UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA

1 UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA Programu IN-SY-CO modulu DIHM/DINM verze 7.2 2003 Konzultace IN-SY-CO spol. s. r. o. Pod vodárenskou věží 4 182 21 Praha 8 tel. 02/868 90 451 tel./fax: 02/865 81 898 ÚVOD Stručný popis Program DIHM/DINM (dále jen DIHM) verze 07.1 slouží k evidenci dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku a k evidenci pohybů jak jednotlivých položek DIHM, tak i skupin DIHM. Program umožňuje vytvářet výstupní sestavy DIHM podle položek pohybu, středisek, inventárních čísel, místností, tříd, skupin atd. Umožňuje zároveň uživateli programu pomoci generátoru sestav vytvářet libovolnou sestavu z dat ze základního a přidružených (číselníky) souboru. Umožňuje též sledovat stav DIHM v souvislosti se jmény pracovníků, kteří je využívají, eventuelně převzali za ně hmotnou odpovědnost. Program počítá roční daňové odpisy podle SKP, třídy a oboru. Stejně tak počítá měsíční účetní odpisy podle stanoveného odpisového plánu. Program podporuje zpracování pomocí čárového kódu. Program respektuje platné předpisy a číselníky, stejně jako vnitropodnikovou metodiku vedení účetnictví. Program vyžaduje základní znalost obsluhy osobního počítače. Program vyžaduje operační paměť nejméně 512 KB, alespoň jednu disketovou jednotku. Program je napsán a provozován v prostředí MS FoxPro. ZÁSADY PRÁCE Zásady práce 1) Program vede uživatel formou menu (nabídek), kde si volí druh práce. Vysvícením nabízí uživateli texty nebo položky, které se mají nebo mohou volit, doplňovat, měnit nebo opravovat. 2) Volba z menu se uskutečňuje buď nastavením vysvícení příslušné řádky nabídky pomocí kláves se šipkami a následným stisknutím klávesy ENTER, nebo stiskem klávesy se znakem shodným s prvním znakem textu požadované nabídky. Např. stiskem klávesy se znakem 1 volíte ze základního menu práci 1 - ZPRACOVÁNÍ DIHM. 3) Program automaticky kontroluje správnost hodnoty nebo formy zápisu některých předem určených položek. Program nedovolí: 1

2 - zapsat nově zařazované položce již existující inventární číslo (objeví se hláška INVENTÁRNÍ ČÍSLO JIŽ EXISTUJE - je nutno zapsat správnou hodnotu) - zapsat datum v jiné struktuře než je předepsána (DD MM RRRR) - zapsat datum pořízení nově zařazované položky novější než aktuální datum startu programu - nedovolí bez zadání hodnot opustit položku, která musí být povinně vyplněna (kurzor neopustí vysvícenou položku a program nepokračuje, pokud není doplněna odpovídající hodnota) - porušit kontrolní vazbu mezi SKP, třídou, oborem a klasifikací podle stanoveného odpisového plánu - použít např. číslo střediska, které není v číselníku (objeví se hláška CHCETE DOPLNIT ČÍSELNÍK STŘEDISEK - možná volba A - ano, čímž se tento číselník automaticky doplní, nebo N -ne, potom je nutno zapsat správné číslo střediska, které je v aktuálním číselníku obsaženo) 4) Kurzor vždy určuje místo pro zápis nebo opravu položek v obrazovkovém formuláři. 5) Význam kláves : ENTER - potvrzuje volbu nebo zobrazený obsah položky (s výjimkou volby hodnoty z číselníků z nápovědy F1) ŠIPKY - (doleva/doprava,nahoru/dolů) pohyb v menu nebo pohyb kursoru o 1 znak nebo o 1 řádek END/HOME - pohyb na okrajové znaky datových položek ve směru doprava/doleva DELETE - vymaže zobrazený znak, na kterém je umístěn kurzor. Současně se všechny znaky napravo od vymazaného znaku automaticky posunou o 1 místo doleva a jako poslední znak vpravo se automaticky zapíše mezera BACKSPACE - vymaže znak umístěný 1 místo vlevo od pozice kurzoru a ostatní znaky posune vlevo INSERT - přepínač přepisovacího a vkládacího režimu PgDn/PgUp - listování na následující/předchozí stránku PRINT SCREEN - tisk obsahu obrazovky ESC - zrušení volby nebo výběru (s výjimkou volby hodnot z číselníků z nápovědy F1, kdy tato klávesa potvrzuje výběr) F1 - nápověda věcného obsahu vysvícené položky (např. při zadávání nové položky jsou zde všechny číselníky) Ochrany dat a) Je nutno pravidelně po větší aktualizaci nebo v časové periodicitě pořizovat na zvláštní disketu bezpečnostní kopie dat. Tato bezpečnostní kopie se vytvoří zadáním příkazu MS DOS C:\>KOPHIM A: XX YY, kde XX označuje číslo pracoviště, Y je parametr (např. pořadové číslo kopie). b) V případě havárie počítače se doporučuje po novém startu programu obnovit data DIHM z bezpečnostní kopie zadáním příkazu MS DOS C:\>OBNHIM A: XX YY, kde XX označuje číslo pracoviště a YY je parametr. c) Ochrana dat proti zneužití je programem zajišťována pomocí hesel. d) Práci z programem je nutno vždy ukončit prací K - Konec zpracování DIHM. VSTUPY A VÝSTUPY 2

3 Vstupy DIHM. Výstupy Datové položky, se kterými program pracuje, jsou uvedeny v popisu Základní věty Datové položky se naplňují konkrétními daty pomocí klávesnice, nebo se do paměti počítače převádějí z textového nebo databázového souboru nebo z bezpečnostní kopie. Program umožňuje získat tyto výstupní sestavy: 1) Tisk pohybu DIHM (práce 1.2) 2) Tisk rekapitulace pohybu (práce 1.3) 3) Tisk DIHM položkový/sumární (práce 1.4) tříděný podle : středisek pracovníků inventárních čísel číselníku uživatele NHO tříd 4) Tisk měsíčních (účetních) odpisů (práce 1.5) 5) Tisk daňových odpisů DIHM (práce 1.6) 6) Tisk DIHM podle místností (práce 1.7.1) 7) Tisk DIHM podle tříd a oboru (práce 1.7.2) 8) Tisk DIHM podle roku pořízení (práce 1.7.3) 9) Tisk DIHM podle názvu (práce 1.7.4) 10) Tisk DIHM podle technické zhodnocení (TH) (práce 1.7.5) 11) Tisk podle standardního klasifikace produkce (SKP) (práce 1.7.6) 12) Tisk sestavy REVÍZE el. zařízení (práce 1.7.7) 13) Tisk účetních odpisů od-do měsíce (práce 1.7.8) 14) Tisk podle objektů a názvů (práce 1.7.9) 15) Inventurní soupis podle středisek (1.7.A) 16) Tisk protokolů (práce 1.C) : uvedení DIHM do užívání (práce 1.C.1) vyřazení DIHM z užívání (práce 1.C.2) technickém zhodnocení DIHM (práce 1.C.3) částečném vyřazení DIHM z užívání (práce 1.C.4) 17) Zápis o likvidací DIHM (práce 1.C.5) 18) Tisk inventární karty DIHM (práce 1.C.6) 19) Tisk číselníků (F4): 20) středisek (práce 4.1) 21) číselníku uživatele (práce 4.2) 22) NHO (práce 4.3) 23) zemi (práce 4.4) 24) místnosti (práce 4.5) 25) objektů (práce 4.8) 26) odborů (práce 4.9) 27) Generace a tisk sestav uživatele (práce 1.C.9) Program dále umožňuje výstup základního datového souboru na disketu. START PROGRAMU Start programu Heslo Po uvedení počítače do stavu připravenosti pro příkazy operačního systému MS DOS program spustíte napsáním příkazu : C:\>INSYCO. Zobrazené datum je nutno potvrdit stiskem klávesy ENTER, nebo opravit na požadované a poté stisknout ENTER. Dále program vyžaduje zapsání hesla. Toto heslo sice není podmínkou pro chod programu, ale doporučuje se jeho použití z důvodů ochrany dat. Heslo si určuje uživatel sám (libovolná max.osmimístná kombinace čísel a znaků). Použití a zobrazování nabídky hesla lze buď nastavit nebo odpojit z nabídky Konfigurace programu (práce B). PŘÍPRAVA A KONFIGURACE PROGRAMU 3

