Společenství pro dům K Botiči 409/2, Praha 10 - Vršovice se sídlem Praha 10, K Botiči 409/2, PSČ 101 00 k rukám členům výboru SVJ Ing.V.Benešovi, PhDr. L. Kaplanové a D. Vávrovi Věc: Nabídka správy bytového domu K Botiči 409/2 V Praze dne 20.4.2010 Vážení členové výboru, děkujeme Vám, že jste nás oslovili se svou poptávkou a dovolujeme si Vám předložit nabídku na komplexní správu Vašeho bytového domu K Botiči 409/2. Při jejím zpracování jsme vycházeli z údajů zveřejněných v katastru nemovitostí, rejstříku SVJ, ale i z informací získaných při osobní prohlídce objektu, kterou nám umožnila paní doktorka Kaplanová.SVJ. Svoji nabídku jsme strukturovali do 4 částí: část I: část II: Informace o společnosti Kromě základních informací o nás uvedených v této části připojujeme ve zvláštním dokumentu i několik ohlasů od klientů týkajících se kvality námi poskytovaných služeb. Další informace o nás naleznete i na našich webových stránkách. Přehled nabízených služeb a způsob jejich zajištění Z naší nabídky jsme pro Vás vybrali balíček Standard I, který plně pokrývá potřeby běžných SVJ. V této části naleznete detailní popis činností, které tento balíček zahrnuje. část III: Konkrétní nabídka správy pro SVJ K Botiči 409/2 Vycházeli jsme ze základních dostupných informací o objektu získaných z veřejných evidencí a osobní prohlídky. V této části se detailně vyjadřujeme k požadavkům formulovaným v dokumentu Výběrové řízení 042010, které jsme od Vás jako zadání v elektronické podobě obdrželi. část IV: Shrnutí Dovolili jsme si stručně shrnout ty aspekty, které nás dle našeho názoru odlišují od jiných nabídek a kterých si dle ohlasů nejvíce cení naši stávající klienti. - 1
I. INFORMACE O SPOLEČNOSTI, zabývající se správou nemovitostí, se orientuje na správu bytových objektů v oblasti Prahy a Středních Čech. K dnešnímu dni spravujeme 22 bytových domů a komplexů, a to jak novostaveb, tak i starších domů, s celkovým počtem 730 bytových a nebytových jednotek. Informace o struktuře portfolia námi spravovaných objektů naleznete v příloze č. 1. Spravuje řadu nemovitostí na Praze 10. Pražská kancelář naší společnosti je rovněž na Praze 10 je jen několik stanic tramvají od Vašeho domu, a to na Kubánském náměstí 11 v bývalé administrativní budově SKANSKA. V loňském roce jsme zvítězili v několika náročných výběrových řízeních vypsaných developerskými společnostmi na správu nových bytových komplexů (např. GARDEN SPOT Kladno 1.etapa 148 bytových jednotek, celkově 600 jednotek ve 3 letech, Rezidence Smíchovská - 21 bytových jednotek atd.), které po dokončení přejdou pod naši správu. V letošním roce počítáme i s dalším rozšiřováním našeho portfolia. Chceme však i nadále zůstat správní firmou střední velikosti s jasně definovanou osobní zodpovědností a angažovaností, bez zbytečné byrokracie a s jednoznačnou orientací na spokojenost klientů. Máme sjednáno pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou podnikatelskou činností do výše 10 mil Kč, která je garancí bezpečného smluvního vztahu pro naše klienty. Zakládáme si zejména na osobním přístupu ke klientovi. Jak dokládají i přiložené reference, spokojení zákazníci jsou naší nejlepší (a nejlevnější ) reklamou. Pro ilustraci přikládáme několik příkladů ohlasů na naši práci z poslední doby. V minulém roce, jsme např. zvládli krizovou situaci, kdy z důvodu havárie vodovodního potrubí došlo k náhlému narušení statiky domu a bylo nutno provést evakuaci objektu a jeho okamžité statické zajištění. Náš pracovník se do 30 minut od obdržení informace