Základní principy při zpracování a podávání projektů

CENTRUM CELOŽIVOTNÍHO VZDĚLÁVÁNÍ JEZERKA O.P.S. Základní principy při zpracování a podávání projektů Studijní text Studijní text byl zpracován v rámci projektu Komplexní vzdělávací program pro lektory zaměřený na Evropskou unii a zpracování evropských projektů, který je spolufinancován Evropskou unií. Autoři: Mgr. Marek Balada Gabriela Chovancová Ing. Michael Skalický, Ph.D. Pardubice 2008, aktualizovaná verze Tento text neprošel redakční ani jazykovou korekturou

Obsah Obsah... 1 Úvod... 3 1. Zdroje informací... 4 1.1. Strukturální fondy EU programy podpory v ČR... 5 1.1.1. Fondy evropské unie www.strukturalni-fondy.cz... 6 1.1.2 Evropský sociální fond www.esfcr.cz... 8 1.2. Řídící orgány a zprostředkující subjekty... 10 1.3 Další zdroje informací... 13 2. Projekt, projektový cyklus... 14 2.1. Identifikace projektu... 15 2.1.1. Zařazení projektového záměru do soustavy dotačních titulů... 16 2.1.2. Projektový list... 17 2.1.3. Cíle projektu... 20 2.1.4. Monitorovací ukazatele... 21 2.1.5. Zdůvodnění projektu... 22 2.1.6. Vazba na koncepční dokumenty a rozvojové strategie... 22 2.1.7. SWOT analýza projektu... 23 2.2. Příprava projektu (formulace)... 24 2.2.1. Matice logického rámce... 24 2.2.2. Proces plánování projektu... 26 2.2.3. Harmonogram projektu... 29 2.2.4. Předpoklady a rizika, řízení rizik... 31 2.2.5. Udržitelnost projektu... 33 2.2.6. Lidské zdroje management projektu... 34 2.2.7. Praktická doporučení pro přípravu projektů - shrnutí... 34 2.2.8. Nejčastější problémy při nesprávném naplánování projektu... 36 2.3. Financování projektu... 37 2.3.1. Řízení finanční pomoci v rámci operačních programů Strukturálních fondů EU... 37 2.3.2. Hodnocení finančního zdraví žadatele... 39 2.3.3. Finanční analýza projektu... 40 2.3.4. Studie proveditelnosti... 45 2.3.5. Pravidla způsobilosti výdajů... 49 3. Podávání projektové žádosti o dotaci... 51 3.1. Vyhlášení výzvy k předkládání žádostí... 51 3.2. Způsoby zpracování projektové žádosti... 52 3.3. Přílohy projektové žádosti... 53 3.4. Časová norma přípravy projektu a projektové žádosti... 54 3.5. Doporučení k přípravě projektů a žádostí o dotaci... 55 4. Horizontální priority projektů... 56 4.1 Rovné příležitosti... 56 4.2 Udržitelný rozvoj... 57 5. Publicita projektů... 58 Příklady publicity projektů... 60

6. Hodnocení projektu... 62 6.1. Formální hodnocení... 62 6.2. Hodnocení přijatelnosti žádosti... 63 6.3. Věcné hodnocení... 64 7. Doporučená literatura... 66 TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 2

Úvod Cílem studijního materiálu Základní principy při zpracování a podávání projektů je provést účastníky vzdělávacího programu problematikou identifikace projektových záměrů a s ní spojeným vyhledáváním vhodných dotačních titulů, samotnou přípravou projektů a obecně i zpracováním žádostí o dotaci ve vazbě na možnosti čerpání finančních prostředků z dostupných dotačních titulů, zejména evropských fondů v rámci programovacího období 2007-13. Studijní text je zaměřen i na kroky následující po podání žádosti o dotaci, jako je hodnocení projektů a zajištění publicity projektu. Snahou autorů bylo praktické zaměření materiálů a proto se v textu průběžně objevuje upozornění na nejčastější nedostatky a chyby zejména ve fázi přípravy projektů. Modul 3 je po obsahové stránce velmi úzce provázán s následujícím Modulem 4, jenž je zaměřen na projektové řízení. Proces přípravy projektů využívá a zejména popisuje tytéž metody a principy, které budou užity při vlastní realizaci projektu. Tyto zdánlivé obsahové překryvy jsou tak víceméně nevyhnutelné. TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 3

