Studijní text Název předmětu: INVESTICE A AKVIZICE Téma 5: ETAPY A PROCESY ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY Zpracoval: Ing. Pavel Vyleťal, Ph.D. Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Název projektu: Inovace magisterského studijního programu Fakulty vojenského leadershipu Registrační číslo projektu: CZ.1.07/2.2.00/28.0326 PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM A STÁTNÍM ROZPOČTEM ČESKÉ REPUBLIKY.
Obsah Úvod 3 1. Základní etapy související se zadáváním veřejné zakázky...3 2. Vstupy procesu akvizice základní podklady...4 3. Jednotlivé procesní úlohy související se zadáváním a realizací veřejné zakázky...8 2. Úloha a odpovědnost účastníků zadávání veřejné zakázky..9 Seznam použitých a studijních zdrojů 12 2
Úvod Subjekt veřejné správy (SVS) resp. AČR má právo a povinnost realizovat vlastní strategii v oblasti veřejných zakázek tím, že je dobře informován o svých potřebách a problémech a o prioritách i možnostech svých dodavatelů. Následující etapy a procesy související se zadáváním veřejných zakázek jsou obecně formulovány. V konkrétních podmínkách každé organizace jsou formulovány a konkretizovány prostřednictvím různých nařízení a vnitřních předpisů. 1. Základní etapy související se zadáváním veřejné zakázky Pro zachování marketingového přístupu musí řešit následující úlohy: Predikce potřeb je formulací potřeby, při znalosti její hodnoty, která se promítá pro uspokojení potřeb subjektu a ve svém důsledku do dílčího transformovaného a konečného produktu. Sběr tržních informací je sběrem a analýzou tržních dat pro podporu pořízení potřeby a aktivit marketingového nákupního chování. Sběr podkladů pro definování nákupní strategie je prováděním kontroly vnějšího prostředí, např. nákupních trendů, konkurenčního postavení dodavatelů, odhadu tržních možností dodavatelů, nových technologií a vývoje u dodavatelů a dalších upřesnění potřeby produktu organizace. Upřesnění potřeby produktu se provádí na základě vyhodnocení sběru dat. Identifikace zdrojů pro uspokojení potřeb je schopnost alokace rozdělení a přerozdělení zdrojů subjektu AČR s cílem uspokojení potřeby tak, aby měl produkt pro subjekt a pro vnitřního zákazníka očekávanou hodnotu. Danou skutečnost lze řešit zejména v souvislosti s posuzováním vnitřní diferenciace subjektu, používaným způsobem hospodaření a využitím nástrojů ekonomického řízení. Rozhodnutí o způsobu zajištění potřeby při respektování pravidel platných pro uspokojování potřeb, tj. při znalosti způsobů a postupů při pořizování potřeby vyjednávacích, kontraktačních, dodacích, cenových, reklamačních a dalších podmínek. Formulace nákupní strategie, kdy se jedná prostřednictvím nákupního mixu využití filosofie přístupu k dodavatelům, k produktu, ceně, logistice a její rozvinutí do konkrétní podoby dle příslušného organizačního celku AČR. Zadání výběru dodavatele spočívající v dodržení platných zákonných a jiných ustanovení a pravidel pro nákupní chování subjektu. Výběr dodavatele realizovaný na základě získaných tržních informací při vyhodnocení splnění zadaných podmínek. 3
