotlivým dokladům účtovací předpis a rozpočtovou skladbu a zaúčtuje na příslušné účty, na konci měsíce předkládá pokladní deník ke kontrole věcné i formální správnosti starostovi a správci rozpočtu. Výdajový pokladní doklad (VPD) VPD se vystavuje v originále a jedné kopii při výdeji peněz z pokladny, kopii obdrží příjemce. Originál dokladu pokladník založí do pokladního deníku a provede zaúčtování. Stanovené náležitosti VPD: název a číslo, název účetní jednotky, datum vyhotovení, jméno příjemce, částku platby číslicí a slovy, účel platby, podpisy starosty/místostarosty, příjemce a pokladníka. Příjmový pokladní doklad (PPD) PPD se vystavuje ve dvou originálech při příjmu peněz do pokladny. Jedno vyhotovení obdrží plátce, druhé pokladník založí do pokladního deníku a provede zaúčtování. Stanovené náležitosti PPD: název a číslo, název účetní jednotky, datum vyhotovení, jméno plátce, částku platby číslicí a slovy, účel platby, podpisy starosty/místostarosty a pokladníka. Příjmové doklady o příjmu hotovosti při vybírání místních poplatků Doklady o příjmu hotovosti podle obecní vyhlášky (poplatky za komunální odpad, psy) se vyhotovují formou předpisného seznamu. Plátce poplatku obdrží stvrzenku o zaplacení. Soubor vnitřních účetních, majetkových a kontrolních směrnic Obce Bednárec str. 10

11 14. Evidence a účtování dlouhodobého majetku Dlouhodobý majetek je majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok a oceněním vyšším než stanovený limit. Typy dlouhodobého majetku: Dlouhodobý nehmotný majetek (DNM) v ocenění vyšším než , Kč. Drobný dlouhodobý nehmotný majetek (DDNM) v ocenění od 7.000, Kč do , Kč. Dolní hranice ocenění u tohoto majetku není snížena. Ostatní dlouhodobý nehmotný majetek (ODNM) v ocenění vyšším než 7.000, Kč. Dlouhodobý hmotný majetek (DHM) v ocenění vyšším než , Kč. Patří sem i tzv. vždy dlouhodobý majetek budovy, stavby, pozemky bez ohledu na výši ocenění. Drobný dlouhodobý hmotný majetek (DDHM) v ocenění od 3.000, Kč do , Kč. Dolní hranice ocenění u tohoto majetku není snížena. Ostatní drobný dlouhodobý majetek pod dolní hranicí ocenění hranici se účtuje jako provozní výdaj přímo do spotřeby a není evidován v inventární knize ani pomocné evidenci. Ocenění dlouhodobého majetku: dlouhodobý majetek se oceňuje pořizovací cenou, kterou tvoří pořizovací náklady včetně nákladů s pořízením souvisejících (doprava, montáž, DPH), dlouhodobý majetek vytvořený vlastní činností se oceňuje vlastními náklady, které tvoří přímé náklady a případně rovněž část nepřímých nákladů, bezúplatně nabytý majetek nebo majetek v případech, kdy vlastní náklady na jeho vytvoření vlastní činností nelze zjistit nebo jsou vyšší než reprodukční pořizovací cena tohoto majetku, se ocení reprodukční pořizovací cenou stanovenou kvalifikovaným odhadem. Účetní zápisy a doklady při účtování o dlouhodobém majetku V účetní evidenci je dlouhodobý majetek podchycen následujícími účetními zápisy: předpis faktury, úhrada faktury, zařazení majetku do užívání, odepisování majetku, vyřazení majetku. Kniha majetku, inventární karty dlouhodobého majetku Účetní jednotka používá vlastní předtištěné a ručně vyplňované inventární karty majetku formátu A4, vzor je uveden v příloze č. 7 této směrnice. Souhrn všech inventárních karet tvoří operativní evidenci dlouhodobého majetku knihu majetku. Inventární karty dlouhodobého majetku jsou chronologicky číslovány jednou číselnou řadou, číslo karty tvoří zároveň jednoznačný inventarizační identifikátor dlouhodobého majetku inventární číslo. Soubor vnitřních účetních, majetkových a kontrolních směrnic Obce Bednárec str. 11