o vzniklých prasklinách dostavit do objektu a řídil celou akci po dobu následujících 12 hodin (viz reference 1 - dopis předsedkyně SVJ Václavkova 6 paní Bártíkové). Díky tomuto profesionálnímu zásahu byl objekt plně stabilizován bez újmy na zdraví a životech vlastníků s tím, že byly rovněž minimalizovány materiální škody. Méně dramatické, ale rovněž potěšující jsou např. ohlasy vlastníků z objektů, které jsme nově převzali do správy a kteří jsou příjemně překvapeni rychlostí a způsobem vyřizování jejich požadavků ve srovnání s jejich předchozí zkušeností (viz reference 2 - emaily pana Hynka a pana Ráry z SVJ Bratislavská 1487 ). Vážíme si i pozitivních reakcí takových klientů jako je paní Kolářová z SVJ Gutova 3317, která se na nás na základě referencí obrátila s prosbou o pomoc přesto, že jsme v té době nebyli správci objektu (viz reference 3). Je pravda, že to, co je pro nás samozřejmostí, vnímají naši klienti občas jako nadstandard (viz reference 4 pana Bureše z SVJ Na Plískavě 1525/2). Pokud - 2
byste si chtěli jakoukoliv referenci ověřit, máme oprávnění sdělit Vám kontakt na uvedené osoby. V současné době jsme plně personálně i technicky připraveni nabídnout naše služby dalším klientům. Na českém trhu máme více než desetiletou praxi v oblasti správy nemovitostí, které předcházela zkušenost jednatelů společnosti ve stejném oboru v zahraničí. V koncepci AVEMA Praha jsme zkombinovali to dobré z obou poskytujeme nadstandardní služby za standardní ceny. Co se skrývá pod tímto sloganem? Vycházíme z jednoduché analýzy potřeb zákazníků, které se dají shrnout do 3 bodů: 1. Poctivost Klient chce poctivého správce, který se o svěřený majetek opravdu stará. Chce mít přehled o tom, co se děje, mít kontrolu nad hospodařením, ale nechce ztrácet čas zdlouhavým telefonováním či pročítáním stohu papírů. Naší zásadou je vysoce transparentní systém správy, který poskytuje úplný a aktuální přehled o všech aktivitách a výdajích týkající se správy daného objektu. Veškeré informace a dokumenty ohledně příslušného SVJ či družstva (výkazy hospodaření se svěřenými prostředky, přehledy plateb a nedoplatků záloh, čerpání fondu oprav, veškeré smlouvy uzavřené jménem společenství, přijaté i vydané faktury, bankovní výpisy, pohled na transparentní bankovní účet atd.) jsou k dispozici v zabezpečené sekci našich webových stránek. Jedná se o uživatelsky naprosto jednoduchý systém, kde veškeré dokumenty jsou uspořádány v adresářích podobně jako v Průzkumníku ve Windows. Nezahrnujeme naše klienty nevyžádanou poštou, ale v případě zájmu mají možnost kdykoliv získat veškeré informace o svém objektu přímo v této zabezpečené sekci. Tento přístup oceňují zejména časově vytížení majitelé. Klienti, kteří nepracují s internetem, dostávají samozřejmě veškeré informace písemně nebo ústně. 2. Spolehlivost Ideální pro klienta je, když veškeré služby fungují tak, že správní firmu ani nepotřebuje kontaktovat... Přestože vybíráme pečlivě své partnery, kvalitu jimi poskytovaných služeb a prací si pravidelně ověřujeme. Každý spravovaný dům má svého manažera objektu (zaměstnanec ), který jej pravidelně (minimálně 1x za týden) navštěvuje, provádí celkovou kontrolu včetně plnění sjednaných služeb a sám podniká příslušné kroky a opatření. Nečekáme, až nám někdo zavolá, že je třeba vyměnit žárovku nebo opravit odlomenou lištu na schodišti, zajistíme to sami. Vyžadujeme od dodavatelů takovou kvalitu úklidu a ostatních prací, jako by se jednalo o náš vlastní dům. - 3