1. Zdroje informací Na počátku každého realizovaného projektu stojí myšlenka, potřeba růstu, zlepšení a zkvalitnění poskytovaných služeb, výrobků, životního prostředí, výukových metod atd. Vize bez finančního zajištění však bohužel zůstává vizí. V rámci finanční podpory z fondů Evropské unie (a obecně i z jiných národních a zahraničních dotačních titulů) se uskutečnění alespoň některých projektů stává reálnou možností. V první řadě je ovšem třeba se důkladně informovat a seznámit s programy podpory a ujasnit si, zda uvažovaný projektový záměr opravdu spadá do některé z jejich priorit, zda jsme schopni naplňovat podmínky jednotlivých programů a tudíž zda čas a úsilí vložené do přípravy projektu a žádosti o dotaci nebudou vynaloženy zbytečně. První kapitola tedy slouží jako úvod do problematiky, je podnětem k samostudiu a základním přehledem informačních zdrojů, ze kterých je možné čerpat detailnější informace k přípravě konkrétních projektů. Základní informace k jednotlivým zdrojům jsou stručně představeny v tabulkách a případně doplněny v textu. Následující podkapitoly představí zdroje informací jak o jednotlivých podpůrných programech, tak o organizacích, které zodpovídají za jejich implementaci. Navazujeme tak na znalosti, které jste již získali v průběhu předchozího vzdělávacího Modulu 2 Evropská unie a strukturální politika. TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 4

1.1. Strukturální fondy EU programy podpory v ČR Informační zdroj FONDY EVROPSKÉ UNIE http://www.strukturalni-fondy.cz/ Regionální politika http://www.strukturalnifondy.cz/regionalni-politika Tematické operační programy http://www.strukturalnifondy.cz/sektorove-op Regionální operační programy http://www.strukturalnifondy.cz/regionalni-op Obsah Portál slouží jako rozcestník pro získávání komplexních a spolehlivých informací o fondech EU v České republice a je spravován Ministerstvem pro místní rozvoj, které vystupuje v roli centrálního koordinátora pro využívání fondů EU v České republice Informace o regionální politice Evropské unie, která je odrazem principu solidarity v rámci EU, kdy bohatší státy přispívají na rozvoj chudších států a regionů, s cílem zvýšit a celkově přiblížit životní úroveň všech obyvatel EU. Sekce Tematické operační programy je dále členěna na jednotlivé operační programy: OP Doprava, OP Životní prostředí, OP Podnikání a inovace, OP Výzkum a vývoj pro inovace, OP Lidské zdroje a zaměstnanost, OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost, Integrovaný operační program a OP Technická pomoc. Informace o 7 operačních programech určených pro jednotlivé regiony ČR s výjimkou Hlavního města Prahy. TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 5

Operační programy Praha Informace o operačních programech http://www.strukturalni-fondy.cz/praha určených pouze pro území Hlavního města Prahy Evropská územní spolupráce http://www.strukturalnifondy.cz/uzemni-spoluprace Informace o programech navazujících na programy Interreg III, zaměřených na podporu nadnárodních, přeshraničních a meziregionálních forem spolupráce. EVROPSKÝ SOCIÁLNÍ FOND http://www.esfcr.cz Tyto stránky poskytují základní informace o ESF, jak ESF funguje a jak správně postupovat při podávání žádostí o nevratné přímé pomoci v rámci programových dokumentů. Naleznete zde důležité dokumenty a formuláře týkající se ESF. Stránky ESF jsou zřízeny Ministerstvem práce a sociálních věcí ČR. ESF 2007-2013 Podrobné informace k programům financovaným z Evropského sociálního fondu v následujícím plánovacím období (OP Lidské zdroje a zaměstnanost, OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost). 1.1.1. Fondy evropské unie www.strukturalni-fondy.cz Webový portál zřízený Ministerstvem pro místní rozvoj nabízí přehledně uspořádané informace ke všem programům podpory, které v rámci České republiky čerpají ze strukturálních fondů EU. V sekci Tematické operační programy naleznete programové dokumenty k jednotlivým operačním programům, informace o aktuálních výzvách, kalendář akcí, TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 6