4 Postup prací Při prvním spuštění programu DIHM po instalaci do provozu je nutno provést : a) Práce 2 - ZALOŽENÍ NOVÝCH PRACOVIŠŤ, kde je nutno uvést název a číslo pracoviště (např. 08 ÚI AV ČR) b) Plnění souboru DIHM : - POČÁTEČNÍ PLNĚNÍ DIHM - pokud jsou k dispozici data DIHM uložena ve tvaru textového nebo databázového souboru provádí fa. IN-SY-CO na přání uživatele tohoto programu. - práce 1 - ZPRACOVÁNÍ - pokud není k dispozici soubor DIHM ve tvaru TXT nebo DBF. - práce 1.1 POHYBY - nabídka PŘÍRÚSTKY - použitím nabídky DALŠÍ postupně ručně plníme soubor. c) Práce B - KONFIGURACE - lze změnit nastavení všechny programem požadované konfigurační parametry (předvolby). DODATEČNÉ PODMÍNKY Dodatečné podmínky Dodatečná podmínka se používá při bližší specifikaci skupiny DIHM, pokud jsou kritéria pro vydefinování této skupiny uvedená v přímé nabídce programu nedostačující. Tuto podmínku lze uplatnit u tvorbě všech výstupních sestav a hromadných převodech, opravách a úbytcích. Dodatečné podmínky se dají tvořit ze všech položek věty DIHM, vycházeje ze struktury věty DIHM. Hodnoty znakových položek (Znk) napište v apostrofech nebo uvozovkách. Hodnoty numerických položek (Num) zapište BEZ apostrof nebo uvozovek. Struktura věty DIHM Pro tvorbu dodatečné podmínky použijte zkratku položky věty DIHM. Zkratka položky Typ Délka Název INVCIS Znk 10 Inventární číslo STRED Znk 04 Středisko ODBOR Znk 04 Odbor OBJEKT Znk 04 Objekt MISTNOST Znk 05 Místnost OSCISL Znk 05 Číslo pracovníka DOKLAD Znk 10 Doklad MESZAR Znk 02 Měsíc zařazení ROKZAR Znk 04 Rok zařazení MESPOR Znk 02 Měsíc pořízení ROKPOR Znk 04 Rok pořízení SKP Znk 08 SKP ZEME Znk 03 Země pořízení TRIDA Znk 01 Třída OBOR Znk 03 Obor KLAS Znk 03 Klasifikace SUC Znk 04 Číselník uživatele NHO Znk 3 Národohospodářské odvětví DPORCE Znk 01 Způsob ocenění UCCL Znk 01 Druh majetku ZVCL Znk 01 Druh investice STAVZP Znk 01 Stav DIHM (účetně) FIZP Znk 01 Financování DIHM VYRCIS Znk 14 Výrobní číslo NAZEV Znk 45 Název PORCE Num (12,2) Pořizovací cena DIHM ZUSCE Num (12,2) Zůstatková cena DIHM MODP Num (10,2) Měsíční odpisová sazba MESODE Znk 02 Měsíc odepsání (účetně) 4

5 ROKODE Znk 02 Rok odepsání (účetně) OSKUP Znk 01 Odpisová skupina (daně) OSTAVZP Znk 01 Stav DIHM (daně) OZUSCE Num (12,2) Zůstatková cena (daně) OODPIS Num (12,2) Roční daňový odpis OROKZV Znk 04 Rok zvýšení ceny OZVCENA Num (10,2) Zvýšená vstupní cena OPRAVM Num (12,2) Oprávky (účetní) OPRAVD Num (12,2) Oprávky (daňové) ZODPIS Znk 01 Způsob odpisování (daně) POZNAMKA Memo položka Poznámka k DIHM POHYB Znk 02 Druh pohybu Pro určení dodatečné podmínky použijte následující znaky :.or. nebo.and. a zároveň <> nerovná se (ALT+60 a ALT+62) # nerovná se (ALT+35) >= větší nebo rovno (ALT+62 a ALT+61) <= menší nebo rovno (ALT+60 a ALT+61) = rovná se (ALT+61) > větší než (ALT+62) < menší než (ALT+60) $ obsažen (ALT+36)! negace (ALT+33) EMPTY prázdny Příklady tvorby dodatečných podmínek : TRIDA= 5.and.OBOR= 403 všechny položky splňující podmínku 5 třídy a zároveň oboru 403 TRIDA= 1.or.TRIDA= 3 všechny položky splňující podmínku 1 nebo 3 třídy TRIDA= 2.and.STAVZP= 5 všechny položky splňující podmínku 2 třídy a zároveň jsou plně účetně odepsány SUC= 0291 všechny položky vztahující se k obsahu číselníku uživatele 029 (1 je kontrolní číslo SU) PORCE=25000.and.MISTNOST= 00222 všechny položky splňující podmínku pořizovací ceny rovné 25.000,00 Kč a zároveň jsou v místnosti 00222. NAZEV= AUTO všechny položky, u kterých název začíná kombinací AUTO AUTO $NAZEV všechny položky, které v názvu na jakékoliv pozici obsahují kombinaci AUTO!( AUTO $NAZEV) všechny položky, které v názvu na jakékoliv pozici NE obsahují kombinaci AUTO AUTO $UPPER(nazev) všechny položky, které v názvu na jakékoliv pozici obsahují kombinaci AUTO bez rozlišení malých a velkých písmen ROKZAR= 1996.and.MESZAR= 05.and.OBJEKT= PRU.and.MISTNOST= 10100 všechny položky zařazené v květnu 1996 na provozním úseku v místnosti 10100 2516AG36 $VYRCIS 5

6 všechny položky, které na kterékoliv pozici výrobního čísla obsahují danou kombinaci SKP= 30.02.14.and.MISTNOST= Všechny počítače, u kterých není určena místnost Poznámka : Pokud chceme vybrat položky u kterých konkrétní položka základní věty DIHM není vyplněna, resp. je prázdná, vymezerujeme v dodatečné podmínce stanovený počet míst této položky, kterým se má rovnat. EMPTY(POZNAMKA) všechny položky, u kterých není poznámka!empty(poznamka) všechny položky, u kterých je poznámka (P) Práce 1 1.ZPRACOVÁNÍ DIHM Tato práce slouží ke sledování všech pohybů a stavů DIHM. Po výběru této práce a poté zvoleného pracoviště pro které chceme zpracovávat data, zobrazí se nabídka činností : 1.1 POHYBY MAJETKU (AKTUALIZACE) U této činnosti lze volit : 1) sledování pohybu jednotlivých položek DIHM - POHYBY JEDNOTLIVÉ 2) sledování pohybu skupin DIHM POHYBY HROMADNÉ 3) prohlíženi ročního pohybového souborů 4) prohlížení a aktualizace souboru technických popisu DIHM 5) prohlížení a aktualizace souboru příslušenství DIHM 6) prohlížení a aktualizace souboru čísel dodavatelských faktur Pohyby DIHM 1.1.1 POHYBY JEDNOTLIVÉ Tato volba slouží ke sledování jednotlivých položek DIHM, tzn. k zápisu přírůstků, k vyřazování a převodům jednotlivých položek DIHM a opravám údajů v jednotlivých položkách DIHM. Zároveň je v této volbě možno zobrazit databáze DIHM vybraného pracoviště tříděnou vzestupně podle inventárních čísel, středisek, tříd, čísel pracovníků, názvu (abeceda) nebo SKP. Pohyb v tomto souboru je umožněn pomocí kláves se šipkami, TAB, SHIFT-TAB, PgDn, PgUp. Pracovat s tímto souborem umožňuje použití funkčních kláves : F2 - ZAŘAZENÍ - nová položka, přírůstek F3 - OPRAVA - oprava všech položek (mimo STŘEDISKO, ODBOR, OBJEKT, MISTNOST a OS. ČÍSLO) F4 - VYŘAZENÍ - úbytek F5 - TŘÍDĚNÍ - zobrazí se nabídka na setřídění databáze Po potvrzení volby se základní datový soubor pro vybrané pracoviště automaticky setřídí na základě zvolených třídících hledisek. F6 - HLEDÁNÍ - po použití této funkce se zobrazí požadavek na zadání hodnoty položky pohybu DIHM, kterou chcete vyhledat (např. inventární číslo) F7 - PŘEVOD - (STŘEDISKO, ODBOR, OBJEKT, MISTNOST a OS. ČÍSLO) F8-1. ŘÁDEK - automatický pohyb kurzoru a vysvícení prvního řádku databáze F9 - POSLEDNÍ ŘÁDEK - automatické vysvícení posledního řádku databáze CTRL+F3 - OPRAVA_(H) - hromadná oprava CTRL+F4 - VYŘAZ_(H) - hromadné vyřazení CTRL+F6 - OPRAVA_I_C - oprava inventárního čísla CTRL+F7 - PŘEVOD_(H) - hromadný převod INS OZNAČ/ZRUŠ_OZNAČ přepínač označení pro hromadný pohyb CTRL+P POČET_OZN_VĚT počet označených vět (položek) CTRL+T TISK_OZN_VĚT tisk označených vět (tisk protokolů) 6

