FUNKČNÍ STUDIUM 3. ROČNÍK ZÁVĚREČNÁ PRÁCE PLÁN ČINNOSTÍ PRO ODDĚLENÍ DUHA DDM BÍLINA OBDOBÍ 2012 2014 Bílina Březen 2012 AUTORKA: Klára Palečková
P r o h l a š u j i, že tuto předloženou závěrečnou písemnou práci Funkčního studia jsem vypracovala zcela samostatně a uvádím v ní veškeré prameny, které jsem použila. V Bílině, březen 2012, Palečková Klára
Obsah 1. Úvod... 1 2. Popis současného stavu... 1 2.1. Představení oddělení Duha DDM Bílina... 2 2.2. Zaměstnanci oddělení Duha... 3 3. Analýza SWOT... 4 Silné stránky... 5 Slabé stránky... 6 Hrozby... 6 Příležitosti... 7 4. Priority činností oddělení Duha... 7 5. Cílové skupiny, klíčoví zákazníci a jejich potřeby... 8 5.1 Porovnání očekávání zákazníků s prioritami oddělení... 10 6. Poslání oddělení Duha... 11 7. Vize oddělení Duha DDM Bílina... 12 8. Shrnutí kontrola správnosti nastavení... 13 9. Plán činností pro oblast PR... 16 10. Plán činností pro oblast rodinné centrum Klokánek... 18 11. Plán činností pro oblast pravidelná, nepravidelná, táborová činnost... 20 12. Plán činností pro oblast spolupráce se ZŠ a MŠ... 22 13. Plán činností pro oblast finanční plánování... 25 14. Plán činností pro oblast práce s externisty... 27 15. Plán pro zapojení se do projektů... 30 16. Vzdělávací plán oddělení Duha pro období 2012 2013... 32 17. Plán činností pro oblast inovace... 33 18. Nové nápady... 35 19. Závěr, mé pracovní cíle... 355 20. Použité zdroje informací... 36 21. Přílohy... 36 21.1 Standart externího pracovníka... 366 Standart externího pracovníka oddělení Duha... 377 21.2. Vyhodnocení činností podle Bostonské matice... 39 21.3. Vyhodnocení pravidelných činností nabízených ve školním roce 2011/2012 podle Bostonské matice... 400
21.4. Výukové programy pro základní, mateřské a střední školy v Bílině jaro 2012... 411 21.5. Plány příprav a realizace k novým nápadům... 444
1. Úvod V úvodu své práce nastíním důvody, proč jsem si vybrala ke zpracování téma Plán činností oddělení Duha DDM Bílina pro období 2012 2014, jakými tématy se v práci budu zaobírat a jaký je očekávaný přínos této práce. Toto téma jsem si vybrala hlavně pro jeho 100 % využitelnost v praxi. Vycházela jsem ze současných potřeb oddělení Duha, které se specializuje především na práci s předškolními dětmi v oborech výtvarných, jazykových a sportovních a zajišťuje činnost rodinného centra Klokánek. Vytvořením této práce, tohoto plánu, chci najít všechny vhodné činnosti pro oddělení, chci se zaměřit na nedostatky, které v práci máme, maximálně zdokonalit PR a práci s klienty a zlepšovat stav uvnitř pracovního týmu. Chci získat přehled o financování oddělení a připravit se na zapojení do projektů. V době, kdy jsem práci začínala psát, jsme na oddělení neměli sepsaný plán činností na nadcházející období, proto jsem se rozhodla pro napsání této práce. Očekávám, že to pro nás bude živý dokument a že dodržování stanovených cílů povede ke zlepšení výsledků oddělení Duha. Tento rok poprvé tvoříme na oddělení plán činností na delší období než jeden školní rok. Držíme si palce a přejeme si důslednost a vytrvalost a stabilní společenské prostředí. 2. Popis současného stavu Charakteristika DDM Bílina: Dům dětí a mládeže je školským zařízením pro zájmové vzdělávání. Je příspěvkovou organizací s právní subjektivitou, jejímž zřizovatelem je město Bílina. Byl založen v roce 1960. DDM Bílina nabízí volnočasové aktivity dětem, mládeži a dalším zájemcům bez ohledu na věk a zajišťuje výchovnou, vzdělávací a rekreační činnost dětí, mládeže a dospělých. DDM Bílina je rozdělen do čtyř Studií, která zabezpečují uspokojení zájmů v těchto oborech: technika, přírodní vědy, společenské vědy, umělecké obory, sport. Jednou z jeho částí je rodinné centrum Klokánek, které nabízí programy pro rodiny s malými dětmi. Dalšími aktivitami DDM Bílina jsou výukové programy, které navštěvují MŠ a ZŠ z Bíliny a spádových obcí. DDM pořádá rekreačně vzdělávací a prázdninové pobyty pro děti, mládež a 1
