Písemnosti při uzavírání kupních smluv 1. část Poptávka Nabídka vyžádaná, nevyžádaná
1. Poptávka (Dotaz) Poptávka (Dotaz) je zpravidla kratší dopis, kterým budoucí odběratel hledá nevhodnějšího dodavatele výrobků, zboží, materiálu nebo služeb. Mívá někdy i formu inzerátu. Poptávka je vždy nezávazná, tzn., že z ní neplynou žádné závazky.
Osnova poptávky: - oslovení (oslovujeme vždy 5. pádem, oslovení nemusí být použito), - sdělení,odkud byly získány informace o dodavateli (např.: inzerát, dřívější spolupráce, doporučení od jiné osoby nebo dodavatele), - důvod poptávky, - přesný popis poptávaného zboží, výrobků, materiálu nebo služeb,
- žádost o zaslání ceníku nebo katalogu, prodejních a dodacích podmínek, - vyslovení přesvědčení o tom, že dodavatel odpoví obratem, popř. v co nejkratší době.
2. Nabídka a)nabídka vyžádaná: Je odpovědí dodavatele na poptávku. Budoucí dodavatel by v ní měl odpovědět na všechny dotazy z poptávky (popřípadě zaslat prospekty nebo vzorky, ceníky..). Pokud dodavatel zboží nemá právě na skladě nebo výrobky už nevyrábí, může nabídnout odběrateli jiný typ zboží, výrobků, služeb nebo materiálu, případně doporučí jiného dodavatele.
Obsah vyžádané nabídky: - oslovení (oslovujeme vždy 5. pádem), - poděkování za poptávku, - popis nabízeného zboží, výrobků, materiálu, služeb (např. cena, provedení, rozměry, způsob balení, atd.), - podací a platební, přepravní podmínky, - výzva k objednávce, - přílohy (katalog, ceník, vzorky, atp.)
Způsoby vyjadřování ve vyžádané nabídce: Poděkování za poptávku: Potěšil nás Váš zájem o naše zboží.. Děkujeme Vám za poptávku po našich výrobcích, službách Popis nabízeného zboží (služby), Dodací, platební a přepravní podmínky: V příloze zasíláme vzorky zboží, o které jste měli zájem.
V ceně výrobků je zahrnuta i doprava. Dodané zboží zaplatíte převodem na náš bankovní účet do čtrnácti dnů po obdržení faktury. Výzva k objednávce: Věříme, že si z naší nabídky vyberete. Ujišťujeme Vás, že Vaši objednávku vyřídíme v termínu.
b) Nabídka nevyžádaná Nevyžádaná nabídka - obchodní dopis, ve kterém se firma snaží získat odběratele. Je určena pro zcela nové odběratele, ale také pro odběratele současné nebo dřívější. Nabídka musí odběratele (zákazníka) zaujmout a přesvědčit. Proto musí obsahovat úplné informace o nabízeném zboží nebo výrobku, materiálu, popř. službách. Důležité části dopisu se zvýrazňují, podtrhávají.
Nevyžádaná nabídka může být uskutečněna i formou inzerátu ve sdělovacích prostředcích, letáku, reklamy, prezentací, výstav, ochutnávek, atd.
Obsah nevyžádané nabídky: - oslovení, - úvod v úvodu pisatel může navázat na dřívější spolupráci s odběratelem, případně způsob, jak se o zákazníkovi dověděl, nebo uvede, proč zákazníka bude nabídka zajímat - popis nabízeného zboží, služby, materiálu nebo výrobku (např. cena, způsob balení, rozměry ),
- dodací, platební a přepravní podmínky, různé služby, slevy, atd., - výzva k objednávce.
Způsoby vyjadřování v nevyžádané nabídce: Úvod nevyžádané nabídky: Na základě naší dřívější dobré spolupráce Vám nabízíme Patříte mezi naše významné obchodní partnery, a proto Vám nabízíme.. Výzva k objednávce: Věříme, že Vás budeme již brzo moci zařadit mezi naše zákazníky. Těšíme se na Vaši objednávku, která se stane základem naší budoucí dobré spolupráce.
Žádost o úpravu nabídky Odmítnutí nevyžádané nabídky a) Žádost o úpravu nabídky: Odběratel v ní žádá o výhodnější smluvní podmínky, než jsou uvedeny v nabídce. Nejčastěji se jedná o snížení ceny, o kratší termín dodávek, atd. Obsah žádosti o úpravu nabídky: - Poděkování za zaslání nabídky, - Důvody, proč je nabídka pro odběratele nevýhodná,
- vyslovení přesvědčení, že dodavatel nabídku upraví, - rozloučení. b) Odmítnutí nevyžádané nabídky: U některých nevyžádaných nabídek je vhodné dřívějším nebo možným dodavatelům odpovědět, i když to bude záporné. Stylizujeme jej tak, aby dopis nevyzněl jednoznačně odmítavě.
Použité zdroje: Literatura: PhDr. O. Kuldová, PhDr. E. Fleischmannová: Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti pro SŠ i pro širokou veřejnost, 5. upravené vydání, Praha: Fortuna, 2004, ISBN 80-7168-896-7. PhDr. Kuldová O., Ing. Kroužek J.: Písemná a elektronická komunikace pro SŠ a veřejnost 1, Praha: Fortuna, 2003 (aktualizováno v r. 2007), ISBN 80-7168-836-3. J. Olchavová, V. Brusová, P. Hais, L. Marešová, P. Palová: Písemná a ústní komunikace, HYL, s. r. o.: 2010, ISBN 978-80-254-6427-4. ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory, Český normalizační institut, Praha, 2007. ČSN 88 61 01 Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci, Český normalizační institut, Praha, 2007.