7 CTRL+Q - FILTR (má význam jako dodatečná podmínka) CTRL+X ZRUS_OZNAČENÍ zrušení všech označených položek CTRL+K KARTA prohlíženi inventární karty na obrazovce Pro návrat se použije klávesu ESC. Při použití pohybů ÚBYTKY, PŘEVODY, OPRAVY nebo OPRAVA INVENTÁRNÍHO ČÍSLA a po najetí kurzorem na vybranou položku, u které chcete provést zvolený pohyb, stiskněte odpovídající funkční klávesu. Dále pro zjednodušení a urychlení práce při výběru inventárních karet slouží následující kritéria : JINÝ - výběr DIHM podle inventárního čísla té položky DIHM, jejž pohyb chcete sledovat PŘEDCHOZÍ - zobrazí se ta položka DIHM, která v datovém souboru předchází právě zobrazené položce DIHM DALŠÍ - zobrazí se ta položka DIHM, která v datovém souboru následuje po právě zobrazené položce DIHM ZAČÁTEK - zobrazí se inventární karta první položky DIHM v datovém souboru KONEC - zobrazí se inventární karta poslední položky z datového souboru NÁVRAT - vrátí se nabídka volby pohybu Přírůstky PŘÍRŮSTKY ( F2 - ZAŘAZENÍ ) Volbou DALŠÍ se zobrazí nová prázdná inventární karta, do které je nutno vepsat všechny požadované údaje o položce DIHM : POHYB - údaj povinný - dvoumístný číselný kód udávající způsob pořízení (názvy jednotlivých kódů pohybů lze upravit v tabulce Aktualizace číselníků kódů pohybů - práce 4.6): 41 - úplatně 42 - ve vlastní režii 43 - bezúplatným nabytím 44 - nalezením 45 - převod z jiné pracoviště (tento kód nelze v této nabídce použít - přiřadí se automaticky při připojování dat k souboru - práce 1.9.4 40, 46-49 - ostatní STŘEDISKO - čísla střediska. Stisknutím klávesy ENTER tuto volbu potvrdíte 1), eventuelně ji přepíšete požadovanou hodnotou 2). ODBOR 3) - číslo odboru (další členění střediska). Stisknutím klávesy ENTER tuto volbu potvrdíte 1), eventuelně ji přepíšete požadovanou hodnotou 2). ČÍSLO PRACOVNÍKA - použijte 0 nebo číselník osobních čísel pracovníků, jak je uložen v souboru pracovníků (práce 8). Pokud zapíšete jiný číselný kód, objeví se hláška upozorňující, že dané osobní číslo není v souboru pracovníků obsaženo 2). Tento údaj slouží k evidenci pracovníka, který danou položku DIHM převzal, eventuelně převzal za ni osobní hmotnou odpovědnost. OBJĚKT - číslo objektu. Stisknutím klávesy ENTER tuto volbu potvrdíte 1), eventuelně ji přepíšete požadovanou hodnotou 2). MÍSTNOST - číslo nebo symbol místnosti. Stisknutím klávesy ENTER tuto volbu potvrdíte 1), eventuelně ji přepíšete požadovanou hodnotou 2). DOKLAD - číslo účetního dokladu (např. faktury). ČÍSELNÍK UŽIVATELE 3) např. číslo syntetického účtu (SU). Stisknutím klávesy ENTER tuto volbu potvrdíte 1), eventuelně ji přepíšete požadovanou hodnotou 2). Lze odpojit v konfiguraci DIHM (Práce B). INVENTÁRNÍ ČÍSLO - údaj povinný - ve struktuře YYYYYY-ZZZZ, kde YYYYYY je kmenové inventární číslo dle vnitropodnikové metodiky a ZZZZ je pořadové číslo označující příslušenství. Pokud v zápisu použijete inventární číslo již přiřazené jiné položce DIHM, objeví se hláška, upozorňující, že inventární číslo již existuje. Chybné číslo je nutno opravit správným. ČÍSLO ZÁPISU 3) 6mistní číslo zápisu DIHM. NÁZEV název majetku. Možno zapsat 45 libovolných znaků. 7

8 VÝROBNÍ ČÍSLO - důležité zejména u položek výpočetní a kancelářské techniky, možná kombinace čísel i znaků. ZEMĚ 3) - země pořízení DIHM (nepovinný). DATUM POŘÍZENÍ - údaj povinný - ve struktuře MM/RRRR - automatická kontrolní vazba na aktuální datum použité při spouštění programu - tzn. že datum pořízení nesmí být novější než aktuální datum startu programu. DATUM ZAŘAZENÍ - údaj povinný - ve struktuře MM/RRRR - stejná kontrolní vazba na aktuální datum startu programu jako u data pořízení, zároveň datum zařazení nesmí být novější než datum pořízení. POŘIZOVACÍ CENA - cena, za kterou bylo daná položka DIHM pořízena. ZPÚSOB OCENĚNÍ - údaj povinný - jednomístný číselný kód podle číselníku : 1 - pořizovací cenou 2 - vlastními náklady 3 - reprodukční cenou Kód 3 se používá u položek DIHM, které se stávají majetkem na základě skončení finančního pronájmu. SKP - údaj povinný - konstrukce kódu odpovídá číselníku Standardní klasifikace produkce - aktuální číselník je v práci 5.2 - AKTUALIZACE UČETNÍCH ODPISOVÝCH SAZEB (odpisový plán) - nelze použít jiný kód, než v těchto číselníků obsažený. TŘÍDA - údaj povinný - číselný kód hodnoty 0-9 - podle zapsaného SKP je nutno přiřadit kód třídy podle odpisového plánu. OBOR - údaj povinný - třímístný číselný kód - podle zapsaného SKP je nutno přiřadit kód oboru podle odpisového plánu. KLASIFIKACE - prázdný nebo údaj povinný - třímístný číselný kód - podle zapsaného SKP je nutno přiřadit kód klasifikace podle odpisového plánu. Poznámka : Mezi údaji SKP - TŘÍDA - OBOR - KLASIFIKACE je vzájemná kontrolní vazba vycházející z aktuálního odpisového plánu. NHO 3) - údaj nepovinný - národohospodářské odvětvi. FINANCOVÁNÍ - údaj povinný - jednomístný číselný kód podle číselníku: 1 - z prostředků investiční výstavby 2 - na jiné investice 3 - z prostředků FKSP 4 - z provozních prostředků DRUH MAJETKU - údaj povinný - jednomístný číselný kód podle číselníku : 1 - provozní majetek 2 - neprovozní majetek DRUH INVESTICE - údaj povinný - jednomístný číselný kód podle číselníku : 1 - stroje a zařízení nezahrnuté do rozpočtu staveb 2 - vlastní investice (dle rozpočtu) 3 - dokončené investiční práce v cizím majetku STAV DIHM (ÚČETNĚ) - údaj povinný - jednomístný číselný kód podle číselníku : 0 - konzervace DIHM (neodepisuje se účetně) 1 - DIHM v používání (odepisuje se účetně) 5 - DIHM je plně odepsán (účetně) Tento kód se vyplňuje automaticky hodnotou 1, pokud v položce ZPÚSOB OCENĚNÍ je použit kód 1 nebo 2. Kód 5 se přiřadí automaticky, pokud v položce ZPÚSOB OCENĚNÍ byla použita volba 3 - reprodukční cenou. STAV DIHM (DAŇOVĚ)- údaj povinný - jednomístný číselný kód podle číselníku : 0 - DIHM je v konzervaci (daňové odpisy) 1 - DIHM v používání (daňové odpisy) 5 - DIHM je daňově odepsán Tento kód je vyplňován automaticky stejným způsobem jako u položky STAV DIHM (ÚČETNĚ). ODPISOVÁ SKUPINA - jednomístný číselný kód - vyplňuje se automaticky na základě přidělených hodnot SKP - TŘÍDA - OBOR - KLASIFIKACE podle odpisového plánu. 8

