FAKTURAČNÍ DATOVÝ SOUBOR návod k použití služby elektronické fakturace SKUPINA ČEZ
Vážení zákazníci, v tomto dokumentu vám předkládáme návod, jak používat službu Fakturační datový soubor. Jedná se o jednu ze služeb elektronické fakturace, kterou Skupina ČEZ nabízí. Elektronická fakturace je služba, která umožňuje nahradit papírové faktury jejím využíváním tak budete šetřit přírodu, ale zároveň ušetříte i tolik drahocenný čas. Díky Elektronické fakturaci totiž vyřešíte všechny záležitosti týkající se fakturace elektřiny snadno, komfortně a rychle přímo ze svého počítače. Služba Fakturační datový soubor umožňuje zpracování faktur v informačním systému vaší firmy, čímž radikálně snižuje nároky na administrativu. Díky této službě jednoduše získáte fakturační data vašich odběrných míst v podobě elektronického datového souboru. Ten je ve formátu CSV a je možné jej snadno importovat do většiny účetních programů. Zařazení faktury do účetnictví je tak rychlejší a bez rizika chyb. Pro využívání služby Fakturační datový soubor není nutná instalace žádných programů, stačí pouze přizpůsobení vašeho účetního softwaru a registrace do Virtuální obchodní kanceláře Skupiny ČEZ. Tento internetový portál zajišťuje on-line obsluhu zákazníků Skupiny ČEZ a slouží pro využívání veškerých elektronických služeb. 2/9 FAKTURAČNÍ DATOVÝ SOUBOR služby elektronické fakturace
CO SLUŽBA NABÍZÍ? výraznou časovou úsporu pohodlné získání fakturačních dat a jejich rychlé zařazení do účetnictví Lepší přehled o spotřebě energie datové soubory umožňují snadné rozúčtování nákladů na jednotlivé fi remní pobočky Vysokou úroveň zabezpečení služby jsou spolehlivě zabezpečeny s využitím nejmodernějších bezpečnostních standardů Všechny informace na jednom místě po přihlášení do Virtuální obchodní kanceláře máte možnost stáhnout si aktuální i starší faktury až tři roky zpětně (starší jsou k dispozici na vyžádání) Nepřetržitou dostupnost přístup k fakturačním datům 24 hodin denně, 7 dní v týdnu JAK SI AKTIVOVAT SLUŽBY VIRTUÁLNÍ OBCHODNÍ KANCELÁŘE? K samotnému provozu jakékoliv služby Elektronické fakturace je nezbytné zřídit si přístup do Virtuální obchodní kanceláře (VOK). Tu naleznete na internetové stránce www.cez.cz pod odkazem Virtuální obchodní kancelář. Při registraci vyplníte požadované identifi kační údaje a následně je Vám doporučeným dopisem do vlastních rukou zasláno nadefi nované uživatelské jméno a heslo. Po přihlášení do VOK již můžete využívat všechny aktivované služby nebo si aktivovat služby nové. JAK SI AKTIVOVAT SLUŽBU FAKTURAČNÍ DATOVÝ SOUBOR? Přihlaste se do internetové aplikace Virtuální obchodní kancelář Skupiny ČEZ. Formulář pro aktivaci služby Fakturační datový soubor naleznete na záložce Zadávání požadavků, blok Elektronická fakturace, položka Aktivace elektronické fakturace. Do příslušného políčka vyplňte Objednávám službu Fakturační datový soubor. Na základě takto zadaného požadavku vám připravíme dodatek smlouvy, který upravuje elektronickou výměnu dat a služba bude následně aktivována. Veškeré operace pro práci s aktivovanou službou jsou popsány v následujících kapitolách. 3/9 FAKTURAČNÍ DATOVÝ SOUBOR služby elektronické fakturace