dospělé, kterých se každoročně účastní skoro 400 klientů. Dále je DDM koordinátorem celorepublikových programů pro ústecký kraj. Pro Bílinu zajišťuje konání velkých městských akcí a je partnerem při pořádání mezinárodních soutěží a setkání pro děti a mládež. V katalogu činností nabízí DDM více jak 90 zájmových útvarů a klubů pro bezmála 1500 klientů. Pro veřejnost pořádá DDM během celého roku minimálně 250 akcí různého charakteru od výtvarných a keramických dílen až po oddechové akce pro celé rodiny. Provoz DDM je zajištěn 13 interními a 46 externími pracovníky. Lektoři DDM Bílina přednášejí na celorepublikových akcích, na kurzech a seminářích, které DDM také pořádá. Členové kroužků DDM se umisťují na předních místech v krajských, republikových i mezinárodních soutěžích, konkrétně v programování, rybolovné technice, v závodech na autodráze a v aerobiku. Se svými výrobky se členové pravidelně účastní výtvarných a keramických výstav. DDM pořádá během roku několik tématických výstav a přehlídek. Se svými projekty pomáhá handicapovaným občanům a aktivně spolupracuje s několika domovy důchodců. DDM Bílina poskytuje kvalitní zázemí pro zájmové a neformální vzdělávání, relaxaci a trávení volného času pro zájemce všech věkových skupin. 2.1. Představení oddělení Duha DDM Bílina Oddělení Duha je jedním ze čtyř oddělení DDM Bílina. V takto rozdělené podobě pracují oddělení pět let. Duha se ve své činnosti zaměřuje na předškolní děti, na rodiny s malými dětmi a na žáky mladšího školního věku. Tyto skupiny oslovuje prostřednictvím aktivit v rodinném centru Klokánek (dále RC), pravidelnými kroužky a kluby pro děti od tří let do mladšího školního věku, akcemi pro veřejnost, akcemi pro základní a mateřské školy a táborovou činností pro již zmíněné věkové skupiny. 2
Na oddělení Duha pracuje stálý kolektiv externích zaměstnanců, který má v letošním roce 30 členů. V tomto školním roce 2011/12 Duha nabízí 33 pravidelných kroužků a klubů, průměrně měsíčně nabízí 4 akce v RC, 3 akce pro veřejnost, 8 akcí pro školy a školky, 2 akce na klíč narozeninové oslavy a o letních prázdninách zajišťuje dva pobytové tábory a dva příměstské tábory pro děti od 4 do 10 let. Obecně se zaměřujeme na pořádání akcí menšího rozsahu. Přijde nám to jako nejvíce pružný způsob činnosti, kterým můžeme rychle reagovat na potřeby klientů. Oddělení je financováno z vlastních zdrojů z příjmů za kroužky, kluby, akce a tábory (z tohoto je hrazen materiál k zajištění činnosti), z rozpočtu DDM (z toho jsou hrazeny provozní náklady a část mzdových nákladů), z kraje (z toho je hrazena převážná část mezd), z města (příspěvek na mzdy pro externí zaměstnance, kteří pracují s dětmi a dospělými). Mizivou část z příjmů oddělení tvoří dary a finance z projektů. Plánování činností oddělení probíhá na pravidelných poradách oddělení. Hodnotíme formou zpětných vazeb po akcích, formou porad a osobních pohovorů. 2.2. Zaměstnanci oddělení Duha Pracovní tým zaměstnanců oddělení Duha má 30 členů, jsou to interní a externí zaměstnanci DDM Bílina. Obecně je pracovní tým oddělení Duha převážně složen z odborníků na výtvarné oblasti, dalšími členy jsou učitelé jazyků, vedoucí technických a sportovních kroužků, táboroví pracovníci, pracovníci RC Klokánek a dobrovolníci z řad rodičů. Průměrný věk v týmu je 29,6 let. 3
