Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Markéta Bušková ECM konzultant, SEFIRA
Agenda Přínosy a problémy elektronizace zdravotních záznamů Standardy a normy Jak na elektronické záznamy Shrnutí 22. září 2011 2
Přínosy elektronizace záznamů pacienta Efektivní sdílení informací Data dostupná kdykoliv 24/7 Snížení nákladů Nové možnosti výměny informací Snazší přístup k informacím 26. září 2011 3
Problémy elektronizace záznamů pacienta Nedokončený standardizační proces Snazší přístup k informacím Větší důraz na zabezpečení z důvodu možného zneužití dat o pacientech možnost snáze poškodit, kopírovat, rozšiřovat, aniž by to bylo rozpoznáno Velké objemy dat Nutnost pravidelné údržby 26. září 2011 4
Standardy a připravované normy Normy ISO/TS 21547:2010 Bezpečnostní požadavky pro archivování elektronických zdravotních záznamů Principy ISO/TR 21548:2010 Bezpečnostní požadavky pro archivování elektronických zdravotních záznamů Směrnice 26. září 2011 5
Související normy Standardy a připravované normy ISO/TR 18492 Long-term preservation of electronic document-based information ISO 14721 Space data and information transfer systems Open archival information system Reference model ISO 15489-1 Information and documentation Record management Part 1: General ISO 15489-2 Information and documentation Record management Part 1: Guidelines ISO/TR 15801 Document management Elektronicky uložené informace Doporučení pro důvěryhodnost a spolehlivost ISO 19005-1 Document management Electronic document file format for long-term preservation Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) (and Cor 1:2007) ISO 23081-1 Information and documentation Record management processes Metadata for records Part 1: Principles ISO/TS 18308 Health informatics Requirements for an electronics health record architecture ČSN EN 13606-1,2,3,4 Komunikace elektronického zdravotního záznamu ČSN ISO/IEC 17799 Informační technologie - Bezpečnostní techniky - Soubor postupů pro management bezpečnosti informací ISO/TS 22600 Health informatics Privilege management and access control ČSN EN ISO 27799 Zdravotnická informatika - Systémy řízení bezpečnosti informací ve zdravotnictví využívající ISO/IEC 27002 ČSN ISO/IEC 13888 Bezpečnostní techniky IT - Nepopiratelnost - Část 1: Všeobecně 26. září 2011 6
Standardy a připravované normy Zavádění nových standardů v ČR Standard HL7 DUFF Určený pro dokumenty ve zdravotnictví Strukturovaná informační jednotka obsahující el. dokument, metadata, kontextuální informace a pomocná data Založen na otevřených standardech Možnost používat i pro obrázky, videa, PDF atd. Zobrazení nativně pomocí internetového prohlížeče 22. září 2011 7
Připravme se na budoucnost 22. září 2011 8
Co je záznam pacienta? Dokument (nebo datová zpráva), který obsahuje identifikační informace pacienta a informace týkající se jeho zdravotního stavu. < <xs:element name="podanihpn"> <xs:annotation> <xs:documentation>podání elektronické "neschopenky" (HPN - hlášení pracovní neschopnosti) - v podání je možné zasílat formuláře (dokumenty) 1.díl HPN (hlášení OSSZ o vzniku DPN), 2. díl HPN (hlášení OSSZ o ukončení DPN) a HOL (hlášení ošetřujícího lékaře)</xs:documentation> </xs:annotation> <xs:complextype> <xs:sequence> <xs:element name="uzemnipracovistessz" minoccurs="1" maxoccurs="1"> <xs:annotation> <xs:documentation>hlavičkové údaje ČSSZ/OSSZ</xs:documentation> </xs:annotation> <xs:complextype> 22. září 2011 9
Dlouhodobé uchovávání záznamů Nutné součásti elektronického záznamu: Dokument tělo záznamu Metadata informace o dokumentu a pacientovi Informace o původci dokumentu Zaručený elektronický podpis Zaručené časové razítko Včetně jeho pravidelné obnovy 22. září 2011 10
Co je záznam pacienta? Různé formy dokumentových záznamů pacienta: Lékový recept Elektronická neschopenka Záznamy z výjezdů JZS (vč. policie, hasičů) Vstupní a výstupní prohlídky pro zaměstnavatele Informace o zdravotním stavu dítěte a bezinfekčnosti Informovaný souhlas pacienta Seznamy branců a jejich záznamy Podklady pro NZIS 22. září 2011 11
Původci a příjemci záznamů Původci Lékaři Lékařská a laboratorní zařízení ČSSZ Univerzity a výzkumná pracoviště Složky JZS Psychologická pracoviště 22. září 2011 12
Původci a příjemci záznamů Příjemci Lékaři Lékařská a laboratorní zařízení Lékárníci ČSSZ Zdravotní pojišťovny Hygienické stanice Zaměstnavatelé Školy a předškolní zařízení MO ČR Univerzity a výzkumná pracoviště Farmaceutické firmy Úřady státní správy a samosprávy Ministerstvo zdravotnictví 22. září 2011 13
Příklady délky archivace záznamů Zdravotnická zařízení ČSSZ Ústavní péče, hospitalizace 40 let od poslední hospitalizace, 10 let od úmrtí pacienta Pitevní protokol 150 let Elektronická neschopenka -??? Let Zaměstnavatelé Školy Elektronická neschopenka - 30 let Záznam o školním úraze 10 let 22. září 2011 14
Bezpečná skartace 22. září 2011 15
Bezpečná skartace Nutno dodržovat skartační procedury Vypracovat skartační řád Vést skartační metadata u záznamů Evidence celého skartačního procesu Skartační návrh Rozhodnutí skartovací komise Evidence skartovaných dokumentů (skartační záznam) 22. září 2011 16
Shrnutí Záznam pacienta ve formě dokumentu Stejné principy dlouhodobého uchovávání jako u jiných elektronických dokumentů s dlouhodobou leg. platností Je nutné dbát bezpečnostních zásad přístupu k informacím (osobní údaje pacienta) Nutnost mít kontrolu nad procesem v rámci celého životního cyklu dokumentu DMS určené pro správu dokumentů s dlouhodobou legislativní platností a obsahující platné oborové datové standardy 22. září 2011 17
Dotazy 22. září 2011 18
Děkuji za pozornost Markéta Bušková buskova@sefira.cz 22. září 2011 19