Doporučený postup pro zavedení agendy KEO-W Poplatky Pokud chce zákazník zpracovávat evidenci a výběr poplatků v programu KEO-W, je třeba provést tuto přípravu ještě před ostrým zahájením zpracování účetnictví. Staré poplatky: Pro pořízení neuhrazených poplatků z minulých let, věnujte pozornost odstavcům označeným staré poplatky. Co je třeba zajistit: 1. Kontrolu adresáře. 2. Úpravu číselníku automatického rozúčtování. 3. Založení knihy pro poplatky. 4. Založení poplatkových řad. 5. Založení číselníku poplatků. 6. Pořídit poplatky jednotlivým poplatníkům. Podrobný popis: 1. Kontrola adresáře Protože se poplatníci vybírají z adresáře (sdílený s KEO-X) proveďte jeho aktualizaci s Evidencí obyvatel. V programu KEO-X proveďte tyto kroky: 1. Kontrola adresáře na duplicity v RČ Nastavení / Systémové nastavení / Moduly / Adresář / Kontrola dat Tlačítko Kontroly Duplicity RČ.. provede kontrolu na duplicity v RČ. Duplicity se musí vypořádat! 2. Aktualizace Adresáře - 1. krok: Evidence obyvatel tlačítko Data Aktualizace adresáře 3. Aktualizace Adresáře 2. krok: Adresář tlačítko Data Aktualizace Tento krok může v případě velkého množství záznamů spadnout, potom je třeba spuštění opakovat. Pro jistotu doporučujeme provést po úspěšném dojetí aktualizace ještě jednou krok 2 a 3, zejména tam, kde je velké množství záznamů a adresář nebyl pravidelně z EO aktualizovaný. 4. Opravit příznak: Adresář tlačítko Data Opravit příznak u subjektů z evidence obyvatel. 1
5. Oprava databáze v KEO-W: KEO-W Poplatky - záložka Evidence tlačítko Akce Oprava databáze. Tento postup zajistí jednorázovou aktualizaci adresáře z EO. Další změny, které budou provedené v EO se do adresáře automaticky propíší. 2. Úprava číselníku automatického rozúčtování. Číselníky Pomocné číselníky Automatické rozúčtování: V tomto číselníku musí odpovědná účetní provést kontrolu správnosti zaúčtování těch poplatků, které se budou v programu zpracovávat ( 001 poplatek pes, 011 odpady a případně další). Pozornost věnujte především analytickým účtům. Ti, kteří vykazují PAP - doplní PAP údaje. Nastavení Vynechat předpis (vpravo nahoře) je možné zaškrtnout v případě, jestliže chce účetní účtovat úhradu poplatku bez předpisu, za předpokladu, že v okamžiku úhrady nebyl dosud poplatek předepsán (nebylo o něm účtováno na 315). Potom se vynechá předpis poplatku na 315 a účtuje se rovnou např. 261/606. Obvykle se nechává nezaškrtnuté. Staré poplatky: pro tyto poplatky musíte připravit v číselníku automatického rozúčtování nový typ zaúčtování a sice zaúčtování bez předpisu. To provedete tak, že se postavíte např. na 011 odpady a zvolíte tlačítko Zkopírovat skupinu. Zadáte nový kód (libovolný) a popis (např. odpady staré). Založí se nové automatické rozúčtování, u kterého musíte smazat předpis a zkontrolujete zaúčtování úhrady. 2
3. Založení knihy Pro knihování dokladů vzniklých z Poplatků založte knihu typu PO (ostatní pohledávky). Staré poplatky: Doporučujeme založit zvláštní knihu (také PO). Důvodem je jednodušší zpracování opravných položek. 4. Založení poplatkových řad Číselníky Názvy popl. řad: Do tohoto číselníku naplňte názvy řad tak, jak je chcete mít na tištěných dokladech. 5. Založení číselníku poplatků Číselníky Poplatky: v tomto číselníku založte jednotlivé typy poplatků. Vždy je třeba vycházet z obecně závazné vyhlášky obce. Přečtěte si popis v příručce. Dejte pozor zejména na: Datum: k tomuto datu poplatek vstoupí do uzávěrky a do účetnictví se zaúčtuje předpis poplatku vznikne pohledávka. Položky / AO: způsob zaúčtování poplatku vybírá se z číselníku automatického rozúčtování. Pozn. Obvykle se do číselníku zavádějí jenom poplatky za odpad a za psy. Takové poplatky jako správní, za vjezd, ze vstupného apod. se vybírají dle skutečnosti přímo na pokladně (možno využít šablony). 3
Staré poplatky: Pro tyto poplatky je třeba zavést zvláštní typ. Tento typ bude jednorázový (nebude vytvářet následníky) a položka bude napojená na připravené zaúčtování bez předpisu. Kniha pro doklady bude nastavená na připravenou knihu pro staré poplatky. 6. Pořízení poplatků k jednotlivým poplatníkům Přečtěte si popis v příručce. Při pořizování poplatků je třeba rozlišit, zda pořizujete poplatky na další období (příští rok) nebo jestli pořizujete poplatek na aktuální období (např. přistěhování během roku), případně zda pořizujete starý poplatek. 1. Poplatek na další období datum UUP/UZP a splatnosti zůstanou nastavené dle číselníku, stejně tak cena. 2. Poplatek na aktuální období datum UUP/UZP a splatnosti nastavíte dle aktuálního data a cenu upravíte na poměrnou část. 3. Starý poplatek - datum UUP/UZP a splatnost nastavíte dle skutečnosti (data minulých let např. 1.1.2011 a 30.6.2011), cenu upravíte dle výše dlužné částky. Staré poplatky doporučený postup pro pořízení těchto poplatků: - pořídit všechny staré poplatky (krok 3) - nastavit se v parametrech účetnictví do období, ve kterém nastalo datum UUP (např. 01/ 2011) - provést uzávěrku poplatků - pokud máte staré poplatky s různými daty UUP, je třeba nastavení parametrů a uzávěrku opakovat pro všechna období. 4
Při uložení program nahlásí nesoulad s datem UUP a účetním obdobím potvrďte Ano. Na záložce evidence budou takto založené staré poplatky označené jako error č. 5. To je v pořádku a v okamžiku, kdy se v parametrech změní účetní období na období, ve kterém nastalo datum UUP, červená pětka zmizí a poplatky bude možné pustit do uzávěrky. Pokud nezmizí, zvolte Akce Oprava databáze. Hromadné pořízení poplatků Pro pořízení celé agendy na další rok, případně při pořizování starých poplatků můžete s výhodou využít funkce pro hromadné pořízení. Pro naplnění šablon v korespondenci je třeba nastavit: z hlavní obrazovky - Parametry záložka Poplatky. 5