3. Analýza SWOT Na zahájení práce na plánu činností pro následující období bylo potřeba nejprve udělat analýzu stávajících činností. Příprava: zajišťuje Klára svolat řešitelskou poradu cíl porady provést analýzu SWOT činností oddělení Duha kdo se porady zúčastní: celý pracovní tým oddělení, poradu povede Klára termín porady: pondělí 12. března, 17:00 hodin, předpokládaný konec porady 19:30 hodin program porady: úvod, proč tu dnes jsme připomenutí, co je SWOT jakou metodu budeme používat brainstorming připomenutí pravidel seznámení s problémem zahájení řešení, diskuse olepíkování, vybrání priorit závěr co je potřeba připravit, zajistit: pozvánky na poradu, e-mail, SMS zajistí Klára místnost, flipchart, papíry, barevné fixy, lepíky, káva, voda pozvat na poradu ekonomku DDM, pro zodpovězení případných dotazů k ekonomice oddělení v návaznosti na ekonomiku DDM (mohla bych tyto dotazy zodpovědět sama, ale z úst ekonomky to bude znít lépe a dodá to na potřebné vážnosti) V pondělí 12. března se uskutečnila plánovaná řešitelská porada k danému problému. Porady se zúčastnilo 17 členů pracovního týmu. Klára Palečková vedoucí oddělení, Radka Nováková, Dana Šrotová, Martina Boučková, Petra Junková, Lucie Sovová, Martin Novák, Jakub Mosler, Zdena Špinková, Marcela Dvořáková, Jiřina Myslíková, Lada Černá, Monika Cílová, Jiří Konárek, Věra Míchalová, Monika Štrálová, Radek Cíl host porady: Irena Štrálová ekonomka DDM 4
Na začátku porady jsme se uvedli do problému a rozehřáli se na brainstormingu k možnému využití této SWOT, k čemu nám bude, při rozcvičce jsme si oživili pravidla brainstormingu a méně hovorní členové se rozhovořili. Po krátkém zahřátí jsem zahájila brainstorming k činnostem oddělení, výsledky zapisovala na flipy. Po skončení brainstormingové části jsme vyhodnotili lepíkovou metodou prioritní oblasti. Z našich zápisů jsme lepíkovou metodou vyhodnotili ze silných stránek, slabých stránek, hrozeb a příležitostí priority pro následující období. Silné stránky Stálý pracovní kolektiv Dobré materiální vybavení Dostačující prostory Dobrá spolupráce se ZŠ Dobrá spolupráce s MŠ Stálí klienti Rodinné centrum Táborová činnost Široká nabídka činností Flexibilita pružné reagování na poptávku Akce v tzv. rodinném prostředí (akce pro menší počet klientů, lze dodržet individuální přístup) Dobrá komunikace uvnitř oddělení Fungování porad 5
Slabé stránky Špatné plánování Nepřesně stanovené cíle Neodtahování nových nápadů Nedůslednost Nemáme systém odměňování Nemáme hodnoticí systém Málo hodnotíme činnosti Málo času na výzdobu prostor Nepíšeme projekty Nesháníme další finanční zdroje PR!!!!! nepíšeme články, nefotíme na akcích, nevyužíváme další možnosti PR Málo spolupracujeme s dalšími volnočasovými organizacemi ve městě Dohadování se některých vedoucích mezi sebou o materiál Neuklízíme pořádně po kroužcích a akcích často hledáme věci Hrozby Vznik školních klubů Normativ, žákohodiny Další snižování úvazků Přetěžování zaměstnanců (odrazí se na kvalitě nabízených služeb) Možná změna vedení (konkurzy) Finance nezískání dostatečného množství financí na všechny činnosti Odchod pracovníků za lepší mzdou Vznik konkurenčních organizací 6
Špatná lokalita, sociálně vyloučené prostředí Ekonomická krize v oblasti Příležitosti Začít důkladně plánovat ve všech oblastech činností oddělení PR Expanze na vesnice Sestavit priority v činnosti Rozšířit činnost pro žáky druhého stupně ZŠ Finanční plán Udržet rodinné klima na akcích Udržet činnosti ve stávajícím rozsahu Hodnotit, dělat zpětné vazby, pracovat s nimi Vzdělávat se Práce s klienty 4. Priority činností oddělení Duha Výsledkem této analýzy bylo sestavení těchto priorit: Priority pro oddělení Duha pro období 2012-2014 PR Rodinné centrum Pravidelná, nepravidelná a táborová činnost Spolupráce se ZŠ a MŠ Finanční plánování Pracovníci, práce s externisty 7
