Ing. Jana Košťálová Uplatnění nástrojů projektového řízení v ESF projektech Univerzita Pardubice
Uplatnění nástrojů projektového řízení v ESF projektech ESF fondy a aktuální rozšíření realizace projektů Univerzita Pardubice a realizované ESF projekty Metodika a doporučení prováděcích institucí v oblasti projektového řízení Míra uplatnění jednotlivých nástrojů projektového řízení v ESF projektech Závěr 2
ESF fondy Evropská politika sociální a hospodářské soudržnosti Strukturální fondy Evropský fond pro regionální rozvoj Evropský sociální fond Fond soudržnosti zdroj:www.strukturalni-fondy.cz 3
ESF fondy a ČR Strategické a obecné zásady společenství Národní strategický referenční rámec Operační program XY Prioritní osa Oblast podpory (jednotlivé výzvy) Projekt zdroj:www.strukturalni-fondy.cz 4
ESF fondy a jejich rozšíření v ČR Národní orgán pro koordinaci využívání fondů EU - Ministerstvo pro místní rozvoj Programové období 2007-2013 Objem prostředků 26,69 mld (782,2 mld. Kč) zdroj:www.strukturalni-fondy.cz 5
Operační programy v ČR 26 OP realizuje 3 cíle: Cíl konvergence je realizován pomocí - 8 tématických operačních programů (21,23 mld. ): OP Doprava OP Životní prostředí OP Podnikání a inovace OP Výzkum a vývoj pro inovace OP Lidské zdroje a zaměstnanost OP Vzdělání pro konkurenceschopnost Integrovaný operační program OP Technická pomoc 7 regionální operační programů (4,66 mld. ) Cíl regionální konkurenceschopnost a zaměstnanost (0,42 mld. ) OP Praha konkurenceschopnost OP Praha adaptabilita zdroj:www.strukturalni-fondy.cz 6
Aktuální stav žádostí, schválených projektů a čerpání Žádosti: 44481 žádostí, 942,2 mld. Kč Schválené projekty: 20689 projektů, 404,3 mld. Kč 66 globálních grantů, 28,9 mld. Kč Z toho 3756 globálních projektů, 16,7 mld. Kč 56,2% z celkové alokace NSRR schváleno. 27,4 % z celkové alokace NSRR proplaceno. zdroj:www.strukturalni-fondy.cz, stav k 2/2011 7
Univerzita Pardubice rozsah realizovaných projektů OP Výzkum a vývoj pro inovace 2 projekty výzkumná centra, 536,5 mil Kč. OP Vzdělání pro konkurenceschopnost, prioritní osa č. 2 Terciální vzdělávání, výzkum a vývoje Oblast podpory Vysokoškolské vzdělávání, Lidské zdroje ve výzkumu a vývoji, Partnerství a sítě 14 projektů, 258,5 mil. Kč zdroj: www.upce.cz 8
Rámec, metodika a doporučení prováděcích institucí Obecná pravidla a doporučení postupů při žádosti o poskytnutí prostředků na projekt prostřednictvím MPMR, správců jednotlivých OP Detailní prováděcí předpisy na úrovni jednotlivých institucí (výzvy, metodiky, příručky,...) Rozhodnutí o přidělení dotace Obecné legislativní podmínky (např. pravidla pro zadávací řízení) Interní pravidla příjemce dotace jako instituce zdroj: www.esf.cz 9
Míra uplatnění jednotlivých nástrojů projektového řízení v ESF Základní informační dokumenty ESF obecné instrukce: Doporučují používat PM jako hlavní nástroj řízení projektů Doporučují na pozice manažerů a administrátorů projektů profesionály s teoretickými a praktickými znalostmi PM Doporučený postup: Projektový záměr Studie proveditelnosti Analýza nákladů a přínosů (CBA) Logický rámec Detailní rozpočet Samotná realizace rozsah doporučených nástrojů menší Obecné upozornění na velkou administrativní náročnost ESF projektů zdroj: www.esf.cz 10
Míra uplatnění jednotlivých nástrojů projektového řízení v ESF Výzvy, příručky pro žadatele, příručky pro příjemce, metodické dopisy OP VpK: Příručka pro žadatele OP VpK Projektový záměr měřitelný cíl projektu Logický rámec (doporučená metoda) Plán komunikace Realizaci projektového řízení formou projektových schůzek Řízení rizik Nastavit pravidla monitorování a dokumentace projektu Definuje rozsah činností manažera projektu pro oblast řízení projektu Příručka pro příjemce OP VpK Řeší detailně způsob čerpání nákladů, dokladování, monitorování, řízení změn, pravidla pro povinnou publicitu projektu zdroj: www.esf.cz 11
Definování projektu Definování projektu formou žádosti Cíl projektu Popis klíčových aktivit Jednoduchý harmonogram realizace klíčových aktivit Detailní rozpočet Personální obsazení Analýza rizik a plánovaná opatření na jejich snížení, eliminaci Definice cílových skupin Definici monitorovacích indikátorů jako nástrojů sledování plnění plánu 12