...a když už nastane situace, že klient potřebuje se správcem mluvit, chce, aby byl správce k zastižení a věc samostatně, bez upomínání a včas zařídil. Manažer objektu zná své klienty osobně a zabezpečuje vyřízení veškerých jejich požadavků beze zbytku a včas. Pokud k tomu potřebuje součinnost kolegy, zařídí si ji sám. Pro klienta odpadá zdlouhavé hledání toho správného člověka. Garantujeme rovněž dobu, během které manažer zavolá zpět, pokud s klientem nemohl v dané chvíli hovořit. Stejné pravidlo platí pro vyřizování e-mailových nebo písemných požadavků. Pravidelně zjišťujeme pomocí anket, schránek správce apod. spokojenost klientů s manažerem objektu i celkovými našimi službami a na tuto zpětnou vazbu reagujeme. 3. Příznivá cena + vysoká kvalita Klient nechce platit vysoké správní poplatky a vyžaduje co nejnižší cenu všech služeb a zajišťovaných prací při dodržení vysoké kvality Díky efektivní kombinaci výpočetní techniky a individuálního lidského přístupu jsme schopni poskytovat velmi kvalitní služby při relativně nízkých nákladech. U sjednávaných služeb provádíme důsledně výběrové řízení, a to pravidelně a opakovaně i u dlouhodobých smluvních partnerů. Díky tomuto přístupu můžeme nabídnout našim klientům správu jejich nemovitosti za příznivou cenu. Na druhou stranu není naším cílem ani být nejlevnější za každou cenu a trváme na udržení vysokého standardu kvality všech námi zajišťovaných služeb. - 4
II. PŘEHLED NABÍZENÝCH SLUŽEB a způsob jejich zajištění II.1. Správní činnost Základní balíček Standard I, který bychom si dovolili nabídnout i Vám, plně pokrývá veškeré činnosti spojené běžně se správou nemovitosti, a to jak v ekonomicko administrativní, technické tak i právní oblasti.: Ekonomicko - administrativní oblast: 1. Evidence vlastníků jednotek 2. Předpisy zálohových plateb na úhradu služeb 3. Evidence plateb od vlastníků, kontrola nedoplatků a upomínání opožděných plateb 4. Kontrola přijatých faktur a jejich úhrada v souladu s mandátní smlouvou 5. Příprava pravidelných výkazů týkajících se finančního hospodaření 6. Roční vyúčtování záloh na úhradu služeb včetně vyúčtování čerpání fondu oprav 7. Organizace pravidelných setkání vlastníků 8. Poradenství poskytované Výboru společenství v právních, technických, ekonomických a organizačních otázkách chodu společenství 9. Zajištění plnění zákonných povinností SVJ (vedení účetnictví SVJ, plánování a organizace povinných technických revizí atd.) Technicko - správní oblast 1. Sjednávání smluv s veškerými dodavateli služeb včetně poptávkového řízení (voda, energie, úklid a drobná údržba domů i okolí včetně odklízení sněhu, údržba zeleně, odvoz odpadků, pojištění, technické revize, provoz výtahů atd.) 2. Pravidelná revize platných smluv včetně předkládání návrhů na jejich změnu či uzavření smluv nových 3. Smluvní zajištění oprav a úprav objektu včetně poptávkového řízení 4. Vedení stavebně technické dokumentace a její operativní změny dle skutečného stavu a provedených úprav 5. Řešení havarijních stavů a jiných událostí: sjednání nápravy, informování vlastníků o provedených opatřeních a případných omezeních 6. Řešení pojistných událostí s pojišťovnou včetně veškeré administrativy až do konečného plnění 7. Zpracování a pravidelná aktualizace dlouhodobého plánu rekonstrukcí a úprav objektu ve spolupráci s výborem SVJ - 5
