JIHOČESKÝ KRAJ SMĚRNICE NÁZEV: Poskytování věcných darů a propagačních předmětů Jihočeského kraje ČÍSLO: SM/32/RK ZMĚNA Č.: 3 PLATNOST OD: 28. 2. 2012 ÚČINNOST OD: 29. 2. 2012 ROZSAH PŮSOBNOSTI: Jihočeský kraj Vypracoval: Ing. Petra Jánská, vedoucí oddělení marketingu a cestovního ruchu Za aktualizaci zodpovídá: Ing. Milan Nebesář, vedoucí KHEJ Schválil: Rada JK dne 28. 2. 2012 usnesením č. 137/2012/RK-85 Vydáno: v tištěné podobě a na intranetu na adrese: vnitřní předpisy KÚ, na internetu na adrese: Informace - Pravidla, směrnice a zásady
Změnový list ke směrnici č.: SM/32/RK Změna č. 2 Platnost od: 7. 2. 2006 Předmět změny:*) v celém rozsahu Změna č. 3 Platnost od: Předmět změny:*) v celém rozsahu *) Předmětem změny se rozumí, v čem nastala úprava (článek, strana apod.), při rozsáhlejších úpravách možno uvést v celém rozsahu. 1
POSKYTOVÁNÍ VĚCNÝCH DARŮ A PROPAGAČNÍCH PŘEDMĚTŮ JIHOČESKÉHO KRAJE Článek 1 Cíl úpravy (1) Cílem směrnice o poskytování věcných darů a propagačních předmětů je stanovit zásady pro poskytování darů a propagačních předmětů uvolněnými členy Rady Jihočeského kraje, dalšími členy Zastupitelstva Jihočeského kraje (dále jen samosprávy) a zaměstnanci kraje zařazenými do krajského úřadu, a určit jednotná pravidla pro vedení evidence věcných darů a propagačních předmětů. Článek 2 Poskytování věcných darů a propagačních předmětů (1) Členové samosprávy a zaměstnanci kraje poskytují věcné dary a propagační předměty v zájmu prezentace Jihočeského kraje a jeho úřadu a respektují pravidla přiměřenosti a úspornosti. (2) Věcné dary se člení na květinové dary a ostatní věcné dary, které nejsou opatřeny logem či znakem kraje. (3) Propagační předměty jsou tištěné propagační materiály Jihočeského kraje a předměty, které jsou opatřeny logem či znakem kraje a které slouží k propagaci dobrého jména Jihočeského kraje při významných návštěvách, prezentacích kraje, apod. (4) Celkový objem finančních prostředků na nákup věcných darů a propagačních předmětů stanoví zastupitelstvo kraje v rámci schváleného rozpočtu na příslušný rok. (5) Věcné dary se pořizují v souladu se schváleným rozpočtem na výdajovou položku darů a propagační předměty se pořizují v souladu se schváleným rozpočtem na výdajovou položku materiálu na příslušný rok. (6) Výběr věcných darů a propagačních předmětů provádí Odbor kancelář hejtmana. (7) Seznam dárkových a propagačních předmětů s uvedením počtu, orientační ceny, technického a grafického provedení posuzuje vedoucí Odboru kancelář 2
hejtmana a předkládá dále hejtmanovi ke schválení. Seznam jednotlivých druhů dárkových předmětů je podle potřeby pravidelně aktualizován. (8) Stanovený objem finančních prostředků na věcné dary a propagační předměty pro potřeby samosprávy kraje spravuje Odbor kancelář hejtmana. Pro potřeby Krajského úřadu Jihočeského kraje tyto prostředky spravují ostatní odbory v rámci svých kompetencí. (9) Objednávky na pořízení věcných darů a propagačních předmětů vystavuje Odbor kancelář hejtmana pro samosprávu a pro potřeby krajského úřadu ostatní odbory v rámci své kompetence. Grafické zpracování propagačních předmětů a prezentačních marketingových nástrojů (propagační materiály, grafické návrhy, vše co podléhá jednotnému korporátnímu stylu) objednávaných jinými odbory posuzuje Odbor kancelář hejtmana. (10) Systém výdeje věcných darů a propagačních předmětů. Výdej věcných darů a propagačních předmětů proběhne pouze na základě písemné žádosti o vydání darů a propagačních předmětů či materiálů zaslané Odboru kancelář hejtmana minimálně den před požadovaným vydáním. Žádost musí obsahovat: - název odboru, který propagační předměty požaduje - název a datum akce, na kterou jsou předměty požadovány - počet požadovaných věcí - konkrétní požadavky - materiály (v jakém jazyce), - předměty (jak tematicky zaměřené) - jméno osoby, která předměty převezme Viz příloha č. 1 formulář žádosti o vydání propagačních předmětů a darů ze skladu Převzetí věcných darů a propagačních předmětů bude uskutečněno proti podpisu předávacího protokolu viz. příloha č. 2 předávací protokol. Článek 3 Evidence věcných darů a propagačních předmětů (1) O příjmu a výdeji věcných darů a propagačních předmětů v pořizovací ceně nad 50,- Kč včetně DPH za jeden kus se vede samostatná skladová evidence v systému GINIS-MAJ, přičemž květinové dary a bonboniéry se neevidují. Tuto evidenci používají odbory KHEJ, OKPP a OREG. 3
(2) Výdej věcných darů a propagačních předmětů do spotřeby se uskuteční okamžikem prvního výdeje ze skladu. Věcné dary a propagační předměty v pořizovací ceně do 50,- Kč včetně DPH za jeden kus se dále neevidují v programu GINIS - systému skladové evidence. (3) Věcné dary a propagační předměty v pořizovací ceně nad 50,- Kč včetně DPH za jeden kus se dále evidují v operativní evidenci v jednotlivých odborech, kam byly vydány, až do okamžiku předání konečnému příjemci. Tato evidence je vedena v programu GINIS systém skladové evidence. (4) Skladovou evidenci věcných darů a propagačních předmětů vedou pověření odpovědní zaměstnanci Odboru kancelář hejtmana pro potřeby samosprávy a pověření odpovědní zaměstnanci ostatních odborů (OKPP a OREG) pro potřeby krajského úřadu k bezprostřednímu užití. (5) Odsouhlasení stavu skladovaných položek na skladovou evidenci se provádí vždy k poslednímu dni kalendářního roku. Podklady pro zaúčtování stavu zásob předají odpovědní zaměstnanci oddělení účetní evidence způsobem stanoveným ve směrnici k oběhu účetních dokladů. Článek 4 Závěrečná ustanovení (1) Tato směrnice se nevztahuje na finanční dary a dotace. (2) Tuto směrnici schválila Rada Jihočeského kraje dne 28. 2. 2012 svým usnesením č. 137/2012/RK-85 a je platná ode dne schválení a účinná od 29. 2. 2012. Ing. František Štangl v.r. Mgr. Jiří Zimola v.r. 1. náměstek hejtmana hejtman 4