odkazy na stránky řídících a implementačních orgánů a další podrobnosti. Stejným způsobem jsou strukturovány i stránky jednotlivých regionálních operačních programů a programů evropské územní spolupráce. K vyhledávání vhodného operačního programu pro váš projektový záměr je možné využít také nástroje pro vyhledávání, tzv.průvodce podporami. Portál nabízí možnost registrace uživatele, na jejímž základě je možné odebírat pravidelně novinky pomocí e-mailové služby. Tato služba je vhodná např. pro sledování aktuálních výzev do jednotlivých programů apod. TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 7

1.1.2 Evropský sociální fond www.esfcr.cz Oficiální webové stránky Evropského sociálního fondu České republice představují nejen ESF jako takový, ale především seznamují s možnostmi čerpání prostředků z tohoto fondu v rámci ČR. V plánovacím období let 2007 2013 se jedná zejména o operační programy Lidské zdroje a zaměstnanost a Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Na stránkách lze najít veškeré strategické dokumenty, příručky, informace o výzvách a další užitečné informace pro potenciální žadatele o dotaci. Aktuality z webových stránek ESF je možné stejně jako v případě novinek z portálu Fondů evropské unie pravidelně získávat pomocí e-mailu. Registraci lze provést na stránkách ESF Novinky e-mailem. TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 8

TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 9

1.2. Řídící orgány a zprostředkující subjekty Informační zdroj Obsah Ministerstvo pro místní rozvoj ČR MMR ČR je koordinátorem čerpání http://www.mmr.cz (sekce Evropská prostředků z evropských fondů. politika) Ministerstvo financí ČR Odbor Národní fond spravuje a řídí toky http://www.mfcr.cz finančních prostředků pomoci EU poskytnuté ČR. Řídící orgány a zprostředkující subjekty pro jednotlivé tematické operační programy Ministerstvo pro místní rozvoj ČR http://www.mmr.cz Odbor řízení operačních programů MMR je řídícím orgánem Integrovaného operačního programu Ministerstvo průmyslu a obchodu MPO ČR je řídícím orgánem OP Podnikání a http://www.mpo.cz/cz/podporapodnikani/ inovace. Na uvedených webových stránkách jsou k dispozici informace ke všem programům OPPI, dokumenty ke stažení atd. Agentura CzechInvest http://www.czechinvest.org/programypodpory Agentura CzechInvest je implementačním orgánem pro OP Podnikání a inovace a dále pro některé prioritní osy OP Lidské zdroje a zaměstnanost a OP Výzkum a vývoj pro inovace. Stránky obsahují informace a dokumenty potřebné pro žadatele o dotaci a v případě programu OPPI je jejich součástí i internetová aplikace eaccount, která umožňuje podání žádosti o dotaci v elektronické podobě (http://www.czechinvest.org/eaccount) TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 10

Česká energetická agentura http://www.ceacr.cz Agentura CzechTrade http://www.czechtrade.cz (sekce Služby Dotační programy) Českomoravská záruční a rozvojová banka http://www.cmzrb.cz (sekce Podpora malého a středního podnikání) Ministerstvo životního prostředí ČR http://env.cz Státní fond životního prostředí ČR http://sfzp.cz http://opzp.cz (OP Životní prostředí) Ministerstvo Dopravy ČR http://www.mdcr.cz/cs/evropska_unie/ Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy ČR http://www.msmt.cz/eu ČEA se spolu s agenturou CzechInvest podílí na implementaci OPPI, konkrétně programu Eko-energie. Agentura CzechTrade je implementačním orgánem programu Marketing z OPPI. ČMZRB je implementačním orgánem pro programy OPPI Start, Záruka a Progres. MŽP je řídícím orgánem OP Životní prostředí. Informace a dokumenty jsou k dispozici v sekci Zahraniční vztahy/eu Evropské fondy. SFŽP ČR je zprostředkujícím orgánem OP Životní prostředí. Na samostatně vytvořených webových stránkách tohoto programu je možné nalézt veškeré potřebné informace a kontakty. MD ČR je řídícím orgánem OP Doprava. Potřebné informace jsou k dispozici v sekci Evropská unie Fondy EU MŠMT ČR je řídícím orgánem pro OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost (informace jsou zařazeny v sekci Evropský sociální fond ) a OP Vývoj a výzkum pro inovace (informace v sekci Evropský fond pro regionální rozvoj ). TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 11

Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR MPSV Č je řídícím orgánem OP Lidské http://www.mpsv.cz (sekce Evropská zdroje a zaměstnanost. Podrobné aktuální unie) informace jsou k dispozici na webových http://www.esf.cz stránkách Evropského sociálního fondu. Řídící orgány a zprostředkující subjekty pro jednotlivé regionální operační programy Regionální rada regionu soudržnosti Severozápad http://www.nuts2severozapad.cz/ Regionální rada regionu soudržnosti Severovýchod http://www.rada-severovychod.cz/cz/ Regionální rada regionu soudržnosti Střední Čechy http://www.nuts2strednicechy.eu/ Regionální rada regionu soudržnosti Jihozápad http://www.rr-jihozapad.cz/ Regionální rada regionu soudržnosti Jihovýchod http://www.jihovychod.cz/ Regionální rada regionu soudržnosti Moravskoslezsko http://www.rr-moravskoslezsko.cz/ Regionální rada regionu soudržnosti Střední Morava http://www.nuts2strednimorava.cz Webové stránky řídícího orgánu Regionálního operačního programu pro region soudržnosti NUTS 2 Severozápad. Webové stránky řídícího orgánu Regionálního operačního programu pro region soudržnosti NUTS 2 Severovýchod. Webové stránky řídícího orgánu Regionálního operačního programu pro region soudržnosti NUTS 2 Střední Čechy. Webové stránky řídícího orgánu Regionálního operačního programu pro region soudržnosti NUTS 2 Jihozápad. Webové stránky řídícího orgánu Regionálního operačního programu pro region soudržnosti NUTS 2 Jihovýchod. Webové stránky řídícího orgánu Regionálního operačního programu pro region soudržnosti NUTS 2 Moravskoslezsko. Webové stránky řídícího orgánu Regionálního operačního programu pro region soudržnosti NUTS 2 Střední Morava. TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 12

1.3 Další zdroje informací Informace o programech podpory a jejich čerpání je možné na internetu získat i na mnoha dalších místech. Jedná se často o webové stránky zřizované komerčními subjekty a proto je vždy vhodné si veškeré údaje ještě ověřit na výše uvedených oficiálních stránkách. Výhodou některých těchto zdrojů je možnost vyhledávání dotačních titulů pomocí filtrů. Další zdroje informací: Portál edotace.cz http://www.edotace.cz Portál Subvence.cz http://subvence.cz Komplexní informační portál s možností vyhledávání dotací Informační portál, který po registraci nabízí možnost vyhledávání dotačních titulů dle typu žadatele, uvažovaného typu projektu atd. TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 13