12 Zařazení a vyřazení dlouhodobého majetku Zařazení majetku do užívání je po zaplacení výdajů spojených s jeho pořízením provedeno vyplněním inventární karty. Zařazení majetku provádí účetní a schvaluje starosta. Zároveň je o zařazení majetku účtováno na příslušných majetkových účtech do období, ve kterém k zařazení majetku došlo. Pokud je to možné, je zařazovaný dlouhodobý majetek označen inventárním štítkem jednotného vzhledu, který obsahuje text Obec Bednárec INV. Č. Po zařazení majetku účetní zanese inventární kartu dlouhodobého majetku do knihy majetku vedené v operativní evidenci. V knize majetku jsou k inventárním kartám přiloženy rovněž kupní smlouvy, kopie faktur, případně i další dokumenty (číslo licence software, návody k použití, technické průkazy, revize, doklady o technickém zhodnocení atd.). U majetku, u něhož lze předpokládat, že byl převzat při obnovení samostatné obce Bednárec od MNV Jarošov, se stanoví datum zařazení U ostatního majetku bez dokladu o pořízení se stanoví datum zařazení Nově zjištěný dlouhodobý majetek bez dokladu o pořízení bude oceněn reprodukční pořizovací cenou stanovenou kvalifikovaným odhadem. Vyřazení majetku z užívání prodejem nebo likvidací provádí účetní a schvaluje starosta, s vyřazením majetku s pořizovací cenou ,- Kč a vyšší musí vyslovit souhlas i zastupitelstvo obce. Vyřazení majetku je provedeno vyplněním příslušného oddílu na inventární kartě vyřazovaného majetku. Zároveň je o vyřazení majetku účtováno na příslušných majetkových účtech do období, ve kterém k vyřazení majetku došlo. Po vyřazení majetku účetní vyjme inventární kartu majetku z knihy majetku vedené v operativní evidenci. Vyřazené inventární karty se archivují podle platného spisového a skartačního plánu. Odpisy majetku Drobný dlouhodobý hmotný majetek (DDHM) i drobný dlouhodobý nehmotný majetek (DDNM) je cele odepisován při pořízení v souladu s platnými účetními standardy. Ostatní dlouhodobý nehmotný majetek (ODNM) v ceně od 7.000, Kč do , Kč je odepisován při pořízení analogicky jako drobný dlouhodobý majetek. Dlouhodobý hmotný majetek (DHM), dlouhodobý nehmotný majetek (DNM) a ostatní dlouhodobý nehmotný majetek (ODNM) v ceně nad , Kč jsou odepisovány rovnoměrným způsobem odepisování dlouhodobého majetku vždy k Zásoby Materiál pravidelné spotřeby (kancelářský papír, psací potřeby, náplně do tiskárny atd.) se účtují přímo do spotřeby, skladová evidence se nevede. Hospodárné zacházení s tímto materiálem kontroluje starosta. Zboží nakupované za účelem dalšího prodeje (popelnice) se účtují způsobem A. 16. Účtování cenin Obec neúčtuje o ceninách ani nevede operativní evidenci známek. Pověřený pracovník OÚ si při odesílání dopisu na přepážce pošty vyžádá doklad o zaplacení, který je mu následně proplacen z pokladny OÚ. 17. Inventarizace majetku a závazků Zásady a postupy pro provádění inventarizace majetku a závazků stanoví zastupitelstvo obce v samostatně vydávané vnitřní Směrnici o inventarizaci majetku a závazků. Soubor vnitřních účetních, majetkových a kontrolních směrnic Obce Bednárec str. 12