Inovace Po stanovení priorit jsme se zaměřili na klíčové zákazníky a jejich potřeby a očekávání. 5. Cílové skupiny, klíčoví zákazníci a jejich potřeby Mezi hlavní cílové skupiny oddělení Duha patří: rodiny s malými dětmi v předškolním věku žáci mladšího školního věku veřejnost Klíčoví zákazníci oddělení Duha jsou: rodiče děti, žáci rodiny s malými dětmi školy mateřské školy zřizovatel kraj sponzoři, dárci Očekávání klíčových zákazníků od oddělení Duha: rodiče o různorodé volnočasové aktivity o kvalitní pedagogové o bezpečné prostředí pro jejich děti o přijatelné ceny o kvalitní materiální a prostorové vybavení o vstřícný a milý přístup zaměstnanců o komunikaci s nimi o včasné informace o činnostech 8
děti, žáci o nové trendy, programy o bezpečné prostředí o přátelské prostředí o moderní vybavení, netradiční činnosti o herny, kluby bez řízené činnosti o kvalitní pedagogové kamarádi o možnost seberealizace o uznání, podpora rodiny s malými dětmi o programy zaměřené na sociální dovednosti, rodinné aktivity o kvalitní programy pro malé děti o nové trendy ve výchovných programech o bezpečné prostředí o přijatelné ceny o věrnostní programy o kvalitní pracovníci o přátelské prostředí o možnost podílet se na tvorbě programu školy o pořádání výtvarných výukových programů o kompletní servis při pořádání programů, pořádání výukových programů na školách o kvalitní pedagogové kolegové o milý přístup k dětem o dojíždění s programy do škol a školek v okolních vesnicích zřizovatel o organizace zajišťující v obci volnočasové aktivity o pořádání velkých městských akcí o zavedení nových trendy programů a forem výuky o preventivní programy 9
o odborníci na volnočasové aktivity o nabídka zahrnující všechny věkové skupiny o další finanční zdroje, finanční nezávislost sponzoři, dárci kraj o podpora kvalitní činnosti o dostatečné zviditelnění, reklama o zvyšování image firmy sociální odpovědnost firmy o aktivity pro žáky v pravidelné, nepravidelné a táborové činnosti Když jsme vypsali očekávání jednotlivých zákazníků, porovnáním jsme ověřili, zda odpovídají vybraným prioritním činnostem z provedené analýzy. Pro porovnání jsme vytvořili tabulku. 5.1 Porovnání očekávání zákazníků s prioritami oddělení Zákazníci Široká nabídka činností Přijatelné ceny Kvalitní materiál Kvalitní zázemí Komunikaci s nimi Včasné informace o dění Trendy programy Výukové programy Programy v rodinném centru Nové zdroje financí Kvalitní pedagogy odborníky Vstřícný přístup a milé jednání Činnosti pro žáky Priority Pracovníci, tým plánování PR Vícezdrojové financování Finanční plán RC Klokánek Pravidelná, nepravidelná, táborová činnost Inovace Spolupráce v obci Nabídka činností napříč věkovým spektrem Žákovské činnosti 10
Zjistili jsme, že naše priority se shodují s očekáváním zákazníků, a že stanovené cíle povedou k naplnění těchto očekávání. Abychom dostáli očekávání jednotlivých zákazníků, je potřeba v daných prioritních oblastech provést možná opatření, která popíšeme v jednotlivých plánech činností. 6. Poslání oddělení Duha Analýzu jsme provedli i u poslání oddělení a následně u vize. Na tvorbě poslání se podílela před dvěma lety jedna třetina stávajících zaměstnanců oddělení Duha. Při jeho tvorbě jsme se zamýšleli nad tím, kým se chceme stát, co nabízíme, kdo u nás pracuje, jaké potřeby klientů budeme uspokojovat a jaký celospolečenský problém pomáháme naší činností řešit. Letos v březnu jsme v rámci analýzy SWOT oddělení provedli i kontrolu poslání. Znovu jsme se zamysleli, jakou organizací jsme, proč tu jsme, co nabízíme, jaké máme zákazníky, jaké jsou naše zdroje. Jakou organizací se chceme stát: o samostatnou o finančně nezávislou o s kvalitními pracovníky, kvalitní nabídkou a kvalitním materiálním zabezpečením o pružně reagující na potřeby zákazníků o otevřenou všem věkovým skupinám Jaké produkty nabízíme: o pravidelné kroužky a kluby o akce pro veřejnost o akce pro školy a školky o akce na klíč o táborovou činnost Jaké máme jedinečné zdroje (lidské, fyzické, finanční, nehmotné): o kvalitní a kvalifikované interní a externí zaměstnance o stálý pracovní tým o doposud stálá podpora zřizovatele o dostatečné prostory, vybavené klubovny 11