9 DODAVATEL 3) IČO nebo 1-10mistní pořadové číslo dodavatele DIHM. TECHNICKÝ POPIS 3) kód pro technický popis DIHM. Volba A: technický popis DIHM, mezera: DIHM nemá technický popis. PŘÍSLUŠENSTVÍ 3) kód pro seznamu příslušenství DIHM. Volba A: příslušenství DIHM, mezera: DIHM nemá příslušenství. POZNÁMKA K DIHM 3) - prostor pro zápis poznámky se zobrazí pomocí klávesy se šipkou dolů - poté je možno zapsat text poznámky. Návrat zpět zabezpečí současný stisk kláves CTRL+W. Text poznámky se nezobrazí v žádné výstupní sestavě, pouze upozornění, že je poznámka naplněna (P). 1) Pokud v konfiguraci je nahozen nepovinnost plnění poli 2) Není-li tato hodnota v číselníku, objeví se hláška o doplnění číselníku o tuto hodnotu. 3) Nastavení je v konfiguraci Volba OPRAVA umožňuje návrat zpět do inventární karty a následnou opravu nebo změnu kteréhokoliv údaje nebo kódu. Stiskem klávesy ENTER na nabídce DALŠÍ nebo NÁVRAT potvrdíme uložení položky DIHM, jíž jste vyplnili inventární kartu do databáze DIHM pro zvolené pracoviště. Úbytky ÚBYTKY ( F4 - VYŘAZENÍ ) Převody PŘEVODY ( F7 ) Opravy OPRAVY ( F3 ) Tento pohyb slouží k vyřazování jednotlivých položek DIHM z databáze DIHM pro dané pracoviště. Po potvrzení této volby se zobrazí inventární karta..po vysvícení požadované inventární karty je nutno zadat kód pohybu - úbytku podle číselníku (názvy jednotlivých kódů pohybů lze upravit v tabulce Aktualizace číselníků kódů pohybů - práce 4.6) : 51 - prodejem 52 - likvidací 53 - bezúplatným převodem 54 - manko a škoda 55 - převod na jiné pracoviště (tento kód nelze v této nabídce použít, přiřadí se automaticky při převodu dat - práce 1.9.3) 50, 56-59 - ostatní Neboť potvrzení úbytku nenávratně smaže danou položku DIHM ze souboru DIHM pro dané pracoviště, program si automaticky žádá po zapsání kódu úbytku ještě opětovné potvrzení pohybu hláškou OPRAVDU CHCETE VYŔADIT DIHM S INVENTÁRNÍM ČÍSLEM (zvoleným) - stiskem klávesy A pohyb potvrdíte, stiskem klávesy N pohyb zrušíte. Tento druh pohybu slouží k převodům jednotlivých položek DIHM, a to mezi jednotlivými středisky, odborů, objektů, místnostmi a pracovníky. To znamená, že při použití této nabídky je možno opravovat, měnit nebo doplňovat položky : STŘEDISKO ODBOR ČÍSLO PRACOVNÍKA OBJEKT MÍSTNOST Po zobrazení požadované inventární karty se vysvítí pouze položky, ve kterých je možno provádět zápis, eventuelně přepis. Pokud po provedení převodu je pro vás žádoucí se ještě jednou vrátit k provedeným změnám, volte znovu nabídku PŘEVOD a opět se zobrazí vysvícené položky dané inventární karty. Převod potvrdíte výběrem dalšího inventárního čísla nebo návratem na předchozí nabídku. 9

10 Tento druh pohybu slouží k opravám jednotlivých údajů na jednotlivé inventární kartě, které nebylo možno provést při zadávání přírůstku DIHM. Touto volbou možno zapisovat, přepisovat a opravovat tyto položky v jednotlivé inventární kartě : DOKLAD ČÍSELNÍK UŽIVATELE ČÍSLO ZÁPISU NÁZEV VÝROBNÍ ČÍSLO ZEMĚ DATUM POŘÍZENÍ/ ZAŘAZENÍ POŘIZOVACÍ CENA ZPŮSOB OCENĚNÍ TŘÍDA OBOR KLASIFIKACE SKP NHO FINANCOVÁNÍ DRUH MAJETKU DRUH INVESTICE STAV DIHM (účetní) STAV DIHM (daňové) ROK ZVÝŠENÍ CENY (pokud je nastaveno v konfiguraci práce B.5) ZVÝŠENÁ ČÁSTKA (suma o kterou se zvyšuje pořizovací cena - technické zhodnocení) ZPÚSOB OPRAVY POZNÁMKA K DIHM Při provádění oprav je nutné respektovat všechny kontrolní vazby mezi jednotlivými položkami inventární karty a vazby na odpisový plán. Provedené opravy potvrdíte výběrem dalšího inventárního čísla nebo návratem na předchozí nabídku, eventuelně zopakujeme volbu OPRAVA pro provedení opětovné opravy v již zvolené inventární kartě. Inventární číslo INVENTÁRNÍ ČÍSLO ( CTRL + F6 ) Tato volba slouží k práci s inventárními čísly datového souboru, jejich opravám. Pro velkou důležitost inventárního čísla jako základního identifikačního kódu jednotlivých položek DIHM je práce s nimi vyčleněna samostatně. Hromadná oprava OPRAVA_(H) (CTRL + F3) Hromadné vyřazení VYŘAZ_(H) (CTRL + F4) Hromadný převod PŘEVOD_(H) (CTRL + F7) Optimální postup pro hromadný pohyb (oprava, vyřazení nebo převod): CTRL + X - zrušení předchozí označeni pro hromadný pohyb INS - označeni (výběr) pro hromadný pohyb CTRL + P - počet označených položek pro kontrolu (jistota) CTRL + T - tisk protokolu při hromadném vyřazení (CTRL+F4) CTRL + F3 hromadná oprava CTRL + F4 hromadné vyřazení CTRL + F7 hromadný převod. Hromadné pohyby 1.1.2. POHYBY HROMADNÉ Tato práce je obdobná volbě POHYBY DIHM, ale používá se ke sledování pohybu skupin DIHM, tzn. k zápisu přírůstků, úbytků, převodů a oprav skupin DIHM. HROMADNÉ PŘÍRŮSTKY 10

11 Po použití této volby si program vyžádá zadání inventárního čísla, které má být přiděleno prvnímu DIHM ze skupiny a které bude počáteční v nepřetržité číselné řadě inventárních čísel, která budou přírůstkům položkově přiřazena. Program kontroluje, zda není žádné inventární číslo již přiděleno. Není-li, zobrazí se dotaz na počet zařazovaných DIHM. Po jeho zodpovězení se zobrazí prázdná inventární karta pro zápis přírůstku, která se vyplní pouze jednou. Program pak automaticky přidělí všem DIHM ze skupiny inventární čísla počínaje žádaným a zobrazí se informační hláška o počtu připojených DIHM. Pokud je zadané inventární číslo již přiděleno, zobrazí se upozornění a nabídka inventárního čísla dalšího v pořadí za posledním přiděleným inventárním číslem. Následující postup je obdobný. Program pokračuje dotazem na počet zařazovaných DIHM a zobrazením inventární karty. Poznámka: Všechny položky zařazené hromadným přírůstkem budou mít naprosto totožné inventární karty, lišící se pouze v inventárním čísle. HROMADNÉ ÚBYTKY Tato volba slouží v vyřazování skupin DIHM. Program si žádá vymezení skupiny DIHM dotazy : OD INVENTÁRNÍHO ČÍSLA DO INVENTÁRNÍHO ČÍSLA Pro užší výběr skupiny DIHM lze použít dodatečnou podmínku. Po zobrazení první inventární karty ze skupiny DIHM je nutno zadat kód způsobu vyřazení, jehož číselník je totožný jako u úbytků položkových DIHM. Poté se zobrazí informační hláška o počtu zrušených položek DIHM (obsažených ve zvolené skupině). V práci lze pokračovat po stisku klávesy ENTER. HROMADNÉ PŘEVODY Použitím této volby lze provádět převody skupin DIHM mezi středisky, úseky, místnostmi a pracovníky, a to i ve vzájemné kombinaci. Prvotní dotaz na převod je : OD (středisko, odbor, objekt, místnost, pracovník) DO (středisko, odbor, objekt, místnost, pracovník) Převod se provádí jen mezi vyplněné položky, tzn. které jsou NEmezerovány. Pro užší výběr skupiny DIHM lze použít dodatečnou podmínku. Po vyspecifikování hromadného převodu se zobrazí hláška o počtu položek DIHM, které zadaným kritérium výběru vyhovují. Poté stiskněte klávesu ENTER. HROMADNÉ OPRAVY Tato volba umožňuje opravovat nebo doplňovat jednotlivé údaje na inventárních kartách skupin DIHM. Nejprve je nutno zadat, které položky inventární karty chcete opravovat. Zobrazí se nabídka : DATUM ZAŘAZENÍ KLASIFIKACE TŘÍDA DRUH MAJETKU VÝROBNÍ ČÍSLO DRUH INVESTICE DOKLAD FINANCOVÁNÍ NÁZEV STAV DIHM (ÚČETNĚ) NHO STAV DIHM (DAŇOVĚ) ZEMĚ ROK ZVÝŠENÍ CENY POŘIZOVACÍ CENA ZVÝŠENÁ ČÁSTKA OBOR SKP DATUM POŘÍZENÍ ČÍSELNÍK UŽIVATELE ZPŮSOB OCENĚNÍ U těch položek, u kterých chcete pro vybranou skupinu DIHM provést opravy proveďte potvrzení stiskem klávesy A. Položky, které nechcete opravovat ponecháte se zápisem N. Po provedení tohoto výběru potvrďte pokračování v opravě opětovným stiskem klávesy A. Nyní je třeba určit skupinu DIHM zadáním : OD INVENTÁRNÍHO ČÍSLA DO INVENTÁRNÍHO ČÍSLA Další specifikace skupiny DIHM opět pomocí dodatečné podmínky. 11