13 18. Účetní závěrka, uzavírání a otevírání účetních knih Měsíční uzávěrka Postup prací při měsíční uzávěrce: zaúčtování účetních dokladů běžného měsíce, tisk účetních deníků, pokladní knihy, výpisu z bankovního účtu, knih došlých a vydaných faktur a mzdové dokumentace, vytvoření a tisk hlavní knihy, výkazu FIN 2-12 M, čtvrtletně i rozvahy, výsledovky a přílohy, uzávěrka měsíce a přechod na další měsíc. Roční uzávěrka (účetní závěrka) Účetní období je shodné s kalendářním rokem. Účetní závěrka představuje uzavírání účetních knih končícího účetního období k poslednímu dni účetního období. Způsob sestavování účetní závěrky podle vyhlášky 410/2009: inventarizace majetku a závazků, zaúčtování všech účetních případů věcně i časově souvisejících s uzavíraným účetním obdobím, uzavření rozvahových účtů a účtů vztahujících se k rozpočtovému hospodaření, sestavení účetní závěrky: rozvahy, výkazu zisků a ztrát a přílohy, otevření účetních knih nového účetního období. 19. Způsob a délka úschovy účetních písemností a účetních dat Nedílnou součástí účetního dokladu jsou prvotní doklady: objednávka, faktura, dodací list, výkaz práce atd. podle povahy účetního dokladu. Náležitosti účetních dokladů mohou být umístěny i na jiných než účetních písemnostech, tyto písemnosti se uschovávají po stejnou dobu jako související účetní doklady. Náležité uchování účetních dokladů zajišťuje účetní. Návrh na vyřazení písemností podává účetní. Vyřazení písemností schvaluje starosta. Dle zákona o účetnictví se účetní záznamy uschovávají: účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu pěti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví ( 33 odst. 2), po dobu pěti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Použije-li obec účetní záznamy i pro jiný účel (např. trestního, správního, daňového řízení nebo pro účely sociálního zabezpečení atd.), postupuje po uplynutí uschovacích dob dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely. Účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamačních řízení, se uschovávají po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají. Účetní písemnosti, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků, se uschovávají po dobu pěti let od konce roku, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění. Podrobné členění účetních dokumentů s uvedením skartačních znaků a lhůt stanoví spisový a skartační plán obce. Soubor vnitřních účetních, majetkových a kontrolních směrnic Obce Bednárec str. 13

14 20. Hospodářská činnost Obec neprovozuje hospodářskou činnost na základě živnostenského listu. 21. Fondy Obec nezřizuje žádné finanční, peněžní ani zvláštní fondy. 22. Finanční a kontrolní výbor Zastupitelstvo obce zřizuje Finanční výbor i Kontrolní výbor jako tříčlenné, přičemž předsedou výboru musí být vždy člen zastupitelstva obce. Členy obou výborů nemohou být starosta, místostarosta, účetní ani správce rozpočtu. Finanční výbor provádí kontrolu hospodaření s majetkem a finančními prostředky obce. Kontrolní výbor kontroluje plnění usnesení zastupitelstva obce a dodržování právních předpisů obecním úřadem na úseku samostatné působnosti. Finanční i kontrolní výbor se scházejí nejméně jedenkrát ročně, výbor svolává vždy jeho předseda a to tak, aby se první zasedání výboru v dotyčném kalendářním roce konalo do konce listopadu. Ze zasedání obou výborů bude pořízen zápis, který předsedové výborů postoupí k projednání na nejbližším zasedání zastupitelstva obce. 23. Příspěvkové organizace Obec není zřizovatelem žádné příspěvkové organizace. 24. Závěrečná ustanovení Tato směrnice je součástí vnitřního kontrolního systému obce Bednárec. Na dodržování ustanovení této směrnice dohlíží starosta. Směrnice nabývá účinnosti ke stanovenému datu po jejím schválení zastupitelstvem obce a podpisem starosty obce. Touto směrnicí se ruší platnost vnitřní směrnice č. 2/2011 Soubor vnitřních účetních, majetkových a kontrolních směrnic schválené zastupitelstvem obce Bednárec dne usnesením č. 9-2z/2011. Soubor vnitřních účetních, majetkových a kontrolních směrnic Obce Bednárec str. 14