Specifikace pořízení produktu spočívá v upřesnění dodávek u vybraného dodavatele. Jednání s dodavatelem řeší zahájení nákupních aktivit s konkrétním dodavatelem. Uskutečnění nákupu je naplněním nákupního programu pořízením produktu. Zhodnocení pořízení potřeby je vyhodnocení nákupu a souvisejících marketingových a dalších aktivit, získání doplňujících informací pro následné pořizování potřeb 2. Vstupy procesu akvizice základní podklady Vstupy procesu akvizice základní podklady pro její realizaci: zásady organizace pro akvizici plynoucí z legislativy České republiky a dále se jedná o vnitroorganizační normy, Rozkazy ministra obrany (dle aktuálního stavu) a normativní výnosy k problematice akvizice a veřejných zakázek a související. u rezortu MO ČR se jedná vnitřní předpisy vždy v platném znění např. o: NV MO ČR č. 54/2012 o uveřejňování informací o některých veřejných zakázkách v působnosti rezortu Ministerstva obrany na profilu zadavatele; NV MO ČR č. 67/2013 o zadávání veřejných zakázek v rezortu Ministerstva obrany; NV MO ČR č. 68/2013 o specifikaci majetku; NV MO ČR č.69/2013 Zpracování akvizičních plánů; RMO č. 52/2013 Nabývání majetku v rezortu Ministerstva obrany; NV MO ČR č. 103/2013 Projektové řízení v rezortu Ministerstva obrany. ČOS 051618. Zásady NATO pro integrovaný systémový přístup ke kvalitě v průběhu životního cyklu. Dostupné z: http://www.oos.army.cz/cos/cos/051618.pdf ČOS 051622. Požadavky NATO na ověřování jakosti při návrhu, vývoji a výrobě. Dostupné z: http://www.oos.army.cz/cos/cos/051622.pdf ČOS 051625. Technické podmínky pro produkty určené k zajištění obrany státu. Dostupné z: http://www.oos.army.cz/cos/cos/051625.pdf. 4
ČOS 051650, postupy při nabývání vojenského materiálu s použitím komerčně nakupovaných produktů a technologií. Dostupné z: http://www.oos.army.cz/cos/cos/051650.pdf ČOS 051655. Etapy a procesy životního cyklu systémů v NATO. Dostupné z: http://www.oos.army.cz/cos/cos/051655.pdf ČOS 051659 Analýza nákladů životního cyklu. 1. vydání. Praha: Praha: Úřad pro obrannou standardizaci, katalogizaci a státní ověřování jakosti, 2010. Dostupné z: http://www.oos.army.cz/cos/cos/051659.pdf ČOS 051662 Příručka pro postupné plánování vyzbrojování. 1. vydání, Praha: Praha: Úřad pro obrannou standardizaci, katalogizaci a státní ověřování jakosti, 2012. Dostupné z: http://www.oos.army.cz/cos/cos/051662.pdf národní/mezinárodní předpisy/zákony- vždy v platném znění: Zákon č. 320/2000 Sb., o finanční kontrole; Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech; Zákon č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky; Zákon č. 129/2000 Sb., o krajích; Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích; Zákon 309/2000 Sb., o obranné standardizaci, katalogizaci a státním ověřování jakosti Zákon č. 137/2006 S. o veřejných zakázkách; Zákon č. 89/2012., Občanský zákoník; Zákon č. 90/2012., o obchodních korporacích; Vyhláška č. 77/2008 Sb., Nařízení vlády o stanovení finančních limitů pro účely zákona o veřejných zakázkách, o vymezení zboží pořizovaného Českou republikou Ministerstvem obrany, pro které platí zvláštní finanční limit, a o přepočtech částek stanovených v zákoně o veřejných zakázkách v eurech na českou měnu; Vyhláška č. 130/2007 Sb., sdělení o pověření provozovatele subsystému informačního systému; Vyhláška č. 328/2006 Sb., vyhláška, kterou se stanoví paušální částka nákladů řízení o přezkoumání úkonů zadavatele pro účely zákona o veřejných zakázkách; 5