2. Projekt, projektový cyklus DEFINICE ZÁKLADNÍCH POJMŮ Projekt Co to je projekt? Jedná se o jakýkoliv plánovaný zásah, jehož cílem je přivodit užitečnou změnu na úrovni národa, komunity, instituce či organizace. Má jasné hranice, které jsou určeny jeho cíli, zdroji a časovým rozpětím. Míra dosažené změny je vyhodnocena v závěrečné fázi projektového cyklu. Program Co to je program? Ve smyslu evropského projektování je programem myšlen nástroj pro čerpání finančních prostředků z příslušných dotačních titulů (např. evropských fondů). Projektový cyklus Co to je projektový cyklus? Zjednodušeně řečeno, jedná se o život projektu od jeho vzniku až po jeho ukončení. V rámci projektového cyklu lze vyčlenit 6 základních fází: Programování jedná se o tzv. nultou fázi projektového cyklu, kdy jsou ze strany řídících orgánů a implementačních subjektů vytvářeny nástroje (operační programy - programové dokumenty, prováděcí dokumenty, pokyny pro žadatele a příjemce atd.) pro čerpání finančních prostředků z příslušných dotačních titulů (fondů). Identifikace vstupní formulace idejí projektu v termínech cíle, výsledků a aktivit projektu. Součástí identifikace je rovněž prověření vazby projektových záměrů na operační programy, koncepční dokumenty a rozvojové strategie. Formulace projektu je v podstatě plánování, vlastní příprava projektu, kdy jsou všechny detaily projektu specifikovány na bázi proveditelnosti. Patří sem TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 14

tvorba logického rámce projektu, definování aktivit projektu, analýza cílových skupin, identifikace rizik projektu, vyčlenění lidských zdrojů pro řízení projektu. Financování projektu zahrnuje především finanční analýzu projektu, tedy tvorbu rozpočtu projektu ve vazbě na pracovní plán projektu (harmonogram) a cash flow projektu, dále hodnocení finančního zdraví žadatele a identifikaci způsobilých výdajů projektu. Implementace je vlastní realizace projektu. Příjemce pomoci se při realizaci řídí obsahem smlouvy s poskytovatelem dotace a pravidly (pokyny) pro příjemce pomoci. Vyhodnocení představuje nejen administrativní uzavření projektu, ale také průběžný monitoring včetně zpracování závěrečné zprávy, sledování provozu a užívání výstupů. Schéma projektového cyklu 2.1. Identifikace projektu Smyslem identifikace projektu je postupné provádění aktivit, které mají významný vliv nejen na přípravu projektu, ale také na jeho případnou realizaci v souvislosti s čerpáním finančních prostředků z dostupných zdrojů. TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 15

Jedná se především o správné a efektivní zařazení projektového záměru do soustavy dotačních titulů (programových dokumentů), definování cílů projektu, kvantifikace výstupů, výsledků a dopadů, definování cílových skupin projektu, které budou užívat výsledků projektu, zdůvodnění potřebnosti projektu, definování udržitelnosti projektu po skončení jeho spolufinancování z dotačního titulu a v neposlední řadě i definování různých rizik ohrožujících realizaci projektu včetně opatření pro jejich předcházení či minimalizaci. Součástí primární identifikace projektů je také prokazování vazby mezi konkrétním projektovým záměrem a nadřazeným koncepčním (tématickým, oborovým) či strategickým dokumentem. 2.1.1. Zařazení projektového záměru do soustavy dotačních titulů Výchozí situace: Žadatel má připravený projektový záměr. Tento záměr může mít různou podobu zejména co se týče úrovně rozpracovanosti. Někdy může být záměr již podložen zpracovanou odbornou studií, ve většině případů se však jedná pouze o neurčitou vizi, kterou má žadatel pouze ve své hlavě. Pro další vývoj projektu je přínosným krokem realizace schůzky s poradenským subjektem, který žadateli napomůže při identifikaci projektového záměru, zejména v otázkách přijatelnosti projektu vůči podmínkám, které jsou nastaveny v rámci jednotlivých dotačních titulů (operačních programů). V této úvodní fázi identifikace je vhodné vyplnit základní (vstupní) informace do tzv. projektového listu. Tím dojde k prvotnímu utřídění informací a vytvoří se základ, ze kterého lze vycházet v dalších fázích přípravy projektu. TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 16

