MANAGEMENT. Modelování procesů

MANAGEMENT Modelování procesů doc. Ing. Monika MOTYČKOVÁ (Grasseová), Ph.D. Univerzita obrany Fakulta ekonomika a managementu Katedra vojenského managementu a taktiky Kounicova 44/1. patro/kancelář 103 Tel.: +420 973 44 29 75 E mail: monika.motyckova@unob.cz Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Název projektu: Inovace magisterského studijního programu Fakulty ekonomiky a managementu Registrační číslo projektu: CZ.1.07/2.2.00/28.0326

Obsah Procesní model organizace a hierarchická struktura procesů Identifikace oblastí a skupin procesů Identifikace procesů a popis jejich kontextu Popis průběhu procesů Analýza procesů Optimalizace procesů

Literatura Základní GRASSEOVÁ, Monika a kolektiv. Procesní řízení ve veřejném i soukromém sektoru. [Monografie]. Brno: Computer Press, 2008, 266 s. ISBN 978-80-251-1987- 7. Doporučená ČSN EN ISO 9000:2006, Systémy managementu jakosti Základní principy a slovník 3

PROCESNÍ MODELOVÁNÍ = POPIS SOUČASNÉHO STAVU PROCESŮ těmi informacemi, které jsou z hlediska následující analýzy a optimalizace procesů rozhodující v souladu se zadáním. Výsledkem procesního modelování je vytvořený procesní model organizace (případně její části). 4

Finanční cíle Zákaznické cíle Procesní cíle Kompetenční cíle Posílit vztah se zákazníky ve všech segmentech Lídr na trhu v segmentu... Zvýšit obrat Zvýšit uspokojení zákazníkù Zlepšit porozumění zákazníkùm Rozšířit znalosti zamìstnancù Posílit vztah se zákazníky Zvýšit produktové know-how Zvýšit zisk Zvýšit úspěch reklamy Zvýšit spokojenost zamìstnancù Zlepšit image brandu Zkrátit vývoj Zvýšit profitabilitu Zkrátit dobu objednání Optimalizovat současné procesy Zlepšit management znalostí PROCESNÍ MODEL OBSAHUJE POPIS PROCESŮ A DALŠÍCH STRUKTUR ORGANIZACE Struktura procesů Struktura cílů Struktura produktů a služeb Všechny struktury vzájemně integrovány Úroveň přehledu procesů: Přehled oblastí, skupin procesů až na úroveň procesů Struktura aplikací Aplikace Modul 1 Modul 2 Strategie organizace Funkce zpracování dat Funkce zpracování dat Úroveň procesu: Přehled hlavních charakteristik procesu Organizační struktura Úroveň podprocesů: Přehled podprocesů popsaného procesu Úroveň činností: Přehled činností popsaného podprocesu Struktura dokumentace Mapa znalostí Pracovník vypořádání obchodu vyžaduje 3 3 Komunikační schopnost a pružnost Jistota v jednání a rozhodovací schopnost 5

KLÍČOVÉ ČINNOSTI FÁZE B. A. Příprava projektu zavedení procesně orientovaného řízení B. Popis současného stavu procesů C. Provedení procesní analýzy D. Návrh cílového stavu procesů a organizačních změn E. Příprava a zavedení cílového stavu procesů a organizačních změn 1. Identifikace oblastí a skupin procesů hlavní, řídící, podpůrné 2. Identifikace procesů dané oblasti a popis jejich kontextu (informace o nich) 3. Rozdělení procesů na subprocesy (podprocesy) 4. Popis průběhu subprocesů (činnosti) a informací o všech činnostech 6 6

AD B1) Identifikace oblastí a skupin procesů hlavní, řídící, podpůrné Oblasti procesů rozdělujeme do kategorií dle přidávání hodnoty pro externího zákazníka hlavní, řídící a podpůrné. Je vhodné rozvážit jejich význam pro organizaci a možné dopady při selhání dané oblasti procesu. 7

Klasifikace procesů podle důležitosti hlavní, řídící, podpůrné Procesy UO podle jejich důležitosti Hlavní procesy Řídící procesy Podpůrné procesy OBLASTI PROCESŮ PODLE DŮLEŽITOSTI Výchovně vzdělávací oblast Vědecko-výzkumná oblast Oblast tvorby vnitřních předpisů a norem Oblast plánování a hodnocení činnosti a rozvoje UO Oblast volby orgánů UO a fakult Oblast Public Relations Oblast lidských zdrojů Oblast financování Oblast logistiky, atd. 8

AD B1) Identifikace oblastí a skupin procesů hlavní, řídící, podpůrné VÝCHOVNĚ VZDĚLÁVACÍ OBLAST HLAVNÍ PROCESY a) SKUPINA PROCESŮ: POSKYTOVÁNÍ AKREDITOVANÉHO VZDĚLÁVÁNÍ b) SKUPINA PROCESŮ: POSKYTOVÁNÍ NEAKREDITOVANÉHO VZDĚLÁVÁNÍ 9 9