Detailní plánování projektu Detailní definování plánu projektu: Plán řízení projektu doporučeno v obecné rovině Definice činností, sledu činností, odhad trvání, definování zdrojů (formou WBS, Gantova diagramu) není metodicky řešeno, v jednotlivých MZ detailní plánování činností v rámci KA na následující období. Detailní plánování činností projektu jako celku a sledování jejich realizace záleží na přístupu řešitele projektu. Návrh detailního harmonogramu není požadováno, harmonogram v rámcové podobě - součást žádosti - je závazný, detailnější členění je na realizátorech Plán řízení rizik definovány základní rizika projektu v žádosti, postupy a mechanismy sledování, řízení a realizace opatření je na řešiteli projektu Detailní návrh rozpočtu velmi podrobně zpracovaný dokument, metodicky nejpodrobněji zpracována pravidla pro nastavení nákladů, jejich čerpání, dokladování a případné změny 13
Detailní plánování projektu Detailní definování plánu projektu: Plánování kvality sledována kvalita propagace projektu, dokumentování, sledování dalších oblastí je na řešiteli projektu Plánování komunikace doporučeno nastavení pravidel v obecných dokumentech, záleží na řešiteli, pravidlech organizace Plánovánířízení změn Podstatné změny zpětná vazba 3 měsíce Nepodstatné změny Omezení vztažená ke kráceným položkám, procentická omezení pro přesuny mezi kapitolami projektu Málo flexibilní zapojování zdrojů především projektového týmu (administrativně náročné) Problematické přesměrování zdrojů v případě nadhodnocení nákladů v etapě plánování Plánování dodávek ovlivněno povinností slučovat podobná plnění napříč organizací příjemce a povinnost výběrových řízení (především u velkých institucí, kde přesahují plnění stanovené limity pro povinnost VŘ) 14
Řízení projektu v průběhu realizace Sledování plnění plánu (činnosti, časování, rozsah použitých zdrojů) dle přístupu řešitele Sledování čerpání rozpočtu požadavky zpracovány detailně Řízení změn dle charakteru změn, podstatné změny s potřebným předstihem na schválení, nepodstatné změny vhodné průběžné odsouhlasení Realizace jednotlivých KA a z nich vyplývajících činností ovlivněna povinností realizovat zadávací řízení 15
Monitoring Projekty sledovány po monitorovacích obdobích (3/6 měsíců) Systém monitorovacích zpráv za jednotlivá MO Velký rozsah dokladování (účetní doklady, doklady k čerpání osobních nákladů, výpisy) Některé údaje dokladovány nad požadavky zákona o účetnictví Dlouhá zpětná vazba (dalších 6 měsíců + období na zapracování úprav) Neúměrné dokladování minimálních částek Sledování projektů po administrativní a finanční stránce méně po věcné stránce projektů 16
Pozitivní přínosy ESF projektů Důležitý zdroj pro rozvoj navzdory probíhající ekonomické krizi a škrtům státních výdajů Cílení zdrojů do krajů ČR Zvyšování konkurenceschopnosti Zvyšování investiční a materiálové vybavenosti Kurzy a školení především v oblasti celoživotního vzdělávání Zvyšování kvality od primárního po terciální vzdělávání zdroj: www.esf.cz 17
Negativní přínosy ESF projektů Vysoká administrativní náročnost Sledování projektů po administrativní a finanční stránce méně po věcné stránce projektů Nízká flexibilita v čerpání zdrojů Délka projektů vede ke sklouzávání k procesnímu pojetí činností Nízká míra uplatnění nástrojů PM Nevyužití šance početné skupině realizátorů představit a naučit je pracovat v duchu PM zdroj: www.esf.cz 18
Opatření pro posílení využívání nástrojů PM v ESF projektech Propagace směrem k řešitelům Realizátoři jednotlivých OP Obecná doporučení Odkazy na platné metodiky V rámci realizace projektů zvyšování kvalifikace manažerů projektů v oblasti PM Zapracování do aktualizovaných metodických dokumentů Oborová sdružení (SPŘ, PMI) - aktivní propagace směrem k řešitelům Vznik sekce při SPŘ zabývající se problematikou projektů ve veřejném sektoru a projektů spolufinancovaných z fondů EU jako platformy pro výměnu zkušeností, tvorbu odborných stanovisek a propagaci projektového řízení v oblasti veřejné správy a ESF 19
Děkuji za pozornost Univerzita Pardubice