Společenské vědy v H2020 (WP 2016-17) Finanční a administrativní aspekty projektů Praha, 19. ledna 2016 Lucie Honzátková Finanční NCP pro projekty 7. RP/H2020
Základní dokumenty Participant Portal www.h2020.cz 2
Nejčastější typy projektů v SSH Výzkumné a inovační akce (RIA) Inovační akce (IA) Koordinační a podpůrné akce (CSA) Co to mj. znamená? úhrada celkových způsobilých nákladů ve výši 100 % (výjimka pro IA ziskové subjekty 70 %) RIA, IA: nutné konsorcium = min. tři na sobě nezávislé subjekty ze tří různých zemí EU nebo zemí asociovaných* k H2020 + nad rámec min. počtu také subjekty z ostatních zemí CSA: i jeden subjekt (ověřit ve výzvě) Specifikace ve výzvě Type of Action:.. *Albánie, Bosna a Hercegovina, Faerské ostrovy, Makedonie, Island, Izrael, Moldávie, Černá hora, Norsko, Srbsko, Turecko, Ukrajina, Švýcarsko (částečně asociovaná země pilíř 1, šíření excelence a podpora účasti, Euratom, ITER) 3
Příklady aktivit v projektech SSH Účast na konferencích, projektových setkáních - čas - cestovné Výzkum/inovace - čas - spotřební materiál - vybavení - Ochrana duševního vlastnictví Networking - čas - cestovné - Audit (1. stupně). Publikace, vzdělávací materiály - čas - tisk - šíření - ICT tools - čas - subdodávka (?) - Tvorba www stránek projektu Organizace konferencí, workshopů, projektových setkání - čas - pronájem místností, techniky - catering - materiály - Tvorba strategických dokumentů, analýz - čas - 4
Základní nákladové kategorie projektů SSH I. Osobní náklady II. Ostatní přímé náklady Cestovné Dlouhodobý majetek Ostatní zboží a služby III. Subdodávky IV. Nepřímé náklady (25 % z přímých nákladů bez subdodávek) 5
I. Osobní náklady Rozpočet projektu - klíčové údaje: celkový počet člověkoměsíců za instituci (person-months) dle časové náročnosti naplánovaných aktivit v projektu (WP) indikativní sazba za 1 člověkoměsíc za instituci (v EUR) vycházet z finanční historie zaměstnance/ kategorie zaměstnanců obsahuje superhrubou mzdu zaměstnance běžná výše mzdy, možno zohlednit případný obvyklý nárůst mezd komunikace s personálním oddělením! Realizace projektu na co si dát pozor: výpočet v souladu s MGA (hodinová sazba, způsobilost složek mzdy) omezení vyplácení projektových bonusů objektivní kritéria, max. 8000 EUR/pracovníka/rok (při plném úvazku) evidence odpracované doby (timesheets) 6
II. Ostatní přímé náklady Cestovní náhrady Návrh projektu a rozpočet celková výše cestovních náhrad zaměstnanců se odvíjí od počtu naplánovaných služebních cest (projektové meetingy, konference, apod.) nutnost prokázat nezbytnost cesty pro projekt u každé služební cesty je nutné vzít v úvahu různou výši nákladů cest do plánovaných destinací způsobilé jsou i cesty externích expertů (jejich účast zmínit v návrhu projektu) velmi nákladné cesty je vhodné zmínit v projektovém návrhu nebo později zkonzultovat (předem) s projektovým úředníkem Realizace projektu dodržování národní legislativy a běžné příjemce týkající se služebních cest pozor na prodlužování služebních cest z osobních nebo jiných pracovních důvodů 7
II. Ostatní přímé náklady Vybavení, infrastruktura a jiná aktiva Návrh projektu a rozpočet příjemce do rozpočtu naplánuje poměrnou výši účetních odpisů (podle doby a intenzity využití v projektu vůči celkové kapacitě vybavení) Realizace projektu při nákupu nutné oslovit více dodavatelů a provést výběr: dodržení principu best value for money respektování národní legislativy/ běžné praxe příjemce archivace dokumentů týkajících se výběru dodavatele v případě nákupu nového vybavení, je nutné správné načasování výběru a nákupu 8