Ještě před sestavením projektového listu je nezbytné vyřešit tyto hlavní otázky: 1) Je projektový záměr v souladu s cíli a prioritními osami (prioritami) příslušného programu? 2) Je projektový záměr v souladu s oblastmi podpory (opatřeními) příslušného programu? 3) Je projektový záměr v souladu s podporovanými aktivitami příslušného programu? 4) Je potenciální žadatel vymezen jako konečný příjemce pomoci? 5) Odpovídají celkové způsobilé výdaje projektu vymezeným limitům stanoveným pro danou oblast podpory, resp. pro daný typ projektů? 2.1.2. Projektový list Účel projektového listu: Podat rámcový obraz o chystaném projektu Přinést základní informace o předkladateli Nastínit stupeň připravenosti Naznačit finanční stránku Popsat aktivity v rámci projektu Obsah projektového listu Z hlediska přehlednosti a logické návaznosti je vhodné obsah projektového listu rozdělit do několika tématických skupin. Tyto skupiny se mohou obsahově lišit dle typu projektu (investiční x neinvestiční). 1. Základní informace 2. Technické aspekty projektu 3. Institucionální zajištění 4. Financování 5. Řízení projektu TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 17

1. Základní informace (společné prakticky pro všechny typy projektů) Název projektu je vhodné zvolit stručný, ale výstižný název Identifikace žadatele název subjektu, právní forma, adresa, zaměření činnosti, typ žadatele (veřejný sektor, podnikatelská sféra, neziskový sektor) Kontaktní osoba a údaje Místo realizace projektu, dopad projektu (místní, mikroregionální, regionální, nadregionální) Dosavadní zkušenosti s přípravou projektů Stručný popis projektu Cíle a přínosy projektu Výstupy projektu Časové vymezení projektu Odhad nákladů Tyto základní informace je možné libovolně rozšířit podle následujících tématických skupin, a to v závislosti na charakteru projektu a úrovni jeho rozpracovanosti. Vzor projektového listu v základní struktuře je uveden v příloze č.1. 2. Technické aspekty projektu Je v případě investičních projektů již zpracována stavebně-technická projektová dokumentace? Jsou hotové studie, výzkumy, analýzy jak jsou staré, jaké jsou jejich výsledky, změnilo se něco oproti stavu, který zkoumají? Chybějí nějaké odborné studie které, proč, jaké se očekávají výsledky, kdy budou hotové, kdo financuje jejich zpracování? Potřebná povolení je potřeba územní rozhodnutí, stavební povolení, EIA, apod.? Která jsou udělena? Která chybí? Bylo o ně zažádáno? Kdy vyprší lhůty dané zákonem? Existují ještě další technické problémy, které je třeba vyřešit? 3. Institucionální zajištění TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 18

Kdo má na realizaci projektu zájem? Jsou definovány cílové skupiny, které budou profitovat z výsledků projektu? Kdo je žadatelem a kdo je iniciátorem (politik apod.)? Konají se schůzky zainteresovaných stran? Jak často? Je pořizován písemný výstup? Existuje již jasná struktura budoucího managementu, je definováno, kdo je (bude) za co odpovědný již v přípravné fázi projektu? Bude v rámci projektu realizováno partnerství? Jakou má formu (formální podpora nebo finanční spoluúčast)? Existují nějaké další problémy z oblasti lidských zdrojů týkající se projektového záměru? 4. Financování Kdo připraví finanční plán projektu? Jak je zajištěno spolufinancování? Je nutné projekt předfinancovat? Kdo a jak zajistí udržitelnost projektu po ukončení jeho realizace? Jak je zajištěno cash-flow v souladu s pravidly financování ze SF? Jakou podporu ze SF předkladatel projektu předpokládá? Jak bude dělena mezi případné partnery? Existuje formální (či aspoň neformální) dohoda o zdrojích pro spolufinancování? Pokud ne, kdy bude uzavřena a jakou formou? 5. Řízení projektu Který subjekt (organizace) bude projekt řídit? Je připravena struktura řízení? Které části projektu budou připraveny jako subdodávky? Existuje projektový tým pro řízení projektu? Pokud ne, kdy bude ustaven? Existuje řídící skupina, která bude vyhodnocovat průběh projektu? Je zohledněna povinnost výběrového řízení (zejména časové hledisko vyplývající ze zákona)? TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 19