Právní oblast 1. Základní právní poradenství v případných sporech s vlastníky či dodavateli (vymáhání pohledávek, uplatňování reklamací atd.) 2. Právní poradenství a zastupování zájmů SVJ v případných sporech s třetími osobami (odpovědnost za způsobenou škodu atd.) 3. Podávání návrhů na změny zápisu do rejstříku společenství vlastnictví jednotek, katastru nemovitostí, návrh úpravy stanov atd. 4. Smluvní zajištění dalších právních služeb v oblasti nemovitostí II.2. Zajištění ostatních služeb Jak již bylo zmíněno, naší filozofií je poskytnout klientům komplexní služby v co nejvyšší kvalitě za příznivé ceny. Z tohoto důvodu podle hesla Dělej jen to, co umíš dobře pokrýváme klíčové funkce vlastními zaměstnanci a ostatní doplňkové služby zajišťujeme smluvně prostřednictvím vybraných dodavatelů. K této kombinaci jsme dospěli na základě dlouholetých osobních zkušeností a inspirovali jsme se i u zahraničních správních firem, pro které jsme v minulosti pracovali. Konkrétně to znamená, že vlastními zaměstnanci pokrýváme veškeré služby balíčku Standard I (viz č. II.1) s výjimkou havarijní služby a specializovaných oprav, servisních prohlídek a revizí. Standard I obsahuje klíčové činnosti spojené se správou domu, tedy zejména evidenci vlastníků, výpočet záloh, likvidaci dodavatelských faktur, přípravu vyúčtování a účetních výkazů, řešení nedoplatků, technickou správu budov atd. Ostatní služby jako úklid, údržbu zeleně, větší opravy atd. pak zajišťujeme prostřednictvím prověřených partnerů, při jejichž výběru vždy vyvažujeme cenu a kvalitu. Provádíme pravidelná výběrová řízení na veškeré sjednávané služby, a to i u dodavatelů, se kterými dlouhodobě spolupracujeme. Podmínkou platnosti každého výběrového řízení jsou minimálně 3 nezávislé nabídky. Na druhé straně rozvíjíme dlouhodobou spolupráci s osvědčenými dodavateli, na jejímž základě získáváme množstevní slevy a další výhodné podmínky,ty pak plně přenášíme na naše klienty. Ve srovnání s jinými správními firmami dosahujeme úspory zejména v položkách jako je úklid a údržba domu, úklid okolí a údržba zeleně, opravy a rekonstrukce. Každý objekt má svého manažera. Tím je náš zaměstnanec, který provádí důslednou kontrolu u veškerých služeb zajišťovaných externě. Manažer objektu je osobně přítomen u všech větších oprav a přebírá dokončené dílo. U pravidelných činností jako např. úklid provádí kontrolu kvality provedení minimálně 1x týdně při své pravidelné návštěvě objektu. Pokud shledá jakékoliv nedostatky, sám aktivně a bezodkladně zajistí nápravu. - 6
III. KONKRÉTNÍ NABÍDKA SPRÁVY pro SVJ K Botiči 409/2 V případě Vašeho zájmu jsme schopni poskytnout Vám komplexní správu Vaší nemovitosti v rozsahu Standard I (viz čl. II.1) za cenu 195 Kč měsíčně za jednu bytovou či nebytovou jednotku. Jedná se o cenu bez DPH, naše společnost však nicméně v současné době není plátcem DPH, proto by to pro Vás byla cena, kterou byste aktuálně platili. Za celé SVJ by tedy při 21 jednotkách cena činila 4 095 Kč měsíčně. Veškeré služby, které požadujete v zadání výběrového řízení, tedy konkrétně: Zajištění vedení účetnictví, zpracování účetních výkazů a daňových přiznáních Správa veškeré dokumentace Zajištění platebního styku, kontrola správnosti daňových dokladů Zajištění běžné i mimořádné údržby domu, technický dozor stavby Zajištění úklidu domu, okolí a odpadového hospodářství Zajištění pravidelných vyúčtování Poradenství organizačnímu výboru v odborných záležitostech Příprava výběrových řízení na dodavatele, uzavírání smluv a udržování komunikace Zajištění dodržování a plnění všech zákonných povinností a revizí Společenství Zajištění havarijní pohotovosti Kontrola, technický dozor a přebírání dodávek vybraných dodavatelů Navrhování a doporučování úsporných opatření, plánů investic