II. Ostatní přímé náklady Ostatní zboží a služby Návrh projektu a rozpočet Co do této nákladové kategorie spadá? spotřební materiál náklady na diseminaci (Open Access, tisk publikací, ) náklady spojené s IPR (např. náklady na ochranu výsledků projektu) audit 1. stupně (Osvědčení o finančních výkazech CFS) předkládá příjemce na konci projektu pokud jeho příspěvek EU 325 tis. EUR (limit nezahrnuje nepřímé náklady) překlad dokumentů logistické zajištění projektových meetingů (zajištění místnosti, catering atd.) Realizace projektu nutný výběr dodavatele: dodržení principu best value for money respektování národní legislativy/ běžné praxe příjemce archivace 9
Návrh projektu a rozpočet III. Subdodávky identifikace projektových úkolů, které je nutné zadat externě limitovaný rozsah (subdodavatel vs. partner v projektu) pozor na úkoly svěřené koordinátorovi v čl. 41.2b) GA subdodávky mezi partnery nejsou povoleny není vhodné uvádět jméno subdodavatele (transparentní výběr) do rozpočtu odhad ceny subdodávky Realizace projektu před zadáním oslovit více subdodavatelů a provést výběr dodržení principu best value for money respektování národní legislativy/ běžné praxe příjemce archivace dokumentů týkajících se výběru subdodavatele správné načasování výběru subdodavatele nová subdodávka zpravidla vyžádá změnu GA 10
Rozpočtová tabulka v návrhu projektu (část A) Research and Innovation Actions, Coordination and Support Actions Innovation Actions 11
PEVNÁ SAZBA SKUTEČNÉ NÁKLADY Formy nákladů a kritéria způsobilosti I. Osobní náklady II. Ostatní přímé náklady Cestovné Dlouhodobý majetek Ostatní zboží a služby III. Subdodávky kritéria způsobilosti nákladů (např.): nezbytný pro projekt skutečný vzniknout v době trvání projektu zanesen v účetnictví ověřitelný uveden v indikativním rozpočtu soulad s legislativou a běžnou praxí příjemce dodržení principu 3E V. Nepřímé náklady (25 % z přímých nákladů bez subdodávek) náklady, na které je sazba aplikována, musí splňovat kritéria způsobilosti 12
Na co myslet při plánování rozpočtu respektovat běžnou praxi organizace (cestování, odpisy, režijní náklady, mzdové směrnice, ) komunikovat s projektovým, účetním, personálním oddělením rozplánovat časovou náročnost projektových aktivit tzv. člověkoměsíce stanovit sazbu za člověkoměsíc (superhrubá mzda) detailně zvážit nákladové položky (potřeba subdodávek, audit, počet cest ) pohlídat si adekvátnost zdrojů vůči plánovaným aktivitám zohlednit možný pohybu kurzu, růst mezd, apod. stále jde o odhad v průběhu projektu možné přesuny prostředků mezi nákladovými kategoriemi i mezi partnery (nesmí mít vliv na projektové aktivity) celkovou výši schváleného rozpočtu nelze navýšit náklady je nutné plánovat v EUR (celá čísla) min. 15 % schváleného grantu bude nutné dočasně pokrýt z vlastních zdrojů 13
Platby v projektu Zálohová platba na začátku projektu automaticky ponížena o odvod do garančního fondu (GF) Průběžné platby po schválení průběžných zpráv EK (výše se odvíjí od finančních výkazů) max. do výše 85 % schváleného příspěvku EU (GF 5 % a zádržné 10 %) Platba zůstatku po schválení závěrečné zprávy závěrečné vyrovnání předchozích plateb a vykázaných nákladů příjemcem (vč. převodu z garančního fondu a zádržného) 14
Participant Portal http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html = zdroj informací (WP, pravidla, manuály, ) předkládání projektových návrhů, komunikace s EK, PIC (Participant Identification Code) ECAS účet (mailová adresa!) H2020 online manual projektové role x role v organizaci 15
Role v Participant Portal SELF REG. SELF REG. Zdroj: Prezentace EK 16
Editační pravomoci dle rolí P P 17 Zdroj: Prezentace EK
Nominační pravomoci dle rolí Zdroj: Prezentace EK 18
www.tc.cz www.h2020.cz Finanční dotazy: lojkova@tc.cz, honzatkova@tc.cz Právní dotazy: kotoucek@tc.cz, kratenova@tc.cz