2.1.3. Cíle projektu Motto: Jestliže manažer (projektant, žadatel) neuvede či není schopen podrobně a písemně uvést své cíle v předstihu před okamžikem nutným k započetí akce, nemůže si být jist tím, co dělá. Všeobecný (globální, hlavní) cíl: Globálním cílem projektu je v prvé řadě hlavní účel, který by měl řešit určitý problém. Tento cíl by měl vždy prokázat vazbu na cíle příslušného programu, z něhož bude projekt čerpat podporu. Je doporučeno využít textu samotného programového dokumentu. Tvůrce projektu (žadatel) často přináší předkládá řešení, avšak nedokáže definovat problém, kvůli kterému vlastně vytváří projekt. Specifické cíle: Specifické cíle jsou jednoduše řečeno konkrétní výsledky, kterých chceme dosáhnout. Tyto cíle vyjadřují konečný stav změn. Na tyto cíle jsou orientovány monitorovací ukazatele. Tyto cíle by měly být definovatelné dle metodiky SMART: Specific (přesně stanovené) Measurable (měřitelné) Achieveable (dosažitelné) Relevant (významné) Time-managed (časově vymezené) Hierarchie cílů Je užitečná pro řízení, objasňuje logické vazby mezi jednotlivými úrovněmi projektu. TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 20

2.1.4. Monitorovací ukazatele Motto: Jen to co můžeme měřit, můžeme i řídit. V rámci formulace cílů projektu je třeba stanovit ukazatele, podle kterých lze sledovat vývoj projektu prakticky od jeho počátku až po jeho ukončení. Ukazatele by měly být objektivně ověřitelné. Jsou to podmínky, které signalizují úspěch. Vyjadřují hodnotu, podle které poznáme, že jsme úspěšně dosáhli toho, co jsme plánovali. Co se týče množství ukazatelů, stačí minimální množství postačující k měření všeho, co je důležité pro daný projekt. Není vhodné používat ukazatele na jedné úrovni pro hodnocení úspěšnosti jiné úrovně. Vyčleňují se ukazatele na úrovni: Vstupů (co musím vložit) Výstupů (co z toho vzejde, výstupy jsou konkrétní, fyzické) Výsledků (kvůli čemu to dělám, okamžité výhody) Dopadů (k čemu tím přispěji, dlouhodobější výsledky) U monitorovacích ukazatelů projektu je vhodné si vždy ujasnit tzv. QQTTP: 1) kvalita (Quality) 2) množství (Quantity) 3) cílová skupina (Target Group) 4) čas (Time) 5) místo (Place) Jaké má stanovení ukazatelů výhody? Stanovení ukazatelů nutí k přesnějšímu popisu stanovených cílů. Ukazatelé určují pokrok daný rozdílem, v jakém stavu se nacházela problematika řešená projektem na začátku před realizací projektu a po jeho skončení. Jaké má stanovení ukazatelů nevýhody? Pokud jsou ukazatele uvedeny v žádosti o dotaci, musí být v příslušných parametrech k dispozici pro monitoring po ukončení projektu a také po dobu udržitelnosti. Při nerealistickém stanovení ukazatelů se pak žadatel dostává do problémů. TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 21

Konečný stav projektu Jedná se o sadu podmínek, které signalizují úspěšné naplnění cílů. Je to stav, kdy dosažené výsledky mohou být objektivně měřeny. Je však důležité mít zdroj, kde ukazatele ověřit. 2.1.5. Zdůvodnění projektu Toto je významná součást identifikace projektů, v podstatě jde o popis současného stavu v dané oblasti, kterou chceme projektem řešit a proč ji chceme řešit. Součástí zdůvodnění je i kvantifikace problémových oblastí (kolika subjektů se problém týká, jaké existují současné kapacity, které mohou problém řešit apod.). Při tvorbě této části je vhodné využít podpůrných argumentů programového dokumentu příslušného operačního programu, zejména jeho analytické části. Cílové skupiny V rámci zdůvodnění realizace projektu je třeba také identifikovat cílové skupiny projektu (kdo z výsledků projektu bude mít užitek), zdůvodnit výběr cílové skupiny a také popsat přínos projektu pro zvolené cílové skupiny. 2.1.6. Vazba na koncepční dokumenty a rozvojové strategie Soulad se strategiemi přináší vždy plusové body při procesu hodnocení předložené projektové žádosti. Pokud není soulad se strategiemi požadován jako jedna z příloh, je vhodné vytvořit doplňkovou přílohu, kde je vazba projektu na tyto strategie popsána do úrovně opatření (ideálně do úrovně typových aktivit). Jedná se především o vazbu na tyto typy dokumentů: 1) Soulad s nadřazeným koncepčním (oborovým, tématickým) dokumentem. 2) Vazba na nadřazené strategie území v úrovni jednotky NUTS 3 (kraje) Program rozvoje Pardubického kraje (PRPK, aktualizace 2006). TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 22