o kvalitní a široké materiální zabezpečení činností o moderní a bezpečné prostředí Jaké potřeby klientů mají být uspokojeny: o možnost kvalitně strávit volný čas o vzdělávání novými zábavnými formami o setkávání se s lidmi stejných zájmů o rozšíření a zdokonalení svých znalostí a dovedností o zábava, odreagování, seberealizace o zajištění kvalitního volného času pro své děti Jaký celospolečenský problém pomáháme řešit: o rozvíjíme sociální dovednosti (osobní i rodinné) o rozvíjíme klíčové kompetence u dětí i dospělých o preventivními programy pomáháme snižovat vliv sociálně-patologických jevů Při sestavování konečného poslání nám přišlo, že informací, které chceme klientovi říci, je příliš. Že se nám do poslání asi všechno nevejde. Jako první jsme si vybrali, na co se zaměříme. Vyšlo nám, že ve sdělení poslání se nejvíce zaměříme na potřeby klientů. Vytvořili jsme toto poslání a motto pro oddělení Duha. Poslání oddělení Duha DDM Bílina Nabízíme všem kvalitně a bezpečně strávený volný čas. Umožníme Vám odreagování a seberealizaci. Vaše zábava je naše práce a my děláme svou práci rádi. 7. Vize oddělení Duha DDM Bílina Při sestavování vize jsme postupovali stejně jako u poslání. Vycházeli jsme z dosavadní vize, zaměřili se na to, čeho chceme dosáhnout v období 2012 2014. V začátku sestavování nové vize jsme se nechali unést možnostmi, jaké naše oblast působení nabízí, a za stanovené období jsme chtěli stihnout všechno. Představa reálných úkolů, které by vedly 12
k dosažení této vize, nás rychle vrátila do reality. Po uvážení všech okolností jsme následně sestavili tuto vizi pro zmíněné období: Oddělení Duha DDM Bílina zajišťuje kroužky a kluby pro předškolní děti a děti mladšího školního věku, pořádá akce pro veřejnost, akce pro školy a školky, táborovou činnost, spolupracuje na pořádání velkých akcí DDM a města a zajišťuje činnost rodinného centra Klokánek. Počet klientů oddělení Duha je stabilní, pracuje tu stálý tým externích zaměstnanců, kteří se ve svém oboru dále rozvíjejí a vzdělávají. Financování oddělení je vícezdrojové, oddělení je finančně více nezávislé. Velký důraz je kladen na PR a práci s klienty. Všechny oblasti činností jsou pravidelně hodnoceny podle stanovených plánů. Pro ověření, že naše vize a poslání se také shodují s potřebami zákazníků a cílových skupin, jsme ještě provedli kontrolu správnosti nastavení činností sepsáním logického rámce a tím jsme ověřili správnost nastavení jednotlivých cílů. 8. Shrnutí kontrola správnosti nastavení Abychom mohli pracovat ve stabilní a fungující volnočasové organizaci, je potřeba: zajistit základní potřeby zaměstnanců stálý finanční příjem pro všechny stávající zaměstnance zdroj seberealizace (zábavy) jistotu dobré pracovní prostředí fungující pracovní tým, kde má každý své místo Abychom mohli mít všichni zajištěny své základní potřeby, je potřeba: zajistit dostatek financí na mzdy a na zajištění všech efektivních činností Abychom získali dostatek financí, je potřeba: 13
splnit očekávání a požadavky klíčových zákazníků co nejvíce žáků v pravidelné, nepravidelné a táborové činnosti kvalitní volnočasová nabídka pro všechny věkové skupiny kvalitní materiální a prostorové zabezpečení kvalitní a stále se vzdělávající pracovníky RC Klokánek nové aktivity spolupráce v obci informovanost Abychom splnili požadavky klíčových zákazníků, je potřeba: pracovat podle jednotlivých plánů sestavených k daným oblastem v závislosti na potřebách klíčových zákazníků plán pravidelné činnosti plán nepravidelné činnosti plán táborové činnosti PR plán plán inovace plán spolupráce se školami a školkami plán činností pro RC Klokánek plán práce s externisty finanční plán Abychom mohli pracovat podle plánů k jednotlivým oblastem, je potřeba: vytvořit plány specifikovat úkoly stanovit měřitelnost určit zodpovědné osoby určit termíny pro vykonání 14