průvodce pro generování fakturačního datového souboru služby elektronické fakturace UMÍSTĚNÍ APLIKACE Aplikaci pro stahování fakturačních datových souborů služby elektronické fakturace naleznete ve Virtuální obchodní kanceláři na záložce Zadávání požadavků, blok Služby elektronické fakturace, položka Stažení datového souboru. PROSTŘEDÍ APLIKACE zákazník s méně než 20 odběrnými místy Jste-li zákazník s méně než dvaceti odběrnými místy, je vám automaticky nabídnut jejich kompletní seznam s možností přímého výběru. V případě potřeby rovněž můžete vyhledat konkrétní odběrné místo podle jeho adresy. K vybranému odběrnému místu lze následně vygenerovat fakturační datový soubor. Odběrná místa, u nichž není tato služba aktivována, jsou zobrazena šedivou barvou a nelze provést jejich výběr. odběrná místa, u nichž není aktivována služba Fakturační datový soubor zákazník s více než 20 odběrnými místy zde je možné zvolit odběrné místo, u kterého má proběhnout vygenerování fakturačního datového souboru Jste-li zákazník s více než dvaceti odběrnými místy, vyhledáte konkrétní odběrné místo podle jeho adresy. V případě potřeby můžete ale vyhledávat i pomocí variabilního symbolu nebo čísla daňového dokladu konkrétní faktury, popřípadě vyhledáním všech faktur vystavených či splatných v určitém časovém rozmezí (maximálně však za posledních 31 kalendářních dnů). 4/9 FAKTURAČNÍ DATOVÝ SOUBOR služby elektronické fakturace
VYHLEDANÉ DOKLADY Po zadání vstupních údajů potřebných pro vyhledání a výběr odběrného místa je k danému odběrnému místu zobrazen seznam platných daňových dokladů. V prvním sloupci tabulky vyberte zaškrtnutím příslušného řádku doklad (doklady), pro které požadujete vytvoření fakturačního datového souboru. Samotné vygenerování souboru proběhne až po stisknutí tlačítka Vygenerovat datový soubor pro vybrané daňové doklady. volba dokladů, u nichž má proběhnout generování fakturačního datového souboru, se provádí zaškrtnutím tohoto políčka zahájení procesu generování datového souboru VYGENEROVANÝ DATOVÝ SOUBOR Jakmile je dokončeno generování fakturačního datového souboru, zobrazí se odkaz pro jeho stažení s názvem Datový soubor ke stažení. Kliknutím na odkaz se zobrazí dialogové okno nabízející možnost uložení souboru na lokální disk počítače. odkaz na stažení vygenerovaného datového souboru dialogové okno pro uložení souboru na lokální disk počítače 5/9 FAKTURAČNÍ DATOVÝ SOUBOR služby elektronické fakturace
POPIS STRUKTURY DATOVÉHO SOUBORU ODBĚRY Z NAPĚŤOVÉ ÚROVNĚ NÍZKÉHO NAPĚTÍ Soubory jsou v textovém formátu csv. Jednotlivá pole jsou oddělena středníkem. řádek pole v řádce datový typ délka pole popis HL HLAVIČKA DOKLADU IDENTIFIKACE CHAR 2 Identifi kace = HL PARTNER CHAR 10 Číslo obchodního partnera ZZVARS CHAR 10 Variabilní symbol ISSUE_DATE CHAR 10 Datum vystavení DUE_DATE CHAR 10 Datum splatnosti DUZP CHAR 10 Datum zdanitelného plnění DR DAŇOVÁ REKAPITULACE IDENTIFIKACE CHAR 2 Identifi kace = DR TXT CHAR 60 Popis položky REFERENCE CHAR 2 Reference na detail položky R1 = regul. platby za elektřinu před 1. 1. 2005 R2 = regul.platby za dopravu elekřiny od 1. 1. 2005 PS = platby za silovou elektřinu od 1. 1. 2005 TAX_RATE CHAR 3 Sazba daně TAX_BASE DEC 18 Základ daně TAX_BASE_WAERS CHAR 5 Měna pro základ daně TAX_AMOUNT DEC 18 Částka daně TAX_AMOUNT_WAERS CHAR 5 Měna pro částku daně TOTAL_AMOUNT DEC 18 Částka s DPH TOTAL_AMOUNT_WAERS CHAR 5 Měna pro celkovou částku R1, R2, PS CD CENOVÁ DATA IDENTIFIKACE CHAR 2 Identifi kace = R1, R2, PS IDENTIFIKACE2 CHAR 2 CD = Cenová data VSTELL E CHAR 10 Odběrné místo DATUM_FROM CHAR 10 Datum od DATUM_TO CHAR 10 Datum do VT_NT CHAR 2 VT/NT UNITNUMBER DEC 38 Počet jednotek MASSBILL CHAR 6 Měrná jednotka UNITPRICE DEC 18 Cena za jednotku UNITPRICE_WAERS_MASSBILL CHAR 10 Měna/MJ TOTALPRICE DEC 18 Cena celkem TOTALPRICE_WAERS CHAR 5 Měna ceny celkem 6/9 FAKTURAČNÍ DATOVÝ SOUBOR služby elektronické fakturace