3) Vazba na strategie rozvoje nižších úrovní velikosti území strategické plány mikroregionů a měst (je dáno místem realizace projektu). 2.1.7. SWOT analýza projektu Tato metoda je charakteristická spíše pro strategické plánování, ale lze ji užít i při sestavování projektu a její výstupy použít např. v rámci zpracování různých kapitol studie proveditelnosti (zejména části týkající se analýzy rizik). Co to je SWOT analýza? Termín SWOT analýza má základ v anglickém jazyce: Písmeno S označuje silné stránky (Strong Points) Písmeno W označuje slabé stránky (Weak Points) Písmeno O označuje příležitosti (Opportunities) Písmeno T označuje hrozby (Threats). Definování silných (S) a slabých (W) stránek je zaměřeno především na vnitřní faktory. Tyto faktory mají pozitivní nebo negativní dopad na realizaci projektu. Cílem by mělo v prvé řadě odstraňovat (potlačovat) slabé stránky a využívat (posilovat, udržovat ) stránky silné. Definování příležitostí (O) a hrozeb (T) je zaměřeno především na vnější faktory a vlivy. Jedná se především o ty jevy, které působí na projekt zvenčí. Identifikace a znalost dopadů těchto jevů napomáhá při přípravě ale i při řízení projektu. Projekt by měl v co nejvyšší míře využít příležitostí a v co nejvyšší míře potlačit závislost na výskytu hrozeb. V některých případech je však obtížné posoudit, zda je daný jev pro projekt příležitostí nebo ohrožením. V případě přípravy projektu je nutné identifikovat konkrétní faktory ovlivňující projekt. V rámci sestavování SWOT analýzy projektu je také vhodné jednotlivým faktorům přiřadit váhy. TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 23

S, W vnitřní faktory: Jako příklady vnitřních faktorů lze uvést např.: Lidské zdroje, Finance, Marketing, Distribuce, Výroba. O, T vnější faktory: Mezi vnější faktory patří především sociální, ekonomické, technologické, politické a legislativní faktory. 2.2. Příprava projektu (formulace) V rámci projektového cyklu se jedná o tu část, kde již dochází k formulaci aktivit a jejich zasazování do logického rámce projektu (LFM Log Frame Matrix). V této fázi je v rámci procesu plánování projektu řešen také časový harmonogram projektu. 2.2.1. Matice logického rámce Jednou z metod, jak přehledně zmapovat naše záměry či očekávání a uvést je do souladu s konkrétními výstupy a činnostmi při realizaci projektu, je metoda logického rámce. Je to postup, s jehož pomocí jsme schopni stručně, přehledně a srozumitelně popsat projekt na velmi malém prostoru. Tímto prostorem je pouhý list papíru, tzv. formulář logického rámce. Definování projektu s využitím metodiky logického rámce je základem pro řízení projektu. Logický rámec je vhodný pro identifikaci a analýzu problémů na straně jedné a definování cílů a stanovení konkrétních aktivit k řešení těchto problémů na straně druhé. Metodou logického rámce se připravovaný projekt testuje jak z hlediska vhodnosti a přiměřenosti pro řešení daného problému, tak z hlediska jeho proveditelnosti a trvalé udržitelnosti. TEXT Základní principy při zpracování a podávání projektů Strana 24