12 Na zobrazené inventární kartě první položky DIHM ze zvolené skupiny DIHM se objeví vysvícené pouze ty položky inventární karty, které jste v předchozím výběru potvrdily klávesou A. Po zadání a potvrzení opravy se objeví hláška o počtu oprav. Prohlížení pohybu 1.1.3. PROHLÍŽENÍ ROČNÍHO POHYBOVÉHO SOUBORU Tato volba slouží k prohlížení jednotlivých položek pohybů DIHM před roční uzávěrkou. Je zobrazená celá databáze pohybů DIHM vybraného pracoviště setříděnou vzestupně podle kódů pohybů, inventárních čísel, středisek, tříd, čísel pracovníků, názvu (abeceda), SKP, středisek a místností nebo odboru a místností. Pohyb v tomto souboru je umožněn pomocí kláves se šipkami, TAB, SHIFT-TAB, PgDn, PgUp. Pracovat s tímto souborem umožňuje použití funkčních kláves : CTRL+Q - FILTR (má význam jako dodatečná podmínka, nastavený filtr zůstává v platností i po ukončení programu DIHM!) F5 - TŘÍDĚNÍ - zobrazí se nabídka na setřídění databáze Po potvrzení volby se základní datový soubor pro vybrané pracoviště automaticky setřídí na základě zvolených třídících hledisek. F6 - HLEDÁNÍ - po použití této funkce se zobrazí požadavek na zadání hodnoty položky pohybu DIHM, kterou chcete vyhledat (např. inventární číslo) F8-1. ŘÁDEK - automatický pohyb kurzoru a vysvícení prvního řádku databáze F9 - POSLEDNÍ ŘÁDEK - automatické vysvícení posledního řádku databáze Technický popis Příslušenství CDF 1.1.4. SOUBOR TECHNICKÝCH POPISŮ (TP) 1.1.5. SOUBOR PŘÍSLUŠENSTVÍ (PR) 1.1.6. SOUBOR ČÍSEL DODAVATELSKÝCH FAKTUR (CDF) Tato volba slouží k prohlížení a dodatečné aktualizaci jednotlivých položek TP/PR/CDF DIHM. Tento TP/PR/CDF se objevuje na protokolu o zařazení DIHM (formát tisku protokolu o zařazení DIHM, viz konfigurace DIHM: Tisk protokolů (práce B.F a formát protokolu je3 (TP/PR), 2 (CDF)). Zobrazená databáze TP/PR/CDF DIHM vybraného pracoviště je setříděná vzestupně podle inventárních čísel DIHM. Pohyb v tomto souboru je umožněn pomocí kláves se šipkami, TAB, SHIFT-TAB, PgDn, PgUp. Pracovat s tímto souborem umožňuje použití funkčních kláves F2, F3, F4, F6, F8 a F9, jejichž popis je zobrazen v okně na spodní části obrazovky. Výstupní sestavy VÝSTUPNÍ SESTAVY Všechny výstupní sestavy programu lze zobrazit na obrazovku, načíst do souboru nebo přímo vytisknout na připojené tiskárně (nutná správně nastavená konfigurace - práce B.1 a práce B.2). Ve výstupní sestavě na obrazovce jsou orientace a pohyb umožněny použitím standardních kláves (šipky, HOME, END, PgDn, PgUp) tak i pomocí stisku klávesy s prvním znakem nabídky : 1. řádek - kurzor se automaticky přesune na první řádek sestavy Poslední řádek - automatický přesun na poslední řádek Hledání - pomocí zadání řetězce znaků automatické vyhledání Začátek bloku - označení začátku bloku pro tisk Konec bloku - konec bloku pro tisk Tisk - vytisknutí označeného bloku ESC - ukončení Třídění dat pro výstupní sestavu lze kdykoliv přerušit stiskem klávesy F8. Pro tvorbu výstupních sestav lze použít hlediska výběru přímo nabízená programem nebo použít ještě dodatečnou podmínku. Lze využít přímou nabídku při tvorbě jednotlivých výstupních sestav, zda chcete požadovaná data POLOŽKOVĚ nebo SUMÁRNĚ. Tisk pohybu DIHM 1.2 - TISK POHYBU MAJETKU Pro tuto výstupní sestavu je zdrojem položek DIHM Pohybový soubor DIHM, tudíž v dodatečné podmínce lze použít položku základní věty DIHM - POHYB. Tato výstupní 12

13 sestava slouží ke sledování všech nebo vybraných druhů pohybů jednotlivých položek nebo skupin DIHM podle kódu pohybů anebo podle položky číselníku uživatele (ČU). Je nutno brát zřetel na obsah pohybového souboru DIHM v návaznosti na práci 1.9.2 ROČNÍ UZÁVĚRKA (vynulování ročního pohybového souboru!). Pro tvorbu této výstupní sestavy si program žádá zadání intervalu OD DATA - DO DATA (a OD SU - DO SU: zvolíme-li tisk pohybu podle ČU). Výsledkem této práce je sestava TISK POHYBU ZE DNE... ZA OBDOBÍ..., kde se odděleně zobrazí přírůstky, úbytky, převody a opravy položek nebo skupin DIHM. Tisk rekapitulace pohybu DIHM je 1.3 - TISK REKAPITULACE POHYBU Zdrojem dat pro tuto výstupní sestavu je Pohybový soubor DIHM. Výstupem této práce TISK REKAPITULACE POHYBU K DATU... pro vybrané pracoviště. Tato sestava je rekapitulací za celé pracoviště, tudíž zde nejsou programem nabízena žádná třídící hlediska. Popis výstupní sestavy : 1. část sestavy POČÁTEČNÍ STAV - výchozí stav bezprostředně po provedení práce 1.9.1 MĚSÍČNÍ UZÁVĚRKA PŘÍRŮSTKY ÚBYTKY PŘEVODY (ÚBYTKY) PŘEVODY (PŘÍRŮSTKY) OPRAVY KONEČNÝ STAV - ke dni výpisu 2. část sestavy Rekapitulace podle tříd 3. část sestavy Rekapitulace podle odpisových skupin Tisk DIHM položkově 1.4 - TISK INVENTURY, POLOŽKOVĚ, a sumárně Zdrojem dat pro tuto práci je Základní soubor DIHM. Výstupní sestavy slouží k různým účelovým výpisům vybraných skupin nebo položek DIHM. Třídící hlediska jsou zde při použití dodatečné podmínky velmi široká - nelze použít pouze položku pohybové věty DIHM POHYB. Základní třídící hlediska : 1) DLE STŘEDISEK Nutno zadat rozmezí OD STŘEDISKA - DO STŘEDISKA. Výstupní sestava bude setříděna podle položky Středisko v základní větě DIHM a v rámci jednotlivých středisek podle inventárních čísel, a to vzestupně. 2) DLE (STŘEDISEK A) PRACOVNÍKÚ Nutno zadat rozmezí OD - DO (STŘEDISKA A) PRACOVNÍKA. Pokud zvolíte v nabídce KAŽDÝ SOUPIS ZA JEDNOTLIVÉHO PRACOVNÍKA NA NOVOU STRANU klávesu A - bude každý soupis položek DIHM, svěřených konkrétnímu pracovníkovi na samostatné stránce opatřen předtiskem pro datum a podpisy zodpovědných pracovníků. Pokud zvolíte klávesu N - bude soupis položkově řazen podle jednotlivých zvolených osobních čísel pracovníků za sebou. V rámci výpisu položek DIHM za jednotlivého (střediska a) pracovníka jsou tyto položky setříděny vzestupně podle inventárních čísel. 3) DLE INVENTÁRNÍCH ČÍSEL Toto třídící hledisko má ještě bližší specifikace : a) PODLE ČÍSELNÍKU UŽIVATELE Nutno zadat rozmezí OD - DO číselníku uživatele b) PODLE NHO Nutno zadat rozmezí OD - DO NHO - číselné kódy NHO zapsané v položce NHO Základní věty DIHM. c) PODLE TŘÍD Nutno zadat rozmezí OD - DO TŘÍDY. 13