Vyhláška č. 274/2006 Sb., kterou se stanoví seznam vojenského materiálu pro účely zákona o veřejných zakázkách. Vyhláška č. 162/2011 Sb., o způsobu stanovení zvláštních technických podmínek; Vyhláška č. 9/2011 Sb., kterou se stanoví podrobnější podmínky týkající se elektronických nástrojů a úkonů učiněných elektronicky při zadávání veřejných zakázek a podrobnosti týkající se certifikátu shody; Vyhláška č. 392/2010 Sb., náležitosti žádosti o stanovisko MF v oblasti veřejných zakázek; Vyhláška č. 133/2012 Sb., o uveřejňování vyhlášení pro účely zákona o veřejných zakázkách a náležitostech profilu zadavatele; Usnesení vlády 456/2013, o vymezení zboží pořizovaného Českou republikou - Ministerstvem obrany, pro které platí zvláštní finanční limit, a o přepočtech částek stanovených v zákoně o veřejných zakázkách v eurech na českou měnu.(změna nařízení vlády č. 77/2008 a č.78/2008). Vyhláška č. 231/2012 Sb., kterou se stanoví obchodní podmínky pro veřejné zakázky na stavební práce. ( 46d odst. 1 ZVZ); Vyhláška č. 232/2012 Sb., o podrobnostech rozsahu odůvodnění účelnosti veřejné zakázky a odůvodnění veřejné zakázky. ( 86 odst. 2 ZVZ a 156 odst. 8 ZVZ); Vyhláška č. 233/2012 Sb., kterou se stanoví podrobnosti vymezení předmětu veřejné zakázky na stavební práce a rozsah soupisu stavebních prací, dodávek a služeb s výkazem výměr. ( 44 odst. 4 ZVZ); Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění zákona č. 309/2002 Sb., zákona č. 320/2002 Sb. a zákona č. 123/2003 Sb. ČSN a další normy týkající se managementu kvality, hodnotového managementu, managementu společenské odpovědnosti, managementu životního cyklu a životního prostředí: ČSN EN ISO 9000:2005. Základy managementu kvality - Základní principy a slovník; ČSN EN ISO 9001:2008. Systémy managementu kvality Požadavky; ČSN EN ISO 9004:2009. Řízení udržitelného úspěchu organizace - Přístup managementu kvality; 6
ČSN ISO 26000. Pokyny pro oblast společenské odpovědnosti; ČSN ISO/IEC 15288 Procesy životního cyklu systému; České technické normy řady ČSN EN ISO 14000. ČSN EN 31010 Management rizik - Techniky posuzování rizik ČSN EN 12973 Hodnotový management. ČSN EN 60300-3-3 Management spolehlivosti- část 3-3: Pokyn k použití Analýza nákladů životního cyklu. CHJ 6 - Pokyn k jednotnému uplatňování závazných pravidel a doporučení pro systém řízení rizik v orgánech veřejné správy. a další. požadavky na systém akvizice, průběhy, měření, způsob hodnocení. V souvislosti s realizací systému akvizice je nezbytné vytvořit organizační a procesní opatření pro jeho fungování. V podmínkách jednotlivých útvarů se jedná o postupy, kdo kdy co, komu a jak předává včetně vazeb a souvislostí s respektováním platných vnitřních předpisů. Dále se jedná o nezbytný způsob stanovení měřících bodů procesů předcházejících akvizici a v rámci akvizičního procesu, tak aby bylo možno procesy řídit regulovat a hodnotit. K tomu je nezbytné stanovit způsob hodnocení akvizičního a souvisejících procesů minimálně z hlediska efektivnosti, hospodárnosti a účelnosti ale také z hlediska realizované výkonnosti; finanční prostředky. Jedná se o zabezpečení finnačních zdrojů na pořízení nakupovaného produktu a realizaci procesu akvizice; lidé. Osoby zúčastněné na procesu akvizice by měly být osobami diponující základními znalostmi o akvizičním procesu nebo osobami, které se podílejí na akvizičním procesu v důsledku svých přidělených rolí (poradci, kontroloři, nabyvatelé, schvalovatelé, uživatelé, apod.); informace (o nakupovaném produktu a souvislostech). Jedná se o nezbytné informace související s nakupovaným produktem minimálně v rozsahu vlastností vymezujících nakupovaný produkt. 7