Tímto logickým rámcem jsme si ověřili správnost nastavení cílů pro nadcházející období a nyní zahájíme tvorbu plánů. PR RC Klokánek Pravidelná, nepravidelná a táborová činnost Spolupráce se ZŠ a MŠ Finanční plán Práce s externisty 15
9. Plán činností pro oblast PR Cíl: informovat zákazníky o činnostech, zvýšit počet účastníků v činnostech a finanční příjmy. Abychom splnili stanovené cíle pro obě oblasti, je potřeba udělat následující kroky: Cíl Úkol Měřitelnost Termín Zodpovídá informovat zákazníky o činnostech, zvýšit počet účastníků v činnostech a finanční příjmy Vytvořit e-mailovou databázi dosavadních účastníků - Pravidelně 1x měsíčně doplňovaná e-mailová databáze Monika Š. Srpen 2012 Vytvořit informační materiály o pravidelné činnosti a RC Klokánek - Tištěné Info materiály k pravidelné činnosti 300 ks, - tištěné materiály k činnosti RC 200 ks Klára červen 2012, srpen 2012 Info e-maily členům databáze - 1x měsíčně info e-mail členům databáze Monika Š. Po celý školní rok Vytvořit stálá informační místa s infostojany s letáky o činnostech DDM v Bílině, vyrobit stojany, rozvést stojany - Infocentrum Bílina, - dětští lékaři poliklinika, středisko Chlum, - praktický lékař Doly Bílina - gynekologie poliklinika - gynekologie středisko za Chlumem - RC Klokánek Klára a tým Výroba stojanů červen 2012, rozvoz stojanů září 2012 16
Vylepovat letáky na výlepová místa v Bílině Vytvářet powerpointové prezentace z činností Vytvořit databázi mediálních partnerů Rozesílat měsíční přehled činností mediálním partnerům Psát a rozesílat články z pravidelné činnosti a z akcí - recepce DDM, - spřátelení prodejci, - 8 ks stojanů, - 1x v týdnu zkontrolovat a doplnit letáky - 2x měsíčně 19 ks letáků Katka, Pavlína 2x měsíčně - Recepce DDM monitor na přehrávání prezentací - 1x měsíčně pouštět souhrnnou prezentaci z dění za uplynulý měsíc - 1x týdně pouštět pozvánky na akce - Pravidelně 2x ročně doplňovaná databáze mediálních partnerů Tvorba prezentací Klára a tým, pouštění - Katka, Jana Pouštět denně, vytvářet 1x měsíčně celkovou prezentaci a 1x týdně pozvánky na akce Klára Srpen 2012 - E-mail mediálním partnerům Klára 1x měsíčně Z každé akce pořádané Duhou jeden článek ve formátu doc. v rozsahu ¼ A4 uložit do databáze článků,1x za tři měsíce článek z činnosti kroužku ve formátu doc,v rozsahu ¼ A4, uložit do Hlavní organizátor akce, vedoucí kroužku Druhý den po ukončení akce, 1x za tři měsíce 17
databáze článků z kroužků Fotit na akcích Z každé akce alespoň 10 fotek v digitální Hlavní organizátor Den po skončení podobě, uložit do databáze foto z akcí akce akce Používat web DDM Vkládat z databází článků a fotek informace k aktuálnímu dění podle měsíčního plánu 1x týdně Klára 10. Plán činností pro oblast rodinné centrum Klokánek Cíl: udržet současný počet nabízených aktivit, zkvalitnit prostředí rodinného centra, vylepšit zázemí pro rodiče. Abychom splnili stanovené cíle, je potřeba provést tyto kroky: Cíl Úkol Měřitelnost Termín zodpovědnost Získat zpětnou vazbu Sestavit hodnotící dotazník Písemný dotazník duben 2012 Klára a tým pro rodiče Dát dotazník do oběhu Vytisknout 200 Duben květen 2012 Martina dotazníků, rozdávat na každé aktivitě Porada k vyhodnocení dotazníků Písemný výstup z hodnocení Konec května Klára a tým 18