14 d) PODLE INVENTÁRNÍCH ČÍSEL Nutno zadat rozmezí OD - DO INVENTÁRNÍHO ČÍSLA. Tisk měsíčních účetních odpisů Tisk daňových odpisů Soupisky DIHM podle místností, 5.5 - TISK ÚČETNÍCH (MĚSÍCNÍCH ) ODPISÚ Výstupní sestava slouží jako podklad pro účetnictví pro účtování měsíčních účetních odpisů a oprávek účetních odpisů. Pro potřebu výstupů je možno zvolit třídící hlediska podle : ODPISOVÝCH SKUPIN nebo SKP (nastaveni v konfiguraci DIHM) TŘÍD STŘEDISEK INVENTÁRNÍCH ČÍSEL TŘÍD A STŘEDISEK zadáním rozmezí OD - DO. V rámci jednotlivých zvolených výběrových skupin jsou položky DIHM setříděny podle inventárních čísel, a to vzestupně. Popis výstupní sestavy : NÁZEV POLOŽKY DIHM STŘEDISKO MÍSTNOST INVENTÁRNÍ ČÍSLO DATUM POŘÍZENÍ/ZAŘAZENÍ (podle zvoleného způsobu odepisování) TŘÍDA + OBOR + KLASIFIKACE ZPÚSOB OCENĚNÍ + DRUH MAJETKU + DRUH INVESTICE + STAV DIHM + ODPISOVÁ SKUPINA (nebo SKP) POZNÁMKA (pokud tato položka obsahuje na inventární kartě nějaká data, objeví se P) VÝROBNÍ ČÍSLO POŘIZOVACÍ CENA + TECHNICKÉ ZHODNOCENÍ (součet obou položek) ZÚSTATKOVÁ CENA ÚČETNÍCH ODPISÚ OPRÁVKY ÚČETNÍCH ODPISÚ MĚSÍČNÍ ODPIS ZA yy/zzzz DATUM ODEPSÁNÍ 1.6 - TISK DAŇOVÝCH ODPISÚ Sestava slouží jako doklad o ročním daňovém odpisu pro potřeby účetnictví. Třídící hlediska jsou stejná jako u práce 1.5 Tisk měsíčních účetních odpisů. Popis výstupní sestavy : NÁZEV POLOŽKY DIHM STŘEDISKO MÍSTNOST INVENTÁRNÍ ČÍSLO DATUM POŘÍZENÍ/ZAŘAZENÍ (podle zvoleného způsobu odepisování) TŘÍDA + OBOR + KLASIFIKACE ZPÚSOB OCENĚNÍ + DRUH MAJETKU + DRUH INVESTICE + STAV DIHM + ODPISOVÁ SKUPINA nebo SKP (nastaveni v konfiguraci DIHM) POZNÁMKA (pokud tato položka obsahuje na inventární kartě nějaká data,zobrazí se P) VÝROBNÍ ČÍSLO POŘIZOVACÍ CENA ZÚSTATKOVÁ CENA DAŇOVÝCH ODPISÚ OPRÁVKY DAŇOVÝCH ODPISÚ DAŇOVÝ ODPIS ZA ROK zzzz TECHNICKÉ ZHODNOCENÍ ROK TECHNICKÉHO ZHODNOCENÍ 1.7 - TISK PODLE MÍSTNOSTÍ, SKP, TH, Výstupní sestavy podle místnosti lze třídit podle STŘEDISKA+MÍSTNOSTI nebo podle MÍSTNOSTI. Podle účelu výstupních sestav je možno zobrazit nebo tisknout sestavu za 14

15 každou jednotlivou místnost na novou stránku (stiskem klávesy A), kdy na sestavě bude předtisk pro datum a podpisy nebo souběžně za sebou (stiskem klávesy N). 1.7.1.1 - Inventář místnosti (formát 1) Popis sestavy : INVENTÁRNÍ ČÍSLO NÁZEV DIHM V POUŽÍVÁNÍ POŘIZOVACÍ CENA OSOBNÍ ČÍSLO 1.7.1.2 - Místní seznam /formát 2) Popis sestavy : INVENTÁRNÍ ČÍSLO VÝROBNÍ ČÍSLO NÁZEV POLOŽKY DIHM POZNÁMKA 1.7.1.3 - Inventurní soupiska (formát 3) Popis sestavy : INVENTÁRNÍ ČÍSLO VÝROBNÍ ČÍSLO DATUM ZAŘAZENÍ POŘIZOVACÍ CENA + TECHNICKÉ ZHODNOCENÍ OSOBNÍ ČÍSLO A JMÉNO PRACOVNÍKA 1.7.2 - Tisk podle Tříd a oborů Sestavy pro účelové potřeby, tříděné podle tříd a v rámci nich podle oborů. Volba OD - DO třídy. Popis sestavy : STŘEDISKO INVENTÁRNÍ ČÍSLO OSOBNÍ ČÍSLO PRACOVNÍKA MÍSTNOST ČÍSLO DOKLADU DATUM ZAŘAZENÍ TŘÍDA OBOR ZPÚSOB OCENĚNÍ + DRUH MAJETKU + DRUH INVESTICE + STAV DIHM POZNÁMKA (P) VÝROBNÍ ČÍSLO POŘIZOVACÍ CENA + TECHNICKÉ ZHODNOCENÍ NÁZEV 1.7.3 - Tisk podle roku pořízení/zařazení Nutno zadat rozmezí OD - DO DATA POŘÍZENÍ/ZAŘAZENÍ. Výstupní sestava bude setříděna podle inventárních čísel v základní větě DIHM, a to vzestupně. 1.7.4 - Tisk podle názvu DIHM Nutno zadat OD - DO INVENTÁRNÍHO ČÍSLA Výstupní sestava bude setříděna podle názvu v základní větě DIHM, a to vzestupně. 1.7.5 - Tisk podle technického zhodnocení (TH) DIHM Nutno zadat OD - DO INVENTÁRNÍHO ČÍSLA 15

16 Výstupní sestava bude setříděna podle inventárních čísel v základní větě DIHM, a to vzestupně. Položky POŘIZOVACÍ CENA, TH, ZŮSTATKOVÁ CENA a OPRÁVKY jsou sumarizována podle příslušenství. 1.7.6 - Tisk podle SKP Nutno zadat OD - DO SKP Výstupní sestava bude setříděna podle SKP, tříd, oborů a inventárních čísel v základní větě DIHM, a to vzestupně. Položky POŘIZOVACÍ CENA,TH, ZŮSTATKOVÁ CENA, OPRÁVKY a MĚSÍČNÍ ODPISY jsou sumarizována podle SKP. 1.7.7 - Tisk REVÍZE el. zařízeni Nutno zadat OD - DO Data Výstupní sestava bude setříděna podle datumu revize el. zařízeni a inventárních čísel v základní větě DIHM, a to vzestupně. 1.7.8 - Tisk měsíčních (účetních) odpisů od - do měsíce Nutno zadat OD - DO měsíce pro souhrnný tisk dosud spočítaných účetních odpisů aktuálního roku po předchozí roční uzávěrce (roční uzávěrka vynuluje soubor souhrnných účetních odpisů!). Sestava je setříděná podle tříd a inventárních čísel, a to vzestupně. Sestavu lze vytisknout položkové nebo sumárně a upřesnit podle dodatečných podmínek. 1.7.9 - Tisk podle objektu a názvu majetku Nutno zadat OD DO objektu. Sestava je setříděná podle objektu a názvu, a to vzestupně. Sestavu lze vytisknout položkové nebo sumárně a upřesnit podle dodatečných podmínek. Účetní rozvrh generace účtů 1.8 - ÚČETNÍ ROZVRH, GENERACE, PŘEVOD Tato volba umožňuje: tvorbu a aktualizaci účetního rozvrhu pro automatické generování účetní věty pro převod dat do programu finančního účetnictví prohlížení generovaného souboru před převodem do FU převod generovaného souboru o pohybech, účetních a daňových odpisech do FU podle tříd a středisek. 1.9 - MĚSÍČNÍ/ROČNÍ UZÁVĚRKA, PŘEVOD Měsíční uzávěrka 1.9.1 - Měsíční uzávěrka Tato volba slouží ke snadnému sledování měsíčních pohybů v pohybovém souboru. Po provedení této práce se vždy změní výchozí údaj - POČÁTEČNÍ STAV pro výstupní sestavu, která má tvar TISK REKAPITULACE POHYBU DIHM. Tato sestava se vytvoří po potvrzení volby OPRAVDU CHCETE PROVÉST MĚSÍČNÍ UZÁVĚRKU stiskem klávesy A. Tato práce nemá vliv na roční pohybový soubor DIHM. Roční uzávěrka 1.9.2 - Roční uzávěrka Provádí se po uzavření ročního účetního a daňového období. Výsledkem této práce je vyprázdnění ročního pohybového souboru DIHM. Po potvrzení volby stiskem klávesy A (OPRAVDU CHCETE PROVÉST ROČNÍ UZÁVĚRKU) se vytvoří výstupní sestava TISK REKAPITULACE POHYBU. Doporučení: Před roční uzávěrkou provést BEZPEČNOSTNÍ KOPIE DAT DIHM! Převod dat 1.9.3 - Převod dat ze základního datového souboru DIHM 16