Ad B2) Identifikace procesů dané skupiny a popis jejich kontextu (informace o nich) Příklad A) Univerzita obrany VÝCHOVNĚ VZDĚLÁVACÍ OBLAST HLAVNÍ PROCESY a) SKUPINA PROCESŮ: POSKYTOVÁNÍ AKREDITOVANÉHO VZDĚLÁVÁNÍ Proces XY: Poskytování bakalářského vzdělávání Proces XY: Poskytování magisterského vzdělávání Proces XY: Poskytování doktorského vzdělávání b) SKUPINA PROCESŮ: POSKYTOVÁNÍ NEAKREDITOVANÉHO VZDĚLÁVÁNÍ Proces XY: Poskytování kariérového vzdělávání důstojníků Proces XY: Poskytování odborného a speciálního vzdělávání Proces XY: Provádění vyžádaného školení 10 10

Ad B2) Identifikace procesů dané skupiny a popis kontextu PROCESŮ(informace o nich) Možný postup popisu kontextu procesu: Jaké cíle sleduje proces? Jak měřím cíle (tedy jakými ukazateli)? Jaké jsou parametry procesu (cílové hodnoty)? Jaké regulátory řízení mají vliv na proces? Jaký vstup proces dostane? Kdo dodá tento vstup (tedy jaký proces předchází, případně od jakého externího dodavatele vstup získáme)? Jaký výstup má proces? Kdo dostane výstup (tedy kdo je zákazníkem procesu, a který proces následuje)? Je proces podporován informačními technologiemi? Jsou k dispozici všechny potřebné zdroje? Jsou definována všechna rozhraní procesu (návaznost na procesy ostatní)? Kdo je zodpovědný za proces (vlastník procesu)? Kdo proces vykonává? Kdo proces řídí? Kdo na procesu spolupracuje (součinnost)? Jak často se proces opakuje a jak dlouho trvá? Atd. 11 11

R MO č. 20 /2 007 Zá sady tvorby systematizova ných míst je potřeb ný pro pro vád í Oddě len í říze ní o brany státu (K401 ) rozh odu je o N K 401 je potřeb ný pro Pu b-70-01 -0 1, Příprava příslušn íků AČR pro vád í Oddě len í druh ů vojsk (K40 2) rozh odu je o sp olupra cuje na N K 402 Externí lektor Zá kon č. 2 21/19 99, o vojácích z p ovolání je potřeb ný pro pro vád í Sku pin a správní sp olupra cuje na U čitelé U O (mimo Ú OTS) D ůstojn ík zařaze ný na slu žebn í místo vytvořený uče bní plá n dů sto jnického ku rzu R ozkaz ve věce ch pe rso nálních Profil a bsolventa dů sto jnického ku rzu Zá kon č. 1 11/19 98, o vysokých ško lách je vstup em pro Zp ra covan ý ročn í plán je vstup em pro rezortu MO je vstup em pro je vstup em pro Po skytn uté magiste rské vzd ělá vání po sky tu je v stup pro Plán čin nosti a rozvoje reozo rtu Mo na rok po sky tu je v stup pro da ta báze PIS Eviden ce vojá ků z po volá ní je potřeb ný pro po sky tu je v stup pro je vstup em pro PR OCES: Po skyto vání karié ro vého vzdě lává vní d ůstojn íků po dpo ruje Prové st kvalitní přípravu na výko n bu dou cí funkce po dpo ruje Ap lika ce PIS Po dpo ra revize ta bulek po čtů so učástí rezo rtu MO má vý stup vy tv áří v ýstup p ro vy tv áří v ýstup p ro má vý stup Po skytn uté kariérové vzdě lává ní d ůstojn íků R ozkaz ve věce ch pe rso nálních C ertifikát o u konče ní kurzu da ta báze PIS Eviden ce vojá ků po volá ní 12 12

Ad B3) Rozdělení procesů na subprocesy (podprocesy) PROCES: Poskytování kariérového vzdělávávní důstojníků SUBPROCES: Provedení kurzu vyšších důstojníků pře dchází SUBPROCES: Provedení kurzu generálního štábu 13 13

Ad B4) Popis průběhu subprocesů (činnosti) a informací o všech činnostech SUBPROCES: Provedení k urzu generálního štábu KGŠ je z veřejněn ve Věstníku MO Příprava KGŠ Provedení KGŠ Vyhodnoc ení KGŠ KGŠ byl proveden

Ad B4) Popis průběhu subprocesů (činnosti) a informací o všech činnostech Organizační prvek, který činnost vykonává (provádí). Těm činnostem kde to bylo logicky a metodicky vhodné, přiřadíme organizační prvky nebo funkční místa, které: činnost řídí; na činnosti spolupracují; výsledek činnosti schvalují. Vstupy (vstupní nosiče informací) nezbytné pro provedení činnosti, dokumenty, databáze. "Regulátory řízení", kterými se řídí realizace činnosti. Výstupy vytvářené činností, tedy co je konkrétně jejím výsledkem. Doba trvání činnosti. Funkce informačního systému (aplikace) podporující provádění činnosti. Atd. 15