Vyhodnotit současné činnosti RC Sestavit plán činností pro školní rok 2012/2013 Připravit Info materiály o činnostech pro šk.r. 2012/2013 Poděkovat za uplynulý školní rok Zkvalitnit prostředí Vylepšit zázemí pro rodiče Porada, použít bostonskou matici Porada, sestavení plánu kroužků a klubů pro dané období pro RC Napsat podklady do společných propagačních a informačních materiálů DDM Uspořádat velkou akci na ukončení školního roku pro členy RC Vylepšit prostory RC, dovybavit vytvořit čekárnu Písemný výstup z porady Konec května 2012 Klára a tým Písemný přehled Červen 2012 Klára a tým plánovaných kroužků a klubů, 15 kr. a klubů Informační materiál Červen 2012 Klára a tým DDM pro šk. r. 2012/2013 Akce Sluníčkový den Konec června 2012 Klára a tým Nové 4 stolky, potahy a podle finančního plánu Klára a tým polštáře na sezení, úprava stěn herny látkové sokly Potahy na sezení, Podle finančního plánu, Klára a tým informační stojan, hrací požádat o realizaci DDM ze koutek pro děti společných fondů 19
11. Plán činností pro oblast pravidelná, nepravidelná, táborová činnost Cíl: zajistit pravidelnou, nepravidelnou a táborovou činnost pro školní rok 2013/2014 ve stejném rozsahu jako ve školním roce 2012/2013. Abychom dosáhli stanoveného cíle je potřeba udělat následující kroky: cíl Úkol měřitelnost Termín zodpovědnost Vyhodnotit současné Porada, vyhodnocení činností Porada, písemný výstup Květen 2012 Klára a tým vedoucích kroužků pravidelné aktivity podle bostonské matice z bostonské matice a klubů Vyhodnotit Porada, vyhodnocení akcí Porada, písemný výstup Červen 2012 Klára a tým Duha nepravidelné aktivity podle bostonské matice z bostonské matice Vyhodnotit táborové Porada, vyhodnocení táborů, Porada, písemný výstup Září 2012 Klára a tým táborových aktivity finanční vyhodnocení táborů z hodnocení táborové pracovníků činnosti Sestavit plán Porada, sestavení plánu Písemný přehled Červen 2012 Klára pravidelné činnosti kroužků a klubů pro dané plánovaných kroužků a pro školní rok období, pro klíčové zákazníky klubů, počet 35 kroužků 2012/2013 a klubů Zajistit pracovníky pro Pohovory s vedoucími kroužků S každým vedoucím Červen 2012 Klára pravidelnou činnost a klubů jeden pohovor, zápis z pohovoru 20
Spočítat rozpočty S jednotlivými vedoucími na Ke každému kroužku a Červen 2012 Klára kroužků podle plánů schůzkách sestavit plán klubu písemný plán činností a stanovit činnosti na příští školní rok, činnosti ceny vytvořit finanční plán, spočítat cenu kroužku Vytvořit informační Napsat podklady do Informační materiál Červen 2012 Klára a tým Duha materiály společných propagačních a DDM pro šk. r. 2012/13 informačních materiálů DDM Objednat a nakoupit Podle plánů činností a podle Ke každému kroužku, Konec září 2012 Klára materiál počtu přihlášených členů klubu jedna objednávka sestavit objednávky materiálu materiálu k zajištění pravidelné činnosti Navrhnout sepsání Sepsat podklady pro Vyplněná tabulka dle Červen 2012 Klára smluv hospodářku DDM interních pokynů DDM Zahájit pravidelnou V dohodnutých termínech Zahajovací schůzka u Září 2012 Klára a tým vedoucích kroužků činnost postupně zahájit všechny každého kroužku/klubu a klubů naplněné kroužky a kluby Naplánovat táborovou Porada k táborům pro rok Písemný výstup Září 2012 Klára a tým táborových činnost pro školní rok 2012/2013 z táborové porady pracovníků 2012/2013 21
Pravidelně Porady týmů v uvedených Písemný výstup z každé Září, listopad, leden, Klára a tým Duha vyhodnocovat termínech, hodnotící porady, písemná zpětná březen, červen pohovory s ved.odd., zpětné vazba po každé akci, vazby po akcích, hodnotící pohovor s každým pracovníkem 12. Plán činností pro oblast spolupráce se ZŠ a MŠ Cíl: udržet stávající spolupráci alespoň ve stejném rozsahu, dále organizovat výtvarné dílny pro ZŠ a MŠ, vykazovat z dílen finanční zisk, tím podporovat další činnosti oddělení. Abychom splnili tyto cíle, je potřeba zajistit: cíl Úkol měřitelnost Termín zodpovídá Udržet spolupráci se ZŠ a MŠ, uskutečnit výtvarné dílny na školách a školkách Vykazovat z dílen finanční zisk Vytvořit nabídkový katalog pro ZŠ, MŠ aktualizovat, doplnit nové dílny Nový nabídkový katalog pro rok 2012/2013 Září 2012 Klára, tým Zkontrolovat rozpočty dílen, spočítat Písemný rozpočet na Září 2012 Klára ceny u nových jednotlivé dílny Vytvořit terminář pro objednání dílen Písemný terminář Září 2012 Klára 22