či jiných úkonů směřujících k efektivnímu chodu domu Zajištění komunikace s jednotlivými vlastníky a s třetími stranami Evidence dlužníků a zajištění vymáhání dlužných částek jsou zahrnuty v balíčku Standard I, který Vám nabízíme a jsou tedy kryty paušálním poplatkem za správu 195 Kč měsíčně. Dovolíme si upozornit, že v základním rámci krytém tímto paušálním poplatkem, jsou zahrnuty i následující služby: právní služby našeho zkušeného specialisty na bytové právo, což je u většiny správních firem zvláště placená služba. Jak jsme vyrozuměli při osobní návštěvě, mohla by být pro Vás tato nabídka vzhledem k sporům vedeným s některými z vlastníků velmi užitečná a potenciálně by mohla znamenat pro Vaše SVJ značnou úsporu. Jsme schopni poskytnout Vám kompletní právní poradenství v otázkách týkajících se občanského a blíže bytového práva. Právní služby jsou bezplatné vyjma zastupování při soudním řízení, ke které je zpoplatněno dle běžného advokátního tarifu. I v tomto směru dlouhodobě spolupracujeme se zkušeným advokátem, kterého - 7
Vám v případě zájmu můžeme doporučit. Z naší zkušenosti se však většinu sporů při alespoň minimu dobré vůle na obou stranách podaří vyřešit bez soudního řízení. služby manažera objektu, který je všem vlastníkům k dispozici na telefonu či mailu a osobně dbá na to, aby veškeré jejich požadavky byly včas vyřízeny. Tento pracovník pravidelně alespoň jednou za týden navštíví Váš dům a provede jeho kontrolu. on-line přístup pro všechny vlastníky do uživatelské sekce našich webových stránek, kde jsou v zabezpečené části k dispozici veškeré informace týkající se Vašeho domu (stanovy, výpisy z rejstříků, zápisy ze schůzí, předpisy záloh a vyúčtování, výkazy hospodaření, veškeré faktury a bankovní výpisy, přehledy nedoplatků atd. atd.). Tento systém Vám osobně velmi rádi předvedeme nebo na požádání zřídíme přistup do testovacího prostředí, kde si jej můžete vyzkoušet. Pro úplnost uvádíme, že v balíčku Standard I není zahrnuta vlastní úhrada za úklid, údržbu, havarijní pohotovost, odvoz odpadu apod., ale pouze smluvní zajištění těchto služeb včetně kontroly dodávek, administrace smluv atd. Sazby závisí na rozsahu a další specifikaci jednotlivých služeb, např. cena za běžnou údržbu 200 Kč/hodinu, cena za běžný úklid 0,90-2 Kč/m 2 společných prostor dle četnosti a způsobu provedení atd. Pro ilustraci přikládáme v ceník doplňkových služeb, které jsme rovněž v případě zájmu schopni zprostředkovat (viz příloha 6). Uvědomujeme si, že pro klienta není rozhodující ani tak výše správního poplatku, jako právě celkové náklady za veškeré zajišťované služby. Pokud budete mít zájem, vypracujeme pro Vás detailní kalkulaci celkových ročních nákladů na úrovni jednotlivých bytových jednotek poté, co si s Vámi upřesníme rozsah a specifika poskytovaných služeb. Pokud jste spokojeni se stávajícími službami (např. úklid), není samozřejmě důvod je při přechodu pod naši správu měnit. Ve své poptávce jste požadovali i příklad vyúčtování, a to jak individuálního, tak i celkového za objekt. Vybrali jsme na ukázku vyúčtování malého objektu o 10 jednotkách, který jsme přebírali v září 2009 (vyúčtování je tedy za měsíce 09-12/2009). V daném případě se totiž vyskytuje relativně málo položek, a proto jsou sestavy rozsahem menší, nicméně obsahově to dává úplný obrázek. V příloze 4 je ukázka vyúčtování za jednotku. Základem je sestava 1, další přílohy dodáváme dle dohody s konkrétním společenstvím. V případě tohoto objektu byl požadavek, aby každý vlastník obdržel detailní sestavy