Ad B4) Popis průběhu subprocesů (činnosti) a informací o všech činnostech RMO č. 20/2007 Zásady tvorby systematizovaných míst Zákon č. 221/1999, o vojácích z povolání Plán činnosti a rozvoje reozortu Mo na rok pro vád í Oddělení řízení obrany státu (K401) Pub-70-01-01, Příprava příslušníků AČR Rozkaz ve věcech personálních Profil absolventa důstojnického kurzu rozh odu je o NK 401 Příprava KGŠ pro vád í Skupina správní Přehled ex kurzí a jejich finančního zabezpečení KPSP, PSP Rozvrh hodin kurzu Přehled ex terních lektorů 16 16

Hierarchická struktura procesů Oblasti procesů Skupiny procesů Procesy Subprocesy Činnosti 17 17

A. Příprava projektu zavedení procesně orientovaného řízení Klíčové činnosti fáze C. B. Popis současného stavu procesů Analýza věcné a logické správnosti všech procesů zjištění procesních nedostatků 1. Analyzování procesních nedostatků v subprocesu Analýza z hlediska nastavení subprocesu Analýza z hlediska věcné a logické správnosti subprocesu 2. Prověření správnosti a upřesnění návrhu popisu procesních nedostatků zjištěných u subprocesu 3. Analyzování procesních nedostatků v procesu Analýza z hlediska nastavení procesu Analýza z hlediska věcné a logické správnosti procesu 4. Prověření správnosti a upřesnění návrhu popisu procesních nedostatků zjištěných u procesu 5. Projednání a dokončení návrhu popisu procesních nedostatků 6. Zpracování záznamu o provedení analýzy procesu C. Provedení procesní analýzy D. E. Návrh Příprava cílového a zavedení stavu cílového procesů a stavu procesů organizačních a organizačních změn změn 18 18

Analýza procesů Proces můžeme analyzovat z různých hledisek s cílem určit potenciál pro zlepšení. Typy analýz: Analýza z hlediska správnosti nastavení procesu (základní). Analýza z hlediska věcné a logické správnosti procesu (základní). Analýza variantnosti. Analýza činností nepřinášejících hodnotu. Analýza zákazníků. Analýza obsluhy. Analýza organizačních přerušení. Analýza prostorových přerušení. Analýza časových přerušení. Analýza informačních potřeb. Analýza chyb.

Analýza procesu Typ: Analýza z hlediska věcné a logické správnosti procesu U analyzovaného procesu zjistěte, zda existují: činnosti, které nejsou nezbytné pro vytvoření výstupu procesu; zdrojově nebo časově náročné činnosti, které nepřidávají konkrétní hodnotu do výsledku procesu (studium podkladů, vyjasňování, schvalování, kontrola, přeprava, přeskladňování apod.); svým charakterem paralelní činnosti (činnosti je možné provádět souběžně, jelikož na sobě nejsou logicky ani věcně závislé), které probíhají sekvenčně (činnosti probíhají na časové ose za sebou); duplicitní a víceplicitní činnosti; vazby mezi činnostmi, které způsobují nesouslednost v čase nebo z hlediska využívaných výstupů; zpětné smyčky způsobující opakování sekvence činností bez podstatného přínosu pro vytváření výstupu procesu; zbytečné časové prodlevy nebo prostorová přerušení; kompetenční problémy při zapojení organizačních prvků a pracovníků do realizace činností procesu. 20

V návrhu cílového (optimalizovaného) procesu se na základě analýzou zjištěných nedostatků uvádí ZPRAVIDLA následující opatření: odstranění činností nebo subprocesů, které nejsou nezbytné pro vytvoření výsledku procesu A. Příprava projektu zavedení procesně orientovaného řízení Klíčové činnosti fáze D. B. Popis současného stavu procesů D. Návrh cílového stavu procesů a změn E. Příprava a zavedení cílového stavu procesů změn přeskupení existujících činností nebo subprocesů, které probíhají sekvenčně, ale mohly by probíhat paralelně přeskupení činností nebo subprocesů k odstranění nesouslednosti v čase nebo z hlediska využívaných výstupů úprava kompetencí vlastníka procesu nebo organizačních prvků nebo funkčních míst, kteří jsou do realizace činností procesu zapojeni potřebnost všech stanovených vstupů nebo jsou potřeba jiné vstupy, které chybí (včetně změn ve struktuře a obsahu vstupních nosičů informací) úprava nebo zrušení existujících nebo nutnost vydání nových interních normativních aktů změna v používaných nebo zavedení nových komunikačních a IS C. Provedení procesní analýzy