17 pro Připojení dat klávesy Před operací Převody mezi středisky (převod dat z datového souboru nebo připojení dat k datovému souboru) se doporučuje provést bezpečnostní kopii. Po upozorňující hlášce volbu potvrdíte stiskem klávesy ENTER. Výběr položek DIHM určených pro převod lze provést pomocí dodatečné podmínky pro výběr nebo označením vybraných vět pomocí klávesy INS. Výstup dat lze volit jako PŘEVOD - vybraná data se od databáze DIHM odpojí, nebo jako JEN PŘENOS - vybraná data se pouze zkopírují a v původní databáze zůstanou. Pokud provedete volbu výběru OZNAČENÍM, po zobrazení celého základního datového souboru DIHM lze použít funkční klávesy F2 - F7, F10, Insert. Po provedení výběru datových položek DIHM se objeví informační hláška o počtu vět převod. Po potvrzení správnosti stiskem klávesy ENTER je nutno zadat název výstupního souboru včetně cesty (A:DIHMxx.DBF, kde xx je číslo pracoviště - možno volně změnit). Po zadání a stisku klávesy ENTER se operace automaticky provede. 1.9.4 - Připojení dat k základnímu datovému souboru DIHM Před operací se doporučuje provést bezpečnostní kopii. Potvrzením volby stiskem ENTER je nutno zadat soubor včetně cesty, který má být k základní databáze DIHM připojen (A:DIHMxx.DBF). Poté se objeví informační hláška o počtu vět pro připojení. Potvrzením jeho správnosti se automaticky provede operace. Převod dat do DDHM 1.9.5 - Převod dat do programu DDHM/DDNM Před převodem dat (ne kopie) do programu DDHM se doporučuje provést bezpečnostní kopie dat. Po upozorňující hlášce volbu potvrdíte stiskem klávesy ENTER. Výběr položek DIHM určených pro převod lze provést pomocí dodatečné podmínky pro výběr nebo označením vybraných vět pomocí klávesy INS (jsou zobrazení jen položky DIHM, které mají nižší hodnotu než limit v konfiguraci DIHM - práce B.W). Výstup dat lze volit jako PŘEVOD - vybraná data se od databáze DIHM odpojí, nebo JEN PŘENOS - vybraná data se pouze zkopírují a v původní databáze zůstanou. Pokud provedete volbu výběru OZNAČENÍM, po zobrazení celého základního datového souboru DIHM lze použít funkční klávesy F2 - F7, F10, Insert. Po provedení výběru datových položek DIHM se objeví informační hláška o počtu vět pro převod. Po potvrzení správnosti stiskem klávesy ENTER je nutno zadat název výstupního souboru včetně cesty (A:DDHMxx.DBF, kde xx je číslo pracoviště - možno volně změnit). Po zadání a stisku klávesy ENTER se provede výběr. Skutečné propojení dat v programu DDHM se uskuteční po volbě Připojení dat k souboru DDHM a zadáním souboru DDHMxx.DBF. 1.A - REINDEXACE / PŘEHLEDY Reindexace souboru 1.A.1 - Reindexace souboru Tuto operaci je nutno provést vždy po aktualizaci souboru DIHM mimo program DIHM nebo při narušení stavu databáze DIHM po havárii počítače. Soubor se po potvrzení této volby automaticky zaktualizuje. 1.A.2 - Prohlížení textových souborů Po zadání názvu souboru (TXT) včetně cesty se tento soubor automaticky zobrazí. 1.A.3 - Změna názvu pracoviště Možno použít v případě, kdy zůstává v platnosti číslo pracoviště (to se při této volbě automaticky zobrazí). Potom můžete změnit název pracoviště přepisem stávajícího. Osobní karty na svěřené předměty 1.B - OSOBNÍ KARTY NA SVĚŘENÉ PŘEDMĚTY 1.B.1 - Osobní karty 17

18 V této nabídce lze aktualizovat registr Osobných karet ( F2 - F10), vyhledat osobní kartu ( CTRL+H), označit je (INSERT) a nechat je vytisknout (CTRL+T). Popis registru osobních karet: POŘADOVÉ ČÍSLO KARTY STŘEDISKO ČÍSLO PRACOVNÍKA JMÉNO PRACOVNÍKA F3 - Aktualizace karty z registru osobných karet - zobrazí se struktura osobní karty. Další význam použití funkční klávesy F3: F3 - Aktualizace osobní karty - po potvrzení volby stiskem klávesy A (OPRAVDU CHCETE AKTUALIZOVAT KARTU xxx ZE ZÁKLADNÍHO SOUBORU?) se aktualizuje vybraná osobní karta ze základního souboru DIHM. Popis struktury osobní karty: INVENTÁRNÍ ČÍSLO NÁZEV DIHM POŘIZOVACÍ CENA DATUM PŘEVZETÍ DATUM VRÁCENÍ POČET KUSU 1.B.2 - Aktualizace souboru (registru) osobných karet Po potvrzení volby stiskem klávesy A (OPRAVDU CHCETE AKTUALIZOVAT REGISTR KARET ZE SOUBORU PRACOVNÍKÚ?) se aktualizuje registr osobných karet ze souboru pracovníků (přepíše se stávající registr novým registrem na základě osobných čísel pracovníků v souboru pracovníků). Tisk protokolu 1.C - TISK PROTOKOLŮ A INVENTÁRNÍ KARTY Pro tvorbu výstupních sestav v této práci je zdrojem dat základní datový soubor nebo roční pohybový soubor DIHM (volba zdrojů dat je třeba nastavit v konfigurací DIHM - práce B.F - Tisk protokolů z Datového nebo Pohybového souboru (pozor na roční uzávěrku - práce 1.9.2)). Funkční klávesy pro usnadnění tisku protokolů : INS - Označení/Zrušení označených vět F2 - Označení všech vět (celý soubor) F3 - Zrušení všeho označení F4 - Hledání věty podle inventárního čísla F5 - Počet označených vět F6 - Začátek souboru (první věta pohybového souboru) F7 - Konec souboru (poslední věta pohybového souboru) 1.C.1 - Tisk protokolu o zařazení DIHM do užívání 1.C.2 - Tisk protokolu o vyřazení DIHM z užívání 1.C.3 - Tisk protokolu o technickém zhodnocení DIHM 1.C.4 - Tisk protokolu o částečném vyřazení DIHM z užívání 1.C.5 - Tisk zápisu o likvidací majetku 1.C.6 - Tisk inventární karty DIHM Popis protokolu o zařazení a vyřazení DIHM: POŘADOVÉ ČÍSLO INVENTÁRNÍ ČÍSLO NÁZEV MAJETKU DRUH MAJETKU SKP VSTUPNÍ CENA ZPŮSOB VYŘAZENÍ (vyřazení) ZŮSTATKOVÁ CENA - ÚČETNÍ (vyřazení) 18