3. Jednotlivé procesní úlohy související se zadáváním a realizací veřejné zakázky Účelem procesu akvizice je získat produkt nebo službu, které jsou ve shodě s požadavky nabyvatele, zadavatele. Činnosti (obecně provádí zadavatel, nabyvatel): vytvořit plán, podle něhož se bude akvizice provádět (APCD, APDD), připravit požadavek na dodání produktu nebo služby (specifikace), sdělit požadavek na dodání produktu nebo služby identifikovaným dodavatelům (vyhlásit výběrové řízení), vybrat dodavatele (podle volby typu výběrového řízení stanovených hodnotících kritérií), realizace předběžné kontroly, projednat dohodu s dodavatelem (uzavření písemné obchodní smlouvy), posuzovat realizaci dohody (následná kontrola plnění smlouvy, průběžná kontrola), potvrdit, že dodávaný produkt nebo služba vyhovují dohodě (dodání a přejímání produktu v souladu se smluvními požadavky, popř. spolupráce z SOJ), zaplatit, nebo se ve shodě s dohodou jinak vyrovnat s dodavatelem za poskytnutý produkt nebo službu. Výsledky procesu akvizice (provádí zadavatel, nabyvatel): proces probíhá v souladu se strategií pro akvizici, je vybrán dodavatel, je udržována komunikace s dodavatelem, je deklarována oprávněnost výběru, je sjednána dohoda o akvizici systému podle vymezených přejímacích kritérií, je akceptován systém, který je v souladu s dohodou, je předána platba nebo jiné vyrovnání. 8
4. Úloha a odpovědnost účastníků zadávání veřejné zakázky V jednotlivých úkonech souvisejících se zadáváním veřejné zakázky se vyskytují účastníci životního cyklu. Ti jsou přímo zapojení v průběhu etap životního cyklu do procesů a souvisících činností mohou být označováni obecnými termíny jako např.: uživatel, nabyvatel, vlastník, dodavatel a pracovníci s odpovědností za státní ověřování jakosti (SOJ). Vzhledem k tomu, že odpovědnost za kvalitu je sdílená, nemá být přidělena výhradně některému z účastníků. Odpovědnost uživatele je: jeho prvořadou odpovědností je, co možná nejpřesnější, nejsrozumitelnější a nejúplnější definování potřeb; ne pouze požadavků na provoz a dodávání, ale rovněž požadavků týkajících se připravenosti k provozu, logistiky, výcviku, prostředí, úspěšnosti pracovního úkolu a nákladů životního cyklu. Odpovědností nabyvatele realizátora akvizice je: a) Zajistit shromáždění požadavků v potřebném rozsahu pomocí: převedení potřeb uživatele do vhodných funkčních a technických požadavků; zvážení zájmů všech dalších stran zainteresovaných v životním cyklu, zvážení všech platných národních a mezinárodních předpisů, včetně předpisů týkajících se prostředí, zapracování výsledných požadavků do dokumentace projektu, např. do smlouvy a do pokračujících procesů managementu projektu. b) Zajistit přípravu smluv, které: poskytnou dodavatelům dostatečnou volnost a motivaci, např. k využívání komerčních produktů, poskytnou nabyvateli maximální přehled o činnostech dodavatelů za účelem zvýšení důvěry ve výsledný produkt, obsahují přiměřené požadavky na management kvality. c) Zajistit shodu s požadavky smlouvy včetně ceny a harmonogramu. d) Zajistit sjednocení manažerských, technických a obchodních postupů. e) Zajistit existenci strategie pro koordinování a zavedení činností managementu kvality. (To je důležité zejména pro složité mnohonárodní projekty). f) Zajistit, aby se činnosti managementu kvality využívaly nepřetržitě ve všech procesech životního cyklu. 9