R1, R2, PS TD TECHNICKÁ DATA IDENTIFIKACE CHAR 2 Identifi kace = R1, R2, PS IDENTIFIKACE2 CHAR 2 TD = Technická data VSTELL E CHAR 10 Odběrné místo DATUM_FROM CHAR 10 Datum od DATUM_TO CHAR 10 Datum do VT_NT CHAR 2 VT/NT CELM CHAR 18 Elektroměr DATUM_ODECTU CHAR 10 Datum odečtu STARTVALUE DEC 38 Počáteční stav STARTVALUE_MASSBILL CHAR 6 MJ počáteční stav FINALVALUE DEC 38 Konečný stav FINALVALUE_MASSBILL CHAR 6 MJ konečný stav TOTALVALUE DEC 38 Konečná hodnota TOTALVALUE_MASSBILL CHAR 6 Měrná jedn., konečná hodnota OP OSTATNÍ POLOŽKY DOP. IDENTIFIKACE CHAR 2 Identifi kace = OP VSTELL E CHAR 10 Odběrné místo DATUM_FROM CHAR 10 Datum od DATUM_TO CHAR 10 Datum do TXT CHAR 60 Popis položky UNITNUMBER DEC 38 Počet jednotek MASSBILL CHAR 6 Měrná jednotka UNITPRICE DEC 18 Cena za jednotku UNITPRICE_WAERS_MASSBILL CHAR 5 Měna/MJ TOTALPRICE DEC 18 Cena celkem TOTALPRICE_WAERS CHAR 5 Měna ceny celkem PZ ZÚČTOVANÉ ZÁLOHY IDENTIFIKACE CHAR 2 Identifi kace = PZ DATUMPRIJ CHAR 10 Datum zaplacení ZZVARS CHAR 10 Variabilní symbol platby TAX_RATE CHAR 3 Sazba daně TAX_BASE DEC 18 Základ daně TAX_BASE_WAERS CHAR 5 Měna základu daně TAX_AMOUNT DEC 18 Částka daně TAX_AMOUNT_WAERS CHAR 5 Měna částky daně TOTAL_AMOUNT DEC 18 Částka s DPH TOTAL_AMOUNT_WAERS CHAR 5 Měna částky s DPH 7/9 FAKTURAČNÍ DATOVÝ SOUBOR služby elektronické fakturace
POPIS STRUKTURY DATOVÉHO SOUBORU ODBĚRY Z NAPĚŤOVÉ ÚROVNĚ VYSOKÉHO NAPĚTÍ A VELMI VYSOKÉHO NAPĚTÍ řádek pole v řádce datový typ délka pole popis HL HLAVIČKA DOKLADU IDENTIFIKACE CHAR 2 Identifi kace = HL PARTNER CHAR 10 Číslo obchodního partnera ZZVARS CHAR 10 Variabilní symbol ISSUE_DATE CHAR 10 Datum vystavení DUE_DATE CHAR 10 Datum splatnosti DUZP CHAR 10 Datum zdanitelného plnění DR DAŇOVÁ REKAPITULACE IDENTIFIKACE CHAR 2 Identifi kace = DR TXT CHAR 60 Popis položky REFERENCE CHAR 2 Reference na detail položky TAX_RATE CHAR 3 Sazba daně TAX_BASE DEC 18 Základ daně TAX_BASE_WAERS CHAR 5 Měna pro základ daně TAX_AMOUNT DEC 18 Částka daně TAX_AMOUNT_WAERS CHAR 5 Měna pro částku daně TOTAL_AMOUNT DEC 18 Částka s DPH TOTAL_AMOUNT_WAERS CHAR 5 Měna pro celkovou částku PS+RP CENOVÁ DATA IDENTIFIKACE CHAR 2 Identifi kace = PS nebo RP PS = Platby za silovou elektřinu RP = Regulované platby za dopravu elektřiny) VSTELL E CHAR 10 Odběrné místo TEXT CHAR 60 Popis DATUM_FROM CHAR 10 Datum od DATUM_TO CHAR 10 Datum do UNITNUMBER DEC 38 Počet jednotek MASSBILL CHAR 6 Měrná jednotka UNITPRICE DEC 18 Cena za jednotku UNITPRICE_WAERS_MASSBILL CHAR 5 Měna/MJ TOTALPRICE DEC 18 Cena celkem TOTALPRICE_WAERS CHAR 5 Měna ceny celkem 8/9 FAKTURAČNÍ DATOVÝ SOUBOR služby elektronické fakturace
PZ ZÚČTOVANÉ ZÁLOHY IDENTIFIKACE CHAR 2 Identifi kace = PZ DATUMPRIJ CHAR 10 Datum zaplacení ZZVARS CHAR 10 Variabilní symbol platby TAX_RATE CHAR 3 Sazba daně TAX_BASE DEC 18 Základ daně TAX_BASE_WAERS CHAR 5 Měna základu daně TAX_AMOUNT DEC 18 Částka daně TAX_AMOUNT_WAERS CHAR 5 Měna částky daně TOTAL_AMOUNT DEC 18 Částka s DPH TOTAL_AMOUNT_WAERS CHAR 5 Měna částky s DPH 9/9 FAKTURAČNÍ DATOVÝ SOUBOR služby elektronické fakturace