Rozvést nabídku a terminář po školách a školkách Vyzvednout terminář s objednanými dílnami Objednat a koupit potřebný materiál Zajistit dostatečný počet pracovníků na realizaci dílen Sestavit přehledný celkový terminář dílen Rozeslat terminář odpovídajícím pracovníkům V objednaných termínech uskutečnit dílny Do každé školy jeden nabídkový list, 3 nabídky v tištěné podobě Září 2012 Klára V dohodnutém Říjen 2012 Klára termínu zajet na školy Písemný rozpočet Říjen 2012 Klára ke každé akci, podle něj objednávka Písemný seznam Říjen 2012 Klára personálního zabezpečení k jednotlivým akcím podle plánu Písemný terminář Říjen 2012 Klára E-mail pracovníkům Říjen 2012 Klára Listopad prosinec Klára a tým 2012 23
Druhé kolo výtvarných dílen na školách a školkách V objednaných termínech uskutečnit Září 2012 - červen Klára a tým dílny na školkách 2013 Vyhodnotit první kolo dílen na školách Písemné vyúčtování a Leden 2013 Klára z hlediska obsahu, formy a naplnění, připravit vyúčtování akcí hodnocení akcí Seznámit s výsledky pracovní tým E-mail pracovníkům s výsledkem hodnocení akcí Leden 2013 Klára Zaktualizovat nabídku pro školy podle Aktuální písemná Únor 2013 Klára a tým hodnocení uplynulých dílen, zařadit nové nabídka pro školy a dílny školky Vytvořit nabídku možných termínů Písemný terminář Únor 2013 Klára Rozvést nabídku a terminář po školách Do každé školy jeden Únor 2013 Klára nabídkový list, 3 nabídky Objednat a koupit potřebný matriál Písemný rozpočet Březen 2013 Klára ke každé akci, podle něj objednávka Zajistit dostatečný počet pracovníků na Písemný seznam Březen 2013 Klára realizaci dílen personálního 24
zabezpečení k jednotlivým akcím podle plánu Sestavit přehledný celkový terminář dílen Rozeslat terminář odpovídajícím pracovníkům V objednaných termínech uskutečnit dílny Vyhodnotit druhé kolo dílen na školách, závěrečné hodnocení dílen Seznámit s výsledky pracovní tým Písemný terminář Březen 2013 Klára E-mail pracovníkům Březen 2013 Klára Březen červen Klára a tým 2013 Písemné vyúčtování a červen 2013 Klára hodnocení akcí E-mail pracovníkům Červen 2013 Klára s výsledkem hodnocení akcí 13. Plán činností pro oblast finančního plánování Cíl: vědět, kolik nás činnosti stojí, kolik budeme potřebovat na materiál na pravidelnou činnost, na odvody do DDM, na propagaci, na akce, tábory a vzdělávání, kolik bude třeba zajistit financí z dalších zdrojů. 25
Abychom splnili stanovené cíle, je potřeba provést tyto kroky: cíl Úkol měřitelnost Termín zodpovídá Získat přehled o Porada, vyhodnotit stávající Písemný výstup z Květen 2012 Klára, tým efektivnosti stávajících aktivit činnosti podle bostonské matice porady Spočítat náklady Sestavit plán pravidelné činnosti Písemný plán Květen červen 2012 Klára,tým pravidelné činnosti Spočítat náklady Sestavit plán nepravidelné Písemný plán akcí Květen červen 2012 Klára,tým činnosti Spočítat náklady Sestavit plán prázdninové Písemný plán táborů Květen červen 2012 Klára,tým činnosti Spočítat náklady Sestavit plán činnosti RC Písemný plán činnosti Květen červen 2012 Klára,tým RC Spočítat náklady Sestavit PR plán Písemný PR plán Květen červen 2012 Klára,tým Spočítat náklady Sestavit vzdělávací plán Písemný vzdělávací Plán je sestaven Klára plán Spočítat hospodářský výsledek Spočítat předpokládané příjmy Písemný přehled nákladů oddělení Červen 2012 Klára 26