19 DAŇOVÁ (vyřazení) DATUM VYŘAZENÍ Z UŽÍVÁNÍ (vyřazení) ZPŮSOB POŘÍZENÍ (zařazení) INTERNÍ DOKLAD (zařazení) UMÍSTĚNÍ (MÍSTNOST) (zařazení) DATUM UVEDENÍ DO UŽÍVÁNÍ PROTOKOL VYHOTOVIL... DNE... VĚCNOU A FORMÁLNÍ KONTROLU PROVEDL... DNE... Formát 3 a zařazení: DODAVATEL TECHNICKÝ POPIS PŘÍSLUŠENSTVÍ ZEMĚ PŮVODU, STŘEDISKO 1.C.7 - Nastavení parametrů tisku protokolů Podle nabízené volby nastavíte parametry pro tisk Protokolů o uvedení DIHM do užívání stiskem klávesy U, Protokolů o vyřazení z užívání (V), Protokolů o TH DIHM (T) a Protokolů o likvidaci majetku (L). Toto nastavení je nutné před prvním použitím volby tisku protokoly. Pokud neprovedete změny v nastavení parametrů, program při každém dalším tisku bude vycházet z prvotního nastavení. KANCELÁŘ Parametry : HLAVIČKA PROTOKOLU (např. PARLAMENT ČESKÉ REPUBLIKY - SENÁTU) PROTOKOL VYHOTOVIL VĚCNOU A FORMÁLNÍ KONTROLU PROVEDL ČÍSLOVAT PROTOKOLY (A/N) ČÍSLO PROTOKOLU VYTISKNOUT DATUM VYHOTOVENÍ (A/N) 1.C.8 Aktualizace pořadových čísel protokolů Zpětné aktualizace čísel protokolů o zařazení, vyřazení, technické zhodnocení a likvidace podle inventárních čísel 1.C.9 Generace a tisk sestav uživatele Uživatel tady má možnost generovat (vytvářet) libovolnou vlastní sestavu. Zdrojem dat jsou základný datový soubor (ZS) majetku, přidružené soubory (číselníky) a texty. Funkční klávesy: F2 - nová sestava F3 - oprava (aktualizace) existující sestavy F4 - zrušení existující sestavy F5 - tříděni podle kódu (zkrácený název) nebo názvu sestavy F6 - hledání sestavy F7 - přehled (struktura sestavy vybrané položky ze ZS) F8 - začátek souboru sestav (1. věta) F9 - konec souboru sestav (poslední věta) CTRL + T spouštění vygenerované sestavy Tiskárna 1.T - TISKÁRNA (nastavení) Samostatné nastavení parametrů tiskárny (obdoba práce B.2 - Konfigurace DIHM - Řídící znaky tiskárny) pokud je volena její inicializace přímo z programu (práce B.1 - Konfigurace DIHM - Řízení tiskárny). 1.N - návrat na základní nabídku Čárový kód 1.D - ČÁROVÝ KÓD (ČK) 19

20 Tato volba slouží k zpracování ČK a umožňuje: Generace souboru (výstup) pro tisk ČK DIHM pomocí externího SW a HW (vstup) Tisk ČK (volání externího SW, např. fy BROTHERS) Tisk inventury pomocí ČK (přenos dat, aktualizace a tisk inventury) Generace souboru (výstup) pro tisk ČK (objektů) místností pomocí externího SW a HW (vstup) Tisk ČK místností (volání externího SW, např. fy BROTHERS) Ukončení programu Práce 2 1.K - UKONČENÍ PROGRAMU Práce slouží k ukončení programu DIHM a k návratu do základní nabídky programových modulů IN-SY-CO. Volbu nutno potvrdit stiskem klávesy A. 2 - ZALOŽENÍ NOVÝCH PRACOVIŠŤ Tato práce se používá při prvním uvedení programu po jeho instalaci do provozu a při zakládání nového nebo dalšího pracoviště. Lze založit maximálně 100 pracovišť. Současně lze založit na zakládané pracoviště i soubor pracovníků (v případě, že není již založený), který se naplní pomocí práce 8 Pracovníci. Práce 3 3 - ZRUŠENÍ PRACOVIŠTĚ Práce slouží ke zrušení všech dat o DIHM zrušeného pracoviště, které se vybírá ze seznamu pracovišť při volbě této práce v pravé části obrazovky. Práce 4 4 - ČÍSELNÍKY DIHM (STŘEDISKA ) Tato práce slouží k zavedení, rušení, prohlížení a tisku seznamu (číselníků) středisek ( práce 4.1 ), číselníku uživatele (4.2), národohospodářských odvětví ( NHO ) (4.3), zemi (4.4), místností (4.5), kódů pohybů (4.6), souboru dodavatelů (4.7), objektů (4.8) a odborů (4.9) pro všechny pracoviště. Například práce se volí v případě, kdy střediska nebyly založeny nebo potřebujete-li před zpracováním DIHM zkontrolovat, zda je seznam středisek úplný. Tyto seznamy slouží jako číselníky pro výběr kódů pro položek základní věty DIHM: STŘEDISKO, ODBOR, OBJEKT, ČÍSELNÍK UŽIVATELE, NHO, ZEMĚ, MÍSTNOST, KÓD POHYBU a DODAVATEL. Lze při aktualizaci číselníků použít funkční klávesy : F2 - Přidání nové položky F3 - Zrušení vybrané (rozsvícené) položky F4 - Hledání položky podle kódu F5 - Začátek souboru (první věta číselníku) F6 - Konec souboru (poslední věta číselníku) Práce 5 5 - ODPISY DIHM A ODPISOVÉ SAZBY Pokud máte k dispozici správně naplněný základní datový soubor DIHM, můžete provést výpočet daňových a účetních odpisů. Všeobecná pravidla pro výpočet odpisů : - pro výpočet měsíčních odpisů musí být aktuální datum při spouštění programu shodné s měsícem a rokem v zadaném období, za které se výpočet provádí - pro výpočet ročních daňových odpisů musí být aktuální datum při spouštění programu roku následujícího (např. pro výpočet ročního daň. odpisu za rok 2002 je nutný aktuální datum 01.01.2003 a pozdější) - pro výpočet měsíčních i ročních odpisů je nutné provést pouze jeden výpočet! Zpětný přepočet není možné provést, neboť vypočtená výška odpisů se opakovaně přičte k položce oprávek - pro nemožnost zpětného přepočtu je žádoucí a výhodné před zahájením výpočtu 20

21 odpisů provést bezpečnostní kopii dat. V případě nehody nebo nesprávného výpočtu se k původním datům vrátíte obnovou dat z bezpečnostní kopie! Výpočet odpisů DIHM 5.1 - Vypočet odpisů, oprávek a zůstatkových cen DIHM Účetní a daňové odpisy DIHM (nastaveni parametrů odpisů viz B. Konfigurace DIHM, práce B.3 - Odpisy DIHM/DINM a B.4 - Odpisové sazby): 5.1.1 - Výpočet zůstatkových cen účetních odpisů 5.1.2 - Výpočet zůstatkových cen daňových odpisů Tyto dvě volby se používají hlavně po počátečním naplnění databáze DIHM pro výpočet výchozího stavu oprávek a zůstatkových cen. Až potom je možno provádět periodicky výpočty odpisů. Výpočet se provádí buď podle roku pořízení DIHM nebo podle roku zařazení DIHM. Po potvrzení odpovídající odpisové sazby se provede výpočet.výpočet se provádí bez/včetně odpisu předchozího měsíce a bez/s odpisem v měsíci pořízení/zařazení. Tedy výpočet oprávek a zůstatkových cen se provádí jen jednou!! 5.1.3 - Výpočet účetních odpisů Tato volba se používá pro výpočet měsíčních účetních odpisů - pozor na správně nastavený datum startu programu! Výpočet se provádí buď podle roku pořízení DIHM nebo podle roku zařazení DIHM. Pokud jste již v předchozím měsíci provedli výpočet, objeví se informační hláška : POZOR NA PŘEDCHOZÍ VÝPOČET MĚSÍČNÍCH ODPISÚ ZA MĚSÍC yy/zzzz PROVEDENÝ DNE xx/yy/zzzz. Po dalším dialogu a po stisku klávesy A se automaticky provede výpočet. 5.1.4 - Výpočet daňových odpisů Slouží pro výpočet ročních daňových odpisů - pozor na správně nastavený datum startu programu. Před výpočtem nutno zadat způsob odepisování - podle roku pořízení DIHM nebo podle roku zařazení DIHM, zda chcete odepisovat rovnoměrně nebo zrychleně. Po zadání roku, za který chcete roční daňové odpisy počítat, se objeví informační hláška o posledním provedeném výpočtu daňových odpisů. Po dalším dialogu a po stisku klávesy A se automaticky provede výpočet. Odpisové sazby 5.2 - Aktualizace odpisových sazeb účetních (měsíčních) odpisů Tabulky odpisových sazeb 5.2.1 až 5.2.8 se používá pro výpočet oprávek a zůstatkových cen k zvolenému datumu. Tabulky 5.2.X, 5.2.Y a 5.2.Z (daňové účetní odpisy) slouží jako odpisový plán pro výpočet účetních odpisů a je lze aktualizovat z tabulek odpisových sazeb 1995-1998 nebo od 1999 v prvním roce a v dalších letech odpisování pomoci volbě 5.2.A. Odpisový plán se skládá z položek : TŘÍDA OBOR KLASIFIKACE - slouží k rozlišení více odpisových sazeb pro stejné položky SKP+třída+obor ODPISOVÁ SKUPINA SKP ODPISOVÁ SAZBA (PODP) TEXT - název položky podle číselníku SKP Pro práci s odpisovým plánem slouží funkční klávesy : F2 - F10 a CTRL+T - tisk odpisového plánu 5.3 - Aktualizace odpisových sazeb daňových (ročních) odpisů Odpisové sazby ročních daňových odpisů se mění pouze na základě legislativních změn. Daňové sazby jsou rozloženy do prací : 21