nákladů za služby i čerpání fondu oprav. V příloze 5 je pak balíček sestav, které tvoří vyúčtování za celý objekt. Všechny sestavy jsou umístěny v zabezpečené sekci našich webových stránek, kde může každý člen výboru (i kterýkoliv vlastník, pokud má zájem) provést kontrolu vyúčtování. Má k dispozici nejen předkládané sestavy, ale na webu jsou v elektronické podobě i veškeré podklady (všechny faktury, pokladní doklady atd.). Vzhledem k tomu, že se jedná o reálnou ukázku, prosím nakládejte s údaji zde uvedenými jako s důvěrnými. - 8
IV. SHRNUTÍ V dnešní době je na trhu velké množství správních firem, které mají různé pojetí klientského servisu a poskytují služby za různé ceny a v různé kvalitě. V případě společnosti jsme si dali za cíl dosažení optimálního poměru cena-kvalita doplněného o špičkový servis pro všechny vlastníky spravovaných nemovitostí. Dovolte nám stručně shrnout, co naši stávající klienti na našem přístupu nejčastěji oceňují: 1. Efektivnost v komunikaci se všemi našimi pracovníky (maximální využívání elektronické pošty, garantovaný čas odezvy, důsledné vyřízení všech požadavků klientů). Pro 2. Manažer objektu osobně každý týden zkontroluje dům a zařídí odstranění závad. 3. Osobní přístup ke všem klientům. Manažer objektu zná jménem a často i osobně všechny vlastníky v jím spravovaném objektu 4. On-line uživatelský systém v rámci zabezpečené sekce našich webových stránek, kde jsou pro všechny vlastníky k dispozici veškeré dokumenty týkající se jejich objektu. Díky tomuto systému mají všichni, které to zajímá, 100% kontrolu nad tím, jak hospodaříme s jejich majetkem. Ušetří se tak i hodiny zbytečného telefonování a přeposílání papírů či mailů. Na druhou stranu respektujeme, že ne všichni vlastníci chtějí užívat internet. Jim pak poskytujeme veškeré informace písemně, telefonicky nebo osobně. 5. v námi spravovaných objektech máme jen velmi ojedinělé problémy s neplatiči. Dosahujeme toho díky včasnému a důslednému řešení otázky nedoplatků od vlastníků (první upomínka již po 7 dnech po splatnosti zálohy, minimální tolerance, soudní vymáhání). 6. máme sjednáno pojištění odpovědnosti za způsobenou škodu do výše 10 mil Kč. 7. V rámci základního paušálního poplatku je poskytován kompletní správní servis. Neúčtujeme si další poplatky za kde co a neschováváme je mezi jiné náklady. Víte předem, kolik za správu zaplatíte a máte jistotu, že tato cena je konečná. 8. díky důsledně prováděnému výběrovému řízení na služby a opravy dosahujeme ve srovnání s jinými správci nízkých nákladů při udržení vysoké kvality poskytovaných služeb a prací Ve Vašem případě by určitě byla pro všechny vlastníky výhodou blízkost naší kanceláře na Kubánském náměstí. - 9
Jsme si vědomi toho, že s informacemi, které jsme měli k dispozici, nelze poskytnout v rámci této nabídky detailní obraz možné budoucí spolupráce. Jsme samozřejmě připraveni zodpovědět jakékoliv Vaše dotazy osobně, telefonicky (tel. 777 227 267 ), nebo přes e-mail smejkalova@avema.cz.. S pozdravem Seznam příloh: RNDr. Veronika Šmejkalová jednatelka Příloha č.1 Příloha č.2 Příloha č.3 Příloha č.4 Příloha č.5 Příloha č.6 Příloha č.7 Spravované portfolio Reference a ohlasy klientů 1 paní Bártíková, SVJ Václavkova 6 2 pan Hynek a pan Rára, SVJ Bratislavská 1487 3 paní Kolářová, SVJ Gutova 3317 4 pan Bureš, SVJ Na Plískavě 1525 Pojistná smlouva pojištění odpovědnosti za škodu z provozní činnosti Příklad vyúčtování za jednotku Příklad vyúčtování za objekt Ceník doplňkových služeb Návrh mandátní smlouvy o správě domu - 10