g) Zajistit, aby byla shromažďována data a zavedeny potřebné aktualizace nebo opravy. K vytvoření báze vědomostí může být použita zejména zpětná vazba od uživatele, jejíž výstupy mohou mít vliv na budoucí modifikace (včetně jeho zlepšování) produktu nebo na budoucí projekty. h) Vyhodnotit v součinnosti s dalšími členy týmu managementu projektu rizika spojená s produktem a dodavatelem. i) Učinit opatření pro konečné smluvní převzetí produktu. Vlastník je považován za účastníka životního cyklu pouze v případech, kdy má rovněž úlohu nabyvatele nebo dodavatele a/nebo uživatele. Jinak je považován za zainteresovanou stranu. Odpovědností dodavatele je naplnění smluvních požadavků, včetně jakékoliv části smlouvy, která by mohla být dílčí (subdodavatelskou) smlouvou13. To zahrnuje odpovědnost za: a) Zajištění, aby jakákoliv nejasnost ve výkladu smluvních požadavků byla předložena nabyvateli b) Plánování všech vhodných procesů potřebných pro příslušnou(é) etapu(y) životního cyklu viz jeho vlastní implementovaný systém managementu kvality. c) Řízení kvality produktů a služeb. d) Zajištění, že nabyvateli jsou předkládány k převzetí pouze produkty a služby vyhovující požadavkům smlouvy. e) Poskytnutí důkazu nabyvateli a jeho ujištění, že: jsou přijímána nezbytná opatření ke zvládnutí jakýchkoliv rizik, jsou přijímána požadovaná preventivní a nápravná opatření, produkty a služby vyhovují požadavkům smlouvy. Odpovědnost zástupce pro Státní ověřování jakosti Státy NATO mají vyvinuty své národní systémy SOJ pro získání důvěry v kvalitu produktu nebo služby. Rozsah činností spojených s těmito systémy může zahrnovat vyhodnocování způsobilosti systému managementu kvality potenciálních dodavatelů a dozor nad činnostmi souvisícími se smlouvou na příslušné úrovni. Nejdůležitějším hlediskem SOJ je činnost ověřování, že dodavatel plní všechny požadavky smlouvy. V konkrétním projektu je prvořadou úlohou pracovníků se stanovenou odpovědností za management kvality, obvykle zástupců pro státní ověřování jakosti (ZSOJ), zajistit SOJ pro nabyvatele. 10
Důležitou částí takového zajištění je: a) Zajištění, aby odstavce smlouvy souvisící s kvalitou byly formulovány proveditelným způsobem. b) Účast na jakémkoliv předběžném hodnocení systému managementu kvality dodavatele. c) Zajištění, aby činnosti managementu kvality byly využity v procesech dodavatele a jakéhokoliv subdodavatele. Tzn., že výsledky činností SOJ jsou hlášeny týmu managementu projektu tak, jak je ujednáno ve smlouvě. 11
Seznam použitých a studijních zdrojů: 1. COOPER, J., LANE, P. Marketingové plánování. Praha: Grada Publishing, 1999, s. 230, ISBN 80-7169-641-2. 2. HORÁKOVÁ, H. Strategický marketing. Praha: Grada Publishing a.s., 2003, s. 200, ISBN 80-247-0447-1. 3. VYLEŤAL, Pavel. Marketing. 1.vyd. Brno: Univerzita obrany, 2005, 150 s. ISBN 80-85960-95-8. 4. ČOS 051662 Příručka pro postupné plánování vyzbrojování. 1. vydání, Praha: Praha: Úřad pro obrannou standardizaci, katalogizaci a státní ověřování jakosti, 2012. Dostupné z: http://www.oos.army.cz/cos/cos/051662.pdf 5. ČOS 051618. Zásady NATO pro integrovaný systémový přístup ke kvalitě v průběhu životního cyklu. Dostupné z: http://www.oos.army.cz/cos/cos/051618.pdf 6. ČOS 051655. Etapy a procesy životního cyklu systémů v NATO. Dostupné z: http://www.oos.army.cz/cos/cos/051655.pdf 12